SZUTEST TEKNİK KONTROL VE BELGELENDİRME TİC. LTD. ŞTİ. EN 15085-2 BELGELENDİRME PROGRAMI PROSEDÜRÜ Doküman No PR.K.02 Yayım Tarihi 06.01.2014 Revizyon Tarihi 19.06.2014 01 Revizyon No Sayfa No 1/7 REVİZYON GEÇMİŞİ 01 19.06.14 Belgelendirme programı yeniden tanımlanmıştır. ADI SOYADI HAZIRLAYAN BERK CANBAKAN KONTROL EDEN ERDAL GÜNGÖR ONAYLAYAN MEHMET IŞIKLAR İMZA SZUTEST TEKNİK KONTROL VE BELGELENDİRME TİC. LTD. ŞTİ. EN 15085-2 BELGELENDİRME PROGRAMI PROSEDÜRÜ Doküman No PR.K.02 Yayım Tarihi 06.01.2014 Revizyon Tarihi 19.06.2014 01 Revizyon No Sayfa No 2/7 1. Başvuru 1.1. Başvurunun alınması, değerlendirilmesi EN ISO 15085-2 denetimleri için; Müşteri, FR.K.01 EN15085-2 Başvuru Formu kapsam ve fiyatı belirlemek amaçlı gerekli bilgileri SZUTEST’e verir. Başvuru, Karar Verici tarafından değerlendirilir ve kapsam belirlenir, uygun denetim ekibi FR.25 Tetkik Ekibi ve Komite Atama Formuile atanır. Denetim ekibinde, o üretimle ilgili yetkin personel olmalıdır ve Kaynak Koordinatörü’nü değerlendirebilecek, kaynak alanında yetkin ve tecrübeli en az bir personel bulunmalıdır. Denetim üretim sahası başına iki adam gündür. Adam gün sayısı, denetim şartlarına göre (firmanın büyüklüğü, saha sayısı, proseslerin karmaşıklığı) arttırılabilir. Teknik uzman adam/gün hesabına dahildir. Eğer denetime tek bir personel gönderilirse; bu kişi hem denetimi yönetebilmeli hem de teknik olarak üretim ve kaynak koordinatörünü denetleyebilecek yetkinlikte olmalıdır. 1.2. Teklifin hazırlanması ve onaylanması Teklif Karar verici tarafından FR.K.03.Teklif formu kullanılarak müşterinin başvuruda belirtiği bilgilere istinaden aşağıdaki ücret çizelgesine göre hazırlanır ve müşteri onayına sunulur; teklif onaylanınca sözleşme hükmü kazanır. Teklif almak için aşağıdaki telefondan bize ulaşabilirsiniz. 0216 469 46 66 Not1: Belgelendirme denetimi ücreti; başvuru ücreti, yıllık belge kullanım ücreti ve denetim ücretinden oluşur. Not2: Gözetim ücreti yıllık belge kullanım ücreti ve denetim ücretinden oluşur. Not3: Yıllık belge kullanım ücreti, farklı ürün/mamül ailelerini kapsayan farklı belgeler için ayrı ayrı hesaplanır. 2. Denetim 2.1. Denetime hazırlık 2.1.1. Denetim ekibinin oluşturulması Denetim ekibi, karar verici tarafından FR.K.07 Denetim Personel Listesi’nde atanarak kaydedilmiş, Baş denetçi (aynı zamanda teknik uzmansa tek başına denetime gidebilir); teknik uzmandan en az iki adam gün plan yaratabilecek şekilde seçilir. Denetim için oluşturulan denetçi ve teknik uzmanlar FR.25 Tetkik Ekibi ve Komite Atama Formu ile denetim konusunda bilgilendirilir ve imzalı onayları alınır. SZUTEST TEKNİK KONTROL VE BELGELENDİRME TİC. LTD. ŞTİ. EN 15085-2 BELGELENDİRME PROGRAMI PROSEDÜRÜ Doküman No PR.K.02 Yayım Tarihi 06.01.2014 Revizyon Tarihi 19.06.2014 01 Revizyon No Sayfa No 3/7 Denetim ekibinin programı kabul etmesi sonrasında denetimde kullanılacak olan formlar ve gerekli başvuru evrakları ve standartları mail yoluyla (boyut sıkıntısı olursa bellek ile) denetim ekibine iletilir 2.1.2. Denetim planının yapılması FR.26 Denetim planı; denetim ekibi tarafından standardın maddelerini denetleyebilecek şekilde, firmanın saha ve personel şartları göz önüne alınarak oluşturulur. Müşterinin onayına sunularak son halini alır. 2.2. Denetim Denetim, denetim planında belirtilen zaman ve yerde, müşterinin beyan ettiği kişilerin katılımıyla standardın maddelerini denetlemek amacıyla gerçekleştirilir. EN 15085-2 Madde 6’daki gereklerin karşılanması ile belgelendirme gerçekleştirilir. EN 15085-2 Madde 6 sorgulanırken, EN 15085-2 madde 5’teki gerekler de gözetilir. Bu kapsamda; -Kaynak koordinasyon personelinin EN 14731 standardı doğrultusunda teknik bilgisinin ölçülmesi maksadıyla bir görüşme (gerekirse bir sınav uygulanabilir.) -Kaynakçı ve Kaynak operatörlerinin uygunluk değerlendirilmesi, -Kaynak prosedür şartnamesi onaylarının (PQR) uygunluk değerlendirilmesi, -EN 15085-4 kapsamında ilave üretim testlerinin uygunluk değerlendirmesi, -Teknik gereklerin ve kaynaklı imalatın uygunluk değerlendirmesi -Eğer kaynaklı imalatla ilgili başka bir saha varsa o da denetlenmelidir. -Kaynaklı imalat kalite seviyelerinin uygunluk değerlendirmesi gerçekleştirilir. EN15085 denetimi, FR.K.04B “EN ISO 3834-EN15085-2 kapsamında demiryolu taşıtı kaynaklı imalatı yapan imalatçılar için Kontrol Listesi”(Kontrol listesinde, standardın maddeleri, değerlendirme standardı ve ilgili madde, denetçinin bulguları ve kanıtları ve maddenin değerlendirme sonucu yer alır) ve, takiben/eş zamanlı olarak belgelendirilecek firmanın FR.K.01. “EN15085-2 Başvuru Formu”nda beyan ettiği bilgilerin doğruluğunu tasdik etmek ve ilave bilgileri kaydetmek maksadıyla FR.K.07 “EN15085-2 raporu” doldurularak gerçekleştirilir. Belgelenecek firmanın talebine göre ilgili CL Belgelendirme seviyeleri dahilinde Kontrol Listesi’nde “Evaluation StandardAndRelatedItem *” kısmındaki değerlendirme kriterleri değiştirilir ve bu kriterler kapsamında denetim yapılır ve ilgili bulgular bu kontrol listesine ve/veya rapora kaydedilir. SZUTEST TEKNİK KONTROL VE BELGELENDİRME TİC. LTD. ŞTİ. EN 15085-2 BELGELENDİRME PROGRAMI PROSEDÜRÜ Doküman No PR.K.02 Yayım Tarihi 06.01.2014 Revizyon Tarihi 19.06.2014 01 Revizyon No Sayfa No 4/7 Kontrol listesi ve denetim raporu doldurulurken TL.K.02 EN15085-2 Belgelendirme Talimatı’ndaki gerekler göz önüne alınır. Kontrol listesi, gerekli bütün alanların doldurulması ile Denetim Raporu’nun eki olarak kullanılır. ve uygunsuzluklar/gözlemler bu rapora kaydedilir. Kaynak koordinasyon personeline imza karşılığı bırakılır. Denetim sonucunda, minör uygunsuzluklar, majör uygunsuzluklar, olumlu bulgular ve gözlemler tespit edilir. Bu bulgular FR.K.05 Değerlendirme ve Aksiyon Raporu’na kaydedilir. Firmanın talep ettiği kapsam FR.46 Belge kapsam formu ile kayıt altına alınır. Taraflarca imzalanarak onaylanır. Komite belgelendirme kararını verirken bu kapsam üzerinde değerlendirme yapar. Bulgu(lar) Hakkında Bilgilendirme: InformationsaboutRemark(s): (P) Olumlu Bulgular Sisteme ait, tespit edilen olumlu konular Sistemin genelinin sürekli uygulanmasını etkileyebilecek ve/veya müşteriye sunulan hizmet ya da ürünün istenilen şartlarda karşılanmasını olumsuz etkileyen Standard ya da (BU) Büyük Uygunsuzluklar yönetmelik şartlarından herhangi birinin veya alt başlıklarının yeterli olarak tanımlanmaması ve/veya sistematik olarak uygulanmaması durumudur. Standard şartlarından ve/veya firma dokümantasyon (KU) Küçük Uygunsuzluklar şartlarından, sistemin genelini etkilemeyen ve sistematik olmayan sapmalardır. Doğrudan standart ya da müşteri dokümantasyonu ile ilişkilendirilemeyen fakat önleminin alınmaması durumunda, (G) Gözlemler minöre dönüşebilecek tespitler olarak adlandırılır ve denetim raporunda belirtilir. Tespit edilen uygunsuzluklarla ilgili olarak kapatma süresi, ilk belgelendirmede majör ve minör uygusuzluklar için 120 gün, gözetim ve yeniden belgelendireme denetimlerinde 60 gündür. Majör uygunsuzluklar ile ilgili takip denetimi gereklidir. Fakat denetim ekibi tarafından verilebilecek karara gore uygunsuzluk majör bile olsa takip denetimi gerekliliği bazı durumlarda (doküman ile düzeltmesi yapılabilecek uygunsuzluklar olması) kaldırılabilir. Minör uygunsuzluklarla ilgili denetim ekibi tarafından takip denetimi gerekli görülmemişse gerçekleştirilen düzeltici faaliyet kanıtları firma tarafından belirtilen sürede baş denetçiye gönderilir. Takip denetimi kararı verilirse, üreticinin ilgili uygunsuzlukları kapattığını bildirdiği tarihten itibaren takip denetimi planlanır. Takip denetimleri uygunsuzluk kapatma süreleri içerisinde gerçekleştirilmelidir (120 - 60 gün). Denetim esnasında tespit edilen gözlemler bir sonraki denetimde tekrar incelenir. Tespit edilen gözlemler ile ilgili önlemler alınmış ve sistem iyileştirilmiş ise raporda belirtilir. Gözlemler ile ilgili önlem alınmamış ve sistemin işleyişini etkileyecek kusurlar oluşmuş ise denetim ekibinin kararına göre minör / major uygunsuzluk olarak raporlanır. SZUTEST TEKNİK KONTROL VE BELGELENDİRME TİC. LTD. ŞTİ. EN 15085-2 BELGELENDİRME PROGRAMI PROSEDÜRÜ Doküman No PR.K.02 Yayım Tarihi 06.01.2014 Revizyon Tarihi 19.06.2014 01 Revizyon No Sayfa No 5/7 3. Belge 3.1. Sertifika Denetim sonucunda uygunsuzluk bulunmaması yada bulunan uygunsuzlukların belirtilen süre içerisinde kapatılması durumunda firmaya FR.K.08 EN ISO 15085 Sertifikası düzenlenir. Müşteri dosyası (atama, plan, denetim raporları, sözleşme, başvuru formu vb. içerecek şekilde) karar verici tarafından incelenir. Sertifikanın basılması kararı karar verici tarafından FR.K.10 Belgelendirme karar tutanağı ile alınır. Karar verici Szutest' in sürekli istihdam edilen personeli olmak zorundadır. Karar verici sertifikanın basılmasını uygun bulmaz ise karar müşteri firmaya yazılı olarak gerekçeleri ile birlikte iletilir. Sertifika kararı alınmış firmalara sertifika ve marka kullanımı hakkında bilgi, PR.10 Sertifika ve Marka Kullanım Prosedürü ile web sayfası aracılığı ile iletilir. FR.24 Genel şartlar metni bu prosedür ile ilgili atfı içerir. 1 İLGİLİ STANDART VE İLAVE GEREKLER E- 15085 2 YIL 3 HAFTA 4 GÜN 5 SIRA 14 01=>52 1=>7 01=>99 Sertifika numarası, yukarıdaki şekilde oluşturulur. Belgelendirme tarihi baz alınarak 2-3-4-5 sütunlarından numara oluşturulur. EN ISO 15085 kapsamında 01.01.2014 tarihinde belgelendirme kararı alınan sertifika için, A1401301 şeklinde numara verilir. Sertifika geçerliliği, www.szutest.com.tr adresinde sertifika sorgulama ekranından, firma ilk üç harfi ve sertifika no ile sorgulanabilir. Denetimin dosya numarası 15085-xxx şeklinde verilir; bu numara denetim dokümantasyonlarında da kullanılır; ilk belgelendirmeden sonra gözetim faaliyetlerine ait dosya numarası sırayla 15085-xxx G1, G2 şeklinde gider. 3.2. Belgenin geçerliliği ve yeniden belgelendirme Belgenin geçerlilik süresi her yıl ara gözetim yapılması kaydıyla 3 yıldır. Geçerliliğin devamı için her yıl gözetim yapılır. Gözetim denetimleri başvuru süreci hariç ilk belgelendirme süreci gibi işletilir. Gözetim denetiminde firma kapsam değişikliği talep eder ise başvuru sürecide işletilir. 3 yıl sonunda yeniden belgelendirme yapılır. Eğer belgenin kapsamında ve bilgilerde değişiklik olursa üretici SZUTEST’i hemen bilgilendirmelidir. SZUTEST, sertifikanın geçerliliği ve ilgili düzenlemeler hakkında karar verir. SZUTEST TEKNİK KONTROL VE BELGELENDİRME TİC. LTD. ŞTİ. EN 15085-2 BELGELENDİRME PROGRAMI PROSEDÜRÜ Doküman No PR.K.02 Yayım Tarihi 06.01.2014 Revizyon Tarihi 19.06.2014 01 Revizyon No Sayfa No 6/7 3.3. Belgenin Askıya Alınması ve Kapsamının Daraltılması: Belge aşağıdaki koşulların oluşması durumunda karar tarihinden itibaren üç (3) ayı aşmamak kaydı ile firma belge kapsamının tamamı veya bir bölümü askıya alınabilir. Haklı gerekçeler ile firma askı süresinin uzatılmasını talep edebilir. Altı (6) ayı aşmamak kaydı ile karar alıcının onayı ile askı süresi uzatılabilir. Mali yükümlülükleri yerine getirmeme, firmanın gönüllü olarak askıya alınmayı talep etmesi, uygunsuzluklarını zamanında kapatmama vb. teknik değerlendirme gerekmeyen durumlarda askı kararı Genel Müdür tarafından alınabilir. • Denetimler esnasında tespit edilen belirlenmiş süre içerisinde giderilmemiş uygunsuzluklar bulunması, • Denetim kapsamında yer alan ürün/hizmete ilişkin standart dışında yer alan gereksinim ya da yasal yaptırımların yerine getirilmediğinin tespiti, • Firmanın gönüllü olarak belgenin askıya alınması ile ilgili yazılı talepte bulunması. • SZUTEST belge ve markasının yanlış kullanımı, • Belgelendirme kurallarına uyulmaması, • Mali yükümlülüklerin yerine getirmemesi, • Firma organizasyonunda ve ürünlerinde gerçekleştirilmiş önemli değişikliklerin SZUTEST ’e bildirilmemesi, • Sistemin dokümante edildiği ve denetlendiği şekilde uygulanmaması, • Firmanın gözetim denetimlerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi. Kuruluş belgelendirme kapsamının bir kısmı için belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı veya ciddi başarısızlık gösterdiğinde, SZUTEST müşterinin belgelendirme kapsamını, şartları karşılamayan kısım dışarıda kalacak şekilde daraltır. Belgenin askıya alındığı ve askıya alma işleminin kaldırıldığı firmaya bildirilir. Kuruluşun askıdaki belgesi geçersiz durumdadır. Belgelendirilen kuruluşun verilen süre içerisinde sorunları çözememesi durumunda firmanın belgesi karar alıcı tarafından iptal edilir ya da kapsamı daraltılır. Belgenin askıya alınması ya da iptal edilmesi durumunda belgenin geçerlilik durumu web sayfasından kamu oyuna duyurulur. Firma belgenin askıya alındığı tarihten itibaren belge ve marka kullanımını durdurmakla yükümlüdür. Belge askıda kaldığı süre içerisinde kullanılamaz. 3.4. Belgenin Askıdan İndirilmesi: SZUTEST TEKNİK KONTROL VE BELGELENDİRME TİC. LTD. ŞTİ. EN 15085-2 BELGELENDİRME PROGRAMI PROSEDÜRÜ Doküman No PR.K.02 Yayım Tarihi 06.01.2014 Revizyon Tarihi 19.06.2014 01 Revizyon No Sayfa No 7/7 Belgesi askıya alınan firmalar, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak SZUTEST’ e bildirir. Askıya alma gerekçesinin giderildiğinin teyidi amacı ile SZUTEST tarafından firmada gerekli görüldüğünde denetim gerçekleştirilir. Askıdan indirilme kapsamında gerçekleştirilen denetimin tipi, içeriği ve süresi, belgeyi askıya alma gerekçesine bağlı olarak belirlenir. Denetim sonunda uygunluğu doğrulanan firmanın belgesi karar alıcı tarafından askıdan indirilir. Askıya alma süresi içerisinde askıya alınma gerekçeleri ortadan kaldırılmadığı durumda belge iptali yoluna gidilir. 3.5. Belgenin İptal Edilmesi ve Sonuçları: Belge aşağıdaki koşulların oluşması durumunda Genel Müdür veya karar alıcının kararı ile iptal edilir. Askıya alma gerekçelerinin belirlenen sürede giderilememesi, firmanın iflası yada faaliyetlerine son vermesi veya firmanın sözleşmeyi fesih etmesi gibi firma etkinliğinin değerlendirilmesine gerek olmayan durumlarda Genel Müdür iptal kararını alabilir. Bunun dışındaki durumlarda belgelendirme komitesi kararı ile belge iptal edilir. • Firmanın askıya alma gerekçelerini kabul etmemesi ya da belirlenen sürede gidermemesi, • Firmanın iflası veya faaliyetlerine son vermesi • Firmanın belgeyi üzerinde belirtilen kapsam ve adres için kullanmaması • Firmanın tetkik sırasında sahte ve yanıltıcı bilgiler vermesi • Yapılan denetimlerde firma yönetim sisteminin ve ürün uygunluğunun tamamen yitirildiğinin tespit edilmesi • Firmanın belge ve eklerde tahribat yapması • Firmanın sözleşmeyi fesih etmek istemesi Belgenin iptal edilmesi durumunda belge durumu Szutest web sayfasından kamuyuna duyurulur. Sözleşmesi ve belgesi iptal edilen firmaların yeniden başvuruları en az 30 gün sonra işleme alınabilir. Yeniden başvuru yapıldığında ilk müracaattaki belgelendirme işlemleri uygulanır.