İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMALARI PERSONEL BİRİMİ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI Bakanlıktan Valilik kanalıyla atama emrinin il müdürlüğüne ulaşması ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.01 İL MÜDÜRLÜĞÜNE ATAMASI YAPILAN PERSONEL İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Atamanın değerlendirilmesi K-PR Birimi belli olmayan atamalarda Birimi belli atamalar Personelin İl Müdürlüğü tarafından görevlendirme yazısının yazılması P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD Vali Onayı İş Akış Şeması personelin başlama yazısının yazılması P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD İlgili birime bilgi verilmesi ve başlayış yazılarının talebi Personel Başlama Yazısının İlgili Birime Gönderilmesi Giden Evrak İş Akışı Gelen Evrak İş Akışı İlde Deftardarlık ilçede ise Mal Müd. başlayış tarihleri yazısının yazılması P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD Bakanlığa bilgi verilmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.02 YER DEĞİŞTİRME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI 657 sayılı Devlet Memurları kanunu, Yer Değiştirme İşlemleri Bakanlık yönetmeliği İl İçi Yer Değiştirme İşlemleri 5442 sayılı il idaresi kanunu Mazeret Tayin Mazeret(eş durumu ve sağlık) talepleri alınır İl içi yer değiştirme dönem çalışmalarının yapılıp olur için Valiliğe gönderilmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD Valilik oluru iş Akışı Alınan taleplerin incelenmesi yapılır. Uygunsa Uygun değilse Valilikten Olurun gelmesi Yer Değiştirme İşlemler İl içi mi? İl dışı mı? Talebin Reddi İl Dışı Norm kadro sayılarına göre atama yapılacak yerler belirlenir İl içi Bakanlığa gönderilir. P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) Resmi yazı ve web üzerinden atama yapılacak yerler ilan edilir. P-PR P-S P-YRD İ-MD Valilik oluru iş Akışı Tayin Talep Dilekçeleri Tayin Talep Dilekçelerinin Değerlendirilmesi Uygunsa A Uygun değilse Taleplerin Reddi İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.02 YER DEĞİŞTİRME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI A Atama Onayının Hazırlanması Atamalar web de ilan edilir. Atama onaylarının ilgili birimlere gönderilmesi K-ŞM P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD Giden Evrak İş Akışı Gelen Evrak İş Akışı Başlayış Yazıları İlgili birimlerden ayrılış başlayış yazılarının gelmesi Yapılan tüm işlemlerin pergem e bildirilmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) 14.02.2014 00 ~2~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.03 TERFİ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Bakanlıktan gelen Kadro derecesi ve terfi tarihleri kayıt altına alınır Personel hareketleri cetveli Kadro ilerlemesi mi? Derece ilerleme mi? Kadro ilerlemesi Kadro ilerlemesi için valiliğe olur yazısı hazırlanması P-PR P-S P-YRD İ-MD Valilik oluru iş Akışı Valilikten Olurun gelmesi Personel özlük dosyasına konur ve ilgili personele tebliğ edilir. P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) 14.02.2014 İ-PR İlde deftardarlık ilçede ise mal müd. Değişikliğin bildirilmesi Bakanlığa bilgi verilmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) Bakanlıktan personelin derece ilerleme yazısının gelmesi Derece ilerlemesi Personel özlük dosyasına konur ve ilgili personele tebliğ edilir. İ-PR İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.04 HİZMET BİRLEŞTİRME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Personel dilekçesi İlgili personelle ilgili sgk dan hizmet dökümünün istenmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD Giden evrak iş akışı Gelen evrak iş akışı İlgili personelin Mesleği ile ilgili çalıştığına dair belge getirmesi Personel Genel Müdürlüğüne ilgili Personel Hareketleri Cetvelin gönderilmesi SGK dan gelen cevap yazısının gelmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) Giden evrak iş akışı Gelen evrak iş akışı Personel Genel Müdürlüğüne ilgili Personel Hareketleri Cetvelin gelmesi İlde Defterdarlık ilçede ise Kaymakamlığa (Mal Md..) bildirilmesi İlgili personelin dosyasına konulması P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) 14.02.2014 00 ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.05 NORM KADRO İŞLEMLERİİŞ AKIŞ ŞEMASI Bakanlıktan Norm Kadro çalışmaları için yazı gelmesi İstenilen bilgilerin hazırlanması K-ŞM Bakanlığa bilgilerin gönderilmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) Giden evrak iş akışı Gelen evrak iş akışı Bakanlıktan Norm Kadrolarının İlan yazısının gelmesi Dosyaya konması ve atama dönemlerinde ilan edilmesi 14.02.2014 00 ~1~ Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.06 ARAŞTIRMA, İNCELEME VE SORUŞTURMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Şikayet Başvurusu veya Tutanak Disiplin amirince Şikayet Başvurusu veya Tutanağın Değerlendirilmesi Şikayet başvurusu veya tutanak usulüne uygun mu? Evet K-DA Hayır Red edilir. Disiplin amirince konunun üst disiplin amirine arz edilmek üzere değerlendirilmesi Arz etmek gerekli mi? Evet Üst Disiplin Amirine arz edilmesi İ-DA Hayır Disiplin veya üst disiplin amirince olayın içeriğine göre konunun idari teklif/tanzim/adli durum/konunun karmaşıklığı yönünden incelemeci tayini İ-DA İncelemeci(ler)in isimlerinin belirlenmesi İncelemeci(ler) ilgili birimin çalışanları mu? Evet İncelemecilerin görevlendirmelerinin yapılması ve soruşturma belgelerinin incelemecilere tebliği İncelemeci(ler)ce inceleme/ disiplin raporunun hazırlanması ve Disiplin amirine iletilmesi A İ-DA Hayır İncelemeci görevlendirme yazılarının ve soruşturma belgelerinin incelemecilere tebliği İ-PR İnceleme Raporu İ-DA İ-PR P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI 14.02.2014 00 Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI ~2~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.06 ARAŞTIRMA, İNCELEME VE SORUŞTURMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI A Disiplin Amirince raporun incelenmesi Hayır Adli teklif getirilmiş mi? Disiplin Amirince inceleme raporunun idari teklif yönünden değerlendirilmesi İdari teklif getirilmiş mi? K-DA Personel adli suç incelemesi işlemlerinin yapılması K-DA Evet Evet İncelemeci tarafından getirilen idari teklifin niteliğinin Disiplin Amirince değerlendirilmesi K-DA Hayır Uygun mu? İnceleme raporunun tazmin yönünden Disiplin Amirince değerlendirilmesi K-DA Evet Getirilen idari teklifin uygulana bilirliğinin Disiplin Amirinin yetkisinde olup olmadığının değerlendirilmesi Hayır Evet Yetkisinde mi? Tazmin teklifi getirilmiş mi? Evet B K-YRD Hayır Hayır C Getirilen idari teklifin uygulanması konusunda talimat verilmesi(Görev değişikliği,Mesai değişikliği) P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD İdari teklifin uygulanabilmesi için yetkili amire arz üst yazısı hazırlanması Müdür Onay İş Akışı P-PR P-ŞM İ-YRD İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI ~3~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.06 ARAŞTIRMA, İNCELEME VE SORUŞTURMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI B C İncelemeci tarafından getirilen tazmin teklifinin Disiplin Amirince değerlendirilmesi K-DA Tazmine ilişkin Müdürlük / Valilik onayının kamu zararları İMİ Müdürlüğü tarafından yazılması Disiplin Amirince inceleme raporunun disiplin cezası yönünden değerlendirilmesi Hayır Uygun mu? Evet P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD K-DA Disiplin cezası önerilmiş mi? Evet Hayır Müdürlük /Valilik Onayı İş Akışı İncelemeci raporunda teklif edilen cezanın disiplin amirinin yetkisinde olup olmadığının değerlendirilmesi Giden evrak İş Akışı Evet Disiplin Amirinin hakkında inceleme yapılan personelin savunma istemi yazısını hazırlaması Yetkisin de mi? İ-DA K-YRD Hayır Dosyanın ilgili İl İdare Kuruluna sevk için İMİ Şb.Müd.gönderilmesi Müdürlük /Valilik Onayı İş Akışı Savunma istemi yazısına disiplin Amiri tarafından evrak biriminden gizli yazı tarih ve sayı numarasının alınması Giden evrak İş Akışı Savunma istem yazısının disiplin Amirince kapalı zarf içerisinde hakkında inceleme yapılana tebliğ edilmesi veya ettirilmesi D İ-DA İ-PR Şikayetçinin talebi varsa bilgi verilmesi ve inceleme raporunun şikayet edilen personelin dosyasına takılmak üzere İMİ Şb. Müd. teslimi P-PR P-ŞM İ-YRD P-PR P-ŞM İ-YRD İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI ~4~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.06 ARAŞTIRMA, İNCELEME VE SORUŞTURMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI D Hayır Personel tebliği aldı mı? Evet İmtina Tutanağı düzenlenmesi Tutanağın personelin soruşturma dosyasına eklenmesi P-PR P-ŞM İ-YRD Hakkında inceleme yapılan personelin savunmasını Disiplin Amirine vermesi Soruşturma dosyasının Disiplin Amirince incelenmesi K-DA Disiplin Amirince teklif edilen disiplin cezasının değerlendirilmesi(Disiplin Amiri teklif edilen cezadan bir alt veya bir üst cezayı verebileceği gibi ceza vermemeye de karar verebilir) K-DA Hayır Ceza verilecek mi? Evet Disiplin Amirince disiplin cezası yazısının hazırlanması İ-DA Ceza yazısına evrak biriminden Gizli Yazı Tarih ve Sayı Numarasının alınması Disiplin cezası verilen personele yazının kapalı zarf içinde tebliğinin sağlanması E Soruşturma dosyasının ilgilinin özlük dosyasında saklanması için İMİ Müdürlüğüne gönderilmesi İl Müdürü Onayı İş Akışı İ-DA İ-PR P-PR P-ŞM İ-YRD İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 ~5~ Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.06 ARAŞTIRMA, İNCELEME VE SORUŞTURMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI E Tebliğ Edildi mi? Tebligat Kanunu hükümlerine göre gerekli tebligatın yapılması Hayır Evet Disiplin Amirinin soruşturma dosyasını verilen cezanın ilgilinin sicile verilmesi ve özlük dosyasında saklanması için İMİ Şb.Müd.teslim edilmesi İl Müdürü Onayı İş Akışı İ-DA İl Müdürü Onayı İş Akışı Yazını itiraz süresince İMİ Şb.Müd.lüğünde Şube Müdürü tarafından bekletilmesi Hayır Cezaya personeli itirazı var mı? İMİ Şb.Müdürünce verilen disiplin cezasının personelin siciline işlenmek için Personel Genel Müdürlüğüne gönderil mek üzere hazırlatılması P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) İMİ Şb.Müdürlüğündeki ilgili personel tarafından verilen di siplin cezası ile ilgili belgelerin çoğaltılarak asıl nüsha larının personelin siciline işlen mesi için üst yazının hazırlanması P-PR P-ŞM İ-YRD Evet Disiplin cezası verilen personel tarafından İl İdare Kuruluna 7 gün içinde itirazın ulaştırılması Verilmiş olan cezanın usulüne uygunluğunun İl İdare Kuruluna incelenmesi F İl Müdürü Onayı İş Akışı İMİ Şb.Müdürlüğündeki ilgili personel tarafından disiplin ce zası ile ilgili belgelerin fotokopi lerinin disiplin cezası alan personelin özlük dosyasına takılması P-PR P-ŞM İ-YRD İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 ~6~ Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.06 ARAŞTIRMA, İNCELEME VE SORUŞTURMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI F Hayır İl İdare Kurulunca disiplin amirince verilmiş olan cezanın yerindeliğinin incelenmesi Verilen cezada usul hatası var mı? İ-DA K-KOM Ceza fiile uygun mu? Evet Hayır K-ÜDA Evet Üst Disiplin amirince cezanın hafifletilmesinin veya kaldırılmasının değerlendirilmesi Ceza yazısına itiraz eden personele tebliği ve kişinin siciline işlenmesi için İLM’ ye gönderilmesi Ceza hafifletilsin mi? Hayır Verilen disiplin cezasının hafifletilerek bir alt disiplin cezası tecziye yazsının hazırlanması P-PR P-ŞM İ-YRD İl İdare Kurulunca cezanın kaldırılmasının değerlendirilmesi ve kaldırılmasına karar verilmesi İ-KOM Disiplin cezasının kaldırıldığına dair yazınıİl İdare Kurulunca yazılması Vali Onay İş Akışı Cezanın kaldırılma yazısının itiraz eden personele tebliği ve dosyanın kapatılması için İLM’ ye gönderilmesi P-PR P-ŞM İ-YRD P-PR P-ŞM İ-YRD İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.07 PERSONEL İZİNLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Personelin İzin Talebi İzin talebinin ( sözlü/yazılı) Personel Birimine Gelmesi Talebin incelenmesi K-PR Personelin kullanabileceği izin varmı? Hayır evet Talebin Reddi Personel tarafından İzin Formunun doldurması ve Personel Birimine paraf ettirilmesi İzin Formu İlgili Şube Müdürünün paraflaması İzin geçirileceği yer Yurt İçindemi? Yurt Dışındamı? Yurt İçi Müdürlük Makamına Sunulmak Üzere İlgili Müdürü Yardımcısının imzalaması İl Müdürü Onayı İş Akışı Yurt Dışı İ-PR İ-YRD Valilik Makamında Olur alınması Bir suretinin İlgili personelin Dosyasına konması Diğer suretinini personele teslim edilmesi Vali Onayı İş Akışı İzin Formu P-PR P-S P-YRD İ-MD İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.08 STAJ YAPMA TALEPLERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dilekçe Bakanlıktan gelen yazılar doğrultusunda bölümlere göre alınacak staj kontenjanları belirlenir. Bakanlıktan stajla ilgili yazıların gelmesi Kişilerin okulları aracılığı ile başvurusu doğrultusunda talepler değerlendirilir. Uygun ise Uygun değil ise Okuluna ve kendisine yazı ile bildirilir. P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) Başvuru reddedilir. İlgili şube ve ilçeye kişinin staj yapacağına dair bilgilendirme yazısı yazılır. P-BS P-YRD İ-MD İlgiliye/okuluna tebliğ edilir. Kişi stajını yapacağı ilgili birime gönderilir. Staj bitiminde ilgili birim öğrenci dosyasını okuluna gönderir. P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.09 ADAY MEMUR EĞİTİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Bakanlıktan Valilik kanalıyla Atama emrinin İl Müdürlüğüne gelmesi Açıktan aday olarak atanan memurlar göreve başlatılır. 1 yıldan az 2 yıldan çok olmamak koşuluyla görev süresi dolumunda adaylık eğitimine alınırlar. Hazırlayıcı ve temel eğitim olmak üzere toplam 40 iş günü sürer. Adaylık eğitimi için öğreticiler belirlenir. Ders programı hazırlanır. Ders programları ve adaylık eğitimi süresi eğitici ve aday memurlara tebliğ edilir. Adaylık eğitim sonunda aday memurlar yazılı sınava tabi tutulur Sınavı Geçer ise Sınav sonunda başarılı olanların ,ceza alıp almadığına dair yazı ile asalet teklifleri bakanlığa bildirilir. P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) Asaleti onaylanan memurlara bakanlık tarafından atama onayı gönderilir. Atama onayı kişiye tebliğ edilir ve yemin belgesi hazırlanır. Yemin belgesi kişiye imzalatıldık tan sonra bakanlığa gönderilir. Asalet tasdik işlemi son bulur. İ-ŞM İ-MD İ-PR Sınavı Geçemez ise Adaylık İptal edilir. 3 yıl memurluktan men edilir. İ-PR P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.10 SÖZLEŞMELİ PERSONEL GÖREVE BAŞLAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Personel Genel Müdürlüğünün atama genelgesinin İLM gelmesi Atama K-PR Genelge ekinde isimleri belirtilen Personellerin genelgede belirtilen belgelerle süresi içerisinde İLM gelmesi Ataması yapılan Personelin belgelerinin incelenmesi K-PR Belgeleri noksansız olan personel için genelge ekinde Personel Genel Müdürlüğünce gönderilen Sözleşmeden çoğaltılarak sözleşmenin ilgili kısımlarının doldurulması Ataması yapılan personel ile İl Müdürü tarafından sözleşmenin imzalanması P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD İ-PR İ-MD Sözleşmenin onaylı örneğinin 1 adet sözleşme imzalayan personele verilmesi, 1 adedinin de atandığı birime üst yazı ile gönderilmesi Sözleşme Maaş ödemesi ve İşe giriş bildirgeleri için Sözleşmeli Personel bilgilerinin, sözleşme örneğinin Muhasebe şefliğine gönderilmesi Özlük Dosyası Personelin atandığı birimde göreve başlatılması Göreve başlatma ile ilgili evrakların ve sözleşmenin aslının Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) İ-PR İ-MD İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.11 RAPORLARIN SAĞLIK İZNİNE ÇEVRİLMESİ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İLM çalışanlarının almış oldukları İş görmezlik Raporunu İlgili Şube Müdürüne kontrol ettirip imzalatması ( görülmüştür ) İş Görmezlik Raporu K-ŞM İş Görmezlik Raporunun İdari ve Mali İşle Şube Müdürlüğüne teslim edilmesi İdari ve Mali İşle Şube Müdürü tarafından Personel Sorumlusuna havale edilmesi K-ŞM Personel Sorumlusu tarafından raporun sıhhi izne çevrilmesi için ilgili birim amirine onaya sunulması P-PR P-BS İ-ŞM İ-YRD İl Müdürü Onayı İş Akışı Sağlık iznine çevrilen raporun tahakkuk sorumlusuna ZİMMET ile gönderilmesi Alınan Rapor Heyet Raporu mu? Hayır Evet Evet 1 Yıl içinde aldığı raporların gün sayısı 7 günden fazlamı Tahakkuk sorumlusu tarafından 7 günü gecen kısım için maaş kesintisi yapılması Dosyaya kaldırılması Hayır Başka işlem yapılmadan dosyaya kaldırılması P-PR P-BS İ-ŞM 14.02.2014 00 ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/01.12 BAŞKA BİRİMDE GÖREVLENDİRME İŞ AKIŞ ŞEMASI İLM Birimlerinin amirleri tarafından İLM de çalışan bir personeli kendilerinde görevlendirilmesinin talep edilmesi Talep yazıları evet Talep uygun mu? İl Müdürü tarafından İLM personelinin İLM içinde başka bir birimde görevlendirildiğinin İdari Mali İşler Şube Müdürlüğüne bildirmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD İdari Mali İşler Şube Müdürlüğü tarafından görevlendirme yazılması P-PR P-S P-YRD İ-MD Vali Onayı İş Akışı Göreve başladığı Şube Müdürlüğü tarafından başlama yazısı ~1~ Vali tarafından onaylanan görevlendirme yazısının ilgiliye tebliği ve görev yaptığı Şube Müdürlüğüne bildirilmesi P-YRD İ-MD Bakanlığa bildirilmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) hayır Uygun olmadığının açıklaması ve evrakın ilgili birime iadesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD ARŞİV VE GENEL EVRAK BİRİMİ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/02.01 ARŞİV İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI İLM Birimlerinden gelen Arşivlenecek evrak ve ekindeki malzeme Evrak ve arşiv işlemleri memuru tarafından evrakın ve malzemenin teslim alınması Evrakın ve ekininin kayıt bilgilerine göre her birime ait önceden ayarlanmış kod nu maralı klasörlere (gizli evrak lara gizli kaşesi basılarak) takılması Evrakın ve eklerinin yasal süre sonuna kadar arşivde muhafaza edilmesi Her yıl Ocak ayında bir önceki yılın sonunda yasal süresi dolan evrakın arşiv işlemleri (ayrımı,hazırlanması,uygunluk kontrolü) ile ilgili olarak mev zuata uygun komisyon Kurul mak üzere personel talep edil mesi vekomisyonun kurulması Komisyonun Arşiv Yönet meliğine göre evrakın imhası, muhafazaya devamı vs karar vermesi ve ilgili tutanağı imzalaması A Tutanak 14.02.2014 00 ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/02.01 ARŞİV İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI A Evrak imha mı edilecek? Muhafaza mı edilecek? İl Müdürü Onayı İş Akışı Evrakın imhası için kurum arşivinde kurulan ayıklama ve imha komisyonunda idari ve mali işler müdürlüğünden bir kişinin görevlendirilmesi Komisyonun onayı ile imha edilecek yada devlet arşivine gönderilecek malzemeler için liste düzenlenmesi Muhafaza Yönetmelikçe izin verildiği süre içerisinde (5 yıl,10 yıl,süresiz ) evrakın muhafaza edilmesi 14.02.2014 00 ~2~ Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/02.02 GELEN EVRAK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Bakanlığın genel evrak biriminden gelen evrak Evrakın Evrak ve Arşiv İşlemleri Memuruna gelmesi ve değerlendirilmesi İLM birimlerinden gelen evrak Bakanlık İl dışı birimleri ile diğer kurum ve kuruluşlardan kargo ile gelen evrak Evet V-PR Evrak İLM ile ilgilimi Hayır Evrakın bilgisayar ortamında kayıt altına alınması Gelen birim/kurum/kuruluşlara iade edilmesi Evrak İl Müdürüne Gidecek mi? Evet Hayır P-YRD Evrakın, Evrak ve Arşiv İşlemleri Memuru tarafından ilgili şubeye gönderilmek üzere kontrol edilmesi ve İLM genel evrak zimmetli Şubelerdeki evrak dağıtıcılarına teslim edilmesi defterine kaydedilmesi Evet Evrak intranet üzerinden mi gönderilecek? İntranet Programı üzerinden evrakın taranarak gönderilmesi Evrakın tesliminde İLM genel evrak zimmet defterinin teslim alana imzalattırılması İl Md.Yrd. tarafından İl Müdürüne iletilmesi Havale işleminin Müd.Yrd. tarafından gerçekleştirilmesi ve evrakın İLM genel evrakına gönderilmesi Evrakın ilgili birime havale işleminin İl.Müd.tarafından gerçekleştirilmesi ve İLM genel evrakına gönderilmesi K-PR Hayır Evrakın dağıtıcı aracılığıyla gönderilmesi İ-PR İ-BS Evrakın tesliminde İLM genel evrak zimmet defterinin teslim alana imzalattırılması İ-PR İ-BS P-YRD İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/02.03 GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili Birimlerden gelen Resmi Yazılar İl Müdürlüğü Evet Evrak Gizli/Hizmete Özel/Kişiye Özel mi? Evrakın Zarflanması Evrak kayıt birimine gelmesi Evrak ne şekilde Gönderilecek Hayır İLM genel evrak üzerinden Zimmet Defteri Evrakın İLM genel evrak zimmet defterine kaydedilmesi İLM birimlere veya il içindeki diğer Müdürlüklere zimmet defterine imza alınarak kayıt edilmesi Manisa dışı Bakanlık birimleri,kurum, kuruluş ve şahıslara gönderilmek üzere posta kaydının yapılması( Kargo-iadeli tebligatlı posta yolu ile) 14.02.2014 00 ~1~ MUHASEBE BİRİMİ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/03.01 PERSONEL MAAŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Personel Maaşı ile ilgili Evrak (Terfi, İcra kesintisi, v.b.) Saymanlığa maaş programında personelle ilgili bilgilerde değişiklik varsa güncelleme yapılmasına dair yazının gönderilmesi P-PR P-BS P-ŞM P-YRD-İ İ-MD Giden Evrak İş Akışı Gelen Evrak İş Akışı K-PR Saymanlık müdürlüğünden güncellenen maaş Doküman larının alınması (Ödeme emri belgesi, icra listeleri, v.b.) Saymanlık müdürlüğünce hazırlanan ödeme emri ve eklerinin İLM gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisince imzalanması Ödeme emri belgesi ve eklerinin saymanlığa gönderilmesi İ-PR İ-ŞM GG-YRD İ-HY K-PR Maaş alacak personel listesinin ve miktarının elektronik ortamda ve yazılı bankaya gönderilmesi K-PR Maaş ödemesinden sonra Tahakkuk sorumlusunca ilgili birimlere (SGK, Emekli Sandığı) personel Kesenek lerinin internet Ortamında gönderilmesi VG-PR 14.02.2014 00 ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/03.02 MAAŞ TAHAKKUK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Ay içinde personel hareketi varsa giriş /çıkış yapılması İşe yeni başlayanlar ve naklen atanan personelin internet ortamında SGK’ na bildirge ile internet ortamında bildirilmesi. VG-PR Personel Maaş Programında ay içerisinde personele ilişkin değişikliğin (derece, kademe, icra, sosyal yardım, hastalık izini vb.) işlenmesi. K-PR İdaremiz Personelince hazırlanan ödeme emri bilgilerinin Saymanlık Müdürlüğünce sistem üzerinde onaylanması Bordro çıktılarının alınarak gerçekleştirme görevlisiyle harcama yetkilisi tarafından imzalanması İ-HG İ-GG Bordroların Muhasebe Müdürlüğüne gönderilmesi İl Müdürlüğümüz ile anlaşmalı maaş alınacak Bankaya tüm maaş alacak personel için maaş alacaklar listesinin ve miktarının mail olarak gönderilmesi Sosyal Güvenlik Kurumuna Emekli Sandığı ve SSK birimlerine personelin emeklilik kesintilerinin internet ortamında gönderilmesi SGK ‘ya gönderilen onaylı bildirgelerin İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğünde saklanması. K-PR VG-PR P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD 14.02.2014 00 ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 00 ~1~ Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/03.03 MAAŞ HESABININ KONT. VE E-BÜTÇE SİS. GİRİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Özlük biriminden, Kadrolu, İşçi,Sözleşmeli ve Geçici Personele ait maaş yük bilgilerinin istenilmesi Maliye Bakanlığı Yazısı Giden Evrak İş Akışı Gelen Evrak İş Akışı Personel maaş yük bilgileri ( İşçi Puantaj cetveli, Defterdarlıktan icraa kesintisi listesi, Lojman kira bedeli kesintisi, Kefalet kesintisi,Nafaka kesintisi, Raporlu gün kesintisi,Sendika kesintisi, Personel maaş yük bilgilerinin kontrol edilmesi Yan ödeme cetvelleri Evet Maaş yük bilgileri, yan ödeme ve kadro dağılım cetvelleri uygun mu? Hayır Maaş yük bilgilerinin e-bütçe sisteminden girişinin yapılması Maaş yük bilgilerinin düzeltilmek üzere Özlük birimine gönderilmesi K-PR İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/03.04 SEYYAR GÖREV YOLLUĞU İŞ AKIŞ ŞEMASI Adam/ Gün sayısının Bakanlıktan gelmesi Aylık olarak Şube Müdürlüklerinde görevli personelin arazi çalışmalarını gösterir seyyar görev cetvellerinin gelmesi. O-ŞM Gelen gün sayılarını aşmamak ve tüm personele çalıştığı süreyle orantılı dağıtım yapmak üzere SGB ‘netten süreç başlatılması. K-PR SGB netten hazırlanan seyyar görev bordrolarının çıktıları alınarak gerçekleştirme görevlisiyle harcama yetkilisine imzalattırılması VG-PR İmzalanan bordroların defterdarlık Muhasebe Müdürlüğüne gönderilmesi Seyyar görev alacakların listesi ve tutarlarının bankaya mail olarak gönderilmesi ve Anlaşmalı Banka tarafından Personellerin hesabına aktarılması Tahakkuk Evrakı Teslimat Formu VG-PR ~1~ SATIN ALMA BİRİMİ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.01 AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI İhale Onay Belgesi İhale dokümanlarının hazırlanması İhale İşlem dosyasının açılması ve ihale onayının alınması EKAP numarası alınarak ihale ilanının yapılması İhale Komisyonunun görevlendirilmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD İhale Komisyonunun görevlendirme yazsı Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dokümanını alması Tekliflerin toplanması K-PS K-BS K-SM Tekliflerin değerlendiirilmesi ve nihai kararın verilmesi İ-KOM Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin imzalanması Mal ya da hizmet alımını yapılması A Alım sözleşmesi İ DM İ-MD İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~2~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.01 AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI A İ-KOM Hayır Mal yada hizmetin faturasının alınması Mal yada hizmet Alımı Faturası Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul Tutanağı Mal yada hizmet uygun mu Evet Mal yada hizmet tespit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya Bildirilmesi K-PR Mal yada hizmetin kabulü İ-PR Hizmet alımı Satın almanın Türü Mal alımı İ-KOM Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi ve harcama Yetkilisi ile Gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanması ve saymanlık Müdürlüğüne gönderilmesi Taşınır İşlem fişinin kesilmesi Hizmet işleri kabul tutanağı Ödeme emri ve Tahakkuk Evrakı teslimat formu P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD TİF İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.02 BELLİ İSTEKLİLER ARASINDA İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI Belli istekliler arasında ihale yöntemi ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerin Şube Müdürlüğüne gelmesi İhtiyaç talep yazısı İhale Onayının alınması Ön yeterlilik ve ihale dokümantasyonun hazırlanması İhale ilanının yapılması İhale komisyonunun görevlendirilmesi Danışmanlık hizmeti Ön yeterlilik ve ihale dökümanının alınması İhalenin hangi tür satın alma için yapıldığının tespiti İhale komisyonu Görevlendirme yazısı Diğer Mal/Hizmet Alımı Ön yeterlilik ve ihale dokümanının alınması Ön yeterlilik işlemlerinin sonuçlandırılması ve davetiye ile birlikte ihale dökümanın gönderilmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD Ön yeterlilik işlemlerin sonuçlandırılması İ-KOM Tekliflerin alımı teknik değerlendirme ve puanlamanın yapılması İ-KOM Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dokümanını alması K-PR Mal değerlendirme ve puanlamanın yapılması ve konsolidasyon İ-KOM Fiyatı da içeren tekliflerin alınması ve ön değerlendirmenin yapılması A B İ-KOM İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~2~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.02 BELLİ İSTEKLİLER ARASINDA İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI B A Mal ve hizmet alımı sözleşmesi Tekliflerin değerlendirilmesi ve ve nihai kararın verilmesi Danışmanlık sözleşmesi Sözleşme görüşmelerinin yapılması ve sözleşmenin imzalanması İ-DM İ-MD Mal Yada hizmet Alımının yapılması Mal ya da Hizmetin faturanın alınması Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmsei Mal yada hizmet Alımı faturası Muayene Kabul Tutanağı İ-KOM Mal yada Hizmetle tespit edilen eksik ve aksaklıkların firmaya bi,ldirilmesi Mal yada hizmet uygunmu Hayır Evet Mal yada Hizmetin Kabulü Hizmet Alımı Satın Almanın Türü K-PR Mal alımı İ-KOM Hizmet İşleri kabul tutanağının düzenlenmesi Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi ve Harcama Yetkilisi ile Gerçekleştirme Görevlisi tarafından imzalanarak Saymanlık Müdürlüğüne gönderilmesi İ-PR Hizmet işleri kabul tutanağı Ödeme emri ve Tahakkuk evrakı Teslimat Formu Taşınır İşlem fişinin kesilmesi İ-YRD-İ İ-MD TİF İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.03 ONAY BELGESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Birimlerin Talep Yazıları Mal talep yazılarının satın alma birimine gelmesi Teknik Şartname Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi Ödenek Varmı EVET Yaklaşık Maliyet Araştırma komisyonunun kurulması İ-GG İ-HY Piyasa Fiyat araştırmasının yapılması Piyasadan alınacak en az 3 teklifin SGB nete girilmesi sonucunda yaklaşık maliyetin belirlenmesi Fiyat Araştırma komisyonunun Yaklaşık Maliyet Cetvelini onaylaması Mal ile ilgili onay belgesinin SGB net üzerinden düzenlenerek çıktısının alınması İhale/ Onay belgesinin Gerçekleştirme Görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylanması Yaklaşık Maliyet cetveli İ-KOM İhale Onay Belgesi P-PR P-ŞM İ-GG İ-HY K-PR HAYIR İlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI İhale onay belgesi 14.02.2014 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.04 PAZARLIK USULÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI İhale onay belgesinin gerçekleştirme görevlisi ve Harcama ihale onay belgesinin Gerçekleştirme görevlisi ve harcama Yetkilisi tarafından onaylanması İ-GG İ-HY Kamu ihale Kurumunun Web sayfasından ihale numarasının alınması P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD Firmalara ihaleye katılmaları için davet yazılarının yazılmaları İ-PR Satın alma brimi tarafından ihale dokümanın saymanlıktan edinilecek makbuz karşılığı firmalara teslim edilmesi İhale işlemlerini gerçekleştirmek üzere hizmet alacak birim tarafından en az 5 kişilik Komisyon oluşturulması Firma dosyalarını ihale saatinden önce satın alma birimi tarafından imza karşılığında teslim alınması İhale komisyonun firma yetkililerinin yanında ihale zarflarının kotrol etmesi ve zarfı mevzuata uygun olmayanların tutanakla tespit edilmesi ve ihale dışı bırakılması Firmaların verdiği tekliflerin açılması A İhale dokümanı Teslim tutanağı P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD İhale zarfı teslim tutanağı Uygun olmadığı için Değerlendirmeye Alınmayan Zarflarına ilişkin komisyon tutanağı Zarf Açma Belge Kontol tutanağı İ-KOM İ-KOM İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 ~2~ Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.04 PAZARLIK USULÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI A Firmaların verdiği tekliflerin ihale dökümanlarının kotrol edilmesi İhale komisyonu tarafından tekliflerin aldığı sıraya göre düzenlenen tutanağın imzalanarak firmalara verilmesi İ-KOM Belgeleri eksik yada hatalı olan davetlilerin elenmesi İ-KOM KİK in belirlemiş olduğu teklif vermeye davet yazısının yazılarak firmalardan son fiyat tekliflerinin istenmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD Alınan tekliflerin aynı komisyon tarafından firmaların huzurunda yaklaşık maliyet ile birlikte açıklanması ve tutanak altına alınarak bir nüshasını firmalara verilmesi İsteklilerce teklif Edilen son fiyat tutanağı Son Teklifler Açıldıktan sonra komisyon tarafından karar verilmesi ve kararın imzalanması Komisyon Kararının ihale yetkilisine sunulması İhale Yetkilisi onaylıyormu B İ-KOM Hayır İhale iptalinin gerçekleşmesi ile birlikte firmalara bildirilmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD İ-HY İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.04 PAZARLIK USULÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI B Evet KİK ten Yasaklı Teyit alınması İhale sonucunun katılan tüm firmalara bildirilmesi P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD Firmalardan 10 günlük süre içerinde şikayet gelirse cevaplandırılması P-PR P-ŞM P-YRD İ-MD Kazanan firmaya sözleşmeye davet yazısının yazılması P-PR P-ŞM P-YRD İ-V(MD) Sözleşmenin imzalanması İ-F İ-MD KİK yasaklı Teyit alınması KİK e İhale sonuç ilanı girilmesi 14.02.2014 00 ~3~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 00 ~1~ Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.05 DOĞRUDAN TEMİN USULÜ İLE HİZMET ALIMI İŞ AKIŞ ŞEMASI İHALE ONAY BELGESİ Harcama yetkilisine (ihale yetkilisine) sunulması 3 kişiden oluşan komisyon olur alınması P-PR P-ŞM İ-GG İ-HY P-PR P-ŞM İ-YRD-İ O-MD Komisyon Tarafından 2.tekliflerin alınması ve en düşük teklif veren firmaya ihalenin verilmesi piyasa araştırma tutanağının düzenlenmesi Sözleşme Yapılacakmı Ödemeler bazında hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi İ-KOM Firmanın Mevzuatta belirlenen oranda sözleşme bedelinin damga vergisinin saymanlığa Sözleşme düzenlenmesi ve imzalanması A Hizmet İşleri Kabul Tutanağı İ-F İ-HY İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.05 DOĞRUDAN TEMİN USULÜ İLE HİZMET ALIMI İŞ AKIŞ ŞEMASI A Götürü bedel/birim fiyat tutanağının düzenlenmesi Götürü bedel/birim Fiyat Tutanağı Ödemeler bazında hizmet işleri kabul tutanağının düzenlenmesi Hizmet işi kabul tutanağı İ-KOM Ödemeler bazında hak ediş raporunun düzenlenmesi Hak ediş raporu İ-KOM Hak ediş raporlarının düzenlenmesi ve harcama Yetkilisi onayına sunulması Hak ediş icmalinin düzenlenmesi Firma tarafından düzenlenen faturanın satın alma tarafından ödenmesi Hak ediş raporu Hak ediş icmali İ-KOM 14.02.2014 00 ~2~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.06 DOĞRUDAN TEMİN USULÜ İLE SATIN ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI İhale Onay Belgesi İhale Onay belgesinin Gerçekleştirme Görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylanması P-PR P-ŞM İ-GG İ-HY 2. Tekliflerin açılması için piyasa fiyat araştırmasının yapılması SGB üzerinden piyasa fiyat araştırma tutanağı düzenlenerek çıktısının alınması Fiyat Araştırma Tutanağı Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağının, Fiyat araştırma komisyonu tarafından onaylanması İ-KOM En uygun Teklif verenden alıma karar verilmesi İ-KOM Muayene Kabul Komisyonunun Kurulması A İ-GG İ-HY 14.02.2014 00 ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.06 DOĞRUDAN TEMİN USULÜ İLE SATIN ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI A Malların uygunluk kontrolünün muayene kabul kabul komisyonu tarafından yapılması İ-KOM Mallar alım için uygunmu? İ-KOM İ-GG İ-HY Fatura ile malların muayene komisyonu tarafından teslim alınması Tutanak tutarak malların ambara girişinin sağlanması Fatura karşılığı malların bedelinin ödenmesi Malların uygun olanının temin edilmesinin sağlanması Muayene Kabul komisyonu Tutanağı ~2~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.07 İSTİSNAİ ALIM İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaç talep listesi İhtiyaç talep formunun Şube Müdürlüğüne gelmesi İşlemin ilgili personele havale edilmesi K-PR Alınacak Mal/malzeme ile ilgili piyasa araştırmasının (DMO sitesinden) yapılması DMO ne yazı yazılması (toplam tutarın belirlenmesi) DMO dan yazı gelmesi Alınacak mal ve malzeme ile ilgili onay belgesi tanzimi ve onayı Onay Belgesi EKAP sistemine girilmesi ihale numarası alınması DMO ya para yatırılması için Saymanlığın bilgilendirilmesi Mal/Malzemenin alınması ve muayene kabulünün yapılması A Mal/ Malzeme 14.02.2014 00 ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.07 İSTİSNAİ ALIM İŞ AKIŞ ŞEMASI A Uygun olmayan Mal/ malzemenin değiştirilmesi K-KOM DMO ya Muayene kabul formu ve sevk irsaliyesi gönderilir. K-KY EKAP sistemine girilip sonuç formu doldurulur VG-PR Döner sermaye birimine dosya teslim edilir. 14.02.2014 00 ~2~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/04.08 MAL TESLİM ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI Fatura ve Muayene Kabul Komisyonu oluru Satın alma birimi tarafından düzenlenen fatura ve muayene kabul komisyonu olurlarının Taşınır Kayıt ve kontrol Yetkilisine gelmesi İ-KOM Malın Kontrol edilerek depoya alınması Fatura bilgilerine göre SGB net programına mal girişlerinin yapılması Taşınır İşlem Fişinin teslim edilen (satın alma Memuru )ve teslim alan (Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi) tarafından imzalanarak dosyaya kaldırılması Taşınır İşlem fişi İ-KOM VG-PR SOSYAL TESİSLER BİRİMİ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/05.01 MİSAFİRHANE İŞ AKIŞ ŞEMASI Kamu sosyal tesisleri yönetmeliği gereğince Müdürlük makamınca sosyal tesislerde personelin görevlendirilme yazısı İ.M.İ.Şube Md.İ.M.İ.personel görevlendirme yazısı İl Müdürü Onayı İş Akışı İl Müdürünce Misafirhaneyle ilgili bir komisyon oluşturulur. (Komisyonda İ.M.İ.Şb.Md.İl.Müd.Yardı. ve Misafirhane sorumlusu tarafından oluşur.) Resmi yazıyla veya Telefonla rezervasyon yapılır. Görevli personel Bankaya İmza Sirküsü yazısı yazılır ve yetki verilir Bankadan para yatırma para çekme işlemleri için görevlendirilir. Gelen Misafirler Kimlik bilgilerine bakılarak kayıt defterine yazılır. kalacağı gün kadar ücret alınır faturası kesilir. Görevli personel tarafından misafirhanenin temizliği yapılır. Misafirhane ilgili Gelir ve Giderler karar defterine yazılır. oluşturulan komisyonca imza altına alınır. A Komisyon oluru ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/05.01 MİSAFİRHANE İŞ AKIŞ ŞEMASI A Misafirhaneden elde edilen gelirler belli aralıklarla para fazla olmamak şartıyla bankaya misafirhane gelir hesabına yatılır. Banka Dekontu Alınan Dekontla Misafirhanenin İşletme Defterine kayıt yapılır. Aynı zamanda bu işlem misafir işletme programına işlenir. Misafirhane ile ilgili Temizlik mefruşat ihtiyaç oldukça ihtiyaç pusulası makama sunulur. Makamdan alınan olurla piyasa araştırması Teklif mektubu verilerek en uygun firmadan alım yapılır. Alım yapıldıktan sonra Üst makama sunulur uygun görülürse alım yapılan limit kadar resmi yazıyla bankadan firmanın hesabına fatura bedeli kadar havale edilir. Misafirhane Gelir ve Giderleri 3 aylık dilimler halinde İ.M.İ.Daire Başkanlığına Yazıyla Bildirilir. İl Müdürü Tarafında oluşturulan bir Denetim komisyonu Misafirhanenin Bütün hesapları incelenir rapor edilir makama resmi yazıyla bildirilir. Misafirhane Gelir ve Giderini Gösteren 1 yıllık hesap İşletme Hesap özeti Sosyal Tesislere ait bilgi formu Misafirhane Demirbaş listesi Yıl sonunda idarece oluşturulan komisyon tarafında misafirhane denetim raporu İ.M.İ.Daire Başkanlığına Bildirilir. 14.02.2014 00 ~2~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/05.02 YEMEKHANE İŞ AKIŞ ŞEMASI Kamu sosyal tesisleri yönetmeliği gereğince Müdürlük makamınca sosyal tesislerde personelin görevlendirilme yazısı Bir başkan 2 üyeden oluşan sosyal tesisler komisyonunun kurulması (İ.M.İ şube Müdürü başkan) Komisyon Oluru Komisyon tarafından aylık yemek listesinin belirlenmesi İl Müdürü Onayı İş Akışı Onaylanan yemek listesine göre 4734 sayılı kanuna göre malzeme alımı yapılması Malzemelerin alınması için piyasa araştırılması yapılır.(teklifler verilir.) Firma teklifleri Teklif Formu Uygun teklif veren firmadan alım yapılır. Sosyal tesisler komisyonu tarafından muayene kabul komisyonu kuruluyor. ( Bir başkan 2 üyeden oluşan) Oluşturulan muayene kabul komisyonunun karar defterine yazılması Uygun ise Alınan malzemelerin muayene kabul komisyonu tarafından denetlenmesi Uygun değil ise Malzemelerin onaylanması Malzeme Reddedilir. A İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/05.02 YEMEKHANE İŞ AKIŞ ŞEMASI A Alınan malzeme faturaları kayıt altına alınır Yemek yapımında kullanılan malzemenin günlük çıkışının yapılması Yemekhaneyi kullanan personel ve diğer kişilerin kayıt altına alınması Yemekhaneyi kullanan personel ve diğer kişilerden ücretlerin temini. Tahsil edilen bu paraların ilgili sosyal tesisler hesabına yatırılması Malzeme alınan firmalara hesaptan ödemenin yapılması Yemekhanenin genel tertip ve düzeninin denetlenmesi İdari işler daire başkanlığına 3 ayda bir gelir ve gider cetvelinin düzenlenerek gönderilmesi. Yıl sonu hesaplarının kapatılarak bir sonraki yıl hesaplarına devredilmesi 14.02.2014 00 ~2~ BİLGİ İŞLEM BİRİMİ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/06.01 ARIZA GIDERIMI İŞ AKIŞ ŞEMASI Personelden Gelen Yardım Talebi ya da Arıza Bildirimi Gelen Talebin Yerinde Değerlendirme Yardım Talebi mi ? Arıza Bildirimi mi ? Arıza Bildirimi Yardım Talebi Yardım talebi konusunun yerinde tespiti Arızanın Tespiti. Değerlendirilmesi Personele yardım talep konusunda yardım ve bilgi aktarımı Arıza Donanımsal mı ? Yazılımsal mı ? Yazılımsal Yerinde çözüm alınamaz ise Bilgi İşlem biriminde arızanın çözümü Donanımsal Arızalı donanım tespiti Kullanıcı personele sağlam çalışır halde iadesi. Garanti Süresi Devam ediyor mu ? Hayır Evet Garantör Firmaya İletilmesi Yenisi mi alınacak ? Tamiri Mümkün mü ? Yenisi Alınmalı Tamiri Mümkün Garantör Firma tarafından tamiri sağlanmış malzemenin geri alımı Arızalı donanımın eldeki imkanlar ile tamir edilmesi İhtiyaç Talep Formu Düzenlenmesi Kullanıcı personele sağlam çalışır halde iadesi. Bilgi işlem personeli yada bakım anlşamalı firma tarafından arızalı parçanın montajının yapılması Satın Alma birimine İletimi Kullanıcı personele sağlam çalışır halde iadesi. Satın alınan malzemenin montajı İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/06.02 GÜVENLIK DUVARI İŞ AKIŞI ŞEMASI Kurum İnternet Bağlantısı ve Bilgisayarların Güvenliğinin Sağlanması 5651 Sayılı Kanın Gereği Güvenlik Duvarı (Firewall) Cihazı ve Yazılımı İhtiyaç Bildirimi Satın Alma Birimi Tarafından Temini Temini Sağlanan Firewall Cihazının Network Yapısına Uygun Katmana Kurulumu Çalışırlığının Düzenli Olarak Kontrolü 14.02.2014 00 ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/06.03 LOG KAYIT İŞ AKIŞI ŞEMASI 5651 Sayılı Kanun Gereği Log Kayıtlanının Tutulması 5651 Sayılı Kanın Gereği Log Kayıt Cihazı İhtiyaç Bildirimi Satın Alma Birimi Tarafından Temini Temini Sağlanan Log Kayıt Cihazının Network Yapısına Uygun Katmana Kurulumu Çalışırlığının Düzenli Olarak Kontrolü Düzenli Olarak Sistem Yedeklerinin Alınması 14.02.2014 00 ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI İlgili birimin onay yazısı GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/06.04 MEVCUT YAZILIM İŞ AKIŞ ŞEMASI Birim tarafından Bilgi İşlem Birimine danışılarak satın alınan yazılımların bilgisayarlara yüklenmesinin talep edilmesi K-PR K-BS K-ŞM K-YRD-T K-MD Talebin değerlendirilerek kurulum yapılacak bilgisayarların müdürlük ağına dahil edilmesi Kurulumun gerçekleştirilmesi VG-PR İlgili birime işlemin tamamlandığı bilgisinin verilmesi P-PR P-BS İ-ŞM 14.02.2014 00 ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/06.05 SISTEM KONTROLÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI 14.02.2014 00 ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/06.05 SISTEM KONTROLÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Sistemlerin (Bilgi İşlem elemanları, İnternet, İntranet E-Posta ve Yüklü Uygulamaların) Çalışırlığının Kontrolü Çalışıyormu? Sorunsuz sistem Evet Hayır Arıza Tespitinin Yapılması Sorun giderildimi? Sorunsuz sistem Evet Hayır Sistem Odasına müdahele edlierek sorunun tespiti ve giderilmesi Sorun giderildimi? Hayır Arızanın Teknik Servise Bildirilmesi ve Sorunun giderilmesinin sağlanması K-PR K-BS Evet Sorunsuz sistem 14.02.2014 00 ~2~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/06.06 SISTEM YEDEKLEME TAKIP İŞ AKIŞ ŞEMASI Veri tabanlarının Ve verilerin önem dereceleri göz önüne alınarak yedeklerinin alınmasının planlanıp programlar aracılığı ile uygulamaya konulması Sunucu ve Servis Sağlayıcı Network Elemanlarına Uzak masaüstü uygulaması ile bağlanarak yedeklerin alınıp alınmadığının kontrol edilmesi Yedek alınmış mı? K-PR K-BS K-ŞM K-PR K-BS K-ŞM Evet Sistem yedeği Hayır Sorunun tespit edilmesi ve giderilmesi Yedeklerin alınması K-PR K-BS Sistem yedeği 14.02.2014 00 ~1~ AMBAR AYNİYAT BİRİMİ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 ~1~ Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/07.01 DEMİRBAŞ VE TÜKETİM MALLARI LİSTELERİ KAYIT İŞ AKIŞ ŞEMASI Satın Alma Demirbaş Listesi Satın alma sürecinden gelen demirbaşlar listeleri alınır Demirbaş Listesindeki Mallar İl Müdürü oluru, Fatura, Muayene kabul komisyonu raporu Gelen muayene kabul komisyonu raporu doğrultusunda mallar fiziki varlıklarına bakılarak sayılır, ölçülür ve tartılarak uygunluğu tespit edilir. Uygun Gelen Demirbaşlar uygun mu? Uygun Değil Taşınır işlem Fişi Kesilir Kayıt altına alınır. Demirbaşlar il müdürünün emri ile kullanıcılara zimmet karşılığı verilir. Mallar geri iade edilir. Kişinin tayin emeklilik ve askere gitme gibi hallerde verilen demirbaşlar geri iade alınır. 3 ayda bir tüketim çıkış raporu düzenlenerek defterdarlık muhasebe müdürlüğüne verilir. Yılsonunda maliyeden detaylı taşınır ayrıntı raporu alınarak müdürlüğümüz kayıtları ile karşılaştırılır. Uyuşmazlık halinde kuruş farkı raporu düzenlenerek tekrar defterdarlık muhasebe müdürlüğüne gönderilir. Yılsonu itibariyle tüm taşınırların baki tutarları incelenerek yönetim hesap cetvelleri SGB’ye gönderilir. Ayrıca il ve 15 ilçe hesapları(il15) cetveli düzenlenerek Şubat ayında orada olacak şekilde bakanlığa gönderilir. Dokuman No: İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI ŞEMA NO ŞEMA ADI Yayın Tarihi 14.02.2014 24.06.2014 Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No 00 GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/07.02 MAL TESLİM ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI Satın alma birimi tarafından düzenlenen fatura ve muayene kabul komisyonu Olurlarının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine gelmesi Fatura ve Muayene Kabul Komisyonu Oluru Malın kontrol edilerek depoya alınması VG-PR Fatura bilgilerine göre İLM net programına mal girişlerinin yapılması İ-KOM Taşınır İşlem Fişinin teslim edilen (Satın alma Memuru) ve teslim alan (Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi) tarafından imzalanarak dosyaya kaldırılması İ-KOM Taşınır İşlem Fişi ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI 14.02.2014 00 ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/07.03 TAŞINIR KAYIT VE KONTROL HİZMETLERİ TALEP KAR.İŞ AKIŞ ŞEMASI Taşınır İstek Belgesi Birimlerden gelen taşınır istek belgesinin veya resmi talep yazısının taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine ulaştırılması K-PR Talep edilen malzemenin stok durumunun İLM net programından kontrol edilmesi K-KY Resmi talep yazısı Hayır Stokta mevcut mu? Evet Olmayan malzemenin alınması için Şube Müdürüne bildirilmesi Demirbaş malzemesi mi? Tüketim malzemesi mi? Demirbaş Satın alma İş Akışı Tüketim İ-PR İ-KY Talebin karşılanması Zimmet senedi Talebin karşılanması Zimmet Senedinin malzeme teslim edilecek kişiye imzalattırılması Taşınır işlem fişinin kişiye imzalattırılması Malzemenin kişiye teslim edilmesi Malzemenin kişiye teslim edilmesi Merkez saymanlığa üç ayda Bir tüketim raporu gönderilmesi Taşınır işlem fişi Tüketim Raporu İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI ~1~ GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/07.04 YIL SONU TERKİN VE MAL SAYIMI İŞ AKIŞ ŞEMASI Sayım Komisyonu Oluru Evet Sayım komisyonu olur yazısının Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisine gelmesi K-KOM Bütün taşınır ve demirbaşların sayımının yapılması K-PR Eksik veya Fazla var mı? Sayım döküm cetvelinin hazırlanması Eksik mi? Fazla mı? Hayır Fazla Eksik Sayım fazlası malların Fiyat taktir komisyonu oluru alınması Sebebinin araştırılması Eksik sebebinin tutanağa bağlanması ve ilgili personel tarafından imzalanması İhmal ve Kusur varsa Kişiye Kamu zararı Tazmin ettirilir. Müdürlük Onayı İş akışı K-PR K-KY Tutanak K-KY Fazla olan miktarın hesaba geçmesinin Sağlanması İçin saymanlığa bildirilir. 31 Aralıkta sayım yapılarak 13 (Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli) ve 14 No’lu (Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli) cetvellerinin oluşturulması Cetvellerin iki hafta içinde üst yazı ile Saymanlığa ve Sayıştaya bildirilmesi 13 No’lu Cetvel 14 No’lu Cetvel İ-HY Kamu Zararlarının Tahsili İş akışı Yıl devri Taşınır İşlem Fişlerinin düzenlenerek yılın kapatılması İ-KY İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 ~1~ Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/07.05 YIL SONU ZAİYAT İŞ AKIŞ ŞEMASI Ambar Sayım Komisyonu Oluru Ambar sayım komisyonu olur yazısının Saymanlığa gelmesi K-S İlçe ve Şubelerden zayiatın tutanakla bildirilmesi İ-KOM Zayiat raporunun hazırlanması Saymanlıkça Kayıttan düşme teklif ve onay tutanağının hazırlanması Muhasebeleştirilerek Ambar kayıtlarından Düşülmesi( Hurda demirbaşların ve kullanılmayan tüketim mallarının Milli Emlak Müdürlüğüne teslim edilmesi İ-S İ-ŞM İ-S Taşınır işlem fişi İ-S İ-MD MAKİNA, BAKIM VE ONARIM BİRİMİ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No 14.02.2014 00 Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/08.01 ARAÇ GÖREVLENDİRME VE ŞOFÖR GÖREVLENDİRME İŞ AKIŞ ŞEMASI Valililikten gelen araç tahsisi Şube Müdürlüklerinden haftalık araç talep formu Valiliğe Görevlendirilecek araç ve şoförün bilgilerinin yazılması Taşıt görev emri Belgesi hazırlanması (İl dışı görevlendirilmesi il Müdürü ve Vali Yardımcısı –İl içi ise Şube Müdürü ve İl Müdürü) Taşıt görev emrinin düzenlenmesi Araç sevkinin sağlanması Araç geldikten sonra araç bakım ve kontrol kartının ( Şöför tarafından ) gelmesi(Şöför tarafından doldurulur.) Araç bakım ve kontrol kartının Kontrol edilmesi. Kontrol kartında tespit edilen ihtiyaç ve eksiklikler doğrultusunda ihtiyaç pusulası hazırlanması. ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/08.02 ATÖLYE İŞ AKIŞ ŞEMASI İlçe müdürlükleri ve şube müdürlüklerinden gelen ihtiyaç bildirme yazısı Malzeme ihtiyaç pusulasının düzenlenmesi ve (satın almaya ) gönderilmesi Malzemenin teslim alınması Alınan malzemenin ihtiyaca uygun vaziyete getirilmesi Malzemelerin ilgili birime teslimi 14.02.2014 00 ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/08.03 BAKIM VE ONARIM İŞ AKIŞ ŞEMASI İlçe müdürlükleri ve şube müdürlüklerinden alet ve araç ekipmanlarının bakım onarım yazısının gelmesi Periyodik bakım Arızaların tespiti için komisyon oluşturulması ( Komisyon başkanı İMİ. Şube müdürü ve 2 tane tekniker) Arıza Raporu İhtiyaç Pusulası hazırlanması (Satın Alma birimine havale) 14.02.2014 00 ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/08.04 İNŞAAT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İlçe ve Şube Müdürlüklerinden Talep Yazısının Gelmesi Gelen Taleplerin Değerlendirilmesi Taleplerin değerlendirme sürecinde talep edilen işin maliyetinin büyüklüğüne göre Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğü Keşif hazırlanması için yazının gönderilmesi Çevre ve Şehircilik il Müdürlüğünden Keşif Özetinin gelmesi Gelen keşif özeti doğrultusunda Bakanlığın Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı İnşaat biriminden ödenek istenmesi Bakanlıktan Ödeneğin temin edilme yazısının gelmesi Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğünden yaklaşık maliyet hesabının istenmesi Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğünden yaklaşık maliyet hesabının gelmesi Yapılacak olan işin Kamu ihale yönetmeliğine göre değerlendirilmesi A 14.02.2014 00 ~1~ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dokuman No: Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa No ŞEMA NO ŞEMA ADI GTHB.045. İLM.İKS.ŞMA.07/08.04 İNŞAAT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI A Talebin gerçekleştirilebilmesi için (İhale usulü veya doğrudan temini ile ) satın alma birimine sevk yazısı Yaptırılacak işin teknik kontrolü için İl müdürlüğünden teknik personelin görevlendirilme yazısı( İl Müdürlüğünde teknik personelin yetersiz kalması durumunda Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğünden personel görevlendirilmesi) Gerekli Kontrollerin yapılması ve eksiklerin giderilmesinin sağlanması İş bitiminden sonra geçici kabul heyetinin oluşturulması(1 Başkan 2 teknik üye ) Heyet tarafından kabul tutanağının tutulması. 14.02.2014 00 ~2~