(株)ビー・エイチ・エス本社総務部「ＦＡＸ業務の効率化」発表者：東郁子パソコン操作：信坂修一１．はじめに株式会社ビー・エイチ・エスは、三菱東京ＵＦＪ銀行の緊密会社です。場所は、都の西北早稲田にあり、従業員は約 450 名の会社です。この職場で、毎日無駄口をきく暇もなく、必死に働く業務班の仲間たちです。私たちは、お客様や協力会社との契約、見積もり、作業予定などの管理を担当しています。２．テーマの選定これから説明するＦＡＸに関する作業は、全体の業務のうちの作業予定管理に当たります。作業日程の調整をするに当たり、大きく分けて協力会社宛てと、お客様宛ての 2 種類の作業予定表を使います。まず、協力会社宛てにブランクの予定表を送ります。協力会社からは日時を記載したものが送り返されてきます。全て出そろったところで、物件ごとの予定表を、今度はお客様へ送ります。そのほかにも、必要に応じて社内の担当者や各現場などにも送ります。このように、作業日程の連絡については、ほとんどの連絡をＦＡＸで行います。1 カ月に使う予定表は、それぞれが 100 枚以上になることもあります。ここで問題が勃発しました。短縮ダイヤルの登録可能数は 500 件までですが、相手先が増え、その数が不足したのです。私たちは、お客様ごとに伝えたいメッセージがあり、そのため一度紙に出してから、メッセージを予定表に追加し送ります。それゆえ、このＩＴ時代にもかかわらず、どうしてもＦＡＸという手段をとらざるを得ません。そこで、テーマ「作業予定管理のＦＡＸ業務における短縮ダイヤル登録数の不足問題の 1 解決」＝「ＦＡＸ業務の効率化」に取り組むことにしました。決定の理由は、業務効率化によるコスト削減は会社の重要課題であり、高性能の新しいＦＡＸを購入しても、いつかまた同じことが起きます。ＦＡＸ送信の作業は短縮ダイヤルを使用しても、一枚一枚の作業で時間がかかり、多忙時はストレスにもなります。この機会に、ＦＡＸ業務そのものを見直そうという観点から、新しい解決の糸口を見つけるための取り組みを始めました。３．現状の把握まず、今までのＦＡＸ送信にかかる時間の確認をしました。 ①予定表を準備し、ＦＡＸ機に 1 枚置く。 ②あらかじめ、予定表に宛先と一緒に記載されていた短縮登録番号を見ながら、小さなモニター画面のＦＡＸ機の短縮ボタンを押す。 ③会社名とＦＡＸ番号が表示されるので、確認しながら送信ボタンを押す。この一連の動作でＦＡＸ1 枚に対し約 35 秒かかりました。短縮登録をしていない先は、ＦＡＸ番号を一つ一つ入力していくので、更に時間がかかります。短縮ダイヤルの登録数は毎年増えています。送信枚数も年 10％の勢いで増え、 4 月と 10 月が特に業務量が多く、月平均で 4 時間 20 分も送信作業に費やしていました。また、ミスもわずかですが起きていました。４．要因の分析そこで、ありたい姿に向け、メンバーでいろいろなアイデアを出し合いました。 ①パソコンメールを使って届けるというアイデアについては、1 つの表を大勢に送るのには向いていますが、100 枚の表を 100 人に送るのはかえって面倒 ②パソコンの中から直接ＦＡＸを送るＰＣＦＡＸについては、どうしても一度紙に出し 2 たいので不採用 ③バーコードを使ってＦＡＸする仕組みについては、既に 10 年前に廃盤となっていて不可能 ④ＯＣＲという予定表の数字を読み取って自動的に送信する仕組みについては、読み取り位置を固定するのが難しいそうということで保留どうしようと話し合いが暗礁に乗り上げたとき、不意に「ＱＲコード」というアイデアが出ました。「ＱＲコード」とは、クイックレスポンスの略で、高速で読み取れるように開発された図柄です。通常 2cm ぐらいの大きさで、現在、色々な場所で使用されています。これは文字よりもＱＲコードを読み取るほうが確実であるということ、また、この「ＱＲコード」が無料ソフトにより簡単につくれるということがわかりました。コストも抑えられ、管理ソフトのＦＡＸデータをそのまま使えたらシンプルにできそう、ということで目標を決めました。５．目標の設定・活動計画「現在使用している作業予定表に、ＱＲコードをつけ、その印刷されたＱＲコードを活用して、自動でＦＡＸする新しい仕組みをつくる」活動計画は表のとおりです。６．方策の立案、方策の実施目標を実現するために考えられる限り、いろいろなアイデアを出し合いました。 ①ＱＲコードのつけ方はどうする？ ②ＱＲコードに盛り込む内容は何にしよう？ ③ＱＲコードの読ませ方は？ ④ＦＡＸ機能はどんなものがある？その中で、残ったものが黄色の部分です。 ③と④に関しては、送信ソフトがあれば、今使っている複合機をそのまま使えるので費用が抑えられます。話し合いの後、夢のようなＦＡＸ送信のシステムの構想ができ上がりました。管理ソフトを使い、予定表を出力、同時にＱＲコードも印刷します。印刷した予定表を複合機のスキャンで読み取り、ＰＤＦファイ 3 ルとしてパソコンに取り込む。その取り込んだデータをＱＲコードで指定した番号へ自動的に送信するというものです。この構想が出来上がるまでの流れです。かかった費用は、ＱＲコードの作成印刷ソフトの開発に 18 万 5,000 円。ＱＲコードによる自動送信システムの開発に 19 万 8,000 円。ＦＡＸキット代が 7 万円。合計 45 万 3,000 円です。これは 1,000 件を短縮登録できるＦＡＸ機を購入するのと同じ程度です。それでは、予定表を複合機に読み取らせ、予定表をＦＡＸするところをご説明(※発表会当日は画像再生で説明)します。まずフィーダー部分に予定表をセットし、パネルの中に自動ＦＡＸ送信ボタンをつくってありますので、それを押し、スタートボタンを押す。そうすると自動的に読み取りが始まります。この間、私たちは、紙詰まりしないかぐらいを見守るだけとなります。今まで 1 時間以上ＦＡＸ機の前に立っていた作業が、あっという間となりました。７．効果の確認効果として、毎月平均 4 時間 20 分かかっていたＦＡＸ送信作業が、わずか 12 分で済むようになり、95％の削減です。この違いを新幹線に例えると、東京駅を出発して、名古屋、京都、新大阪を過ぎ、広島も過ぎて、新山口あたりまで行ける時間です。一方、12 分というのはまだ新横浜にも着いていません。それだけの時間を私たちは有効活用できることになりました。効果金額としては年間 12 万 3,000 円相当となりますが、実感としてはそれ以上のものがあります。品質においても、誤送信“0”を達成しています。しかし、実は数日前、送信履歴が消えるというトラブルが発生しました。送信自体には問題がなかったのですが、消えた原因は現在究明中です。本日ここで完璧な状態でご報告できず残念なのですが、間もなく解決できると思います。 4 また今回、うれしい副産物がありました。送信エラーとなった場合、確認画面で該当ロゴをクリックするだけで送信内容のＰＤＦを見ることができ、今までのように紙の束の中から 1 枚を探し出すという手間が無くなりました。もう一つは、送受信した予定表は 3 カ月間の保存が必要でしたが、今回のシステムでは全てＰＤＦ化しており、かつ漏れがないことを確認していますので、紙ベースでの保存の必要が無くなりました。９．反省と標準化、今後の取り組み導入の際の苦労として、ある日、お客様より「見づらい」と書かれたＦＡＸが届きました。検証後、読み取り解像度を上げることで対応したところ、今度は社内で読み込んだスキャンが巨大化するという騒ぎが起き、直感的に犯人は私たちだとわかりました。最終的に自動ＦＡＸの時に解像度を上げる設定にし直して一件落着しました。このような中での今回の自動ＦＡＸ作業マニュアル作成により、業務範囲では誰でもこの自動ＦＡＸを使えるようになりました。振り返ると、こんなことなら、もっと早く取りかかればよかったという後悔にも似た反省があります。いえ、一番の反省は、きっと無理だろうと考える前から諦めていたことです。今後への課題としては、今は予定表のみに対応していますが、このＱＲコード機能を応用すれば通常のＦＡＸにも活用できるはずと思っています。ぜひ取り組んでみたいです。今回、多くのいろいろな立場の方たちの協力があって実現にこぎつけることができました。メンバー全員で右往左往したり、可能性を話し合ったり、その過程はとても楽しかったです。この経験はきっとこれからも役に立つだろうと思います。（了） 5 質問 Q：通常まずは、どうしてもペーパーレス化を考え、パソコンで行えばペーパーレスになるかと思いましたが、どうしても紙に出す必要があるとのことで、そこら辺の改善は考えませんでしたか。 A：真っ先に考えましたが、今のところ、100 件、200 件、300 件に一枚ずつメール等で送るのは難しいことと、受け手もまだメール受信の環境がそろっていないということもありました。また、ＦＡＸ送信の際に、どうしても他の書類と紛れてしまうということがあるので、目立つようにメッセージを加え、再印刷を加えて送るということも今はやっており、どうしても現在は紙ベースにこだわりました。 6