ビルクリ 資機材 情 報 メーカーボイス 契約台帳・請求システム「ビルメンッLIGHT」 140社が愛用する専門ソフト ビルメンの事務作業を完全網羅 ㈱ビジネスコンピュータ 奉行ソリューション部 部長 川戸伸二 ビルメンッLIGHT 複雑なビルメン業界の請求システム、作 業計画に対応。シンプル操作で低価格 ──ビルメンテナンス企業にお勤 社のソフト「ビルメンッLIGHT」 の手間がかかるため、入力ミスも めの事務担当の皆様。作業漏れや の特性、導入後の変化などです。 起こりやすく、また定期清掃や日 請求漏れなどの「うっかり忘れ」 〈特長１〉 常清掃以外にも点検や特別清掃を をしたことはありませんか？ 行う場合は半年・１年に１回とい 複雑なスケジュール管理に困っ ている、請求書・見積書を作成す るのに複数のソフトを使用してい データが連動するので 急な予定変更でも困りません ◆見積から作業予定管理 う周期ですので、日程に盛り込む ことを忘れてしまうケースも考え られます。 〈従来〉 る、営業スタッフとのデータ共有 通常、契約が決まったら、見積 がうまくできていないなど、ビル 書などをもとに顧客カードを作成 ①見積書 メン企業の経理業務はとても複雑 し、作業予定を立てていきます。 営業スタッフの技量に関係な だと思います。 エクセルデータを使用している場 く、見積書の作成がかんたんにで しかし、弊社のソフト「ビルメ 合、作業日程表の連動がうまくい きます。書式が統一され、データ ン ッLIGHT」 を 導 入 す れ ば、 見 きません。また、社で規定を設け の共有化も可能です。作業内容、 積入力はもちろん契約台帳管理、 ない限りは、作成者特有の書式や 金額、回数、年額などの入力項目 請求、入金、売掛残高など、事務 レイアウトを使用しているケース がありますので、外注先への発注 仕事で必要な最低限の機能がひと があり、統一することが難しくな 金額を入力することで粗利計算を つのソフトで実行できますので、 ります。 行い、収支の把握ができます。 作業能率が上がります。また、ビ 作業日程表は、エクセルのフィ ②契約台帳 ルメン企業に特化した専用ソフト ルター機能を用いて作成している 現場で行う作業、作業月、請求 なので、誰でもかんたんに、悩ま と思います。そこから、作業指示 額、外注先などを登録すること ず操作できます。 書や手順書を作成し、作業担当者 で、作業の実施状況や請求・入金 これからご紹介するのは、弊 に渡します。２度打ち、３度打ち 情報などが把握できます。また、 〈ビルメンッLIGHT〉 見積から作業予定までの主な流れ 〈従来〉 見積管理 Excel使用 ▲営業スタッフが個々で管理するため、 見積内容、進捗状況の共有が難しい 作業予定連絡 Excel使用 ▲お客様への翌月の作業予定表を作成 34 2015.07 契約情報管理 Excel使用 ▲受注確定した契約内容をもとに顧客 カードを作成。営業から業務へわたる 作業指示書・完了書 Excel使用 ▲作業担当者へ指示書と完了書を作成 作業予定管理 Excel使用 ▲顧客カードをもとに作成。月ごとに フィルターをかけて月間予定を確認 作業実施 ▲サインがついた完了書を業務へ提出。 紙ベースであるため進捗がわかりづらい 見積から作業予定までの主な流れ 〈ビルメンッLIGHT〉 ②契約台帳 ①見積書 ▲書式が統一されたフォーマットに入力。年額、月額見 積と用途に合わせられる。発注書・請書の印刷も可能 ▲見積書のデータと連動 しているため、自動作成 が可能。作業内容、請求 サイクルを登録すれば、 年間予定も容易に作成で きる ③作業日程表 ④予定連絡表 ▲フォーマットに作業 予定を入力すれば、お 客様、外注先にわたす 作業予定表が作れる ▲契約台帳のデータをもとに自動 で作成される。カレンダー画面に は、作業件数が表示される 見積書のデータと連携しているた 契約内容の変更、作業当日の急 ど、契約によって異なります。で め、特定の情報をコピーして登録 な予定変更があったとしても、か すから、誤って請求したり、請求 することもできますし、作業スケ んたんに修正ができます。データ 漏れするケースも起こりやすくな ジュールの漏れもなくなります。 に連動性がありますので、最低限 ります。 ③作業日程表 の打ち込み作業のみで反映されま おそらく、皆様のなかには複数 契約台帳から月間予定が自動で す。 のソフトを併用しているケースが 作成され、定期点検も確実にスケ 〈特長２〉 あると思います。販売管理ソフト ジュールされます。売上伝票、仕 をベースに請求書の発行、入金管 入伝票も自動的に作成されます。 作業日を入力すればカレンダー画 面に作業件数が反映されます。 特殊な請求条件でも 請求漏れが起こりません ◆請求・入金・支払管理 〈従来〉 理、支払管理などを行い、会計ソ フトで経理処理を行い、給与ソフ トで給与計算。さらに、販売管理 ④予定連絡表 エクセルなどバラバラに管理を ソフトと会計ソフトを使わないと 外注先向け、お客様向けに予定 すると、お金の管理はより複雑化 ころは、仕訳伝票を毎回手入力さ 連絡表を作成できます。規定の します。請求方法は、お客様によっ れているのではないでしょうか。 フォーマットがありますので、手 てさまざまで、実施ベースでの請 そこから、漏れがないように二重、 間もかかりません。 求や月割請求、年に数回の請求な 三重のチェックを行うとなると、 2015.07 35 ビルクリ 資機材 情 報 メーカーボイス 請求・入金・支払までの主な流れ 〈従来〉 売上・請求管理 販売管理ソフト使用 仕入・支払管理 販売管理ソフト使用 ▲請求対象であれば売上入力、請求書を 発行。売上伝票を入力する手間がかかる ▲請求書を確認して仕入入力。発注金額と 一致しているかわからないまま支払入力 収支管理 ▲売上・仕入の各データ、給与データを 確認し作成。手作業のため手間がかかる 給与管理 給与ソフト使用 ▲給与計算するためだけに給与ソフトを 使用しているケースも多い 入金管理 販売管理ソフト使用 ▲請求書内容と得意先からの入金内容を 確認し入金入力。売掛残高一覧表も作成 財務会計管理 会計ソフト使用 ▲会計システムに売上、仕入、入金、支 払の仕訳伝票を手入力 業務効率も非常に悪いものとなり 「ビルメンッLIGHT」を使用し トラクターを派遣しています。約 ます。 ていただければ、作業漏れ、請求 ２時間の講習を計３回行い、懇切 漏れというところが未然に防げる 丁寧に操作方法を指導いたしま ①仕入・売上伝票 ので、お客様からの信頼にもつな す。 作業日程表には、 「作業終了」 「請 がります。 初回の指導にあたったインスト 〈ビルメンッLIGHT〉 求」の列があります。作業終了に 〈特長３〉 ラクターは、その後もお客様の担 チェックを入れますと売上伝票が 当を継続させていただきます。そ 作成され、外注先に委託している 価格は安く サポート体制も充実です の会社に合わせたオプションを導 作業は仕入伝票がそれぞれ自動で 「ビルメンッLIGHT」は、エク 入しているケースがありますの 作成されます。入力の手間が省け セル作業に慣れている方ならすぐ で、スムーズに対応できるという ると同時に請求漏れ、誤請求も防 使えるよう、操作性が似ています。 観点からそのような体制を取って 止できます。 余分な機能を排除し、シンプルで います。 ②請求書発行 わかりやすさをモットーに改良を 簡単な操作方法に関しては、サ 年月、締日の指定で請求書の発 重ねました。そうすることで、他 ポート用のコールセンターにかけ 行ができます。 社との差別化を図り、なおかつ低 ていただければ、その都度、対応 ③収支管理 価格で製品をご提供できていま いたします。二重でフォローしま 売上伝票、仕入伝票の情報から す。 すので、不明点があっても安心し さまざまな分析帳票が出力できま また、パソコン１台で利用する す。営業業務から経理業務まです 場合は、スタンドアロン で使用 〈特長４〉 べてデータが連動しているため、 す る の で サ ー バ ー 機（Windows 業務の効率化と業務改善につなが Server）は不要です。それも低価 ります。 格要因の１つです。 弊社は、奉行シリーズと連携し ビルメンテナンス業は、年間契 弊社が１番こだわっているのが てソフト開発を行える認定の会 約が多い反面、請求のしかたが他 サポートの仕事です。お客様の目 業界と比べて特殊です。契約に 線に立って、お客様の困っている よって作業と売上を計上するタ ことを解消して、フォローすると イミングが違うため、作業スケ いうものです。 ジュールとは別に請求スケジュー 実 際 に「 ビ ル メ ン ッLIGHT」 ルの管理が必要になります。外注 を購入、もしくはリースを組んで へ委託する場合には仕入計上する いただいた方には、弊社からソフ タイミングも変わります。 トの説明をさせていただくインス 2015.07 てご利用いただけます。 ※ ※他の機器に依存せず単独で動作する環境を意味する 36 Excel使用 オプションでより便利に！ 経営分析も可能です シンプルなメニュー画面なのでわかりやすい 請求・入金・支払までの主な流れ 〈ビルメンッLIGHT〉 ①仕入・売上伝票 ②請求書発行 ③収支管理 ※給与奉行連携オプション ▲オプション機能ではあるが、「給与奉行」から人 件費を取り込むことも可能 〈特長５〉 ▲予定表の「完了」項目にチェック を入れれば、各伝票を自動作成 ▲年月、締日の指定で請求書の発 行が可能 作業能率アップをお約束！ データは会社の財産です 社です。ですから、「ビルメンッ 費や原価がかかっているか把握で 「ビルメンッLIGHT」は、お客 LIGHT」もОＢＣ勘定奉行と連 きます。 様からのクレームや問い合わせ内 携できます（有償オプションでО 経営分析が必要で、より詳細な 容、現場で撮影した写真を記録す ＢＣ給与奉行とも連携できます）。 データを揃えたいという方には、 ることもできます。顧客情報の も ち ろ ん、 「 ビ ル メ ン ッLIGHT」 「ビルメンッ with ОＢＣ商蔵奉 データ化、共有化は大事なことで だけでも使用は可能です。ただ、 行新ＥＲＰ連動版」がうってつけ す。データを蓄積することは、会 奉行シリーズと連携させること です。ビルメンテナンス・店舗清 社の財産にもなります。誰でも情 で、より便利なオプション機能が 掃業・浄化槽の維持管理・警備防 報を閲覧できることから、担当者 増えますので、さらに不自由する 災点検保守・エレベータエアコン がいない場合でも迅速に、なおか ことなく業務を行えます。 点検保守などの業務で利用できる つ同じような対応ができるという 例えば、給与奉行から給与デー 機能を追加したシステムです。 「О メリットもあります。 タを人件費として取り組むことが ＢＣ商蔵奉行」の標準システムが いままで複数のソフトを使用し できます。売上原価集計表では、 揃っていますので、経営分析には て作業を行っていましたら、弊 現場に対して月間でどれだけ人件 欠かせない製品です。 社のソフト「ビルメンッLIGHT」 をおすすめします。ひとつのソフ ビルメンッLIGHT＋OBC勘定奉行連携版価格表 トで分散していたものをまとめら （オプションでOBC給与奉行と連携） 項目名 ３ライセンス 600,000円 800,000円 サーバ側システムデータベース 設定費用 50,000円 50,000円 50,000円 50,000円 クライアント側ソフトインストール 動作設定 30,000円 60,000円 90,000円 165,000円 操作指導 ３回OBC（勘定奉行の 操作指導は含まれません） 150,000円 150,000円 150,000円 150,000円 問い合わせ 72,000円 156,000円 210,000円 320,000円 ㈱ビジネスコンピュータ 東京営業所 ソフト本体価格 ソフト年間保守料 合 計 902,000円 ５ライセンス １0ライセンス れるのが最大の魅力です。 １ライセンス 1,000,000円 1,500,000円 1,216,000円 1,500,000円 2,185,000円 詳細はこちらでご確認ください→http://stageflight.net/ 業務管理をシステム化したい会 社様は、まずは弊社までお気軽に お問い合わせください。 ＴＥＬ 03-5283-7651 ＵＲＬ http://www.believe.co.jp 2015.07 37
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