2013-2014 ΔΕΟ 11: Εισαγωγή στη Διοικητική Επιχειρήσεων και Οργανισμών. ΔΕΙΓΜΑ ΣΗΜΕΙΩΣΕΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1Α ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ & ΘΕΩΡΙΕΣ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤΗΜΗΣ. 1.1. Η έννοια της οργάνωσης Ως σύστημα ορίζεται μια ολότητα που τα βασικά της μέρη βρίσκονται σε συνεχή αλληλεπίδραση και επιδιώκουν από κοινού την επιτέλεση ενός συγκεκριμένου σκοπού. Οι οργανώσεις είναι ανοικτά συστήματα που δέχονται εισροές, τις μετατρέπουν σε εκροές, τις διαχέουν στο περιβάλλον και συλλέγουν πληροφορίες. Το εσωτερικό περιβάλλον μιας επιχείρησης περιλαμβάνει την εργασία, το κεφάλαιο, τους φυσικούς πόρους, την έρευνα και τεχνολογία, τις εργασιακές ομάδες και τα στελέχη διοίκησης. Το εξωτερικό περιβάλλον περιλαμβάνει την οικονομική διάσταση, την τεχνολογική εξέλιξη, την κοινωνική- πολιτισμική διάσταση και τον νομικόπολιτικό περίγυρο. Το άμεσο εξωτερικό περιβάλλον περιλαμβάνει τους ανταγωνιστές, προμηθευτές, πελάτες, ρυθμιστικούς παράγοντες. Το έμμεσο εξωτερικό περιβάλλον περιλαμβάνει τον πολιτικό περίγυρο, την κοινωνική διάσταση, το διεθνές περιβάλλον, την τεχνολογία και τη γενικότερη οικονομική κατάσταση. 1.2. Η έννοια της διοίκησης και του διοικητικού στελέχους Διοίκηση είναι το σύνολο των διαδικασιών και ελέγχων με τις οποίες εξασφαλίζεται η διατήρηση της οργανωτικής σύνδεσης και η κατεύθυνση μιας ομάδας ανθρώπων που επιδιώκει ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα. Βασικές λειτουργίες της είναι ο προγραμματισμός, η οργάνωση, η καθοδήγηση και ο έλεγχος. Τα διοικητικά στελέχη κατηγοριοποιούνται στα κατώτερα, μεσαία και ανώτερα στην ιεραρχία. 2 1.3. Τα κυριότερα θεωρητικά ρεύματα της διοικητικής επιστήμης 1. Θεωρία του «επιστημονικού Μάνατζμεντ του F.Taylor (1856-1915) Η κυριότερη επιδίωξη της οργάνωσης της εργασίας είναι επινόηση μεθόδων και τεχνικών παραγωγής, ώστε να περιορίζεται το «συστηματικό χασομέρι» του εργάτη και να αυξάνεται η εντατικοποίηση και η παραγωγικότητα της εργασίας. Ο Taylor εφαρμόζει την καλύτερη ή ιδανική μέθοδο, η οποία είναι και κριτήριο μέτρησης απόδοσης και ανταμοιβής. Θεωρεί πως τα άτομα εργάζονται αποκλειστικά εξαιτίας οικονομικών κινήτρων. Οι βασικοί άξονες Οι βασικοί άξονες του Taylor κινούνται στην ελαχιστοποίηση της σπατάλης χρόνου, μέσω της ανάλυσης και καταγραφής των κινήσεων για την εκτέλεση ενός έργου, την αυστηρή εξειδίκευση, τη χρονομέτρηση των κινήσεων, τον καθορισμό της απόδοσης, την αυστηρή πειθαρχία, την ανάθεση της ευθύνης σχεδιασμού και προετοιμασίας της εργασίας στα ανώτερα στην ιεραρχία στελέχη και στη συνεργασία και όχι τον ατομικισμό. 2. Διοικητική θεωρία του H. Fayol Οι αρχές λειτουργίας διοίκησης είναι: διαίρεση του έργου, πειθαρχία, συγκεντρωτισμός, ενότητα εντολής, δίκαιη αμοιβή εργαζομένων, σταθερότητα κατοχής θέσης και συνεργασία. Ο Fayol ανήκει στην κλασική προσέγγιση της διοικητικής επιστήμης, θεωρεί την επιχείρηση κλειστό κοινωνικό σύστημα & αγνοεί τις ανάγκες του ανθρώπινου παράγοντα. Η προσέγγιση αυτή μετατρέπει την εργασία σε μονότονη επανάληψη προκαθορισμένων κινήσεων, αφαιρεί από τον εργαζόμενο γνώση & δεξιότητες και του στερεί τη χαρά της ικανοποίησης από την εργασία. 3. Η σχολή της γραφειοκρατικής διοίκησης (M.Weber) Οι τύποι εξουσίας κατά τον Weber είναι η χαρισματική εξουσία, η νόμιμη εξουσία και η παραδοσιακή εξουσία. Κάποια χαρακτηριστικά της οργάνωσης αυτής είναι ότι οι εργαζόμενοι επιλέγονται αξιοκρατικά, οι διαδικασίες 3 διατυπώνονται γραπτώς, τα στελέχη διοικούν απρόσωπα, η εξουσία είναι ιεραρχικά δομημένη. Η κριτική της σχολής Weber εστιάζει στην έλλειψη ενθάρρυνσης πρωτοβουλίας, στις απρόσωπες σχέσεις, στην άκαμπτη οργανωτική δομή και στο ότι τα καθήκοντα γίνονται αυτοσκοπός. 4. Θεωρία των ανθρωπίνων σχέσεων Τα συμπεράσματα της σχολής είναι πως η συμμετοχή των εργαζομένων είναι απαραίτητη για την αποδοτική λειτουργία των οργανισμών. Οι αποφάσεις λαμβάνονται με αποκεντρωτικές μεθόδους. Η οργάνωση βασίζεται στις ομάδες και ο προϊστάμενος είναι παράγοντας επικοινωνίας. Κατά τον Mayo, σημαντικό ρόλο παίζουν τα ψυχοκοινωνικά κίνητρα και οι διαπροσωπικές σχέσεις στο χώρο της εργασίας, μέσω των οποίων ο άνθρωπος ικανοποιεί την ανάγκη του να αναγνωριστεί από τους άλλους. Ο Maslow θεωρεί ότι ο άνθρωπος υποκινείται από την επιθυμία του να ικανοποιήσει φυσιολογικές ανάγκες (τροφή, ύπνος, κα) και στη συνέχεια πιο σύνθετες (ασφάλεια, γόητρο, αυτοπραγμάτωση). Στην κριτική της θεωρίας αυτής αναφέρεται ότι υποβαθμίζεται ο ρόλος των υλικών κινήτρων, υποβαθμίζονται τα θεωρεί την διαφορετικά επιχείρηση κλειστό κοινωνικοοικονομικά σύστημα και συμφέροντα διευθυνόντων και διευθυνομένων. 5. Ενδεχομενική προσέγγιση Οι επιχειρήσεις που λειτουργούν σε σταθερά περιβάλλοντα (μικρή αγορά, λίγες καινοτομίες) έχουν διαφορετικές δομές οργάνωσης από εκείνες που λειτουργούν σε μεταβαλλόμενα περιβάλλοντα (έντονος ανταγωνισμός, αλλαγές στην καταναλωτική συμπεριφορά, διαρκείς καινοτομίες). Αντίστοιχα ο τύπος οργάνωσης θα είναι μηχανιστικός (εξειδίκευση, αυστηρό περιεχόμενο εργασίας, ιεραρχική δομή εξουσίας) και οργανικός (ομαδική εργασία, αποκεντρωμένη λήψη αποφάσεων). Ανάλογα με την περίσταση υπάρχει η κατάλληλη άσκηση Διοίκησης & Διαχείρισης. 4 6. Τεχνολογική εκδοχή Η τεχνολογία θεωρείται πλέον καθοριστική μεταβλητή για την οργάνωση της δομής μιας επιχείρησης και του τρόπου που αλληλοσυνδέονται άτομα και τμήματα για την εκτέλεση ενός έργου. Αφορά κάθε διαδικασία που χρησιμοποιείται για να μετατρέψει α’ ύλες & πληροφορίες σε αγαθά και υπηρεσίες. Η Woodward κατέταξε τις επιχειρήσεις με βάση τις τεχνικές μεθόδους που χρησιμοποιούν σε συστήματα παραγωγής ενός προϊόντος ή μικρών παρτίδων, σε συστήματα μαζικής παραγωγής ή μεγάλων παρτίδων και συστήματα παραγωγής σε ροή. 7. Άλλες προσεγγίσεις ► Ιαπωνική προσέγγιση (το κύριο βάρος δίνεται στη συλλογική υπευθυνότητα, το συλλογικό τρόπο λήψης αποφάσεων και τη συνεχή βελτίωση) ► Ολική ποιότητα (τεχνική του ιαπωνικού μάνατζμεντ, εφαρμογή κύκλων ποιότητας, βασική επιδίωξη η ικανοποίηση των αναγκών των πελατών και η ποιότητα χαρακτηρίζει όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης) ► Τογιοτισμός (αυτονομία συμμετεχόντων, ευελιξία, λιτή παραγωγή και εφαρμογή της αρχής πέντε μηδενικών σε: λάθη-βλάβες-γραφειοκρατίααποθήκευση-καθυστερήσεις) ► Ανασχεδιασμός (δεν αρκούν οι βελτιώσεις σε μικρά βήματα, απαιτείται επανεξέταση οργάνωσης εκ βάθρων για ριζική μείωση του κόστους) ► Ποσοτική προσέγγιση (Χρησιμοποιεί μαθηματικά, στατιστική, κ.α. για τη διοίκηση πληροφοριακών συστημάτων. Μέσα από την αλληλεπίδραση ανθρώπων, διαδικασιών και μηχανημάτων επεξεργάζεται πληροφορίες που αφορούν την επιχείρηση). 5 1.4. Διοίκηση επιχ/σεων στη σημερινή εποχή 1.4.1. Προκλήσεις του σύγχρονου μάνατζμεντ Έλλειψη επαρκώς καταρτισμένου εργατικού δυναμικού, διαχείριση της διαφορετικότητας, αξίες και πρότυπα, ραγδαία συντελούμενες αλλαγές, νέα τεχνολογία, νέες μέθοδοι οργάνωσης, παγκοσμιοποίηση, ηθική και κοινωνική ευθύνη, ποιότητα, οικονομία των υπηρεσιών, επιτήρηση μέσα από το διαδίκτυο, άυπνες εταιρείες και υποβόσκουσα δυσφορία. 1.5. Επιχειρηματικότητα (Η διαδικασία σχεδιασμού, οργάνωσης, λειτουργίας και παρακολούθησης της πορείας και των κινδύνων μιας επιχείρησης) ► Η επιχειρηματικότητα και τα χαρακτηριστικά της ► Η μικρομεσαία επιχ/ση ως φορέας επιχειρηματικότητας ► Επιχειρηματικές στρατηγικές ► Οργάνωση του επιχειρηματικού εγχειρήματος ► Η δικαιόχρηση (franchising) ως εναλλακτική μορφή επιχειρηματικότητας ► Λόγοι αποτυχίας ενός επιχειρηματικού εγχειρήματος 1.6. Επιχειρησιακή ηθική ► Ηθική και επιχειρήσεις (πως η εταιρεία αντιμετωπίζει τους εργαζομένους της, πως οι εργαζόμενοι αντιμετωπίζουν την εταιρεία, πως τα στελέχη και οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν άλλους οικονομικούς παράγοντες) ► Διαχείριση ηθικής συμπεριφοράς Το μάνατζμεντ αποκτά ηθική υπόσταση όταν οι αποφάσεις του είναι αντικειμενικά αιτιολογημένες και αποδεκτές από όλες τις εμπλεκόμενες ομάδες. Η επιχειρησιακή ηθική εξαρτάται από το αν και σε ποιο βαθμό το σύστημα την αποδέχεται ως δικαιολογημένη. 6 Η επιχειρησιακή ηθική πρέπει να τεθεί συμπληρωματικά προς όλες τις νομικές ρυθμίσεις λειτουργίας του συστήματος. Είναι αναγκαίο να ενταθούν οι αυτόνομες ηθικές προσπάθειες των επιχειρήσεων για εθελοντική ρύθμιση, ώστε να πάψει η δυσφήμιση των ηγετικών στελεχών. Οι μάνατζερ πρέπει να αντιλαμβάνονται πλήρως του διάφορους ηθικούς δεσμούς μεταξύ των επιχειρήσεων, των εργαζομένων και των λοιπών εμπλεκομένων και να διασφαλίζουν ότι αυτοί οι δεσμοί καλλιεργούνται και προάγονται σύμφωνα με τις πρέπουσες ηθικές αρχές. ► Διαχείριση κοινωνικής ευθύνης Οι τυπικές εκφάνσεις οργάνωσης , που αναδεικνύουν την κοινωνική ευθύνη είναι η συμμόρφωση με τους νόμους, η ηθική συμμόρφωση σε βασικούς κανόνες συμπεριφοράς και οι φιλανθρωπικές δωρεές. Οι άτυπες εκφάνσεις οργάνωσης είναι η ηγεσία και κουλτούρα της επιχείρησης, η στάση απέναντι στην ανήθικη συμπεριφορά και η αξιολόγηση της κοινωνικής ευθύνης. Η επιχείρηση που δείχνει κοινωνική υπευθυνότητα κερδίζει την εμπιστοσύνη της κοινωνίας και επιβραβεύεται από τον καταναλωτή. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 Η λειτουργία του προγραμματισμού και η λήψη των αποφάσεων 2.1. Η λειτουργία του προγραμματισμού 1. Επεξηγήσεις και έννοια του προγραμματισμού Ο προγραμματισμός ως λειτουργία είναι η διεργασία η οποία έχει σχέση με τα τελικά αποτελέσματα, καθώς και με τα μέσα (τι πρέπει να γίνει και πως). Κριτική που έχει ασκηθεί για τον προγραμματισμό •Ο προγραμματισμός στερείται ευελιξίας •Τα προγράμματα δεν μπορούν να αναπτυχθούν σε δυναμικό περιβάλλον 7 •Τα προγράμματα δεν μπορούν να αντικαταστήσουν τη διαίσθηση και τη δημιουργικότητα •Ο προγραμματισμός εστιάζει την προσοχή των στελεχών του στο σημερινό ανταγωνισμό και όχι στη μελλοντική επιβίωσή του •Ο προγραμματισμός ενισχύει την επιτυχία, η οποία μπορεί να οδηγήσει σε αποτυχία. Γενικά ο τυπικός προγραμματισμός βοηθάει στο να έχουμε θετικά οικονομικά αποτελέσματα, όμως οι συνθήκες & οι περιορισμοί του περιβάλλοντος μπορεί να μειώσουν την επίδρασή του. 2. Είδη προγραμματισμού ► Στρατηγικός προγραμματισμός, είναι η διεργασία μέσω της οποίας ένας οργανισμός διαμορφώνει την αποστολή του, το όραμα, τους αντικειμενικούς στόχους και τις στρατηγικές του. ► Τακτικός ή λειτουργικός προγραμματισμός, είναι η διεργασία μέσω της οποίας αποφασίζονται συγκεκριμένα οι ενέργειες που πρέπει να γίνουν και τα μέσα που θα χρησιμοποιηθούν, προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι. 3. Η διεργασία του στρατηγικού σχεδιασμού Διαπίστωση της τρέχουσας αποστολής στόχων και στρατηγικών του οργανισμού. (αποστολή, όραμα, αξίες και κατευθυντήριες αρχές, αντικειμενικοί στόχοι, στρατηγικές). Ανάλυση του εξωτερικού περιβάλλοντος. Ακριβής αντίληψη του περιβάλλοντος και των τάσεων, που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις λειτουργίες της επιχ/σης. Διαπίστωση ευκαιριών και απειλών. Θετικοί και αρνητικοί εξωτερικοί παράγοντες. Ανάλυση των πόρων και ικανοτήτων του οργανισμού. Εσωτερικοί πόροι, π.χ. κεφάλαια, δυνατότητες λειτουργικών μονάδων, πρότυπα, κα. Διαπίστωση δυνατών και αδύνατων σημείων. (SWOT) 8 Επανεκτίμηση αποστολής και στόχων του οργανισμού. Διαμόρφωση στρατηγικής. Επιχειρηματική, ανταγωνιστική, επιμέρους λειτουργικών και επιχειρηματικών μονάδων. Υλοποίηση στρατηγικής Αξιολόγηση & έλεγχος των αποτελεσμάτων 4. Αναγκαιότητα και αρχές του προγραμματισμού ► Ο προγραμματισμός δίνει κατεύθυνση στους μάνατζερ και στους εργαζόμενους ► Μειώνει την επίδραση που έχουν οι αλλαγές στον οργανισμό ► Ελαχιστοποιεί τις σπατάλες και τη χρήση υπέρογκων διαθέσιμων πόρων ► Θέτει πρότυπα που διευκολύνουν την αξιολόγηση και τον έλεγχο των αποτελεσμάτων. Σύμφωνα με τον Drucker, ο προγραμματισμός είναι ό, τι πρέπει να γίνει σήμερα για να δικαιούμαστε το αύριο. Για να είναι αποτελεσματικός ο προγραμματισμός θα πρέπει να εφαρμόζονται οι επόμενες βασικές αρχές: 1. Αρχή της χρονικής δέσμευσης: Οι στόχοι, οι πολιτικές, οι διαδικασίες και τα προγράμματα πρέπει να προσδιορίζονται χρονικά, ώστε τα στελέχη να δεσμεύονται για την υλοποίησή τους. 2. Αρχή της διόρθωσης: Η επιχείρηση πρέπει να παρακολουθεί συστηματικά την πορεία του περιβάλλοντος μέσα στο οποίο δραστηριοποιείται. 3. Αρχή της ελαστικότητας: Το πρόγραμμα θα πρέπει να είναι ελαστικό, ώστε να τροποποιείται με εναλλακτικές προτάσεις. 5. Διοίκηση με στόχους 9 Η διοίκηση με βάση αντικειμενικούς στόχους είναι η διαδικασία εκείνη κατά την οποία τα διοικητικά στελέχη ενός οργανισμού διαμορφώνουν και ιεραρχούν τους στόχους από κοινού με τους υφισταμένους τους. Τα στάδια της διοίκησης με στόχους είναι (1) η εισαγωγή στο πρόγραμμα, (2) ο καθορισμός των αντικειμενικών στόχων και προσδιορισμός ευθύνης κάθε τμήματος, (3) διάλογος για τον προσδιορισμό των στόχων, (4) κατά τη διάρκεια υλοποίησης γίνεται αξιολόγηση και επανακαθορισμός των στόχων και (5) τέλος αξιολογείται η απόδοση των εργαζομένων. 2.2. Η λήψη των αποφάσεων 2.2.1. Έννοια και συνθήκες αποφάσεων Τα στάδια λήψης αποφάσεων είναι: Το στάδιο διάγνωσης του προβλήματος Το στάδιο εξεύρεσης και ανάλυσης των εναλλακτικών λύσεων, αφού έχουν συγκεντρωθεί και αξιολογηθεί όλες οι πληροφορίες που αφορούν το πρόβλημα Το στάδιο επιλογής της καλύτερης εναλλακτικής, που μπορεί να εκπληρώσει καλύτερα τους αντικειμενικούς στόχους του οργανισμού & είναι ρεαλιστική Τέλος, το στάδιο υλοποίησης της εναλλακτικής Λύσης 10 2.2.2. Είδη και τρόποι αποφάσεων Προγραμματισμένες αποφάσεις κατά τη διεργασία λήψης αποφάσεων είναι ο πιο αποδοτικός τρόπος για το σωστό χειρισμό ορισμένων προβλημάτων. Οι μάνατζερ βασίζονται σε μη-προγραμματισμένες αποφάσεις όταν τα προβλήματα δεν είναι σωστά δομημένα. Ο τρόπος σκέψης που χαρακτηρίζει τους λήπτες αποφάσεων είναι ορθολογικός (επεξεργάζεται τις πληροφορίες με μια γραμμική διαδικασία και πολύ προσεκτικά) ή διαισθητικός (σκέφτονται δημιουργικά και χρησιμοποιούν τη διαίσθηση και το συναίσθημα). Οι τρόποι λήψης αποφάσεων είναι: Καθοδηγητικός τρόπος λήψης αποφάσεων (χαρακτηρίζει άτομα με ορθολογικό τρόπο σκέψης και με μικρή ανοχή στην αβεβαιότητα του περιβάλλοντος) Αναλυτικός τρόπος λήψης αποφάσεων (ορθολογικός τρόπος σκέψης και αντιμετώπιση υψηλής αβεβαιότητας συνθηκών περιβάλλοντος) Τρόπος λήψης αποφάσεων σχετικός με την αντίληψη (ευρεία αντίληψη των πραγμάτων και υψηλή αβεβαιότητα) Τρόπος λήψης αποφάσεων σχετικός με τη συμπεριφορά (διαισθητικός τρόπος σκέψης και μικρός βαθμός αβεβαιότητας) ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Η φύση και ο σκοπός της οργάνωσης. 3.1. Η φύση και ο σκοπός της οργάνωσης Η λειτουργία της οργάνωσης αναφέρεται στον τρόπο με τον οποίο μια επιχείρηση διαμορφώνει τη δομή της. Σκοπός της λειτουργίας είναι η ομαδοποίηση όλων των δραστηριοτήτων ή ενεργειών που είναι αναγκαίες για την αποτελεσματική λειτουργία της επιχείρησης. Το οργανόγραμμα μιας επιχείρησης αποτελεί την τυπική γραφική απεικόνιση της δομής της, όπου αποτυπώνονται οι ρόλοι στους οποίους έχει κατατμηθεί η επιχειρηματική λειτουργία. 11 3.2. Κριτήρια τμηματοποίησης της διοικητικής δράσης Τμηματοποίηση και κατανομή του διοικητικού έργου σε επίπεδα διοίκησης και αναζήτηση των βέλτιστων κριτηρίων διαίρεσης της εργασίας. Ανάλυση κριτηρίων τμηματοποίησης ► Το κριτήριο του σκοπού: Η οργάνωση μιας επιχ/σης αναφέρεται στη συγκέντρωση μέσα στο ίδιο οργανωτικό πλαίσιο μιας ομάδας ανθρώπων και δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στην πραγμάτωση ενός κύριου σκοπού ή και στην παροχή συγκεκριμένων υπηρεσιών. ► Το κριτήριο των διαδικασιών: Η οργάνωση στην ίδια διοικητική ενότητα ενός αριθμού ομοειδών ειδικοτήτων, τεχνικών ή δραστηριοτήτων. Η οργάνωση με βάση το κριτήριο αυτό διευκολύνει την εξειδίκευση, αυξάνει την παραγωγικότητα και εξασφαλίζει τις αναγκαίες οικονομίες μεγέθους. ► Το κριτήριο του κοινού ή των πελατών: Η επιχ/ση οργανώνεται με βάση την εξυπηρέτηση των αναγκών ενός αριθμού πελατών. Απλοποιείται ο συντονισμός των ενεργειών και των Απλοποιείται ο συντονισμός των ενεργειών και των δράσεων, περιορίζονται οι επικαλύψεις και οι συγκρούσεις και ενθαρρύνεται ο προσανατολισμός της διοικητικής συμπεριφοράς προς τις ανάγκες των πελατών. ► Το κριτήριο του χώρου ή του τόπου: Η οργάνωση γίνεται με βάση την περιφέρεια, το χώρο ή τον τόπο στον οποίο εκτυλίσσεται η διοικητική δράση, δηλαδή συνενώνονται ανομοιοειδείς δραστηριότητες με κοινή γεωγραφική βάση. Αποδίδεται ειδικό βάρος στις τοπικές ιδιαιτερότητες, βελτιώνεται ο συντονισμός δράσεων σε κάθε περιοχή και διευκολύνεται η επαφή με τα τοπικά ενδιαφέροντα. 3.2.2. Δομή πλεγματικού τύπου (matrix organization) Μέσω της σχεδίασης μιας δομής πλεγματικού τύπου επιχειρούνται η αξιοποίηση των πλεονεκτημάτων και η αποφυγή των μειονεκτημάτων του κάθε κριτηρίου τμηματοποίησης του διοικητικού έργου. 12 Τα δύο χαρακτηριστικά γνωρίσματα μιας πλεγματικής δομής είναι η διττή εξουσία και η ισόρροπη δύναμη. Αυτό σημαίνει πως ένας υφιστάμενος έχει δύο προϊσταμένους και μεταξύ των προϊσταμένων υφίσταται πραγματική ίση δύναμη. 3.3. Ενδεχομενική θεώρηση του οργανωτικού σχεδιασμού Οι θεωρητικοί της σχολής αυτής υποστηρίζουν ότι δεν υφίσταται μία και μόνη άριστη οργανωτική δομή. 3.3.1. Τεχνολογία και οργανωτικός σχεδιασμός Η οργανωτική τεχνολογία περιλαμβάνει το σύνολο των γνώσεων, τεχνικών, μεθόδων, μέσων & δραστηριοτήτων που χρησιμοποιούνται από τις επιχ/σεις για το μετασχηματισμό των εισροών τους σε εκροές. Έχουμε α) τεχνολογία μικρής ποσότητας παραγωγής, β) μαζικής παραγωγής και γ) συνεχόμενης διαδικασίας παραγωγής. Συμπεράσματα μελετών για τη σχέση τεχνολογίας - οργανωτικού σχεδιασμού δείχνουν τα εξής: •Δεν υπάρχει σημαντική σχέση μεταξύ τεχνολογικής πολυπλοκότητας και οργανωτικού μεγέθους •Το εύρος εποπτείας, ο ρόλος και οι λειτουργίες των ανωτέρω στελεχών προσδιορίζονται από την τεχνολογία •Η αναλογία διοικητικού & τεχνικού προσωπικού αυξάνεται παράλληλα με την τεχνολογική πολυπλοκότητα •Αυξάνονται οι προϊστάμενοι όσο αυξάνεται το προσωπικό και ο αριθμός του ειδικευμένου προσωπικού όσο αυξάνεται η πολυπλοκότητα της τεχνολογίας •Η αύξηση της τεχνολογικής πολυπλοκότητας μειώνει το κόστος παραγωγής. 13 3.3.2. Μέγεθος οργάνωσης και οργανωτικός σχεδιασμός Το μέγεθος σχετίζεται με τον τρόπο τμηματοποίησης του διοικητικού έργου αναλογικά. Η αύξηση του οργανωτικού μεγέθους επηρεάζει το βαθμό γραφειοκρατικοποίησης ή δόμησης της οργανωτικής συμπεριφοράς. Η αύξηση του μεγέθους μιας επιχείρησης επιφέρει αλυσιδωτές συνέπειες στον τρόπο οργάνωσης της επιχειρησιακής συμπεριφοράς επηρεάζοντας τόσο την αύξηση της τυποποίησης, όσο και τη διαφοροποίησή της, ενώ ανάλογα εξελίσσεται και η εκχώρηση της εξουσίας λήψης αποφάσεων. 3.3.3. Περιβάλλον και οργανωτικός σχεδιασμός Μεταξύ των επιχειρήσεων και του περιβάλλοντός τους διαμορφώνονται σχέσεις αλληλεπίδρασης. Η επιχ/ση θεωρείται ανοιχτό σύστημα, που έχει την ικανότητα να ανταποκρίνεται στις συνθήκες λειτουργίας της. Οι τύποι περιβάλλοντος είναι το ήρεμο-τυχαίο, το ήρεμο-σύμπλεγμα, το διάσπαρτο-αναδραστικό και το ταραχώδες. Η δομή μιας επιχείρησης δε μπορεί και δεν πρέπει να είναι ανεξάρτητη του περιβαλλοντικού τύπου της. Έτσι σε στατικά, σταθερά και απλά περιβάλλοντα η υιοθέτηση μιας μηχανιστικής δομής είναι πιο πρόσφορη. 14 3.3.4. Στρατηγική και οργανωτικός σχεδιασμός Η οργανωτική δομή μιας επιχ/σης είναι ένα εργαλείο υλοποίησης των στρατηγικών σκοπών και επιδιώξεών της. Η διαδικασία του οργανωτικού σχεδιασμού έχει ως κύρια στοιχεία της τα εξής: Προσδιορισμός των βασικών σκοπών της επιχ/σης, οργάνωση της επιχ/σης «από πάνω προς τα κάτω», καθορισμός θέσεων διοίκησης, ομαδοποίηση καθηκόντων και μέσων αναφορικά με τα επιθυμητά αποτελέσματα, εξισορρόπηση των κατανεμημένων πόρων και προσδιορισμός του εύρους εποπτείας. 3.4. Συντονισμός, Συνοχή και Εποπτεία Η διαίρεση της εργασίας καθιστά απολύτως απαραίτητο το σχεδιασμό και κάποιων συντονιστικών μηχανισμών, ώστε να αμβλύνονται οι φυγόκεντρες τάσεις από τη διαίρεση του έργου. Οι βασικοί τύποι (εργαλεία) συντονισμού είναι:  Συντονισμός μέσω προτύπων,  Συντονισμός μέσω προγραμμάτων,  Συντονισμός μέσω της αμοιβαίας προσαρμογής. Το εύρος ελέγχου ή εποπτείας είναι ο αριθμός των θέσεων εργασίας για τη διοίκηση των οποίων δημιουργείται μια θέση προϊσταμένου. Φαίνεται ότι μια αναλογία 1:5, δηλ. ένας προϊστάμενος ανά 5 υφισταμένους, έως 1:7 είναι λειτουργική και εφικτή. 3.5. Το ζήτημα της εκχώρησης της εξουσίας λήψης αποφάσεων Η συγκέντρωση της εξουσίας προσδιορίζεται από το επίπεδο και την ποικιλία των ομάδων που συμμετέχουν στη λήψη στρατηγικών αποφάσεων, σε σχέση με τον αριθμό των ομάδων που λειτουργούν στην επιχείρηση. Ανάθεση και εκχώρηση εξουσίας σημαίνει ότι παραχωρείται από έναν προϊστάμενο σε κάποιον υφιστάμενο το δικαίωμα να ενεργεί κατά την κρίση του. 15 Ο βαθμός διάχυσης προσδιορίζεται από τον αριθμό των αποφάσεων και τη σπουδαιότητά τους στα κατώτερα κλιμάκια, το βαθμό επιρροής στις λειτουργίες της οργάνωσης και τον έλεγχο που ασκείται σε αυτές. Οι αρχές ανάθεσης εξουσίας αναφέρονται: Στο συσχετισμό της ανάθεσης της εξουσίας λήψης αποφάσεων με τα προσδοκώμενα αποτελέσματα Στην αποτελεσματικότερη συγκεκριμενοποίηση των περιοχών δράσης, των ενεργειών, των προσδοκώμενων αποτελεσμάτων και των δραστηριοτήτων που ανατίθενται. Στην ισόρροπη σχέση μεταξύ εξουσίας και ευθύνης Στην ενότητα εντολών, όπου κάθε κάτοχος θέσης πρέπει να διοικείται από ένα μόνο προϊστάμενο για να μη δημιουργείται σύγχυση εντολών, καθηκόντων και στόχων. 3.6. Η διαλεκτική σχέση μεταξύ γραμμής και επιτελείου Με τον όρο στελέχη γραμμής αναφερόμαστε στις λειτουργίες γραμμής που φέρουν άμεση ευθύνη για την εκπλήρωση των αντικειμενικών σκοπών της επιχ/σης. Ο όρος επιτελείο αναφέρεται στη βοήθεια που παρέχεται στα στελέχη γραμμής, ώστε να μπορούν να εργάζονται αποτελεσματικά. Η εξουσία ανήκει στα στελέχη γραμμής. Οι βασικοί λόγοι που καθιστούν αναγκαία τη συγκρότηση μονάδων επιτελικής δράσης είναι α) η επιχειρησιακή υπερφόρτωση, β) η ανταπόκριση, γ) η αντικειμενικότητα και δ) ο συντονισμός. 16 3.7. Οργανωτική κουλτούρα και οργανωτικός σχεδιασμός Στο επίπεδο της διοικητικής επιστήμης ο όρος κουλτούρα νοείται ως ένας όρος που περικλείει ποικίλες συνιστώσες ενός τρόπου σκέψης και αντίληψης της κοινωνικής πραγματικότητας. Αφορά το σύνολο των γνώσεων, τις αξίες, τις τελετουργίες, τους θρύλους, αλλά και τους νόμους και κανονισμούς μιας επιχείρησης. Σε πολλές περιπτώσεις τα στοιχεία αυτά εκφράζονται άτυπα και λειτουργούν συμπληρωματικά προς τα τυπικά προβλεπόμενα, όπως είναι για παράδειγμα η περιγραφή των καθηκόντων. 17