STANDART KOD NO: KOS 2.6 T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI HASSAS GÖREVLER PROSEDÜRÜ GÜVENLİK HİZMETİ Doküman No: İ.Ü-İMİDB-HGP-GH SORUMLULAR Hastaneler hariç Üniversitemize bağlı tüm Birimler Revizyon No:0 / Tarihî: - Yürürlük Tarihi:01.01.2014 İŞ AKIŞI İhtiyaçların Tespiti FAALİYET YÖK’ten kaç kişinin çalışacağı ile ilgili alınan izindeki sayıyı aşmamak üzere ödenek durumuna, çalışma sistemine göre (kaç vardiya çalışılacağı, kaç kişiyle çalışılacağı, resmi tatillerde kaç kişi çalışacağı) Koruma Güvenlik Müdürlüğü tarafından tespit edilerek onaylı teknik şartnameyle Başkanlığımıza gönderilir. DOKÜMAN Koruma ve Güvenlik Müdürlüğü tarafından gönderilen teknik şartname YÖK’ten ve emniyetten alınan izin yazıları, SGK’dan Kısa Vadeli Prim Oranları alınan yazı, Teknik Şartname, Teklifler (Firmalar ve Tic. Od.), İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı İhale Aşaması -Yapılacak işin niteliğini belirten teknik şartname hazırlanır, -SGK’dan Kısa Vadeli Prim Oranları alınır, -Yaklaşık maliyet belirlenir, -İhale onayı alınır, -EKAP’tan ihale dokümanı hazırlanıp, KİK’e ilan bedeli yatırıldıktan sonra ilana çıkılır, -İlan yayınlandıktan sonra istekliler ihale dokümanını satın alır, -İhaleye yönelik şikayetler varsa değerlendirilir, gerekirse zeyilname düzenlenir, -ihale yapılır, -İhale kararına şikayet varsa değerlendirilir, reddedilir yahut haklı gerekçelere göre düzeltme yapılır Bu durumda isteklinin KİK’e gitme hakları olup sonucuna göre işlem yapılır. -Şikayetin olmadığı durumlarda kanunda belirlenen süreler içinde sözleşme imzalanıp işe başlanır. Standart Formlar, Hizmet Alımlarına İlişkin Fiyat Farkı Hesabında Uygulanacak Esasların Yayınlandığı 07.05.2004 tarih 25455 sayılı Resmi Gazete, KİK Hesaplama Modülü, Yaklaşık Maliyet, İhale Onay belgesi, İhale İlanı (Basın İlan Kurumu), Şikayet Dilekçesi (Varsa), İhale Sırasında Kullanılan Standart Belgeler, Sözleşme. KONTROL STRATEJİSİ İlgili Birimden gelen istek incelenir. Ödeneği aşan talep varsa ödeneğe göre yeniden düzenlenme yapılması istenir. -EKAP’ın çalışmasında yaşanan sorunlar nedeniyle faaliyetler aksayabilmektedir. Sorunu çözebilmek için faks ya da telefon yoluyla ulaşılmakta, sorunun çözülmesi talep edilmektedir. -Yaklaşık maliyetin geç imzalanmasıyla birlikte faaliyette yavaşlama olabilmektedir. -İhale komisyon üyelerine uygun saat ve zaman ayarlamasıyla yaşanan sorunlar. Komisyon üyeleriyle tek tek iletişim kurularak ortak bir zaman dilimi ayarlanmaya çalışılmakta bu süreçte ihale tarihi düşünülenden daha geç bir tarihte olabiliyor. -İhale Komisyon üyelerinin yıllık izinde olduğu ya da mazeretleri nedeniyle ihaleye katılamadıkları zaman yerine aynı yetkinlikte komisyon üyesi bulma zorluğu. -İsteklilerin ihale işlemlerini bilmemelerinden kaynaklanan problemler. -İnternetin ağır çalışmasından kaynaklı internet üzerinden yapılacak işlemlerin aksaması. -Ödenek durumuna bakılmadan güvenlik personel sayısında arttırım istenmekte ve isteğin karşılanması beklenmektedir. Neden karşılanmadığı ile ilgili sorulmakta olup ödenekten kaynaklı karşılanmayan güvenlik elemanlarıyla ilgili sorun çıkarsa sorumluluğun Başkanlığımıza ait olduğu söylenmektedir.