市長への手紙制度実施要綱

市長への手紙制度実施要綱
（趣旨）
第１条
この要綱は、市民本位の市政を推進し、もって開かれた市政の推進に寄
与することを目的に、市民等から市長あてに寄せられた市政に対する提案、意
見、要望等（以下「市長への手紙」という。）に関し、必要な事項を定めるも
のとする。
（定義）
第２条
この要綱において、「市長への手紙」とは、差出人が市内に在住、在勤、
又は在学の者で、住所、氏名、電話番号及びメールアドレス（市長へのメール
に限る。）が明記されているもののうち、次に掲げる方法により提出されたも
のをいう。
（１）様式第１号の市長への手紙によるもの
（２）市長へのファックスによるもの
（３）市長へのメールによるもの
（４）市長への親展文書など、その他市長あての文書
（市長への手紙ボックス等の設置）
第３条
様式第１号を常置するため、市長への手紙ボックスを市役所、市の主な
公共施設に設置する。
２
市長へのファックスを受け付けるため、専用のファクシミリを設置する。
３
市長へのメールを受け付けるため、蓮田市ホームページ内に市長へのメール
投稿フォームを設置する。
（市長への手紙の処理）
第４条
「市長への手紙」は、別に定める市長への手紙事務処理要領に基づき、
事務処理を行うものとする。
（受付）
第５条
「市長への手紙」は、総合政策部広報広聴課において受け付けるものと
する。
（回答方法）
第６条
受け付けた「市長への手紙」は、様式第２号の文書又はメールで差出人
へ、回答するものとする。
（回答基準）
第７条
前条の規定にかかわらず、受け付けた「市長への手紙」が次の各号のい
ずれかに該当するときは、回答しないものとする。
（１）回答が不要である旨の記載があるもの
（２）差出人の住所、氏名及び電話番号（メールの場合は、メールアドレス。
第８条第２号において同じ。）の情報が記載されていないもの
（３）
「市長への手紙」として回答した内容について、同一の差出人が再提案等
してきたもの
（４）個人若しくは団体等の誹謗、中傷に関すること、又は個人のプライバシ
ーを侵す内容が含まれるもの
（５）公序良俗に反するもの
（６）企業等の営利を目的とするもの
（７）宗教に関するもの
（８）書かれている内容が意味不明なもの
（９）差出人と市との間で係争中又は同案件について判決があったもの
（１０）差出人が市職員であるもの
（１１）前各号に掲げるもののほか、市長が回答不要と判断したもの
（市長への手紙の公表）
第８条
回答をした「市長への手紙」のうち、次の各号のいずれにも該当する場
合は、蓮田市ホームページにおいて手紙の内容（原文）及び氏名を公表するも
のとする。ただし、差出人が公表を了承しない、又は公表の意思確認がとれな
い場合は、公表をしないものとする。
（１）様式第１号又は蓮田市ホームページ内にある市長へのメール投稿フォー
ムを使用し、３６０字以内にまとめられているもの
（２）住所、氏名及び電話番号が、全て記入されているもの
（実施状況の公表及び公表期間）
第９条
「市長への手紙」の実施状況は、蓮田市ホームページに年度ごとに公表
するものとする。
２
前条及び前項の公表期間は、
「市長への手紙」を受け付けた日の属する年度と
翌年度までとする。
（その他）
第１０条
附
この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
則
（施行期日）
１
この要綱は、平成２８年１月１日から施行する。
（市長への手紙実施要領の廃止）
２
市長への手紙実施要領（平成１１年１月１日）は、廃止する。
様式第 1 号（第２条関係）
（表）
市長への手紙
この「市長への手紙」は、市民の皆さんから広くご意見・ご要望を伺い、それを
市政に反映することを目的としています。
日頃、皆さんが感じていること、気が付いたことなどを「手紙」に書いてお寄せ
ください。
この「手紙」の用紙は、市の主な公共施設の窓口においてあります。差し出す際
には、この用紙を一緒に設置してある「市長への手紙」専用封筒に入れたのち、切
手をはらずに郵便ポストに投函してください。
皆さんから寄せられた貴重なご意見・ご要望は、今後の市政を進めていく上での
大切な糧とさせていただきます。
蓮
田
市
長
ご意見・ご要望・ご提案を寄せられるかたへ〔提出される前に、必ずお読みください。〕
◆
手紙の内容について連絡等を差し上げる場合もありますので、住所・氏名・電話
番号の記入をお願いします。個人情報は、蓮田市個人情報保護条例に基づき適正に
管理いたします。
◆
個人または団体等の誹謗・中傷に関することや個人のプライバシーを侵す内容の
ものは、避けてください。できるだけ建設的なご提案などをお願いいたします。
◆
皆さんからいただいた手紙は、全て市長が拝見します。その後、内容により各担
当課に回送され、市の施策を進めていく上での参考にさせていただきます。
◆
受け付けた手紙には、回答しますが、次のいずれかに該当する場合は、回答しません。
(1)回答が不要である旨の記載があるもの
(2)差出人の住所、氏名及び電話番号（メールの場合は、メールアドレス）の情報
が記載されていないもの
(3)「市長への手紙」として回答した内容について、同一の差出人から再提案等し
てきたもの
(4)個人若しくは団体等の誹謗、中傷に関すること、又は個人のプライバシーを侵
す内容が含まれるもの
(5)公序良俗に反するもの
(6)企業等の営利を目的とするもの
(7)宗教に関するもの
(8)書かれている内容が意味不明なもの
(9)差出人と市との間で係争中又は同案件について判決があったもの
(10)差出人が市職員であるもの
(11)上記のほか、市長が回答不要と判断したもの
◆
回答した手紙のうち、次の要件を満たしている場合は、市ホームページで公表い
たします。
(1)本用紙を使用し、３６０字以内にまとめられているもの
(2)住所、氏名及び電話番号（メールの場合は、メールアドレス）の情報が、全て
記入されているもの
※公表内容は、次のとおりです。
・手紙の内容(原文)及び回答
・提案者の氏名
※なお、公表の意思の有無について、確認をさせていただきます。
・裏面件名欄の下にある意思確認欄に手紙の内容及び提案者の氏名の公表の了承
の有無について〇印を付け、右欄に署名をしてください。
〇問い合わせ先
蓮田市広報広聴課
☎768-3111 内線 209
（裏）
提出前に必ず表面の注意事項をお読みください
住
所
ふりがな
氏
電話番号
名
（件名）
について
意思確認欄
① 手紙の内容及び提案者の氏名のホームページでの公表を
了承する
署名欄
了承しない
様式第２号（第６条関係）
様
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度は｢市長への手紙｣をお寄せいただきありがとうございました。
なお、今後とも市民参加の市政運営に心がけて参りますので、ご意見がござ
いましたらご遠慮なくお寄せいただき、市政推進のため一層のご協力をお願い
申し上げます。
平成
年
月
日
蓮田市長
中
野
和
信
担当○○○○部〇〇○○課○○担当（係）
電話
０４８－７６８－３１１１(内線○○○)
ダイヤルイン
０４８－○○○－○○○○

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