Resmi & İş Yazılarında ETKİLİ YAZIŞMA TEKNİKLERİ KURUMİÇİ İLETİŞİM Yönetim Kademesine Göre İLETİŞİM AĞI Departmanına Göre Kurum İçi İletişimin Amacı ve Önemi Kurum içi iletişimin amaçları; Yönetim ve çalışanlar arasında karşılıklı güven ortamı oluşturmak, Kurum içinde yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya ve yatay iletişimi gerçekleştirmek, Tüm çalışanların kuruma katkılarını en üst düzeye çıkartmak ve iş tatmini sağlamak, Çalışanlara iş güvencesi vermek, bu konudaki kuşkuları ortadan kaldırmak, Kurum içinde yaratıcılığı ödüllendiren iş ortamı oluşturmak, Kurumun başarısıyla, çalışanların beklentilerini bütünleştirmek, Tüm çalışanların kurumun geleceği konusunda iyimser olmasını sağlamak, Çalışanları kurumun bir parçası durumuna getirmektir. Kurum içi iletişim, çalışanları ve kurumun birimlerini birbirine bağlayan bir eşgüdüleme aracıdır. Kurum içi iletişim sayesinde çalışanlar ve birimler hem uyumlu ve hem de eşgüdümlü çalışabilirler. Kurumda faaliyetlerin sürdürülmesi, sorunların çözülmesi ve yaratıcı gücün oluşturulması kurum içi iletişimle gerçekleşebilir Kurum içinde kurulan etkili iletişim, örgütün yapısını, kültürünü, çalışanlar arasındaki ilişkileri, teknoloji kullanımını, raporlama ve yetki akışını ile birlikte çalışanların davranışlarını ve dolayısıyla performanslarını da etkilemektedir. Çünkü yöneticiler, planlama, örgütleme, yürütme, kontrol gibi yönetim fonksiyonlarını iletişimle gerçekleştirmekte ve işi çalışanlarıyla yapmaktadır. Bu süreçte çalışanlarla kurulan iletişimin kalitesi, performans üzerinde de etkilidir. Tam ve geçerli nitelikteki etkili ve açık iletişim, her zaman daha iyi bir performansı beraberinde getirmektedir Kurum içinde iyi düzenlenmiş bir iletişim ağı, işgörenler için motive edici bir özelliğe sahiptir. Kurum ile ilgili konularda bilgi sahibi olmak, üstleriyle işlerini ilgilendiren konularda özgürce tartışabilmek, öneriler iletebilmek çalışanlarda kendilerine değer verildiği inancını yükseltir. Kendilerine olan güven ve saygılarını arttırır, örgüt amaçlarını benimsemelerini ve çabalarını bu yolda harcamalarını sağlar. Kurum içi iletişimin bir amacı da, bilginin sistematik bir şekilde paylaşılmasıdır. Gerçekte bilgi, ürün satışları, müşteriye ilişkin veya işlerin nasıl yapıldığı ile ilgili olsun, tüm örgütsel faaliyetlerin temelidir. En önemli bilgi, çalışanlara amaç ve yön duygusu veren örgütsel amaçlarla ilgilidir. İletişimde bilgi paylaşımının bir diğer işlevide, çalışanlara spesifik görevlerle ilgili bilginin sağlanmasıdır İletişimi, en genel şekli ile; I. BİÇİMSEL (FORMEL) VE II. BİÇİMSEL OLMAYAN (ENFORMEL) iletişim olarak iki gruba ayırmak mümkündür. ARAMA MOTORUNDAN ARAŞTIR Biçimsel (Formel) İletişim Kanalları Kurumlarda iletişim denildiğinde birçok kişinin düşündüğü, biçimsel iletişimdir. Biçimsel iletişim, örgütteki her türlü resmi bildirileri, talimatları, raporlama biçimlerini kapsar. Kurumdaki hiyerarşik yetki yapısıyla ilgili olan biçimsel iletişim sistemi, örgüt içindeki ve örgütle çevresi arasındaki bilgi akımını sağlayan kanalları gösterir. Biçimsel iletişime bağlı bir şekilde ast ve üstler arasındaki ilişki işlerlik kazanır Biçimsel iletişim kanalları, i. ii. iii. iv. YATAY, DİKEY, ÇAPRAZ , VE ÇOK YÖNLÜ İLETİŞİM Başlıkları altında açıklanacaktır. YATAY İLETİŞİM Yatay ilişkiler, aynı kademedeki yöneticilerin ortaklaşa bağlı bulundukları üst kademeye başvurmadan, diğer bir anlatımla, üst kademenin emrine gerek kalmadan karşılıklı olarak kendilerini ilgilendiren konularda işbirliği yapmaları halinde bu yöneticiler arasında meydana gelen ilişkilerdir. Kurumdaki belirli bir bölüm yöneticisinin, bir üstteki amirine danışmaksızın, diğer bölümdeki kişilerle doğrudan iletişime geçebilmesi önemli bir zaman kazancı sağlamaktadır. DİKEY İLETİŞİM Yöneticiler ve astlar arasında kurulan iletişimi içeren dikey iletişim, örgütün hiyerarşik düzeninde, üst kademelerle alt kademeler arasında emir ve bilgi akışını sağlamaktadır A. Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim B. Aşağıdan Yukarıya Doğru İletişim Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim Aşağıya doğru iletişim dört yöntemden birisi veya bazıları kullanılarak gerçekleştirilir. Bu yöntemler şunlardır: 1. Sözel (yüz yüze, telefonla vb.) 2. Yazılı (mektuplar, duyurular vb.) 3. Sözel ve yazılı (toplantılar, yazılı raporları sunulup tartışılması vb.) 4. Görsel (broşürler, afişler vb.) iletişim Aşağıya doğru iletişim çok kullanılırsa aşırı bilgi yüklemesine neden olabilir. Aşırı bilgi yüklemesinin de stres, korku (endişe) ve düşük verimliliğe neden olduğu bilinmektedir. Aşağıya doğru iletişimde kritik öğe, doğru mesajı, doğru kişiye uygun içerikle, doğru zamanda gönderebilme yeteneğidir UYGULAMA Bu Nedir ? Aşağı doğru iletişimde sıklıkla karşılaşılan sorun, yöneticilerin gönderdikleri mesajı alt kademedeki bireylerin doğru anladıklarını sanmalarıdır. Oysaki zaman zaman yönetim tarafından iletilen mesajlar alt kademelerde yanlış anlaşılabilmekte ve bunun sonucunda istenmeyen durumlar ortaya çıkabilmektedir. Yönetimin çalışanlara iletecekleri mesajlar, her kademe tarafından anlaşılacak şekilde açık ve net olmalıdır. Bununda en önemli yolu EMPATİ dir. UYGULAMA “ 1 ÇOCUK “ Aşağıya doğru iletişimin 5 tane ana amacı vardır: 1. İş talimatları hakkında özel görevlendirmeler vermek 2. Örgütsel prosedürler ve uygulamalar hakkında bilgi vermek 3. Yapılan işin mantıksal temeline dair bilgi sağlamak 4. Astlara performansları hakkında bilgi vermek 5. Şirket amaçlarının astlara aşılanmasını kolaylaştıracak ideolojik bilgi sağlanması Aşağıdakilere doğru ilerleyen iletişim sürecinde iki türlü oluşum vardır: 1. Mesajların Sertleşmesi: Aşağıya doğru iletişimin ilerlediği her kademede, mesajın belli kısımları abartılarak söylendiği için mesaj giderek sertleşir. 2. Mesajın Yeniden Düzenlenmesi: Aşağıya doğru iletişimin ilerlediği her kademede, mesajın belli kısımları ön plana çıkartılarak diğer detaylar atlandığı için mesaj yeniden düzenlenmiş olur. Aşağıya doğru iletişimdeki bu çarpıtmaların ortaya çıkmasının nedenleri şu şekildedir: 1. İnsanların aşağıya doğru iletilen mesaja beklentilerine göre anlamlar katmaları ve mesajı iletmek istedikleri şekilde aşağıya iletmeleri. 2. Belli sonuçları olan önceki mesajlarla yeni gelen mesajların ilişkilendirilmesi ve aynı anlama sahip olduklarının düşünülmesi. 3. İletişim zincirinde mesajı iletmekle sorumlu her kişinin; mesajdaki önemli noktalara , detaylandırmalara ve kısa tutulacak iletilerin belirlenmesine karar verebilecek konumda olması. 4. Kaynağından belirsiz bir şekilde çıkmış mesajların, mesajı ileten kişiler tarafından anlamlandırılması . Aşağıdan Yukarıya Doğru İletişim Yöneticiler genellikle aşağıdan yukarıya doğru iletişimin aşağıdaki konularda olması gerektiği görüşündedir Astların çalışmalarındaki gelişme ve başarı ile gelecekteki çalışma planları ile ilgili bilgi, Astların kurumun yapısı, amaçları ve diğer iş görenlerle ilgili düşüncelerine ait bilgi, Astların çözümleyemedikleri örgütsel sorunların üst kademelere iletilmesidir. ÇAPRAZ İLETİŞİM Bazı olağanüstü durumlarda, bir yönetici kendi bölümü dışında çalışan diğer iş görenlerle doğrudan doğruya ilişki kurulabilir. Örneğin, bir kaza ya da yangın durumunda fabrikanın güvenlik işleriyle sorumlu müdür yardımcılarından biri, tüm iş görenlere basamaksal kanalları kullanmaksızın doğrudan doğruya emir verebilir. İşte bu durumda çapraz iletişim söz konusu olmaktadır. Karmaşık ve çoğu kez uzun olan dikey kanalların sakıncalarını giderme ve olağanüstü durumlarda zaman kazanma, olanağı vermesi bakımından önem taşımaktadır Çapraz iletişim dikey hiyerarşiyi aşarak hareket zamanını kısaltması yönünden iyidir çünkü hiyerarşik sisteme bağlı bir organizasyon bilginin etkili ve doğru bir şekilde transferini engelleyebilir. Fakat bu çapraz iletişimin her zaman yararlı olduğu anlamına gelmez. Çünkü iletişimi sağlayan formal yollar terk edildiği zamanlarda gerçekleşen astların haddini aşan davranışları, üstlerin bilgisi dahilinde olmayan davranışlar sergilemeleri veya kararlar almaları, çapraz iletişimin organizasyonlarda çatışmalara yol açmasına neden olabilir. Yöneticinin başka bir bölümde bulunan işgörenlere emir vermesi şekline dönüşürse ya da gereksiz yere kullanılırsa, örgütsel düzen yerini örgütsel düzensizliğe bırakabilir. Bu nedenlerle, örgütlerde zorunlu olmadıkça, ilke olarak çapraz iletişime gitmekten kaçınmak gerekmektedir Çok Yönlü ve Açık İletişim Örgütlerde, iletilerin kurumsal yapı içerisinde, zirveden tabana, tabandan zirveye, çok yönlü kanallarla, serbestçe ve sağlıklı bir biçimde akışına açık iletişim denilmektedir. Çağdaş örgütlerin açık sistemler olarak gelişmesi, iletişimin önündeki her tür engelin ortadan kaldırılmasını gerekli kılmaktadır. Bu gerekliliğin sonucunda açık ve çok yönlü iletişim doğmaktadır. “ Çalışanları yöneticileri tarafından yetişkin olarak nitelendirmek ve yerine zamanına uygun ve ayrıntılı emirler almak beklentisindedirler. “ Çalışanların hem kendilerine hem de örgüte olan güvenleri artar, Çalışanların örgütsel amaçlar doğrultusunda güdülenmeleri artar, Üst yönetimin saygınlığı ve otoritesi artar, Örgütte öneri ve sorun çözme yeteneği gelişir, Çalışanların örgütsel bağlılık düzeyleri gelişir, Örgütte demokratik yönetim kültürü gelişir. Biçimsel Olmayan (Enformel) İletişim Kanalları Doğal iletişim olarak da adlandırılan biçimsel olmayan iletişim, örgütün önceden belirlenmiş kanallarından geçmeyen, belirli bir plan içinde gerçekleşmeyen, çalışanlar arasında kendiliğinden oluşan iletişimdir ve formel iletişimi zaman zaman destekleyerek örgüt amaçlarına hizmet eden yararlar sağlar. Hatta günümüzde bazı firmaların üst yönetimi iletişimin psikososyal bir ihtiyaç olduğundan hareketle örgüt içinde çabuk yayılmasını istedikleri mesajlar ve duyurular için bu iletişim kanalını tercih etmektedir. Kurum İçi İletişimin Bozucu Engelleri Kültürel farklılıklar: Aynı kültürde bulunan insanların iletişim kurmaları farklı kültürden insanların iletişim kurmalarına göre daha kolaydır. Örneğin çok uluslu şirketlerde çalışanların dil farklılıkları buna örnek verilebilir. Geri besleme olmayışı veya yetersiz geri besleme: Geri bildirim alıcının mesajı anladığı ve yeni bir kaynak durumuna geçtiğinin ve iletişimin sağlıklı işlediğinin göstergesidir. Statü farkı: Farklı kademelerde ve statülerdeki çalışanların algılama biçimleri iletişimin engeli olabilmektedir. Mesaj alıcının motivasyon ve ilgi eksikliği: İletişimde göndericinin olduğu kadar alıcının da istekli davranması gereklidir. Fazla bilgi yüklemesi: Alıcıya algılayabileceğinden daha fazla bilgi içeren mesaj gönderilmesi önemli bir iletişim engelidir. Elektronik iletişimden kaynaklanan sorunlar: Kurum bünyesinde bulunan ileri teknolojilerin yeterince bilinmemesi başka bir iletişim engelidir. Fiziksel koşullar: İletişim kanalını engelleyen çevre koşullarıyla ilgili olumsuzluklar iletişimi engelleyebilmektedir.  Söz konusu engellerin ortadan kaldırılması için yöneticilerin yapmaları gerekenler şunlardır.  Mevcut durum denetlenmelidir, Üst yönetimdeki yöneticilerin insanlara karşı olan felsefesini yeniden gözden geçirmek için zaman ayrılmalıdır,  Hangi davranışların değiştirileceğine karar verilmeli, bunların dışında insanlarla iletişim konusunda kendini değiştirerek yeniliklere açık olunmalı ve risk almaktan korkulmamalıdır, Kurum kültürünü ölçmek için özel ölçekler yaratılmalı, Çalışanların hangi tür konularda kararlara katılıp katılmayacakları belirlenmeli, bu doğrultuda çalışanlar gruplara ayrılmalı, bu ayrım yapılırken açık olunmalıdır. Yapılan her şey çalışanlarla paylaşılmalı, herkesin fikrine değer verilmeli ve onların fikirlerinden yararlanılmalıdır. İLETİŞİMİN KURUMLAR İÇİN FONKSİYONLARI I. II. III. IV. Bilgi Sağlama Fonksiyonu Motivasyon Sağlama Fonksiyonu Emek Kontrolü ve Koordinasyonu Fonksiyonu Duygu ve Düşüncelerin İfade Edilmesi Fonksiyonu KURUMSAL İLETİŞİM BİÇİMLERİ YAZILI İLETİŞİM BİÇİMLERİ 1. 2. 3. 4. 5. İşletme Gazetesi Broşür ve El Kitapları Afiş, İlan Tahtası, Bültenler Yazılı Raporlar Faks ve Elektronik Posta SÖZLÜ İLETİŞİM BİÇİMLERİ 1. Konferans ve Seminerler 2. Görüşme ve Toplantılar 3. Görsel-İşitsel İletişim Biçimleri ARAMA MOTORUNDAN ARAŞTIR ELEKTRONİK İLETİŞİM ARAÇLARI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. E-Posta Faks Telefon(GSM) İnternet İntranet Extranet Videokonferans Anında Mesajlaşma ELEKTRONİK POSTA Elektronik posta, kullanıcıların sanal ortamda yazdıkları ve birbirlerine gönderdikleri iletilere verilen addır. Bilgisayarın iletişim üzerindeki etkisi hem iyi hem de kötü yönde olabilir. E-posta ile iletişimin en büyük avantajı hızlı olmasıdır. Ayrıca e-posta mesajın aynı anda birçok kişiye gönderilebilmesine olanak sağlamaktadır. Mesajın bilgisayarda saklanıp ihtiyaç duyulduğu zamanlarda kullanılabilmesi e-postanın arşivleme açısından önemli bir avantajıdır. Bunlara ek olarak, e-postanın en önemli avantajlarından biri de, değişikliklerin anında gereken kişilere iletilmesidir. Buna karşılık olarak, e-postanın en büyük dezavantajı geri iletişimin yüzyüze ve telefonla yapılan iletişimden daha yavaş olması ve iletişim kurulan kişiyle yüzyüze iletişimin en önemli özelliklerinden olan alıcıyı görme şansına sahip olunmamasıdır. E-posta kullanımı yüksek derecede yanlış anlaşılmaya yol açabilir bunun sonucu olarak istenilen amaca ulaşmada hatalar, yanlışlıklar ve zorluklar meydana gelebilir. Ayrıca e-postanın devreye girmesinden sonra personelden yöneticilere günde 50–60 elektronik mesajın ulaştığını varsayarsak, yönetici o gün mesajları okumaktan başka hiçbir iş yapamayacak ve belki de bu mesajların büyük bir bölümü yöneticinin anlayamayacağı bir biçimde yöneticiye ulaşacaktır. Elektronik posta ile haberleşme, müşteri ve tedarikçilerin yanı sıra işletme içi haberleşmenin de hızlı, kolay ve ucuz bir yoludur. Elektronik posta, iletişimin hızını artırmakta, kağıt kullanımını önlediği için tasarruf sağlamakta ve telefonla sağlanan iletişimin hata düzeyini azaltarak verimli iletişim aracı olarak dikkat çekmektedir. Aynı zamanda, Elektronik posta kullanımıyla örgütün müşterilerine yönelik çok güçlü bir pazarlama ağı kurmasının sağlandığı da bilinmektedir. Bu noktada modern pazarlamacılık anlayışı çerçevesinde, Elektronik posta önemli bir araç olarak kullanılmaktadır. Elektronik posta haberleşmesi, özellikle çok uluslu şirketler gibi farklı coğrafi birimlerde faaliyet gösteren işletmelere önemli tasarruflar kazandırmaktadır. Elektronik posta ile gerçekleştirilen iletişimde en önemli nokta mesajın gönderen ve alan kişiler arasında anlaşılabilir olmasıdı Dolayısıyla iletişimin daha doğru bir şekilde kurulabilmesi açısından kişinin elektronik posta bileşenleri hakkında bilgi sahibi olması ve yetkin bir şekilde kullanabilmesi gereklidir. E-posta Yazılırken Yapılmaması Gerekenler Yazım Hatalarının Kontrol Edilmemesi Genellikle kişiler e-postayı yazdıktan sonra yazım hatalarını denetlemeden gönderirler. Eğer metinde yazım hataları var ise konu hakkında yanlış anlaşılmalar meydana gelebilir. Yazılan metinde yazım hataları var ise bunların kontrol edilmesi ve ekte dosya gönderiliyor ise bu dosyanın gözden geçirilmesi olası yanlışları düzeltecektir. Böylelikle iletişim daha sağlıklı bir şekilde sağlanmış olacaktır. İmla Hatalarına Göre Değerlendirme Aşağıda en çok yapılan hataları gözden geçirelim ; I. Büyük küçük harf kullanımı II. Bağlaç ve ek yazımının doğru kullanımı –ki , - de kullanımı III. -mi soru ekinin doğru kullanımı , Değerlendirelim … Kişiler arasında e-posta yazışmaları üzerinde yapılan araştırmada yapılan hat oranları aşağıdadır ; Büyük Harf Kullanımı : 143 hata Küçük Harf Kullanımı : 85 hata Birleşik Kelimeleri Yazımı : 31 hata -de Eki Ve Bağlacıyla İlgili : 137 hata -ki Eki Ve Bağlacıyla İlgili : 27 hata -mi Soru Ekinin Yazımı İle İlgili : 32 hata “ki” eki ile “ki” bağlacının yazımı: Türkçede üç çeşit “ki” vardır. 1. Bağlaç olan ki ayrı yazılır: demek ki, kaldı ki, bilmem ki, olmaz ki, diyorlar ki. 2. İlgi olan ki bitişik yazılır ve adları sıfatlaştırır. Örnek: geceki gürültü, akşamki film. 3. İlgi zamiri olan ki bitişik yazılır. Ard arda gelen ve tamlananları aynı sözcük olan tamlamaların ikincisindeki tamlamanın yerine kullanılır. Örnek: “Sizin eviniz genişbizim evimiz (bizimki) dar.” Ki bağlacı bazı örneklerde kalıplaşmış olduğu için bitişik yazılır: Belki, Çünkü, Halbuki, Mademki, Meğerki, Oysaki, Sanki. Soru eki mı, mi, mü’nün yazılışı: Bu ek ayrı yazılır ve kendisinden önceki sözcüğün son ünlüsüne bağlı olarak ünlü uyumlarına uyar: Kaldı mı? Sen de mi geldin? Olur mu? İnsanlık öldü mü? Hasta mı? Bu eke bitişik yazılan ekler, mi ekinden sonra gelenlerdir: Gelir misiniz? Anlıyor musun? Çocuk muyum? Güler misin, ağlar mısın? Bu ek sorudan başka görevlerde kullanıldığında da ayrı yazılır: Tatlı mı tatlı bir dil (pekiştirme), sözünden döner mi döner(olasılığı pekiştirme), karanlık bastı mı gelirsin (bağlaç), güzel mi güzel! “de”, “da” eklerinin yazılışları aşağıda belirtilmiştir : • “de” eki ile “de” bağlacının yazımı: Bu konuda en pratik yöntem şudur: Cümlenin anlamı “de” okunmadan da bozulmazsa ayrı yazılır”. Örnek: • “Bu hava yola çıkılmaz” demeyiz, “Bu havada yola çıkılmaz” deriz. Burada “de”yi bitişik yazarız. Bağlaç olan “da, de” ayrı yazılır, yazarken de kendisinden önceki sözcüğün son ünlüsüne bağlı olarak ünlü uyumlarına uyulur. • Da, de bağlacı cümlelere değişik anlamlar katar: O kitabı ben de okudum. (Başkaları gibi) Ben o kitabı da okudum (Benzerleri gibi) Da, de bağlacı kendisinden önceki sözcükten kesme ile ayrılmaz: Ayşe de geldi (Ayşe’de geldi şeklinde yazılmaz) • Ya sözüyle birlikte kullanılan da mutlaka ayrı yazılır: ya da. Aşağıdaki cümlelerde “ki” hangi görevlerdedir? Kimselerin vakti yok ki durup ince şeyleri anlamaya. O kadar çok çalıştı ki Dünkü kardan yoldaki araçlar etkilendi. Akşamki film “Dedemin İnsanları”ydı. Caddede ışıklar yanıyor, sokağınki sönmüş. Aslı’nın elbisesi güzel, seninki olmamış. E-posta Yazarken Yapılması Gerekenler 1. Anlamlı bir konu başlığı yazmak 2. Mesajın okunabilir ve dikkat çekici olması 3. Mesajın amacının belirlenmesi 4. Eklemelerden kaçınmak 5. Göndericinin açıkça kendini tanıtması 6. Kibar olmak 7. Göndermeden önce kontrol etmek 8. E-postayı kişisel olarak varsaymamak 9. Resmi ve gayri resmi e-postaları birbirinden ayırt edebilmek 10. E-postayı anında cevaplayabilmek 11. Acil e-postalarda uyarı yazısı yazılması 12. Gereksiz e-posta adreslerinin engellenmesi 1. Anlamlı bir konu başlığı yazmak Elektronik posta alıcıları konu başlığını gözden geçirerek gönderilmiş olan elektronik postayı açmaya, başkalarına yollamaya, saklamaya ya da silmeye karar verirler. Bu yüzden unutulmaması gerekilen nokta gönderilen mesajların sadece tek bir alıcının elektronik posta kutusunda olmadığıdır. Elektronik postanın amacı, ya da son dakika bir randevu değişikliği ya da yapılmış olan iş ile ilgili bir gelişme olabilir. Mesajı açıp okuyana kadar bu konu hakkında bilgiye ulaşmak imkansızdır, bu tip durumlarda konu başlığını konuya uygun bir biçimde verilmesi, alıcıya kolaylık sağlar. 2.Mesajın okunabilir ve dikkat çekici olması Genelde e-posta alıcıları uzun mesajların hepsini okumak yerine bir bölümünü okuyarak, yazının tamamı hakkında bilgi sahibi olmak isteyip ardından, hemen bu konuya kendi görüşlerini eklemek için cevapla tuşuna basmayı tercih ediyorlar. Bu yüzden e-posta yazarken dikkat edilmesi gereken nokta; yazılanların okunaklı, alıcıya hitap eden ve dikkat çekici olmasıdır. Dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli nokta ise, e-postanın birbirinden farklı birkaç mesaj içermesi durumunda, bu mesajların numaralandırılmasıdır. Bu işlemin yapılmasındaki amaç ise alıcıların okudukları bölümle ilgili cevaplarında, bir karışıklık yaşanmasını önlemektir. 3.Mesajın amacının belirlenmesi E-posta yazmaya başlamadan önce e-postanın taşıyacağı mesajın neden düzenlendiği iyi irdelenmelidir. Düzenlenen mesajın haber vermek maksatlı mı yoksa harekete geçirmeye yönelik mi olduğu önemli bir unsurdur. Çünkü mesajın niteliğine göre e-posta düzenlemesi yapılmalıdır. Ayrıca mesajın etkinliği açısından gönderimde e-posta kullanılıp kullanılmayacağı kararı da bu irdelemeyle verilir. 4.Eklemelerden kaçınmak Eklemek istenilen bilgiler mümkün olduğunca elektronik postanın içeriği içinde yer almalıdır. Çünkü yapılan her ekleme virüs taşıma olasılığını arttırmakla beraber, yüklemek ve indirmek için zaman kaybına yol açmaktadır. Bu yüzden bilgileri dosya halinde eklemek yerine, bu bilgilere elektronik posta içinde yer verilmesi önerilmektedir. Eğer ekleme yapılacaksa da eklenen dosyanın büyüklüğüne dikkat edilmelidir. 5.Göndericinin açıkça kendini tanıtması Gönderici elektronik postanın yollandığı kişi ya da kişilerle yakın bir ilişkide değilse, mesajın ilk cümleleri içinde kendini ifade eden bilgileri girmelidir. Bunun sebebi mesajı alan kişinin sizin kim olduğunuzu ya da mesajın nereden geldiğini anlaması ile birlikte mesajın içeriğiyle daha çok ilgilenmesinin sağlanmasıdır. 6.Kibar olmak Mesaj yazılırken ruh haline çok önem verilmelidir. Genellikle bir anlık sinir ya da stresle yazılan mesajlar istenmeyen sonuçlar doğurabilir. Bu tür olayların yaşanmaması için mesajı yazan kişi eğer o anda herhangi bir sebepten dolayı çok kızgın, sinirli veya kendini iyi hissetmiyor ise bir süre sakinleşmek için beklemeli ve kendini iyi hissettiğinde tekrardan baştan başlamalıdır. Çünkü gönderici alıcı karşısında olmadığında kendisini çok daha rahat hissedecektir ve tepkisinin dozajını kaçırabilme riski vardır. 7.Göndermeden önce kontrol etmek Bilgisayarların otomatik düzeltme programları olmasına rağmen, bu programlar sadece çok açıkça görülen yanlışları düzeltmek içindir. Fakat e-postanın bir üst mevki ya da çoğul kişilere yollanması durumunda e-postada yapılan küçük yanlışlar bile çok büyük sonuçlar doğurabileceğinden, önlem amaçlı olarak son kontrolün yapılması önerilmektedir. Yapılacak küçük kontroller, büyük yanlış anlaşılmaları önleyecektir. Dolayısıyla kontrol; hangi konuyla ilgiliyse o konunun daha iyi anlaşılmasını ve aksaklıklara yol açmamasına sebep olacaktır. 8.E-postayı kişisel olarak varsaymamak E-posta sistemleri her ne kadar şifrelerle daha güvenli hale getirilmek istenilse de, yazılan ve saklanan bilgilere herkesin ulaşabileceğini düşünerek hareket edilmelidir. Özellikle kurum ortamında, üst yöneticilerin istedikleri epostaya ulaşma olanakları göz önüne alınırsa bunun ne kadar büyük sonuçlar doğurabileceği göz ardı edilmemelidir. ARAMA MOTORUNDAN ARAŞTIR 9.Resmi ve gayri resmi e-postaları birbirinden ayırt edebilmek Mesajın kime yollanacağı, e-posta yollanırken dikkat edilmesi gereken en önemli noktalardan biridir. Çünkü e-posta yazılırken, gönderilecek kişiye uygun dil ve anlatım biçimleri kullanılmasına özen gösterilmelidir. Sonuç olarak e-postanın yazıldığı kişi veya kurum, kullanılan dilin resmi ya da gayri resmi olmasına dikkat edilmesini gerektirecektir. 10.E-postayı anında cevaplayabilmek E-postayı gönderen kişiye karşı daha profesyonel ya da en azından daha nazik görünebilmek için, anında cevap verebilmenin önemi çok büyüktür. Özellikle karşı tarafın yani mesajı gönderen kişinin yapacağı iş, göndericinin cevabına bağlı ise mümkün olan en kısa zamanda e-postanın cevaplanması karşılıklı zaman kaybını önleyecektir. 11.Acil e-postalarda uyarı yazısı yazılması Karşı tarafa mutlak ulaşması gereken e-postalarda mesajın sonuna, e-posta alındığında teyit edilmesinin gerektiğine dair bir not düşülmelidir. Bu not olası sistem aksaklıklarına karşı iletişim kopukluğu oluşmasını önleyecektir. 12.Gereksiz e-posta adreslerinin engellenmesi E-posta yazılımlarının çoğunda e-posta engelleme seçeneği vardır. Bu seçenek sayesinde birey kendisine e-posta göndermesini istemediği adresleri otomatik engeller ve posta kutusunun bu e-postalarla dolmasını engellemiş olur. Elektronik Posta Kullanımının Tavsiye Edilmediği Durumlar 1. Gizlilik içeren, özel veya riske atılamayacak bir mesajın söz konusu olması 2. Uzun bir soru listesine cevap alınması gereken durumlar 3. Kötü veya olumsuz bir haberin verildiği mesajlar 4. Hızlı veya anında yanıt alınması gereken durumlar 5. Aynı anda birden fazla kişiyle değerlendirilmesi gereken konular 6. Yazım ve içerik anlamında yetersiz mesajlar 7. Mesajın yanlış anlaşılma ihtimalinin olduğu durumlar Elektronik Posta Kullanımının Tavsiye Edildiği Durumlar Elektronik posta kullanımının tavsiye edildiği durumlar da sözkonusudur, bu durumlar şu şekilde sıralanabilir: 1. Mesajın bir an önce gönderilmesi gerektiği ve cevabının acil olmadığı durumlar. 2. Elektronik postalarına baktığı ve cevap verdiğinden emin olunan kişilere yönelik mesajlar. 3. Telefon, faks, baskı maliyetleri veya elden ulaştırma maliyetlerinin önem kazandığı sıradan mesajlar. 4. Başka ülkelerdeki kişilere gönderilecek mesajlar. 5. Yazılı bir belge gerektiren durumlar. 6. Seyahat sırasında gönderilen mesajlar. Elektronik Posta Kullanımının Kurumsal İletişime Etkileri Amerika Birleşik Devletlerinde yapılan araştırmanın verileri “Kurumlarda Elektronik Posta kullanımına ilişkin” oldukça kapsamlı sonuçlar vermektedir. Araştırmayla ilgili bazı çarpıcı sonuçlar şunlardır: Araştırmaya katılan çalışanların %73’ü günde yaklaşık olarak bir saatlerini elektronik posta için geçirdiklerini; %53’ü aldıkları elektronik postanın sadece işi ile ilgili olduğunu; %58’i ise, gönderdikleri elektronik postanın sadece işi ile ilgili olduğunu; %72’si elektronik postanın bireye geniş bir iletişim çevresi kazandırdığını ifade etmiştir. Elektronik postanın, örgüt içinde kullanımına bağlı olarak bir takım değişimleri gerçekleştirmede yararlı bir araç olduğunu Araştırma sonuçları desteklemektedir. Bu araştırmaya göre elektronik postanın örgütte yol açtığı değişim ifadeleri ve yüzdelik dilimlerinden oluşan sonuç tablosu şu şekildedir; Yukarıdaki tablo sonuçlarına göre elektronik postanın örgütlerde yol açtığı değişimlerin başında %77’lik bir oranla mevcut ilişkileri koruma ifadesi yer alıyor. İkinci ve üçüncü değişkenlere bakıldığında ise yine iletişim ile ilgili bir değişimin meydana gelmesinin önemli olduğu vurgulanmaktadır. Sonuç olarak elektronik postanın kurumlarda yol açtığı en büyük değişiklik; iletişimin daha sağlıklı, daha yaygın, daha fazla kişi ile yapılması ve iletişimin kuvvetlenmesi ile hedeflenen amaca yönelik verimin artmasıdır. Elektronik Postanın Doğru Kullanmayı Bilmenin Organizasyona Yararları Ast-Üst İlişkilerinin Güçlenmesinde E-posta Kullanımı Ast-üst ilişkilerinin güçlenmesinde elektronik postanın etkinliği göz ardı edilemez. Astlar üstleriyle elektronik posta ile iletişim halindeyken endişelerini ve kaygılarını bir yana bırakıp amaçlarını daha iyi açıklama imkanı bulabilmektedirler. Bunun yanında üstlerin de elektronik posta ile astlarıyla daha kolay biçimde haberleşebileceği ve bu sayede onlarla ilişkilerinde daha başarılı olabileceği söylenebilir. Ast-üst ilişkilerinin en önemli öğesini aynı dili (literatürü) konuşabilmek ve ortak paylaşılan alanları arttırmak oluşturmaktadır. Paylaşım alanlarının arttırılmasının yani bir başka deyişle iletişimin yaygınlaştırılmasının ve güçlendirilmesinin en kolay yolu ise e-postadır. Elektronik posta vasıtasıyla ast-üst ilişkilerinde paylaşım arttığı için iletişim biçimi değişmektedir ve otoriter tavırdan uzaklaşarak statü farklılıkları ortadan kalkmaktadır. E-postanın ast-üst ilişkilerinde kullanılmasının dezavantajı ise örgütsel hiyerarşiyi sekteye uğratabilmesidir. Astlar e-posta aracılığıyla hiyerarşik düzene uymayarak istedikleri üst pozisyondaki örgüt üyesiyle veya yöneticlerle iletişime geçebilmektedirler. Bu durum hiyerarşik düzene önem veren örgütlerin organizasyon yapısını olumsuz yönde etkileyebilmektedir. DİĞER AVANTAJLAR 1. 2. 3. 4. 5. Hız Maliyet avantajı Örgütsel verimlilikte ve bireyin performansında artış Kayıtların tutulması ve açık bir sistem yaratılması Esneklik E-postanın Dezavantajlarını Azaltmanın Organizasyona Etkileri Ayrıca örgüt üyelerine verilecek e-postanın nasıl kullanılacağına dair eğitimler bu dezavantajları avantaja çevirecek türde yararlı olacaktır. Çünkü genel olarak e-posta dezavantajları kullanıcının yanlış davranışlarından kaynaklanmaktadır. Bu sebeple doğru şekilde e-posta kullanan bireylerden oluşan bir örgüt, örgütsel iletişim açısından çok avantajlı duruma geçecektir. Marks & Spencer. Unilever ve Tesco gibi firmalar, basit yazılı iletişimi gerçekleştirme konusunda personellerine yüksek maliyetli kurslar sağlamaktadırlar. E-POSTA YAZMA UNSURLARI UYGULAMA • Bir kâğıdın ortasına bir daire çizilir ve dairenin içine konu yazılır. • Kâğıdın çevresine konuyla ilgili akla gelen kavramlar yazılır. • Yeterli olduğuna inanıldığında bunlar ilişkilendirilmeye ve alt başlıklar oluşturulmaya başlanır. • Kavramlar birbirine bağladıktan sonra bunlar yazının paragrafları veya bölümleri olarak numaralandırılır. E-posta ile yazılı mesaj aktarımında dikkat edilmesi gereken bir takım unsurlar vardır: • Gönderme tuşuna basılmadan önce yazı son kez kontrol edilmelidir. • Konu (subject) bölümüne açıklayıcı bilgi yazılmalıdır. Her gün yüzlerce e-posta alan kişiler için e-postaların okunması zaman alan bir iştir. Bu nedenle e-postaların “konu” kısmı mutlaka kısaca belirtilmelidir. Böylece alıcıya, eğer ilgilenmiyorsa, okumadan silme fırsatı vermiş oluruz. Çok genel, anlaşılmaz konu başlıkları kullanımamalıdır. Örneğin “Rapor” yerine “Aralık ayı bilanço raporu” şeklinde yazmak daha uygundur. • Elektronik postada büyük harf kullanılmamalıdır. Büyük harf “bağırmak”, karşıdakine sert bir ifade kullanmak anlamına gelir. Kağıda dayalı yazışmalarda da yazının tamamını büyük harfle yazmayız. Gerekli gördüğümüz yerlerde (başlık vb) büyük harfleri kullanırız. Eğer bir şeye vurgu yapmak istiyorsak <…> işaretleri arasına yazmalıyız. • Diğer iş mektuplarında kullanılan hitap ve saygı ifadelerini eposta yazımında da kullanılmalıdır. Sayın Ahmet Güler, Sevgili Belgin gibi. • Selam yerine slm, teşekkür yerine tşk. gibi kısaltmalar ya da şekilli ifadeler ( gibi) kullanılmamalıdır. İş çevrelerinde bu tip uygulamalar profesyonellikle bağdaştırılamaz. Dolayısıyla özellikle kurumsal e-postalarda mümkün olan en formel yöntem kullanılmalıdır. • Yazım kurallarına ve noktalama işaretlerine uyulmalıdır. • Türkçe karakter yazımına dikkat edilmelidir. • Çalışılan şirketin e-posta adresi kullanılmalıdır. • Aynı elektronik mektubu birden çok kişiye gönderirken, gönderdiğimiz adreslerin başkaları tarafından görülmesine engel olmalıyız. Çoklu gönderilerde adresleri giden ya da bilgi satırına değil, gizli satırına yazmalıyız. • Elektronik postayı gönderdiğiniz kişiye en son ne zamana kadar cevap vermesi gerektiğinin de belirtilmesinin önemli unsurlardandır. • Bir tarih belirtilmediyse e-postalara görgü kurallarına göre en fazla 3 gün içinde cevap verilmesi gerekir. RESMİ YAZIŞMALAR ARAMA MOTORUNDAN EN İYİ İŞ KİTAPLARINA ULAŞ & SATINAL “ Resmi yazıların en önemli özelliği belirli bir düzen ve kurallar disiplini içinde uygulanma zorunluluğu olmasıdır. ” Resmi yazı yazan bir kişinin iletilmek istenen mesajı mutlaka sistemli bir kalıp içerisinde düzenleyerek yazması gerekir. Böylece resmi yazıların en önemli özelliği olan standardizasyonu sağlanmış olur. Teknik Bakış Kağıt kullanarak hazırlanan resmi yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir. Resmi yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. Bilgisayarda yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve “12” karakter boyutunun (punto) kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve puntosu kullanılabilir. Kağıt kenar boşlukları, üstten 2,5 cm, alttan 2,5 cm, soldan 2,5 cm, sağdan 2,5 cm paragraf girintisi ise 1 cm olmalıdır. Resmi yazılarda, yazıların bir örnekliliğini ve kurallara uygun biçimde hazırlanmasını sağlayan söz konusu bölümler şunlardır: • Başlık • Sayı ve Evrak Kayıt Numarası • Tarih • Konu • Gönderilen Makam • İlgi • Metin • İmza • Onay • Ekler • Dağıtım • Paraf • Koordinasyon • Adres • Gizlilik • İvedilik ve Gün Belirleme • Sayfa Numarası • Aslına Uygunluk Onayı • Kayıt Kaşesi Başlık • Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. • Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. • Merkez teşkilata ait yazışmalarda başlıkta şehir adı yer almaz. • Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunun hükümlerine uygun olarak düzenlenir. Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır. Sayı ve Evrak Kayıt Numarası Kurumlar yazışmalar sırasında gelen ve giden yazıları belli bir dosya tasnif sistemine göre kayıt ve dosyalamak zorundadırlar. Bu nedenle tüm resmi yazılar verilen sayı numarası ile tasnif edilirler. Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir. • Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının soluna yaslı olark baş harfi büyük diğer harfler küçük olmak suretiyle “Sayı ” yazılır ve önüne (:) işareti konulur. • Bu işaretten sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra (-) işareti konularak kayıt numarası yazılır. Kayıt numarası, yazının evrak kayot defterinde aldığı numaradır. • Genel evrak numarası damga veya yazı ile kayıt numarasından sonra (/) işareti konularak, sayı bölümü içinde muntazam bir şekilde yer almalıdır. Yukarıdaki bilgiler ışığında “Sayı” bölümünün gösterimi aşağıdaki gibidir: Sayı : B.02.0.İGB-16717-752/89 Sayı : B.08.4.MEM.202-148-694/253 Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır. Resmi yazışmalarda Başbakanlıkça belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur. Tarih Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten bölümdür. Tarih; • Sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. • Gün, ay ve yıl rakamla ve aralarına (/) işareti konularak yazılır. Önüne “Tarih” şeklinde bir ifade yazılmaz. Konu Konu bölümü; metin bölümünde yer verilen ana konunun kısa sözcüklerle ifade edildiği bölümdür.Konu bölümü; metin bölümünde anlatılan ana konunun özetlendiği bölümdür. Konu; • Sayı bölümünün bir aralık altına aynı hizada yazılır. • “Konu:” şeklinde gösterilir. • Yazının konusu; anlamlı ve kısa bir şekilde ifade edilir. (Örnek 4-A) • Yazının konusu, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltmasını geçmeyecek biçimde yazılmalıdır. • Konu bölümü uzun ise bir alt satırdan yazmaya devam edilir. “Sayı” ve “Konu” sözcüklerinden sonra gelen iki nokta üst üstelerin aynı hizada olmasına dikkat edilmelidir. Gönderilen Makam Gönderilen makam yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. • Bu bölüm “Konu”nun son satırından sonra yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde yazılır. • Kuruluşun adı ortalanarak büyük harflerle ilk satıra; birimin adı ise ikinci satıra parantez içinde küçük harflerle yazılır. (Örnek 5-A) • Birim adı yazılmadan sadece kuruluşun adı yazılacaksa büyük harflerle ortalanarak yazılır: REKTÖRLÜK MAKAMINA, VALİLİK MAKAMINA, ANADOLU ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE vb. • Kuruluş dışına gönderilen yazılarda gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. • Kişilere yazılan yazılarda; “Sayın” sözcüğünden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır. (Örnek 5-B) İlgi İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. • “İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına, yazı alanının soluna ve ilk harf büyük diğer harfler küçük yazılır. • İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse “İlgi” sözcüğünün altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. • İlgi yazılırken; “……… tarihli ve ..….. sayılı” ibaresi kullanılır. (Örnek 6-A) • İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. • İlginin birden fazla olması durumunda; a, b, c gibi küçük harflerle yanlarına parantez “)” açılarak ve tarih sırasına göre yazılır. (Örnek 6-B) • Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir. “Sayı”, “Konu” ve “İlgi”den sonra gelen iki nokta üst üstelerin hepsinin aynı hizada olmasına dikkat edilmelidir. Metin Resmi yazışmalarda protokol kurallarına uymak hem bir zorunluluk hem de bir nezaket kuralıdır. Alt makamlara yazılan yazılar “Rica ederim”, üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim”, Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “Arz ve rica ederim” biçiminde bitirilir. Resmi yazılarda alternatif protokol bitiş ifadeleri şunlardır: • Üst makamlara; “Bilgilerinize arz olunur”, “Bilgilerinize arz ederiz”, “Arz olunur”, “Arz ederim”, “İzninize sunulur”, “Olurlarınıza sunulur”, “Tensiplerinize sunulur” ifadelerinden herhangi biri kullanılır. • Aynı seviyedeki makamlara; “Bilgilerinize arz ederim”, “Bilgilerinize sunulur” ifadelerinden herhangi biri kullanılır. • Alt seviyedeki makamlara; “Bilgilerinize arz ve rica ederim”, “Bilgilerinize rica olunur” ifadelerinden herhangi biri kullanılır. Yazı dağıtımlı olduğunda (iki ve daha çok kişi ve/veya kuruluşa aynı anda gönderildiğinde) hem bilgi hem gereği, hem arz hem de rica sözcükleri birarada kullanılabilir. Resmi yazılarda bu konuda yaşanan en önemli sorun; ast, üst ya da eşit düzey kuruluş olarak değerlendirmekte güçlük çekilen dış kuruluşlara hangi protokol ifadesinin kullanılacağını bilememektir. Söz konusu durumla karşılaşırsanız aşağıdaki bilgileri göz önünde bulundurunuz: • Adli ve askeri kuruluşlara yazılan yazıların sonunda, hiyerarşik üstler hariç, “rica ederim” demek doğru değildir. Askeri kuruluşlara “arz ederim”; adli kuruluşlara “arz ederim” ya da “arz ve talep ederim” denir. Adli kuruluşlar diğer kuruluşlara “rica olunur” der. • Hiyerarşik üst olmayan kuruluşlar, uluslararası kuruluşlara, yabancı ve diplomatik kuruluşlara; akademik ve özerk kuruluşlara yazdıkları yazıların sonunda “…arz ederim” veya “…… saygılarımla rica ederim” ya da “…… rica eder, saygılar sunarım” demelidir. • Hiyerarşik üstler dışında, yerel kuruluşlara yazılan yazıların sonunda “….saygılarımla rica ederim” demek uygundur. • Eşit düzeyde olduğu halde, “rica ederim” ifadesi kullanarak yazı gönderen bir kuruluşa, karşılıklılık ilkesi gereğince “rica ederim”; “arz ederim” ifadesi kullanarak yazı gönderen eşit düzeydeki bir kuruluşa da “arz ederim” ifadesi kullanılması uygun olur. • Dış yazışmalarda “arz” veya “rica” konusunda sorun olduğunda “saygılarımla” ifadesini kullanmak bu sorunu çözer. • Özel kuruluşlar resmi yazılarında kamu kurumlarına daima arz ederler. Bir yazı, yalnızca BİR kişi veya BİR kuruluşa gönderildiğinde ya BİLGİ ya da GEREĞİ yazılır; ya ARZ ya da RİCA kullanılır. “Bilgi ve gereğini rica ederim”, “Bilgileriniz ve gereğini arz ederim”, Bilgilerinizi arz ve rica ederim”, “Gereğini arz ve rica ederim”, Bilgilerinizi ve gereğini arz/rica ederim”, Bilgi edilmesini ve gereğini arz ve rica ederim” şeklindeki ifadeler yanlıştır. Çünkü ; “Bilgilerinizi rica ederim” demek; “Yazıyı okuyun, bilginiz, haberiniz olsun, sonra dosyaya koyun, bir iş ya da cevap istemiyorum” demektir. “Gereğini rica ederim” demek; “Bu işin yapılmasını ve/veya yazılı olarak konuyla ilgili cevap verilmesini istiyorum” demektir. İmza Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanının yazıldığı bölümdür. • Yazı alanının en sağına yazılır. • Yazıyı imzalayan kişinin adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ise ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. (Örnek 7-A) • Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda imza yetkisine sahip kişi, yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar. ARAMA MOTORUNDAN EN İYİ İŞ KİTAPLARINA ULAŞ & SATINAL İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. İmzanın rahat atılabilmesi için uygun bir boşluk bırakılmasına dikkat edilmelidir. Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda (Örnek 7-D); ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek 7-E). Onay Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. • Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. • “OLUR” altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır. Ekler Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “EK/EKLER:” ifadesinin altına yazılır. • Ek adedi birden fazla ise EKLER başlığı altında numaralandırılır. • Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. • Yazı eklerinin dağıtımında bazı yerlere ek gönderilmediği durumlarda, “Ek konulmadı” ya da “Ek-….konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise “Ek….konuldu” ifadesi yazılır. Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “EK/EKLER:” ifadesinin altına yazılır. • Ek adedi birden fazla ise EKLER başlığı altında numaralandırılır. • Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. • Yazı eklerinin dağıtımında bazı yerlere ek gönderilmediği durumlarda, “Ek konulmadı” ya da “Ek-….konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise “Ek-….konuldu” ifadesi yazılır. Dağıtım Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. • “Ekler”den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna büyük harflerle DAĞITIM yazılır. • Ek yoksa dağıtım, eklerin yerine yazılır. • Yazının gereğini yerine getirmek durumunda olanlar “Gereği” kısmının altına; yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmının altına protokol sırasıyla yazılır. “Gereği” kısmı dağıtım başlığının altına, “Bilgi” kısmı ise “Gereği” kısmının karşısına ve aynı satıra yazılır. Paraf Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. • Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. • Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır. • Yazıyı praflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır. Koordinasyon Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. Adres Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun iletişim bilgileri yazılır. • İletişim bilgileri; adres, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içerir. • İletişim bilgileri resmi yazıdan bir çizgi ile ayrılır. • Yazının gönderildiği kurum ya da kişinin, gerektiğinde konu ile ilgili ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır. Gizlilik, İvedilik ve Gün Belirleme Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir. Çok Gizli: Milli Güvenliğimizi ciddi şekilde zarar uğratacak evrak ve dokümanlar için kullanılır. Gizli: Açıklandığı takdirde ya da başkasının eline seçtiği zaman milli menfaatimize zarar getirecek yazılar için kullanılır. Gizli mahiyetteki fotoğraf ve şemalar, ekonomik alandaki tedbirler, yurt savunması programı gibi. Özel: Saklı tutulması istenen hususlar, soruşturma raporları, disiplinle ilgili kişilere ait dokümanlar, istihbarat raporları gibi durumlar için kullanılır. Hizmete Özel: Basına açıklanması gerekmeyen ve yalnızca resmi amaçlar için, kullanılacak eğitim dökümleri, ayrı ayrı gizli olmayan ancak bir araya gelince gizlilik derecesi olan bilgiler topluluğı için kullanılır. Kişiye özel: Kişiye özel bir evrakın gittiği yerde belli şahıslar tarafından açılacağını belirtir. Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik derecesi ile cevap verilecektir. Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır. Sayfa Numarası ve Aslına Uygunluk Onayı Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. Örneğin; 2/20, 7/30, 15/70 gibi. Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır. Kayıt Kaşesi Gelen evrak kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. • Kaşe evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite hangi bölümü ilgilendiriyorsa, o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. • Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir. • Elektronik ortamda RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLMESİ Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına; ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. İç zarf ve kontrollü evrak senedi (iki suret) dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamdaki yazışmalar, kurum ve kuruluşların eposta adresi üzerinden yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır. “Çok gizli” gizlilik dereceli yazılarda ise dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder. İŞ YAZILARINA İş yazışmalarında temel amaç; okuyucuya bilgi vermek, olumlu izlenim bırakmak ve kişileri yazıyla ilgili konuda harekete geçirmektir. İş Yazışmalarında Dikkat Edilecek Hususlar ARAMA MOTORUNDAN EN İYİ İŞ KİTAPLARINA ULAŞ & SATINAL ARAMA MOTORUNDAN ARAŞTIR TEŞEKKÜR EDERİM