KYEK-01-P.003 DENETİM VE BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Revizyon: Tarih: 03 08.04.2015 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Sayfa: Hazırlayan: S. DOĞAN 03.03.2014 Onaylayan: C.PERGEL 03.03.2014 Revizyon No: Revizyon Tarihi: 01 28.01.2015 02 16.02.2015 03 08.04.2015 Yapılan Değişiklik Uygunsuzlukların kapatılması için net süre tanımlandı. Ara denetim, yeniden belgelendirme ve transfer denetimi açıklandı. Belgenin tairihi, karar tarihinden önce olamaz ibaresi yazıldı. Uygunsuzlukların kapatılması için net süre revize edildi. Değişikliği Yapan Kişi S.DOĞAN S.DOĞAN S.DOĞAN 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Bağdat Cad. No:161 Kat:4 Daire:8 Selami Çeşme / Göztepe / İSTANBUL TÜRKİYE Tel : +90 216 492 21 10 Fax : +90 216 532 71 82 1 / 13 KYEK-01-P.003 DENETİM VE BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Revizyon: Tarih: 1 03 08.04.2015 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Sayfa: 2 / 13 AMAÇ Bu prosedürün amacı 3D INCERTA ‘ya yönetim sistemi belgelendirmesi için başvuran firmalara; belgelendirme müracaatını nasıl yapacaklarının, belgelendirme denetiminin nasıl gerçekleşeceğinin, belgenin verilmesi, sürdürülmesi, kapsamının genişletilmesi, daraltılması, askıya alınması, belgelendirme şartlarında olabilecek değişikliklerin nasıl bildirileceği konularını açıklamaktır. 2 KAPSAM Bu prosedür kalite yönetim sistemi belgelendirme faaliyetlerini kapsamaktadır. 3 SORUMLULUKLAR Bu prosedürün uygulanmasından Kalite Yönetim Temsilcisi ve uygulattırılmasından Genel Müdür sorumludur. Belgelendirme faaliyetlerinden ve yazışmalardan belgelendirme bölümü sorumludur. 4 YÖNTEM 4.1 3D INCERTA, kalite yönetim sistemi belgelendirme faaliyetleri için başvuruda bulunan firmalara Müşteri Bilgi/Denetim Başvuru Formu gönderir. 4.2 Başvuruda bulunan firmalar bu formları eksiksiz doldurmak zorundadırlar. Eksik doldurulan formlar işleme alınmaz. 4.3 4.3 Belgelendirme Denetimi: 4.3.1 Eğer başvuran kuruluş tarafından belgelendirme denetimi talep edilmişse; “Denetim Teklifi / Sözleşmesi” doldurulur. (sadece belgelendirme, yeniden belgelendirme denetimi). Müşteri Denetim teklifi / sözleşmesini onayladığında sözleşme yerine geçer. Sözleşmenin geçerliliğin kabulü için müşteri aşağıda belirtilen dokümanların, belgelerin ve bilgilerin doğrulayıcı kayıtları, sözleşme yerine geçen “Denetim Teklifi / Sözleşmesi” formu ile sözleşmeyi etkileyebilecek kayıtları göndermekle yükümlüdür.      Vergi levhası, Ticari sicil kaydı, İmza Sirküleri Taşeron çalışan sayısı (taşeron sayısının güncelliği her yıl denetim öncesi karşılıklı teyitleşilecektir. Gerekli hallerde 3D INCERTA sözleşmeyi revize etme hakkına haizdir. Firma çalışan sayısını doğrulayıcı kayıtları (SSK bordrosu veya personel listesi) Firma tarafından istendiğinde, denetim ekibi üyelerinin özgeçmişleri firmaya gönderilir. 4.3.2 Firma denetim ekibi üyelerine itiraz etme hakkına sahiptir. Eğer objektif delillere dayanarak denetim ekibi üyelerine bir itiraz varsa yeni denetim ekibi görevlendirilir. 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Bağdat Cad. No:161 Kat:4 Daire:8 Selami Çeşme / Göztepe / İSTANBUL TÜRKİYE Tel : +90 216 492 21 10 Fax : +90 216 532 71 82 KYEK-01-P.003 DENETİM VE BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Revizyon: Tarih: 03 08.04.2015 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Sayfa: 3 / 13 4.3.3 Denetim teklifi ve denetim ekibi “Denetim Teklifi Hesabı Talimatı’na ve ”Personel Nitelendirme Prosedürüne” göre oluşturulur.(sadece belgelendirme ve yeniden belgelendirme) 4.3.4 Denetim öncesinde baş denetçi ve denetim ekibi üyeleri dokümantasyonu inceler ve denetim esnasında yapılması gerekenleri tespit ederler. (sadece belgelendirme, yeniden belgelendirme) (zamanlama için bakınız Yönetim Sistemleri Zaman Takvimi) Eğer teknik anlamda dokümanlar incelemeye alınacaksa teknik kapsamda tecrübeli bir denetçi denetim öncesinde dokümanları incelemeye alır. 4.3.5 Başvuran firmalar Kalite yönetim sistemlerini yeterli kayıt oluşacak şekilde işletmek durumundadır. Bu süre zarfı dolmamışsa denetim bu süre dolana kadar bekletilir. 4.3.6 Birden fazla yerde hizmet veren kuruluşlar için “TÜRKAK R 40.04” rehberine göre denetimler organize edilir ve ayrıca konu ile ilgili Matriks Belgelendirme Talimatı mevcuttur. 4.3.7 Firmanın denetim teklifini kabulünden sonra, Kalite Yönetim temsilcisi denetime uygun olan denetim ekibini “Personel Nitelendirme prosedürüne” göre belirler. “Denetim ekibi atama formu ” ile ataması yapılan personel, denetimden önce firmaya bilgilendirilir. 4.3.8 Denetim planı baş denetçi tarafından oluşturulur . Denetim için firmaya gidilmeden önce denetim planı gönderilir ve mutabakata varılır. Eğer 1.aşama denetimi ile belgelendirme denetimi arasında 5 günden daha az bir zaman varsa denetim planı 1.aşama denetimin bitiminde hazırlanır. Denetim planı hazırlanırken mutlaka denetçilerin hangi maddeleri denetledikleri açık olmalı. Yönetim sisteminin ilk belgelendirme tetkiki iki aşamada yapılır, 1. aşamanın saha veya ofis ortamında yapılması kararı TÜRKAK R 40.05 rehberindeki NACE kodlarına göre belirlenen risk faktörü tablosuna göre belirlenir. ISO 9001:2008 denetimleri için: En yüksek risk ve yüksek risk grubuna dahil firmaların 1. aşama denetimlerinin sahada gerçekleştirilir. ISO 14001:2004 denetimleri için: En yüksek risk, yüksek risk ve orta risk grubuna dahil firmaların 1. aşama denetimlerinin sahada gerçekleştirilir. Birleşik denetimlerde ise 1. Aşama denetim kriteri olarak ISO 14001:2004 sistemi göz önünde bulundurulur. Birinci aşama denetim aşağıdakiler için yapılır: a) Müşterinin yönetim sistemi dokümanlarının gözden geçirilmesi b) Müşterinin lokasyonun ve sahaya özgü koşulların değerlendirilmesi, müşterinin personeli ile 2. aşama denetimi hazırlıklarının yeterliliğine yönelik görüşmeler c) Müşterinin durumunun gözden geçirilmesi, standardın gerekliliklerinin anlaşıldığının belirlenmesi (özellikle kilit performanslar yada önemli bölümler ile ilgili, prosesler, amaçlar ve yönetim sisteminin operasyonu) d) Yönetim sistem kapsamı, ilgili kanuni yükümlülükler, mevcut riskler ile ilgili gerekli bilgilerin toplanması e) 2. aşama denetimi için kaynak tahsisinin gözden geçirilmesi 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Bağdat Cad. No:161 Kat:4 Daire:8 Selami Çeşme / Göztepe / İSTANBUL TÜRKİYE Tel : +90 216 492 21 10 Fax : +90 216 532 71 82 KYEK-01-P.003 DENETİM VE BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Revizyon: Tarih: 03 08.04.2015 f) 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Sayfa: 4 / 13 Müşterinin yönetim sisteminin yeteri kadar anlaşılması sonrasında, 2. aşama denetimin planlanmasına odaklanılması g) İç denetim ya da YGG planlanması ve yürütülmesinin gözden geçirilmesi, müşterinin 2. aşama denetim için hazır olup olmadığının belirlenmesi 1. aşama denetimindeki bulgular dokümante edilir ve müşteriye bildirilir, buna 2. aşama denetiminde uygunsuzluk olabilecek konular da dahildir. 1. ve 2. aşama denetimi arasındaki süre, müşterinin ihtiyaçları ve gerekli çözümleri bulmak için zaman ihtiyacı esas alınarak belirlenir.3D INCERTA 2. aşama denetim tarihi için ayarlamaları tekrar düzenleyebilir. 1. Aşama ve 2. Aşama denetimleri arasındaki süre en fazla 3 aydır. Bu sürenin aşılması durumunda firma yeniden 1. Aşama denetimine tabi tutulur. İkinci aşama denetim aşağıdakiler için yapılır: 2. Aşama denetimin amacı, müşterinin yönetim sisteminin yeterliliğinin gerçekleşip gerçekleşmediğinin ölçülmesidir. 2. Aşama denetim, müşterinin yerinde uygulanır. 2.aşama denetim aşağıdaki yer alan maddeleri içerir; a) Kabul edilecek tüm bilgi ve kanıtlar yönetim sistemi standartlarına ya da diğer kurala uygun dokümanlara uygun şekilde olması b) Belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının izlenmesi, ölçülmesi ve raporlanması c) Müşterinin yönetim sistemi ve performansının yasal sorumluluğa uyması d) Müşteri proseslerinin operasyonel kontrolü e) İç denetim ve yönetim yeniden gözden geçirilmesi f) Müşteri politikası için yönetim sorumlulukları g) Kural gereklilikleri, politika, performans hedefleri arasındaki bağlantılar (idari sistemin standartlarına veya diğer kurallarla uygun olup olmadığı), diğer uygulanabilir yasal gereklilikler, sorumluluklar, personel faaliyetlerinin yetkinliği, prosedürler, performans bilgileri, iç denetim bulguları ve sonuçlar. 4.3.9 Takım olarak yapılan denetimlerde mutlaka denetim ekibi baş denetçi tarafından bölünür. Firmanın denetimi kabul mutabakatından sonra denetim ekibi için firmayı yerinde ziyaret eder. ISO 19011 ve ilgili belgelendirme standardına göre denetim gerçekleştirilir.Denetim esnasında açılış ve kapanış toplantıları “Katılımcı Listesi ” ile kayıt altına alınır. Katılımcı listesi yerine denetim planı ile de kimlerle görüşüldüğü kayıt altına alınabilir. Açılış toplantısının amacı, genellikle baş denetçi tarafından yürütülür ve gerçekleştirilecek denetim faaliyetlerinin nasıl yapılacağı özetlenir. Açılış toplantısında verilen detaylar, müşterinin tetkik prosesi ile uyumlu olmalıdır. 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Bağdat Cad. No:161 Kat:4 Daire:8 Selami Çeşme / Göztepe / İSTANBUL TÜRKİYE Tel : +90 216 492 21 10 Fax : +90 216 532 71 82 KYEK-01-P.003 DENETİM VE BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Revizyon: Tarih: 03 08.04.2015 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Sayfa: 5 / 13 AÇILIŞ TOPLANTISI GÜNDEMİ 3D INCERTA tercihinden dolayı firmaya teşekkür 3D INCERTA politikası doğrultusunda firmaya katma değer sağlayacak bir denetim olması dileğiyle Görevlerinin bir özeti de dahil olmak üzere, katılımcıların tanıtılması,(Rehber ve gözlemciler dahil Belgelendirme kapsamının teyit edilmesi, Denetim ekibi ve müşterinin yönetim otoritesi arasındaki geçici görüşmeler, kapanış toplantısının tarih ve zamanı Denetimin tipi, kapsamı, ve kriterleri dahil her türlü değişiklikler, denetim planının onaylanması Denetim ekibi ve müşteri arasındaki resmi iletişim kanallarının teyit edilmesi, Denetim ekibi tarafından ihtiyaç duyulan kaynakların ve tesislerin mevcut olduğunun teyit edilmesi, Gizlilik ile ilgili konuların onaylanması, Denetim ekibi ile ilgili iş güvenliği, acil durum ve güvenlik prosedürlerinin teyit edilmesi, Denetim bulgularının herhangi bir sınıflaması dahil olmak üzere raporlama yöntemi, Denetimin zamanından önce sona erdirilebilir koşulları hakkında bilgi verilmesi, Denetim planı, denetim faaliyetleri ve denetim yolları da dahil olmak üzere denetimin yürütülmesi ve kontrolü, Önceki gözetim veya denetim bulguları varsa, bu durumun onaylanması, Örneklemeye dayalı denetim yapılacaksa, kullanılacak prosedürler ve yöntemler, Denetim sırasında kullanılacak lisanın onaylanması, Denetim sırasında, müşterinin denetimin ilerlemesi ve herhangi bir endişe verici durumdan haberdar edileceğinin teyit edilmesi, Müşteriye soru sorması için fırsat verilmesi. 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Bağdat Cad. No:161 Kat:4 Daire:8 Selami Çeşme / Göztepe / İSTANBUL TÜRKİYE Tel : +90 216 492 21 10 Fax : +90 216 532 71 82 KYEK-01-P.003 DENETİM VE BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Revizyon: Tarih: 03 08.04.2015 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Sayfa: 6 / 13 KAPANIŞ TOPLANTISI GÜNDEMİ Tanışma (açılışta toplantısına katılmayanlarla) Denetimdeki iş birliği ve misafirperverlik için teşekkürler Firmanın iyi yanlarının anlatılması (Kesinlikle uygunsuzluklardan önce bildiriniz) Denetimin örnekleme metodu olduğunun tekrarlanması Denetimin genel özeti Denetim bulgularının herhangi bir sınıflandırması da dahil, raporlama yöntemi ve süresi, Denetim sırasında tespit edilen herhangi bir uygunsuzluğu düzeltme ve düzeltici faaliyeti yapmak için, bir plan hazırlaması için müşteriye süre verilmesi, Müşterinin belgelendirilme durumu ile ilgili herhangi bir sonuç da dahil, uygunsuzlukların çözümlenmesi için 3D INCERTA’nın ele alma prosesi, 3D INCERTA’nın denetim sonrası faaliyetleri, Sonraki denetimle ilgili şartların belirlenmesi Belge almaya hak kazanması durumunda logoları kullanmadan önce mutlaka Logo Kullanma Talimatını 3D INCERTA web sitesinden okuması Şikayetlerin ele alınması ve itiraz prosesleri hakkında bilgiler. Soru-cevap 4.3.10 Kapanış toplantısında müşteriye soru sorma fırsatı verilir. Denetim ekibi ve müşteri arasındaki görüş farklılıkları tartışılıp karara bağlanır. Çözümlenemeyen durumlarda , farklı görüşler kayıt altına alınır ve 3D INCERTA ‘ya bildirilir. 4.3.11 Denetim esnasında denetçiler objektif delilleri toplayarak “Denetim Soru Listesi” tam olarak doldururlar. Doldurulması istenen soru listesinde firmanın uyması gereken yasal mevzuat mevcuttur. Böylece firmanın uyması gereken yasal mevzuatlar varsa bunlar kontrol altına alınır. 4.3.12 Denetim esnasında tespit edilen uygunsuzluklar “Aksiyon Planı” na kaydedilir. Kapanış toplantısı ile beraber hazırlanan “Aksiyon Planı” firmaya verilir. 4.4 3D INCERTA denetimlerinde uygunsuzluk sınıfları; Sapma (Büyük Uygunsuzluk) : Sistemi direkt etkileyen bir prosedürün olmaması veya uygulanmaması, standardın bir maddesinin tamamen eksikliği durumlarıdır. Tespit (Küçük Uygunsuzluk) : İlgili standardın herhangi bir maddesinin eksik işletilmesi gibi sistemi doğrudan etkilemeyen uygunsuzluklardır. 4.5 Firma denetimden sonra yapacağı düzeltici faaliyetleri “Aksiyon Planı” na yazarak 15 gün içerisinde gönderir. Firma sertifikanın geçerliliğini tehlikeye atmayacak bir planlama yaparak uygunsuzluklar için yapılan faaliyetleri denetimin baş denetçisine ve 3D INCERTA ‘ye bildirmek durumundadır. Uygunsuzluklar, aksiyon planının baş denetçiye sunulmasının ardından, max 3 ay içinde kapatılmalıdır. Bu süre içinde kapatılamayan uygunsuzluklar için haklı gerekçeler 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Bağdat Cad. No:161 Kat:4 Daire:8 Selami Çeşme / Göztepe / İSTANBUL TÜRKİYE Tel : +90 216 492 21 10 Fax : +90 216 532 71 82 KYEK-01-P.003 DENETİM VE BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Revizyon: Tarih: 03 08.04.2015 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Sayfa: 7 / 13 sunulursa 1 ay daha ek süre verilir. Eğer bu süre içinde de uygunsuzluklar kapatılmazsa firmanın dosyası askıya alınarak dokümanları kendilerine iade edilir. 4.6 Baş denetçi aşağıdaki durumlar karşısında takip denetimine karar verebilir.  Düzeltici faaliyetleri yerinde görmek için,  Sistemin önemli derecede uygunsuzluklar içermesi durumunda (Sapma-Büyük uygunsuzluk durumu). Takip denetimlerin değerlendirilmesi baş denetçi tarafından yapılmakta ve karar Belgelendirme Komitesi tarafından verilmektedir. 4.7 Takip denetimi belgelendirme denetime katılan baş denetçi tarafından yapılır. Denetim teklifi yine belgelendirme denetimi gibi planlanır ve yapılır. 4.10 Belgelendirme Kararı: 4.10.1 Denetimler gerçekleştikten sonra uygunsuzluk tespit edilmemişse veya tespit edilen uygunsuzlukların kapatıldığı baş denetçi tarafından güvence altına alınmışsa, Baş denetçi denetim raporunu hazırlar ve diğer ilgili dokümanlarla birlikte Belgelendirme Komitesine belgenin verilmesi yönünde teklifte bulunur. 3D INCERTA belgelendirme veya yeniden belgelendirme kararlarına katılan kişilerin tetkikleri yapanlardan farklı olmalarını sağlar. Belgelendirme Komitesine sunulması gereken asgari dokümantasyon: - Denetim Teklifi / Sözleşmesi - Denetim Kaydı (1. Ve 2. Aşama denetim kayıtları ayrı ayrı) - Denetim Planı - Çoklu Şube Denetim Planı (Firma yapısına bağlı) - Katılımcı Listesi (isteğe bağlı olarak) - Denetim Soru Listeleri - Denetim Raporları - Denetim Aksiyon Planı - Sertifika Basım emri - Firma ile ilgili yasal dokümanlar - Firma Logosu (isteğe bağlı) 4.10.2 Bir firmanın denetiminden en geç 1 ay sonra Belgelendirme Komitesi üyeleri belgelendirme konusunda karar vermelidir. Belgelendirme kararını verenlerin denetime katılanlardan farklı olması garanti altına alınır. Belgelendirme kararını Belgelendirme Komitesi üyeleri alır. 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Bağdat Cad. No:161 Kat:4 Daire:8 Selami Çeşme / Göztepe / İSTANBUL TÜRKİYE Tel : +90 216 492 21 10 Fax : +90 216 532 71 82 KYEK-01-P.003 DENETİM VE BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Revizyon: Tarih: 03 08.04.2015 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Sayfa: 8 / 13 Belgelendirme kararı baş denetçinin komiteye sunacağı örnek sertifikaya verilen onay ile sağlanır. Belgelendirme Komitesi üyelerinin sistem belgelendirme konusunda bilgi sahibi olması garanti altına alınmıştır. Belgelendirme komitesi üyeleri ISO 9001:2008 ve ISO 14001:2004 standartlarına hakim, belgelendirme faaliyetlerini bilen ve sektörün içinden gelen kişilerden seçilmiştir (Belgelendirme Komitesi Listesi). Eğer belgelenen firma Belgelendirme Komitesi Üyeleri kapsamı dışında yer alırsa, komite dışından ilgili kapsamda bir uzman veya denetçiden dokümantasyonun kontrolü konusunda destek alınır. Denetlenen firma ve ilgili dokümanlar Belgelendirme kararı verilen firmalara 3D INCERTA belgesi düzenlenir. Bu belge aşağıdakileri içerir; a) İsim ve adres, b) Yapılan belgelendirmenin aşağıdakileri de içerecek şekilde kapsamı:  Kalite sisteminin belgelendirildiği kalite sistem standardları ve/veya diğer standard özelliğindeki dokümanlar,  Ürün, proses veya hizmet kategorileri c) Belgelendirmenin yürürlüğe giriş tarihi ve belgelendirmenin geçerlilik süresi. d) Sertifika Numarası e) Rapor numarası (İş No) 4.10.3. Ara (Takip) Denetim: Belgelendirme denetimi tarihinden en geç 1 yıl içinde en az bir kez firmaya gözetim (ara) denetimi düzenlenir. 4.10.3.1 Ara denetimler için belgelendirme denetimi için ayrılan sürenin yaklaşık 1/3’ü ayrılır. 4.10.3.2 ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi denetimlerinde 3 yıllık denetim periyodunda gerçekleştirilecek 2 ara denetimde standardın zorunlu kontrol edilmesi gereken maddeleri (4, 5, 8.2.1., 8.2.2., 8.2.3., 8.5.) dışındaki maddeler yapılacak bu 2 ara denetime bölüştürülür. 4.10.3.3 ISO 14001 Çevre Yönetim Sisteminin ara denetimlerinde standardın bütün maddeleri denetime tabidir. 4.10.4. 3D INCERTA’dan belge almaya hak kazanan firmaların belgelerinin geçerlilik süresi 3 yıldır. Belgenin üzerindeki yürürlülük tarihi, belgelendirme kararından once olamaz. Belge süresi dolan firmalara son tarihten en az 3 ay önce sürenin dolmak üzere olduğu bildirimi yapılarak uyarılır. Yeniden belgelendirme için denetim teklifinde bulunulur. 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Bağdat Cad. No:161 Kat:4 Daire:8 Selami Çeşme / Göztepe / İSTANBUL TÜRKİYE Tel : +90 216 492 21 10 Fax : +90 216 532 71 82 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. KYEK-01-P.003 DENETİM VE BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Revizyon: Tarih: 03 08.04.2015 Sayfa: 9 / 13 4.10.5. 3D INCERTA Yeniden Belgelendirme sürecinde firmanın 3 yıllık denetim performansı dikkate alınır. Bu 3 yıllık denetimleri sürecinde firmanın yönetim sistemlerinde denetim ekipleri tarafında iyileşme gözlemlenmiş ve raporlanmışsa denetim süresi hesaplaması ve teklifi “Denetim Teklifi Hesabı Talimatı” na göre gerçekleştirilir. Ancak bu 3 yıllık denetimleri sürecinde firmanın yönetim sistemlerinde denetim ekipleri tarafında iyileşme gözlemlenmemiş ve raporlanmışsa denetim süresi hesaplaması ve teklifi “Denetim Teklifi Hesabı Talimatı” nda ki Belgelendirme Denetimi sürecine göre gerçekleştirilir. 4.10.6. 3D INCERTA kendisi ile aynı faaliyette bulunan firmalar için sistem belgelendirmesi yapmaz. 4.11 Diğer Sistemlerin belgelendirilmesinde izlenecek yollar(kalite yönetim sistemleri+diğer yönetim sistemleri) 3D INCERTA bünyesinde Kalite Yönetim Sisteminin başka yönetim sistemleri ile bağlantılı yapılacak kombi denetimlerinde her bir yönetim sistemi için ayrı sertifikalar verilir ve verilecek tekliflerde belli oranlarda indirimlerde sağlanmaktadır. Bu oranlarda adam günler temel alınır. ISO 14001:2004 belgelendirmesinin ISO 9001:2008 ile birlikte gerçekleşmesi durumunda denetimlerinde aşağıdaki tabloda verilen indirim faktörleri göz önüne alınır.(bu indirimler %30’u geçemez) (bkz.Birleşik Denetim Belgelendirme Talimatı) Kombitipi İF ISO 9001 İF ISO 14001 BD9001/BD14001 0.85 0.85 YB9001/YB14001 0.85 0.85 AD9001/AD14001 0.9 0.9 AD9001/BD14001 0.75 0.9 YD9001/BD14001 0.85 0.85 YD9001/AD14001 0.9 0.75 AD9001/YD14001 0.75 0.9 OHSAS 18001 denetimlerinde yapılacak indirimler Belgelendirme Bölümü tarafından yapılır. Fakat adam günlerinde yapılan indirimler %30’u geçemez. 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Bağdat Cad. No:161 Kat:4 Daire:8 Selami Çeşme / Göztepe / İSTANBUL TÜRKİYE Tel : +90 216 492 21 10 Fax : +90 216 532 71 82 KYEK-01-P.003 DENETİM VE BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Revizyon: Tarih: 03 08.04.2015 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Sayfa: 10 / 13 4.12. Kural Değişikliği: 4.12.1. 3D INCERTA, Sistem belgelendirme faaliyetlerinde olabilecek herhangi bir standard değişikliği veya kurallarında olabilecek değişiklikleri ilgili taraflara kendi web sitesi yoluyla duyurur. 4.12.2. Yapılan kural değişiklikleri firmalara mail yolu ile bildirilir ve firmaların bu duruma uyum sağlaması için 45 gün süre verilir. 3D INCERTA bu süre zarfında firmalardan gerekli dokümanlarında değişiklik yapmasını ister. Yapılan değişiklikler Gözetim denetimi esnasında kontrol edilir. Gerekli değişikliğin yapılmaması durumunda belge bu prosedürde belirtildiği gibi askıya alınır. 4.12.3. 3D INCERTA ‘dan belgeli firmalar, uygulamakta oldukları kalite yönetim sistemi ile ilgili uygunsuzluklardan kaynaklanan ürün, hizmet ve varsa servislerinin performansı ile ilgili müşteri şikayetlerinin kayıtlarını muhafaza etmek ve istenildiğinde ulaşabilir durumda bulundurmakla yükümlüdür. Bu durum 3D INCERTA denetçileri tarafından denetim esnasında kontrol edilir. 4.12.4. 3D INCERTA’dan belge almaya hak kazanmış kuruluşlar, 3D INCERTA logosunu ilgili talimatlara uygun olarak kullanmak durumundadır. 3D INCERTA logosu Türk Patent Enstitüsü tarafından tescil edilmiş olup, bu logolar belgenin ürüne değil sisteme verildiğinin belirtilmesi şartı ile kullanılabilir. 3D INCERTA logo kullanımı ile ilgili firmalara yazılı izin verilmeden kullanılmaması gerektiğini garanti altına alır. 3D INCERTA logosu, “3D INCERTA Logosu Kullanım Talimatına” göre kullanılır. 4.13 Özel tetkikler 4.13.1 Kapsam genişletme: 3D INCERTA müşterinin kabul görmüş kapsamı dışında genişletme talebi olduğunda başvuruyu inceler. Kapsam genişletme için ek bir denetimin gerekli olup olmadığına karar verir. Bu ek denetim gözetim tetkiki ile birleştirilmek suretiyle de yapılabilir. 4.13.2 Acil istenen denetimler: 3D INCERTA şikayetleri araştırmak veya değişikliklere cevap vermek üzere belgelendirilmiş müşterinin tetkiklerini kısa zaman içerisinde yapması gerekli olduğunda aşağıdaki hususları yerine getirir: a) Kısa süre içerisinde yapılacak olan ziyaret şartlarını açıklamak ve belgelendirilmiş müşterisine önceden haber vermek, b) Kuruluşların tetkik ekip üyelerine itiraz etmeye imkan bulamayacaklarından dolayı tetkik ekibinin tayine daha fazla ihtimam göstermek. 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Bağdat Cad. No:161 Kat:4 Daire:8 Selami Çeşme / Göztepe / İSTANBUL TÜRKİYE Tel : +90 216 492 21 10 Fax : +90 216 532 71 82 KYEK-01-P.003 DENETİM VE BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Revizyon: Tarih: 03 08.04.2015 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Sayfa: 11 / 13 4.14 Yeniden Belgelendirme Denetimi: 4.14.1 Belge yenileme denetimi, belgenin geçerlilik süresi (3 yıl) sona erdiğinde firmaları yeniden belgelendirmek için yapılan denetimlerdir. 4.14.2 Belge geçerlilik süresi bitimine en az 3 ay kala firmalarla irtibata geçilir ve firmadan cevap istenir. Firma cevap vermez ya da belge devamını talep etmez ise, belge geçerlilik süresi sonunda belge geçerliliğini kaybeder. 4.14.3 Kuruluş belge geçerlilik süresi bitiminden sonraki 3 ay için tekrar belgelendirilmek isterse Sistem Belgelendirme Müdürü’nün kararı ve onayı doğrultusunda 1. Aşama denetimi yapılmayabilir. Yönetim sistemi düzgün işliyor ise , bir önceki denetimde çıkan uygusuzluklar önemsiz ve sayısı az ise ve kapatma süresi hızlı ise, sistem belgelendirme müdürü onayı ile 1. Aşam denetimi yapılmayabilir. 4.14.4 Ancak 3 ay sürenin aşıldığı durumlarda başvuru yeniden belgelendirme olarak değil, belgelendirme olarak ele alınır. 4.14.5 Yeniden belgelendirme denetimi için belgelendirme denetimindeki şartlarda (kapsam, çalışan sayısı vb.) bir değişiklik olmaması durumunda belgelendirme denetimi süresinin 2/3’ü alınır. Bu şartlarda oluşabilecek değişikliklerde 5.5. deki belgelendirme denetim kriterleri uygulanır. 4.15 Transfer Denetimi: 4.15.1 Transfer Denetimleri bir başka denetim firması tarafından verilmiş olan yönetim sistem belgesinin 3D INCERTA tarafına geçişinin sağlanması için ilgili sertifikanın geçerliliğinin teyidi için yapılan denetimlerdir. Belge geçişinin transfer denetimi statüsünde değerlendirilmesi aşağıdaki koşullara bağlıdır; • Transfer denetimleri IAF üyesi bir akreditasyon kurumu tarafından akredite edilmiş belgelendirme firmalarının vermiş olduğu belgeler için geçerlidir. • Transfer denetimi yapılabilmesi için belgenin halen aktif olması gerekir. Askıda bulunan belgeler için transfer denetimleri gerçekleştirilemez. 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Bağdat Cad. No:161 Kat:4 Daire:8 Selami Çeşme / Göztepe / İSTANBUL TÜRKİYE Tel : +90 216 492 21 10 Fax : +90 216 532 71 82 KYEK-01-P.003 DENETİM VE BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Revizyon: Tarih: 03 08.04.2015 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Sayfa: 12 / 13 • Transfer denetimlerinin gerçekleştirilmeden önce firmaya daha önceki belgelendirme kuruluşu tarafından bildirilen uygunsuzlukların kapatılmış olması gerekir. • Transfer şartlarının karşılanıp karşılanmadığının gözden geçirilmesi ve transfer kararının verilebilmesi için son denetim periyoduna ait olmak üzere firmanın güncel ve geçerli belgesi, denetim raporları, son denetimde uygunsuzluk mevcut ise bu uygunsuzluklara ait kapama kayıtları firmadan temin edilmelidir. • Transfer başvurusu yapan kuruluşun son denetim tarihi 3D INCERTA transfer denetim tarihinden en fazla 12 ay önce gerçekleştirilmiş olmalıdır 4.15.2 Transfer denetimi başvuruları başvuru formunda belirtilen maddelerin doldurulması ile yapılır. Sistem Belgelendirme Müdürü veya sertifikasyon ve planlama koordinatörü tarafından yapılacak Transfer Denetim Teklif Hazırlama Soru Listesindeki kriterlerin değerlendirmesine göre transferin yapılıp yapılmayacağı kararı verilir. Bu şekilde gerçekleştirilen denetimlerde, belge periyodu önceki belgelendirme kuruluşunun yayın tarihinden son kullanma tarihine kadardır. Ara denetim süresi, müşterinin belgelendirilme için uygulanan denetim periyodu dikkate alınarak belirlenir 5 ÖZEL DURUMLAR 3D INCERTA tüm yönetim sistemleri ile ilgili belgelendirme faaliyetlerinin akreditasyon kurumunca askıya alınması veya iptali durumunda bunu müşterilerine ivedilikle bildirmek durumundadır. 3D INCERTA böyle bir durumun hasıl olması halinde, müşterilerinin mağduriyetini ortadan kaldırmak için gerekli planlamaları yapacak ve müşterilerininde onayı ile, gerekirse farklı akreditasyonla sertifikasyon süreci faaliyetlerine devam edecektir. 6 KAYITLAR İlgili baş denetçi tarafından hazırlanmış evraklar dosyalanır ve düzenli bir şekilde kayıt altına alınır. Kayıtların saklanma süresi kalite kayıtları listesinde belirtilmiştir. 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Bağdat Cad. No:161 Kat:4 Daire:8 Selami Çeşme / Göztepe / İSTANBUL TÜRKİYE Tel : +90 216 492 21 10 Fax : +90 216 532 71 82 KYEK-01-P.003 DENETİM VE BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ Revizyon: Tarih: 7 03 08.04.2015 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Sayfa: DÖKÜMANTASYON  Belgelenen Firmaların Takibi/Askıya Alınması/İptali Prosedürü  Personel Nitelendirme Prosedürü  Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliği  3D INCERTA logo kullanım talimatı  Denetim Teklifi Talimatı  Birleşik Denetim Belgelendirme Talimatı  Müşteri bilgi/denetim başvuru formu  Denetim Teklifi / Sözleşmesi  Denetim Kaydı Formu  Denetim Raporu  Denetim soru listesi  Sertifika basım emri  Denetim planı  Çoklu Şube Planı  Aksiyon Planı  Katılımcı Listesi  Belgelendirme Komitesi Listesi  Denetim iş akışı şeması  Kalite kayıtları listesi 3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti. Bağdat Cad. No:161 Kat:4 Daire:8 Selami Çeşme / Göztepe / İSTANBUL TÜRKİYE Tel : +90 216 492 21 10 Fax : +90 216 532 71 82 13 / 13