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∞∞ Access特記事項 ∞∞

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∞∞ Access特記事項 ∞∞
■ テーブル設計
・テーブル機能 : データの格納先
特定の目的ごとに個別のテーブルを作成することにより、効率的なデータベースファイルが構築できる
・テーブルのビュー : ①データシートビュー : データの表示・追加・削除・編集を行うためのウィンドウ
②テーブルの構造の作成や変更を行うためのウィンドウ ※データの入力・表示はできない
・プロパティ = 属性
・キーボードF6 = データベース内の異なったパートにジャンプする。
・Alt+↓ = カーソルがある場所でドロップダウンリストを出すとき、選択は↓で。
Accessデータの記憶容量は、
・テーブルの入力手順 : 項目を入れる ⇒ データ型を選択する ⇒ 属性を選択する
Access2000の場合は2GBまで、
★テーブルの新規作成はデザインビューで作る。
Access97の場合は
・データベースのテーブル
1GBまで。
※但し作業領域を3割程度空けて
おかなければならない。
データの
集まり
商品マスター
★テーブルのフィールドは最大255個まで設定できる
・Accessの自動保存 : AccessはExcelなどと違って、入力したデータは自動保存される。
約束事として、MOやフロッピーなどの保存媒体を、Access起動中はPCから抜かない。
・OLEオブジェクトの挿入 : テーブルではできない。 ★フォームで行う。
・不正なデータの入力 : テーブル設計で設定した値
以外のものを入力した時には、
右のようなエラーメッセージが出る ⇒
・要らないデータの削除 : Deleteキーで。 ⇒ 右のような
確認のメッセ
ージが出る ⇒
・Accessでの作業のやり直し : 「元に戻す」ボタンは、Access2000までは1回のみ、Access2002からは3回。
・主キーの設定 : 個々のデータを識別する目印となるフィールドに設定する。
★値が重複しないフィールドに設定する (商品型番・会員番号・社員番号など)
★2つのフィールドをセットにして主キーを設定することもできる。
A
B
C
★主キーを設定したフィー
ルドは、Access上で一番強
いので、データ入力時に数
字が前後していても、一旦
閉じて再び開くと、昇順に
並べ替えられる
1001
1001
1001
2行を選択し
て、主キーボ
タンを押す
∞∞ Access特記事項 ∞∞
・重複データの入力 ⇒ 主キーを設定したフィールドに、
同じ値を入力すると、右のような
エラーメッセージが出る ⇒
★リレーショナルデータベースの
機能の一つ。これによって、
データにセキュリティをかけている
・テーブルデザインの説明 : テーブルのデザインビューで、説明欄に入れた内容は、データシートビューの左下
に表示される。
<データシートビュー>
<デザインビュー>
・プロパティ(=属性)の設定 : 細かい設定をする時は入力画面(データシートビュー)からは一切出来ない。
⇒ デザインビューのプロパティにて行う。
★プロパティの設定の再には、テキストボックスより左の項目名をクリックして選択する
・ビルドボタン[・・・] : 属性を設定する際のお助け画面 ⇒ クリック ⇒ それぞれのウィザードが起動する
・住所支援ウィザードの[カスタマバーコードデータを入力する] : Accessをカスタムインストールしなければ使えない
・定型入力 : <定型入力>プロパティはデータ入力時の書式を設定するものである。
★ [000¥-0000] の[-¥] ⇒ 「¥」の後ろの「-」を無効にする
「-」を含めてデータとしてテーブルに保存させたい場合は
この定型入力の設定を解除しておく。
(住所ラベル出力時などには設定しておくと便利)
・ふりがなプロパティの設定 : 必ず漢字側のプロパティで設定する。
・IME入力モードプロパティの設定 : テキストで設計されたフィールドに、電話番号や郵便番号などを入力する際は、
IME入力モードプロパティをオフにする。
※但しATOKなどを使っている場合は使えない。
∞∞ Access特記事項 ∞∞
・ネットワークを通じて、共有フォルダからデータをコピーする :
①デスクトップの
マイネットワーク
アイコンをクリック
②共有フォルダをダブルクリックで開く
③Access1のフォルダを選択して右クリックし、
[送る]-[マイドキュメント]を選ぶ
⇒ コピーされる
・データのインポート : Excelで作成したデータや他のAccessファイルを、Accessのテーブルにコピーすることができる。
⇒ テーブルを閉じた状態で、[ファイル]−[外部データの取り込み]をポイントし、[インポート]を
クリックする。
★インポート : データのコピーであり、元データと連動していない別のデータとなる
(Excel/Access/Wordなど色々なデータからインポートが可能)
テーブルのリンク : 元データと連動させてコピーする。データの管理が1箇所で済むという利点がある
(ExcelかAccessのデータのみ、Excelデータとのリンクの場合はExcelの制限を受ける)
【データインポート時の注意点】
①フィールド名は全く同じでなければならない
②Excelデータの先頭列・先頭行にタイトルや見出しがあるとだめ
③Access側にないフィールドがExcel側にあるとだめ
④空白列と空白行があるとだめ
⑤空白セルがあるとだめ
※先頭行をフィールド名として使う場合は、特に①②③に留意する。
・複数のワークシートがあるExcel
Bookからインポートする際は、イン
ポートウィザードの第1画面に、
ワークシート選択の画面が出てく
る。
・オートナンバー型フィールドは、
Excel側にフィ ルドがなくてもよ
・オートナンバー型の設定 :
※オートナンバー型が
設定されると、連番が
自動的に入力されるので
便利だが、レコードを
削除すると欠番になる
ので、注意!
<新規レコードの値>
①インクリメント型:1か
ら連番で入力される
②ランダム型:空いてる
番号がランダムに入力
される
∞∞ Access特記事項 ∞∞
・リレーションシップの設定 : 借りてくる側のテーブルを真中に置く
★最終的に手をつなぐ関係を考えてテーブルを配置する
同じフィールド同士をドラッグでつなぐ ⇒ リレーションシップウィンドウが出てくる
★「参照整合性」にチェックを入れる
どちら側から持って
いっても、主キーが設
定されている方のテー
ブルが左側(=1側)に
出てくる。
データにセキュリティを
かける(データの矛盾を
チ
ェックしてくれる機能)
ために、必ず「参照整合
性」にチェックを入れ
る。
下のように、自動的につなぎ線が表示される
★1側:主キー側
データを貸す側
★他側:外部キー側(主キーを設定していない側)
データを借りる側
主キーを持つテーブルの方を主テーブル
又はマスターテーブルと呼ぶ
外部キー側テーブルを関連テーブル(リレーションテーブル)
又はトランザクションテーブルと呼ぶ
・リレーションシップの印刷 : Access2000から、リレーションシップをレポート形式で印刷することができる
①[ファイル]−[リレーションシップの印刷]を選択する
②下記のように、レポート形式で印刷される
∞∞ Access特記事項 ∞∞
■ クエリ機能
・クエリの新規作成はデザインビューで : クエリを新規作成するときは、必ずデザインビューで行う。
・「1側」と「他側」フィールドの違い : 「1側」は貸す方で、「他側」は借りる方。
リレーションシップを設定したら、貸す方の1側フィールドを持つテーブルには、
どこに貸しているかを示す+ が出る。
⇒ 展開すると、そのフィールドを抽出したデータが表示される。
※他側フィールドしかないテーブルには+ はつかない。
・クエリ新規作成時のテーブルの表示 : 間違って同じテーブルを2つ以上出してしまった時は、
↓
①右クリックで「テーブルの削除」、
②選択して「Delete」キーで消す
・フィールド項目を追加する3つの方法 : ①フィールド名をダブルクリックする ⇒ 順序を考えながら配置したい時
※後ろに追加される
②ドラッグする ⇒ 前に追加される。
※順序を考えない時は、テーブル名のバーをダブルクリックすると、
全項目が選択されるので、それをそのままドラッグすると効率的。
③ドロップダウンリスト ⇒ 間違って変更する場合によく使う方法。
・ダイナセット : クエリを実行して必要なフィールドのみが表示されたもの
・クエリのビューの切り替え : 結果の確認は、データシートビューへの切り替えでもできるが、最新の情報が
流れないので、必ずツールボタンの ! (実行キー=上から流す)で行うようにする。
・クエリでの並べ替え : 並べ替えは、データシートビューの昇順・降順の並べ替えツールボタンでもできるが、
その方法で並べ替えると、後々変なデータが残ってしまうので、
デザインビューの並べ替えで設定する。
★ 並べ替えの設定は10箇所まで。
★ 並べ替えの優先順位は、左側の項目から。
★ アイウエオ順の並べ替え : 氏名・会社名などをアイウエオ順で並べ替えたい時は、
必ずフリガナフィールドを作って、フリガナフィールドにて
並べ替えを設定する。(不要ならば非表示にする)
・クエリ項目の非表示 : データシートビューで確認する際に不要な項目は、表示の V をはずす。
このように⇒
表示されない
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