個人情報保護方針 個人情報保護方針 オークラアカデミアパークホテル（以下「当ホテル」）の情報セキュリティ・個人情報保護 に関する基本方針 当ホテルは、高度情報通信社会における情報セキュリティと個人情報保護の重要性に鑑み、 ホテルオークラグループの情報セキュリティと個人情報保護に関する方針に基づき、会社 が保有する情報の適正な管理と保護に努めます。 1. 法令等の 法令等の遵守 法令および行政機関が定めた方針・ガイドライン等を遵守します。 2. 管理体制の 管理体制の確立 社内における管理体制を確立し、責任分担を明確にします。 3. 社内方針・ 社内方針・規程・ガイドライン 規程・ガイドライン等 ・ガイドライン等の遵守 社内方針・社内規程・ガイドライン等を策定し、これを遵守します。 4. 安全対策の 安全対策の実施 安全対策を実施し、情報への不正アクセス、情報の紛失・破壊・改ざんおよび漏洩等に対 する予防措置を講じます。 5. 教育・ 教育・啓蒙活動の 啓蒙活動の実施 社員に対する教育・啓蒙活動を推進し、情報管理に対する知識習得と意識向上を目指すと ともに、情報が適正に管理されるよう周知徹底を図ります。 6. 業務委託先との 業務委託先との連携 との連携 情報管理に関する業務を他社に委託する場合には、十分な経験・能力を有する者を選定す るとともに、契約にあたって守秘義務に関する事項等を規定し、情報が適正に管理される ことを担保します。 7. 業務改善への 業務改善への取 への取り組み 情報が適正に管理されているかを定期的にチェックし、継続的に業務改善への取組みを実 施します。 8. 事故発生時の 事故発生時の対策 万一、事故が発生した場合には、被害を最小限に留めるとともに、速やかに必要な情報を 公開し、再発防止策を含む適切な対策を講じます。 9. 相談窓口の 相談窓口の明確化 お客さまからの問い合わせ、苦情や要望に対応するための相談窓口を定め、誠意をもって 迅速に対応します。 10. 方針の公開 本方針を含む情報セキュリティおよび個人情報保護に関する方針をホームページなどに掲 載することにより、広く社会に公開します。 予約記録の 予約記録の取扱い 取扱い 当ホテルは、予約記録を次のとおり取扱います。 1. 個人情報の 個人情報の管理 当ホテルは、お客様から提出されたお客様の個人情報を重要なものと認識し、その取扱い については細心の注意を払い、コンピューターで厳重に管理します。 2. 共同利用 当ホテルは、お客様の予約記録をホテル・航空運送等、旅行に密接に関連のあるサービス の提供、商品やキャンペーンのご案内、およびこれらに付随する業務のために以下の範囲 で共同利用します。 （１）共同利用されるデータ項目：お客様の氏名、電話番号、住所、E メールアドレス、年 齢、性別、勤務先の他、航空会社の会員資格およびマイレージ番号、宿泊ホテル名、 宿泊日、パッケージ・プラン、料金、到着時刻、ご要望、予約保証のためのクレジッ トカード番号。 （２）利用者の範囲：当ホテル、HOC、HOC が運営するオークラ ホテルズ ＆ リゾーツ加盟 ホテル、HOC が提携しているパートナーグループホテル、ホテルオークラグループ各 社、JHC、JHC が運営するニッコー・ホテルズ・インターナショナル及びホテル JAL シティのホテルチェーン （３）管理者：当ホテル 3. 旅行会社への 旅行会社への予約記録 への予約記録の 予約記録の提供 旅行会社より、旅行会社に対してお客様が申し出られた予約番号をもとに照会があった場 合、 当ホテルから当該旅行会社に対して上記２.の情報が提供されます。 4. 第三者提供 当ホテルは、上記にご案内したものの他、お客様の同意がある場合、および法令等に基づ き要請された場合を除き、第三者に予約記録情報を提供又は開示いたしません。 5. ご予約確認 当ホテルは、ホテルで承った予約に関して、ご予約の成立にともない予約確認証をお客様 からご指定いただいたご住所・電話番号・FAX 番号・E メールアドレス宛に郵送・FAX・E メ ール等にてお届け、又は口頭でお伝えします。また、ホームページ上での予約に関しては、 ご予約確認の E メールをお客様からいただいた E メールアドレスに配信いたしますので、 ご了承の上、ご予約ください。 6. 問い合わせ等 わせ等 当ホテルは、お客様からの予約記録に関する問い合わせ・変更等を、下記にて受け付け、 合理的な範囲内で速やかに対応します。 オークラアカデミアパークホテル 0438-52-0111 （平日 9:30～18:00 / 年末年始、祝祭日を除く） 7. その他 その他の予約に 予約に関する問 する問い合わせ等 わせ等 当ホテル・ホテルオークラ・JAL ホテルズ予約センター以外でのお客様からの予約記録に関 する問い合わせ・変更等につきましては、ご予約をされました各旅行代理店・施設等に直 接お問い合わせください。 One Harmony 会員情報の 会員情報の取扱い 取扱い 株式会社ホテルオークラ（以下「HOC」 ）及び株式会社 JAL ホテルズ（以下「JHC」）は、One Harmony（以下「OHM」）会員の個人情報を、次のとおり取扱います。 1. 個人情報の 個人情報の管理 HOC 及び JHC は、OHM の運営にあたり、会員から提出された会員の個人情報を重要なものと 認識し、その取扱いについては細心の注意を払い、コンピューターで厳重に管理します。 2. 共同利用 HOC 及び JHC は、会員から提出された個人情報を、実績登録、会員カードへの記載、会員カ ードの発行、ホテルでの宿泊、料飲、宴会、婚礼サービスの提供、ホテルに密接に関連の あるサービスの提供、提携先企業のものを含む販売促進やアンケートのご案内、商品開発、 OHM の運営、及びこれらに付随する業務のために共同利用します。 （１）共同利用されるデータ項目：会員番号、氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、 FAX 番号、E メールアドレス、勤務先（会社名、所属部課、役職、住所、電話番号、FAX 番号、E メールアドレス） 、会員カード種別、宿泊実績、予約実績、コミュニケーション 履歴、ポイント実績、マイレージプログラム、マイレージ会員番号、マイレージ会員種 別、喫煙の有無、お客様の嗜好、結婚記念日などのメモリアルデーなど。 （２）利用者の範囲：HOC、JHC、HOC が運営するオークラホテルズ＆リゾーツ加盟ホテル、 HOC が提携しているパートナーホテルグループの一部、株式会社ホテルオークラエンタ ープライズが運営するレストラン及び株式会社コンチネンタルフーズが運営する一部 のレストラン、JHC が運営するニッコー・ホテルズ・インターナショナル及びホテル JAL シティのホテルチェーン、JHC 提携ホテル、ホテルオークラグループ各社（注 1）、JAL グ ループ航空会社（注 2）、株式会社ジャルカード。 （注 1）ホテルオークラグループ各社とは、株式会社ホテルオークラエンタープライズ、株 式会社ホテルオークラスペースソリューションズ、株式会社コンチネンタルフーズ、 株式会社オレンジマーケティングサービスジャパンをいいます。 （注 2）JAL グループ航空会社とは、日本航空株式会社、日本トランスオーシャン航空株式 会社、株式会社 JAL エクスプレス、株式会社ジェイエア、日本エアコミューター株式 会社、琉球エアーコミューター株式会社をいいます。 （３）管理者：HOC 及び JHC 3. 個人情報の 個人情報の第三者提供 HOC 及び JHC は、予め会員の同意がある場合、OHM 会員規約及び諸規則などに定められた場 合、及び法令等に基づき要請された場合を除き、第三者に提供又は開示しません。 4. 個人情報に 個人情報に関する問合 する問合せ 問合せ等 会員ご本人からのご本人の個人情報に関する問合せ・変更・利用停止については、 OHM 事 務局にご連絡いただければ、合理的な範囲内で速やかに対応します。 OHM 事務局 〔フリーダイヤル〕0120-80-3789 又は 03-3224-6617 （平日 9:30～18:00 / 年末年始、祝祭日を除く） オークラ・JAL オークラ・JAL ホテルズ WEB 会員情報の 会員情報の取扱い 取扱い 当ホテルは、オークラ・JAL ホテルズ WEB 会員の個人情報を、次のとおり扱います。 ※オークラ・JAL ホテルズ WEB 会員とは HOC 及び JHC の WEB 専用予約 ID を登録された会員 をいいます。 1. 個人情報の 個人情報の管理 当ホテルは、会員から提出された会員の個人情報を重要なものと認識し、その取扱いにつ いては細心の注意を払い、コンピューターで厳重に管理します。 2. 共同利用 当ホテルは、HOC、OHR メンバーホテル、グループ企業、JHC、JHC チェーンホテルとともに、 会員から提出された個人情報を、ホテル及びホテルに密接に関連のあるサービスの提供、 提携先企業のものを含む販売促進用資料・アンケートのご案内、商品開発およびこれらに 付随する業務のために共同利用します｡ （１）共同利用されるデータ項目：氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、E メールアド レス、職業、勤務先（会社名、所属部署、住所、電話番号）、マイレージプログラ ム、マイレージ番号、会員資格、会員番号、予約実績、宿泊実績など （２）利用者の範囲：当ホテル、HOC、HOC が運営するオークラホテルズ＆リゾーツ加盟ホ テル、HOC が提携しているパートナーホテルグループ、ホテルオークラグループ各 社（注 1）、JHC、JHC が運営するニッコー・ホテルズ・インターナショナル及びホテ ル JAL シティのホテルチェーン（詳しくはこちらをご参照ください。 ） （注 1）ホテルオークラグループ各社とは、株式会社ホテルオークラエンタープライズ、株式 会社ホテルオークラスペースソリューションズ、株式会社コンチネンタルフーズ、株 式会社オレンジマーケティングサービスジャパンといいます。 （３）管理者：HOC 及び JHC 3. 個人情報の 個人情報の第三者提供 当ホテルは予め会員の同意がある場合、本規約に定められた場合、および法令等に基づき 要請された場合を除き、第三者に提供または開示しません 4. 個人情報に 個人情報に関する問 する問い合わせ等 わせ等 会員ご本人からのご本人の個人情報に関する問い合わせ・変更・利用停止については、当 ホテルのお問い合わせ窓口にご連絡いただければ、合理的な範囲内で速やかに対応いたし ます。また、個人情報の取扱いに関してご意見がございましたら、同じく当ホテルお問い 合わせ窓口で承ります｡（当ホテルの窓口 0438-52-0111） 予約記録、 予約記録、One Harmony 会員、 会員、オークラ・JAL オークラ・JAL ホテルズ WEB 会員以外の 会員以外の個人情報の 個人情報の取扱い 取扱い 当ホテルでは、予約記録の個人情報、One Harmony 会員の個人情報、オークラ・JAL ホテル ズ WEB 会員の個人情報のほか、お客様から直接いただいた個人情報や、旅行会社や当ホテ ルと契約を締結した企業よりいただいた個人情報について次のとおり取扱います。 1. 個人情報の 個人情報の保護・ 保護・管理 お客様からご提出いただいたお客様ご自身の個人情報の保護を重視し、その取扱いについ ては細心の注意を払います。 2. 個人情報の 個人情報の利用目的 ご提供いただいた個人情報は、以下の目的の達成に必要な範囲内において利用いたします。 ・当ホテルおよび HOC が運営するオークラホテルズ＆リゾーツ加盟ホテル（以下「OHR メン バーホテル」）において、過去のご利用情報を元に、お客様のご希望に応じた適切なサー ビスを提供するため ・当ホテルの情報をご案内するため ・当ホテルの宿泊、ウエディング、宴会、レストラン、ヘルスクラブ、ホテル製品、文化 事業等での新商品プラン・イベント・各種ご優待のご案内や情報をご案内するため ・HOC が提携するパートナーホテルグループ（以下「提携ホテル」とします。）の会員組織 へのご入会あるいは会員へのポイントの付与及び賞品交換など、会員組織の運営を行うた め ・当ホテルおよび OHR メンバーホテル、JHC チェーンホテル、提携ホテルにおけるサービス 内容改善やマーケティングのためのアンケートなどの回答を分析するため ・HOC のマーケティング活動を行うため ・上記以外でお客様の同意があった場合、その他、当ホテル、HOC 及び OHR メンバーホテル、 JHC チェーンホテル、提携ホテルがお客様へのご連絡が必要と判断したとき 3. 個人情報の 個人情報の照会・ 照会・変更・ 変更・利用停止 当ホテルが保有する個人情報のうち、当ホテルで管理している個人情報の開示・訂正・利 用の停止につきましては、お客様ご本人から直接下記窓口にご連絡いただければ、合理的 な範囲で速やかに対応いたします。また，個人情報に関するお問合せ及び苦情のご相談に 関しても、下記窓口にご連絡いただければ、適切に対応いたします。 オークラアカデミアパークホテル 0438-52-0111 （平日 9:30～18:00 / 年末年始、祝祭日を除く） 4. 個人情報の 個人情報の提供・ 提供・開示 個人情報は、以下のいずれかに該当する場合を除き、第三者に提供または開示しません。 ・OHR メンバーホテル、JHC チェーンホテル、提携ホテル、HOC のグループ企業で共同利 用する場合 ・業務委託先などに対し、当ホテルが委託した業務以外に個人情報を利用することがな いよう、あらかじめ契約を結んだ上で委託する場合 ・お客様の事前の同意がある場合 ・法令に基づき要請された場合 5. リンク先 リンク先における個人情報 における個人情報 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