東大研研発第３２号平成２１年１０月７日各部局長殿統括長（研究推進系）御厩祐司「研究費不正使用に関する再発防止等について」の運用等について平成 21 年 7 月 10 日に公表された本学における公的研究費の不正使用事案 3 件を受けた「研究費不正使用に関する再発防止等について」は、平成 21 年 7 月 28 日開催の研究科長・学部長、研究所長合同会議及び同年 7 月 31 日開催の事務長会議においてご報告したところですが、その具体的な運用等について、下記のとおり定めましたので、遺漏のないようご対応願います。記１．研究室予算責任者が研究室から納品検収を行う教職員等（少なくとも２名）を指名し、納品検収責任者及び納品検収補助者として登録することとし、納品時には、納品書に検収者２名（うち少なくとも１名は納品検収責任者又は納品検収補助者）によるサイン及び検収日の記入を実施すること。 ① 研究室予算責任者が研究室から納品検収を行う教職員等（少なくとも２名）を指名し、納品検収責任者及び納品検収補助者として登録することについてア研究室予算責任者とは、東京大学会計規程（平成１６年４月１日東大規則第８号）（以下「会計規程」という。）に基づき予算責任者（部局長）から予算を配分された者で当該研究室を主宰する者（以下同じ。）とすること。イ各部局において登録簿（別添様式のとおり）を作成し、研究室予算責任者（研究室）毎に指名、登録された納品検収責任者及び納品検収補助者を整理しておくこと。ウ納品検収責任者及び納品検収補助者の指名にあたっては、個々の物品発注者以外の納品検収責任者又は納品検収補助者が責任を持って納品検収が行える体制となるよう留意すること。エ納品検収責任者は、原則として研究室に所属する常勤の教職員（東京大学における教員の任期に関する規則に基づき期間を定めて雇用する教員又は東京大学特定有期雇用教職員の就業に関する規程に基づく特任教員を含む。以下同じ。）とすること。オ納品検収補助者は、研究室に所属する常勤の教職員が望ましいが、止むを得ない場合には、研究室に所属する短時間勤務有期雇用教職員、派遣職員、博士課程学生又は事務部職員等とすること。 ② 納品時には、納品書に検収者２名（うち少なくとも１名は納品検収責任者又は納品検収補助者）によるサイン及び検収日の記入を実施することについてア納品検収は、納品検収責任者及び納品検収補助者２名で行い、それぞれサイン及び検収日を納品書に記載すること。イアによりがたい場合には、実際に納品に立ち会った者（例えば、学生、秘書等）及び納品検収責任者又は納品検収補助者の２名のサイン及び検収日を納品書に記載すること。ウ上記の複数の者のサイン及び検収日の記載は、牽制効果を高めることを目的としているので、その趣旨を研究室予算責任者等に周知・徹底すること。エ納品書等の事務部門への提出は、納品検収終了後、速やかに行うこと。２．各研究室において、発注情報の登録が可能な予算執行管理システムを利用することにより、当該公的研究費（科学研究費補助金等）の研究代表者となる者自身が、責任をもって研究費管理を行うとともに、発注情報を把握すること。 ① 各研究室において、発注情報の登録が可能な予算執行管理システムを利用することについてア予算執行管理システムを利用することにより、事務部門においても発注情報の把握が可能となり、納品検収にあたっての牽制効果が高まるなどにより透明性の高い研究費の執行が図られる。更に、予算執行管理システムは、ＵＴ購買サイト、ＵＴ試薬サイト、経費精算システム等との連携を行っていること、一年分の人件費を年度当初に差し引いておくことができること、更にＵＴ試薬サイトはＵＴＣＲＩＳとの連携を行っていることなど、その利用には様々なメリットがあり、今後の研究費執行管理のためのメインツールとなることを各研究室に周知するなど、その利用促進に努めること。イ同システムの利用に際し、問題点や不明な点がある場合は、決算・財務分析グループ財務会計システムチームに相談すること。（http://www.adm.u-tokyo.ac.jp/gakunai/fin/fin1/utebms/index.html） ② 当該公的研究費（科学研究費補助金等）の研究代表者となる者自身が、責任をもって研究費管理を行うことについてア当該研究費の研究目的、研究課題に沿って研究費を管理・執行する責任があることを研究代表者自身が自覚し、自身の責任において管理を行うことを、特に若手研究者に対して重点的に周知・徹底すること。 ③ 発注情報を把握することについて発注情報については、研究室予算責任者のみならず、納品検収責任者及び納品検収補助者、事務部門においても以下のとおり把握しておくこと。ア発注から納品確認を経て支払いが行われることが一連の会計処理であるため、発注情報は、少なくとも納品検収時において納品検収責任者及び納品検収補助者が把握できる状態にしておくこと。イ発注情報を事務部門でも確認することにより、牽制効果を高め、計画的な予算執行や、支払遅延の未然の防止等を図ること。３．同一・同類の物品を多量に購入するなどの不自然な取引について、事務部門において抜き打ちチェックによる現品確認を実施すること。 ① 同一・同類の物品を多量に購入するなどの不自然な取引についてア支払処理における納品書等の確認の際、日頃から同一・同類の物品を同一業者から多量に購入するなどの取引に注意を払い、記録に残すなどの対応をしておくこと。イ日頃から研究室毎に取引の多い業者の把握に努めること。 ② 職員による抜き打ちチェックによる確認を実施することについて職員による抜き打ちチェックについては、①の状況を参考にしつつ、定期的に行うこと。また、当該チェックは、研究室から納品書等を受領した際に、現品を確認することにより、速やかに行うこと。４．この運用等の適用等についてこの運用等は、会計規程第１６条第３項に規定する予算責任者等が契約事務を行うことができる軽微な取引（１契約１００万円未満）に適用するものとし、平成２１年１１月１日から実施するものとする。