İŞTİRAKLER BİLGİ ODAKLI YÖNETİŞİM SİSTEMİ KURULMASI PROJESİ (İVAS) SON KULLANICI VERİ GİRİŞ YARDIMCI DOKÜMANI . İstanbul Kalkınma Ajansı 2012 yılı Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bilgi Odaklı Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında hazırlanan bu dökümanın içeriği İstanbul Kalkınma Ajansı’nın ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup içerik ile ilgili tek sorumluluk İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığına aittir. İçindekiler 1. İştirakler Bilgi Odaklı Yönetişim Sistemi Kurulması Projesi (İVAS) Sistemine Giriş ......... 3 2. Veri Giriş Ekranlarına Erişim .......................................................................................... 4 2.1 Veri Giriş Ekranları Genel Tanıtımı ............................................................................. 5 2.2 Veri Giriş Ekranı Tool Bar Özellikleri ........................................................................... 6 3. Raporlama Ekranlarına Erişim ........................................................................................ 7 İstanbul Kalkınma Ajansı 2012 yılı Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bilgi Odaklı Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında hazırlanan bu dökümanın içeriği İstanbul Kalkınma Ajansı’nın ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup içerik ile ilgili tek sorumluluk İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığına aittir. 2 1. İştirakler Bilgi Odaklı Yönetişim Sistemi Kurulması Projesi (İVAS) Sistemine Giriş Web tarayıcısını açarak, http://192.168.2.208/ibmcognos link’ i ile İVAS sistemine erişebilirsiniz. Kullanıcı adı ve şifrenizi gelen ekrana giriniz. Aşağıdaki resimdeki gibi “My Prefereces (Tercihlerim)” bölümünden, kişisel ayarlarınız yapabilirsiniz (Resim 1.). Resim 1. My Preferences erişim link’ i İVAS sistemindeki portal arayüzünde, aşağıda Resim 2.’ de görüldüğü gibi, “Public Folder” ve “My Folders” alanları mevcuttur. Resim 2. İVAS sistemi genel görünüş İVAS sisteminde, Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığına aittir.nın, mevcut tüm iştiraklerden talep etmiş olduğu Mali ve İnsan Kaynakları konularındaki veri ihtiyaçları için hazırlanmış veri giriş ekranları ve bunlara ilişkin raporlara erişim, Resim 2’ deki erişim yerlerinden olmaktadır. İstanbul Kalkınma Ajansı 2012 yılı Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bilgi Odaklı Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında hazırlanan bu dökümanın içeriği İstanbul Kalkınma Ajansı’nın ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup içerik ile ilgili tek sorumluluk İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığına aittir. 3 2. Veri Giriş Ekranlarına Erişim İVAS sisteminde, ana sayfadaki, “İBB – İVAS Veri Giriş Ekranları” dosyasının içine girildiğinde, aşağıdaki Resim 3.’ te bir örneği bulunan, Mali ve İnsan Kaynakları konu başlıklarının veri girişi için hazırlanmış ekranlarına erişim linkleri bulunmaktadır. Fakat burada kullanıcıların erişim haklarına göre, yetkileri oldukları başlıklara erişim sağlayarak veri girişi yapıyor olacaklardır. Resim 3. Konu başlıklarına göre, erişim linkleri. Veri girişi için hazırlanmış ekranlara erişim için, ilgili konu linkine tıklandığında (Örnek, Mali – Resim 3.), aşağıdaki Resim 4. ve 5.’ te şirketin giriş durumunu gösteren ekranlara erişim sağlanmaktadır. Bu ekran genel giriş ekranıdır, ve aşağıdaki belirtilen bilgileri içerir. Resim 4. Şirket veri giriş statüsünü gösterir Resim 5. Şirket veri giriş statüs ve ilgili bilgileri gösteren ekran Veri girişi ekranlarında, şirketlerin veri girişleri hakkında bilgileri dışında, şirketlerin veri girişi durumlarını da gösteren ikonlar mevcuttur (Tablo 1.). İkon İkon Tanımı İkon İfadesi Avaliable Henüz veri girişine başlamamış ifadesi (Kullanılabilir) Reserved Veri girişine başlamış ifadesi (Ayrıldı) Locked Veri girişini tamamlamış ve göndermiş ifadesi (Kilitlendi) Tablo 1. Veri giriş statüleri Veri girişi için ilgili firmanın ismi üzerindeki link’e tıklandığında (Resim 5’ teki), veri giriş ekranlarına erişim sağlanmış olur (Resim 6.). İstanbul Kalkınma Ajansı 2012 yılı Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bilgi Odaklı Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında hazırlanan bu dökümanın içeriği İstanbul Kalkınma Ajansı’nın ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup içerik ile ilgili tek sorumluluk İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığına aittir. 4 Resim 6. Şirket veri giriş ekran örneği Kullanıcı, ekranda veri girişine başlayabilmek için, ekranın sol üst köşesindeki, tıklayarak, veri giriş hakkını alır. 2.1 butonuna Veri Giriş Ekranları Genel Tanıtımı Aşağıdaki Resim 7.’ de veri giriş ekranlarının genel tanıtım resmini bulabilirsiniz. Burada, sekmeler kullanıcıların giriş yapacakları farklı konu başlıklarına göre yapıları içermektedir. Her sekmede, bi konu ile ilgili veri giriş ekranı vardır, bu ekranlarda, veri girişi için ihtiyaç olan “Veri Giriş Boyutları” mevcuttur. Tüm ekranlardaki “Veri Giriş Boyutları” nın oluşturduğu yapılarda, “Veri Giriş Alanları” veri girişi için kullanılır. Sekmeler (Veri Giriş Yapıları) Veri Giriş Boyutları Veri Giriş Boyutları Veri Giriş Alanı Resim 7. Veri giriş ekranı genel tanıtımı İstanbul Kalkınma Ajansı 2012 yılı Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bilgi Odaklı Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında hazırlanan bu dökümanın içeriği İstanbul Kalkınma Ajansı’nın ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup içerik ile ilgili tek sorumluluk İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığına aittir. 5 2.2 Veri Giriş Ekranı Too İştirakler Bar Özellikleri Veri giriş ekranının üst bölümünde yeralan, aşağıda Resim 8’ de gösterilen Tool Bar (Araç Çubuğu) farklı ihtiyaçları için kullanılmaktadır. Resim 8. Veri giriş ekranı araç çubuğu (tool bar) Buton Buton İsmi Paste (Yapıştır) Reset Data (Veri sıfırla) Undo (Geri Al) Redo (İleri Al) Swap rows and colums (Kolonları ve satırları değiştir) Supress Zeros (Sıfırları Sakla) View Grid (Grid Görüntüleme) View Chart and Grid (Grafik ve Grid Görüntüleme) View Chart (Grafik Görüntüleme) Recalculate (Tekrar hesaplama) Commit (Veri işleme) Submit (Gönder) Tanımı Kopyalanmış veriyi hücre(lere) yapıştırır Girilen verileri silerek, ilk veri giriş haline getirir. Son veri girişini geri alır. Son olarak yapılan Undo (Geri Al) işlemini geri alır. Veri giriş ekranındaki, kolon ve satırların yerlerini değiştirerek, farklı bir görünüm elde edilmesini sağlar. Veri giriş ekranındaki, kolon veya satırlardaki sıfırları saklar. Veri giriş ekranını, ilk olarak açılan Resim 6. daki gibi görüntülenmesini sağlar. Veri giriş ekranını, hem grid hem de grafik olarak aynı anda görüntülenmesini sağlar. Veri giriş ekranını, grafik olarak görüntülenmesini sağlar. Girilen verilerde hesaplama varsa, hesaplamanın sonucunu almak için kullanılır. Girilen tüm verilerin kaydedilmesini sağlar. Girilen verilerin tamamlanması sonucu, bir üst merciye gönderilmesi için kullanılır. Eğer bu buton ile veriler üst merciye gönderilirse ekranlar kilitlerinir ve üst mercinin onayı olmadan tekrar veri girişi yapılamaz. Tablo 2. Araç çubuğu butonları ve işlevleri Kullanıcı, ekranda veri girişine başlayabilmek için, Ekranın sol üst köşesindeki, butonuna tıklayarak, veri giriş hakkını alır. Veri giriş hakkı, kullanıcı tarafından alındıktan sonra, veri giriş ekranları, gri renkten beyaz renke dönüşür, ve veri girişi için ekranlar hazırdır. Buna göre, konu başlığına göre ilgili İstanbul Kalkınma Ajansı 2012 yılı Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bilgi Odaklı Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında hazırlanan bu dökümanın içeriği İstanbul Kalkınma Ajansı’nın ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup içerik ile ilgili tek sorumluluk İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığına aittir. 6 sekmelerdeki bölümlerde mevcut olan veri giriş ekranlarına aşağıda Resim 9. ve 10. de gösterildiği gibi veri girişi yapılır. Resim 9. Veri giriş ekranında veri girişi Resim 10. Veri giriş ekranında veri girişi 3. Raporlama Ekranlarına Erişim İVAS sisteminde, Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığına aittir.nın, mevcut tüm iştiraklerden talep etmiş olduğu Mali ve İnsan Kaynakları konularındaki veri analizleri için hazırlanmış raporlara erişim, Resim 11’ deki erişim yerlerinden olmaktadır. İstanbul Kalkınma Ajansı 2012 yılı Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bilgi Odaklı Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında hazırlanan bu dökümanın içeriği İstanbul Kalkınma Ajansı’nın ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup içerik ile ilgili tek sorumluluk İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığına aittir. 7 Resim 11. İVAS sistemi genel görünüş Mali ve İnsan Kaynakları konularındaki raporlar için iki ayrı dosya dizini bulunmaktadır, fakat burada kullanıcıların erişim haklarına göre, yetkileri oldukları dosyalara erişim sağlayarak raporları kullanıyor olacaklardır. Resim 12. İVAS sistemi rapor dosyaları erişim genel görünüşü Konu başlığı dosyasının içine girildiğinde, veri girişinde kullanılan yapıların isimlerine erişim sağlanmış olacak (Resim 13.), ve ilgili isim içine girildiğinde rapora veya raporlara erişim sağlanıyor. Resim 13. İVAS sistemi rapor içerikleri Resim 13.’ te görüldüğü gibi, ilgili dosya içine girildiğinde (Örnek; Fazla Mesai) rapora erişim sağlanıyor. Raporu çalıştırmak için, ismin üzerine tıklanması yeterlidir (Resim 14.). İstanbul Kalkınma Ajansı 2012 yılı Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bilgi Odaklı Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında hazırlanan bu dökümanın içeriği İstanbul Kalkınma Ajansı’nın ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup içerik ile ilgili tek sorumluluk İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığına aittir. 8 Resim 14. İVAS sistemi rapor içerikleri Rapor çalıştırıldığı zaman, dinamik olarak seçmeli veya seçme olmadan raporlarda filtreleme yapılabilir ve raporlar çalıştırılabilir. (Resim 15 ve 16). Resim 15. İVAS sistemi rapor çalıştırma arayüzü örneği İstanbul Kalkınma Ajansı 2012 yılı Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bilgi Odaklı Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında hazırlanan bu dökümanın içeriği İstanbul Kalkınma Ajansı’nın ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup içerik ile ilgili tek sorumluluk İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığına aittir. 9 Resim 16. İVAS sistemi rapor çalıştırma arayüzü örneği Resim 17. İVAS sistemi rapor örneği İstanbul Kalkınma Ajansı 2012 yılı Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bilgi Odaklı Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında hazırlanan bu dökümanın içeriği İstanbul Kalkınma Ajansı’nın ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup içerik ile ilgili tek sorumluluk İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığına aittir. 10 Resim 18. İVAS sistemi rapor örneği Kullanıcı, raporu tekrar farklı koşullar için çalıştırmak isterse, portal arayünün sağ üst tarafında yer alan, aşağıdaki Resim 19.’ deki simgeye tıklayarak, raporu tekrar çalıştırmayı sağlayabilir. Resim 19. İVAS raporlarının tekrar çalıştırılması Kullanıcı, raporu tekrar farklı formatlarda çalıştırmak isterse, portal arayünün sağ üst tarafında yer alan, aşağıdaki Resim 20.’ deki simgeye tıklayarak, açılan menüde ilgili format için gerekli yere tıklayarak raporu farklı formatta çalıştırmayı sağlayabilir (Örnek, Resim 21.). Resim 20. İVAS raporlarının farklı formatta çalıştırılması İstanbul Kalkınma Ajansı 2012 yılı Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bilgi Odaklı Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında hazırlanan bu dökümanın içeriği İstanbul Kalkınma Ajansı’nın ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup içerik ile ilgili tek sorumluluk İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığına aittir. 11 Resim 21. PDF formatında örnek bir rapor Çalıştırılan raporlar, aynı zamanda, yine portal arayüzünün sağ üst trarafındaki (Resim 22.) menüden, kullanıcıların “My Folders (Kendi dosya)” veya Bookmark olarak favorilerine eklenebilir. Resim 22. Bir raporun, “My folders” veya “Favorites” lere eklenmesi İstanbul Kalkınma Ajansı 2012 yılı Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bilgi Odaklı Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında hazırlanan bu dökümanın içeriği İstanbul Kalkınma Ajansı’nın ve Kalkınma Bakanlığı’nın görüşlerini yansıtmamakta olup içerik ile ilgili tek sorumluluk İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kaynak Geliştirme ve İştirakler Daire Başkanlığına aittir. 12