導入事例：税理士法人 HOP “ 情報の伝達と共有を促進し、会計事務所のサービスを向上 させるツールとして が活用されています “ 代表社員・税理士 小川 実 様 税理士 星川 望 様 下大迫 旭 様 税理士法人 HOP 社は、中小企業やベン その担当者を管理職がマネジメントします ・メンバーを自由に設定できる操作性 チャー企業をクライアントとして、企業経 が、HOP 社でも同様に「管理者が担当者 ・メンバーの反応やいつ何を行ったかが 営を税務や会計面からサポートしている会 に対して指示を出し、 担当者が作業を行い、 すぐにわかるリアルタイム性 計事務所です。また、社会保険労務士や司 作業の完了を管理者に報告する」という流 ・いつでも書き込める利便性 法書士と連携した労務や法務面のサポート れで作業を行なっていました。しかしなが も行なっており、法人以外にも相続や事業 ら、確定申告時期や決算期などの繁忙期と などのメリットからすぐに業務管理に必要 承継といった個人や企業オーナー向けの なると担当者が業務に追われて作業を失念 不可欠なツールとなり、所長の小川様を始 サービスにも力を入れておられます。 し、かつ、管理者もそれを把握しきれない め事務所全体の業務管理ツールとしてご活 HOP 社 で は、co-meeting を 業 務 管 理 という問題が起きることがあり、 「指示を 用頂くこととなりました。 ツールとしてご活用頂くことによって、会 した」「いや、 指示は聞いていない」と言っ 計事務所内での情報の共有力や業務効率を たコミュニケーションの行き違いが発生す 会計事務所の業務スタイルにマッチ 高め、クライアントに対してより高品質な ることもありました。HOP 社では、この する co-meeting サービスを提供できる体制を実現されてい 原因を「業務の指示を口頭や紙のメモに依 グループのメンバーを自由に設定できる ます。 存していること」にあると考え、Excel で co-meeting では、ひとつのクライアント 管理シートを作成したり、他の WEB サー に対して複数の担当者が付き、かつ、クラ 業務管理の課題を解決するために ビスを利用したりするなどして解決しよう イアントによって柔軟な対応が必要である 多くの会計事務所と同じように、HOP と考えられましたが、いずれも抜本的な課 会計事務所の業務スタイルにおいて高い効 社でも、管理者（所長や管理職）が担当者 題の解決には至らず、最終的に行き着いた 果を発揮しています。 の業務の進捗を効率良く管理し、クライア のが co-meeting でした。 例えば、HOP 社では、co-meeting を利 ントに対するサービスの品質を向上させて 当初は、星川様が主導され現場のメン 用してクライアントごとにグループを作成 いくことがかねてからの課題として上がっ バーから co-meeting の利用をスタートし し、そこに管理者ならびに複数の担当者を ていました。 ましたが、使いはじめると、 メンバーとして追加、管理者から担当者へ 一般的な会計事務所では、ひとりの担当 の指示出しや、事務所内の連絡やミーティ 者が 10 社から 20 社程度の企業を担当し、 ングはすべて co-meeting を通じて行い、 ©2013 co-meeting Inc, All rights reserved http://www.co-meeting.com るなど、co-meeting の活用によって事務 所全体のノウハウを蓄積し、かつ、それら をリアルタイムで活用していくチームワー クも生まれるといった効果が見られるよう になっています。 管理者が効率良くレビューできる利 便性があります 小川 実 氏 担当者にとっては「リアルタイムに情 下大迫 旭 氏 報共有ができる」という魅力が大きい co- 一部のクライアントとは情報共有やミー meeting ですが、管理者にとっては「業 また、会計事務所が行う税務業務には、論 ティングも行なっています。それにより、 務のレビューや進捗のチェックを効率良く 点や注意点となるいくつかのポイントが存 クライアントからの質問を全ての担当者と 行える」という点にも魅力を感じて頂い 在し、管理者は重要と考えられる点に注力 管理者が同時に共有できたり、管理者が担 ています。HOP 社では、前述のように co- してフォローする必要がありますが、管理 当者の業務の進捗を把握しやすくなるな meeting 上で様々なミーティングや連絡 者は担当者とクライアントのやりとりをレ ど、社内の業務効率が大幅に良くなってい が行われていますが、会計事務所の管理者 ビューし、重要と考えられる部分にのみ ます。 にとって担当者の全ての業務をチェックす フォローや指示を入れることによって効率 良くレビューを行えるなど事務所全体の業 メモとしての利用とリアルタイム性 務効率のアップにもつながっています。 がさらなる付加価値を生む HOP 社では、co-meeting をメモとして 今後の展開 利用することによって、さらなる付加価 現 在、HOP 社 で は、co-meeting を 主 値も感じて頂いています。同社では、co- に社内向けとして利用されており、ご利 meeting の導入を機会に、ミーティングの 用頂いているクライアントは限られてい 議事録やメモを co-meeting 上で行なって ますが、今後は、クライアントとの利用 おられますが、それにより、各担当者がミー 機会も増やすことも検討しています。co- ティングのメモを独自で作成し、事務所内 のサーバや自分のパソコンのデスクトップ 星川 望 氏 meeting を使ったオンラインミーティング の開催や、データやメッセージのやりとり に保存していた際に起こりがちであった ることや、全てのミーティングに参加する を co-meeting に一元化することによって、 「担当者がいないので情報がどこにあるの ことは現実的ではありません。そのため、 担当者だけでなく誰が見てもクライアント かわからない」という状況を回避できるよ HOP 社の管理者の方々は「業務やミーティ の情報を容易に把握できるようにすること うになりました。 ングの重要部分を co-meeting 上でピック を検討しています。最終的にはすべてのク また、co-meeting をメモや議事録とし アップしてレビューする」というスタイル ライアントにメンバーに入って頂くことに て利用することによって、情報共有以上 で活用して頂いています。 よって、クライアントとの情報共有を効率 の効果も生まれています。例えば、業務 例えば、所長の小川様の場合、日々、全国 化し、社長様や経理担当者の方により多く において疑問点や問題点が生じた際は co- のクライアントのオフィスを飛び回ってい の時間を経営に活用して頂ける体制づくり meeting のスレッドに記入しておくだけ ますので、全てのミーティングの内容やク を目標とされています。 で、他のメンバーからアドバイスが届いた ライアントの最新の状況を記憶しておくこ り、時にはその対応まで行なっておいてく とは難しいため、co-meeting を議事録と れたりするといったケースが社内で見られ して活用しながら、適宜、管理者や担当者 るようになりました。業務で生じた課題の のミーティング記録をチェックすることに 解決策も co-meeting にメモしておくこと よって、重要なトピックスの進捗を把握さ によって、別のメンバーが同じ課題に直面 れておられます。 社名 税理士法人 HOP した際にはその内容をすぐ参照できるよう また、現場の管理者に関しては、例え 代表者 代表社員 小川 実 になっており、事務所全体でのノウハウ共 ば、会計事務所の業務においては届出期限 従業員数 10 名 有が促進されるようにもなっています。ま がある書類も多数あり、 「書類を作成した 事業内容 起業支援 た、クライアント先でのミーティング中に ものの担当者が提出を失念する」といった 税務会計コンサルティング 調査が必要な事項があった際に、オフィス ことが起きるリスクがありますが、HOP 相続・事業承継 で待機しているメンバーがその内容を調べ 社では管理者がタグやスレッドを活用して てアドバイスや資料をリアルタイムに送っ 業務の進捗を管理することによって、そう てサポートするといったことも見受けられ いったミスを防ぐことに成功しています。 ©2013 co-meeting Inc, All rights reserved 会社情報 http://www.co-meeting.com
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