close

Enter

Log in using OpenID

Tek Düzen Muhasebe Sistemi (TDMS) Ön Muhasebe Modülü

embedDownload
Tek Düzen Muhasebe
Sistemi (TDMS)
Ön Muhasebe Modülü
Tunahan ALTINTOP
Ali YILDIRIM
İçindekiler
• Giriş
• Kullanıcı Hiyerarşisi
• Modül Kullanıcısı Tanımlama
• Modül Teorik Akış Diyagramı
• Modülün Kullanıcılar Bazlı Kullanım Talimatı
• Önemli Hatırlatmalar
• Uygulama
2
Giriş
Giriş
• Ön Muhasebe Modülü, sağlık tesisleri bazında TDMS fişlerinin ön
kayıtlar şeklinde oluşturulması ve yöneticiler tarafından onaylanarak
gerçek TDMS fişlerine dönüştürülmesi süreçlerini içermektedir.
• Amaç, tahakkuk birimlerinde TDMS harici kayıt yapılarını (Excel, vb.)
devre dışı bırakarak daha kurumsal ve hatasız bir yapı oluşturmaktır.
• Modül sayesinde, muhasebe birimlerine mesafesi fazla olan sağlık
tesisleri, ön muhasebe kayıtları şeklinde fiş kesebilecek ve bu fişler
muhasebe birimindeki kullanıcılar tarafından onaylanarak gerçek
TDMS fişlerine dönüştürülebilecektir.
• Modül sayesinde, muhasebe birimlerindeki fiş kesme işlemleri yükü
azalacak ve ilgili personeller daha çok yönetimsel konulara
odaklanabilecektir.
• Hedef, hiyerarşik kontroller sayesinde yapılan hataları azaltmak ve
sağlıklı denetim mekanizması oluşturmaktır.
4
Kullanıcı Hiyerarşisi
Kullanıcı Hiyerarşisi
• Modül senaryosunda iki tip kullanıcı mevcuttur.
• Bunlar:
Muhasebe Birimi Kullanıcısı
Modül Kullanıcısı
6
Kullanıcı Hiyerarşisi
Gerçek TDMS Fiş Girme/Okuma Yetkisi: Var/Var
Ön Muh. Kaydı Girme/Okuma/Onaylama Yetkisi: Yok/Var/Var
Gerçek TDMS Fiş Girme/Okuma Yetkisi: Yok/Var
Ön Muh. Kaydı Girme/Okuma/Onaylama Yetkisi: Var/Var/Yok
7
Kullanıcı Hiyerarşisi
x
x
8
Modül Kullanıcısı
Tanımlama
Modül Kullanıcısı Tanımlama
• Modül kullanıcısı olarak tanımlanacak kullanıcılara, en alt
seviye sağlık tesisi bazında, «Fiş Oku, Ön Muhasebe» yetkisi
verilmesi gerekmektedir.
• Bu yetki, muhasebe birimi yönetici kullanıcısı tarafından
Yönetim->Kullanıcı İşlemleri sayfasından verilmektedir.
10
Modül Kullanıcısı Tanımlama
• Kırmızı okla gösterilen kısımdan sağlık tesisi seçilmeli daha
sonra yeşil okla gösterilen kısımdan «Fiş Oku, Ön Muhasebe»
yetkisi verilmelidir.
11
Modül Kullanıcısı Tanımlama
• Sağlık tesisinin seçim örneği kırmızı okla gösterilmektedir.
12
Modül Kullanıcısı Tanımlama
• Yetkinin verilmesi için, sol resimde kırmızı okla gösterilen
buton tıklanmalı ve listeden sağ resimde kırmızı okla
gösterilen «Fiş Oku, Ön Muhasebe» yetkisi verilmelidir.
13
Modül Teorik Akış
Diyagramı
Modül Teorik Akış Diyagramı
Başlangıç
Kaydın Girilmesi
Durum: İptal
Durum: Onaysız
Evet
Gerçek
Fiş
Silindi?
Kontrole Gönder
Durum: İade
Hayır
Durum: Kontrolde
Düzenle ve Tekrar
Kontrole Gönder
İade
Onay?
İade?
Onay
Evet
Durum: Onaylandı
10 Gün
Kuralı?
Hayır
Islak İmzalı
Belgeleri İlet
Bitiş
15
Modülün Kullanıcılar Bazlı
Kullanım Talimatı
Modülün Kullanıcılar Bazlı
Kullanım Talimatı
Muhasebe Birimi Kullanıcısı
Modül Kullanıcısı
Gerçek TDMS Fiş Girme/Okuma Yetkisi: Var/Var
Ön Muh. Kaydı Girme/Okuma/Onaylama Yetkisi: Yok/Var/Var
Gerçek TDMS Fiş Girme/Okuma Yetkisi: Yok/Var
Ön Muh. Kaydı Girme/Okuma/Onaylama Yetkisi: Var/Var/Yok
17
Modül Kullanıcısının Kullanım
Talimatı
• Modül kullanıcısı, TDMS’ de «Muhasebe İşlemleri» menüsüne
girdiğinde, aşağıdaki ekran ile karşılaşmaktadır.
18
Modül Kullanıcısının Kullanım
Talimatı
• Modül kullanıcısı, «Muhasebe İşlem Fişi» ve «Ödeme
Emri Fişi» türlerinde ön muhasebe kayıtları ve ekleri
girebilmekte,
• «Fiş Listesi» ekranından da bu sağlık tesisine ait tüm
ön muhasebe fişlerinin durumu takip edilebilmekte,
• «Yardımcı Defter» ekranından ön muhasebe
kayıtlarına ait yardımcı defter işlemleri
gerçekleştirilebilmekte,
• «Ön Muhasebe Modülü Yardım» linkinden, yardım
dokümanını indirebilmektedir.
19
Modül Kullanıcısının Kullanım
Talimatı
• Örnek Muhasebe İşlem Fişi Girişi
20
Modül Kullanıcısının Kullanım
Talimatı
• Örnek Ödeme Emri Belgesi Girişi-1
21
Modül Kullanıcısının Kullanım
Talimatı
• Örnek Ödeme Emri Belgesi Girişi-2
22
Modül Kullanıcısının Kullanım
Talimatı
• Bütün ön muhasebe kayıtlarının üst kısımlarında bir durum
çubuğu bulunmaktadır.
• Ön muhasebe kaydı ilk oluştuğunda bu çubuk mavi renklidir.
Kaydın durumu, «Onaysız» dır. Bu aşamadaki kayıt,
muhasebe birimi kullanıcısı tarafından onaylanamaz veya
iade edilemez.
• «Onaysız» durumdaki kaydın durum çubuğundan, kaydı
oluşturan kullanıcı «Kontrole Gönder» diyerek; kaydı
yöneticinin onaylayabileceği veya iade edebileceği
«Kontrolde» durumuna çevirebilmektedir.
23
Modül Kullanıcısının Kullanım
Talimatı
• «Kontrolde» durumundaki bir ön muhasebe kaydının durum
çubuğu gri renktedir. Bu durumdaki kayıt, muhasebe birimi
kullanıcısı tarafından onaylanabilmekte veya gerekçe
yazılarak iade edilebilmektedir.
• Modül kullanıcısı tarafından «Kontrolde» durumundaki
kayıtlarda herhangi bir güncelleme veya dosya yükleme
işlemi yapılamamaktadır.
24
Modül Kullanıcısının Kullanım
Talimatı
• «Onaylandı» durumundaki kaydın durum çubuğu yeşil
renktedir. Modül kullanıcısı, gerçek TDMS fişi okuma
yetkisine de sahip olduğundan, bu çubuktan ilgili fişe erişim
sağlayabilmektedir.
• Ön muhasebe kayıtları, ilk onaylandıklarında durum
çubuğunda açıklama olarak, «Islak İmzalı Belgeler İletilmedi»
ibaresi yer almaktadır.
• Durum çubuğunda ayrıca, onaylayan kullanıcı ve işlem tarihi
gibi bilgiler de yer almaktadır.
25
Modül Kullanıcısının Kullanım
Talimatı
• «İade Edildi» durumundaki kaydın durum çubuğu sarı
renktedir. Modül kullanıcısı, iade gerekçesinde belirtilen
gerekli düzeltmeleri yaparak «Tekrar Kontrole Gönder»
işlemini yapabilmektedir.
• Durum çubuğunda ayrıca, iade eden kullanıcı ve işlem tarihi
gibi bilgiler de yer almaktadır.
26
Modül Kullanıcısının Kullanım
Talimatı
• Onaylanan bir kayıt sonrasında oluşturulan gerçek fiş
muhasebe birimi kullanıcısı tarafından silinirse, ön
muhasebe kaydı da otomatik olarak «İptal Edildi» durumuna
dönüşmektedir. Bu durumdaki kayıtların durum çubuğu
kırmızı renktedir.
• Durum çubuğunda ayrıca, iptal eden kullanıcı ve işlem tarihi
gibi bilgiler de yer almaktadır.
27
Modül Kullanıcısının Kullanım
Talimatı
• Modül kullanıcısı, ön muhasebe kaydını oluşturduktan sonra
ek olarak dosyalar yükleyebilmektedir.
• Sadece «Onaysız» ve «İade Edildi» durumlarında dosya
ekleme veya ön muhasebe kaydı üzerinde düzeltme
işlemleri yapılabilmektedir.
28
Modül Kullanıcısının Kullanım
Talimatı
• Ön muhasebe kayıtlarına eklenebilecek dosya formatları «.jpeg» ve
«.pdf» dir. Aynı dosya birden fazla kez yüklenemez.
• Ön muhasebe kayıtlarına 5MB’ dan küçük en fazla 5 adet dosya
yüklenebilmektedir.
• Modül kullanıcısı yüklenen dosyaları, görüntüleyebilmekte veya
silebilmektedir.
29
Modül Kullanıcısının Kullanım
Talimatı
• Modül kullanıcısı, başka bir modül kullanıcısının oluşturmuş
olduğu ön muhasebe kaydını hiçbir şekilde müdahale
edemez.
• Ön muhasebe kayıtları onaylandıktan sonra ıslak imzalı
belgelerin muhasebe birimine iletilmesi için tanına süre, 10
gündür. 10 günü aşan en az bir kaydın bulunması durumunda
ön muhasebe kaydı girilmesi engelletilmektedir.
30
Modül Kullanıcısının Kullanım
Talimatı
• «Fiş Listesi» ekranından sağlık tesisine ait tüm ön muhasebe
fişlerinin durumu takip edilebilmektedir. Arama formundan
istenilen kriterlerde süzme yapılabilmektedir.
31
Muhasebe Birimi Kullanıcısının
Kullanım Talimatı
• Muhasebe birimi kullanıcısı, TDMS’ de «Muhasebe İşlemleri»
menüsüne girdiğinde, aşağıdaki ekran ile karşılaşmaktadır.
32
Muhasebe Birimi Kullanıcısının
Kullanım Talimatı
• Muhasebe birimi kullanıcısı, «Fiş Listesi» ekranından
sağlık tesisine ait tüm ön muhasebe fişlerinin,
durumu takip edilebilmekte, onay veya iade
işlemlerini gerçekleştirebilmekte,
• «Yardımcı Defter» ekranından ön muhasebe
kayıtlarına ait yardımcı defter işlemleri
gerçekleştirilebilmekte,
• «Ön Muhasebe Modülü Yardım» linkinden, yardım
dokümanını indirebilmektedir.
33
Muhasebe Birimi Kullanıcısının
Kullanım Talimatı
• «Onaysız» durumundaki kayıt, muhasebe birimi kullanıcısı
tarafından görüntülenebilir fakat onaylanamaz veya iade
edilemez.
• Muhasebe birimi kullanıcısı, herhangi bir ön muhasebe kaydı
girme veya güncelleme işlemi yapamamaktadır. Bununla
ilgili uyarı kayıt içerisinde mevcuttur.
34
Muhasebe Birimi Kullanıcısının
Kullanım Talimatı
• «Kontrolde» durumundaki bir ön muhasebe kaydının durum
çubuğu gri renktedir. Bu durumdaki kayıt, muhasebe birimi
kullanıcısı tarafından onaylanabilmekte veya gerekçe
yazılarak iade edilebilmektedir.
35
Muhasebe Birimi Kullanıcısının
Kullanım Talimatı
• «Onaylandı» durumundaki kaydın durum çubuğu yeşil
renktedir. Muhasebe birimi kullanıcısı, gerçek TDMS fişi okuma
yetkisine de sahip olduğundan, bu çubuktan ilgili fişe erişim
sağlayabilmektedir.
• Ön muhasebe kayıtları, ilk onaylandıklarında durum
çubuğunda açıklama olarak, «Islak İmzalı Belgeler İletilmedi»
ibaresi yer almaktadır.
• Kayıtla ilgili ıslak imzalı belgeler muhasebe birimine
ulaştığında, muhasebe birimi kullanıcısı tarafından «Islak İmzalı
Belgeler Geldi» butonu kullanılmalıdır.
36
Muhasebe Birimi Kullanıcısının
Kullanım Talimatı
• «İade Edildi» durumundaki kaydın durum çubuğu sarı
renktedir.
• Muhasebe birimi kullanıcısı, durum çubuğundaki, iade eden
kullanıcı ve işlem tarihi gibi bilgileri görebilmektedir.
Düzeltme işlemleri modül kullanıcısı tarafından
yapılmaktadır.
37
Muhasebe Birimi Kullanıcısının
Kullanım Talimatı
• Onaylanan bir kayıt sonrasında oluşturulan gerçek fiş
muhasebe birimi kullanıcısı tarafından silinirse, ön
muhasebe kaydı da otomatik olarak «İptal Edildi» durumuna
dönüşmektedir. Bu durumdaki kayıtların durum çubuğu
kırmızı renktedir.
• Durum çubuğunda ayrıca, iptal eden kullanıcı ve işlem tarihi
gibi bilgiler de yer almaktadır.
38
Muhasebe Birimi Kullanıcısının
Kullanım Talimatı
• Modülden oluşturulup ıslak imzalı belgeleri
iletilmeyen gerçek TDMS fişlerinin, Toplu Fiş
İşlemlerinden yevmiyeleştirilmesi engellenmiştir.
• Bu sayede onaylanan ön muhasebe kayıtlarına ıslak
imzalı belgeleri gelmeden iptal hakkı tanınmış
olmaktadır.
39
Önemli Hatırlatmalar
Önemli Hatırlatmalar
• TDMS’ de bazı modüllerden otomatik olarak oluşturulan fişler,
ön muhasebe modülünden oluşturulamamaktadır.
• Bu modüller; Kira Modülü, Personel Giderleri (Ek Ödeme),
Sağlık Turizmi, Hesap Kapatma, Gönderme Emri Kapatma ve
Teminat Mektubu Takip Modülü dür.
• Personel Giderleri modülünden oluşturulan fişlerin ön
muhasebeye açılması ile ilgili analiz ve çalışmalar devam
etmektedir.
• Ön muhasebe modülünden onaylanarak oluşturulan gerçek
fişlerde herhangi bir güncelleme yapılamamaktadır. Bu
durum, bazı gelir tahakkuklarının tarih düzenlemelerinde
sıkıntı oluşturmaktadır. Bu ve benzer durumların tespit
edilerek düzenlenmesi planlanmaktadır.
41
Uygulama
Teşekkürler
Author
Document
Category
Uncategorized
Views
49
File Size
1 085 KB
Tags
1/--pages
Report inappropriate content