Pejovič 2013

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2013
1.09 Objavljeni strokovni prispevek na konferenci
1.09 Published Professional Conference Contribution
Branka Molnar 
WEB APLIKACIJA LECTOR 2
Izvleček:
Spletna aplikacija Lector 2
Članek opisuje funkcije in možnosti spletne aplikacije Lector 2, ki je v Državnem arhivu Zagreb v
uporabi od januarja 2013 kot razširjena in izboljšana različica predhodne spletne aplikacije Lector (v
Državnem arhivu Zagreb v uporabi od leta 2008 do 2012). Glede na svojo prejšnjo različico vsebuje
aplikacija Lector 2 izboljšane programske rešitve za upravljanje z arhivskim gradivom v čitalnici arhiva
in arhivskih skladiščih ter dodatne module za upravljanje z vsemi vrstami uporabniških zahtev v
Državnem arhivu Zagreb. Na tak način se je Lector 2, od začetnega sistema za upravljanje z
uporabniškimi zahtevami razvil v aplokacijo, ki je implementirana v vse segmente širšega
transparentnega in preglednega sistema za upravljanje z arhivskim in knjižnim gradivom ter
informacijami v Državnem arhivu Zagreb.
Ključne besede:
Lector 2, spletna aplikacija, arhivi, uporabniki, uporabniške zahteve
Abstract:
Web Application Lector 2
The article contains the description of functions and features of web application Lector 2 which is in
use in the State Archives in Zagreb from january 2013 as an upgraded and improved version of the
precedent web application Lector, which was in use in State Archives in Zagreb from 2008 to 2012. In
relation to its previous version, Lector 2 contains advanced software tools for the management of
archives in the Archives reading room and archival depots and additional modules for the management
of all types of Archives' user requests in the State Archives in Zagreb. Thus, from an initial Archives'
user requests management system, Lector 2 became a web application implemented in all segments of
broad transparent and clear archives and library material and information management system at the
State Archives in Zagreb.
Key words:
Lector 2, web-application, archives, users, user request
1
UVOD
Državni arhiv u Zagrebu svake godine posjeti oko 3600 korisnika od kojih Arhiv
putem svoje čitaonice i pisarnice zaprimi u prosjeku 5105 zahtjeva 1 za korištenjem
arhivskoga gradiva. Osim toga, korisnici godišnje u prosjeku zatraže 2084 foto ili
digitalnih preslika gradiva te upute oko 50 zahtjeva za istraživanjem gradiva.

Branka Molnar, viša arhivistkinja, voditeljica Prvoga odjela za sređivanje i obradu arhivskog gradiva, Državni
arhiv u Zagrebu, Opatička 29, 10000 Zagreb, Hrvatska, e-pošta: [email protected].
1
Tako je 2008. godine bilo zaprimljeno 4985 zahtjeva za korištenjem arhivskoga gradiva, 2009. godine 5301,
2010. godine 5058, a 2011. godine 5076.
519
B. Molnar: Web aplikacija Lector 2
Zbrojimo li te brojeve i podijelimo li ih s ukupnim brojem radnih dana u jednoj
godini, dobit ćemo podatak da Državni arhiv u Zagrebu u prosjeku dnevno mora
riješiti 29 korisničkih zahtjeva.
Osim zahtjeva za korištenjem gradiva, zahtjeva za istraživanjem gradiva i
narudžbenica za izradu preslika arhivskoga gradiva, u Državnome arhivu u Zagrebu
korisnik može podnijeti i zahtjev za ovjeru preslika odnosno za izdavanjem potvrde
izvornog gradiva, molbu za izradu preslika arhivskoga gradiva izvan Arhiva ili
narudžbenicu za posebno korištenje arhivskoga gradiva.
Radi poboljšanja svoje učinkovitosti, a kao odgovor na veliki broj korisnika i
njihovih zahtjeva, Državni je arhiv u Zagrebu od 2008. godine uveo u primjenu webaplikaciju Lector 2 .
2
LECTOR (2008.–2012.)
U prvoj je fazi razvoja aplikacija Lector sadržavala sljedeće module:

evidencija korisnika čitaonice,

zaprimanje i distribuiranje zahtjeva za korištenjem gradiva (Z01),

zaprimanje narudžbenica za izradu preslika arhivskoga gradiva (Z02),

odobravanje (ili odbijanje) zahtjeva za korištenjem gradiva,

rješavanje odobrenih zahtjeva za korištenjem gradiva,

upravljanje spremišnim evidencijama (knjige spremišta).
U sastavu Lectora nalazio se i Dnevnik čitaonice putem kojega se moglo ažurno
evidentirati dolazak i odlazak stranaka u čitaonici Arhiva.
Korisnici Lectora bili su djelatnici u čitaonici Arhiva, arhivisti i tehničari
zaduženi za pripremu i isporuku naručenoga arhivskoga gradiva, arhivska knjižničarka
nadležna za pripremu i isporuku naručenoga knjižnoga gradiva te ravnatelj i druge
osobe ovlaštene za pregled i odobravanje zahtjeva za korištenjem gradiva.
Tijekom 2010. godine Lector je proširen funkcijom koja je omogućila da se
riješeni Z01 ili Z02 zahtjevi putem aplikacije izravno upućuju iz čitaonice Tajništvu
Arhiva na uvid i ovjeru, čime se postupak ovjeravanja i izdavanja potvrda građanima
dodatno ubrzava i pojednostavljuje.
Početkom 2012. godine Lector je uveden u primjenu i u Državnome arhivu u
Gospiću te je svojim programskim rješenjima posebno prilagođen potrebama
čitaonice i načinu rada toga arhiva.
2
Opširnije o Lectoru i o procesu upravljanja korisničkim zahtjevima u Državnome arhivu u Zagrebu u članku:
LECTOR, web - aplikacija čitaonice Državnog arhiva u Zagrebu, Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in
elektronskega arhiviranja, 7 (2008), str. 417-430.
520
Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2013
Iskustvo u radu s Lectorom pokazalo je da je ta aplikacija ne samo
pojednostavila postupak prijave i evidentiranja korisnika čitaonice te zaprimanja i
distribuiranja njihovih zahtjeva za korištenjem arhivskoga gradiva nego je i znatno
doprinijela transparentnosti i preglednosti tijekom postupka odobravanja i rješavanja
zahtjeva. Osim toga, Lector je virtualno premostio problem velike fizičke udaljenosti
između arhivskih spremišta Državnoga arhiva u Zagrebu i olakšao vođenje spremišnih
evidencija.
Sve je to, također rezultiralo i znatnim smanjenjem papirnate dokumentacije
koja je često pratila rješavanje korisničkih zahtjeva.
3
Lector 2 (2013.- )
Od siječnja 2013. godine u Državnome arhivu u Zagrebu aplikacija Lector
zamijenjena je svojom novom, proširenom i poboljšanom verzijom, aplikacijom
Lector 2.
Slika 1: Prijava za rad u aplikaciji Lector 2
Poput svoje prethodne verzije, i Lector 2 sadrži pripadajući Dnevnik čitaonice
te sljedeće module:

modul za evidenciju korisnika čitaonice,

modul za zaprimanje i distribuiranje zahtjeva za korištenjem gradiva (Z01),

modul za zaprimanjem narudžbenica za izradu preslika arhivskoga gradiva
(Z02),

modul za odobravanjem (ili odbijanjem) korisničkih zahtjeva,

modul za rješavanje odobrenih korisničkih zahtjeva.
521
B. Molnar: Web aplikacija Lector 2
Više prethodnih spremišnih evidencija objedinjeno je u novoj jedinstvenoj
Knjizi spremišta. Osim toga, dodani su novi moduli za ostale vrste korisničkih
zahtjeva, odnosno:

modul za zahtjeve za istraživanje (Z03),

modul za narudžbenice za posebno korištenje arhivskoga gradiva (Z04),

modul za zahtjeve za isporukom digitalnih preslika gradiva (Z05).
Posebno je razrađen modul zahtjeva za istraživanjem gradiva (Z03) kako bi
voditelji odjela mogli imati bolji pregled nad gradivom koje se istražuje i uvid u
relevantna izvješća o istraživanju nadležnih djelatnika. Time se na razini Arhiva
može sastaviti cjelovitije izvješće kao potpuniji odgovor stranci koja je zatražila
istraživanje.
U modulu za narudžbenice za posebno korištenje arhivskoga gradiva (Z04)
objedinjene su ranije postojeće molbe za izradu preslika arhivskoga gradiva izvan
Arhiva i narudžbenice za posebno korištenje arhivskoga gradiva.
Modul zahtjeva za isporukom digitalnih preslika gradiva (Z05) po svojim je
funkcijama prošireni ranije uspostavljeni modul narudžbenica za izradu preslika
arhivskoga gradiva (Z02) prilagođen potrebama isporučivanja digitalnih snimaka.
Osim navedenih novih modula, Lector 2 sadrži i modul pod nazivom Evidencija
gradiva koje se nalazi u čitaonici. Taj modul omogućava djelatnicima u čitaonici
Arhiva ažurno bilježenje podataka o dolasku gradiva iz spremišta u čitaonicu kao i
vraćanju gradiva u spremišta. Na taj je način moguće dodatno nadzirati kretanje
gradiva zajedno s evidencijama u sastavu jedinstvene Knjige spremišta.
U skladu s proširenim funkcijama aplikacije, u Lectoru 2 predviđeno je pet
osnovnih korisničkih skupina: djelatnici u čitaonici Arhiva, arhivisti i tehničari
zaduženi za pripremu i isporuku naručenoga arhivskoga gradiva, knjižničarka
nadležna za knjižno gradivo, zatim ravnatelj i druge osobe ovlaštene za pregled i
odobravanje korisničkih zahtjeva, tajnica Arhiva, odnosno osoba ovlaštena za
izdavanje ovjera i potvrda o gradivu te djelatnici nadležni za izradu foto – preslika i
isporuku digitalnih snimaka arhivskoga gradiva.
Poput Lectora, i Lector 2 pruža mnoge mogućnosti za pretraživanje i opisne
statistike korisnika i njihovih zahtjeva. Osim podataka o ukupnome broju arhivskih
korisnika u određenome razdoblju, izvještaji iz korisničke baze podataka u Lectoru 2
omogućuju pretrage upisanih korisnika prema imenu i prezimenu, prema njihovu
zvanju (tituli), prema državi iz koje dolaze, prema statusu (zaposlen, nezaposlen,
učenik, student, umirovljenik, ostalo) i zanimanju. Zaposlene se može pretraživati i
prema tvrtkama ili ustanovama u kojima su zaposleni.
Korisnički se zahtjevi mogu pretraživati prema njihovoj ID oznaci, prema
datumu kad su sastavljeni, prema imenu, prezimenu i statusu korisnika, prema svrsi
istraživanja te prema broju i nazivu fonda ili zbirke.
522
Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2013
Slika 2: Primjer pretrage korisnika i pregleda korisničkih zahtjeva
Pretraga unutar Knjige spremišta može se provesti prema ID oznaci zahtjeva,
prema nazivu i broju fonda ili zbirke, prema autoru ili naslovu knjige (ukoliko se radi
o knjižnome gradivu), prema statusu gradiva (je li izdano, vraćeno, djelomično
vraćeno), prema spremištu, osobi koja je izdala gradivo te prema datumu izdavanja i
vraćanja gradiva u spremište.
Kao i aplikacija Lector, i Lector 2 je baziran na open source softwareu i za
njega se ne plaća licenca. Aplikaciji može istovremeno pristupiti veći broj korisnika
uz uporabu lozinke s bilo kojeg računala online, neovisno o operativnome sustavu. Za
rad u aplikaciji potreban je samo neki od uobičajenih internet preglednika.
Rad s bazom podataka je optimiziran, pri čemu je uz MySQL moguće koristiti i
MS SQL, Oracle i PostgreSQL baze podataka. Baza je smještena na Linux serveru
pouzdanoga web - hosting providera. Kopiranje podataka iz baze obavlja se redovito,
a sigurnosne se kopije pohranjuju u Državnome arhivu u Zagrebu, što je u skladu s
člankom 24. Pravilnika o evidencijama u arhivima (NN 90/2002) koji se odnosi na
arhivske evidencije u elektroničkome obliku i na njihovu zaštitu od neovlaštenoga
unosa, brisanja, izmjene, pristupa i upotrebe podataka.
Treba napomenuti da se aplikacija Lector 2, kao vlastiti softver, svojim
modulima i programskim rješenjima uvijek može prilagoditi potrebama različitih
arhiva u skladu s njihovim prioritetima i specifičnostima pri upravljanju korisničkim
zahtjevima i arhivskim i knjižnim gradivom.
4
ZAKLJUČAK
Nakon što je 2008. godine Državni arhiv u Zagrebu počeo primjenjivati web –
aplikaciju Lector, u početku izrađenu za potrebe čitaonice Arhiva, četiri godine
kasnije ta se aplikacija razvila u aplikaciju Lector 2 koja je u potpunosti integrirana u
cjelokupni informacijski sustav Arhiva. I dalje baziran na open sourceu, osim novoga
korisničkoga sučelja i optimizacije rada s bazom podataka, Lector 2 sadrži proširene
mogućnosti rada sa svim vrstama korisničkih zahtjeva, uključujući i zahtjeve za
isporukom digitalnih preslika gradiva. Dodatno je automatiziran i pojednostavljen
523
B. Molnar: Web aplikacija Lector 2
postupak evidentiranja korisnika čitaonice Arhiva i rješavanja njihovih zahtjeva kao i
evidencija gradiva koje se isporučuje. Dislocirana spremišta Državnoga arhiva u
Zagrebu Lectorom 2 su u potpunosti objedinjena, a precizne statistike korisnika i
njihovih zahtjeva omogućuju daljnje poboljšanje usluga i učinkovitosti Arhiva.
SUMMARY
WEB APPLICATION LECTOR 2
In 2008 the State Archives in Zagreb implemented a web-based application
Lector for the work of the Archives reading room. Four years later, on its foundations
Lector 2, which fully integrates the information system of the Archives, was
developed. Still based on open source software, besides a new user interface, Lector
2, unlike its predecessor, has an ability to work with all types of user requests,
including requests for delivery of digital copies of archives and library material.
Process of Archives users logging, user requests solving and delivered material
tracking is more automatized and simpler. Dislocated depositories of the State
Archives in Zagreb are fully unified in Lector 2 and precise statistics of users and
their requests, which application provides, enables further improvements in services
and efficiency of the State Archives in Zagreb.
524

Download Report