İNŞAAT PROJELERİNDE SÖZLEŞME VE TALEPYÖNETİMİ INS5807 İHALE SÜRECİ İÇİNDE SÖZLEŞME YÖNETİMİ (DERS-05) Doç. Dr. Deniz Güney Y. Mimar Vedat Akan 31 Ekim 2014 1 İÇİNDEKİLER 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. ANAHTAR KELİMELER ÖNSÖZ GİRİŞ İHALE/TEKLİF SÜRECİ SÖZLEŞME TASLAĞI İŞ AKIŞI DAVET MEKTUBU DAVET İZLEME TEKLİF ALMA ŞARTNAMESİ TEKLİF ALMA ŞARTNAMESİ EKLERİ 2 1 ANAHTAR KELİMELER     İhale İhale Süreci Sözleşme Sözleşme Yönetimi 3 ÖNSÖZ Proje yönetiminde, sözleşme yönetimi kapsamında sözleşmeler önemlidir. Sözleşmelerde tarafların hakları ve yükümlülükleri belirtilir. Söylenen sözlerin tanık olmadan hukuken bir geçerliliği ve devamlılığı (sürekliliği) yoktur. Yapım sözleşmeleri her gün her projede yapılmaktadır. Ancak, ne yazık ki taraflar bir sorun yaşamaları durumunda ellerinde kanıt olan belgelere dikkat etmemektedirler. Birçok sözleşmede, önemsiz gibi görünen ayrıntıların önemi büyüktür. Bu ayrıntılar olmaz ise, ilerleyen zamanlarda, bu ihmal ve eksikler taraflara pahalıya patlayabilir. Yapım sözleşmelerinde ihale ve/veya teklif öncesi sözleşme taslağının biçimlendirilmesi ve usulüne uygun bir biçimde uygulanması son derece önemlidir. 4 2 GİRİŞ Kurallar ve asgari yükümlülükler sözleşme taslaklarında ve gerekse teklif isteme ve/veya ihale şartnamelerinde belirtilmelidir. Bu kurallara uyulmaması durumunda sözleşmenin hukuki geçerliliğinin kalmayacağını ve anlaşmazlık durumunda delil olarak kullanılamayacağı taraflarca önceden bilinmelidir. Kusurlu bir sözleşme taslağı teknenin tabanında bir delik gibidir. Delik gittikçe açılır ve zarar gittikçe artar. Sözleşme taslakları sözleşmenin başarısının veya başarısızlığının yapıtaşıdır. Sözleşme taslağında sözleşmenin bütün unsurları göz önünde bulundurulduğu ve mükemmele yakın formüle edilmiş bir sözleşme yapıldığı takdirde, bu sayede;  Taraflar işlerini sağlama alırlar.  Zamandan tasarruf ederler.  Paradan tasarruf ederler. 5  Geleceğe güvenle bakarlar. İHALE/TEKLİF SÜRECİ  İhale sürecinde teklif isteme koşulları sözleşme hukukuna aykırı olmamalıdır. Gerek sözleşme taslakları ve gerekse ihale/teklif isteme şartnamelerinin, eklerinin ve koşullarının kusursuz olması gerekmektedir. Koşullarda hukuka aykırı gizli hükümler bulunmamalıdır.  Teklifler bağlayıcıdır. Tekliflerin bağlayıcılığı süreli veya süresiz oluşuna bağlıdır. Teklif öncesi teklif verecek olan taraflar iyice düşünmeli ve kendileri için hukuki güvenlik sağlamalıdırlar. 6 3 SÖZLEŞME TASLAĞI (1)  Bu bağlamda;  Sözleşme taslakları yeterince açık ve anlaşılır olmalıdır.  Sözleşme taslaklarında yazım kurallarına uyulmalıdır.  Sözleşmelerde bulunması gereken konular taslaklarda bulunmalıdır.  Gereksiz ayrıntılardan kaçınılmalıdır.  Sözleşme taslağı bir bütünlük oluşturmalıdır.  Sözleşme taslakları ilgili yasal hüküm ve kavramlara uygun olmalıdır.  Tarafların istek ve amaçları yeterince gözetilmiş olmalıdır.  Tarafların hak ve yükümlülükleri tam ve anlaşılır olarak açıklanmış olmalıdır. 7 SÖZLEŞME TASLAĞI (2)  Sözleşme taslaklarında bulunması gereken unsurlar vardır. Sözleşme taslaklarının bunları kapsayacak biçimde hazırlanması gerekmektedir.  Sözleşme taslaklarında bulunması gereken unsurlar:  Sözleşme başlığı (sözleşmenin açık adı)  Sözleşmenin yapıldığı tarih  Tarafların ad ve soyadları ile unvanları (gerçek-tüzel)  Tarafların açık adresleri  Sözleşmenin konusu (sözleşmenin kısa özeti)  Tarafların hak ve yükümlülükleri  Cezai şartlar  Teminata ilişkin hükümler 8  Sözleşmenin sonunda tarafların isim-imza kutuları (yerleri) 4 İŞ AKIŞI (1)  İhale sürecinde iş akışı aşağıdaki gibi olabilir: 1. İş paketlerinin belirlenmesi 2. İş paketleri bünyesine giren tüm malzemelerin (anayardımcı-sarf-vb.) tasarımcı (proje müellifi) ve işveren tarafından onaylanması 3. İhalelere esas proje ve detayların derlenmesi 4. İhalelere esas teknik şartnamelerin derlenmesi 5. İhalelere esas özel şartnamelerin derlenmesi 6. İhalelere davet edilecek aday ve/veya tercih edilen yüklenici veya alt-yüklenicilerin (taşeronların) seçilmesi 7. Davet listesi oluşturulması 8. Gerektiği takdirde davetliler ile ön görüşmeler yapılması9 İŞ AKIŞI (2) 9. İhale belgelerinin derlenmesi ve kontrol edilmesi 10.İhale belgelerinin dağıtımı 11.Gelen tekliflerin değerlendirilmesi 12.Gelen tekliflerin analiz edilmesi 13.Gelen tekliflerdeki belirsizliklerin giderilmesi 14.Gerektiği takdirde revize teklif istenmesi 15.Teklif karşılaştırma tabloları düzenlenmesi 16.İhale raporları düzenlenmesi 17.Gerektiği takdirde teklif sahipleri ile görüşmeler yapılması 10 5 İŞ AKIŞI (3) 18. İhalelerin kimlere verilebileceği konusunda işverene tavsiyelerde bulunulması 19. İşveren tarafından sön görüşme ve pazarlıkların yapılması 20. İhalelerin onaylanması 21. Sözleşmelerin ve eklerinin hazırlanması 22. Sözleşmelerin taraflarca imzalanması 23. İşlerin sözleşme koşulları ile yürütülmesinin kontrol edilmesi 24. Sözleşmelerin listelerinin düzenlenmesi 25. Sözleşmelerin sürelerinin denetlenmesi 26. Sözleşme konusu işlerin ilerleme durumlarının denetlenmesi 11 İŞ AKIŞI (4) 27. Kalite güvence ve kalite kontrol sisteminin çalıştırılması 28. Eksik ve/veya kusurlu işlerin listelenmesi 29. Kabul ve/veya işletmeye alma işlemlerinin düzenlenmesi 30. İşletme ve bakım el kitaplarının derlenmesi 31. Özel makineler ve donatılar ile ilgili el kitaplarının derlenmesi 32. Unutulanlar 12 6 DAVET MEKTUBU  İhalelere katılmaya davet, davet yazıları veya eşdeğer benzeri iletişim yolları ile yapılmalıdır. 13 DAVET MEKTUBU ÖRNEĞİ 24 Kasım 2014 Firma adı Firma adresi İstanbul Sayın ......................... dikkatine: Yükümlülüğümüz altında …’de yapımı sürdürülen “… projesi” bünyesinde yer alan … işleri kapalı zarf ile teklif almak yolu ile ihale edilecektir. İhale ile ilgili bilgi, … adresinden veya (212) 234.56.78 no’lu telefon’dan alınabilir. İhaleye katılmak ve teklif vermek istediğiniz takdirde ihale dosyaları yukarıda belirtilen adresten veya yönlendireceğimiz bir “copy center”den çoğaltma ve/veya kopyalama bedeli karşılığında alınabilecektir. Bilgilerinizi rica ederiz. Saygılarımızla, … Proje Müdürü (İşveren vekili) 14 7 DAVET İZLEME  Davet edilmiş olan gerçek ve/veya tüzel kişilerin (şahısların ve/veya firmaların) izlenmesi bir tablo ile yapılmalıdır. 15 DAVET İZLEME TABLOSU ÖRNEĞİ FİRMA İLGİLİ (1) İLGİLİ (2) E-MAIL TELEFON FAKS DAVET YAZISI ARAMA (DÖNÜŞ) TEKLİF ŞARTNAMESİ VE EKLERİ PROJELER VE ŞARTNAMELER ZEYİLNAME NO: 1 ... ALINDI MAKBUZU TEKLİF DOSYASI TESLİMİ TEKLİF BEDELİ REVİZE TEKLİF BEDELİ İLK GÖRÜŞME TEKLİF BEDELİ SON GÖRÜŞME TEKLİF BEDELİ SÖZLEŞMEYE ESAS İHALE BEDELİ 1 ... ... ... ...@... ... ... FAKSLANDI ARADI (TARİH) (TARİH) (TARİH) 2 ... ... ... ...@... ... ... FAKSLANDI ARADI (TARİH) (TARİH) (TARİH) 3 ... ... ... ...@... ... ... FAKSLANDI ARADI (TARİH) (TARİH) (TARİH) 4 ... ... ... ...@... ... ... FAKSLANDI ARADI (TARİH) (TARİH) (TARİH) (TARİH) (TARİH) $1.000 $975 $950 $925 $925 (TARİH) (TARİH) $1.100 $1.050 $1.000 - (TARİH) ÇEKİLDİ - (TARİH) (TARİH) $1.200 16 - 8 TEKLİF ALMA ŞARTNAMESİ (1)  İhalelerde teklif alma şartnamelerinin ana teması teklif verecek olan gerçek ve/veya tüzel kişilerin (şahısların ve/veya firmaların) gerek ihaleler ve gerekse sözleşmeler ile ilgili tüm koşullar hakkında önceden bilgilendirilmeleridir. Bu amaçla, davet edilen ve ihaleye katılmak isteyenlere “Teklif Alma Şartnamesi” ve ekleri gönderilmelidir. Teklif alma şartnamelerinin maddeleri ihale konusu işlerin özelliğine göre uyarlanmalıdır. 17 TEKLİF ALMA ŞARTNAMESİ (2)  Teklif alma şartnamelerinde; teklif biçimi, tekliflerin verilme, açılma tarihi ve yeri, teklif verebilme şartları, teklif zarflarının nasıl hazırlanacağı, tekliflerin açılması, dikkate alınması ve değerlendirilmesi ve benzeri konular ile açıklama notları açıkça belirtilmelidir. 18 9 TEKLİF ALMA ŞARTNAMESİ EKLERİ 1) İşyerini gösterir plan veya kroki eklenmelidir. 2) İşyeri görme belgesi eklenmelidir. 3) “Muteber” bir banka’dan geçici teminat mektubu istendiği takdirde bu mektubun örneği (formatı) eklenmelidir. 4) Şahıslar veya firmalar ihaleye ortak girişim/konsorsiyum olarak katılmak istedikleri takdirde ortak girişim/konsorsiyum beyannamesi eklenmelidir. 5) Teklif verecek şahısların ve firmaların aynı bazda yasal teklif vermeleri için “teklif mektubu” eklenmelidir. 6) Sözleşmenin en önemli eklerinden biri olarak mütalaa edilmesi gereken “Genel not” eklenmelidir. 7) Sözleşme taslağı eklenmelidir. 8) İhale/teklif ile ilgili proje ve detaylar eklenmelidir. 9) İhale/teklif ile ilgili teknik şartnameler eklenmelidir. 10) İhale/teklif ile ilgili özel şartnameler eklenmelidir. 19 11) … eklenmelidir. İŞYERİ GÖRME BELGESİ ÖRNEĞİ İŞYERİ GÖRME BELGESİ … tarafından … - İstanbul’da inşa edilecek olan ”… projesi'' … işleri için vaziyet planında görülen işyeri'ne gittim.(k). İşyerini, çevresini gezip gördüm(k), iş ile ilgili olabilecek bütün durumları, bütün fiziksel şartları, ulaşım imkanlarını, şantiye yerleşim yerlerini, velhasıl işin icra ve ifasına ve maliyetine herhangi bir suretle tesir edebilecek (teklif birim fiatlarımız içine dahil olup ayrıca hiçbir bedel talep etmemek üzere) her türlü hususu öğrendim(k). Buna göre işyeri'ni görmüş olduğumu(zu) ve yerel durum ve şartlara vukuf peydah ettiğimi(zi) kabul ve beyan ederim(z). Teklif sahibinin adı: Teklif sahibi adına imzalamaya yetkili kişinin adı ve soyadı: Adresi/işyeri adresi: İmza – kaşe 20 10 GEÇİCİ TEMİNAT MEKTUBU ÖRNEĞİ Tarih: …/…/2015 No: … [İşveren] Firmanızca ihaleye çıkarılan “… projesi” … işleri işine istekli sıfatı ile katılacak olan …'nin bu ihale ile ilgili sözleşme(ler) ve şartname(ler) hükümlerini yerine getirmek üzere vermek zorunda olduğu geçici teminat tutarı #...# USD (Y/…ABD Doları) [tazmin talebi tarihindeki T.C.M.B. döviz satış kuru karşılığı Türk Lirası ödenecektir] bankamız garanti ettiğinden ihalenin adı geçene yapıldığı usulüne uygun olarak bildirdiği ve kesin teminat vermesi ve sözleşme yapması istenildiği halde kesin teminat vermediği ve sözleşme yapmadığı ve ilgili sözleşme(ler) ile işe ait şartname(ler) hükümlerine uygun hareket etmediği taktirde, protesto çekmeye, hüküm ve adı geçenin iznini almaya gerek kalmaksızın ve adı geçen ile firmanız arasında ortaya çıkacak herhangi bir uyuşmazlık ve bunun akibet ve kanuni sonuçları nazarı itibare alınmaksızın, yukarıda yazılı tutar ilk yazılı talebiniz üzerine derhal ve gecikmeksizin firmanıza veya emrinize nakten ve tamamen ve talep tarihinden ödeme tarihine kadar geçen günlere ait kanuni faizi ile birlikte ödeyeceğimizi banka'nın imza atmaya yetkili temsilcisi ve sorumlusu sıfatı ile ve banka adı ve hesabına taahhüt ederiz. İşbu geçici teminat mektubu … Bankası'nın ekli …/…/2015 gün ve … sayılı kontr-garantisine dayanılarak 21 verilmiştir. ORTAK GİRİŞİM/ KONSORSİYUM BEYANNAMESİ ÖRNEĞİ [İşveren] tarafından ihaleye çıkartılmış bulunan '‘… projesi” … işleri işine müşterek teklif ve söz konusu iş uhdemize ihale olduğu taktirde sözleşme akdedilerek işin ifası ve bitirilmesi maksadı ile, özel bir ortaklık/konsorsiyum sözleşmesi [İşveren] ile yapılan sözleşmeden önce noterliğe tasdik ettirilerek verilecektir. Ortak girişimimizin/konsorsiyumumuzun pilot firması, işin bitimine kadar … (pilot firma adı) … olacaktır. Vermiş olduğunuz müşterek teklif neticesinde iş üzerimizde kaldığı taktirde sözleşmelerin bütün ortaklarca müştereken imza edileceğini ve akdedilecek sözleşme ile ilgili diğer bütün hususlarda pilot olarak göstermiş olduğumuz ortağımızın, ortaklığımız nam ve hesabına hareket etmeye tam yetkili olacağını, her birimizin akdolunacak sözleşmelerin konusuna ve şümulüne girecek işlerin ve taahhütlerin ve sözleşmelerden doğup da ortaklığımıza tevcih edilecek vecibelerin yerine getirilmesinden müştereken ve müteselsilen mesul olacağımızı ve iş sonuna kadar kurduğumuz özel ortaklıktan ayrılmayacağımızı; aksi taktirde sözleşmelerin feshi, kesin teminatın irat kaydı hususlarında [İşveren]’in yetkili olacağını, anılan firmaca pilot firmaya yapılacak bütün yazışma ve tebligatların yüklenici firma grubu olarak ortak girişimimize/konsorsiyumumuza yapılmış addedileceğini, sözleşmeler konusu işin ikmalinden evvel gruba dahil pilot firmadan başka ortaklardan herhangi birinin ölümü, iflası tutuklu veya mahkum olması gibi sebepler ile ortaklığın dağılması halinde pilot firma ve grubun geri kalan diğer ortaklarının teminat da dahil işin bütün vecibelerini ve mesuliyetlerini üzerine alacağını ve işi bitireceğini, aksi taktirde kesin teminat mektubumuzun ilgili kanun ile işe ait şartname(ler) hükümlerine uygun hareket etmediğimiz taktirde, tarafımızın iznini almaya gerek kalmaksızın [İşveren] tarafından irat kaydedileceğini kabul ettiğimizi beyan, kabul ve taahhüt ederiz. Sıra no. Firma adı Kanuni ikametgahı 1. 22 2. Pilot Ortak Özel Ortak 11 TEKLİF MEKTUBU ÖRNEĞİ [İşveren] … tarafından … / … / 2015 günü değişmez birim fiyat esasına göre ve kapalı teklif alma usulü ile ihalesi yapılacak olan: ”… projesi” … işleri bünyesine dahil; ait ihale dosyasında mevcut bütün şartnameler ile teklif verme şartnamesini, sözleşme tasarısını ve diğer bütün evrakı okudum(k), inceledim(k) ve içindekileri aynen kabul ederek imzaladım(k), … işleri yapılacak araziyi ve yöreyi gördüm(k); mahiyetine vukuf peyda ettim(k). Bahis konusu işleri sözleşme hükümleri dahilinde sözleşme eki olacak birim fiyat tariflerine uygun olarak verdiğim(iz) birim fiyatlarım(ız) ve sözleşme eki keşif özeti cetvelinde yazdığım(ız) sabit (değişmez) birim fiyatlar ile keşif özeti toplam tutarı olarak: #...# US$ / € / TL (Y/… ABDDoları / Euro / TL) karşılığında yer tesliminden itibaren bir (1) takvim gününde yapmayı, tamamlamayı ve işletmeye almayı kabul ve taahhüt ederim(z). Teklifim(iz) kabul edildiği taktirde, tebliğ tarihinden itibaren yedi (7) gün içinde (resmi tatil günleri hariç) istenilen muteber banka kesin teminat mektubu ve diğer belgeler ile birlikte belirtilen adrese geleceğimi(zi) ve sözleşmeleri imzalayacağımı(zı) kabul ve taahhüt ederim(z). Tekliflerin verilmesi için tesbit edilen tarihten itibaren altmış (60) günlük süre için işbu teklifimin(zin) beni(bizi) bağladığını ve mezkur sürenin bitiminden önce herhangi bir zamanda teklifimin(zin) kabul edilebileceği hususunda mutabakatımı(zı) bildiririm(z). Tebligatımızın resmen tarafıma(ıza) yapılacağı kanuni ikametgah/işyeri adresim(iz) aşağıdadır. Aramızda sözleşme(ler) imzalanıncaya kadar, bu teklif mektubu, teklifim(iz)'in kabul edildiğine ilişkin yazınız ile birlikte, bağlayıcı bir sözleşme niteliği taşıyacaktır. Bu teklif mektubu 2015 yılı, … ayı, … günü imzalanmıştır. Bu teklif mektubu … sıfatı ile … için ve onun adına teklif imzalamaya yetkili … tarafından imzalanmıştır. Teklif sahibinin adı soyadı: Teklifi imzalamaya yetkili kişinin adı soyadı: Kanuni adresi/işyeri adresi: … / … / 2015 İmza 23 Kaşe EK: Keşif özeti icmali GENEL NOT ÖRNEĞİ İşbu sözleşmenin yürütülmesi herşeyden önce karşılıklı iyiniyet ve güven kuralları içinde yapılacaktır. Bu sözleşmenin ana teması işin sabit (değişmez) birim fiyat esasına göre sabit (değişmez) fiyatlar ile yapılmasıdır. İşgören, bu sözleşme ve eklerini imzalamak ile bu önemli hususun idrakı içinde olduğunu peşinen beyan ve kabul eder. İşin yapısına giren ana veya yardımcı veya sarf malzemelerini proje ve teknik şartnamelerde öngörülenden daha ucuz veya daha kalitesiz olanları ile değiştirmeyi işverene önermemeyi, aylık hakedişlerin düzenleme periyodlarına uymayı, hakedişlerin düzenlenmesi sırasında sözleşme(ler)de kayıtlı pursantajların veya fiilen gerçekleşen iş miktarlarının ötesinde pursantaj veya miktar önermemeyi, ihzarata ve/veya imalata girmeyen malzemeler ile ilgili pursantaj - miktar talep etmemeyi, en geniş anlamı ile işveren ile tam bir uyum ve mutabakat (uzlaşma) içinde olmayı, özellikle teknik sorunlar ile karşılaşıldığında tüm bilgi ve birikimini hiçbir çıkar gözetmeksizin sorunun çözümü için ortaya koymayı, işvereni güç durumda bırakıcı hiçbir tutum ve davranış içine girmemeyi kabul ve taahhüt eder. İş bu genel not (gg) (aaaaa) 2015 tarihli sözleşmenin … no’lu eki ve ayrılmaz bir parçasıdır. Ayrıca mütalaa edilemez. Tarih: … / … / 2015 (ggggg) İmza: Kaşe: 24 12 KAPANIŞ Teşekkür ederiz. [email protected] [email protected] 25 13