平成 23 年 9 月 8 日お客様各位東海電子株式会社「メールアドレスの流出」に関するお詫びとご報告謹啓平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。さて、お客様におかれましては、既に弊社ホームページならびに電子メール等におきまして、お詫びとお知らせを差し上げているところでございますが、このたびの、お客様のメールアドレスの流出インシデントにつきまして、関係されたお客様には多大なるご迷惑とご心配をおかけしておりますことを、改めまして心よりお詫び申し上げます。今回のインシデントに関しまして、原因究明ならびに再発防止に向けて、全社を挙げて早急に取り組んでおりますが、平成 23 年 9 月 6 日 18 時頃に、弊社ホームページならびに電子メールにて、お知らせとご報告をさせていただきました以降の、社内調査結果と今後の対応策等につきまして、本日改めてご報告をさせていただきます。 ■ 経緯平成 23 年 9 月 6 日 (火曜日)15 時 53 分頃、弊社のお客様に宛てまして、「飲酒運転撲滅＆労務リスク回避セミナー」についてご案内する電子メールをお送りした際に、送信操作における不手際により、本来は BCC（ブラインド・カーボン・コピー）機能を利用し、お客様の電子メールアドレスが、他のお客様に表示されない設定をしなければならないところ、誤って CC（カーボン・コピー）にお客様の電子メールアドレスを設定してしまいました。社内作業手順では、多数のお客様宛に電子メールを送信する場合においては「送信準備作業者」とは別の者が「送信確認者」として送信前に設定状況等の再確認を行うこととなっておりますが、今回はこの「再確認作業」は実施したものの、電子メールアドレスの設定個所の「再確認作業」が不十分であった結果、そのまま電子メールが送信され、他のお客様の電子メールアドレスが表示された状態で送信されてしまいました。なお、お客様の電子メールアドレスが表示された状態で配信された電子メールは以下の 1 通であります。＊＊＊配信時刻： Tue Sep 06 15:53:12 発信者：東海電子事務局（配信元：[email protected]）タイトル：【東京・千葉・埼玉・神奈川県内の運輸事業者様へ】セミナーのご案内また、該当する電子メールアドレスにつきましては、弊社の営業担当やお客様担当の従業員が、過去に展示会、セミナー等の営業活動におきまして、名刺交換をさせていただいたお客様（東京都、千葉県、埼玉県、神奈川県）が該当いたします。 ■ 表示内容お客様の電子メールアドレスが宛先欄に表示されておりました。その他の情報は流出しておりませんでした。 ■ 対象件数流出した電子メールアドレスを調査特定した結果、合計 2,331 件が該当しておりました。＊東京都（1339 件）、千葉県（192 件）、埼玉県（333 件）、神奈川県（467 件）＊ 2,331 件中、未着件数（356 件）平成 23 年 9 月 7 日 15 時 00 分現在＊上掲の「未着件数」とは、弊社より電子メールを送信した結果、何らかの理由によりいわゆる「宛先不明」としてリターン（戻り）となった電子メール件数となります。 ■ お客様へのご対応状況現在までのところ、電子メールアドレスの不正使用の事実は確認されておりません。なお、当該電子メールをお送りしたお客様には、平成 23 年 9 年 6 日 (火曜日)18 時頃より、電子メールアドレスが表示されてしまいましたお詫びと共に、受け取られたメールの削除をお願いするご連絡をさせていただいております。平成 23 年 9 月 7 日 15 時 00 分現在＊電子メールによるお問合わせ＊お電話によるお問合わせ本件に関するお問合わせ件数は以下のとおりです。 9件 2件合計 11 件＊合計 11 件中、配信停止のご連絡 8件＊合計 11 件中、流出範囲に関するお問合わせ 1 件＊合計 11 件中、その他のお問合わせ 2件 ■ 今後の対策について ① 電子メールを利用して多数のお客様にご案内やお知らせを送信する方法（いわゆる「メールマガジン」）につきましては、現在利用中のソフトウェアを見直し、更に安全性の高いソフトウェアに切り替えを行うことといたします。具体的には、メール配信専用システム（ASP 方式または社内サーバインストール方式）を使用することといたします。 ② 電子メールを利用して多数のお客様にご案内やお知らせを送信する際には、送信準備および送信時の確認方法の見直しを行い、従来の確認手順のみに依存せず「送信準備作業者」と「送信確認者」の目視、指差し確認、システム的確認等による重複確認を徹底して実施することといたします。具体的には、従前は「送信準備作業者」と「送信確認者」の計 2 名体制で確認を行っておりましたが、今後は「送信確認者」を更に複数名とすること、また確認作業手順の多重化（人的およびシステム的）による重複確認を行うことといたします。 ③ 上記の①および②の対策が完了し、社内における安全性の確認が完了するまでの期間、電子メールを利用して多数のお客様に、弊社製品、商品、各種サービスのご案内やお知らせを送信することを見合わせることといたします。 ④ なお、今後の①～③の進捗につきましては、弊社ホームページ上で随時ご案内をさせていただく予定でございます。 ■ お客様へのお願い重ねてのお願いで大変恐縮でございますが、今一度、ご利用中の電子メールソフトウェア（メーラー）のご確認をお願いいたします。なお、本件に該当いたします電子メールを受信されておりますお客様におかれましては、重ねてのお願いとなり大変にお手数ではございますが、削除作業をお願いいたします。 ■ 本件に関するお問い合わせ先・東海電子株式会社営業推進部営業企画グループ（静岡県富士市厚原 247-15）・TEL： 0545-67-8989 ・FAX： 0545-67-8900 ・E-mail：[email protected] このたびは、大切なお客様に多大なるご迷惑とご心配をおかけいたしますこと、重ねましてお詫び申し上げます。弊社といたしましては、今後同様のインシデントの防止に努めるべく、社内の情報管理体制の更なる強化、電子メールアドレスを含む、情報取り扱いの再教育を徹底して行う所存でございますゆえ、今後ともご愛顧の程よろしくお願い申し上げます。謹白