1  Analiz evresi bilişim sisteminin bel kemiğidir.  Yazılım sisteminin nasıl olacağina karar verilmesi için bu evrenin çok dikkatli şekilde planlanması ve yürütülmesi gerekir.  Analiz evresinin temel amacı, yeni kurulacak sistemden neler beklendiğini, bu sistemin ne yapması gerektiğinin ve sistemi kullanacak olan tüm bireylerin ne istediğinin araştırılarak ortaya çıkartılmasıdır.  Bu evrede tüm işletme fonksiyon ve faaliyetleri incelenmeli, sistemin nasıl çalıştığı en ince ayrıntısına kadar araştırılmalıdır.  Bir hastane projesini ele alalım, sistemin tamamlandıktan sonra her şey elektronik ortamda takip edilecek, röntgen, tahlil, ilaç vs. Her şey bilgisayar ortamında olacaktır. 2 1  Doktorlar, ilaçlarını reçete kağıtlarına değil, ekran tıklayarak yazacaklardır.  Tüm bunların programcılar tarafından programa yazılabilmesi için hangi ilacın hangi kategoride olduğunun, hangi ilacın hangi ilaçla birlikte verilemeyeceği, yaş, cinsiyet gibi kısıtlamaların olup olmadığının belirlenmesi gerekir.  Bunun dışında, „Hekimler ilaç isimlerini tıklarken yazılım bir güvence olarak, otomatik kontroller yapsın mı?‟, „Yapılacaksa nereye kadar yapsın?‟ vs. gibi tüm soruların yanıtları programcıda olmalıdır ki, programcı ona göre kodlayabilsin.  İşte programcıya bu bilgileri iletecek olan kişi ne hastane yönetimi ne de hekimlerdir. 3  Bu bilgiler sistem analizi ekibi tarafından toplanarak en anlaşılır bir şekilde programcının önüne, hiçbir soruya yer bırakmayacak şekilde konulmalıdır.  Bu anlamda hiçbir tıp bilgisi olmayan biz sistem analistlerin, belki de varlığını bilmediğimiz bazı konuları öğrenip, ayrıntısına inip programcılara iletmemiz gerekecektir.  Hastane personeliyle programcılar arasında bir irtibat, köprü görevi görmeliyiz.  İşte analiz evresindeki amacımız, bilişim sistemi giydirilecek olan sistemin NE olduğunu çözümlemektir. 4 2 Bu evrede genel olarak aşağıdaki işler yapılır:  Bilgilerin toplanması  Sistem gereksinimlerinin tanımlanması  Prototiplerin oluşturulması  Alternatif çözüm önerilerinin sunulması  Önerilerin gözden geçirilmesi ve alternatiflerin değerlendirilmesi 5 Sistem çözümlemeye 4 adımlık bir yaklaşım uygundur: 1. Şu anki sistemin fiziksel yapısını çıkarmak 2. Şu anki sistemin mantıksal yapısını çıkarmak 3. Yeni sistemin mantıksal yapısını oluşturmak 4. Yeni sistemin fiziksel modelini oluşturmak 6 3  Birinci adımda, var olan sistem incelenerek işler gerçekte, fiziksel olarak nasıl yürüyor, nasıl uygulanıyor kısmı araştırılır.  Örneğin, bir okul kayıt sistemini ele alalım.  Öğrencilerin kayıt süreci incelenir ve şu şekilde bir fiziksel model ortaya konulur: 7 1. Öğrenciler öğrenci işlerinden 3 adet ders seçimi için kayıt formu alır. 2. Kayıt formu, öğrenci ve danışmanıyla birlikte doldurulur. a. Çakışan dersler verilmez. b. 30 krediden fazla ders verilmez. c. Üst sınıftan ders verilmez, vs. 3. Öğrenci ve danışman tarafından imzalanır. 4. Öğrenci işlerinde onaylatılır. 5. Onaylanan bir suret öğrencide, biri öğrenci işlerinde, diğeri danışmanda kalır. 6. Öğrenci işleri, bu formdakileri öğrencinin dosyasına işler ve form öğrencinin dosyasında kalır. 7. Öğrenci işleri öğrencinin seçtiği her dersi ilgili dersin kayıt formuna ekler. (sınıf listeleri için) 8 4 Daha sonra bu fiziksel model, ikinci adımda daha genel mantıksal modele dönüştürülür: 1. Matbu kayıt formu, öğrenci ve danışmanıyla birlikte doldurulur. 2. Öğrenci işlerinde onaylatılır. 3. Öğrenci işleri, bu formdakileri öğrencinin dosyasına ve ders kayıt formuna işler. Çoğunlukla eski sistemin mantıksal modeliyle, yeni sistemin mantıksal modeli birbirinin aynı ya da çok benzeri olur. En son, dördüncü adımda ise yeni kurulacak sistemin fiziksel modeli vardır. İki veya üçüncü adımda ortaya çıkartılan mantıksal model temel alınarak, bilişim sistemi dahilinde, bu işlemlerin nasıl yapılabileceği anlatılır. Bu durumda, genellikle veri akış modelleri çizilir. 9  Var olan bilgi kaynakları  Var olan sistemde kullanılan donanım ve yazılım  İşlemlerde kullanılan bilgi  İç ve dış bilginin birbirini nasıl etkilediği  İşlenecek olan bilginin miktarı  Sistem döngüsü ve süresi  Arşivlenen bilgi ve arşivlemede kullanılan araçlar  Kullanılan raporların formatı  Sistem personeli  Ve bunların tüm maliyeti 10 5 1. Yöntem: › Sistem gereksinimleri müşteri ile birlikte saptanır. › Bilişim alanının, işlevleri, ara birimleri, kısıtları, kabul kriterleri belirlenir. › Akış diyagramları haline getirilir. 2.Yöntem: › Sistem için bir örnek model(prorotip) oluşturulur. › Bu örnek üzerinde müşteri ile tartışarak bunun gereksinimlere uygun hale getirilmesi gerekir. › Sistem tasarımının özellikleri, sistem öğelerinin kabaca analizi yapılır. › Bu yöntemde, gereksinimler önceden saptanmayıp, model üzerinde müşteri ile birlikte kararlaştırılmaktadır. 11 Ana Sistemin Yazılım Elemanları Konu, Kaynaklar, Gider, Yapılabilirlik, Zamanlama Tespiti Yazılım Planı İdari İnceleme Gereksinim Biliniyor mu? Hayır Evet Bilişim alanının, işlevlerin, ara birimlerin, tasarım kısıtlarının, onay kriterlerinin belirlenmesi Gereksinimlerin Belirlenmesi için bir Model Oluşturma Teknik İnceleme Red Revizyon Planı İnceleme Yazılım Gereksinimleri Tasarıma Başlama 12 6 İdari inceleme kapsamında göz önünde bulundurulması gerekenler: › Organizasyondaki küçük değişikliklerin bile sistemin ihtiyaçlarını etkilemesi nedeniyle bunların düzenli kontrol edilmesi › Karar verme sürecinde deneyim, bilgi ve geleceği önceden görebilme yeteneği › Rekabet ortamı › Yeni sistemin sağlayacağı finansal yararlar › Ayrıntılı ve hızlı raporlama daha esnek ve verimli bir yönetim sağlayacaktır. 13  Sistem analizinin en zor aşamalarından biri olan araştırma sürecinde var olan sistemin yanlış veya eksik anlaşılması, yeni kurulacak olan sisteme de yansımaktadır.  Araştırma süreci boyunca hangi bilginin nasıl toplandığı önemli bir rol oynamaktadır.  Bilginin nasıl toplanacağına dair araştırma metotları: › Kişisel Görüşme Yöntemi › Anket Yöntemi › Araştırma Raporu 14 7  Bireylerle karşılıklı görüşme, bilgi toplama yöntemlerinde en sık kullanılanıdır.  Kişisel görüşme, sistem analistinin kullanıcı ile işyerinde karşı karşıya gelmesi ve soru sormasıdır.  Bu nedenle görüşmeden önce sistem analistinin mutlaka karşı taraftan randevu almalı ve önceden hazırlıklı olmalıdır.  Çünkü sistem analisti işine ne kadar profesyonel yaklaşırsa görüşmeci de aynı tavır içinde olacaktır.  Görüşmeye gitmeden önce görüşmenin başlangıç konuşması ve konuşulacak başlıca konular belirlenmiş şekilde hazır olunmalıdır. 15 Sistem analistinin önceden planlaması gerekenler:  Görüşme amaçlarını saptamak  Gereken veriyi elde etmek için kiminle görüşüleceğini saptamak  Görüşmenin zamanını ve yerini belirlemek  Görüşülecek kişiye toplantının amacını, süresini ve gerekli dokümanlarını bildirmek  Görüşme esnasında sorulacak soruları ve soru türlerini belirlemek; bu türler anket yöntemi bölümünde açıklanmıştır.  Görüşmeden sonra en kısa zamanda görüşme sonuçlarını değerlendirerek yorumlamak  Görüşme sırasında ulaşılan sonuçları formal biçimde yazarak, görüşülen kişiye ve sorumlu olan yönetici ve ilgililere göndermek 16 8 Zor Değerlendirme Çok Harcanan Zaman Sınırsız Eğitim Fazla Kendiliğinden Oluşma Çok Fazla Cevaplayıcının kendi görüşünü ortaya koyması Çok Esneklik Az Sınırlı Az Çok Az Az Az Anketörün Kontrol Etmesi Fazla Az Doğruluk Fazla Güvenilirlik Fazla Az Fazla  Kolay Genişlik ve Derinlik Az 17 Anket, insanlardan düşünceleri, duyguları, sağlıkları, planları, inançları ve sosyal, eğitimsel, ekonomik durumları hakkında bilgi toplama yöntemidir.  Anket formu, cevaplayıcıya sorulmak üzere hazırlanan sorulardan ve yanıtlar için gerekli alanlardan oluşan bir soru listesidir.  Cevaplayıcıyla iletişim kurarken hata ve yanlış anlaşılmalara yer vermemek için anketi düzenlerken önce neyin nasıl sorulacağına karar vermek gerekir.  Bu nedenle anket formu hazırlarken uyulması gereken bazı ilkeler vardır. Bunlar: 18 9  Açıklık: Sorular tam ve açık olmalı, eksik olmamalıdır.  Hatırlatma: Cevaplayıcıya hafızayla ilgili sorulan sorularda, hakkında bilgi istenen olayın üzerinden geçen zaman, olayın cevaplayıcı bakımından önemi ve diğer hatırlatıcı olaylar dikkate alınmalıdır.  Cevap verme arzusu: Cevaplayıcının işbirliğini sağlamak için anket formunda başlangıç sorularının cevaplayıcının özel yaşantısıyla ilgisi bulunmayan, cevaplaması kolay ve ilgi çekici olmasında yarar vardır.  Hataya engel olma: Cevap hatalarına engel olmak için bazı durumlarda dolaylı sorular sormak gerekir. Örneğin kişiye aylık gelirini sormak yerine gelir grupları verilir ve bunlardan hangisine girdiği sorulur. 19  Açıklık: Sorular tam ve açık olmalı, eksik olmamalıdır.  Hatırlatma: Cevaplayıcıya hafızayla ilgili sorulan sorularda, hakkında bilgi istenen olayın üzerinden geçen zaman, olayın cevaplayıcı bakımından önemi ve diğer hatırlatıcı olaylar dikkate alınmalıdır.  Cevap verme arzusu: Cevaplayıcının işbirliğini sağlamak için anket formunda başlangıç sorularının cevaplayıcının özel yaşantısıyla ilgisi bulunmayan, cevaplaması kolay ve ilgi çekici olmasında yarar vardır.  Hataya engel olma: Cevap hatalarına engel olmak için bazı durumlarda dolaylı sorular sormak gerekir. Örneğin kişiye aylık gelirini sormak yerine gelir grupları verilir ve bunlardan hangisine girdiği sorulur. 20 10  İfade kolaylığı: › Cevaplayıcının sorulara doğru cevap vermesini sağlamak için şekil, resim vb. görsel öğelerle soruya ilişkin açıklama yapılabilir. › Örneğin, kullanıcı arabirimlerinde kullanılacak renkler, katalogdan gösterilirse cevaplayıcı bunlar arasından hoşuna gideni daha rahat seçebilecektir.  Cevaplayıcıyı koşullandırma: › Sorular, yanıt vereni koşullandırmamalıdır. › Örneğin, „Microsoft Internet Explorer mı kullanıyorsunuz?‟ sorusu cevaplayıcıyı ya evet ya hayır alternatifinin seçilmesinin beklendiği yönünde bir kanıya ulaşmasına yol açar. Şartlandırmanın yok edilmesi için „Hangi Web tarayıcıyı kullanıyorsunuz?‟ şeklinde sorulmalıdır. › Açık uçlu sorular, yanıt verenden kendi ifadelerinden oluşan bir cevap ister. › Kapalı uçlu sorular  Sabit cevap seçenekleri  Çoktan seçmeli  İki cevaplı ve derecelemeli 21  Kapalı uçlu sorulardaki sayısal sonuçlara canlılık katar  Cevaplayıcının kendi bakış açısını katabilmesi  Cevaplayıcıların duygusal konularda rahat olmalarını sağlar  Zaman alıcı  Sıkıcı ve uğraştırıcı gelebilir  Cevapsız bırakılabilir  Sayısal sonuçlara ulaşmak için en iyi/çok/kötü/az gibi kısıtlamalar cevaplayıcıyı sınırlandırır 22 11  Hızlı ve kolay  Kodlama ve sonuçların bilgisayar aktarılması kolay  Cevapları anketin amacıyla sınırlar  Herkese aynı bakış açısını iletir  Cevaplayıcılara unuttukları şeyleri hatırlatır  “son bir yıl içinde şirketin düzenlediği hangi seminerlere katıldınız?”  Zorunlu bir seçim  İnce fakat önemli detaylar atlanabilir  Cevap olmasa da cevaplamaya iter 23  Bilgi toplama sürecinde elde edilen sonuçlar bir rapor haline getirilip ilgilelere sunulur.  Teknik ekibe sunulan teknik rapordur: › Kişi veya kuruluş adının yer aldığı başlık sayfası › İçindekiler cetveli › Araştırmanın amacı › Araştırmada kullanılan metodoloji › Genel sonuç ve öneriler › Ekler  Kopyalar, tablolar, grafikler 24 12  Teknik ekip yerine genel müdüre verilecekse › Araştırmanın amacı › Kullanılan yöntem › Araştırmada elde edilen sonuçlar › Teknik ekler 25  Sistem analizi süresince oluşturulan model aşağıdaki üç amacı yerine getirmelidir: 1. 2. 3.  Müşteri ihtiyaçlarını açıklamak Yazılım tasarımının nasıl oluşturulacağına dair temeli oluşturmak Yazılım, bir kere oluşturulduktan sonra belirlenen ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığını onaylayan unsurları belirlemek Bu amaçları yerine getirmek için yapısal analiz süresince oluşturulan analiz modeli şöyledir. 26 13 Veri Sözlüğü 27  Veri sözlüğü: Yazılım tarafından kullanılan ve üretilen tüm veri nesnelerinin tanımını içerir.  Varlık İlişki Diyagramı (Entity Relationship Diagram, ERD): Veri nesneleri arasındaki ilişkiyi açıklar. Her veri nesnesinin özelliklerinin açıklandığı ERD, veri modelleme aşamasında kullanılır.  Veri Akış Diyagramı (Data Flow Diagram, DFD):  Sistem içinde her verinin nasıl taşındığı ve bu veri akışını sağlayan fonksiyonların neler olduğunu gösterir.  DFD, sistem analizi süresince temeli oluşturan fonksiyonların modellenmesindeki kullanılan bilgiyi sağlar. 28 14  Durum Geçiş Diyagramı (State Transition Diagram, STD):  Sistem dışındaki olaylar sonucunda sistemin nasıl hareket ettiğini gösterir.  Bu amacı gerçekleştirmek için STD‟de sistemin her farklı davranışı ve bir durumdan başka duruma geçerken olan biçimi gösterilir.  Dolayısıyla STD davranışsal modelleminin temelini oluşturmaktadır. 29  Veri akış diyagramında, sistemin varlıkları, süreçleri, sistemdeki veri depoları ile bunlar arasında verinin nasıl aktığı gösterilir.  Bu nedenle veri akış diyagramında temelde dört simge bulunur: › Dörtgen  Varlık › Ok işareti  Verinin akış yönü › Oval köşeli dörtgen  Süreç › Bir köşesi açık dörtgen  Veri deposu  Sisteme ait VAD, bu simgelerin kombinasyonudur. 30 15 Simge Anlam Örnek Varlık Veri Akışı Öğrenci Yeni Öğrenci Bilgisi İşlem 1.1 Yeni Öğrenci Kaydı Veri Deposu D1 Öğrenciler 31  Bir VAD‟de birden fazla varlık olabilir.  Veri akış oklarının çakışmaması için aynı varlık birden çok kullanılabilir.  VAD‟de ok iki uçlu değildir: okun ucu verinin ulaşması gereken hedefi gösterir.  Her okun yalnız bir kaynağı ve hedefi vardır.  Bu kaynak, bir veri deposu olabileceği gibi bir varlık veya işlem de olabilir.  Sistemde yer alan işlemler hiyerarşik yapıya göre numaralandırılır.  Her işlemin kendine ait özel numarası yuvarlak köşeli dörtgenin üstüne yazılırken işlemin yerine getireceği işlevini belirtecek şekildeki adı alt kısma yazılır.  Veri deposu, teyp, disket, CD,vb fiziksel veri saklama nesneleri olabileceği gibi veri tabanındaki tablo isimleri de olabilir  VAD‟de her veri saklama deposunun kendine ait numarası olması gerekir › D1, D2, D3,… 32 16  Veri akış diyagramlarında, belli bir sıra izlenir.  Ön inceleme sonunda taslak veri akış diyagramı oluşturulur.  Taslak veri akış diyagramı, temel alınarak birinci düzey ve ikinci düzey ayrıntılı veri akış diyagramları çizilir.  Sistem bir bütün olarak düşünülürse taslak veri akış diyagramı, sistemle veri kaynakları arasındaki ilişkiyi gösterip hangi kaynaklardan veri akışı olduğunu belirtmek için kullanılır. 33  Birinci düzey veri akış diyagramı › Sistem içindeki alt sistemleri › Bu sistemde gerçekleştirilen işlemler › İlişkili veri kaynakları › Kaynaklarla işlemler arasındaki ilişkiler  İkinci düzey veri akış diyagramı › Detaylandırılamayan alt sistemlerdeki işlemler ayrıntılı olarak gösterilir. › Birinci düzey veri akış diyagramındaki her alt sistem için ikinci düzey veri akış diyagramı çizilir. 34 17  Bilgi sisteminde yer alan veri nesneleri arasındaki ilişkiler, varlık ilişki diyagramında (ERD) grafiksel olarak tarif edilir.  Varlık ilişki diyagramında kullanılan standart yapısına göre belli öğeleri ve kuralları vardır. 35  Karmaşık karar mantığını belirlemek için bir mekanizma sağlamaktadır.  Bir karar tablosu; durumlar, kurallar, işlemler, kararlar olmak üzere dört ana bölüme ayrılmaktadır.  Durumların kurallara uygun olanları (E, evet), olmayanları (H, hayır) olarak işaretlenmektedir.  Bu işaretleme sonucuna göre işlem seçenekleri için kararlar verilmektedir.  Karar tablolarında satır ve sütun sayıları belirlidir › Sütun Sayısı= 2Durum Sayısı › Gerekmeyen veya kararı değiştirmeyen sütunlar gösterilmezse sütun sayısı daha az olabilir. 36 18 D U R U M Disiplin cezası almış KURALLAR 1 2 3 4 5 E H H H H Not ortalaması>70 H E H E H Giriş puanı > Giriş ortalaması H E E H H İ Ş L E M Okul süresince tam burs almış X X 1 yıl yarım burs X Okul süresince yarım burs X Burs alamaz X Öğrenci Burs Sistemi 37 Burs alamaz Evet Evet Disiplin Cezası almış Okul süresince tam burs Giriş puanı > Giriş ortalaması Evet Hayır Hayır Not Ortalaması >70 Evet Hayır Okul süresince yarım burs 1 yıl yarım burs Giriş puanı > Giriş ortalaması Burs alamaz Hayır 38 19  Karmaşık yapılar için karar tablosu, karar ağacına göre daha iyidir.  Karmaşık dallanmalar söz konusu ise karar ağaçları kullanılır. 39  Veri akış sözlük girişinde veri akış diyagramındaki her veri akışı açıklanır. › Akışın nereden nereye olduğu, verinin yapısının ne olduğu, vb. Veri Akış Sözlük Girişi Veri Akış Adı Tanım Nereden Nereye Veri Yapıları Açıklama : FATURA : Müşteriye fatura edilecek doküman için gerekli bilgiler : 1.1 Faturayı Hazırla : 1.2 Fatura Numarasını Hazırla : Fatura Detayları (K) Müşteri Detayları (K) : ……………… 40 20  Veri akışında ve veri kayıtlarında yer alan her bir birim veri yapısı açıklanır. Veri Yapısı Sözlük Girişi Veri Yapı Adı : SATIŞ SİPARİŞ KAYDI Tanım : Müşterinin mal siparişi için kullandığı satış sipariş formu Veri Elemanları : MusteriNo SiparisNo SiparisTarihi *ParcaNo *Miktar *BirimFiyat 41  Veri akış diyagramındaki birim veri kayıtları açıklanır. Veri Deposu Sözlük Girişi Veri Depo Adı Tanım Veri Yapıları Miktar Erişim Açıklama : SATIŞ SİPARİŞ FORM DOSYASI : Satış sipariş formlarının saklandığı arşiv dosyasıdır : Satış sipariş kaydı : Günde yaklaşık 100 kayıt : Sipariş bölümü personeli : …………….. 42 21  Veri yapısında yer alan her bir birim veri elemanı açıklanır. Veri Elemanı Sözlük Girişi Veri Elemanı Adı Tanım Tip Uzunluk Değer Aralığı Diğer Detaylar : MusteriNo : Müşteriyi tanımlayan numara : Numerik :4 : 0001-6999 : …………….. 43  Veri akış diyagramındaki işlemlerin girdileri, süreci ve çıktıları açıklanır. İşlem Sözlük Girişi İşlem Adı Girdi İşlem Tanımı Çıktı : 2.0 Sipariş Satış Verisini Gir : Satış siparişleri : … yap, eğer değilse …. yap vb. : Girilmiş satış siparişleri 44 22