CHAPTER 5
COMPUTER – BASED TRANSACTION PROCESSING
(PROSES TRANSAKSI BERBASISKAN KOMPUTER)
Dua
aspek
fundamental
dari
sistem
informasi
adalah
pengorganisasian data dan pemrosesan data. Data harus distrukturisasi
dalam hal mensistematiskan penyimpanan, pemrosesan, dan mendapatkan
kembali data. Untuk melakukan hal ini, dua pendekatan yang tersedia adalah
Orientasi File (The File Oriented) dan pusat data (Data Base).
Tugas yang paling mendasar dari Sistem Informasi Akuntansi adalah
untuk memproses transaksi-transaksi yang mempengaruhi perusahaan.
Proses transaksi meliputi tiga tahapan, yaitu:
1. Pemrosesan dari masukan (Processing of Inputs)
2. Pemrosesan data untuk memelihara data yang sudah ada (Processing of
Data to Maintain Exixting Data)
3. Pemrosesan dari output (Processing of Output)
Mengerti jalan alternatif dari pemrosesan transaksi dan penyimpanan
data sangat berguna, paling sedikit dalam 2 tujuan:
1. Harus mampu mengenal kekuatan dan keterbatasan dari sistem
pemrosesan transaksi yang telah terpasang harus dapat ditanggulangi.
2. Harus dapat merekomendasikan yang baru atau pendekatan pemrosesan
yang lebih maju dan metode penyimpanan yang harus memenuhi
kepuasan dari kebutuhan sekarang pengguna dan menyediakan nilai yang
terbaik.
APA YANG DIMAKSUD DENGAN PEMROSESAN?
Pemrosesan data adalah pelaksanaan dari beberapa prosedur
biasanya termasuk dalam satu seri dari pekerjaan. Ketika satu atau lebih
1
pekerjaan diserahkan kepada komputer, kita akan sebut sistem itu sistem
berbasis komputer, walaupun beberapa pekerjaan masih dilakukan secara
manual. Pekerjaan yang dilakukan oleh komputer mengharuskan komputer
mampu membaca dan melakukan langkah-langkah yang diperlukan.
Program komputer dirancang untuk mencapai pekerjaan yang spesifik
yang disebut program aplikasi. Program aplikasi dirancang untuk menangkap
data,
memproses
input,
memproses
data
untuk
meng-update
atau
memodifikasi data yang telah ada dalam file-file atau data base atau
memproses data untuk menghasilkan output.
PENGERTIAN UNTUK MENANGKAP DATA
Data dapat dimasukkan ke Sistem Informasi Akuntansi melalui
beberapa cara. Contohnya dapat melalui kertas formulir, layar terminal
computer. Memasukkan data (data entry) tidak terbatas kepada satu
pengertian dan banyak mekanisme yang diperlukan untuk melengkapi
penangkapan data yang dibutuhkan.
Ketika data dimasukkan dari transaksi individual secara langsung ke
dalam sebuah sistem komputer ketika transaksi-transaksi tersebut terjadi,
pendekatan ini disebut On-line Data Entry. Peralatan secara on-line adalah
secara langsung dan terus menerus terhubung dengan sebuah sistem
komputer. Peralatan tersebut seperti Optical Character Recognition (OCR)
Scanners, pembaca pesan (image readers0, dan disk magnet (magnetic disk)
yang dapat berfungsi sebagai peralatan langsung (on-line devices) ketika
terhubung dengan sistem. On-line data entry dapat dikombinasikan dengan
Off-line Data Entry.
Pemasukan data secara tidak langsung (Off-line Data Entry),
merupakan input data melalui peralatan yang tidak secara langsung
tersambung dengan sebuah komputer. Peralatan tersebut adalah Key-to-
2
Tape Encoders, Key-to-Disk System, dan Character-recoqnition devices
seperti OCR Readers.
Dalam pendekatan off-line, data transaksi ditangkap pertama kali pada
dokumen input atau dokumen sumber. Dokumen sumber dikumpulkan
menjadi satu tumpukan dan kemudian tumpukan transaksi itu dapat
ditraskripsikan kedalam formulir pembaca komputer lewat peralatan off-line
(off-line devices).
DOKUMEN-DOKUMEN INPUT/MASUKAN
Dokumen masukan atau dokumen input adalah formulir-formulir atau
dokumen-dokumen sumber yang dimana dari dokumen sumber ini data
dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam sebuah sistem informasi akuntansi.
Untuk mempersiapkan detail tertulis dari transaksi-transaksi, dokumendokumenmasukan (input documents) dapat melakukan:
1. Mengotorisasi transaksi-transaksi yang berikutnya.
Contohnya: order dari konsumen mengotorisasi transaksi-transaksi yang
termasuk pengiriman dari barang yang dipesan dan faktur untuk barang
yang dikirim tersebut.
2. Menandakan transaksi-transaksi yang diharapkan.
Contohnya: faktur penjualan menandakan pembayaran dari konsumen.
3. Merefleksikan akuntabilitas. Faktur penjualan disimpan dalam tempat
penyimpanan sehingga dpat dipersiapkan untuk analisa penjualan atau
untuk mereview histori penjualan.
MERANCANG DOKUMEN MASUKAN
Terlepas dari sumber data yang digunakan pemasukan data dapat
menjadi suatu tugas yang terjadi kesalahan bagi manusia.
3
Formulir dan Dokumen-dokumen
Dokumen dan formulir seperti pencatatan akuntansi dan dokumendokumen sumber sangat membantu dalam menangkap data transaksi. Input
yang dirancang baik sangat membantu fungsi sistem pemrosesan transaksi
karena dokumen yang jelas adalah data yang dibutuhkan dalam tahap-tahap
pemrosesan.
SUSUNAN ULANG LAYAR DATA MASUKAN
Layar data masukan harus sesuai dalam layar kerangka kerja intergreasi
untuk mengurangi worklood.
Empat macam pendekatan dalam mendesain layar data masukan:
1. Menu
Ciri-ciri ini bertujuan untuk pilihan yang mana pemakai dapat dengan
cepat mengetahui da keinginan aksi secara khusus.
2. Guis
Guis memperbolehkan pemakia untuk membuat pilihan dengan menunjuk
gambar dengan menggunakan mouse.
3. Tindakan dialog
Pertanyaan atau nasuhat ditampilkan dengan perangkat lunak komputer
untuk menyediakan informasi yang efektif.
4. susunan layar utang
Format ditampilkan yang mana akan diisi dengan pemakai yang relevan.
PENGURANGAN KERTAS BERARTI PENANGKAPAN DATA
Penambahan data ditangkap dari sumber yang bukan merupakan kertas
format. Cotoh: ATM
Secara manual data dapat dimasukkan dengan input suara/sinar pulpen.
4
Pengurangan kertas berarti penangkapan data untuk menerima dan mengisi
pesanan lebih cepat untuk mengurangi jumlah kerja manual dalam pengisian
permintaan.
PROSES INPUT OFF-LINE
Dalam pendekatan off-line untuk memproses input pertama data ditangkap
dalam dokumen sumber disimpan sebagai kode, dokumen sumber
dikumpulkan
dalam
kelompok
seperti transaksi
dalam pengumpulan
kemudian, pengumpulan transaksi diterjemahkan dalam format yang dapat
dibaca komputer.
Turnaround dokumen adalah dokumen yang termasuk penyiapan data dan
dikembalikan dengan dalam kelompok eksternal untuk digunakan sebagai
masukan dalam sistem komputer.
Turnaround dokumen membaca dengan pengenalan karakter optikal ke
dalam sistem komputer
INPUT PROSES ONLINE
Penangkapan data online memperbolehkan proses input edit data,
pembenaran kesalahan dan pengumpulan transaksi.
Masukan data online memperbolehkan berbagai macam prosedur untuk
menguraikan :
1. Dokumen sumber tidak selalu dipersiapkan sebelum data transaksi
dimasukkan.
2. Masukan data memungkinkan dengan selain kunci, secara manual data
mungkin dimasukkan dengan suara atau light pen.
3. Data mungkin dimasukkan dalam kelompok yang mana merupakan
transaksi asalnya.
5
4. Data memungkinkan ditangkap dan dimasukkan dengan remote dari area
lokasi komputer utama. Kebanyakan masukan data online menggunakan
terminal keyboard.
KEUNTUNGAN RELATIF PENDEKATAN PROSES INPUT
Pendekatan data input offline mempunyai dua keuntungan :
1. Secara ekonomi
Pengumpulan hardware dan software lebih mahal daripada hardware dan
software dengan online.
2. Produktif
Penanganan pengumpulan transaksi lebih luas lebih produktif daripada
penanganan transaksi secara lanjutan.
Pendekatan data input online mempunyai tiga keuntungan :
1. Lebih cepat
Kesalahan biasanya dapat diperbaiki secara cepat tanpa harus ditunda.
2. Fleksibel
Transaksi dapat menangkap secara felksibel dimanapun mereka berada.
3. Sederhana
Mereka dapat memasukkan tanpa data transaksi dari dokumen sumber.
Proses Untuk Memperbarui Keberadaan Data
Pemeliharaan Data
Aplikasi komputer menggunakan input untuk penyimpanan data secara up to
date. Pemeliharaan data termasuk dalam memperbaharui tugas-tugas.
Contoh: posting penjualan kredit ke dalam buku besar pembantu piutang dan
merubah tugas. Contoh: peningkatan jumlah batasan kredit untuk pelanggan.
Penyimpanan data input dapat diproses secara :
1. Secara lanjutan atau periodik
2. Secara berurutan
6
Proses Output Informasi Umum
Hasil yang presentasikan dan ditangani dalam berbagai cara dapat
memungkinkan dalam bentuk cerita tabung, format grafis. Mereka dapat
disediakan dalam kertas mikrofilm atau layar tampilan.
Alternatif lainnya hasil dapat disimpan secara sementara atau spooled dalam
magnetik atau optikal.
Proses Pendokumentasian ( Documenting Processing )
Flowchart adalah penggambaran dari sistem proses transaksi dan alirannya.
Kategori utama dari flowchart adalah dokumen, program, proses dan sistem.
Sistem Flowchart adalah diagram yang menggambarkan aliran fisik dari data
yang melalui serangkaian prosedur. Ini menyediakan jawaban untuk
pertanyaan seperti :
1. Input apa yang diterima dan dari siapa ?
2. Output apa yang dihasilkan dan dari apa ?
3. Apa langkah selanjutnya dari rangkaian prosedur tersebut ?
4. File dan akun apa yang berkaitan ?
5. Pengendalian organisasional dan akuntansi apa yang dipekerjakan
Sistem Flowchart Komputer
Pada sesi ini akan berfokus pada computer based
dari proses sistem,
termasuk jalannya komputer dan akses online dari file. Yang paling penting
dari penggunaan sistem flowchart komputer adalah pendokumentasian dari
prosedur terkini dan usulan peningkatan atau prosedur baru. Seperti pada
semua sistem teknik pendokumentasian, sistem flowchart menggunakan
simbol dan petunjuk untuk konstruksi.
7
Penggantian dari Logic DFD ke Sistem Flowchart Komputer
Logic DFD dapat membantu untuk menyiapkan sistem flowchart. Logic DFD
disiapkan sejak tahap desain menggambarkan Sistem Informasi Akuntansi
yang baru atau dimodifikasi, itu dapat juga dikonversikan ke sistem flowchart
komputer untuk melukiskan aspek fisikal dari implementasi dari SIA yang
baru atau dimodifikasi.
Structure Chart
Ini menggambarkan hirarki dari level dan hubungan dengan sistem.
Programmer komputer menggunakan structure chart level tinggi untuk
menentukan struktur dari modul program yang diminta untuk mengoperasikan
sistem. Structure chart
level rendah disiapkan sejak tahap detail desain
sehingga programmer komputer dapat menciptakan kode subrutin yang
mengimplementasikan sistem registrasi.
Alternatif Pendekatan Proses
Sebenarnya mengenai penangkapan data, proses data atau proses output
pada sistem computer based , dapat dikelompokkan menjadi segera atau
periodik. Pada pendekatan proses segera, dapat dikerjakan ketika sistemnya
tersedia, online dan berulang. Sedangkan pendekatan periodik / proses
batch, pengumpulan transaksi selama periode dari waktu sebelum diproses
dikumpulkan terlebih dahulu.
Pendekatan Proses Secara Periodik
Pada pendekatan ini proses data dari transaksi secara periodik. Pendekatan
ini dapat dipakai pada perusahaan dengan penggunaan komputer yang
minimal juga dapat diadaptasi oleh perusahaan yang mempunyai sistem
computer based , selain itu pendekatan ini dapat dikombinasikan dengan
offline dan online pemasukkan data.
8
Transaksi dikumpulkan sampai tumpukan dari transaksi besar atau sampai
waktu tertentu. Baru tumpukan transaksi diproses, biasanya diposting ke satu
atau lebih file. Periode waktu diantara posting, baik jam atau hari sampai
bulan, disebut siklus proses.
Langkah yang penting dalam rutinitas proses transaksi adalah memposting
data dari tumpukan transaksi ke satu atau lebih file ini disebut updating.
Proses ini dapat dibagi menjadi tiga, yaitu :
1. Rangkaian updating dari input tumpukan ( batch )
Untuk mengupdate master file dengan terurut dengan aplikasi computer
based , program proses dimulai dengan mencatat master file. Itu
membaca setiap record dalam suatu file, penggantian data pada masingmasing record adalah dampak dari suatu transaksi. Beberapa kejadian
tambahan terjadi pada saat updating/posting,seperti pengiriman barang
(shipping). Biasanya hal ini menimbulkan dibuatnya master file yang baru
mengenai catatan pelanggan dan daftar harga, yang digunakan untuk
menjumlahkan saldo penjualan dan menyiapkan faktur penjualan.
2. Updating secara berurutan setelah pemasukan/pencatatan data secara
online.
Transaksi bisa diproses secara berurutan setelah data dimasukkan
dengan menggunakan peralatan on-line seperti terminal. Pendekatan ini
memberikan keuntungan yang sama seperti yang nomor 1. selain itu,
kesalahan-kesalahan atau error dalam transaksi-transaksi dapat dikoreksi
sehingga data dapat disimpan dalam system secepat mungkin. Namun
demikian, pendekatan ini memiliki beberapa kelemahan:
a. catatan-catatan dalam master file tidak up-to-date.
b. Jika kumpulan transaksi-transaksi ditumpuk sebelum dimasukkan, maka
kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam data transaksi tidak dapat
diperbaiki.
9
c. Pengaturan master file harus dilakukan sebelum meng-update master file.
3. Updating secara langsung
Daripada memproses setumpuk transaksi secara berurutan ked ala satu
master file, setiap transaksi dalam kumpulan tersebut dapat langsung
diposting ke catatan-catatan yang bersangkutan. Dengan metode ini,
transaksi tidak harus diatur secara berurutan berdasarkan urutan
pengorganisasian master file. Selain itu, catatan-catatan dapat langsung
diakses dan langsung diambil kapan saja untuk menentukan status dari
data.
Kontrak dengan Proses Manual
Persamaan-persamaan antara pemrosesan secara berurutan yang manual
dan berurutan yang terkomputerisasi adalah:
a. Langkah-langkah utama, seperti menjumlahkan total tumpukan, mengatur
transaksi-transaksi, posting ke buku besar dan buku besar pembantu, dan
menyiapkan output keuangan.
b. Output yang dihasilkan
c. Penggunaan total tumpukan
Pemrosesan secara berurutan yang terkomputerisasi biasanya lebih cepat
dan akurat. Datanya disimpan dalam media yang magnetic dan bukan di
hardcopy. Selain itu, jurnal yang dihasilkan merupakan produk sampingan
dari langkah memposting dalam pemrosesan yang terkomputerisasi.
Pendekatan pemrosesan langsung
Terdiri dari memproses setiap transaksi. Data dari tiap transaksi
dimasukkan dengan menggunakan alat on-line dan diposting dengan segera
dan langsung kecatatan/akun yang terpengaruh didalam satu atau lebih
master file.
10
Dengan demikian data yang tersimpan dalam master file akan selalu
up-to-date. Aplikasi pemrosesan langsung ini terlibat dalam interaksi secara
langsung antara manusia dan system yang terkomputerisasi.
Variasi Proses Segera
Keseluruhan dari sistem proses segera, variasi dari aplikasi dapat
berdampak pada banyak file yang berlangsung secara online. Ketika satu
dari beberapa tipe transaksi muncul, kode transaksi harus dimasukkan
dengan data transaksi, pada spesifik program aplikasi yang diperlukan.
Contoh dari proses bisnis yang dikontrol oleh online sistem segera ini
adalah pengecekan kredit pada saat checkout dan pembelian saham pada
bursa yang dapat secara otomatis.
Perbandingan dengan Proses Periodik Computer Based
Aplikasi proses segera, sejelas untuk banyak rangkaian aplikasi
proses periodik, selalu menggunakan proses langsung. Sedangkan aplikasi
proses rangkaian tidak lengkap, banyak aplikasi proses segera yang lebih
lengkap, menggunakan aplikasi program yang menunjukkan semua langkah
proses mengenai transaksi individu.
Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP adalah software dengan kelengkapan aplikasi untuk perusahaan yang
digunakan secara luas pada area fungsional seperti management sumber
daya manusia, keuangan dan akuntansi.
Sistem ERP menerapkan integrasi dan aplikasi data. Baik data finansial
maupun data nonfinansial dapat diintegrasikan. Sistem ini juga menyediakan
akses kepada data-data yang berada di dalam perusahaan tetapi berada di
luar sistem ERP. Keuntungan dari sistem operasi adalah penghematan biaya
operasi untuk pemrosesan data dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
11
Pengorganisasian File dan Pemrosesan Data
Media Penyimpanan File
Jika
sistem
informasi
yang
digunakan
tidak
terkomputerisasi,
perusahaan biasanya menyipan file datanya di dalam folder, basket, atau laci
file khusus. Hampir semua data diduplikat menjadi formulir dan dokumendokumen dan disimpan di tempat-tempat yang berbeda.
Sedangkan
bila
SIA
yang
digunakan
telah
terkomputerisasi,
kebanyakan data disimpan dala kaset bermagnet, disket bermagnet dan
disket optik. Penyimpanan manajemen file yang terkomputerisasi harus
melalui prosedur-prosedur tertentu yang sah. Keuntungan dari SIA yang
terkomputerisasi adalah data-data disimpan denga teratur , data-data
disimpan secara efisien ( karena duplikasi data dibatasi ), dan data-data
dapat diakses dengan cepat.
Fungsi ini meliputi kegiatan meng-update
atau memposting, berarti
membuat perubahan sementara secara rutin pada data-data yang tersimpan.
Pemeliharaan data juga meliputi kegiatan-kegiatan lain ,seperti :
1. Menambah catatan baru ke dalam file
2. Mengubah angka-angka dalam catatan
3. Menghapus catatan dari file
Kegiatan lainnya adalah menggabungkan dua atau lebih catatan atau file
menjadi satu file gabungan. File master biasanya menjadi poin khusus dalam
pemeliharaan file karena master file berisi nilai data saat ini, seperti saldo
akun. Namun demikian, file sejarah dan file referensi juga harus di….. untuk
mengetahui tambahan-tambahan dan perubahan-perubahan yang terjadi.
Pendekatan Pemrosesan Data
Akses data adalah kegiatan menemukan dan mengambil data dari suatu file.
Ada dua macam metode akses data, yaitu :
12
1. Akses secara berurutan
Metode ini bekerja dengan cara meng-scan setiap catatan dalam file,
dimulai dari catatan yang pertama, misalnya: suatu master file memiliki
catatan-catatan dengan nomor kode dari 102,…,126,127 dst. Jika catatan
yang ingin diakses adalah nomor 126, waktu yang dibutuhkan tidak akan
lama. Tapi jika data yang dicari adalah nomor 997, akan memakan waktu
yang lama. Sebenarnya metode ini tidak efisien untuk menemukan satu
catatan saja. Tapi metode ini sangat efektif jika catatan yang ingin diakses
berjumlah banyak.
2. Akses secara langsung
Metode ini bekerja dengan cara langsung mencari catatan mana yang
ingin diakses. Metode ini sangat efektif dan efisien. Prosedur yang dipakai
ada dua :
 Prosedur Indeks
Prosedur ini bekerja dengan melihat indeks dari catatan yang
bersangkutan.
 Prosedur Acak
Prosedur ini mencari catatan secara acak namun cepat.
Memilih Metode Pengorganisasian dan Akses File
Ada tiga metode :
1. File berurutan
2. File dengan indeks yang berurutan
3. File Acak
Dalam memanage catatan, kegiatan yang dilakukan meliputi pembuatan,
pemeliharaan dan penyimpanan catatan-catatan dari transaksi dan aktivitas :
1. Menentukan kapan catatan harus ditransfer dari file aktif ke file non aktif
2. Memutuskan berapa lama catatan harus ditahan dalam file non aktif
sebelum dimusnahkan
13
3. Menetapkan prosedur penyimpanan file non aktif dan file back up atau
pendukung
Klasifikasi dan Pengkodean Data Transaksi
Klasifikasi dan Pengkodean
Klasifikasi adalah tindakan mengelompokkan ke dalam kelas-kelas
seperti kelas atau grup data. Perencanaan klasifikasi dilakukan untuk
mencapai tujuan tertentu. Sedangkan pengkodean adalah penggunaan
symbol, seperti huruf dan nomor, sesuai dengan rencana klasifikasi.
Atribut – Atribut dalam Pengkodean
Sistem pengkodean yang mendukung rencana klasifikasi harus :
1. Dapat mengidentifikasikan objek seperti pelanggan dan penjualan.
2. Konsisten dan sederhana, agak mudah diingat.
3. Mengizinkan pertumbuhan yang dapat mengakibatkan penambahan
jumlah angka dalam kode.
4. Standar dalam semua fungsi dan tingkat-tingkat dalam perusahaan.
Macam – Macam Sistem Pengkodean
1. Sistem pengkodean Mnemonik
Tipe ini memberikan petunjuk-petunjuk yang jelas mengenai isinya atau
data-datanya dan mudah sekali untuk diingat.
Contoh : AZ adalah kode untuk Arizona.
2. Sistem pengkodean berurutan
Ini merupakan tipe yang paling sederhana dan mengurutkan nomor atau
huruf secara konsekutif. Fasilitas yang diberikan adalah pencarian
dokumen.
3. Sistem pengkodean blokir
14
Sistem ini menggunakan nomor-nomor secara berurutan untuk kejadiankejadian yang hampir sama. Keuntungan dari system ini adalah nomornomor kodenya dapat digunakan untuk item-item baru yang berhubungan
dengan aktivitas perusahaan.
4. Sistem pengkodean berkelompok
Sistem ini menyediakan segmen kode yang digunakan untuk lapanganlapangan tertentu. Biasanya tersedia juga subkode yang dapat digunakan
untuk memproses data.
15
KASUS
Kasus 5 – 11
Auto Barn adalah penjual retail perangkat otomotif di kota Western. Auto
Barn mensuplai 3 outletnya dari pusat gudang. Perusahaan itu menjual
sekitar 6000 jenis barang dengan pembayaran dengan tunai dengan credit
card karena harganya rendah dan barang yang bervariasi, penjualan
mengalami pertumbuhan. Akan tetapi 2 penjual retail otomotif yang lain
memasuki kota dan berjanji untuk masuk dalam persaingan yang ketat. Untuk
mengatasi persaingan ini, Auto Barn harus menambah jenis barang yang
dijual dan mengurangi biaya penggunaan kertas dan harus meningkatkan
pekerjaan. Satu cara untuk melakukan hal ini adalah tetap menjaga semua
bahan atau barang tetap tersedia terus menerus di outlet. Cara lain adalah
dengan membantu konsumen, dengan menempatkan barang yang dapat
dijangkau dengan cepat. Sebagai contoh ketika konsumen menginginkan
penyaring udara untuk mobil Carry tahun 1990, kasir seharusnya mampu
menentukan dengan cepat kode barang dan lokasi rak barang tersebut.
Untuk mencapai tujuan itu dan mendapatkan solusi yang efektif untuk
mengatasi persaingan, Auto Barn memutuskan untuk mengambil sistem
komputer yang baru.
Permintaan
Deskripsikan paling sedikit 3 alternatif pendekatan berbasis komputer yang
Auto Barn mampu memaintain inventornya. Identifikasikan keuntungankeuntungan dari masing-masing pendekatan. Tunjukkan dari pendekatanpendekatan yang ada ini yang paling mampu untuk mencapai keuntungankeuntungan.
16
Jawaban kasus
1. Metode secara berurutan
Metode ini bekerja dengan cara men scan setiap catatan dalam file
di mulai dari catatan yang pertama.
Jadi pengaplikasian pada perusahaan auto barn adalah:
Pertama auto barn memberikan kode-kode secara berurutan pada setiap
jenis barang lalu bila kostomer ingin membeli salah satu jenis barang,
maka dengan men-scan barang tersebut pada komputer maka sistem
komputer ini akan langsung mencarinya dari yang pertama.
Keuntungan pada sistem ini adalah sangat efektif jika catatan yang
ingin diakses berjumlah banyak, ini sangat cocok untuk perusahaan ini
karena perusahaan ini menjual secara retail dengan jenis barang yang
banyak.
Contoh: misalnya auditor ingin memeriksa ulang file invoice penjualan
yang telah disiapkan oleh perusahaan auto barn. Invoice penjualan ini
disusun
berdasarkan
nomor
invoice
secara
berurutan
dengan
menggunakan program komputer dengan demikian, auditor dapat
mengakses file transaksi penjual yang terkomputerisasi dan mengscan
semua faktur penjualan mulai dari pertama.
Metode yang kedua adalah direct access. Metode ini dibagi menjadi 2:
a. indexed sequential file
Dalam metode ini mengkombinasikan antara pencatatan secara
berurutan dengan menggunakan setiap kunci yang utama dalam
pencatatan (primary key value of the record).
Keuntungan :
-
penggunaan indeks membantu agar catatan individual dapat
diambil secara cepat dengan demikian suatu master file account
receivable yang disusun secara berurutan dengan menggunakan
17
indeks dapat memproses tumpukan/kumpulan penjualan dan
pembayaran transaksi secara efisien.
-
Contohnya: ketika ingin mengakses salah satu jenis barang
persedian dagang, kita tinggal memasukkan primary key dari
persedian barang dan jika kita ingin menambah persedian baru,
maka kita dapat langsung mengupdate dengan cepat. Dan kita
dapat terlihat daftar customer kita dapat mengakses langsung dari
master file account receivable.
b. Randomizing
Ialah suatu prosedur mengakses dimana penjualan dilakukan untuk
membuat alamat dari masing-masing catatan pada saat catatancatatan dalam suatu file ditemukan dalam penyimpanan direct access
dengan cara menggunakan prosedur teracak, maka file tersebut
disebut sebagai random file.
Keuntungan: dapat mengakses data yang diinginkan secara cepat
dengan menggunakan komputer karena proses scaningnya dilakukan
secara acak.
Pengaplikasian: jika perusahaan ingin melihat keterangan tentang
suatu
barang
perusahaan
hanya
perlu
memasukkan
address/alamatnya dan perusahaan dapat melihat harga barang
tersebut, pemasoknya, dll.
18
Perbandingan metode-metode pengaksesan data
Perbandingan
Sequential file
Indexed
Random file
sequential file
Ukuran file
Sangat besar
Besar
Terbatas
Rasio aktivitas
Tinggi
Sedang
Rendah
Up-to-date
Kurang penting
Penting
Sangat penting
Kecepatan
Kurang penting
Penting
Sangat penting
Rendah
Sedang
Tinggi
me-respon
Frekuensi
perubahan file

Ukuran file : ditentukan dengan cara mengalikan jumlah catatan dalam file
dengan lebar ukuran masing-masing catatan

Rasio aktivitas : mengukur kesibukan dari suatu file karena rasio ini
dihitung dengan membagi jumlah catatan yang terpengaruh pada saat
pemeliharaan file yang dijalankan oleh jumlah catatan dalam file.

Perubahan-perubahan dalam file : mengarah pada frekuensi dimana
catatan ditambah atau dihapus selama periode tertentu, seperti dalam
sehari atau seminggu.

Waktu me-respon : adalah waktu yang dilewati antara permintaan untuk
informasi dan pemberian informasi tersebut

Up-to-date : data harus selalu disesuaikan dengan perubahan-perubahan
yang terjadi seperti terjadinya transaksi,dll.
19
KESIMPULAN:
Metode yang kelompok kami pilih dari tiga alternatif pendekatan berbasis
komputer adalah file indeks berurutan (indexed sequential file) karena dilihat
dari ukuran/besar filenya. Perusahaan ini dapat memasukkan data secara
banyak sehingga untuk penambahan item-item yang baru tidak mengalami
kesulitan karena ukuran file besar. Dalam metode ini file secara rutin dapat di
update dan kecepatan untuk merespon permintaan dari costomer cepat
sehingga auto barn dapat memenangkan persaingan dengan menambah item
barang yang dapat dijual dan memberikan servis/pelayanan yang baik dan
cepat pada costomernya. Selain itu file yang tidak berguna dapat segera
dihapus sehingga tidak memakan tempat di hard disk komputer. Dengan
demikian metode indexed sequentisl file adalah metode yang paling cocok
untuk auto barn.
20

download

download

download

download

download

download

download

download

download

download

download

download