行政サービス部門 No.６「困ったら兵国便利帳！」・・・イントラネット上での事務所独自ルール等の情報ページ開設について兵庫国道事務所総務課前納智幸１はじめに近畿地方整備局ではほとんどの職員に２、３年に一度、人事異動が発令されるため、職員はその都度、新しい職場で勤務することになる。兵庫国道事務所においては例年、３０ ∼４０人程度の職員に人事異動が発令されるため、職員の１／３程度が転入者という状況である。新しい事務所への赴任当初は事務所の独自ルール（配車申し込み方法や食堂の利用方法などの事務所により微妙に異なるルール。）を把握できていないため、人事異動の度に戸惑ってしまい、誤解や混乱を生じがちである。しかし、転入者が赴任当初に事務所独自ルールを簡単に把握できる仕組みがあれば、転入者の戸惑いを軽減できるはずである。そこで、兵庫国道事務所で勤務する上で役に立つ情報を集約したページ「兵国便利帳」を開設することにした。２開設の意義２．１情報の集約現状では、必要な情報を得るにあたって、次のような問題点が考えられる。（赴任当初の転入者だけではなく、兵庫国道事務所で勤務する者すべてにいえることである。） ① 電子データや書類等が見つからない、又は探すのに時間がかかる。 ② 担当者や周囲の職員の外出等で尋ねることができない。 ③ 担当者や周囲の職員が多忙で尋ねにくい雰囲気。これらの問題点は、「兵国便利帳」の開設で必要な情報が集約され、情報へのアクセスが容易になることにより改善される。職員は担当者や周囲の職員の都合を気にすることなく、書類検索の手間も省け、職務に専念することができるようになる。書職員類電子データ便利帳があれば･･･周囲の職員 -1- 職員兵国便利帳行政サービス部門 No.６２．２ルールの明確化・見直し当初定められた事務所独自ルールが、時が経つにつれてうやむやになってしまい、非効率的な状況になっているものについては、「兵国便利帳」にルールを掲載することにより、あらためて所内での周知がなされ、ルール自体が明確となる。また、ルール自体が現状にそぐわなくなっているものについては、現状に即したより効率的なルールへの見直しの契機ともなる。２．３意識の共有経費削減やクールビズ・ウォームビズ等の地球環境への取り組みなど、事務所全体で取り組むべき課題については、すべての職員が意識を共有することが重要である。そこで、「兵国便利帳」に掲載することで、所内に周知することにより、すべての職員の意識の共有につながる。（特に、赴任当初の転入者に対してそうした取り組みを周知することは、有効であると思われる。）３掲載情報について３．１情報の分類必要な情報に速やかに到達するため、兵庫国道事務所で勤務する上で役に立つ情報を「生活編」、業務に役立つ情報を「業務編」、人事異動時に役立つ情報を「人事異動編」、ＯＡ関連の情報を「ＯＡ編」、の４つに分類した。なお、情報の増減による分類の変更は容易に可能である。３．１．１生活編生活編には、配車申し込み方法、食堂・自転車の利用方法、ゴミの廃棄ルール（焼却・不燃・リサイクルなど）座席表などを掲載した。当事務所では紙を使わず、グループウェア上から配車申し込みを行っており、配車結果についてもグループウェア上の掲示板での閲覧となるため、転入者への周知は必ず必要となることもあり、配車申し込み方法として掲載した。３．１．２業務編業務編には、新聞情報の共有化、外国人研修生の受け入れ規則、定例会議の日程等を掲載した。当事務所では昨年度、バングラデシュより８名、東ティモールより１名の外国人研修生を受け入れたことから、今後の研修生受け入れに備え、外国人研修生受け入れ規則を定め、これを掲載した。３．１．３人事異動編人事異動編には、異動される方へのお知らせ、赴任期間、宿舎入退去関係、などを掲載した。人事異動時の各種提出書類は、職員によっては多岐にわたるため、すべてを本人が把握することは難しい。もちろん担当から提出の依頼は行うが、職員からの問い合わせも -2- 行政サービス部門 No.６多いため、異動される方へのお知らせとして掲載することにした。また、赴任期間についても同様に、職員からの問い合わせが多いため掲載した。３．１．４ＯＡ編ＯＡ編には、ソフトウェアのインストールについて、スキャニング・グループウェアのマニュアル等を掲載した。ソフトウェアをインストールするには総括システム管理者に申請し、承認を得ることが必要なため、申請書の様式と共にソフトウェアインストールについてとして掲載することにした。３．２情報の管理「兵国便利帳」はイントラネット上での公開であり、古くなった情報がいつまでも更新されなければ、かえって混乱を招くため、情報の追加・削除等のメンテナンスを随時行い、常に最新の情報に保つ必要がある。現時点では頻繁に更新を要する情報は多くないため、少人数の事務局（総務課）を設置し、情報の管理を行うこととした。４「兵国便利帳」の構成イントラネットとして使用しているグループウェアのリンク集に「兵国便利帳」を設置することにより、所内の誰もが容易にアクセスできるようにした。また、「兵国便利帳」トップページから、４種類に分類された各ページへのリンクをクリックすることにより、各ページを閲覧することができる。なお、情報の追加・削除等の編集作業にはホームページ作成ソフトではなく、表計算ソフトを使用することにより、専門的な知識は一切必要とせず、誰でも簡単に編集作業を行うことができる。グループウェア生活編トップページ人事異動編業務編 -3- ＯＡ編行政サービス部門５ No.６今後の課題５．１情報の収集現時点では総務課で必要と思われる情報を中心に掲載しているが、今後、事務局は随時所内より意見・要望を受け付け、定期的にグループウェアの掲示板やメール機能を利用したアンケートを行うことにより、所内の意見を集約し「兵国便利帳」掲載情報に反映させる必要がある。また、広範な情報を取り扱うにあたっては、更新を要する情報の把握について、各所属からの情報提供等の協力が必要不可欠である。５．２管理の体制今後、情報量の増加に伴うメンテナンスの負担増が予想され、現在の少人数の事務局（総務課）では対応が難しくなることも考えられる。その場合には「兵国便利帳」ワーキンググループを作り、編ごとに担当者を置くことで、情報のメンテナンスが滞りなく行えると考えている。６おわりに「兵国便利帳」の開設により職員が必要とする情報が集約され、共有化されることにより、職員の利便性は向上する。今後は、事務所周辺の銀行・ＡＴＭの設置場所、おすすめ昼食場所などの便利マップや、引越し時に必要な各種手続き一覧なども掲載することにより、さらに利便性を向上させ、すべての職員の役に立つ「困ったら兵国便利帳！」を目指す。 -4-