質問／回答 1) ロレアル 倫理オープントークウェブサイトの論点はどのようなものですか？ 以下の質問 2 に定める条件に従って、ロレアル倫理オープントークウェブサイ トでは、以下の分野に関連する重大な違反についての懸念を提起することを目 的としています: - 財務及び事業の記録 - インサイダー取引 - 税金 - 贈収賄及び便宜を図るための支払い - 贈与及び娯楽 - 健康、安全及び安全保障 - ハラスメントやいじめ - セクシャルハラスメント - 製品の安全性と品質 - 企業資産の流用及び／または誤用 - 機密情報／専有情報／コンピュータセキュリティ - 多様性／差別 - 個人情報保護及びプライバシー保護の違反 - 利益相反 - 環境管理 - 広告及びマーケティング - 供給者の選択及び公正な扱い - 反競争的慣行 - 人権侵害 1 2) 懸念がある場合、ロレアル倫理オープントークウェブサイトを利用しなければ なりませんか？ いいえ、これは義務的なものではありません。 この手続きは以下の状況においてのみご利用ください: あなたの国で利用できる連絡系統（上司、人事部長、ファンクショナル・エ キスパート、倫理専門記者、カントリーマネージャー及び／またはスタッフ の代表者）に連絡し、これらの連絡系統が適切に機能していない、または決 定事項が明らかに間違っている、あるいは連絡系統のコミュニケーションが 不適切だと考える場合 および ロレアル倫理オープントークウェブサイトの論点（質問／回答の質問 1 を参 照）の範囲内の重大な違反に関する懸念がある場合 本サイトを利用しないことで、従業員に対して措置が講じられることはありま せん。 3) ロレアル倫理オープントークウェブサイトは誰が利用できますか？ 本サイトはロレアルグループの現在の従業員または以前の従業員専用です。 4) ロレアル倫理オープントークウェブサイトはフランスのデータ保護当局 (CNIL) の承認を受けていますか？ はい。 5) ロレアル倫理オープントークウェブサイトが立ち上げられた理由は？ ほとんどの懸念はあなたの国の通常の連絡系統（上司、人事部長、ファンクシ ョナル・エキスパート、倫理専門記者、カントリーマネージャー及び／または スタッフの代表者）によって処理されると思います。 しかし、ロレアルは全ての懸念事項が適切に対処されることを確実にするため、 上級副社長及び最高倫理責任者へ直接連絡できる補足的な窓口の設置を決定し ました。本サイトは最高倫理責任者へ連絡できる技術的手段の提供が目的です。 ま た 、 郵 送 で の 連 絡 （ Mr. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer, L’ORÉAL S.A., 41, rue Martre, 92117 Clichy, France ） や 、 Ｅ メ ー ル [email protected] に て 連 絡 す る こ と も 可 能 で す 。 （ Ｅ メ ー ル に “Private”と明記してください)。 6) 機密性はどのように保証されますか？ ロレアル倫理オープントークウェブサイトに提供された情報は、極少数の人物 にアクセスが限定されています。これらの権限保持者は厳格な保守義務の対象 となっています。 2 ロレアル倫理オープントークウェブサイトは、ロレアルのコンピュータシステ ム外の外部プロバイダによってホストされています。このサービスプロバイダ もまた、厳格な保守義務を持ち、報告が権限保持者によって受理されたことを 確認後、2 時間以内に本サイトを介して収集した全てのデータを破棄しなけれ ばなりません。 調査が必要と判断された場合、正当に情報を知る権利のある者にのみ情報が提 供され、同様に厳格な保守義務を持つことになります。 但し、この保守義務は特定の第三者、特に司法当局や規制当局に関しては、公 共の秩序に反しない限り、保証されないものとします。 7) 情報が保存される期間はどのくらいですか？ ロレアル倫理オープントークウェブサイトの論点の範囲外と判断された全ての 情報は、すぐに破棄されるかアーカイブされます。サービスプロバイダによっ て収集されたデータは、報告が権限保持者によって受理されたことを確認後、2 時間以内に破棄されることをご留意ください。 検証の対象となる全ての情報は検証作業の終了後、2 か月以内に破棄またはア ーカイブされます（情報により懲戒処分や法的措置が伴う場合を除きます）。 懲戒処分及び法的措置を伴う場合や、虚偽の報告を提供した者に対する措置に 関しては、手続きが終了するまで情報を保持します。 アーカイブされた情報は、司法手続きに使用される期間内に、限られたアクセ スの情報システムに保存されます。 8) 私自身の個人情報にアクセスする権利がありますか？ 情報が不正確、不完全、曖昧、期限切れなどの場合、情報処理、情報ファイル 及び自由に関する法律（フランス）の第 39 条及び第 40 条に基づき、手続きを 実行している人物、目撃者である可能性のある人物、懸念事項の対象となる人 物は、本人に関連のあるデータのアクセスや改訂の権利を保有します。この要 求は最高倫理責任者宛ての郵送においてのみ提出可能です(Mr. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer, L’ORÉAL S.A., 41, rue Martre, 92117 Clichy, France)。 この権利は、懸念に関して報告をした人物、あるいは調査に関わった人物を特 定するために、懸念を申し立てられた人物が入手することはできません。 9) 報復されないように保護されますか？ 善意で報告された懸念事項は、情報が結果的に不正確だと判明した場合でも、 懲戒処分を含むいかなる制裁措置を従業員に科すことはありません。また、善 意で本サイトを利用した結果として、報復の対象となった場合は必ず報告して ください。 3 10) 匿名で全ての手続きをすることはできますか？ 適用される法律によって異なります。あなたがフランス人、スペイン人、人、 及び／またはあなたがフランス、スペイン、で就労している 、及び／またはあ なたがフランス、スペイン、のロレアルグループの子会社の従業員である場合、 法律により本人確認が義務となっており、本人確認しない限り、最高倫理責任 者は報告を処理することができません。 その他の従業員に関しては、匿名での 手続きは禁止されていませんが、推奨していません。私たちは身元を隠すこと なく、善意で懸念事項を報告したいと願う従業員のために、十分な保証を提供 できると考えています。さらに、匿名で報告された場合、状況の徹底的な調査 を行うことが困難になります。 11) 私が報告する人物は調査の連絡を受けますか？ 適正手続き及び無罪推定の原則を尊重しなければならないため、該当者は連絡 を受けます。但し、例として、事象の検証や証拠の保存が必要な場合などに、 直ちに連絡しない場合もあります。その場合は、これらの措置が取られた後に 連絡を受けることになります。 12) 私は調査の結果報告を受けますか？ それぞれのケースは異なるため、この質問に事前に回答することは不可能です。 一般的に、最高倫理責任者は、情報が法律やその他の守秘義務に違反すること なく連絡でき、適切とされる範囲において結果を報告します。 13) 虚偽の申し立ての場合はどうなりますか？ ロレアル倫理オープントークウェブサイトを虚偽の申し立てをするために、悪 意を持って利用した人物は、懲戒処分及び／または法的措置の対象となります。 14) 私が善意で報告した懸念事項が、後で私の誤解だったと分かった場合はどうな りますか？ あなたが情報を報告した時点で、情報が真実かつ正確だと考えた場合、それに よる否定的な影響はありません。情報を報告した後に、その情報が誤解だと分 かった場合は、直ちに最高倫理責任者に連絡してください。 15) 緊急電話番号 +44 1249 661689 に連絡するとどうなりますか? イギリスにある外部のサービスプロバイダに電話がつながります。サービスプ ロバイダは懸念事項を書き留めるために、通訳者に電話をつなぎます。懸念事 項は本サイトを利用して報告される場合と同じ規則及び条件に従って処理され ます。 16) スタッフ代表機関はこの手続きに関して連絡を受け、助言を求められますか？ はい、この手続きは、必要に応じて、特にフランスのロレアルの事業体では、 ロレアルのスタッフ代表機関の情報伝達や協議手続きの対象となっています。 17) ロレアル倫理オープントークウェブサイトではどのような情報が処理されます か？ 4 以下のタイプのデータのみが処理されます： - 懸念を報告する人物の本人確認情報、職務及び連絡先情報 懸念の容疑者及び目撃者になる可能性のある人物の本人確認情報、職務 及び連絡先情報 報告された懸念を理解するために必要な事象 客観的な説明、可能であれば、懸念事項に直接関連がある日付やかかわった人 物、懸念事項を立証するために必ず必要な事実のみが考慮されます。あなたが 説明した事実に関して少しでも疑念がある場合は、真偽が疑わしいことを示し てください。 5
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