コミプラ割り振り会議のガイドライン このガイドラインは、学生の自治による公平・平等なコミュニケーション・プラザ北館の 利用を目的として、割り振り会議の運営方針一般を定めるものである。 目次 1 年間予約制度の制定 2 2 年間予約団体の資格授与 2 2.1 前年度の年間予約団体の年間予約参加の条件 . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 2.2 新規に年間予約を申請する団体の年間予約参加の条件 . . . . . . . . . . . . 2 2.3 ペナルティの算定方法 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 年間予約団体の義務 3 3.1 会議への出席 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 3.2 一般団体との交渉 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 年間予約コマの制限 3 4.1 年間予約コマ全体に関する制限 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 4.2 実質利用コマ数による 1 団体における制限 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 4.3 実質利用コマ数の算定方法 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 4.4 その他の制限 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 一般団体の年間予約コマへの予約申請 4 5.1 事前交渉があった場合 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 5.2 事前交渉がなかった場合 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 6 事前交渉の時点で交渉が決裂した場合の優先順位 5 7 年間予約会議において交渉が決裂した場合の優先順位 6 3 4 5 1 年間予約制度の制定 1 コミプラ割り振り会議設置の経過を踏まえ、年間計画の下のサークル運営を支援するた め、年間予約制度を制定する。年間予約を行う団体を年間予約団体と呼ぶ。年間予約団体 は、コミュニケーション・プラザ北館の貸出教室の割り振り全体に対する責任を負う。 年間予約団体の資格授与 2 新年度の年間予約の資格を以下のように定める。 2.1 前年度の年間予約団体の年間予約参加の条件 前年度の年間予約団体は、新年度も継続して年間予約を行う権利を有する。ただ し、前年度の 2 月から同 1 月までのペナルティの合計回数が 3 回以上となった場合 には、その権利を取り消す。ペナルティの算定方法は、2.3 節に記す。 2.2 新規に年間予約を申請する団体の年間予約参加の条件 割り振り会議に 12 ヶ月以上連続して出席し、継続的にコミプラを利用した実績の ある団体は、新規に年間予約を申請する権利を有する。ただし、前年度の 2 月から 同 1 月までのペナルティの合計回数が 3 回以上となった場合には、その権利を取り 消す。ペナルティの算定方法は、2.3 節に記す。 なお、前々年度以前に年間予約を行っていた団体でも、前年度に年間予約を行って いない場合は、新規団体とみなすこととする。 2.3 ペナルティの算定方法 割り振り会議におけるペナルティとは、毎月の割り振り会議及び年に 1 度の年間予 約会議の無断欠席 1 回につき 1 ペナルティ、コミプラの事前予約の停止及び利用停 止 1 ヶ月につき 1 ペナルティ、割り振り会議への遅刻 1 回を 0.5 ペナルティとして 換算されるものである。年間予約団体は、コミプラ利用停止により事前予約ができ ない場合でも、割り振り会議には出席しなければならない（3.1 節） 。また、それ以 2 外にもコミプラの利用状況や会議への出席態度などによっては、議長の裁量で上記 の合計に加算される場合がある。 年間予約団体の義務 3 年間予約団体は、年間を通じた優先予約を行うことができる。ただし、優先予約を行っ た団体は以下の義務を負い、その義務を履行しなかった場合には、議長の判断によりペナ ルティが付加される。また、議長は年度途中であっても、義務の履行状況に応じて、当該 団体の年間予約を取り消すことができる。 3.1 会議への出席 コミプラ割り振り会議が主催する全会議に出席し、会議運営の維持に努めること。 このとき、コミプラ利用停止により事前予約ができない場合でも、別の議題に関す る意見を募る場合があるため、割り振り会議には出席しなければならない。ただ し、職員団体及び、合宿や総会等やむを得ない事情で欠席する場合は、交渉ができ るような内容の伴った文書を提出することで代替できることとする。文書は事前に 提出し、交渉可能な状態にしておくこと。無断欠席の場合は、前述のペナルティが 付くほか、他団体が申請していた場合にはその団体に予約が優先される。 3.2 一般団体との交渉 年間予約団体は、事前予約の段階で交渉を持ちかけられた場合には、ほかの活動場 所を探すなど、これに誠実に応じなければならない。この段階で交渉が決裂した場 合の優先順位については、6 章に記す。交渉の結果は、譲った場合、譲れなかった 場合のいずれにせよ、その内容を必ず議長に報告すること。 4 年間予約コマの制限 コミプラ利用団体の増加及び年間予約申請団体の増加状況をふまえ、年間予約可能な枠 を以下のように制限する。 3 4.1 年間予約コマ全体に関する制限 利用可能なコミプラの全部屋に対し、同じ曜日・同じ時限において年間予約が占め ることの出来る部屋は、最大 6 部屋までとする。この段階で、年間予約申請団体同 士の交渉が決裂した場合の優先順位については、7 章に記す。 4.2 実質利用コマ数による 1 団体における制限 1 団体につき、年間予約ができるのは 10 利用コマまでとする。実質利用コマ数の 算定方法は、4.3 節に記す。ただし、各団体は、割り振り会議運営の補佐役として 総務を 1 人以上供出することで、最大 2 利用コマ分の枠を広げることができること とする。 4.3 実質利用コマ数の算定方法 実質利用コマとは、 「全ての VI 限」 、 「土日の I 限及び昼を除いた各時限」の 1 コマ を 2 利用コマとし、「そのほかの各時限・各部屋」の 1 コマを 1 利用コマとして、 換算されるものである。 4.4 その他の制限 上記のほかにも、年間予約の本来の目的にそぐわないと議長が判断した場合には、 年間予約コマの申請を受け付けない場合がある。また、申請を受けた場合でも、議 長の判断によって年度の途中に年間予約を取り消す場合がある。 5 一般団体の年間予約コマへの予約申請 一般団体が年間予約コマに事前予約の申請を行う場合、当日の会議の円滑な進行のため に、割り振り会議の前に年間予約団体との事前交渉を行う必要がある。 4 5.1 事前交渉があった場合 一般団体からの事前交渉があった場合には、年間予約団体は 3.2 節の義務によって、 誠実な対応をしなければならない。事前交渉の結果、予約を譲ってもらった非年間 予約団体は、そのコマに関しては年間予約団体と同等の扱いを受ける。その後、会 議までに別の団体から事前交渉があった場合には、譲り受けた団体と申請団体との 交渉となる。この段階で交渉が決裂した場合の優先順位については、6 章に記す。 5.2 事前交渉がなかった場合 事前交渉を行わずに事前予約を申請した場合の交渉については、基本的には年間予 約が優先されるが、当該年間予約団体の裁量によっては交渉が可能である。 6 事前交渉の時点で交渉が決裂した場合の優先順位 事前交渉においては、各団体が学館・キャンプラ及び 5, 7 号館などの学内代替施設や、 学外の施設を予約するなどの努力を行って、穏便に交渉されることが望ましい。ただし、 どうしても団体間の交渉で決着がつかない場合には、以下の優先順位に基づいて議長が割 り振りを決定する。 1. 年間予約団体で公演などの重要行事から 1 ヶ月以内の年間予約、もしくは一般団体 で公演などの重要行事から 2 週間以内の事前予約申請は最優先される。ただし、公 演の日程は、年間予約団体は年間予約申請書提出の際に、一般団体は事前交渉が決 裂した際に割り振り議長に告知し、事前に合意の上での割り振りが行われるように 努力しなければならない。また、登録できる重要行事の数は年度内 2 回までとす る。一般団体がこの理由で優先的にとれるコマ数は、コミプラの規則の範囲内かつ 1 週間に 1 回かつ連続する 3 コマまでを目安とする。 2. 交渉の決着がつかない場合は、東京大学教養学部に所属する学生・院生・研究生・ 教職員の人数、重要行事の優先などにより他団体に譲ったコマ数、同窓会館の廃止 によって活動場所が失われた経緯などを勘案し、議長が決定する。 5 3. 上記の優先順位に関わらず、議長は部屋の割り振りを最終的に決定する権利を有す る。 7 年間予約会議において交渉が決裂した場合の優先順位 4 章に記す制限の下で、複数の団体の年間予約コマ申請が被った場合には、各団体が代 替施設の検討、活動計画の見直しなどの努力を行って、穏便に解決されることが望まし い。ただし、どうしても団体間の交渉で決着がつかない場合には、以下の優先順位に基づ いて議長が割り振りを決定する。 1. 年間予約会議で部屋取りの交渉が決裂した場合には、2.3 節によるペナルティの合 計数が少ない団体を優先する。 2. それでも決着がつかない場合には、このガイドラインの履行状況、年間予約コマが 平日・土日の内に占める曜日の数及び総予約コマ数、東京大学教養学部に所属する 学生・院生・研究生・教職員の人数、同窓会館の廃止によって活動場所が失われた 経緯などを勘案し、議長が決定する。 3. 上記の優先順位に関わらず、議長は年間予約の割り振りを最終的に決定する権利を 有する。 6 2014年度 年間予約 音楽実習室 曜日 月 火 水 木 金 土 日 1 2 昼 3 4 5 応援部吹奏楽 柏葉会 ブラアカ フィロムジカ ブラアカ フィロムジカ ブラアカ フィロムジカ 柏葉会 フィル 柏葉会 フィル 柏葉会 フィル 2 昼 3 4 5 競技ダンス 6 ブラアカ 応援部吹奏楽 柏葉会 ブラアカ コルアカ 柏葉会 フィル 舞台芸術実習室 曜日 月 火 水 木 金 土 日 1 あらぐさ 応援部吹奏楽 競技ダンス あらぐさ フォイヤー 6 競技ダンス フラメンコ ユリゼン フラメンコ 競技ダンス あらぐさ フォイヤー 4 5 6 ユリゼン Clavis Clavis Clavis あらぐさ 応援部吹奏楽 2 昼 3 多目的教室 曜日 月 1 火 民族舞踊 水 レティツィア 木 ノンリニア 民族舞踊 金 土 歌劇団 日 歌劇団 歌劇団 歌劇団 身体運動実習室１、２ 曜日 月 1 2 昼 3 4 5 競技ダンス部 火 6 職員太極拳 競技ダンス部 コルアカ FreeD 水 コーロソーノ コーロソーノ 鹿島神流 FreeD 競技ダンス部 D-act FreeD D-act 銀杏会 競技ダンス部 D-act FreeD 奇術愛好会 コルアカ 奇術愛好会 銀杏会 D-act コルアカ D-act 銀杏会 昼 3 4 5 6 からだを問うゼミ 鹿島神流 木 金 土 日 奇術愛好会 奇術愛好会 身体運動実習室３ 曜日 月 火 水 木 金 土 日 1 2 空手部 気錬会 気錬会 気錬会 躰道部 躰道部 気錬会 応援部吹奏楽 躰道部 ◆事務室補足 年間予約の入っているコマを事前予約で申請したい場合、割り振り会議に先立って、年間予 約団体と交渉をすることで、そのコマを譲ってもらえることもあります。 年間予約団体には、他団体との交渉に快く応じ、また他団体が不便を被らないように代替施 等を紹介する責務があります。特にイベントの開催や大会直前の練習などで、ぜひとも年間予 約コマを利用したいといった場合には、積極的に事前交渉をすることをおすすめします。 なお、年間予約団体の連絡先は事務室ではなく、割り振り議長（[email protected]）ま でお問いあわせください。
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