双日 Ethics Hotline よくある質問よくある質問 Q. なぜ当社なぜ当社は当社はホットラインをホットラインを設置するのですか設置するのですか？するのですか？・当社は、従業員が報復を恐れること無く各々の懸念を通報できるよう、多様なツールを備えたいと考えています。このホットラインはシステム利用者を匿名かつ内密に保護するよう設計された通報手段です。・開かれたコミュニケーション経路を設けることにより、私たちはより良い職場環境を築き、生産性を向上させることができます。・効果的な通報システムは、不正や悪習による損失を無くす最も有効なツールとなるでしょう。 Q. 誰がホットラインをホットラインを運営するのですか運営するのですか？するのですか？このホットラインは EthicsPoint 社という外部組織で運営されています。EthicsPoint 社は、希望に応じて秘密が守られる匿名での通報手段を提供します。EthicsPoint 社は、私たち従業員がウェブサイトまたは電話にて通報した情報を収集した上で、フォローアップと調査のために当社へ伝達します。EthicsPoint 社について更に知りたい場合はwww.ethicspoint.comをご覧ください。 Q. インターネットやインターネットや電話で電話で通報することが通報することができますかすることができますか？できますか？はい、できます。二つの方法を設けることで、このホットラインは、従業員が匿名で自分に都合の良い方法で通報できるようなっています。インターネットに繋がればどのコンピューターからでもこのホットラインで通報することができます。自宅からでも可能です。公共図書館など、多くの公共施設にインターネット接続のコンピューターが備えられています。コンピューターが無い、もしくはコンピューターからは通報しにくいという場合は、あなたの居る地域のホットライン専用フリーダイアルに電話することができます。この電話ホットラインは EthicsPoint 社のホットライン専門オペレーターにより運営されています。あなたは、ウェブサイトと電話のどちらでもあなたの自国語で通報することができます。このホットラインのウェブサイトおよび専用フリーダイアルは土日祝祭日を含む 365 日、24 時間利用できます。 Q. 会社は会社は私が通報することを通報することを本当することを本当に本当に望んでいるのですか？んでいるのですか？その通りです。あなたの通報を間違いなく望んでいます。あなたは良いことも悪いことも、社内で起きていることを知り得る立場にいます。あなたは会社にとって懸念となりかねない行動に最初に気付くかもしれません。あなたの通報によって、会社と従業員に生じ得る負の影響を最小限にとどめることができるのです。さらに、積極的に利用することで、どんな事象が企業風土や業績の改善に繋がるのかを知ることの一助となります。 Q. 私が知っていることをっていることを通報しなければいけない通報しなければいけない理由しなければいけない理由は理由は何ですか？ですか？私のためになることがあるのでしょうか？しょうか？私たちは皆、健全な環境で働く権利をもっています。しかし、その権利は、倫理的に行動する責任、又、不正な行動があった場合に然るべき人にそれを知らせる責任と共にあります。相互の働き掛けにより、私たちは健全で生産的な環境を維持できるのです。組織的な不正を行うことは、会社全体を危機に陥れることになります。 Q. 通報通報しなければならないしなければならない状況しなければならない状況とは状況とは、とは、どのような場合どのような場合ですか場合ですか？ですか？通報する通報する前する前にどの程度にどの程度の程度の裏づけを持づけを持っておく必要っておく必要がありますか必要がありますか？がありますか？このホットラインは、あなたの提言や懸念を汲み上げ、また非倫理的、違法、あるいはプロフェッショナルとしての規範を逸脱した行為やコンプライアンス行動基準に反する行為の通報を受けられるよう、窓口を提供するコミュニケーションツールです。 1 双日 Ethics Hotline よくある質問よくある質問正当で真摯な懸念であれば、たとえあなたがその懸念の裏付けを持っていなくとも、通報することを奨めます。ただし、故意に虚偽の申立てをした場合は解雇を含む懲罰の対象となります。 Q. 私が見聞きしたことが見聞きしたことが会社きしたことが会社の会社の方針に方針に違反することかどうか違反することかどうか、することかどうか、または非倫理的行為または非倫理的行為に非倫理的行為に該当するのか該当するのかどうか判どうか判りません。りません。しかし、しかし、私にはそれが正にはそれが正しいことのようには思しいことのようには思えません。えません。そのような場合そのような場合、場合、私はどうすればよいのでしょうか？はどうすればよいのでしょうか？通報してください。このホットラインによりあなたは、正確かつ簡便に通報することができます。私たちは、非倫理的行為と思えることを、あなたがよく判断できないという理由で調べずに済ますよりも、あなたが何らかの通報を行い、それが無害であるとことが判明するほうが望ましいと考えています。 Q. このこのホットラインホットラインはどのようなホットラインはどのような機能はどのような機能を機能を備えていますか？えていますか？通報された通報された内容された内容はどこに内容はどこに届はどこに届けられ、けられ、誰が取り扱うことになるのでしょうか？うことになるのでしょうか？このホットラインこのホットラインのホットラインのウェブサイトをウェブサイトを通じて通報じて通報する通報する場合する場合は場合は、あなたに懸念事項の調査に必要な情報を提供してもらえるように同サイトが手引きをします。あなたは同サイトで自国語を選択し、情報の提供を行うことができます。電話で電話でホットラインにホットラインに通報する通報する場合する場合は場合は、まず EthicsPoint 社の専門オペレーターが英語で応答します。その後であなたがどの言語で通話を進めたいかにより、コールセンターの専門オペレーターがそのまま応答を継続するか、あなたの選択言語を話せる他のオペレーターに転送されるか、通訳が通話に加わるかのいずれかの対応がなされます。このホットラインは、中国語、チェコ語、フランス語、ドイツ語、イタリア語、ハンガリー語、ポーランド語、ロシア語、トルコ語、日本語、英語、スペイン語、ポルトガル語を含む多くの言語での対応が可能です。ウェブサイトでもフリーダイアルへの通話でも、あなたは匿名（但し、かかる匿名による通報が適法でない国は除く）のままで行うことができますし、名前や連絡先等を告げることもできます。このホットライン宛ての通報は EthicsPoint 社の安全なサーバに保存され、セキュリティー侵害から保護されます。EthicsPoint 社は、違反行為や問題の所在の分析に携わる当社内の限られた者にのみ当該通報を開示します。それら通報を受領する者は、当該通報を厳重に秘密保持するよう訓練されています。 Q. 私の上司や上司や他の管理職者が管理職者が違反行為に違反行為に関係していたら関係していたら、していたら、どうしたらよいのでしょうか？どうしたらよいのでしょうか？その通報その通報を取得したり取得したり隠蔽したり隠蔽を隠蔽を図ったりすることはありませんか？ったりすることはありませんか？このホットラインのシステムと通報内容の配信は、当該通報にて名前の挙げられた関与者等には通知されず、それらの者が接触できないように設計されています。 Q.私 Q.私が通報した通報した後した後、その件その件について何について何か重要なことを重要なことを思なことを思い出した場合した場合はどうしたらよいでしょうか場合はどうしたらよいでしょうか。はどうしたらよいでしょうか。また、また、私の通報に通報に関して会社して会社から会社から私から私に質問があった質問があった場合があった場合はどうしたらよいでしょうか場合はどうしたらよいでしょうか？はどうしたらよいでしょうか？あなたがこのホットラインのウェブサイトやホットライン用フリーダイアルを通じて通報するとき、固有の通報認証番号が与えられ、パスワードを指定するよう求められます。あなたはインターネットでも電話でもこのホットラインから最初の通報記録にアクセスし、情報を追加することができます。当社はあなたが 10 日以内にこのホットラインに再度アクセスして、会社からの状況報告や質問に回答することを強く要望します。 2 双日 Ethics Hotline よくある質問よくある質問ホットラインに再度アクセスした際、問題の複雑さによって、通報内容をまだ検討中であること、調査が完了して対処が行われているか否か、または更なる調査の為のより詳細な情報が必要であること等が通知されることがあります。ただし、秘密保持の観点から、特定の問題がどのような状況にあり、どのように解決されたかといった詳細は、必ずしもあなたに伝えられるとは限りません。 Q. 追加フォローアップ追加フォローアップのフォローアップの報告も報告も最初の最初の通報と通報と同様に同様に安全なのでしょうか安全なのでしょうか？なのでしょうか？このホットラインによる全ての交信は、最初の通報と同様の厳重な秘密保持のもとで管理され、匿名も継続して守られます（但し、かかる匿名通報が適法でない国は除く）。 Q. 私がコンピューターからコンピューターから送信から送信する送信する通報内容する通報内容が通報内容がサーバにそのサーバにその記録にその記録を記録を残し、私が接続した接続したウェブサイしたウェブサイトをすべて明をすべて明らかにしてしまうと思らかにしてしまうと思うのですが、うのですが、このサーバーこのサーバー記録サーバー記録から記録から私から私が通報者だということ通報者だということが判明し判明してしまいませんか？てしまいませんか？このホットラインは IP アドレスの付いた内部接続記録を一切作成しませんし、記録もしません。したがって、あなたのパソコンとこのホットラインの接続情報は、一切生じません。 Q. このホットラインこのホットラインへホットラインへ電話をした電話をした場合をした場合、場合、通話は通話は記録されますか記録されますか？されますか？いいえ、記録されません。しかし、通報内容を整理するためにホットラインの専門オペレーターは通話内容を書き留めることがあります。 Q. このこのホットラインホットラインへホットラインへ電話をすると電話をすると、をすると、通話番号表示を通話番号表示を用いて私いて私の発信を発信を探知することができてしま探知することができてしまうのではないでしょうか？うのではないでしょうか？いいえ、できません。全ての受信につき通話番号表示は使用不可能になっています。 Q. 私が提出する提出する情報する情報により情報により、により、最終的には最終的には私には私が特定されてしまうのではないかと特定されてしまうのではないかと不安されてしまうのではないかと不安です不安です。です。そのようなことは起なことは起きないとどうして保証きないとどうして保証できるのですか保証できるのですか？できるのですか？このホットラインシステムはあなたの匿名性が保護されるよう設計されています。しかし、通報するにあたり、期せずしてあなたであることを特定する内容を含まないよう注意しなければなりません。例えば「Jan Smith の隣の私の部屋から…」や「私の 33 年間の…」などです。 Q. 通報通報するする際する際に通報者が通報者が誰か特定でき特定できるようにしたできるようにしたいるようにしたい場合はどうしたらよいでしょうか場合はどうしたらよいでしょうか？はどうしたらよいでしょうか？そうした場合でも場合でも、でも、私の情報の情報の秘密は秘密は守られますか？られますか？このホットラインのウェブサイトでもホットライン用フリーダイアルへの電話でも、通報にあたってあなた自身を明らかにする必要はありません（但し、かかる匿名通報が適法でない国は除く）。通話の間もしくはウェブサイトでの通報のある段階で、あなたが匿名を希望するか尋ねられます。その際あなたには、特段の制限無くあなたの名前と連絡先を会社に開示するか、守秘義務を守った上で問題調査の社内責任者に限りあなたの名前と連絡先を開示するか、完全な匿名（かかる匿名通報が適法でない国は除く）のままとするか選択することができます。しかしながら、いかなる状況でも絶対に秘密が保持されるとの保証はできないことに留意してください。例えばマネーロンダリングの通報の場合など、状況によって法令で会社内外への開示を要求される場合があります。また、あなたの通報の内容から人によってはあなたを特定し得るかもしれません。このような可能性はありますが、懸念の報告をためらうことが無いようにしてください。 3 双日 Ethics Hotline よくある質問よくある質問 Q. 私の通報で通報で名前を名前を挙げた人げた人が、私が報告者だと報告者だと知だと知った場合った場合はどうなりますか場合はどうなりますか？はどうなりますか？当社のポリシーは、従業員がコンプライアンス行動基準に反する非倫理的または違法な行いや活動について報告することを推奨する一方、そのような報告をおこなった従業員を報復から守ることを旨としています。私たちのコンプライアンス行動基準が定めるとおり、「不正が為された事実やその可能性を真摯に報告した者に対しては、如何なる報復も禁じられています。」当社は、法令と当社のポリシーに則り、あなたの匿名性が守られるよう合理的な全ての予防措置を講じます。報復行為はコンプライアンス行動基準の重大な違反であり、当社従業員によって報復がなされた場合は解雇を含む懲罰の対象となります。 Q. このホットラインこのホットラインについてホットラインについて更について更に質問したい質問したい場合したい場合は場合は誰に尋ねたらよいでしょうか？ねたらよいでしょうか？あなたの上司、人事担当者、または法務部の弁護士に連絡してください。 4