キヤノンユーザーリポート No.376 朝日生命保険相互会社お客様プロファイルミスの許されないFAX送信業務担当者の負担軽減とチェック体制の強化を両立する、FAX環境改善とは。朝日生命保険相互会社は、販売チャネルの一つである代理店から送られてくる保険の申込書に対して、受領確認や記入不備の指摘等を、FAXで連絡してきた。しかし、FAX機の老朽化や操作ミスによる誤送信のリスク、代理店チャネル拡大による業務担当者の負担法人名：朝日生命保険相互会社 U R L：http://www.asahi-life. co.jp/ 住所：(本社)東京都千代田区増、履歴管理ができないために代理店からの問い合わせ対応に時間大手町2-6-1 朝日生命大手がかかる傾向があることが課題となっていた。 (多摩本社)東京都多摩市鶴町ビル牧1-23 解決策となったのは、ライトニングFAX。同時期に導入した複合機のスキャン機能と連携し、二次元コードを利用した宛先指定と誤送信防止機能を組み込んで、FAX環境を構築した。その結果、送信オペレーションが簡素化され、誤送信のリスクと業務担当者の負担が軽減された。さらに、FAX送受信履歴をライトニングFAXで一元管理することで、代理店からの問い合わせへの回答を迅速化することにも成功している。お客様が実現できたこと二次元コードを利用した宛先自動指定と、サーバでの番号突合チェック、上長による承認を必ず経ることにより、FAX誤送信リスクを軽減。オペレーションを簡素化でき、機密情報をあつかう担当者の負担が軽減。業務の質の均一化も実現した。送受信履歴をサーバで一元管理し、画面で閲覧できるため、代理店からの問い合わせに迅速に回答できるようになった。設立：1888年従業員数：職員 4 , 5 0 5 名、営業職員 12,836名(平成25年6月現在）事業内容：生命保険の販売および引受け、資産運用業務、他。主力商品に「保険王プラス」営業所：644 営業所等：支社：58、 (平成25年4月1日現在) ○ 朝日生命は創業以来、一貫して「まごころの奉仕」を行うことを経営の基本理念としています。 ○ 常にお客様本位のサービスの充実、「お客様満足の向上」に努めるとともに、多彩な社会貢献・文化支援を通じてステークホルダーの皆様から信頼を得る経営を目指し続けます。お客様の声お客様のご要望手作業の FAX 送信に起因する誤送信のリスクを軽減し、運用の強化を実現したい。送信業務の担当者にかかる作業的・心理的な負担を軽減したい。いつ、誰に、何を送ったかの情報を保存し、証跡管理、事後確認ができるようにしたい。左から、法人営業本部代理店業務管理ユニット審議役池田義以様事務・システム統括部門契約医務Ｕ審議役後藤謙治様「画面も分かりやすくて、迷わず順番に操作していけました」「ライトニング FA X エクスプローラの画面はツリー形式で、導入前の課題と背景代理店網の拡大で、FAX環境の改善が急務にどのような業務のFAX送受信が、課題となっていたのでしょうか「当社事業の一つに、生命保険の販売・引受があります。販売は、営業職員と代理店という２つのチャネルでおこないます。引受は、頂いた御申込書を見て、契約の締結が可能かの確認などをおこないます。引受業務には、販売送信スタンバイや受信 FA Xの部門に対する、受付確認や契約件数報告・記入不備の通知などが含まれます表示済みといったステータスがが、社内システムを使えない代理店へは、FAX機を利用していました。取り一覧表示されていて、画面遷移の流れも分かりやすいです。担当者には、どのフォルダを見る扱うのは機密情報ですので、はじめてFAX送受信をおこなう場合は事前にテストFAXを送受信する、毎回２人以上で確認しながら送る、などのルールをかなどをかんたんに説明しただ徹底していました。しかし、代理店と取り決めにより、限られた1時間の間けでしたが、送信アイテムの承に送信しなければならないという事情もあり、ミスが許されない内容を手作認や履歴の確認といった操作で、戸惑うことはなかったと思います」業で送信すること、代理店網の拡大により業務量が増えてきたことが、担当者の負担を重くしていました。また、履歴が残せないため、相手先が受信エラーになった際の再送や、『いつ送信したか』という問い合わせへの回答にかなりの時間がさかれるケースもしばしば起きていました。当社は、『契約者に対する責任』『社会に対する責任』『従業員に対する責任』を経営の三大責任としています。こうした責任を果たしつつ、代理店チャネルのさらなる拡大も実現していくためには、FAX環境の改善が急務でした」導入の必然性 FAX送信セキュリティの強化と業務負担の軽減をコストを抑え、かつ短納期で具体的には、どのような機能が必要だったのでしょうか「この取り組みは、２つの段階を踏みました。まずは、古いFAX機を複合機に切り替える。それから、誤送信を防止できる仕組みと送受信の履歴を管理できる機能を持つシステムを追加する、というものです。なるべくスピーディーに構築したかったので、開発が大規模になりすぎます。１日の送信は、だいたい２５、６の代理店に対しず費用を抑えられることも、重要な条件でした」て、１つの代理店あたり平均５枚です。これを、限られた１時間以内におこなう必要があります。ライトニングFAXを選ばれた理由をお聞かせくださいこのシステムの構築は、約２か月で完成することがで「複数のベンダーから提案を受けましたが、高性能のきました。二次元コードのツールと連携させる作業はあサーバや長い開発期間が必要な案もある中、機能面・費りましたが、パッケージの標準機能と『セキュリティオ用面で最適だったからです。ライトニングFAXを含む案プション』で必要な機能がそろっていました。は、第１段階で導入した複合機のスキャン機能とも連携導入後は作業手順が簡素化され、束ねてチェックを受できるパッケージ製品でしたし、通信用デバイスもUSB けた書類をスキャナに読み取らせるだけになりました。で接続でき、社内に保有していたマシンの性能で十分に承認権限者は目視で確認していますが、宛先を1件ず対応できるものでした。トライアルも実施したうえで、つ手作業で指定するよりも、シンプルになっています。導入を決めました」代理店からの問い合わせに対しては、クライアント画面で時刻と送信内容を見て回答しています」運用の工夫宛先指定を二次元コードで自動化し、送信前の確認フローを追加必要な機能を、どのように実現されましたか取り組みの成果負担軽減、業務の質の均一化、時間も短縮「ポイントは、FAX送信取り組みの成果についてお聞かせくださいから手作業をなくし、送「心理面でも、作業量の信までの確認ステップを面でも、担当者の負担がシステム化した点です。軽減されていると感じままず、代理店ごとに専用す。オペレーションがシの送付状を作り、宛先名ンプルになり、システムと番号を埋め込んだ二的にもチェックが入るた次元コードを貼付しましめです。　た。宛先ごとに書類を束また、人によって処理スね、その先頭に送付状を入れてスキャナで取り込法人営業本部代理店業務管理ユニット審議役池田義以様ピードが異なることもなく、誰でもこの業務をおこ事務・システム統括部門契約医務Ｕ審議役　後藤謙治様むと、スキャンした書類なえるようになりました。データと宛先情報がセットになり、ライトニングFAXに以前は１枚ずつ送らな『送信スタンバイ』状態で登録されます。くてはならず、時間内に終わらないこともあり、途中で『送信スタンバイ』状態のアイテムは、番号がライト担当者どうし交代しながら送ることもありましたが、導ニングFAX電話帳に登録済みのものと合致するか自動入後はいちどにスキャンしてもサーバにスタンバイ状態チェックされます。その後、指定された宛先に対して正で登録していけるので、その場で待機していなくてもよしい書類がセットされていることを『承認』権限を持つくなりました。問い合わせの際も、確認作業に時間を費社員が画面で確認のうえ、『承認ボタン』をクリックしやすことがなくなりましたので、業務時間の短縮にもつます。ここではじめて、ライトニングFAXからFAX送ながっています。このように送信・受信の記録を残して信が実行されます。書類を束ねた際も、別の担当者によセキュリティも強化することで、当社内の業務効率化とるチェックがありますので、番号チェック・承認フローいうだけでなく、代理店の方、お客様からもご安心いたを合わせると、３回の確認ステップを通ることになりだけるようなシステムにできたと考えています」将来の展望も簡単です。今後は代理店チャネルのさらなる拡大に柔軟に対応代理店網の拡大にも柔軟に対応していくだけでなく、さらに効率的な運用方法について今後の取り組みについてお聞かせください。も模索を続けたいと考えています。キヤノングループに「FAXを使うのは全社的に見て主流ではないものの、代は、これからも当社にとって最適な提案を期待していま理店側に特別な環境を用意していただく必要もなく、こす」の業務については、現時点でもっとも効率が良くて運用お客様の送信業務フロー導入前導入後二次元コード付送付状作業時間が長い誤送信のリスクありセット承認者原稿複合機サーバ公衆回線 FAX 1枚ずつ手作業で送信スキャン承認代理店に送信 ★NTTデータ先端技術株式会社 VOISTAGE製品「マルチメディアボックス」アプリケーションからの FAX 送信を実現「ライトニング FAX API」アプリケーションからライトニングFAXを利用した送信をおこなうには、ライトニングFAX APＩ機能を利用します。テキスト形式のコマンドファイルを指定のフォルダに入れると、指示通りにFAX送信を実行します。 FAX サーバ「ライトニング FAX」基本的な通信インフラである FAX を企業のネットワークに統合し、業務システムと融合した FAX ソリューションを提供する多回線・セキュリティ対応の FAX サーバシステムです。　開発元：　キヤノンソフトウエア株式会社ライトニング FAX ホームページ www.canon-soft.co.jp/product/lightning_fax/ キヤノンソフトウェア株式会社東　京　〒140-8526　東京都品川区東品川2-4-11野村不動産天王洲ビル TEL（03）6701-3577 大　阪　〒541-0059　大阪市中央区博労町2-2-13大阪堺筋ビル TEL（06）6125-4820 〒 140-8526　東京都品川区東品川 2-4-11 野村不動産天王洲ビル Copyright© 2013 Canon Software Inc. All rights reserved.