ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΓΥΝΑΙΚΕΙΑΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑΣ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ: Β. ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑΣ ΕΙΡΗΝΗ ΝΙΚΑΝΔΡΟΥ 1 Πίνακας Περιεχομένων 1. Εισαγωγή ...........................................................................4 ΜΕΡΟΣ ΠΡΩΤΟ .......................................................................5 Άσκηση: Σχεδιάζοντας και διοικώντας την Σχολική Εφημερίδα ...........................................................................5 ΜΕΡΟΣ ΔΕΥΤΕΡΟ.....................................................................7 Θεωρητική Κατάρτιση ..............................................................7 Γ1. Εισαγωγή στη Διοίκηση Επιχειρήσεων ................................7 Γ.1.1. Τί είναι επιχείρηση; ........................................................7 Γ.1.2. Τί είναι Μάνατζμεντ; .......................................................8 Γ.1.3. Ερώτησεις για Σκέψη, Συζήτηση και Δράση ...................... 11 Γ2. Ανάλυση Περιβάλλοντος ..................................................12 Γ.2.1. Εξωτερικό Περιβάλλον .................................................. 12 Γ.2.2. Εσωτερικό Περιβάλλον .................................................. 14 Γ.2.3. Ερώτησεις για Σκέψη, Συζήτηση και Δράση ...................... 16 Γ3. Η Λειτουργία του Προγραμματισμού ................................17 Γ.3.1. Ορισμός...................................................................... 17 Γ.3.2. Διαδικασία Προγραμματισμού ......................................... 17 Γ.3.3. Λήψη Απόφασης .......................................................... 20 Γ.3.4. Ερώτησεις για Σκέψη, Συζήτηση και Δράση ...................... 21 Γ4. Η Λειτουργία της Οργάνωσης ...........................................22 Γ.4.1. Η Ανάλυση των Δραστηριοτήτων .................................... 22 Γ.4.2. Η Ανάλυση των Αποφάσεων........................................... 23 Γ.4.3. Η Ανάλυση των Σχέσεων ............................................... 25 Γ.4.4. Σχεδιασμός Τμημάτων ..................................................25 Γ.4.5. Ερώτησεις για Σκέψη, Συζήτηση και Δράση ...................... 29 Γ5. Η Λειτουργία της Διεύθυνσης ...........................................30 Γ.5.1. Η Θεωρία Ιεράρχησης Αναγκών του Maslow ..................... 31 Γ.5.2. Η Θεωρία Παρακίνησης – Υγιεινής του Herzberg ............... 32 2 Γ.5.3. Θεωρία της Δικαιοσύνης του Adams (Equity Theory) ......... 33 Γ.5.4. Μερικές Στρατηγικές για Παρακίνηση............................... 34 Γ.5.5. Ερώτησεις για Σκέψη, Συζήτηση και Δράση ...................... 35 Γ6. Η Λειτουργία του Ελέγχου ...............................................36 Γ.6.1. Ορισμός...................................................................... 36 Γ.6.2. Η Διαδικασία του Ελέγχου.............................................. 37 Γ.6.3. Χαρακτηριστικά Αποτελεσματικού Συστήματος Ελέγχου...... 37 Γ.6.4. Ερώτησεις για Σκέψη, Συζήτηση και Δράση ...................... 38 Αναφορές ..............................................................................39 3 1. Εισαγωγή Το κείμενο που ακολουθεί βασίζεται στον σχεδιασμό αποτελεσματικής μαθησιακής διαδικασίας με βάση τον οποίο δίνουμε στους εκπαιδευόμενους μια εμπειρία (άσκηση), την συζητάμε (παρατηρούν τί έχουν κάνει), συζητάμε τα θεωρητικά ζητήματα που προκύπτουν (θεωρία) και τέλος, βλέπουμε την εφαρμογή της θεωρίας είτε στην ίδια άσκηση ή σε άλλες εφαρμογές (πρακτική). Συνεπώς, οι σημειώσεις που ακολουθούν χωρίζονται σε τρεις ενότητες. Συγκεκριμένα, ο εκπαιδευτής θα δώσει οδηγίες στους εκπαιδευόμενους για την άσκηση που βρίσκεται στην πρώτη ενότητα, οι εκπαιδευόμενοι θα δουλέψουν πάνω σ’ αυτήν και στο τέλος της ενότητας αυτής θα συζητήσουν την άσκηση, όπως την έχουν επεξεργαστεί οι εκπαιδευόμενοι (προτεινόμενος χρόνος άσκησης και συζήτησης 45’). Στη δεύτερη ενότητα, ο εκπαιδευτής συζητάει τα θεωρητικά θέματα που σχετίζονται με τη διοίκηση μιας επιχείρησης με τη βοήθεια των σχετικών διαφανειών (προτεινόμενος χρόνος θεωρητικής κατάρτισης 90’). Τέλος, ο εκπαιδευτής θα ζητήσει από τους εκπαιδευόμενους να αξιοποιήσουν τη γνώση που παρήχθη κατά τη θεωρητική κατάρτιση μέσα από συζήτηση εκπαιδευόμενους με όλους και εκ τους νέου εκπαιδευόμενους με όλους τους τοποθέτηση καταγραφή των και σημαντικών σημείων για τη Διοίκηση της «Σχολικής Εφημερίδας» (προτεινόμενος χρόνος σύνδεσης θεωρίας και άσκησης 45’). Στην πρώτη και την τρίτη ενότητα δίδονται οδηγίες προς το διδάσκοντα για να βοηθηθούν να επικεντρωθούν στα πιο σημαντικά σημεία. 4 ΜΕΡΟΣ ΠΡΩΤΟ Άσκηση: Σχεδιάζοντας και διοικώντας την Σχολική Εφημερίδα Σκοπός Ο σκοπός αυτής της άσκησης είναι να βοηθήσει τους σπουδαστές να κατανοήσουν την πολυπλοκότητα και τα θέματα που ανακύπτουν στην οργάνωση και διοίκηση μιας επιχείρησης. Όπως περιγράφεται και στην συνέχεια οι σπουδαστές θα σχεδιάσουν μια επιχείρηση, της οποίας το έργο είναι να εκδώσει την σχολική εφημερίδα. Διαδικασία Οι σπουδαστές χωρίζονται σε 3 ομάδες (max. αριθμός ατόμων ομάδας 12) και θα πρέπει για τα επόμενα 25’ να σχεδιάσουν μια επιχείρηση, ώστε να ικανοποιούνται οι συνθήκες που περιγράφονται στην συνέχεια. Το τελικό προϊόν είναι η παρουσίαση της επιχείρησης στην τάξη. Η Κατάσταση Σαν αποτέλεσμα πολλών αιτήσεων από τους σπουδαστές, ο Λυκειάρχης θέλει να αρχίσει την έκδοση μιας μηνιαίας εφημερίδας που θα αφορά τους σπουδαστές του σχολείου. Ο Λυκειάρχης είναι διατεθειμένος να χρηματοδοτήσει εξ ολοκλήρου την έκδοση της εφημερίδας για τους επόμενους 6 μήνες, ενώ στην συνέχεια, σε μόνιμη βάση μπορεί να χρηματοδοτεί το 50% του κόστους της εφημερίδας. Η εφημερίδα θα έχει 4 σελίδες και η δουλειά της επιχείρησης «Σχολική Εφημερίδα» είναι να παράγει την σχολική εφημερίδα και να την διανέμει. Στο τέλος των 25’, ο Λυκειάρχης περιμένει μια 5΄ παρουσίαση από τις ομάδες που θα περιγράφει την «επιχείρηση» έτσι ώστε να εκτυπωθεί και διανεμηθεί αποτελεσματικά η σχολική εφημερίδα. Ο Λυκειάρχης δεν ενδιαφέρεται τόσο για το πώς θα φαίνεται η εφημερίδα όπως π.χ. το 5 λογότυπο, αλλά θέλει να δει πώς σκέφτεστε να οργανώσετε την επιχείρησή σας για να μπορέσετε να κάνετε τη δουλειά σας. Η παρουσίασή σας θα πρέπει να περιλαμβάνει την οργάνωση της δουλειάς κάθε μέλους της επιχείρησης και προτάσεις για το πώς θα ελέγξετε ότι το κάθε μέλος έχει κάνει τη δουλειά του σωστά. 6 ΜΕΡΟΣ ΔΕΥΤΕΡΟ Θεωρητική Κατάρτιση Γ1. Εισαγωγή στη Διοίκηση Επιχειρήσεων Γ.1.1. Τί είναι επιχείρηση; Ένα μεγάλο μέρος της καθημερινής ζωής μας το αφιερώνουμε στην εργασία και πέρα από οποιοδήποτε ενδιαφέρον για τα θέματα της διοικητικής επιστήμης, έχουμε οικονομικό συμφέρον από το να κατανοήσουμε και να βελτιώσουμε τον τρόπο με τον οποίο διοικούνται οι επιχειρήσεις. Η πρώτη ερώτηση που θα πρέπει να απαντήσουμε είναι να ορίσουμε τί είναι επιχείρηση. Μπορείτε να σκεφθείτε μερικές επιχειρήσεις; Το σχολείο σας, το νοσοκομείο, το φαρμακείο και το σούπερ-μάρκετ της γειτονιάς σας είναι όλα οργανισμοί, επιχειρήσεις που μπορεί να διαφέρουν, αλλά έχουν κοινά χαρακτηριστικά. Έτσι, ορίζουμε ότι ένας οργανισμός είναι ένα σύνολο ανθρώπων, που αναπτύσσουν δραστηριότητες με χρονική διάρκεια για την επίτευξη στόχων, μέσα από δομημένα και συντονισμένα συστήματα δραστηριοτήτων. Στο μοντέλο κοινωνικής οργάνωσης και πολιτισμού που ζούμε η επιχείρηση θεωρείται κυρίως ένας οικονομικός παράγοντας, η οποία έχει όλα τα στοιχεία του οργανισμού. Αποτελεί δηλαδή, η επιχείρηση τον κατ’ εξοχήν οργανισμό που παράγει αγαθά και δημιουργεί πλούτο. Σαν οικονομική μονάδα μπορούμε να ορίσουμε μια οικονομική οντότητα στα πλαίσια της οποίας συνδυάζονται τα πάσης φύσεως παραγωγικά μέσα με βάση την οικονομική αρχή για την παραγωγή προϊόντων ή υπηρεσιών για την κάλυψη των ανθρώπινων αναγκών. Από τον πιο πάνω ορισμό προκύπτει ότι: 7 Τρία είναι τα συστατικά της Οικονομικής Μονάδας 1. Ο συνδυασμός των συντελεστών παραγωγής (πόρων), όπως είναι η φύση, η εργασία, το κεφάλαιο, οι πληροφορίες, ανεξάρτητα από το ποσοστό συμμετοχής του κάθε συντελεστή. 2. Ο συνδυασμός να διέπεται από την οικονομική αρχή: το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα με τις μικρότερες δυνατές θυσίες. 3. Ο συνδυασμός των συντελεστών παραγωγής να καταλήγει σε παραγωγή αγαθών ή υπηρεσιών για την κάλυψη ανθρωπίνων αναγκών. Στην συνέχεια, θα χρησιμοποιούμε τους όρους οργάνωση και επιχείρηση εναλλακτικά. Το κεντρικό στοιχείο της επιχείρησης είναι ότι αποτελείται από άτομα και τις μεταξύ τους σχέσεις. Μια επιχείρηση υπάρχει όταν άνθρωποι αλληλεπιδρούν για να επιτελέσουν βασικές λειτουργίες που τους βοηθούν να πετύχουν κάποιους στόχους. Οι μάνατζερς οργανώνουν και συντονίζουν τους πόρους της επιχείρησης για να πετύχουν τους στόχους της. Μια επιχείρηση δεν μπορεί να υπάρξει χωρίς αλληλεπίδραση με τους πελάτες, τους προμηθευτές και άλλες συνιστώσες του εξωτερικού περιβάλλοντος. Γ.1.2. Τί είναι Μάνατζμεντ; Ο λόγος δημιουργίας των επιχειρήσεων είναι η αποτελεσματική αξιοποίηση των διαθέσιμων πόρων για την επίτευξη στόχων που αφορούν σε ανθρώπινες ανάγκες. Η αποτελεσματική αξιοποίηση των πόρων δεν είναι δυνατόν να επιτευχθεί χωρίς την άσκηση αποτελεσματικής διοίκησης ή μάνατζμεντ όπως έχει πλέον καθιερωθεί ο όρος και στην ελληνική γλώσσα. 8 Ορισμοί Μάνατζμεντ είναι ένα σύστημα προϊστάμενος/η για να επιτύχει ενεργειών που κάνει ο/η επιθυμητά αποτελέσματα, με την συνεργασία άλλων ανθρώπων και με την αποτελεσματική αξιοποίηση συγκεκριμένων πόρων. Αυτός είναι ένας απλός ορισμός που αποσαφηνίζει ορισμένα σημείακλειδιά: • Η διοίκηση είναι ένα σύνολο από ενέργειες και όχι μια στατική κατάσταση. • Υπεισέρχεται η έννοια των επιθυμητών αποτελεσμάτων ή στόχων και η αξιοποίηση των διατιθέμενων πόρων. • Τίθεται ανάγλυφα η έννοια της συνεργασίας. • Ο προϊστάμενος επιτυγχάνει αποτελέσματα μέσα από την εργασία άλλων. Ένας πιο ολοκληρωμένος ορισμός της έννοιας Διοίκηση είναι: Διοίκηση είναι: • Η σωστή χρησιμοποίηση (αξιοποίηση) φυσικών και ανθρώπινων πόρων • Για την επίτευξη προκαθορισμένων στόχων • Για τη δημιουργία μιας δυναμικής, λειτουργικής δομής • Για την ικανοποίηση αναγκών τόσο «των πελατών» όσο και του ευρύτερου κοινού • Και παράλληλα έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να επιτυγχάνουν και τους προσωπικούς τους στόχους, να αισθάνονται ικανοποιημένοι και να έχουν υψηλό ηθικό. 9 Ο R.Griffin ορίζει το μάνατζμεντ σαν τη διαδικασία του προγραμματισμού, οργάνωσης, διεύθυνσης των ανθρώπων και του ελέγχου, των ανθρώπων, χρηματοοικονομικών, φυσικών και πληροφοριακών πόρων μιας οργάνωσης, ώστε να επιτυγχάνονται οι στόχοι της με αποτελεσματικό τρόπο. Τις επιμέρους λειτουργίες του μάνατζμεντ, που επιτρέπουν σε έναν προϊστάμενο να ασκήσει αποτελεσματική διοίκηση, θα τις δούμε σε επόμενη ενότητα. Προγραμματισμός Οργάνωση Διεύθυνση Έλεγχος Στοχεύουν ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΙ ΠΟΡΟΙ ΤΕΧΝΟΛΟ ΓΙΑ - ΥΛΙΚΑ Καθορισμός Καθορισμός Ηγεσία, Στόχων, Συνολικού Έργου Ενθάρρυνση, Προτύπων, Πορειών Διαίρεση σε Υποκίνηση, Εντοπισμός, Δράσης, Επιμέρους Επικοινωνία, Μέτρηση Ενεργειών, Εργασίες, Επίλυση Αποκλίσεων, Μέσων ΟΙΚΟΝΟΜΙ ΚΟΙ ΠΟΡΟΙ Καθορισμός Τμήματα, Διαφορών, Διάγνωση, Ιεραρχικά Ομαδική Ανάλυση Επίπεδα Συνεργασία Αιτιών & Επίτευξη Στόχων Καθορισμός ΠΛΗΡΟΦΟ ΡΙΕΣ ΓΝΩΣΕΙΣ Διορθωτικών Ενεργειών Σχήμα 1.1. Μάνατζμεντ 10 Γ.1.3. Ερώτησεις για Σκέψη, Συζήτηση και Δράση Î Σκεφθείτε μια ομάδα της οποίας είστε μέλος. Η ομάδα αυτή μπορεί να θεωρηθεί επιχείρηση; Δικαιολογείστε την απάντησή σας. Ποιές λειτουργίες του μάνατζμεντ μπορούν να εφαρμοσθούν; Εξηγείστε με παραδείγματα. Î Περιγράψτε πώς θα μπορούσατε να εφαρμόσετε τις τέσσερεις λειτουργίες του μάνατζμεντ στην καθημερινή σας ζωή. Î Σκεφθείτε μια κακή εμπειρία που είχατε από μια επιχείρηση με την οποία είχατε μια συναλλαγή σαν πελάτης. Ποιό ήταν το πρόβλημα; Μπορεί αυτό να αποδοθεί σε κακή διοίκηση; Σε ποιά από τις τέσσερεις λειτουργίες της διοίκησης μπορείτε να αποδώσετε το πρόβλημα; Εξηγείστε. Î Περιγράψτε προγραμματισμός, κάθε μια από οργάνωση, τις λειτουργίες διεύθυνση και του έλεγχος. μάνατζμεντ: Δώστε ένα παράδειγμα με ενέργειες που κάνει ένας μάνατζερ σε κάθε μια από τις λειτουργίες, σε μια επιχείρηση που γνωρίζετε, το σχολείο σας, ένα σύλλογο. Αν λείπουν μια ή περισσότερες λειτουργίες, ποιες είναι οι συνέπειες; h Επισκεφθείτε την ιστοσελίδα μιας μεγάλης ελληνικής εταιρίας στο διαδίκτυο, όπως για παράδειγμα την ιστοσελίδα της ΦΑΓΕ (www.fage.gr) και από την Αρχική Σελίδα πηγαίντε στην ενότητα «Εταιρία»: εντοπίστε την αποστολή της εταιρίας, ποιός είναι ο στόχος της, τί είναι αυτό που διαφοροποιεί την εταιρία και την κάνει να υπερέχει; Στην συνέχεια στην ίδια ενότητα εντοπίστε τους πόρους της εταιρίας (υποδομή, πρώτες ύλες, άνθρωποι, οικονομικά στοιχεία). 11 Γ2. Ανάλυση Περιβάλλοντος Γ.2.1. Εξωτερικό Περιβάλλον Η επιχείρηση δημιουργείται, επιβιώνει και αναπτύσσεται μέσα σε ένα περιβάλλον με το οποίο βρίσκεται σε συνεχή αλληλεπίδραση, τόσο για την απόκτηση εισροών, όπως π.χ. α’ υλών, όσο και για τη διάθεση των εκροών της, όπως π.χ. προϊόντων ή υπηρεσιών. Συνεπώς, η αποτελεσματικότητα της επιχείρησης εξαρτάται από τις σχέσεις που αναπτύσσει με το περιβάλλον της. Σαν περιβάλλον της επιχείρησης ορίζουμε όλα εκείνα τα στοιχεία που βρίσκονται έξω από την επιχείρηση και επηρεάζουν ή μπορούν να επηρεάσουν το σύνολο ή μέρος αυτής (Daft, 2005). Το περιβάλλον διακρίνεται σε: ΓΕΝΙΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ: όλα εκείνα τα στοιχεία που βρίσκονται εκτός επιχείρησης και που μπορεί να μην έχουν άμεση επίπτωση στις καθημερινές λειτουργίες μιας επιχείρησης αλλά την επηρεάζουν έμμεσα. Το γενικό περιβάλλον περιλαμβάνει τους πιο κάτω τομείς: • Οικονομικό Περιβάλλον • Νομικό Περιβάλλον • Τεχνολογικό Περιβάλλον • Κοινωνικό Περιβάλλον • Πολιτισμικό Περιβάλλον • Πολιτικό Περιβάλλον • Οικολογικό Περιβάλλον 12 Έτσι, οι γενικές οικονομικές συνθήκες επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο μια εταιρία ασκεί την επιχειρηματική της δραστηριότητα. Η οικονομική ύφεση των τελευταίων χρόνων, έχει οδηγήσει πολλές επιχειρήσεις σε μείωση προσωπικού, μείωση δαπανών και αυξήσεων μισθών. Στον τομέα της τεχνολογίας έχουν σημειωθεί τεράστιες αλλαγές τα τελευταία χρόνια με την ανάπτυξη της τεχνολογίας των υπολογιστών και του διαδικτύου. ΕΙΔΙΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ: όλα εκείνα τα στοιχεία του περιβάλλοντος με τα οποία η επιχείρηση αναπτύσσει σχέσεις. • Ανταγωνιστές • Προμηθευτές • Πελάτες και Καταναλωτές • Τράπεζες και άλλοι Πιστωτικοί Φορείς • Συνδικάτα Εργαζομένων • Συνεργαζόμενες Επιχειρήσεις ή Φορείς • Κρατικοί Οργανισμοί Ο Daft (2005) δίνοντας μια πρακτική συμβουλή εστιάζει στο εξής: Οργανώστε τα στοιχεία του εξωτερικού περιβάλλοντος σε δέκα (10) τομείς για να διευκολύνετε την ανάλυση: Κλάδος (ανταγωνιστές, συναφείς κλάδοι), Πρώτες Ύλες (προμηθευτές, παραγωγοί, ακίνητα), Ανθρώπινοι Πόροι (αγορά εργασίας, σωματεία, εκπαίδευση), Οικονομικοί Πόροι (τράπεζες), Αγορά (πελάτες), Τεχνολογία (η τεχνολογία που χρησιμοποιείται στον συγκεκριμένος κλάδο, ρυθμός αλλαγής τεχνολογίας, χρήση υπολογιστών, διαδικτύου), Οικονομικός Τομέας (ανεργία, ύφεση, πληθωρισμός), Κυβερνητικός Τομέας (τοπικοί, περιφερειακοί και εθνικοί νόμοι, πολιτικές διαδικασίες, φόροι, κρατικές υπηρεσίες), ΚοινωνικοΠολιτιστικός Τομέας (μειονότητες, ηλικίες, μορφωτικό επίπεδο, οργανώσεις οικολογικές, καταναλωτών) και Διεθνής Τομέας (ανταγωνισμός από το εξωτερικό, τελωνειακές ρυθμίσεις, συναλλαγματική ισοτιμία). Εστιάστε την προσοχή σας σε τομείς που 13 μπορούν ανά πάσα στιγμή να υποστούν κάποια σημαντική αλλαγή και αφορούν την επιχείρησή σας (σ.160). Γ.2.2. Εσωτερικό Περιβάλλον Το εσωτερικό περιβάλλον αποτελείται από τους παράγοντες μέσα στην επιχείρηση, οι οποίοι αποτελούν τους πόρους της επιχείρησης και κατά κύριο λόγο είναι οικονομικοί, φυσικοί, ανθρώπινοι και τεχνολογικοί πόροι. Μέσα σε μια επιχείρηση, τα στοιχεία που είναι διαθέσιμα για να χρησιμοποιηθούν στην επίτευξη των στόχων του είναι οι πόροι της επιχείρησης. Οικονομικοί Πόροι: Όλες οι επιχειρήσεις χρειάζονται οικονομικούς πόρους για να εξασφαλίσουν την συνέχιση της λειτουργίας τους και να χρηματοδοτήσουν την ανάπτυξή τους. Οι οικονομικοί πόροι μπορεί να προέρχονται 1) από τα κέρδη της επιχείρησης ποου μπορεί να παραμένουν στην επιχείρηση και να χρησιμοποιούνται για τη χρηματοδότηση της ανάπτυξής της (αποθεματικό κεφάλαιο, 2) από πηγές χρηματοδότησης έξω από την επιχείρηση, όπως π.χ. χρήματα που δανείζεται ο οργανισμός από τράπεζες για την επιχειρηματική του δραστηριότητα (δανειακό κεφάλαιο), ή από πώληση μέρους της ιδιοκτησίας της με μετοχές (μετοχικό κεφάλαιο). Συμπερασματικά, ένα από τα σημαντικά ζητήματα μιας επιχείρησης είναι η απόκτηση και διαχείριση των αναγκαίων κεφαλαίων για χρήση από τον οργανισμό. Φυσικοί Πόροι: είναι τα ακίνητα, ο μηχανολογικός εξοπλισμός, οι πρώτες ύλες. Δουλειά των στελεχών είναι να εξασφαλίζουν τις απαραίτητες εγκαταστάσεις, τον εξοπλισμό και τις πρώτες ύλες έγκαιρα και επαρκώς. 14 Ανθρώπινοι Πόροι: οι άνθρωποι που εργάζονται σ’ έναν οργανισμό είναι οι ανθρώπινοι πόροι του. Τα στελέχη που ασχολούνται με αυτόν τον σημαντικό παράγοντα μέσα στην επιχείρηση πρέπει να γνωρίζουν ότι πρέπει να προσλαμβάνουν άτομα με τα κατάλληλα προσόντα και να τοποθετούν τον κατάλληλο άνθρωπο στην κατάλληλη θέση. Θα πρέπει να εκπαιδεύουν το προσωπικό για να μπορεί να ανταποκρίνεται στις ανάγκες της επιχείρησης και να βελτιώνεται. Θα πρέπει να γνωρίζουν πώς να παρακινούν και να ανταμοίβουν τους εργαζόμενους, ώστε να πετυχαίνονται οι στόχοι της επιχείρησης και τέλος, θα πρέπει να αξιολογούν της απόδοση των εργαζομένων, ώστε να εντοπίζονται παράγοντες που συντελούν στην απόκλιση από την επιθυμητή απόδοση. Τεχνολογικοί Πόροι: είναι η τεχνολογία που εφαρμόζεται σε μια επιχείρηση. Η τεχνολογία μέσα σε μια επιχείρηση μπορεί να είναι σημαντικά διαφορετική από την τεχνολογία που είναι διαθέσιμη στο εξωτερικό περιβάλλον. Η διοίκηση της εταιρίας πρέπει να αποφασίζει το κατάλληλο γι’ αυτήν τεχνολογικό επίπεδο, ανάλογα με τους στόχους της και το κατάλληλο επίπεδο ικανοτήτων των εργαζομένων σ’ αυτήν. Γενικά, μπορούμε να πούμε ότι η επιχείρηση αλληλεπιδρά δυναμικά και συνεχώς με το περιβάλλον, παίρνοντας πόρους που είναι απαραίτητοι για τη λειτουργία της, τους πόρους αυτούς τους επεξεργάζεται και παράγει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες της, τα οποία διαθέτει στο περιβάλλον. 15 Γ.2.3. Ερώτησεις για Σκέψη, Συζήτηση και Δράση Î Ποιοί είναι οι πιο σημαντικοί παράγοντες στο εξωτερικό περιβάλλον μιας επιχείρησης που δημιουργούν αβεβαιότητα σήμερα; Τί μπορούν να κάνουν οι επιχειρήσεις για να μειώσουν την αβεβαιότητα; Î Ποιοί παράγοντες στο εξωτερικό περιβάλλον επηρεάζουν την καθημερινή σας ζωή; h Επιλέξτε μια εταιρία σε έναν κλάδο της αρεσκείας σας και καταγράψτε όλους του παράγοντες στο γενικό και ειδικό περιβάλλον που την επηρεάζουν. Ποιές ευκαιρίες και απειλές δημιουργούνται στην εταιρία από το περιβάλλον; 16 Γ3. Η Λειτουργία του Προγραμματισμού Γ.3.1. Ορισμός • Προγραμματισμός είναι η διαδικασία ή το σύνολο των ενεργειών μέσω των οποίων καθορίζονται οι στόχοι της επιχείρησης, προβλέπεται πώς θα εξελιχθούν στο μέλλον οι παράγοντες του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντός της και προσδιορίζονται οι τρόποι, οι ενέργειες και τα μέσα με τα οποία θα επιτευχθούν οι στόχοι στο συγκεκριμένο περιβάλλον. • Οι Koontz και O’Donnel ορίζουν τον προγραμματισμό σαν τη διαδικασία μέσω της οποίας γεφυρώνεται το χάσμα μεταξύ του σημείου που βρίσκεται η επιχείρηση και του σημείου που θέλει να βρίσκεται στο μέλλον, αποφασίζοντας τι θα γίνει, πότε θα γίνει και ποιος θα το κάνει. Το περιεχόμενο της έννοιας του προγραμματισμού περιλαμβάνει: • Τον καθορισμό των στόχων • Τη διαμόρφωση των στρατηγικών και πολιτικών • Τα λειτουργικά προγράμματα δράσης και τους προϋπολογισμούς Γ.3.2. Διαδικασία Προγραμματισμού Ο προγραμματισμός περιλαμβάνει: 1) την επιλογή μιας κατεύθυνσης, 2) τη διαμόρφωση εναλλακτικών δρόμων πορείας, και 3) την απόφαση μιας συγκεκριμένης πορείας για την επίτευξη των επιλεγμένων στόχων (κατεύθυνσης). Ο προγραμματισός είναι μια διαδικασία που μπορεί να βοηθήσει τα στελέχη να σκεφθούν πιθανά προβλήματα και θέματα που μπορεί να προκύψουν στην πορεία και να διατυπώσουν εναλλακτικές 17 προτάσεις για την αντιμετώπιση των θεμάτων και την επίλυση των προβλημάτων. Τα βασικά βήματα της διαδικασίας είναι: • Εξωτερική Ανάλυση: Απειλές – Ευκαιρίες • Εσωτερική Ανάλυση: Δυνατά και Αδύνατα Σημεία 1 η: Φάση Επιλογή • Καθορισμός Στόχων Σ’ αυτήν τη φάση αναλύουμε την κατάσταση για να δούμε πού είμαστε σήμερα και πού θέλουμε να πάμε στο μέλλον. Η τεχνική SWOT είναι μια τεχνική προγραμματισμού που αξιολογεί τις δυνατότητες (Strengths), τις αδυναμίες (Weaknesses), τις ευκαιρίες (Οpportunities) και απειλές (Threats) μιας εταιρίας, έτσι ώστε να είναι σε θέση η εταιρία να αποφασίσει τί θέλει να κάνει και να θέσει ρεαλιστικούς στόχους. Στην αρχή, η επιχείρηση θα πρέπει να προσδιορίσει τί θα μπορούσε να κάνει. Αυτό μπορεί να καθορίζεται από το περιβάλλον και κυρίως από τις ευκαιρίες που παρουσιάζονται και τις πιθανές απειλές που μπορεί να προκύψουν. Στην συνέχεια, η επιχείρηση θα πρέπει να εκτιμήσει τί μπορεί να κάνει με βάση τους πόρους και τις δυνατότητες που έχει στο εσωτερικό της. Η ανάλυση αυτή οδηγεί στον απόφαση για το τί θέλει να κάνει η επιχείρηση και τον καθορισμό των στόχων, συνδυάζοντας τις ευκαιρίες και τις δυνατότητες της επιχείρησης. • Διαμόρφωση Εναλλακτικών Στρατηγικών • Αξιολόγηση Εναλλακτικών και Επιλογή Στρατηγικής • Διαμόρφωση Λειτουργικών Προγραμμάτων 2η: Φάση Διαμόρφωση Φάση 3η: Απόφαση συγκεκριμένης και Προϋπολογισμών 18 Ο P. Drucker θέλοντας να τονίσει την σημασία του προγραμματισμού αναφέρει ότι «προγραμματισμός είναι ό,τι πρέπει να γίνει σήμερα για να δικαιούμαστε το αύριο», γιατί όπως υποστηρίζεται και από άλλους «το αύριο δεν είναι παρά το σήμερα για το οποίο φροντίσαμε χθες». Στον προγραμματισμό θα πρέπει αρχικά να εξετάσουμε το ευρύτερο περιβάλλον και να δούμε ποιά ανάγκη έρχεται να καλύψει η επιχείρησή μας με την ίδρυσή της (αποστολή). Οι Montana και Charnov (1993) χρησιμοποιούν ένα παράδειγμα για να κατανοήσουμε τη διαδικασία του Προγραμματισμού. Έτσι, για παράδειγμα όταν ψάχνετε για να βρείτε μια πόλη στην οποία θα θέλατε να εγκατασταθείτε, παίρνετε ένα χάρτη της Ελλάδας. Μ’ αυτόν τον τρόπο, επιλέγετε τη Θεσσαλονίκη - αυτό είναι ανάλογο με τον καθορισμό της αποστολής σας. Με το να διατυπώσετε όμως, την αποστολή δε σημαίνει ότι πήγατε κιόλας εκεί. Υπάρχουν διάφορα προβλήματα που πρέπει να λύσετε για να πάτε στη Θεσσαλονίκη: πρέπει να εξετάσετε και να αναλύσετε το χρόνο και τα χρήματα που έχετε στη διάθεσή σας (εσωτερική ανάλυση), καθώς και τα μεταφορικά μέσα, το κόστος διαβίωσης (εξωτερική ανάλυση). Πρέπει να δείτε τις εναλλακτικές και να επιλέξετε την καταλληλότερη εναλλακτική λύση και τα αντίστοιχα έξοδα (διαμόρφωση και επιλογή εναλλακτικής). Τέλος, το ταξίδι στη Θεσσαλονίκη περιλαμβάνει την κατάστρωση ενός πιο λεπτομερειακού προγράμματος, με συγκεκριμένο πρόγραμμα ταξιδιού, χρονικά περιθώρια, και χρονοδιάγραμμα. Επιπλέον, θα πρέπει να φροντίσετε ώστε το αυτοκίνητό σας να είναι έτοιμο, να έχετε ετοιμάσει τις αποσκευές σας και να έχετε τακτοποιήσει όλα τα άλλα προσωπικά σας θέματα. Καθένα από αυτά τα βήματα συμβάλλει στην επιτυχία της βασικής αποστολής (σ.140-141). 19 Γ.3.3. Λήψη Απόφασης Η ζωή του κάθε ανθρώπου είναι σε μεγάλο βαθμό αποτέλεσμα των αποφάσεων του. Η απόφαση είναι η επιλογή μεταξύ δύο ή περισσότερων εναλλακτικών και η λήψη απόφασης είναι η διαδικασία επιλογής μεταξύ δύο ή περισσότερων εναλλακτικών λύσεων. Η λήψη αποφάσεων δεν είναι μια απλή και εύκολη διαδικασία αφού η κάθε απόφαση 1) απαιτεί τον συνδυασμό ενός μεγάλου αριθμού πληροφοριών, γνώσεων, ικανοτήτων, τεχνικών, 2) διαταράσσει ισορροπίες προκαλώντας μικρές ή μεγάλες συγκρούσεις και 3) συνεπάγεται αποτελέσματα τα οποία δε μπορούν να προσδιορισθούν εκ των προτέρων παρά με μικρή συνήθως πιθανότητα. Η διαδικασία λήψης απόφασης ακολουθεί παρόμοια βήματα με αυτά που αναπτύχθηκαν στη λειτουργία του προγραμματισμού. Άλλωστε, ο προγραμματισμός είναι στην ουσία μια διαδικασία μέσα από την οποία καθορίζουμε που θα πάμε και πώς. Το σημείο εκκίνησης ή το πρώτο στάδιο στη διαδικασία λήψης απόφασης είναι ο εντοπισμός του προβλήματος (ή της ευκαιρίας) για το οποίο απαιτείται απόφαση. Ο εντοπισμός του προβλήματος συνίσταται στο να διαπιστωθεί ότι υπάρχει μια διαφορά μεταξύ υφιστάμενης και επιθυμητής κατάστασης. Για παράδειγμα, η διαπίστωση διαφοράς μεταξύ υφιστάμενου και επιθυμητού ύψους πωλήσεων αποτελεί «πρόβλημα» ή «ευκαιρία» για απόφαση. Δεν αρκεί όμως ο εντοπισμός του προβλήματος, στην συνέχεια, θα πρέπει να διαγνώσουμε τα αίτια, τους περιορισμούς και τους στόχους ως προς αυτό και την αντιμετώπισή του και να ορίσουμε το πρόβλημα. Για παράδειγμα, ο εντοπισμός τους προβλήματος «μείωση των πωλήσεων» δεν αποτελεί και ορισμό του προβλήματος. Για να οριστεί το πρόβλημα θα πρέπει να ανιχνεύσουμε τις αιτίες, που μπορεί να είναι κακή 20 εξυπηρέτηση που να πηγάζει από έλλειψη γνώσεων των πωλητών ή από έλλειψη διάθεσης (κινήτρων) των πωλητών, μπορεί όμως να είναι και κακή ποιότητα του προϊόντος. Συνεπώς, ο σωστός και σαφής ορισμός του προβλήματος αποτελεί και το κρίσιμο σημείο για τη λήψη της απόφασης, αφού αυτός στην συνέχεια καθορίζει τα επόμενα στάδια. Τα επόμενα στάδια είναι: • Συγκέντρωση και ανάπτυξη εναλλακτικών λύσεων • Αξιολόγηση εναλλακτικών λύσεων • Επιλογή μεταξύ των εναλλακτικών λύσεων Γ.3.4. Ερώτησεις για Σκέψη, Συζήτηση και Δράση Î Με βάση τη διαδικασία του προγραμματισμού, προγραμματίστε: • Μια ημέρα σας • Τις καλοκαιρινές σας διακοπές • Ένα πάρτυ Î Σκεφθείτε μια απόφαση που πήρατε και είχε σημαντικές επιπτώσεις που δεν τις είχατε προβλέψει. Οι επιπτώσεις ήταν καλές, κακές ή και τα δύο; Εφαρμόζοντας τη διαδικασία λήψης απόφασης πιστεύετε ότι θα μπορούσατε να κάνετε κάτι διαφορετικά; Τί θα ήταν αυτό που θα κάνατε; h Κάντε μια SWOT ανάλυση (Δυνατά – Αδύνατα Σημεία, Ευκαιρίες – Απειλές) για να προγραμματίσετε την καριέρα σας για τα επόμενα τρία έως πέντε χρόνια. 21 Γ4. Η Λειτουργία της Οργάνωσης Κατά την εξέταση της οργανωτικής δομής, θα πρέπει να μελετήσουμε τόσο το είδος της δομής που είναι απαραίτητα, όσο και τον τρόπο κατασκευής της. Το σημείο εκκίνησης για οποιαδήποτε ανάλυση της οργάνωσης είναι η ανάλυση της επιχείρησης. Υπάρχουν τρεις συγκεκριμένοι τρόποι για να εντοπίσουμε το είδος της δομής που είναι απαραίτητο για την επίτευξη των στόχων μιας συγκεκριμένης επιχείρησης (Drucker, 1998): • Η Ανάλυση των Δραστηριοτήτων • Η Ανάλυση των Αποφάσεων • Η Ανάλυση των Σχέσεων Γ.4.1. Η Ανάλυση των Δραστηριοτήτων Ο εντοπισμός των δραστηριοτήτων που πρέπει να εκτελεί μια επιχείρηση ώστε να επιτύχει τους στόχους της είναι η πρώτη κίνηση που θα πρέπει να γίνει. Η παραγωγή, το μάρκετινγκ, τα χρηματοοικονομικά, τα θέματα προσωπικού – όλες αυτές είναι τυπικές λειτουργίες σε μια επιχείρηση. Έτσι, σε μια επιχείρηση που κατασκευάζει και πουλά αγαθά, περιμένουμε να βρούμε δραστηριότητες που θα λέγονται «παραγωγή», «πωλήσεις». Αυτό λοιπόν που θα πρέπει να κάνουμε είναι μια λεπτομερή και προσεκτική ανάλυση δραστηριοτήτων, ώστε να ανακαλύψουμε τί είδους εργασίες πρέπει να εκτελεστούν, ποιά είδη εργασιών πρέπει να γίνουν μαζί και πόση έμφαση πρέπει να δοθεί σε κάθε δραστηριότητα ξεχωριστά μέσα στην οργανωτική δομή. 22 Γ.4.2. Η Ανάλυση των Αποφάσεων Το δεύτερο σημαντικό εργαλείο για να βρεθεί η δομή την οποία χρειάζεται μια επιχείρηση είναι η ανάλυση αποφάσεων. Ποιές αποφάσεις είναι αναγκαίο να ληφθούν για να υπάρξει η απαιτούμενη απόδοση, ώστε να επιτευχθούν οι επιχειρηματικοί στόχοι; Τί είδους είναι αυτές οι αποφάσεις; Σε ποιό επίπεδο οργάνωσης θα πρέπει να παίρνονται; Τί δραστηριότητες εμπλέκονται σε αυτές ή επηρεάζονται από αυτές; Κατά συνέπεια, ποιοί μάνατζερς θα πρέπει να συμμετέχουν στις αποφάσεις, ή σε ποιό βαθμό πρέπει να λαμβάνεται υπόψη η γνώμη τους; Ποιοί μάνατζερς θα πρέπει να ενημερώνονται μετά τη λήψη αποφάσεων; Υπάρχουν 4 βασικά χαρακτηριστικά τα οποία προσδιορίζουν τη φύση οποιασδήποτε επιχειρηματικής απόφασης. 1ον. Ο βαθμός της «μελλοντικότητας» στην κάθε απόφαση. Για πόσο χρονικό διάστημα στο μέλλον δεσμεύει την εταιρία και πόσο γρήγορα μπορεί να αναστραφεί; Όσο η απόφαση δεσμεύει την επιχείρηση για μεγάλο χρονικό διάστημα και δενκ είναι γρήγορα αναστέψιμη, τόσο η απόφαση θα πρέπει να λαμβάνεται από τα υψηλά επίπεδα μάνατζμεντ, η απόφαση πρέπει να ωθείται προς τα χαμηλότερα επίπεδα όταν η απόφαση μπορεί να είναι γρήγορα αναστρέψιμη. 2ον. Η επίδραση την οποία έχει μια απόφαση πάνω σε άλλες λειτουργίες, σε άλλες δραστηριότητες, ή γενικότερα στην επιχείρηση ως σύνολο. Αν η απόφαση αφορά μόνο μια λειτουργία, τότε η απόφαση μπορεί να λαμβάνεται στα χαμηλότερα επίπεδα, διαφορετικά θα πρέπει να λαμβάνεται από υψηλότερο επίπεδο. 3ον. Ο χαρακτήρας μιας απόφασης προσδιορίζεται από τον αριθμό των ποιοτικών παραγόντων που εμπλέκονται σε αυτή, όπως για παράδειγμα, 23 ηθικές αξίες, κοινωνικές και πολιτικές πεποιθήσεις, κ.ά. Όταν θα πρέπει να ληφθεί απόφαση που αφορά αξίες και αρχές της επιχείρησης, τότε η απόφαση θα πρέπει να λαμβάνεται από υψηλότερα επίπεδα μάνατζμεντ. 4ον. Τέλος, οι αποφάσεις κατηγοριοποιούνται ανάλογα με το αν επανέρχονται περιοδικά, ή αν είναι σπάνιες ή ακόμη και μοναδικές. Μια απόφαση που επανέρχεται περιοδικά απαιτεί τον καθορισμό ενός γενικού κανόνα. Μια απόφαση που ανακύπτει σπάνια θα πρέπει να αντιμετωπίζεται σαν ξεχωριστό γεγονός. Η απόφαση θα πρέπει να λαμβάνεται όσο πιο κοντά στο επίπεδο της εφαρμογής της και να διασφαλίζεται ότι συνεκτιμούνται όλες οι δραστηριότητες και τα αντικείμενα που επηρεάζονται από αυτήν Ο πρώτος κανόνας μας λέει πόσο χαμηλά στην οργάνωση πρέπει να λαμβάνεται μια απόφαση. Ο δεύτερος κανόνας μας λέει πόσο χαμηλά μπορεί πράγματι να ληφθεί, καθώς και ποιοί μάνατζερς θα πρέπει να είναι υπεύθυνοι για τη λήψη της απόφασης και ποιοί ενήμεροι γι’ αυτήν. Η ανάλυση των προβλέψιμων αποφάσεων δείχνει τόσο τί είδους δομή χρειάζεται η επιχείρηση στα υψηλότερα επίπεδα μάνατζμεντ όσο και τί είδους αρμοδιότητες και ευθύνες θα πρέπει να έχουν τα διαφορετικά επίπεδα του λειτουργικού μάνατζμεντ. 24 Γ.4.3. Η Ανάλυση των Σχέσεων Το τελικό βήμα στην ανάλυση της απαραίτητης δομής, είναι η ανάλυση σχέσεων. Με ποιόν θα πρέπει να συνεργάζεται ο μάνατζερ που είναι υπεύθυνος για μια συγκεκριμένη δραστηριότητα, πόσο θα πρέπει να συνεισφέρει στη δουλειά των μάνατζερς που είναι υπεύθυνοι άλλων δραστηριοτήτων και πόσο θα πρέπει να συνεισφέρουν αυτοί με την σειρά τους στη δουλειά του; Γ.4.4. Σχεδιασμός Τμημάτων Η διαίρεση του συνολικού έργου μιας επιχείρησης ή οργανισμού σε διάφορες θέσεις εργασίας, απαιτεί τον συντονισμό των τελευταίων και ως εκ τούτου την ομαδοποίηση των θέσεων σε διευθύνσεις, τομείς, τμήματα, ομάδες, κλπ. 4.4.1. Διαίρεση Εργασίας – Εξειδίκευση • Οριζόντια Εξειδίκευση αποτελεί τον κυρίαρχο τύπο της διαίρεσης της εργασίας και αναφέρεται στο εύρος της ποικιλίας των καθηκόντων που περιλαμβάνει μια θέση εργασίας. • Κάθετη Εξειδίκευση αναφέρεται στη διακριτική ευχέρεια ή τον έλεγχο ή το δικαίωμα για λήψη αποφάσεων που δίνεται στη θέση εργασίας και συνεπώς στο άτομο που την κατέχει, σχετικά με ζητήματα που αφορούν την εκτέλεση των καθηκόντων που αυτή περιλαμβάνει. 25 4.4.2. Η Έννοια του Εύρους Ελέγχου Με τον όρο εύρος ελέγχου εννοείται ο αριθμός των θέσεων εργασίας, για τη διοίκηση των οποίων δημιουργείται μια νέα θέση ή πιο απλά, ο αριθμός των υφισταμένων που θα αναφέρεται σε κάθε προϊστάμενο. Ο καθορισμός του εύρους ελέγχου αποτελεί σημαντικό ζήτημα για δύο βασικούς λόγους: Πρώτο, διότι ο κάθε προϊστάμενος έχει τη δυνατότητα να διοικήσει έναν περιορισμένο αριθμό υφισταμένων. Δεύτερο, διότι το εύρος ελέγχου συνδέεται αντίστροφα με τον αριθμό των ιεραρχικών επιπέδων και συνεπώς καθορίζει τη μορφή της ιεραρχικής δομής της επιχείρησης ή του οργανισμού. 4.4.3. Τμηματοποίηση Η τμηματοποίηση έχει την έννοια της διαίρεσης της επιχείρησης ή οργανισμού, ξεκινώντας από το σύνολό της και καταλήγοντας στις θέσεις εργασίας. Ποιες θέσεις θα ομαδοποιηθούν κάτω από την ίδια θέση προϊσταμένου, ή διαφορετικά, σε ποια τμήματα θα διαιρεθεί μια επιχείρηση ή οργανισμός; Βασικά κριτήρια τμηματοποίησης: • Αλληλεξάρτηση των θέσεων εργασίας: Αλληλεξάρτηση μεταξύ των θέσεων εργασίας ή δραστηριοτήτων σημαίνει ότι η εκτέλεση της εργασίας της μιας εξαρτάται από την υλοποίηση του έργου της άλλης. Όσο ο βαθμός εξάρτησης αυξάνει τόσο υψηλότερες είναι οι ανάγκες για συντονισμό, συγχρονισμό και συνεργασία. εξάρτηση να Συνεπώς, είναι ομαδοποιούνται λογικό οι στο ίδιο θέσεις τμήμα με υψηλή ώστε να διοικούνται και να συντονίζονται ενιαία. 26 • Εξειδίκευση: και Θέσεις ή δραστηριότητες που απαιτούν γνώση τεχνογνωσία τοποθετούνται στα του ίδιου ίδια ή τμήματα συγγενών για να αντικειμένων διευκολύνεται η διοίκησή τους και η συνεργασία μεταξύ των ανθρώπων με ίδια εξειδίκευση για συνέργειες. Οι πιο σημαντικές μορφές τμηματοποίησης είναι: • Τμηματοποίηση κατά Λειτουργία: Η τμηματοποίηση αυτή βασίζεται στη λογική ότι οι θέσεις εργασίας που το έργο τους αφορά στην ίδια επιχειρησιακή λειτουργία τοποθετούνται στο ίδιο τμήμα. Οι βασικές κοινές λειτουργίες που αναπτύσσονται σε όλες τις επιχειρήσεις, ανεξαρτήτως μορφής είναι η παραγωγή, οι πωλήσεις και το μάρκετινγκ, η χρηματοοικονομική λειτουργία, και η λειτουργία του προσωπικού. Ανάλογα με την περίπτωση μπορεί να αναπτυχθούν και άλλες λειτουργίες, όπως, έρευνα και ανάπτυξη (R&D), δημόσιες σχέσεις, κλπ. • Τμηματοποίηση κατά Προϊόν ή Υπηρεσία (ανάλογα με τον κλάδο της επιχείρησης): Η τμηματοποίηση αυτή βασίζεται στο προϊόν ή στην ομάδα προϊόντων (ή υπηρεσιών). Όλες οι θέσεις εργασίας, που αφορούν την παραγωγή και διάθεση ενός προϊόντος ή μιας ομάδας συγγενών προϊόντων τοποθετούνται στο ίδιο τμήμα που συνήθως παίρνει το όνομα της κατηγορίας προϊόντων, όπως για παράδειγμα όλες οι λειτουργίες των οποίων το περιεχόμενο τοποθετούνται αφορούν στα στο τμήμα αφορά στα γαλακτοκομικά, «Γαλακτοκομικών», κατεψυγμένα προϊόντα όλες στο που στήμα «Κατεψυγμένων Προϊόντων», κλπ. Η λογική εδώ είναι ότι διαφορετικά προϊόντα απαιτούν διαφορετικές γνώσεις και ικανότητες λόγω του ότι απευθύνονται σε διαφορετικές αγορές, 27 δίκτυα διανομής, κλπ. Η μορφή αυτή τμηματοποίησης χρησιμοποιείται σε μεγάλου μεγέθους εταιρίες. • Γεωγραφική Τμηματοποίηση: Η τμηματοποίηση αυτή βασίζεται στο κριτήριο της περιοχής στην οποία λαμβάνουν χώρα οι διάφορες δραστηριότητες. Συνεπώς, οι θέσεις εργασίας που αφορούν σε μια συγκεκριμένη γεωγραφική περιοχή τοποθετούνται στο ίδιο τμήμα. Ο βασικός λόγος είναι ο συντονισμός των δραστηριοτήτων και η αποκέντρωση στη λήψη των αποφάσεων, καθώς και καλύτερη γνώση των ιδιαιτεροτήτων της κάθε περιοχής. • Μικτή Τμηματοποίηση: χρησιμοποιεί περισσότερα Στην από πράξη ένα μια κριτήρια επιχείρηση ή μορφές τμηματοποίησης. Δηλαδή, σε κάθε επίπεδο ή σε κάθε τμήμα μπορεί, ανάλογα διαφορετικά με κριτήρια. τις Για ιδιαιτερότητες παράδειγμα να μια εφαρμοσθούν βιομηχανική επιχείρηση θα μπορούσε να έχει τέσσερα βασικά τμήματα: παραγωγής, πωλήσεων, οικονομικών και προσωπικού, δηλαδή, τμηματοποίηση κατά λειτουργία. Το τμήμα παραγωγής να διαιρείται σε δύο υπο-τμήματα – αναψυκτικών και χυμών – δηλαδή τμηματοποίηση κατά προϊόν. Το τμήμα πωλήσεων να διαιρείται σε τρία υπο-τμήματα – Βόρειας Ελλάδας, Νότιας Ελλάδας και Αττικής, δηλαδή γεωγραφική τμηματοποίηση. 28 Γ.4.5. Ερώτησεις για Σκέψη, Συζήτηση και Δράση Î Πώς είναι οργανωμένο το σχολείο σας; Κάντε ανάλυση δραστηριοτήτων, ανάλυση αποφάσεων και ανάλυση σχέσεων. h Επισκεφθείτε την ιστοσελίδα μιας μεγάλης εταιρίας στο διαδίκτυο, όπως για παράδειγμα την ιστοσελίδα της Carrefour (http://www.carrefour.gr/gr/structure.htm) και αναγνωρίστε τη μορφή τμηματοποίησης που χρησιμοποιεί η εταιρία στην Ελλάδα. h Για να καταλάβετε καλύτερα την σπουδαιότητα της οργάνωσης για τη ζωή σας, ασχοληθείτε με την εξής εργασίας: Είσαστε μια παρέα 4 ατόμων και θέλετε να οργανώσετε τις καλοκαιρινές σας διακοπές 1. Γράψτε σε μερικές προτάσεις τον σκοπό του ταξιδιού σας 2. Ποιές συγκεκριμένες ενέργειες πρέπει να γίνουν για να επιτευχθεί ο σκοπός του ταξιδιού σας; 3. Με βάση τις ενέργειες που σημειώσατε καθορίστε τί εργασία θα κάνει ο καθένας από τους τέσσερεις σας ή/και για ποιά πράγματα (συγκεκριμένα αποτελέσματα) θα είναι είναι υπεύθυνος/η. 29 Γ5. Η Λειτουργία της Διεύθυνσης Από όλους τους συντελεστές της επιχείρησης αυτός που χρησιμοποιείται λιγότερο αποτελεσματικά είναι το ανθρώπινο δυναμικό. Ταυτόχρονα, η ευκαιρία για τη βελτίωση της οικονομικής απόδοσης βρίσκεται στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της εργασίας των ανθρώπων. Σε τελική ανάλυση, η απόδοση της επιχείρησης εξαρτάται από την ικανότητά της να κάνει τους ανθρώπους της να αποδίδουν, δηλαδή να εργάζονται σωστά. Η διοίκηση των εργαζομένων και της εργασίας είναι κατά συνέπεια μια από τις βασικές λειτουργίες του μάνατζμεντ. Η απόδοση των εργαζομένων, σε μεγάλο βαθμό, εξαρτάται από το ΜΠΟΡΩ και ΘΕΛΩ του ατόμου. Ο ρόλος του μάνατζερ είναι να φροντίσει τόσο για το μπορώ, δηλ. την ανάπτυξη των γνώσεων και ικανοτήτων των ανθρώπων του, όσο και το θέλω, δηλ. να δημιουργήσει το κατάλληλο κλίμα για διάθεση και θέληση για απόδοση. Σ’ αυτήν την ενότητα θα ασχοληθούμε με τα βασικά θέματα της παρακίνησης, τα οποία πρέπει να γνωρίζουν όλοι οι εργαζόμενοι σε μια επιχείρηση, ανεξάρτητα από την θέση τους, προκειμένου να είναι σε θέση να επιτύχουν τους στόχους τους. Παρακίνηση είναι η εσωτερική διαδικασία ώθησης της συμπεριφοράς του ατόμου προς τους στόχους των οποίων η υλοποίηση έχει σαν συνέπεια την ικανοποίηση των αναγκών του. Ανάγκη είναι μια έλλειψη ή μια φυσιολογική ή ψυχολογική ανισορροπία του ανθρώπου. Κίνητρο, είναι η εσωτερική δύναμη, πίεση, ώθηση που προέρχεται από την ύπαρξη μιας ανάγκης. 30 Στόχος, είναι οτιδήποτε, υλικό ή άυλο, μπορεί να ικανοποιήσει μια ανάγκη ή μέρος αυτής και να εξαλείψει ή να μειώσει την ένταση του κινήτρου που αυτή προκαλεί. Γ.5.1. Η Θεωρία Ιεράρχησης Αναγκών του Maslow Ο Abraham Maslow προσπάθησε να προσδιορίσει αυτό που παρακινεί την ανθρώπινη συμπεριφορά και διερεύνησε τις ανάγκες του ανθρώπου, καθώς και την παρακινητική τους δύναμη και τις ταξινόμησε σε πέντε κατηγορίες: τις φυσιολογικές, τις ανάγκες ασφάλειας, τις κοινωνικές, τις ανάγκες αναγνώρισης και τις ανάγκες ολοκλήρωσης. Αυτοολοκλήρωσης Αναγνώρισης Κοινωνικές Ασφάλειας Φυσιολογικές 31 Οι τρεις βασικές προτάσεις: 1. Ο άνθρωπος προσπαθεί συνεχώς να ικανοποιήσει καλύτερα τις ανάγκες του. Συνέχεια επιθυμεί και επιθυμεί περισσότερα. Αυτά που επιθυμεί εξαρτώνται από αυτά που ήδη έχει. Δηλαδή, οι ανάγκες που προσπαθεί να ικανοποιήσει εξαρτώνται από το βαθμό της ικανοποίησής τους. 2. Όσο πιο πολύ ικανοποιείται μια ανάγκη τόσο λιγότερο παρακινεί. 3. Οι ανθρώπινες ανάγκες είναι ιεραρχικά δομημένες σύμφωνα με την προτεραιότητά τους για ικανοποίηση. Γ.5.2. Η Θεωρία Παρακίνησης – Υγιεινής του Herzberg Ο Herzberg εντόπισε δύο ομάδες παραγόντων που επιδρούν στη διάθεσή μας για εργασία. Α. Παράγοντες Παρακίνησης Έχουν άμεση σχέση με την εργασία και επιδρούν θετικά στη διάθεσή μας για εργασία και άρα και στην παραγωγικότητα. Τυχόν απουσία τους κατά κανόνα δε γίνεται αισθητή. Πέντε είναι οι πιο σημαντικοί: ☺ Επίτευξη στόχων ☺ Αναγνώριση ☺ Το περιεχόμενο και η σημασία της εργασίας ☺ Η ευθύνη – η ελευθερία πρωτοβουλιών ☺ Η προαγωγή / οι δυνατότητες ανάπτυξης 32 Β. Παράγοντες Υγιεινής ή Διατήρησης Έχουν άμεση σχέση με το περιβάλλον της εργασίας και επιδρούν αρνητικά, όταν δεν είναι σωστοί. Όταν είναι σωστοί, δεν επιδρούν θετικά, κατά κανόνα, παρά μόνο βραχυπρόθεσμα και με μικρή ένταση. Οι παράγοντες αυτοί είναι: Η πολιτική της επιχείρησης Ο τρόπος εποπτείας / επίβλεψης Ο μισθός Οι ανθρώπινες σχέσεις στον εργασιακό χώρο Η ασφάλεια της εργασίας Οι συνθήκες εργασίας Οι παράγοντες υγιεινής αν και δεν παρακινούν είναι απαραίτητοι γιατί δημιουργούν τις αναγκαίες εκείνες συνθήκες που επιτρέπουν στους παράγοντες παρακίνησης να παίζουν το ρόλο τους. Γ.5.3. Θεωρία της Δικαιοσύνης του Adams (Equity Theory) Η θεωρία της δικαιοσύνης βασίζεται στην υπόθεση ότι το άτομο στην επιχείρηση επιθυμεί ίση ή δίκαιη μεταχείριση σε σύγκριση με άλλα μέλη της. Αντιλαμβάνεται την ισότητα ή δικαιοσύνη συγκρίνοντας αυτά που το ίδιο προσφέρει στην επιχείρηση με αυτά που απολαμβάνει από αυτή, καθώς και με τα αντίστοιχα άλλων εργαζομένων εντός ή εκτός επιχείρησης. Ο Adams ορίζει την αδικία ως εξής: Υπάρχει αδικία για ένα άτομο όταν αντιλαμβάνεται ότι ο δείκτης των συνεισφορών του (τί δίνει) ως προς τις απολαβές (τί παίρνει) και ο δείκτης των συνεισφορών και των απολαβών των άλλων ατόμων είναι άνισοι. 33 Συνεισφορές ατόμου ατόμων Συνεισφορές άλλων >ή< Απολαβές ατόμου ατόμων Απολαβές άλλων Όταν οι παραπάνω δείκτες είναι άνισοι το άτομο αισθάνεται ότι δεν υπάρχει δικαιοσύνη στην επιχείρηση και προσπαθεί να τους εξισώσει. • Όταν το άτομο αντιλαμβάνεται ότι αμοίβεται περισσότερο από άλλα άτομα που προσφέρουν ό,τι και αυτό στην επιχείρηση, τότε προσπαθεί να παράγει περισσότερο ή καλύτερης ποιότητας έργο. • Όταν το άτομο πιστεύει ότι αμείβεται λιγότερο από ό,τι άλλο άτομο που προσφέρει την ίδια εργασία με αυτό, τότε μειώνει την παραγόμενη ποσότητα ή παράγει σε χαμηλότερη ποιότητα ανάλογα με το σύστημα αμοιβής. • Όταν το αίσθημα της αδικίας είναι πολύ έντονο και το άτομο δεν μπορεί να την μειώσει, τότε εγκαταλείπει την επιχείρηση ή αυξάνει τις απουσίες του. Γ.5.4. Μερικές Στρατηγικές για Παρακίνηση • Δώστε στους εργαζόμενους ευκαιρίες για ικανοποίηση των αναγκών τους. • Εμπλουτίστε τις θέσεις με παρακινητικούς παράγοντες που οδηγούν σε ικανοποίηση. • Δώστε στους εργαζόμενους ευκαιρίες για επιτυχία, ώστε να αισθανθούν ότι ολοκληρώνονται, αναπτύσσονται, δημιουργούν. • Δώστε κυρίως ευκαιρίες στους εργαζόμενους με μεγάλη ανταμοιβή και πιθανότητα επιτυχίας 34 Γ.5.5. Ερώτησεις για Σκέψη, Συζήτηση και Δράση Î Τι είναι αυτό που σας παρακινεί να δουλέψετε με καλύτερη διάθεση και περισσότερο σε ορισμένες εργασίες (ακόμα και σχολικές) ή ορισμένες χρονικές περιόδους; Πώς αυτά που μάθατε για την παρακίνηση σας βοηθούν να το εξηγήσετε. Î Εάν σας ζητούσαν να φτάξετε ένα σύστημα κινήτρων για την «Σχολική Εφημερίδα», ποια στοιχεία θα εμπεριείχε και γιατί; Ποιες θεωρίες θα λαμβάνατε υπόψη σας και γιατί; Î Τι ανταμοιβές πιστεύετε ότι θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει ένας προϊστάμενος για να παρακινήσει τους ανθρώπους του; 35 Γ6. Η Λειτουργία του Ελέγχου Γ.6.1. Ορισμός Ο πιο απλός ορισμός του διοικητικού ελέγχου είναι «η διαδικασία μέσα από την οποία τα διοικητικά στελέχη επιβεβαιώνουν ότι τα πραγματοποιηθέντα αποτελέσματα συμφωνούν με τα προγραμματισθέντα». Ο ορισμός που υιοθετούμε εδώ, εμπεριέχει όλα τα σημαντικά στοιχεία του ελέγχου και μας λέει ότι: Έλεγχος είναι μια συστηματική διαδικασία μέσα από την οποία καθορίζουμε πρότυπα απόδοσης με βάση τους προγραμματισθέντες στόχους, σχεδιάζουμε τα απαραίτητα συστήματα συλλογής πληροφοριών, συγκρίνουμε την πραγματική απόδοση με τα προκαθορισμένα πρότυπα, εντοπίζουμε αν υπάρχουν αποκλίσεις, μετράμε το πόσο σημαντικές είναι αυτές και τέλος, εξασφαλίσουμε ότι κάνουμε όλοι τις απαραίτητες οι συντελεστές ενέργειες της για να επιχείρησης χρησιμοποιούνται με τον πιο αποδοτικό και αποτελεσματικό τρόπο για να επιτευχθούν οι στόχοι της επιχείρησης. 36 Γ.6.2. Η Διαδικασία του Ελέγχου ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ Καθορισμός Παρακολούθηση Σύγκριση Εντοπισμός Διόρθωση πρότυπων αξιολόγηση προτύπων αποκλίσεων αποκλίσεων συμπεριφορών συμπεριφορών πραγματοποιηθέ μεταξύ και και ντων προτύπων αποτελεσμάτων αποτελεσμάτων πραγματοποιηθέ ντων Γ.6.3. Χαρακτηριστικά Αποτελεσματικού Συστήματος Ελέγχου Ένα αξιόπιστο και αποτελεσματικό σύστημα ελέγχου πρέπει να έχει ορισμένα χαρακτηριστικά: 1. Ακρίβεια 2. Χρονική Καταλληλότητα 3. Αντικειμενικότητα και Σαφήνεια 4. Προσανατολισμό σε σημεία Στρατηγικού ελέγχου – Εστίαση 5. Οικονομικό ρεαλισμό 6. Επιχειρησιακό ρεαλισμό 7. Συντονισμό με τις επιχειρησιακές λειτουργίες 8. Ευελιξία 9. Λειτουργικότητα 10.Αποδοχή 37 Γ.6.4. Ερώτησεις για Σκέψη, Συζήτηση και Δράση Î Πώς συνδέεται ο προγραμματισμός με τον έλεγχο; Εξηγείστε πώς ο έλεγχος συνδέεται και με τις άλλες επιχειρησιακές λειτουργίες. Î Πώς θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τις έννοιες του ελέγχου στην προσωπική σας ζωή; Î «Κάθε εργαζόμενος στην επιχείρηση παίζει ένα σημαντικό ρόλο στον έλεγχο των εργασιών». Συμφωνείτε με την πρόταση ή πιστεύετε ότι ο έλεγχος είναι ευθύνη μόνο των προϊσταμένων. Εξηγείστε. 38 Αναφορές Το παρόν κείμενο προσεγγίζει συνοπτικά το περιεχόμενο ενός της διοίκησης των επιχειρήσεων, προκειμένου να ανταποκριθεί σε ανάγκες 4ωρης σχετικής εκπαίδευσης. Για πρόσθετη μελέτη σε συναφή θέματα προτείνεται η αναζήτηση συγγραμμάτων με τίτλους που εμπεριέχουν όρους, όπως ‘Γενικές Αρχές Διοίκησης Επιχειρήσεων’, ‘Διοίκηση Επιχειρήσεων’, ‘Μάνατζμεντ’. Ενδεικτική Βιβλιογραφία στην Ελληνική γλώσσα: Daft, R.L., 2005. Οργανωσιακή Θεωρία και Σχεδιασμός. Εκδόσεις Κλειδάριθμος, Αθήνα. Drucker, P.F., 1996. Το Μάνατζμεντ στην Πράξη. Εκδόσεις Κλειδάριθμος, Αθήνα. Murphy, M., 1999. Μάνατζμεντ Μικρών και Μεσαίων Επιχειρήσεων. Εκδόσεις Κλειδάριθμος, Αθήνα. Μπουραντάς, Δ., 2001. Μάνατζμεντ: Θεωρητικό υπόβαθρο, Σύγχρονες Πρακτικές. Εκδόσεις Μπένου, Αθήνα Ενδεικτική Βιβλιογραφία στην Αγγλική γλώσσα: Bateman, T.S., and Snell, S.A.,1999. Management: Building Competitive Advantage. McGraw-Hill, Boston, 4th edition. Daft, R.L., 2003. Management. Thompson, South-Western, Ohio, 6th edition. Hellriegel, D., Jackson, S.E., and Slocum, J.W.,Jr., 2005. Management: A Competency-Based Approach. Thompson, SouthWestern, Ohio, 10th edition. 39