∞∞ Access特記事項 ∞∞

∞∞ Ａｃｃｅｓｓ特記事項 ∞∞
■ テーブル設計
・テーブル機能：データの格納先
特定の目的ごとに個別のテーブルを作成することにより、効率的なﾃﾞｰﾀﾍﾞｰｽﾌｧｲﾙが構築できる
・テーブルのビュー： ①データシートビュー：データの表示･追加･削除･編集を行うためのウィンドウ
②テーブルの構造の作成や変更を行うためのウィンドウ ※データの入力･表示はできない
・プロパティ＝属性
・キーボードF6 ＝データベース内の異なったパートにジャンプする。
・Alt＋↓ ＝カーソルがある場所でドロップダウンリストを出すとき、選択は↓で。
Accessデータの記憶容量は、
・テーブルの入力手順：項目を入れる ⇒ データ型を選択する ⇒ 属性を選択する
Access2000の場合は2GBまで、
★テーブルの新規作成はデザインビューで作る。
Access97の場合は
・データベースのテーブル
1GBまで。
※但し作業領域を３割程度空けて
おかなければならない。
ﾃﾞｰﾀの
集まり
商品マスター
★テーブルのフィールドは最大255個まで設定できる
・Accessの自動保存： AccessはExcelなどと違って、入力したデータは自動保存される。
約束事として、MOやフロッピーなどの保存媒体を、Access起動中はＰＣから抜かない。
・OLEオブジェクトの挿入：テーブルではできない。 ★フォームで行う。
・不正なデータの入力：テーブル設計で設定した値
以外のものを入力した時には、
右のようなｴﾗｰﾒｯｾｰｼﾞが出る ⇒
・要らないデータの削除： Deleteキーで。 ⇒ 右のような
確認のメッセ
ージが出る ⇒
・Accessでの作業のやり直し：「元に戻す」ボタンは、Access2000までは１回のみ、Access2002からは３回。
・主キーの設定：個々のデータを識別する目印となるフィールドに設定する。
★値が重複しないフィールドに設定する（商品型番･会員番号･社員番号など）
★２つのフィールドをセットにして主キーを設定することもできる。
A
B
C
★主キーを設定したフィー
ルドは、Access上で一番強
いので、データ入力時に数
字が前後していても､一旦
閉じて再び開くと、昇順に
並べ替えられる
1001
1001
1001
2行を選択し
て、主キーボ
タンを押す
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・重複データの入力 ⇒ 主キーを設定したフィールドに、
同じ値を入力すると、右のような
エラーメッセージが出る ⇒
★リレーショナルデータベースの
機能の一つ。これによって、
データにセキュリティをかけている
・テーブルデザインの説明：テーブルのデザインビューで、説明欄に入れた内容は、データシートビューの左下
に表示される。
<データシートビュー>
<デザインビュー>
・プロパティ（＝属性）の設定：細かい設定をする時は入力画面（ﾃﾞｰﾀｼｰﾄﾋﾞｭｰ)からは一切出来ない。
⇒ デザインビューのプロパティにて行う。
★プロパティの設定の再には、ﾃｷｽﾄﾎﾞｯｸｽより左の項目名をｸﾘｯｸして選択する
・ビルドボタン[･･･] ：属性を設定する際のお助け画面 ⇒ クリック ⇒ それぞれのウィザードが起動する
・住所支援ｳｨｻﾞｰﾄﾞの[カスタマバーコードデータを入力する] ： Accessをカスタムインストールしなければ使えない
・定型入力： <定型入力>プロパティはデータ入力時の書式を設定するものである。
★ [000¥-0000] の[-¥] ⇒ 「¥」の後ろの「-」を無効にする
「-」を含めてデータとしてテーブルに保存させたい場合は
この定型入力の設定を解除しておく。
（住所ラベル出力時などには設定しておくと便利）
・ふりがなプロパティの設定：必ず漢字側のプロパティで設定する。
・ＩＭＥ入力モードプロパティの設定：テキストで設計されたフィールドに、電話番号や郵便番号などを入力する際は、
IME入力モードプロパティをオフにする。
※但しATOKなどを使っている場合は使えない。
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・ネットワークを通じて、共有フォルダからデータをコピーする：
①ﾃﾞｽｸﾄｯﾌﾟの
ﾏｲﾈｯﾄﾜｰｸ
ｱｲｺﾝをｸﾘｯｸ
②共有フォルダをダブルクリックで開く
③Access1のフォルダを選択して右クリックし、
[送る]-[マイドキュメント]を選ぶ
⇒ コピーされる
・データのインポート： Excelで作成したデータや他のAccessファイルを、Accessのテーブルにコピーすることができる。
⇒ テーブルを閉じた状態で、[ファイル]−[外部データの取り込み]をポイントし、[インポート]を
クリックする。
★インポート：データのコピーであり、元データと連動していない別のデータとなる
（Excel/Access/Wordなど色々なデータからインポートが可能）
ﾃｰﾌﾞﾙのリンク：元ﾃﾞｰﾀと連動させてコピーする。ﾃﾞｰﾀの管理が１箇所で済むという利点がある
（ExcelかAccessのデータのみ、Excelデータとのリンクの場合はExcelの制限を受ける）
【データインポート時の注意点】
①フィールド名は全く同じでなければならない
②Excelデータの先頭列･先頭行にタイトルや見出しがあるとだめ
③Access側にないフィールドがExcel側にあるとだめ
④空白列と空白行があるとだめ
⑤空白セルがあるとだめ
※先頭行をフィールド名として使う場合は､特に①②③に留意する。
・複数のワークシートがあるExcel
Bookからインポートする際は、イン
ポートウィザードの第１画面に、
ワークシート選択の画面が出てく
る。
・オートナンバー型フィールドは、
Excel側にフィルドがなくてもよ
・オートナンバー型の設定：
※オートナンバー型が
設定されると、連番が
自動的に入力されるので
便利だが、レコードを
削除すると欠番になる
ので、注意！
<新規ﾚｺｰﾄﾞの値>
①インクリメント型：1か
ら連番で入力される
②ランダム型：空いてる
番号がランダムに入力
される
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・リレーションシップの設定：借りてくる側のテーブルを真中に置く
★最終的に手をつなぐ関係を考えてテーブルを配置する
同じフィールド同士をドラッグでつなぐ ⇒ ﾘﾚｰｼｮﾝｼｯﾌﾟｳｨﾝﾄﾞｳが出てくる
★「参照整合性」にチェックを入れる
どちら側から持って
いっても､主キーが設
定されている方のテー
ブルが左側（＝１側）に
出てくる。
データにセキュリティを
かける（データの矛盾を
チ
ェックしてくれる機能）
ために、必ず「参照整合
性」にチェックを入れ
る。
下のように、自動的につなぎ線が表示される
★１側：主キー側
ﾃﾞｰﾀを貸す側
★他側：外部キー側（主キーを設定していない側）
ﾃﾞｰﾀを借りる側
主キーを持つテーブルの方を主テーブル
又はマスターテーブルと呼ぶ
外部キー側テーブルを関連テーブル（ﾘﾚｰｼｮﾝﾃｰﾌﾞﾙ）
又はトランザクションテーブルと呼ぶ
・リレーションシップの印刷： Access2000から、リレーションシップをレポート形式で印刷することができる
①[ファイル]−[ﾘﾚｰｼｮﾝｼｯﾌﾟの印刷]を選択する
②下記のように、レポート形式で印刷される
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■ クエリ機能
・クエリの新規作成はデザインビューで：クエリを新規作成するときは､必ずデザインビューで行う。
・「１側」と「他側」フィールドの違い：「１側」は貸す方で、「他側」は借りる方。
リレーションシップを設定したら、貸す方の１側フィールドを持つテーブルには、
どこに貸しているかを示す＋が出る。
⇒ 展開すると、そのフィールドを抽出したデータが表示される。
※他側フィールドしかないテーブルには＋はつかない。
・クエリ新規作成時のテーブルの表示：間違って同じテーブルを２つ以上出してしまった時は、
↓
①右クリックで「テーブルの削除」、
②選択して「Delete」キーで消す
・フィールド項目を追加する３つの方法： ①フィールド名をダブルクリックする ⇒ 順序を考えながら配置したい時
※後ろに追加される
②ドラッグする ⇒ 前に追加される。
※順序を考えない時は、テーブル名のバーをダブルクリックすると､
全項目が選択されるので、それをそのままドラッグすると効率的。
③ドロップダウンリスト ⇒ 間違って変更する場合によく使う方法。
・ダイナセット：クエリを実行して必要なフィールドのみが表示されたもの
・クエリのビューの切り替え：結果の確認は､データシートビューへの切り替えでもできるが、最新の情報が
流れないので、必ずツールボタンの！（実行キー＝上から流す）で行うようにする。
・クエリでの並べ替え：並べ替えは、データシートビューの昇順･降順の並べ替えﾂｰﾙﾎﾞﾀﾝでもできるが、
その方法で並べ替えると、後々変なデータが残ってしまうので、
デザインビューの並べ替えで設定する。
★ 並べ替えの設定は１０箇所まで。
★ 並べ替えの優先順位は、左側の項目から。
★ アイウエオ順の並べ替え：氏名･会社名などをアイウエオ順で並べ替えたい時は、
必ずフリガナフィールドを作って、フリガナフィールドにて
並べ替えを設定する。（不要ならば非表示にする）
・クエリ項目の非表示：データシートビューで確認する際に不要な項目は、表示の V をはずす。
このように⇒
表示されない

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