India Stone Mart 2015 Özel Uçak Kiralama ve Diğer Hizmet Alımı TEKLİF ALMA ve TEKNİK ŞARTNAMESİ Genel: İşbu şartname, 29 Ocak – 1 Şubat 2015 tarihleri arasında Hindistan’ın Jaipur şehrinde düzenlenecek olan India Stone Mart 2015, 8th International Stone Industry Exhibition Fuarı için, İstanbul Maden İhracatçıları Birliği tarafından düzenlenecek milli katılım organizasyonuna yönelik devam eden sayfalarda ayrıntıları belirtildiği şekilde uçak kiralanması, biletleme yapılması, şehir içi transferler, protokol ağırlama ve transfer işlemlerine yönelik alınacak hizmete ve teklife ilişkin şartları içermektedir. 1. ÖZEL UÇAK KİRALANMASI Uçak kiralanması ile ilgili şartlar şunlardır: 1- Özel Uçak, birliğimiz tarafından Türk Havayolları A.O.’dan kiralanacak olup, THY A.O. şirketi ile sözleşme acente tarafından yapılacaktır. Uçak 145 kişilik olacaktır. (Boeing 737-900) 2- Gidiş dönüş uçuşlar doğrudan yapılacak olup ayrıntılar şu şekilde olacaktır; Gidiş : 27 Ocak 2015 İstanbul – Jaipur ( kalkış 00:30) Dönüş : 3 Şubat 2015 Jaipur – İstanbul (kalkış 11:00) 3- Uçak seyahatlerinde uzak mesafe catering hizmeti sunulacaktır. 4- Biletleme hizmeti (Kontuar açılması, Atatürk Havalimanı Dış Hatlar terminalinde uğurlama) 5- Birlikçe belirlenen kişiler için gerekli hallerde, Gidiş - Geliş Boarding kartlarının önceden hazırlanması 6- Uçak ile ilgili yazışmalar ve Yolcu isim değişikliği ve iptallerinin THY A.O.’ ya bildirimi, Birlikçe istenmesi halinde oturma planının yapılarak THY A.O.’ ya bildirimi, 7- İsim listelerinin THY A.O. yetkililerine bildirimi (VIP, Ekonomi), 8- Biletlerin Faturalandırılması, 9- THY A.O. ile görüşülüp alan organizasyonunun nasıl yapılacağı hakkında bilgi alınması, 10- Havaalanı organizasyonunun yapılması, Grup başlangıç noktasına ulaşmadan önce alanda düzenlemelerin yapılması, Grubun kontuarlara ve çıkış kapılarına yönlendirilmesi, Alanda voucher ve diğer dökümanların dağıtımının sağlanması ile gerektiğinde pasaportların toplanması, dağıtımı ve yolcuların gümrük işlemlerinin yapılması, 11- Verilecek protokol listesine ve heyet listesine göre grup check-in işlemlerinin yapılması, check-in kontuarlarının açtırılması vs. 12- Bagaj organizasyonunun nasıl yürüyeceği hakkında görüşmeler yapılması, Kayıp veya karışan bagajların tespiti ve derhal sahibine ulaştırılması 1 2. HAVAALANI TRANSFER (JAIPUR’da) Transfere ilişkin şartlar şu şekildedir: 1- Gidişte Jaipur havaalanı-Otel istikametinde, dönüşte Otel-havaalanı istikametinde otobüsler ile transfer yapılacaktır. Araçlarda tercihen Türkçe-Hintçe/İngilizce veya Hintçe/İngilizce-Türkçe bilen personelin görevlendirilmesi. 3. ŞEHİR İÇİ TRANSFERLER (JAIPUR’ da) Transferlere ilişkin şartlar şu şekildedir: 1- Fuar süresi boyunca 4 gün süreyle (29-30-31 Ocak, 1 Şubat 2015) fuar açılışında ve fuar bitimi sonrası (yerel saat ile 09.30 ve 18.00’de), otel- fuar alanı – otel 1 adet otobüs ile transfer yapılacaktır. 4. PROTOKOL TRANSFER, TAÇ TOPLANTI ORGANİZASYON MAHAL GEZİSİ VE YEMEK- 1- Heyette bulunacak protokol için 28 - 3 Şubat 2015 tarihleri arası şoförlü ve rehberli araç kiralanabilecektir. Protokol araçlarına isimlerin yazılması, program öncesi ve süresince araçların koordinasyonu, yerel firma ile iletişim ve koordinasyonunun sağlanması firma görevleri arasındadır. (Aracın kapasitesi veya kaç tane özel araç kiralanacağı net olmadığı için protokole uygun 5-7 kişilik otomobil ve minibüs şeklinde araç başına opsiyonlu teklif olmalıdır.) 2- 2 Şubat 2015 tarihinde Taç Mahal gezisi planlanmaktadır. Jaipur’dan, Tac Mahal’in bulunduğu Agra kentine gidiş ve dönüş otobüs organizasyonu, Agra’da tüm grup için öğle yemeği organize edilmesi, Birlik tarafından talep edilmesi halinde diğer yemek – toplantı organizasyonu, şehir ve çevre turu ile diğer organizasyon işleri firmaca yapılacaktır. 5. DİĞER ŞARTLAR 1- Gidişte İstanbul Havaalanında yolcuların karşılanması, biniş kartlarının verilmesi gibi sair işler için dört (4), Hindistan’da organizasyon sırasında bir (2) personel görev yapacaktır. 2- Yurtdışında görev yapan firma personelinin özel uçak ile seyahati ile bir adet double oda ücreti program bütçesinden karşılanır. Vize bedelleri, harcırah, yurt dışı çıkış harcı, telefon kartları, telefon faturaları vb. giderler ödenmez. 2 KAPALI ZARF USULÜ İLE TEKLİF ALMA ŞARTNAMESİ 1. Gönderilecek olan tekliflerin; kapalı zarf içinde ve zarfın ağzı kapatılarak firma kaşesi ile kaşelenmiş ve teklif veren tarafından zarfın kapatılan kısmı imzalı olacak şekilde en son 24.11.2014 Pazartesi günü saat 17.30’a (mesai saati sonu) kadar, Çobançeşme Mevkii, Sanayi Caddesi, Dış Ticaret Kompleksi Yenibosna – Bahçelievler İstanbul A Blok 6. Kat Maden Sektörü Şubesi’ne elden veya posta/kargo yolu ile teslim edilmesi gerekmektedir. Posta/kargoda yaşanan gecikmeler ve diğer nedenler ile söz konusu gün ve saatten sonra yapılacak gönderimler hiçbir surette değerlendirilmeyecektir. 2. Mevzuat gereği kayıtlı olunan Ticaret ve/veya Sanayi Odası veya meslek odası belgesi ile vergi levhasının birer örneği, imza sirküleri, sahiplik ile yönetimin ayrı kişilerde bulunması halinde kurumu temsil edecek kişileri belirtir vekâletname teklif ekinde bulunacaktır. 3. Teklif ile birlikte referans listesi gönderilecektir. 4. Yapılacak olan teklifler KDV hariç olarak sunulacak ayrıca teklif içerisinde KDV’nin hariç olduğu belirtilecektir. 5. Teklifler EURO cinsinden verilecektir. 6. Teklif, özet bir tablo olarak verilecek, hizmet kalemleri bazında istenen komisyon veya bedel hizmet kaleminin karşısına belirtilecektir. 7. İşe başlama bildiriminin (komisyon kararı alınması sonrası) firmaya iletilmesi akabinde, işin sözleşmesi hazırlanarak, imzalanacaktır. 8. Yapılacak sözleşme ile ilgili damga vergisi yüklenici tarafından ödenecek ve verginin ödendiğine ilişkin makbuzun tarafımıza teslimi ile işe başlanabilecektir. A. TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir. a) TİM/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli. b) TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle, c) Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhri hısımları, d) Bu fıkranın (a), (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler, e) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen istekliler, f) Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar. 3 B. İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır: a) Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan, b) Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan, c) İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyen C. DİĞER ŞARTLAR a) Ödeme, fesih vs. hükümler sözleşmede belirtilecektir. b) İşi yüklenen firma yukarıdaki şart ve usulleri kabul etmiş sayılır. c) Bu şartnamesindeki teklif ve teknik şart ve hususlar firmalar tarafından, bütün olarak değerlendirilecektir. d) İşin her safhasında vuku bulacak uyuşmazlıklarda İstanbul (Merkez) Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir. 4