download

M0414 Analisa Sistem
Informasi
PERANCANGAN PROSEDUR
DATA ENTRI
01 Feb 2005
1
PERANCANGAN PROSEDUR
DATA ENTRI

Tujuan :


Memastikan bahwa data yang dimasukkan ke
dalam sistem adalah akurat
Dicapai dengan



Pengkodean yang efektif dan efisien
Penangkapan dan pemasukan data yang efektif
dan efisien
Menjamin kualitas melalui validasi
01 Feb 2005
2
Pengkodean yang efektif
Tujuan Pengkodean :
 Memelihara suatu urutan
 Simple Sequence Code
 Alphabetic Derivation Code
 Mengklasifikasi informasi
 Classification Code
 Block Sequence Code
 Menyamarkan / menjadikan informasi
 Cipher Code
 Mengungkapkan informasi
 Significant-Digit Subset Code
 Mnemonic Code
 Meminta aksi yang tepat
 Function Code
01 Feb 2005
3
Pedoman Umum Pengkodean








Ringkas
Stabil
Unik
Dapat diurutkan (sortable)
Hindari kode yang membingungkan
Seragam
Dapat dimodifikasi
Mempunyai arti
01 Feb 2005
4
Simple Sequence Code



Pemberian nomor urut
Tidak ada hubungan antara nomor urut dengan data yang
diberi nomor tsb
Lebih baik dari pengkodean acak


Eliminasi pemberian kode yang sama
Dapat memperkirakan item yang sudah diinput
01 Feb 2005
5
Alphabetic Derivation Code




Mengurangi kesalahan dibandingkan dengan simple
sequence code
Menggunakan huruf atau dikombinasikan dengan angka
Biasanya digunakan sebagai nomor account
Contoh :
01 Feb 2005
6
Classification Code





Digunakan untuk membedakan kelompok data
Menggunakan karakter tunggal ( huruf atau angka )
Sebagai cara singkat untuk mewakili suatu : orang, tempat, benda
dll
Masalah timbul bila ada beberapa item memiliki code yang sama,
diatasi dengan menggunakan lebih dari satu karakter
Contoh :
01 Feb 2005
7
Block Sequence Code



Pengembangan dari sequnce code
Data dikelompokkan berdasarkan karakteristik yang sama
Contoh :
01 Feb 2005
8
Cipher code


Mengganti huruf dengan huruf , atau angka dengan dengan
angka, atau huruf dengan angka
Contoh :
Code
BLEA C H
MIND
Arti
12 3 4 5 6
7 890
Code
BIMC
Arti
01 Feb 2005
$ 18.75
9
Significant - Digit Subset Code



Maknanya tersembunyi bagi orang awam tapi dimengerti oleh
orang internal
Berupa suatu bilangan dengan banyak angka
Contoh :
01 Feb 2005
10
Mnemonic Code



Digunakan untuk membantu pengingatan
Kombinasi huruf dan simbol
Contoh:
Code
Arti
JKT
BKK
BSB
DPS
01 Feb 2005
Jakarta
Bangkok
Bandar seri Begawan
Denpasar
11
Function Code



Misalnya digunakan untuk mengkode fungsi yang harus dilakukan
komputer
Sebagai pengganti input yang terlalu panjang
Contoh :
Digunakan untuk meng updating inventory
Code
Function
1
Delivered
2
Sold
3
Spoiled
4
Lost or Stolen
5
Returned
6
Transferred Out
7
Transferred In
8
Journal Entry (add)
9
Journal Entry (subtract)
01 Feb 2005
12
Penangkapan Data yang Efektif dan
Efisien

Menjamin kualitas pemasukan data ke dalam sistem,
 Memutuskan apa yang ditangkap
 Menghemat pemasukan data jika komputer dapat
mengerjakannya
 Menghindari langkah ekstra
 Menilai dengan sebuah form yang baik
 Memilih metode pemasukan data

Key to storage







01 Feb 2005
+ key to tape
+ key to disk
Optical character recognition (OCR)
Magnetic Ink Caracter Recognition (MICR)
Mark-sense form (seperti pada pengisian KRS)
Punch-out form
Bar code (seperti pada kartu mahasiswa)
13
Menjamin kualitas data dengan Validasi

Validasi Transaksi Masukan
 Disertakan pada program aplikasi
 Analis sistem harus mengetahui apa yang bisa menyebabkan
transaksi tidak valid




Data yang dimasukkan salah
Data yang dimasukkan oleh orang yang tidak absah (unauthorized)
Meminta sistem melakukan fungsi yang tidak bisa dilaksanakan
Validasi Data Masukan
 Disertakan pada program aplikasi






01 Feb 2005
Mengetes data yang kurang (tidak di key in)
Mengetes panjang isian (mis. Kode Pos harus 5 karakter )
Mengetes susunan data (Class,Composition)
Mengetes batas nilai masukan (range)
Mengetes data invalid
Mengetes kesesuaian data masukan dengan data pada file (NIM
yang di key in harus ada pada File Mahasiswa)
14
Self Validation dengan Check Digits


Menambahkan satu angka
pada akhir kode asli
Cara pembentukan
01 Feb 2005
15
Cek digit dapat meng-validasi kesalahan
key in

Contoh :
Kode asli
Check digit
Kode baru
53411
8
534118
Salah ketik satu angka 5 4 4 1 1
Check digit
5
Kode baru
544115
Salah ketik transposisi
Check digit
Kode baru
01 Feb 2005
54311
6
543116
16