1 İzlenebilirlik: Bir örnekle açıklamak gerekirse, İzlenebilirlik bir ekipman için satınalma talebinin kim tarafından oluşturulduğu, kimin tarafından onaylandığı, siparişinin kimin tarafından hangi tedarikçiye verildiği, ne zaman depoya alındığı, ne zaman kurulduğu ve çalışmaya başladığı, hangi arızaları yaptığı, hangi bakımların uygulandığı, bu ekipman üzerinde nasıl maliyetler oluştuğu gibi bilgilere istenen anda doğru olarak ulaşılabilmesidir. Süreçlerimizin geçmişte ve şu an nasıl çalıştığını takip edebilir durumda olmalıyız. Veri akışında, verilere ulaşımda bir kopukluk olduğunda raporlama, hesaplama, ölçme yeteneklerimizi kaybederiz. Dolayısıyla ölçmenin temeli olarak takip etmek istediğimiz parametreleri süreçlerle ilişkilendirebilmeli, gerçek hayattaki süreç akışıyla kurgulayıp sistem üzerinden de takip edebilmeliyiz. Ölçülebilirlik: Çünkü ölçemediğimiz şeyi yönetmeyiz, Her şirket bir işi neden yaptığı konusunda farklı güdülere sahiptir: Hız, maliyet, verim, detaylı kayıt tutma gibi. Biz bu farklı güdülerin hepsine cevap verebilmek istiyoruz. Ve bunun ancak ölçülebilirliğin sağlanmasıyla elde edilebileceğini düşünüyoruz. Assetiks ile maliyetlerin ne kadar azaldığını, süreçlerin ne kadar hızlandığını, performansın ne kadar arttığını detaylarıyla raporlayabilirsek yani ölçülebilirliği sağlayabilirsek başarının da ispatlanacağına inanıyoruz. Öngörülebilirlik: Planlanabilirliği bir adım öteye taşımak istiyoruz. Periyodik bakım için planlama yapmak kolaydır, zaten belirli bir hedef çerçevesinde (aylık bakım vb.) bakım yapılır. Ancak arızaları aynı şekilde planlamak mümkün değildir. Arızalar için ancak geçmiş veriler üzerinden yola çıkılarak geleceğe yönelik olasılık tahminleri yapılabilir. Benzer öngörüler maliyetler, depo süreçleri vb. için uygulanabilir. Depodaki minimum stok 2 miktarım ne olmalı, hangi miktarda malzeme siparişi vermeliyim gibi soruların yanıtı planlamadan çok öngörü yeteneğinde yatar. Verimlilik – Varlık yönetim sistemi denince akla bakım gelir, ancak bakım – arıza oranları en olmalı, ne kadar bakım yapmalıyım, çok bakım her zaman iyi midir? soruları ortaya çıkar. Bunlar cevabı kolay verilebilecek sorular değildir. Assetiks’i bu cevap arayışı sürecinde etkili bir araç olması hedefiyle tasarladık. 2 Peki Assetiks ile bu maddeleri nasıl gerçekleştireceğiz? Ölçerek süreçlerimizin güncel durumunu belirlememiz gerekir. Ne kadar duruş yapıyorum? Ne kadar arıza / bakım maliyetim var? Çalışan peformansım hangi düzeyde? Farklı durumları karşılaştırarak iyileştirme yapacağımız noktaları belirlememiz gerekir. Maliyet? Süre? Performans? Tasarlayarak: Sürecimde neler değişmeli? sisteme nasıl uygulamalıyım? Neyi farklı yapmalıyım? Süreçlerdeki farklılığı Yapılan değişimin pozitif bir etkisi olduğunu gösterebilmek için, gelişimi ölçülmeli, ispatlanmalı ve raporlanmalı. 3 - Varlık kayıtlarını tutar, bilgi ve tarihçenin takip edilmesini sağlar. - Kaydedilen varlıklara ait arıza ve bakımların detaylarını saklar. - Arıza ve bakım işlerinde meydana gelen maliyetleri kayıt altına alır. - Yapılan arıza ve bakım işlerinde kullanılan parçalara ait hareket bilgilerini takip eder. - Depo ve malzeme süreçlerini yönetir. - Kaydedilen verilerden raporlar elde edilmesini sağlar. - Assetiks organizasyonunuzun süreçlerine uyum sağlayabilir ve kullanıcılara farklı roller atayarak yetkilendirme sağlanabilir. 4 Ekipmanlar arıza yapabilen, tamir edilen, bakım gerektiren ve üzerinde yapılan bakım – onarım işleriyle maliyet oluşturan varlıklardır. Yatırımın kârlılığı ve performansının belirlenebilmesi için ekipmanlar üzerindeki bu bilgilerin takip edilmesi ve raporlanabilmesi gerekmektedir. Assetiks ile ekipmanların ait olduğu departman, yeri, markası, kullanılmaya başlandığı tarih, resimleri, dokümanları gibi detaylı bilgiler saklanabilir; hem depodaki hem de kullanımdaki ekipmanlar takip edilebilir. Ayrıca, ekipmanların kullanım süresi boyunca gerçekleşen up (çalışma) ve down (duruş) sürelerini, bakım – onarım süreçlerini ve bu süreçlerde katlanılan maliyetleri ortaya koyar. 5 Ekipmanların kullanım süreleri boyunca nerede ve kendisinden başka hangi ekipmanlara bağlı olarak çalıştıklarını takip etmek raporlama ve maliyetlendirme açısından organizasyonlar için önemlidir. Ekipman takibini kolaylaştırmak için Assetiks ekipmanları 3 tip olarak ele alır: Demirbaşlar, sistemler ve lokasyonlar. Demirbaşlar kuruluş içerisinde tarihçesi takip edilmek istenen en küçük ekipman birimidir. (Bir ofis için klavye, monitör, fotokopi makinesi; bir fabrika için jeneratör, forklift, farklı makinelerin motorları vb.) Sistemler belirli bir fonksiyonu yerine getirmek amacı ile demirbaşların bir araya gelerek oluşturdukları gruplardır. Sistem içerisindeki her bir demirbaşın kritikliği, herhangi bir demirbaşın arızası durumunda sistemin çalışma durumunu etkiler. (Tesisat Sistemi, Isıtma Boru Sistemi, Güvenlik kamerası sistemi vs.) Lokasyonlar sistemler ve demirbaşların fiziksel olarak saklandıkları yerlerdir. Lokasyonlar da arıza yapabilir ve bakımları yapılabilir. (Fabrika, depolar, ofisler, binalar vs.) Assetiks ile ekipmanlar tiplerine göre kayıt altına alınabilir ve aralarında ilişkiler kurulup hiyerarşik olarak takip edilebilir. Ekipmanların bağlı olduğu ekipman ve bulunduğu lokasyon tanımlanabilir. 6 Assetiks’te kullanılan ekipmanların takibini ve tanımlanmasını kolaylaştırmak amacı ile hiyerarşiler oluşturulabilir. Örneğin; fabrika lokasyonundaki bir elektrik sistemi içinde yer alan kablo demirbaşı bir hiyerarşi ile oluşturulur. Bu örnekte lokasyondan demirbaşa doğru akan hiyerarşinin tüm öğeleri birer ekipmandır. Hiyerarşik yapıda alt öğede bir arıza olduğunda üst öğeler etkilenebilir ya da etkilenmeyebilir. Örneğin; bir müzede lokasyonundaki, kamera güvenlik sistemini bir sistem olarak ele alırsak monitör demirbaşlarından biri arıza yaptığında güvenlik sistemi çalışmaya devam edebilir ancak kayıt cihazı demirbaşı arızalandığında sistem çalışması durur. Bu durum, Assetiks ile takip edilebilir. Ekipman hiyerarşisi için kesin kurallar yoktur, varsayılan akış izlenmek zorunda değildir. Sistemlerin ya da lokasyonların takip edilmediği, sadece demirbaşları ve aralarındaki ilişkileri içeren kuruluşlar olabilir. Yönetilecek varlıklar birbirinden farklı yerlerdeki münferit binalar da olabilir, tek bir hiyerarşi ağacı altındaki farklı sistemler de olabilir, ya da bir organizasyon altında birbirinden bağımsız hiyerarşi ağaçları da olabilir. 7 Varlıklara ait geçmiş veriler organizasyonlar için bir takım kararlar vermek açısından önemlidir. Ekipmana dair tahminleme yapabilmek için çalışma süresi boyunca ne kadar süre arızalı kaldığı, hangi sıklıkta arıza yaptığı, arızaların maliyetinin ne kadar olduğu gibi bilgiler gereklidir. ‘Aynı ekipmandan bir tane daha alınsın mı?’, ‘ekipman değiştirilsin mi?’ gibi yatırım kararları vermek için de ekipmana ait geçmiş bilgileri tutmak önemlidir. Ekipmanların kullanılmaya başlanan tarihten itibaren geçirdikleri arızalar, yapılan bakım çalışmaları ile bu işler için harcanan iş gücü ve kullanılan malzemeler ekipman tarihçesini oluşturur. Ekipman tarihçesi verimlilik, maliyet ve planlama konularında kritik öneme sahiptir. Assetiks ile ekipmanın kullanılmaya başlamasından hurdaya çıkmasına kadar olan süre zarfında yapılan tüm işlerin bilgisi saklanır. Bu bilgiler yardımıyla; ekipmanın hangi sıklıkta arıza yaptığı, arıza işlerinde en çok hangi parçaların kullanıldığı, ne kadar süre arızalı kaldığı, hiyerarşide hangi ekipmanlara bağlı kullanıldığı, maliyetler gibi detaylara ulaşılabilir. Ayrıca Assetiks’teki arıza kodlama yapısı etkin olarak kullanılırsa; arıza durumunda ekipmanın geçmiş arızalarında yapılan işlere dayanarak çözümler geliştirilebilir. 8 Assetiks’te iş emirleri üzerinde hangi ekipmanın nasıl bir arıza yaptığı ya da ekipmana nasıl bir bakım uygulandığı, ne kadar süre içerisinde müdahale edilmesi gerektiği ve müdahale edildiği, hangi parçaların kullanıldığı ve kaç saatlik iş gücü kullanıldığı kayıt altına alınmaktadır. İş Emirleri; ekipman tarihçesi, depo hareketleri, parça kullanımı ve maliyet takibini sağlayacak temel alt yapıyı sağlar. İş Emri tipleri arıza ve bakım işe sınırlı değildir, denetim iş emri gibi farklı iş emri tipleri türetilebilir. Servis Seviye Anlaşmaları(SLA): Sorumluluğunu üstlendiğiniz varlıklar her zaman sizin organizasyonunuza ait olmayabilir ve bu varlıkların asıl sahiplerine oluşan arızalara ne kadar zaman içerisinde müdahale edileceği ve ne kadar zamanda çözüm üretileceği ile ilgili bazı taahhütler verilmiş olabilir. Servis Seviye Anlaşmaları ile bu taahhütler takip edilebilir ve bunlara uyum raporlanabilir. 9 Arızaların çözülerek ekipmanın uygun bir şekilde çalışır hale getirilebilmesi için iş gücü, yedek parça veya malzeme kullanımı gerekebilir. Bu iş gücü ve malzemeler ekipmanı kullanan kuruluş tarafından sağlanabileceği gibi farklı kuruluşlardan da tedarik edilebilir. Arızalar planlanamaz, gerçekleşeceği zaman belirli değildir ve kritikliklerine göre ne hızda müdahale gerektirdikleri değişir. Ancak; arıza detaylarının ekipman tarihçesi üzerinde kayıt altına alınması arızaları tahmin edilir hale getirebilir. Ekipman arıza sıklığına göre bakım zamanları planlanabilir. Assetiks ile ekipmanlar arızalandığında takip edilecek iş akışı organizasyonların ihtiyaçlarına göre şekillendirilebilir. Arızanın ne zaman olduğu, arızaya ne zaman müdahale edildiği, işin kimin takibinde olduğu, işte efor sarf eden kişiler ve kaç saat çalıştıkları, hangi parçaların kullanıldığı, yapılan işlerin ne kadara mâl olduğu, işin tamamlanma zamanı gibi bilgiler iş akışı boyunca arıza iş emri üzerinde kayıt altına alınabilir. 10 Bakımları arızalardan ayıran temel özellik planlı oluşlarıdır. Planlı bakımlarda da arıza işlerinde olduğu gibi iş gücü, yedek parça ve malzeme kullanmak gerekebilir. Ve bu iş gücü ve malzemeler ekipmanı kullanan kuruluş tarafından sağlanabileceği gibi farklı kuruluşlardan da tedarik edilebilir. Assetiks ile ekipmanların bakım çizelgeleri zamana ya da sayaçlara göre periyodik olarak takvimlenebilir. Örneğin; bir pres makinesi için 6 ayda bir bakım, bir dizel araç için 15.000 kilometrede bir bakım şeklinde takvimler oluşturulabilir. Sayaç verileri PLC’lerden ya da farklı sistemlerden okunarak tanımlanan değerde bakım iş emri oluşturulması da sağlanabilir. Assetiks ile sadece bakım takvimleri değil bakım işlerinde kullanılacak malzeme listeleri ve görevler de planlanabilir. Bir ekipmanın bakım işi için oluşturulan dokümanda, çalışanların hangi işleri hangi sırayla hangi parçalarla yapacağı yer alır. Belirli tarihlerde yapılan denetimler, kontroller de farklı bakım tiplerinde tanımlanabilir ve denetlenecek noktalar checklist olarak tanımlanarak mobil platformlar üzerinden denetim kayıtları oluşturulabilir ve sonuçlar raporlanabilir. Assetiks yaklaşan bakım işleri ile ilgili olarak hem e-mail gönderimleri hem de dashboardlar yoluyla kullanıcıya bilgi verir. 11 Arıza ve bakım işleri üzerinde çalışanlar efor sarf eder ve bu işleri yaparken malzeme ve parça kullanır. Assetiks ile çalışanlara farklı tarihler, farklı departmanlar, farklı çalışma tipleri (normal mesai veya fazla mesai) için saatlik çalışma ücreti tanımlanabilir. Böylelikle, çalışanların bir iş emri üzerinde ne kadar saat efor harcadığı ve bu eforun ne kadara mâl olduğu bilgisi yer alabilir. Assetiks ile bir iş emri üzearinde hangi parçadan, kaç tane kullanıldığı bilgisi saklanabilir. Böylelikle hem iş emri üzerinde ne kadar parça maliyeti oluştuğu hem de depo süreçleri takip edilebilir. Kuruluş çalışanlarının eforlarından ve kullanılan parçaların maliyeti dışında; harici iş gücü, danışmanlık ya da parça alımı şeklinde ek maliyetler de oluşabilir. Assetiks ile bu ek maliyetler de iş emirleri üzerinde kayıt altına alınabilmekte, dolayısıyla ekipman tarihçesine doğru bir şekilde yansıtılabilmektedir. Ekipman için yapılan işlerin bir maliyeti olduğu gibi ekipman durduğu süre boyunca firmanın maddi kaybı olabilir. Bu maliyetler de Assetiks ile iş emirlerine yansıtılabilir. Assetiks’te iş emirleri üzerine maliyetlerin doğru aktarılmasıyla organizasyon belirli bir zaman periyodunda bir ekipman için bakım ve onarım işlerinde ne kadar maliyete katlanmış, tüm ekipmanların bakımı ve onarımı için ne kadar bütçe kullanmış takip edebilir. 12 Assetiks; - Çalışanların yeni malzeme alımı için taleplerini kayıt altına alarak onay süreçlerini işletebilir ve onaylanan talepler için satınalma süreç yönetimini sağlayabilir. - Bütçe tanımlanmasını sağlayarak farklı tutarlardaki satınalma emirlerinin farklı organizasyonel seviyelerdeki kişilerin onayına sunulmasını sağlayabilir. - Satınalma sürecinin farklı noktalarında farklı bilgi sistemleri ile entegrasyonlar kurabilir (SAP entegrasyonu ile minimum stoğa göre talep yaratılması gibi). 13 Bakım ve arızaların giderilmesi için gerçekleştirilen faaliyetler ekipman üzerindeki bazı kısımların yenilenmesini ya da yağ, boya gibi bazı malzemelerin kullanılmasını gerektirebilir. Assetiks’te niteliği, miktarı, yapısı gözetilmeksizin bunların tamamı parçalar olarak ele alınmaktadır. Assetiks’te parçaları saklamak için depolar ve raflar oluşturulup bunlar arasında hiyerarşiler oluşturulabilir. Bir organizasyon için birden fazla depo tanımlamaya ve bu depolar arasında parça geçişi yapmaya izin verir. Depolarda parçaların konumlandırıldığı raflar vardır. Böylelikle, hangi parçanın hangi deponun hangi rafında ve kaç tane olduğu bilgisi saklanabilir. Böylelikle bakım ve onarım işlerinde kullanılan parçaların stok takibi yapılabilmektedir. Assetiks ile bakım işleri için parça rezerve edilebilir. Böylelikle bakım zamanı geldiğinde parçanın stok dışı olması gibi bir durum söz konusu olmaz. Assetiks’te parça maliyet hesaplamalarında kullanılacak parça fiyatı 3 farklı tiple tutulabilir. Birim maliyet; stokta tutulan tüm parçaların ortalaması, standart ya da satın alınan son parçanın fiyatına göre takip edilebilir. Ayrıca, Assetiks ile minimum stok takibi yapılabilir. Assetiks’te track by asset (Varlıkla takip etme) yapısı vardır. Depoda olan bir parça depodan çıkış yaptıktan sonra parça sınıfından ekipman sınıfına geçebilir. Assetiks ERP – stok takip sistemleriyle entegre bir şekilde çalışabilir. Stok hareketleri takip edilebilir. (depo girişi, çıkış, iade, hurda, düzeltme gibi.) 14 Departmanlar kuruluş altındaki farklı idari yapıları ifade eder. Assetiks ile organizasyonunuzda yer alan departmanları ve aralarındaki hiyerarşi ilişkisini oluşturabilirsiniz. Ekipmanları, iş emirlerini, takımları ve çalışanları departmanlara bağlayabilirsiniz. Bakımlar ve arızaların giderilmesi için gerçekleştirilen faaliyetler dışarıdan tedarik edilebileceği gibi genellikle kuruluş bünyesindeki çalışanlar tarafından gerçekleştirilir. Assetiks’te çalışanlar, takımlar altında kategorize edilebilir. Varlıklar ve İş Emirleri bu organizasyon yapısından etkilenir. 15 Raporlama ihtiyaçlarınız için Assetiks farklı çözümler sunmaktadır. Genel raporlar sistem kullanılmaya başladığı anda hazır olan, genel olarak tüm organizasyonların ortak ihtiyaçlarına yönelik belirlenmiş ve önceden hazırlanmış raporlardır. Özel raporlar ise sadece sizin ihtiyaçlarınıza göre geliştirilmiş ve bu ihtiyaçlarınızdaki değişimlere göre yeniden düzenlenebilecek raporlardır. Analitik raporlar ise kullanıcılar tarafından ihtiyaca göre anlık olarak şekillendirilebilecek raporlardır. 16 Farklı organizasyonların farklı iş süreçleri olduğu gibi, bir kuruluşun güncel iş süreçleri de zamanla değişebilir. Assetiks tüm bu değişimlere ve faklı ihtiyaçlara ayak uydurabilecek şekilde tasarlanmıştır. Farklı yetkilere sahip kullanıcılar yaratılarak iş akışları, izinler ve ekran içerikleri şekillendirilebilmektedir. Örneğin; maliyetler ile detaylı bilgilerin her kullanıcıya gösterilmesi engellenebilir veya bazı kullanıcıların talep açma yetkisine sahipken bazı kullanıcıların bu talepleri onaylama yetkisine sahip olması sağlanabilir. 17 Assetiks ile sürekli gelişimi sağlamak adına önemli bir araçtır. Örneğin; ekipmanların kullanılabilirlik durumu Assetiks ile ölçülebilir. Herhangi bir ekipmanın performansı düşükse ekipmanla ilgili detaylı bilgiye ulaşılabilir. Ekipmanın arıza ve bakım sayıları karşılaştırılabilir. Farz edelim ki ilgili ekipmanın bakım periyodu 1 yıl ancak arızalar arası zamanı 3 ay ise, bu bilgi kullanılarak yeni bir bakım takvimi tasarlanabilir. Böylelikle ekipman arızasının önüne geçilebilir. 18 - Assetiks hem web hem de masaüstü platformlarından erişilebilir bir araçtır. Web kullanıcı ara yüzü farklı noktalardan farklı cihazlarla daha erişilebilirken, masaüstü ara yüzü daha hızlı ve yoğun bir kullanıcı deneyimi sunar. Bununla birlikte Assetiks mobil uygulama ile akıllı telefon veya tablet kullanarak sahada kullanabilirsiniz. - Assetiks hızlı hareket etmeyi sağlayan, kolay ve anlaşılır bir ara yüze sahiptir. Yol gösterici tasarımı sayesinde farklı profildeki insanlar tarafından kullanılabilir. - Assetiks, diğer bilgi sistemleriyle iletişim kurmaya izin veren tüm sistemler ile entegrasyon yeteneğine sahiptir. PLC, ERP, Depo Sistemleri , Muhasebe Sistemleri - Assetiks’in sağlamış olduğu araçlarla içeri veya dışarı veri aktarımı yapabilirsiniz. - Assetiks ile süreçlerinize ait bilgileri saklayabilir ve süreçlerinizi ölçebilirsiniz. - Sakladığınız bilgileri analiz edebilir, raporlayabilirsiniz. - Müşteri ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir yapıdadır. 19 Özetle Assetiks; - Verilerin doğru ve güvenilir bir şekilde saklanmasını sağlar. - İş akışları oluşturarak sürecin daha etkin ilerlemesini sağlar. - Sistem hareketleri sonucunda oluşan tarihçeye ulaşılabilmesini sağlar, - Yapılan işleri ve maliyetleri, genel olarak parametreleri kayıt altına alarak ölçümleme yapmanızı sağlar. - Kayıt altına alınan verilere göre ihtiyacınız olan raporları sunar. - İyileştirme çalışmaları için ihtiyaç duyulan temeli ve veriyi sağlar. - Süreçlerinizin devamı, değişimi ve iyileştirilmesi için planlama yapmanızı sağlar. 20 21 22 23 24