シンエイⅤ（ファイブ）株式会社所属タレントの活動情報をメディア／グループ別に一括メール送信取引先やファンの情報をセキュアに管理し、より効果的なPR活動の展開が可能にシンエイⅤ（ファイブ）は、Excelで管理してきた取引先やファンの情報を一元的に管理し、所属タレントが出演するテレビ番組やイベントなどの情報を各関係者に効率的に発信するツールとしてSalesforceを導入した。導入コストや実績、また豊富な機能や安心できるセキュリティ面などを評価した。これまで時間を費やしてきた取引先情報の抽出を瞬時に行うことが可能に。カスタムビューから指定した宛先にテンプレート化した電子メールを一括送信できるため、情報配信作業が大幅に効率化した。セキュアな個人情報管理の基盤として会社プロファイル老舗芸能プロダクションの新栄プロダクションを母体とし、タレント養成スクールとして2006年6月に創業したシンエイⅤ（ファイブ）株式会社（以下、シンエイⅤ）は、芸能プロダクション事業をはじめ、タレントの養成・マネジメント事業やイベントの企画制作・演出・プロデュース事業を手掛けている。スカウトした第1号タレントは、平成の演歌少女として多くのファンから親しまれているさくらまやだ。同社にとって、所属タレントやアーティストのテレビ番組出演情報、イベント開催シンエイⅤ株式会社 http://www.shinei-v.jp/ 所在：〒150-0002東京都渋谷区渋谷1-8-5 小山ビル5F／代表取締役社長：西川剛／事業内容：芸能プロダクション事業、タレントの養成・マネジメント事業、イベントの企画制作・演出・プロデュース事業業種芸能プロダクション業情報などを、レコード会社やテレビ局、新聞社、雑誌社、ラジオ局、イベント制作会社などの各関係者に正確に伝えることは、重要な業務の1つだ。この業務プロセス活用分野取引先管理、ファン管理、ファンクラブ運営支援では、これまで担当スタッフがExcelや名刺ファイルとして管理していた膨大な取引先情報の中から対象者を選び出し、電子メールアドレスや住所を探し出すことから始めてきた。同社、取締役福田考佑氏は、「ある系列局の番組に出演する場合、その情報を別系列の関係者に送付すると失礼になりますから、系列やスポンサーなどの関係課題顧客情報の抽出に膨大な時間を費やしていた Excelで管理するファンクラブ会員情報をタイムリーに共有できなかった情報配信したい各関係者のアドレスを手入力する手間がかかりすぎていたに注意しながら適切な情報を適切な関係者に向けて配信する必要があります。このプロセスでは、約2,000の取引先情報の中から必要な情報を探し出す最初の過程で何分も時間を費やしてきました。送信先のメールアドレスを手入力するケースもあり、情報配信に膨大な工数を伴っていたのです」と語る。また、所属タレントのファンクラブ会員には、会員カードや特典のサイン入り生写真、年4回の会報、コンサートチケット優先販売の案内、そして最新トピックなどの選定理由機密情報の漏えいを防ぐ高度なセキュリティ機能を搭載している導入コストが安価なことに加え、CRMツールとして豊富な導入実績がある豊富な基本機能やビジネスに合わせて機能を実装できる柔軟性を備えている情報を送付している。このファンクラブ運営業務でも、会員数の増加に伴って新たな課題が浮上していた。それまで同社は、会員情報や送付作業の進捗状況をExcelで管理してきたため、スタッフ間で必要な情報をタイムリーに共有できず、会員登録さ効果取引先情報を瞬時に表示・活用できるようになったれた後のフォロー業務を以前の仕組みのままでは円滑に行えない状況だった。電子メールをテンプレート化し、業種やグ同社、プロジェクトマネージャー皆川零氏は、「ECサイトも運営していて、Tシャツループ別の情報配信にかかる工数を大幅にや防犯ブザーなどのタレントグッズを販売しています。商品購入で得られる購買者情報と購買履歴情報を活用し、ファンクラブ会員になっていただくためにアプローチするなど、業務効率をアップさせ、よりファンの方々に喜んでいただけるような企画立案に時間を割くこともシステム構築の大きな狙いでした」と話す。 2009年9月、同社は取引先情報と顧客情報を一元管理し、業務プロセスを効率化するためのシステム構築プロジェクトを開始。システムの選定は、ファンクラブ会員をはじめとする顧客をはじめ、情報が漏れると悪用される可能性の高いタレント削減した各ファンクラブ会員にとって有益な情報を配信するなどのフォロー業務が効率化した “ カスタムビューや一括メール送信機能を活用し、適切な情報を適切な “ 関係者に効率よくご案内できるようになりました。ホームページの問い合わせページに入力されたファンの情報もWeb-to-LeadでSalesforceに直接取り込み、ファンクラブ会員の獲得に役立てていきます取締役福田考佑氏やアーティストの個人情報を高度なセキュリティ技術で保護できるこシンエイⅤは今後も、Salesforceの機能を継続的に改善していくとが前提でした。コストや使い勝手なども重要な要件として定義し、予定で、ファンを対象に、Web-to-Lead機能を活用し、ホームページパートナーから紹介されたSalesforceを含めた複数のシステムを検討の問い合わせページに入力された名前、住所、およびメールアドレした。スといった情報や要望などを直接Salesforceに取り込み、効果的な皆川氏は、「あらゆる関係先の情報を一元管理できるシステムをス営業活動に役立てる計画だ。福田氏は、「顧客情報と購買履歴情報クラッチで開発すると莫大な導入コストが必要になります。これに対をひも付けて管理し、それぞれのお客さまの嗜好に合ったイベントし、Salesforceは導入コストが不要なだけでなく、大企業が使っていやキャンペーンの開催情報などを提供することでファンクラブ会員る豊富な機能を持ち、ビジネスに合わせて必要な機能を実装できる数の拡大を目指します。また、イベントやキャンペーンを案件として柔軟性も備えています。すべての評価項目において高いスコアを獲得管理し、営業活動をより一層効率化する営業支援ツールとしての使したSalesforceの導入を決めたのは必然でした」と語る。用法も模索していきます」と話している。 Salesforceのトレーニングを受け、名刺データのインポートやカスタマイズ作業はスムーズに進み、2009年12月、Salesforceは本稼働【取材日：2010年7月】を迎えた。スタッフスタタッフ取引先情報を瞬時に表示・活用することが可能に稼働後、シンエイⅤは、日々の名刺交換などで得られる取引先情報を定期的に更新しながらSalesforceを運用している。これまで何分も時間を費やしてきた取引先情報の抽出を瞬時に行えるようになったことは期待通りの成果と言える。また、設定した条件によってデータをソートできるデータ検索用のカスタムビューを作成したため、メディア媒体や系列などの業種・グループ別に取引先データ取引先タレントタレレント顧客情報客情報スケジジュールスケジュール購買履歴情報履歴情報顧客対応履歴顧メディア関係者ア関関係者ファンファァンを抽出・活用することが可能に。送信したい電子メールの件名、本文などを事前にテンプレートとして作成し、カスタムビューから宛先を指定することで、適切な情報を適切な関係者に一括送信できるようになった。皆川氏は、「送信先のメールアドレスを手入力する手間もなくなり、情報配信にかかる工数が大幅に削減しました。ファンクラブ会員に対しても、セキュアなシステムから必要な情報をタイムリーに取り出してミスや漏れのない迅速なフォロー業務を展開しています。IT化の遅れている業界ですが、当社はその中で最先端の仕組みを活用したことで、業務を効率化できていると実感しています」と語る。 201009-R7-SV