2017年国際協議会 参加者用登録冊子 米国カリフォルニア州サンディエゴ 2017年1月15～21日 目次 歓迎の言葉................................................................................................................................................................... 1 一般情報........................................................................................................................................................................ 2 プログラム概要......................................................................................................................................................... 7 旅行の手配に関する説明................................................................................................................................ 9 旅行方針と手続........................................................................................................................................................ 10 旅行保険プログラムの概要........................................................................................................................... 12 旅行保険証（ID）................................................................................................................................................. 13 登録のチェックリスト.......................................................................................................................................... 14 本冊子に記載された情報は発行時において正確を期していますが、 後に変更されることがありますのでご了承ください。 2016年8月 2017年国際協議会 参加者の皆さま 拝啓 2017年1月15日から21日まで、米国カリフォルニア州サンディエゴのホテル「マンチェス ター・グランドハイアット・サンディエゴ」 （Manchester Grand Hyatt San Diego）にて 開催される国際協議会への登録書類と関連情報をここにご案内いたします。この5日 間の研修は、ガバナーエレクトが就任に向けて準備を整え、次年度のロータリーの優 先事項について知識を深め、世界中のガバナーとネットワークを築く機会となります。 国際協議会のもう一つの特色は、ガバナーエレクトの配偶者（パートナー）のための、 興味深く情報豊かなプログラムです。このプログラムも、配偶者（パートナー）のさまざ まな関心に応える貴重な経験となることでしょう。 登録と旅行の申し込み書式にご記入いただく前に、同封の情報をよくお読みくださ い。 国際ロータリー職員一同、皆さまのご成功を願い、最善を尽くしてお手伝いいたしま す。国際ロータリーのこの最も重要な年次会合において、皆さまとお目にかかり、お話 しできますことを楽しみにしております。 敬具 . . . 事務総長. ジョン・ヒューコ O N E R OTA RY C E NTE R , 1 5 6 0 S H E R MAN AVE N U E , ILLIN O IS 6 0 2 0 1 - 3 6 9 8 , U S A • W W W.R OTARY.O R G 1 一般情報 サンディエゴ フリークエント・ゲスト・プログラムの特典またはアップ 1月の平均最高気温は摂氏18度、平均最低気温は摂氏 グレードサービスはご利用になれませんのでご了承く 10度、雨はほとんど降りません。湿度は低く、晴れの日 ださい。 が続きます。夜間の外出には、薄手のジャケットかコー トをご用意ください。協議会会場内は冷房が効いてい るため、ジャケットやブレザー、セーターなどを持参され ることをお勧めいたします。 ホテルは、全館禁煙となっております。この方針は、す べてのレストラン、ラウンジ、会議室、公共スペース、従 業員業務エリア、そして客室に適用されます。喫煙所 はホテルの外にあります。喫煙に関する方針に違反し 街や旅行についての詳しい情報は、サンディエゴ観光 た場合は、多額の罰金を科せられる可能性があります 局のウェブサイト（www.sandiego.org）をご覧ください。 が、RIはこれにかかる費用を負担いたしません。 飛行機の手配 ガバナーエレクト 2017年国際協議会のための旅行要請書式は、2016年 9月12日（月）に利用可能となります。この書式をお使 いいただくことにより、RIトラベルサービス（RITS）が 皆さまの安全なご旅行を手ごろな価格で効率よく手配 できます。RITSは、すべてのガバナーエレクトと公式参 ホテルの連絡先は次の通りです。 Manchester Grand Hyatt San Diego One Market Place San Diego, CA 92101 USA 電話：1-619-232-1234 ファックス：1-619-233-6464 ウェブサイト：www.manchestergrand.hyatt.com 加者に対し、2017年1月15日（日）午後3時よりも前にサ ホテルでのチェックインとチェックアウト ンディエゴ国際空港に到着する便を手配します。午後3 ホテルのチェックインは午後4時から開始されます。ご 時よりも前に到着する便がない国から来る方には、1月 到着がこの時間より早い場合は、部屋の準備ができ次 14日（土）に到着する便が手配され、やむを得ない宿 第チェックインしていただくことになります。1月15日（ 泊として1泊が手配されます（その宿泊費はRIから支 日）には大勢のロータリアンが到着するため、少々お待 払われます）。個人的目的で1月15日（日）よりも前に米 ちいただくこともあり、お部屋の準備が整うまでお荷 国に到着する場合には、やむを得ない宿泊とはみなさ 物を預けるよう求められる場合もありますので、あらか れず、その分のホテル宿泊費はRIから支払われません。 じめご了承ください。 研修リーダー チェックアウトの時間は正午となっております。それ以 RITSは、研修リーダーが2017年1月10日（火）の正午 降にご出発の場合は、フロントデスクのマネジャーに連 までにサンディエゴ国際空港に到着できるよう、航空 絡し、了承を得る必要があります。遅く出発した場合の 券を手配します。フライトスケジュールの都合で正午ま 追加費用をRIは負担いたしません。 でに到着できない方、または北米以外からお越しの方 ホテルまでの交通（ガバナーエレクト） は、途中宿泊していただく可能性があります（この宿 泊費はRIが負担いたします）。 ホテル 国際協議会は、米国カリフォルニア州、サンディエゴの ホテル「マンチェスター・グランドハイアット・サンディエ ゴ」 （Manchester Grand Hyatt San Diego）にて開催 されます。国際協議会の開催中、このホテルにおいて、 2 主な到着日となる1月15日（日）には、地元のロータリア ンがサンディエゴ国際空港で皆さまをお迎えするほか、 ホテルまでのシャトルバスサービスがRIから提供され ます。15日（日）午後4時までにホテルに到着するよう ご計画ください。日曜日よりも前に到着される場合は、 各自で交通手段を確保していただくこととなります。そ の際の交通費はRIの旅行方針に従って支払われます。 ホテルまでの交通（研修リーダー） 食事が提供されない日には、以下の食事代がRIから支 研修リーダーは、1月10日（火）午後4時までにホテルに 払われます。 到着できるようご計画ください。サンディエゴ国際空港 • 1月15日（日）の昼食：お一人25米ドルまで • 1月18日（水）の夕食（ホストホスピタリティに参加し からは、 マンチェスター・グランドハイアット・サンディエ ゴ（Manchester Grand Hyatt San Diego）までシャト ルバスやタクシーをご利用いただけます。ホテルまでの 交通費は、後日、経費報告書をご提出いただいた上で 清算されます。 駐車 駐車にかかる費用は、RIから支払われません（RITS ない場合。以下をご参照ください） ：お一人45米ドル まで。 • 1月21日（土）の朝食：お一人20ドルまで 食事付きの行事と食事会場へのご入場には、登録バッ ジが必要です。この方針に例外は認められません。 からの事前承認を得た場合を除く）。ホテルに隣接す RIの経費で出席する講演者は、食事プランへの参加は る駐車場は24時間利用可能です。また、ホテルの正. 任意となります。食事プランに参加しない場合、以下の 面玄関では、係員による駐車サービスも提供されてい 経費が食事代として支払われます。 ます。 • 滞在期間中、1日90米ドルまでが、後日経費として精 国際協議会の登録方法 ガバナーエレクトと公式参加者 1. ホテルの登録デスクでチェックインを済ませてくだ さい。 2. 1月15日（日）に、国 際 協 議 会 登 録 デスク（ 2 階 Harbor Foyer）で登録封筒をお受け取りください。 午前11時から午後6時まで開いています。 3. 1月15日（日）午後6時以降は、協議 会事務所（2 • すべての食事代を記載した経費報告書をご提出い ただく必要があります。 • 75米ドル以上の経費には、すべて領収書を添付して ください。 • 食事プランに参加しない場合、RI食事プランに含ま れている食事の会場に入ることはできません。 ホストホスピタリティ 階 Show Office 6）で登録封筒をお受け取りくださ 地元のロータリアンが皆さまをお迎えするホストホスピ い。15日（日）は午後8時まで、16日（月）は午前7時 タリティの夕食会は、1月18日（水）に開催され、リラッ から開いています。 クスした雰囲気の中、楽しいひと時をお過ごしいただ. 研修リーダー 研修リーダーとその配偶者（パートナー）は、1月10日. （火）午後4～5時に、Coronado Foyer（4階）にてバッ ジと登録封筒をお受け取りください。ここで、ほかの研 修リーダー、セミナーの研修者、モデレーター、職員とお 会いいただけます。 食事 食事プランは1日3食となり、1月15日（日）の晩餐舞踏 会から20日（金）の閉会晩餐会まで提供されます。研 修リーダーの食事は、1月10日（火）の夕食からご用意 いたします。 すべてのガバナーエレクト、公式参加者、研修リーダ ーは、この食事プランに参加していただくこととなりま す。このプランでお取りにならなかった食事の費用を清 算することはできません。 算されます。 きます。参加は任意となり、参加費用（食事、その他の 費用）は自己負担となりますのであらかじめご了承くだ さい。1月18日（水）のホストホスピタリティに参加され る場合は、次のサイトよりご登録ください。 www.clubwebrotary.org/hospitality 経費と支払い要請手続 以下は、RIの経費で旅行するすべての人に適用されま す。国際協議会の会場で経費の支払いは行われませ ん。経費の支払いを受けるには、所定の経費報告書に 記入し、75米ドル以上の経費の領収書を添付してご提 出ください。この経費報告書に加え、ガバナーエレクト は、 「地区ガバナー用受取人情報書式」もご提出いた だく必要があります。 経費報告書やそのほかの旅行に関する情報は、 「経費 報告書の提出に関する指針」または「経費支払証明の ガイドライン」をご覧ください。 3 1. 2017年国際協議会の出席者にRIから支払われる経 費は以下の通りです。 –– 航空便のスケジュールの関係でRITSが手配した 3. 以下の雑費はRIから支払われる経費の対象となり ません。ホテルから請求された場合は、チェックアウ ト時に各自でお支払いいただく必要があります。 やむを得ない宿泊、ならびに関連する雑費。国際 –– 洗濯代（研修リーダーを除く） 線の乗り継ぎで、日中に7時間を超える待ち時間 –– 個人の衣服 がある場合は、日中に利用する部屋代として80米 –– 協議会中の食費（RIから食事が提供されている ドルまでの経費が支払われます。ただし、その部 にもかかわらず個別に取った場合） 屋はRITSが手配したものでなければならず、後 –– 協議会中のチップ 日、領収書に基づいて支払いが行われます。 –– 電話料金（携帯電話の料金を含む） –– 自宅と空港間の最も安い往復交通運賃 –– ミニバー／ラウンジの飲食代 –– 国際協議会への旅行中に発生した追加の食費. –– 有料映画 （例外については「食事」の項を参照） –– ビザの費用（海外からのガバナーエレクト。RITS の事前承認が必要） –– ビザ取得のための旅行（海外からのガバナーエ レクト） –– ホテルでの駐車料 金（R I TSの事前承認が必 要） –– サンディエゴと自宅の往復旅行中に航空会社か ら請求された荷物手数料（経費報告書に領収書 を添付のこと）。1人につき2つの荷物まで経費 支払いが認められます。 –– 研修リーダーとRI経費で出席する講演者のみ： 空港からホテルまでのタクシーとシャトルバスの 往復運賃 –– ヘルスクラブ料金 –– 喫煙による修繕費 –– 贈り物と事務用品 –– 荷物発送料金・手数料 –– 配達小包等受け取り手数料 –– 個人的に延長した滞在の経費 4. 以下の費用は、RIから支払われません。 –– 協議会の開催前後のホームステイやホストホスピ タリティに関する経費 –– 追加で加入した荷物保険、医療保険、旅行傷害 保険の費用 –– 主な到着日および出発日にシャトルバスサービス が提供されているにもかかわらずタクシーを利用 した場合の料金 留意事項：350米ドルを超える一切の航空・鉄道運 –– 電話料金、携帯電話の料金、その他一切の手数 賃と走行距離による経費は、RITSの事前承認が必 料の経費（RIは、ガバナーエレクト、公式参加 要となります。事前承認がない場合、RITSは経費 者、研修リーダーに、ご要請に応じてプリペイド 支払いを拒否、もしくは減額することがあります。途 テレホンカードを支給します。このテレホンカード 上経費は事前に支払われませんが、旅行後に提出さ を、ホテル客室の電話や公衆電話などの固定電 れた実際の領収書に基づいて支払いが行われます。 話でご使用ください） 2. 公式参加者と配偶者（パートナー）の客室代金と食 費は、RIが直接ホテルに支払います。これには、チ –– 荷物の重量超過または追加荷物にかかる手数 料 ップと州・地方税の両方が含まれます。請求書に加 5. RITSの承認を受けて各自で航空券を購入した場 えられた個人的費用は、各参加者ご自身の負担とな 合、帰国後に経費の支払いが行われます。必要書類 ります。ホテルの請求書に記載された雑費は、チェ を、Eメール（[email protected]）で3月 ックアウト時にすべて精算していただく必要があり 21日までにご提出ください。 ます。ホテルではクレジットカード（VISA、マスター カード、アメリカンエキスプレス、ダイナースクラブ）、 および米ドルの現金をご使用いただけます。小切手 は使用できません。 6. 経費要請のための経費報告書（必要な領収書をす べて添付のこと）は60日以内、3月21日（火）まで に提出しなければなりません。60日を過ぎて受理 された経費報告書に対しては経費が支払われませ ん。60日を過ぎた経費報告書への支払いが検討さ 4 れるのは、遅れた理由が書面で説明された場合の 参加者の中には、ガバナーエレクトのロータリアンとし みとなります。記入済みの経費報告書は、領収書を ての成長をともに経験し、次年度にガバナーを支えて 含め、スキャンして一つのPDFファイルにしたものを いくパートナー（配偶者ではない）がいることを国際ロ Eメール（[email protected]）でご提出く ータリーは認識しています。パートナーは、ガバナーま ださい。 たは研修リーダーを全面的に支えることができる人であ 旅行保険 RIは、国際協議会に出席するすべてのロータリアンと その配偶者（パートナー）に、旅行保険を提供します。 る必要があります。配偶者またはパートナーの情報を 変更する必要がある場合は、Eメール（data@rotary. org）でご連絡ください。 補償内容は、12ページの「旅行保険プログラム概要」 服装 をご参照ください。 日中の協議会には、配偶者（パートナー）を含む全参 募金活動の禁止 RIは、国際協議会において非公式に募金を呼びかけ ることを禁じています。また、事前にRI会長エレクトの 許可を得ずに、いかなる資料も本会議場のホール、アイ デア交換の会場、そのほかに展示したり配布したりす ることはできません。 撮影について 登録者は、国際協議会に参加することにより、写真や 加者が、ビジネスカジュアルの服装でご出席ください （ネクタイとスーツをご着用いただく必要はありませ ん）。これは、すべての本会議、グループ討論にも適用 されます。 国際晩餐舞踏会には、それぞれの民族衣装を着用して 出席するよう奨励されています。この晩餐舞踏会は、 国別に、民族衣装に身をまとった参加者によるグラン ドマーチで始まります。民族衣装を着用されない場合 は、ビジネスにふさわしい服装（スーツとネクタイ、また ビデオを含むあらゆる方法で撮影される場合があるこ はパンツスーツ）でご参加ください。 とを了承し、国際ロータリーとロータリー財団が、いか “A Hard Day’s Night”での服装はビジネスカジュア なる負債や賠償も負うことなく、登録者の名前、声、姿 を、全世界で時と目的を問わず使用し、出版する権利 を認めることとなります。 会長エレクトとの食事会 ガバナーエレクトと配偶者（パートナー）は、イアン・ラ イズリー会長エレクトならびにジュリエット夫人と食事 を共にする機会があります。指定された食事の時間 は、現地で配布される登録パッケージに同封の招待状 に記載されていますので、ご確認ください。 ル、閉会晩餐会はスーツとネクタイ、準礼装、または民 族衣装となります。 贈り物交換 過去の国際協議会では、参加者同士の贈り物・お土産 交換は任意で行われていました。イアン・ライズリー会 長エレクトは、今回の協議会で、贈り物を持参する代わ りに、ロータリー平和フェローシップの支援を奨励して います。 配偶者（パートナー）プログラム イアンの平和のためのポロシャツ（IAN’S POLOS FOR PEACE） ガバナーエレクト配偶者（パートナー）のための特別プ イアン・ライズリー会長エレクトは、 “Rotary Leadership. ログラムが用意されています。少人数グループでの討 Team of 2017-18” （ロータリーの2017-18年度リーダー 論、本会議、ワークショップ、ネットワークづくりなどが チーム）の名義でロータリー平和フェローシップを支援 行われ、ロータリーであまり経験のない方にも有意義な するため、限定ポロシャツの購入（130ドル）を呼びか 内容となっております。 けています。ポロシャツ販売による収益は、ロータリー 配偶者（パートナー）の国際協議会への出席は義務づ けられていませんが、出席する場合はその航空運賃と 平和センターの修士課程で学ぶ平和フェロー1名の支 援に充てられます。 食事代（計1,000～3,000米ドルに相当）をRIが負担し ご注文の締切日は2016年9月30日です。この限定ポロ ます。ただし、出席の場合は、全プログラムにご出席い シャツは協議会場でお渡しすることとなり、水曜日にご ただく必要があります。 着用いただけます。配偶者（パートナー）用のご注文も 5 奨励されています。数量に限りがあるため、ご注文はお お問い合わせ 一人様2枚までとなります。 ご質問等ございましたら、RI Registration Services. 国際協議会の登録書式を用いてご注文ください。ご注 文を完了するには、全額をお支払いいただく必要があ ります。ポロシャツの代金は寄付とはみなされず、ポー ル･ハリス･フェロー認証ポイントの対象とはなりません。 荷物の発送 ホテル宛に荷物を送る場合は、ウェブサイト（www.cbp. gov/travel）を参照し、米国税関国境警備局の定める 手続きに従う必要があります。必要に応じて荷物の状 況確認ができるよう、発送書類の控えをすべて持参し てください。ホテルで受け取る小包にはすべて手数料 がかかり、ホテルの請求書に加算されることになりま す。RIはこれらの手数料や発送料を負担いたしません （文化交流の展示物の発送費もRIからは支払われま せん）。荷物はすべて下記の宛先へお送りください。 Manchester Grand Hyatt San Diego Attn:（宿泊者の氏名） Please hold for guest arrival One Market Place San Diego, CA 92101 USA 電話：1-619-232-1234 ファックス：1-619-233-6464 6 （R I登 録業務課）までEメール（ri.reg ist ration@ rotary.org）またはファックス（1-847-556-2194）にて お問い合わせください。 プログラム概要 本会議：全ガバナーエレクトと配偶者（パートナー）が グレーの部分は、配偶者（パートナー）セッションを示 出席し、感動的な基調講演と情報豊かなプレゼンテー しています。 ションが行われます。 分科会：ガバナーエレクトが約20人のグループに分かれ てアイデアや方策を紹介し合い、討論や事例研究を通 プログラムは、本冊子の発行時において最新のもので すが、変更される可能性があります。 じて学習するセッションです。RI研修リーダーが進行を 1月15日（日） 担当し、6カ国語（英語、日本語、フランス語、韓国語、 11:00-18:00 登録 ポルトガル語、スペイン語）で行われます。 RI研修リーダー：分科会で討論を進行するために特別 に研修を受けたパストガバナー。 配偶者（パートナー）の円卓討論：参加者が小グループ に分かれて各自の経験について話し合い、ロータリー 18:30-19:00 グランドマーチ 19:00-21:30 国際晩餐舞踏会 1月16日（月） 7:00-8:30 朝食（ビュッフェ形式） 語、韓国語、ポルトガル語、スペイン語。その他の言語 9:00-10:30 開会本会議 は未定）のグループに分かれて行われます。 11:00-12:30 ガバナーエレクトの分科会 文化交流とプロジェクト展示：ロータリーの国際性を体 11:00-12:30 配偶者（パートナー）の話し合い について学びます。各言語別（英語、日本語、フランス 験できる催しで、各国の文化を紹介したり、地区での奉 仕プロジェクトを紹介したりする機会となります。展示 者は個別に設けられた場所を利用し、世界中のロータ リアンと交流することができます。 2017年研修リーダーのためのセミナー のスケジュール 研修リーダーのためのセミナー（2017年1月10日［火］ ～1月15日［日］）では、研修リーダーがグループ討論進 行のための準備を整えます。この期間、研修開始は午 前8時半、終了は午後5時頃となる予定です。また、グ ループでの夕食会が開かれる晩もあります。詳細は、 後日研修リーダーにお知らせします。 2017年国際協議会のスケジュール 国際協議会は、ガバナーエレクトとその配偶者（パート 12:30-14:15 昼食（ビュッフェ式） 12:45-14:15会長エレクト主催昼食会／写真撮影. （招待制） 14:45-15:45 第2回本会議 16:15-17:30 配偶者（パートナー）の話し合い 16:15-17:30 ガバナーエレクトの分科会 17:30-19:30 夕食（ビュッフェ式） 17:45-18:15オンラインツール説明会（任意参加）. （ガバナーエレクトと配偶者またはパー トナー） 17:45-19:15会長エレクト主催夕食会／写真撮影. （招待制） ナー）に必要不可欠な研修となります。従って、全セッシ ョンへの出席が義務づけられています。ほかの予定を 立てる前に、この協議会の日程を必ずご確認ください。 7 1月17日（火） 7:00-8:30 1月19日（木） 朝食（ビュッフェ形式） 7:00-8:30 朝食（ビュッフェ形式） 7:30-8:30オンラインツール説明会（任意参加）. 7:30-8:30オンラインツール説明会（任意参加）. （ガバナーエレクトと配偶者またはパー （ガバナーエレクトと配偶者またはパー トナー） 9:00-10:00 第3回本会議 トナー） 9:00-10:00 第7回本会議 10:30-11:30 配偶者（パートナー）の開会本会議 10:30-12:00 ガバナーエレクトの分科会 10:30-12:00 ガバナーエレクトの分科会 10:30-12:00 配偶者（パートナー）の話し合い 12:00-13:45 昼食（ビュッフェ式） 12:00-13:45 昼食（ビュッフェ式） 12:15-13:45会長エレクト主催昼食会／写真撮影. 12:15-13:45会長エレクト主催昼食会／写真撮影. （招待制） （招待制） 14:15-15:15 第4回本会議 14:15-15:15 配偶者（パートナー）の第2回本会議 15:45-17:15 ガバナーエレクトの分科会 14:15-15:30ロータリートーク. およびガバナーエレクトの分科会 15:45-17:15 配偶者（パートナー）の話し合い 17:30-18:30オンラインツール説明会（任意参加）. （ガバナーエレクトと配偶者またはパー トナー） 17:30-19:00会長エレクト主催夕食会／写真撮影. （招待制） 17:30-19:30 夕食（ビュッフェ形式） 15:45-17:15 配偶者（パートナー）の話し合い. および奉仕プロジェクト 16:00-17:15 ロータリートーク. およびガバナーエレクトの分科会 17:30-19:15 夕食（ビュッフェ式） 19:30-21:30A Hard Day’s Night”. 親睦コンサート 1月18日（水） 7:00-8:30 朝食（ビュッフェ形式） 7:30-8:30オンラインツール説明会（任意参加）. （ガバナーエレクトと配偶者またはパー 1月20日（金） 7:00-8:30 7:30-8:30オンラインツール説明会（任意参加）. （ガバナーエレクトと配偶者またはパー トナー） 9:00-10:00 10:30-12:00 ガバナーエレクトの分科会 12:00-13:45 昼食（ビュッフェ式） 12:15-13:45会長エレクト主催昼食会／写真撮影. （招待制） 14:15-15:15 第6回本会議 15:45-17:15文化交流／プロジェクト展示／. 職業交換 自由時間（夕食会の予定はなし） 8 トナー） 第5回本会議 10:30-12:00 配偶者（パートナー）のワークショップ 朝食（ビュッフェ形式） 9:00-10:15 第8回本会議 10:45-12:15 ガバナーエレクトの分科会 10:45-12:15 配偶者（パートナー）の話し合い、およ. び評価 12:15-14:00 昼食（ビュッフェ式） 12:30-14:00会長エレクト主催昼食会／写真撮影. （招待制） 14:30-16:00 ガバナーエレクトの分科会 18:30-21:00 閉会晩餐会 旅行の手配に関する説明 以下の書式を使用して、旅行の手配を行ってください。 旅行要請書式：www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/IA17TravelFormJA.pdf 書式はすべて10月21日（金）までに提出しなければなりません。また、航空券はすべて11月18日（金）までに発券 される必要があります。航空券に印刷される名前はパスポートに記載されている名前と正確に一致しなければなら ず、手書きの書式は認められていません。 旅行手配の方法 1. インターネットで、次のリンクより書式を開きます：. www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/IA17TravelFormJA.pdf 2. この書式にすべての情報を入力します（ご質問がある場合は、[email protected]までご連絡ください）。 3. ファイル名をつけ、デスクトップに保存します。ファイル名には姓と地区番号を含めてください。例えば、姓が「鈴 木（Suzuki）」で、地区番号が「1234」の場合、 「Suzuki1234」となります）。 4. 記入した書式を添付したEメールを、RITS指定代理店（下記のリストを参照）宛に送信します。 5. Eメールの件名は、 「IA17 – 姓 – 地区番号」の順としてください。例えば、姓が 「鈴木（Suzuki）」、地区番号が. 「1234」の場合、Eメールの件名は「IA17 – Suzuki – 1234」となります。 6. デスクトップに保存した書式をEメールに添付します。 7. Eメールを送信します。 メールの送信後、書式が受理され担当者が割り当てられた旨を通知するメールが届きます。 RITSの指定代理店 日本 東日観光株式会社 ロータリー室担当：上藤 〒104-0045 東京都中央区築地4-7-5 築地KYビル4階 電話：03-5148-1730 ファックス：03-5148-1827 Eメール：[email protected] 営業時間外：090-1799-2736 9 旅行方針と手続 RIによる全額経費負担で2017年国際協議会に出席す り少なくとも300米ドル以上安価な場合にのみ、 る参加者とその配偶者（パートナー）には、サンディエゴ 承認を得ることができます。RITSは、RITS指定 までの最短かつ低価格な経路を基にした往復航空便 以外の代理 店によって選択された路 線、空席状 が手配されます。その指針は以下の通りです。 況、航空会社の評価を行い、地元での購入を拒 RITS旅行代理店は、RI理事会が義務づける旅行方針 に従う必要があります。旅行方針は、RIの資金を節約 することを目的に、非常に厳しく定められています。旅 行方針に定められている搭乗クラスをアップグレードし て旅行する場合には、追加費用を自己負担していただ くこととなります。この場合、アップグレードを希望する 旨を旅行要請書式にご明記ください。アップグレードし た航空券については、RITS旅行代理店が、追加費用 について旅行者に通知し、事前の承認を得た上で発券 します。追加費用のお支払いはクレジットカードのみと なり、発券の際に請求されます。 国際協議会前後の個人旅行の手配をRITSに要請す る場合、米国内の旅行には15米ドル、米国外の旅行に は35米ドルの手数料が請求されます。 一般方針 1.RIの経費で旅行する旅行者は、本指針に従うよう 求められています。この指針は、基本的なニーズに 否する権利を有します。地元旅行代理店からの航 空券購入が認められた場合、旅行書類が発行さ れ次第、[email protected]まで最終の旅程を提 出しなければなりません。旅行後、RI会議財務部 （[email protected]）に適切な領収書 を提出し、承認された額だけの支払いを受けます。 4.RITS指定店以外での航空券購入が事前に承認 された場合には、旅行書類が発行され次第、エバ ンストンのRITS（[email protected]）に航空会社 名、到着と出発の便名、日付、時間、料金を記載し た最終旅程表のコピーをお送りいただく必要があ ります。最終の旅程が提出されない場合、経費の支 払いを受けることはできません。 5.ロータリーは、RIとロータリー財団に割引価格を提 供する優先航空会社を利用することになります。 6.乗り継ぎ便を使うことによりかなりの節約が出来る 場合には、乗り継ぎを一回加えた便を利用するこ ととなります。 合わせて、適度に快適な旅行の手配をする一方、ロ 7.フライトの予約は、経費を最も節約できる空港の ータリーの経費節約を目的に作成されたものです。 利用を考慮に入れた上で行われます。ただし、その 2.漏れなく入力された旅行要請書式を、RITS指定 空港からの往復の地上交通が、それ以外の空港を の代理店に提出しなければなりません。RITSは、 季節限定の割引航空券を入手するため、発券を遅 らせる場合があります。 3.RIとロータリー財団が経費を負担する旅行の手配 はすべて、RITSが指定した旅行代理店が担当し ます。旅行者がRITS指定以外の地元旅行代理 店からより安価な航空券を購入できることが確実 な場合、地元での購入について承認を得るために 要請書を提出することができます。地元での購入 要請には正式な旅程便名、出発と到着時間、航空 会社名と航空運賃）を記載し航空券を購入する前 に提出しなければなりません。RITS指定以外の 地元の代理店で購入する方が、RITSの提示額よ 10 利用した場合の旅費の総額を超えないこと、また 空港からの往復時間が大幅に増えないことを条件 とします。 8.サンディエゴまで車で行くことを計画している場合 は、国際協議会の旅行要請書式を提出し、RITS からの事前承認を受ける必要があります。その場 合、RITSが往復航空運賃として算定した額を超え ない範囲で支払われます。これらの交通手段を利 用する場合は、漏れなく入力された国際協議会用 のRITS旅行要請書式を提出してください。 9.空路が利用できない場合、最も経済的な代替の旅 行手段の経費が支払われます。 10.レンタカーによる旅行が承認された場合、中型車 14.旅行方針に対しての例外は事務総長に書面で申請 または小型車が認められます。RIは、レンタカーの する必要があります。申請できない例外には次のよ 衝突損傷に対する損害保険または人身事故保険 うなものがあります。 の費用を支払いません。レンタカーを利用する場合 a. ロータリーがほかの航空会社からより低価格 も、国際協議会用のRITS旅行要請書式を提出し で、あるいは販売促進プログラムで有利に購入 てください。 する機会があるにもかかわらず、 マイレージの便 11.航空会社のマイレージを利用して航空券を入手し た場合、ガバナーエレクトが支払った実費のみがRI から支弁されます（通常は税金と空港使用料）。 宜のために特定の航空会社を選択すること b. ロータリーが選んだ航空会社で、契約上の割り 当てを満たす必要がある場合に、ほかの航空会 12.承認されたRIの旅行に付随する個人旅行の経費 は、すべて個人負担となります。個人旅行の手配を 要請した場合、米国内旅行は15米ドル、米国外旅 行は35米ドルの手数料がかかります。 13.RIが購入した航空券のマイレージは旅行者個人の マイレージアカウントに加算されます。 社を選択すること 国際協議会の旅行に関してご質問がある場合は、米国 イリノイ州エバンストンのRITSまでお問い合わせくだ さい。 RITS 営業時間：午前8時30分から午後5時まで（米国中部 時間） Eメール：[email protected] 電話：1-847-866-3411 11 旅行保険プログラムの概要 国 際 協 議 会 へ の 往 復の旅 行および 協 議 会期 間中 • 治安悪 化／自然災害による緊急退 避：自国外を は、RIの経費で旅行する全ロータリアンに旅行保険が 旅行中に適用され 、日本国内を移動中の場 合は 提供されます。この保険は、この保険は、不慮のけがと 補償が適用されません。手配を行う前に、 「Europ 病気に適用され、控除免責金額や患者負担金はあり Assistance」からの承認が必要となります。 ません。この保険は、日常的な診療または予防医療に は適用されず、また、自国内を旅行中には適用内容が 限られ、既存の保険で適用しきれない部分にのみ適用 されます。 • 携行品の紛失：10,000米ドルまで。電子機器は適用 外となります。 • Europ Assistanceによる旅行アシスタンスサービス– （年中無休、24時間）：旅行中の非常時や旅行アシ 旅行保険IDカード：旅行保険IDカードのコピーは13ペ スタンスが必要な場合は、IDカードに記載されてい ージに含まれています。国際協議会への旅行中は、常 る電話番号にご連絡ください。 に携帯してください。事故または病気で医者にかかっ た場合には、保険の証明として、このIDカードの提示を 求められることがあります。このIDには、緊急の旅行ア シスタンスサービス提供者（Europ Assistance）の連 絡先情報も含まれています。 補償内容：補償内容には以下が含まれます（保険の諸 条件に基づく）。 • 個人旅行用に延長される補償：個人が追加料金を 支払うことなく、協議会前後の7日間まで、個人旅行 に対する補償が延長されます。個人旅行が7日間を 超える場合は、別途、旅行保険を手配してください。 保険金の請求書式：旅行中のけが、疾病、紛失の場 合は、保険金請求書式を記入し、医療機関からの請 求書または領収書を添付した上で、請求書式に記載 • 医療費の補償：自国外の旅行中に、500,000米ドル された保険会社（AXIS Insurance Co.）の住所に直 まで。日本国内を移動中の場合、旅行保険で医療 接お送りください。書式の入手にあたっては、国際協 費はカバーされません。 議会場の事務所を訪れるか、RI危機管理課（Eメー • 事故死と手足切断：250,000米ドルまで。 • 遺体の本国送還：自宅から100マイル（約160キロメ ートル）以上離れて旅行中の場合に保険が適用され でご連絡ください。請求書、領収書を含む書類はご自 分用の控えとしてコピーをお取りください。 ます。手配を行う前に、 「Europ Assistance」からの 補償内容の詳細および質問：旅行保険の詳細は、RI 承認が必要となります。 危機管理課（Eメール：[email protected]、電 • 緊急医療移送：自宅から100マイル（約160キロメー トル）以上離れて旅行中の場合に保険が適用され ます。手配を行う前に、 「Europ Assistance」からの 承認が必要となります。 12 ル：[email protected]、電話1-847-866-5245）ま 話：1-847-866-5245）までお問い合わせください。 旅行保険証（ID） AXIS Accident & Health Emergency Assistance Anywhere in the World About AXIS Capital AXISCapitalisaBermuda-based globalprovidedorspecialtylines insuranceandtreatyreinsurance withlocationsinBermuda,the UnitedStates,Europe,Singapore, Canada,AustraliaandLatinAmerica. TheAXISoperatingsubsidiaries havebeenassignedaratingof“A+” (“Strong”)byStandard&Poor’sand “A”(“Excellent”)byA.M.Best. Yourinsurancecoverageincludesaccesstoservicesthatcanhelpmake travelingalittleeasierorprovidesupportforyouduringanemergency. Clipandsavethewalletcardbelowtohavethecontactinformationhandy incaseyouneedassistancewhiletraveling. Medical and other travel emergency support Aspartofyouraccidentcoverage,youandyourfamilyhaveaccesstoAXISAccident& Health’stravelassistanceprogramforemergenciesthatoccurwhiletravelingalmost anywhereintheworld,atleast100milesfromhome. Withalocalpresenceinmorethan200countriesandterritoriesand40assistancecenters open24/7,weofferpre-tripassistanceandsupportwhiletravelingincaseofemergency. Internationalassistancecoordinatorsandcasemanagers,aswellasphysiciansandnurses, areavailabletoprovidesupport24hoursaday. Intheeventofalife-threateningemergency,callthelocalemergencyauthoritiesfirstto receiveimmediateassistance,andthencontactAXISAccident&Health’stravelassistance programwiththephonenumberontheattachedwalletcard. When traveling outside of the U.S., make sure you know the country code of your location before calling. ©2012AXISAccident&Health Foranemergencyoranyothertravelassistance: FromtheU.S.andCanada,call1.888.870.2947 Fromotherlocations,callcollect+1.609.375.9190 Oremail:[email protected] Please indicate you are a participant in the AXIS program. Rotary International PolicyholderName:___________________________________ AH-0019-0169-0000-US Policy#:_____________________________________________ • • • • • • Emergencycashadvance Lostdocument/baggageassistance Bail-bondposting Referraltoattorneys Emergencymessagerelays Emergencytranslation/interpretation assistancebyphone Travel Assistance www.axisaccidenthealth.com Travel assistance services include: • Medicalevacuationand/orrepatriation • Medicalcasemanagementandreview • Transportationfordependentsand travelingcompanions • Prescriptionandeyeglassreplacementor refill assistance • Pre-tripinformationalassistance Needemergencyhelpwhentraveling?Callfor: • TravelandMedicalAssistance • FinancialandLegalAssistance fold dotted line InsurancecoverageisunderwrittenbyAXISInsurance Company.CoveragemaynotbeavailableinallU.S. statesandjurisdictions.Productavailabilityandplan design features including eligibility requirements, descriptions of benefits, exclusions or limitations mayvarydependingonstatelaws.Travelassistance services are provided through a service agreement withEuropAssistance,USA. • Communication/TranslationAssistance TrvEA_11-12 13 登録のチェックリスト 登録締切日：9月30日（金） オンライン登録で、即座に確認書を受け取ることができます。 www.rotary.org/myrotary/ja/exchange-ideas/events/international-assembly 2016年9月30日（金）までに提出 Eメール：[email protected] • ファックス：1-847-556-2194 登録および宿泊予約申込書. PDF形式の申込書を希望される場合は、Eメール（[email protected]）でご連絡ください。 Eメール：[email protected] • ファックス：1-847-556-2137 地区ガバナー用受取人情報書式. www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/dge_rpif_ja.pdf Eメール：[email protected] • ファックス：1-619-358-6729 個人用のホテル宿泊延長書式（任意）. www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/IA17ExtendedStayForm_ja.pdf 2016年10月21日（金）までに提出 Eメール：RITS指定代理店へ（9ページを参照） RITS旅行要請書式（国際協議会用）. www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/IA17TravelFormJA.pdf 2017年3月21日（火）までに提出 Eメール：[email protected] • ファックス：1-847-556-2193 国際ロータリー／ロータリー財団の経費報告書. www.rotary.org/RIdocuments/ja_doc/expense_report_ja.xls 14
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