Fatturazione Elettronica (legal-invoice) Legalinvoice PA – Manuale Utente Manuale Utente Versione 1.4 Data 17/06/2014 1 Sommario Sommario 2 Introduzione alle funzionalità 3 Requisiti 3 Informazioni Introduttive 4 Login 4 Modifica della password 5 Inserimento prima azienda 6 La barra degli strumenti 7 Formato campi 7 Preferenze azienda 8 Dati azienda 9 Dettaglio Campi 9 Recapiti 11 Dettaglio Campi 11 Inserimento Nuova fattura 12 Compilazione Manuale 12 Testata 13 Dettaglio Campi 14 Pagamento 16 Dettaglio Campi 17 Righe Fattura 18 Dettaglio Campi 18 Riferimenti 19 Dettaglio Campi 19 Contributi 20 Dettaglio Campi 20 Invio delle fatture 21 L’elenco fatture 22 Lista fatture 22 Ricerca e Filtri 23 Azienda 24 Appendice 1. La fattura verso la PA 25 Regole tecniche e riferimenti normativi 25 Il processo e gli stati 26 2 Introduzione alle funzionalità Il servizio web Legalinvoice PA InfoCert‐Unappa consente, attraverso una interfaccia Web, l’emissione di fatture verso la Pubblica Amministrazione secondo le specifiche dettate dalla normativa sulla fatturazione elettronica (Decreto 3 aprile 2013 n. 55). Per i clienti Legalinvoice PA, InfoCert‐Unappa si configura come intermediario e provvederà a firmare le fatture con una propria firma automatica‐massiva, inviarle via PEC tramite un canale appositamente predisposto. Il servizio permette al Cliente:  La composizione di una fattura mediante una interfaccia web, comprendente un sottoinsieme dei dati dettagliati dalle specifiche tecniche;  Il monitoraggio dei messaggi di notifica inviati dal Sistema di Interscambio Sogei. Il servizio inoltre comprende:  L’inoltro delle fatture composte al sistema di interscambio Sogei, la gestione del dialogo con lo stesso e il recupero delle ricevute di esito ed accettazione, secondo il processo descritto in Appendice 1. La fattura verso la PA;  La conservazione sostitutiva, presso InfoCert, dei documenti inviati e delle ricevute del sistema di interscambio;  La delega ad InfoCert della esecuzione del procedimento, che comporta anche l’apposizione della marca temporale, delle firme previste dal procedimento effettuate tramite tecnologie di firma digitale e marcatura temporale digitale;  L’adempimento di quanto previsto dalla normativa relativamente alla sicurezza fisica e logica dell’archivio dei documenti conservati sostitutivamente e dell’intero procedimento di conservazione sostitutiva. Requisiti Legalinvoice PA è fruibile attraverso un browser web, senza richiesta di installazione di plugin o ActiveX. Sono supportati:    Le ultime versioni di Chrome, Windows; Internet Explorer, Windows; FireFox, Windows. Il servizio è basato su standard HTML e Javascript; sebbene possa essere fruibile anche da altre piattaforme e sistemi operativi, le combinazioni sopra elencate sono quelle testate e manutenute ad oggi da InfoCert. 3 Informazioni Introduttive Login Per accedere al servizio web Legalinvoice PA è necessario inserire le proprie credenziali di accesso (username e password). La schermata di login si presenta come mostrato in Figura 1 Figura 1 Al primo accesso in Legalinvoice PA l’utente è invitato ad eseguire due importanti azioni:   Modifica della password; Inserimento della prima azienda. 4 Modifica della password Per modificare la password l’utente deve compilare i campi indicati nella Figura 2 e nella scelta della nuova password è necessario seguire le indicazioni evidenziate. Figura 2 5 Inserimento prima azienda Al fine di effettuare l’invio delle fatture è necessario inserire almeno una Azienda nella sezione “Preferenze azienda”. Per questa ragione, dopo aver eseguito il primo accesso si presenterà la schermata mostrata in Figura 3. La notifica mostrata serve a comunicare all’utente che non è stata ancora inserita nessuna azienda. Figura 3 Dopo aver cliccato sul bottone ‘OK’ si visualizzerà la schermata principale mostrata in Figura 4. Figura 4 La scritta mostrata in Figura 5 e la notifica mostrata in Figura 3 saranno presenti, ad ogni accesso, fino a quando non si ultimerà l’inserimento di una azienda Figura 5 NOTA: Nella schermata principale mostrata in Figura 4 non è presente il bottone “Inserisci Fattura”, perché non sarà possibile inserire nessuna fattura fino a quando non verrà caricata almeno una azienda. 6 La barra degli strumenti Dopo aver concluso l’inserimento dei dati dell’azienda la schermata principale si presenta come mostrato in Figura 6 Figura 6 La barra degli strumenti, mostrata in Figura 7, sarà sempre presente durante l’utilizzo dell’applicazione, in modo da permette all’utente di accedere alle diverse funzionalità: Figura 7 Le azioni possibili sono le seguenti:     Preferenze: permette di accedere alla configurazione di Legalinvoice PA; Inserisci Fattura: avvia il wizard di inserimento manuale di una nuova fattura; Le mie Fatture: mostra l’elenco delle fatture da emettere o già emesse; Azienda: permette di modificare l’azienda su cui si opera, per Legalinvoice PA MultiAzienda. Formato campi Per ogni campo è prevista una verifica sulla correttezza del formato dei caratteri inseriti, secondo quanto previsto dal campo, un esempio è mostrato in Figura 8. Attenzione: non viene eseguita nessuna verifica sulla correttezza del dato inserito. Figura 8 7 Preferenze azienda La prima operazione da eseguire è quella di inserire i dati di almeno una delle aziende per le quali si vuole effettuare il caricamento e l’invio di una fattura. Le informazioni inserite, relative all’azienda, saranno in seguito riportate nella sezione “Mittente”, presente nella fattura PA[1]. La schermata di inserimento dei dati è mostrata nella Figura 9. Figura 9 Per inserire una nuova azienda cliccare sul tasto “Nuova Azienda”, mostrato in Figura 10, e seguire le indicazioni mostrate nelle prossime sezioni (Dati azienda, Recapiti). Figura 10 Per modificare i dati di una azienda già inserita, scegliere l’azienda da voler modificare dalla lista “Modifica Azienda”. In questo caso, verranno popolati i campi con i dati inseriti precedentemente e sarà poi possibile effettuare le modifiche. 8 Dati azienda Nella Errore. L'origine riferimento non è stata trovata. e Errore. L'origine riferimento non è stata trovata. sono mostrati i campi destinati alla descrizione dell’azienda. Le informazioni richieste sono necessarie ai fini dell’inserimento dell’azienda nel sistema. Figura 11 Figura 12 Nella Tabella 1 viene mostrato un elenco degli attributi richiesti per l’inserimento e per ognuno viene data una breve descrizione. In particolare, la colonna ‘Obbligatorio’ indica i campi che sono necessari ai fini dell’inserimento dell’azienda. Ognuno di questi campi è contrassegnato da un asterisco. Dettaglio Campi Etichetta Nome Breve Denominazione Nome e Cognome P.IVA Descrizione Descrizione ad uso interno dell’azienda, compare nell’elenco aziende sulla barra degli strumenti. Non viene riportato nella fattura inviata. Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente), da valorizzare in alternativa ai campi Nome e Cognome. Nome e Cognome, da valorizzare in alternativa a Denominazione Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (PER L’litalia “IT” Maiuscolo) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA. Esempio ACME Obbligatorio SI ACME S.n.c di Rossi NO Mario Mario Rossi NO IT04663739358 SI 9 Codice Fiscale Regime Fiscale Numero di Codice Fiscale, facoltativo. Nell’esempio il codice relativo ad una impresa individuale. Regime fiscale. LNIRBR64L21F205K NO Ordinario SI Tabella 1 10 Recapiti Per ogni azienda è necessario indicare anche i recapiti, come mostrato nella Figura 13 e Figura 14: Figura 13 Figura 14 Dettaglio Campi Etichetta Indirizzo Civico Provincia Città Nazione CAP Telefono Email Fax Indirizzo Pec Descrizione Indirizzo della sede del cedente o prestatore (nome della via, piazza etc.) Numero civico riferito all'indirizzo (non indicare se già presente nel campo indirizzo) Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Comune Comune relativo alla sede del cedente/prestatore Codice della nazione Codice Avviamento Postale Contatto telefonico fisso o mobile Indirizzo di posta elettronica Numero di fax Indirizzo di posta elettronica certificata Esempio Via Antonio Bianchi Obbligatorio SI 34 NO MI NO Milano IT 20143 0212345678 [email protected] 0287654321 SI SI SI NO SI NO SI Tabella 2 11 Inserimento Nuova fattura Cliccando sul tasto “Inserisci Fattura”, presente nella barra degli strumenti si può procedere alla compilazione di una nuova fattura, scegliendo tra   Compilazione manuale, come mostrato in Figura 15; Importazione di XML PA o PDF con interpretazione. La funzionalità di importazione non è presente nell’attuale versione dell’applicazione e verrà resa disponibile a breve. Figura 15 Compilazione Manuale Dopo aver cliccato sul tasto “Compila”, sarà possibile iniziare l’inserimento manuale della fattura. Figura 16 Il Wizard di inserimento di una nuova fattura presenta cinque sezioni, mostrate in Figura 16. È possibile passare da una sezione alla successiva utilizzando il tasto “Avanti”, presente alla fine di ogni pagina, oppure posizionarsi sulla sezione interessata cliccando sulla freccia corrispondente, ad esempio “Pagamento”. Nell’ultima sezione “Spese e contributi” è presente il tasto “Fine” che permette di concludere le operazioni di inserimento. Per salvare i dati cliccare sul tasto “Salva”. Durante l’inserimento alcuni dei valori richiesti sono considerati obbligatori, quindi nel caso in cui manchino dei dati necessari, l’utente verrà informato con un messaggio, come mostra la Figura 17. Inoltre, i campi contrassegnati dall’asterisco sono obbligatori ai fini dell’invio della fattura. Figura 17 Una volta terminato l’inserimento di una fattura, o salvato quanto inserito, si potrà ricercare il documento utilizzando le informazioni descritte nel paragrafo: “L’elenco fatture” 12 Testata In questa sezione vanno inseriti i dati della Pubblica Amministrazione alla quale si vuole inviare la fattura e alcune informazioni introduttive, come mostra la Figura 18. Figura 18 NOTA: il campo mittente è precompilato con i dati dell’azienda, inseriti nella sezione “Preferenze azienda”, come mostrato nella Figura 19. Figura 19 L’azienda che si sta utilizzando per l’inserimento è visualizzabile dalla barra degli strumenti, come evidenziato in Figura 20. Figura 20 13 Nel dettaglio andranno inseriti i dati relativi alla PA alla quale inviare la fattura, come mostrato in Figura 21 Figura 21 E i valori relativi alla fattura, come mostrato in Figura 22 Figura 22 Tutti i campi sono descritti nella Tabella 3 e per ognuno è possibile inserire un valore alfanumerico. In particolare, per i campi:    Nazione: scegliere un valore dall’elenco; Tipo Documento: scegliere un valore dall’elenco; Valuta: scegliere un valore dall’elenco. Dettaglio Campi Etichetta Codice IPA Nome Destinatario Descrizione Codice dell'ufficio dell’amministrazione dello stato destinatario della fattura, definito all'amministrazione di appartenenza come riportato nella rubrica “Indice PA”. Nome interno che potrà essere utilizzato per la ricerca della fattura nell’area “Le Mie Fatture” Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente) Esempio UF34Z Obbligatorio SI Consulenza SI Ministero dell’Interno SI 14 Via Indirizzo della sede del cessionario / committente N. Civico Numero civico della sede del cessionario / committente Città Città della sede del cessionario / committente CAP Codice Avviamento Postale Provincia Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Città Nazione Codice della nazione P.iva Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (IT, DE, ES...) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA. C.Fiscale Numero di Codice Fiscale Tipo Documento Tipologia di documento Numero Documento Numero progressivo della fattura Data Documento Data della fattura Valuta Codice della valuta utilizzata per l'indicazione degli importi Via della Repubblica 3 SI Roma 00061 RM SI SI NO SI IT NO IT0123456789 SI 01234567890 Fattura Prova 2014‐06‐20 EUR SI SI SI SI SI Tabella 3 15 Pagamento In questa sezione vanno inserite le informazioni legate al pagamento della fattura, come mostra la Figura 23. Figura 23 In particolare, sono presenti tre aree, i cui campi vengono illustrate nel dettaglio nella Tabella 4. DATI PER IL PAGAMENTO: Per i campi mostrati in Figura 24 è necessario scegliere uno dei valore presenti nel menu a tendina Figura 24 Figura 25 PERIODO DI PAGAMENTO: Figura 26 16 INFORMAZIONI SUPPLEMENTARI: I campi “IBAN” e “Codice Uff. Postale” sono necessari solo se la modalità scelta, in Figura 24, lo richiede, in caso contrario è possibile ometterli. Figura 27 Dettaglio Campi Etichetta Condizioni Descrizione Condizioni di pagamento Importo Modalità Beneficiario Importo relativo al pagamento Modalità di pagamento Beneficiario del pagamento (utilizzabile se si intende indicare un beneficiario diverso dal cedente/prestatore) Data dalla quale decorrono i termini di pagamento Termini di pagamento espressi in giorni a partire dalla data di riferimento di cui al campo Data riferimento Data di scadenza del pagamento da indicare nei casi in cui ha senso sulla base delle condizioni di pagamento previste International Bank Account Number (coordinata bancaria internazionale che consente di identificare, in maniera standard, il conto corrente del beneficiario ) Nei casi di modalità di pagamento in cui ha senso l'indicazione dell'ufficio postale Data riferimento Giorni termine Data pagamento IBAN Codice Uff. Postare Esempio pagamento completo 12.00 assegno circolare Rossi Mario sas Obbligatorio SI SI SI NO 2014‐06‐18 NO 21 NO 2014‐06‐30 NO IT12345678901234 567890123456 SI SI Tabella 4 17 Righe Fattura In questa sezione vanno inserite le righe della fattura. Nel caso in cui fossero presenti più righe, è possibile effettuare l’inserimento multiplo cliccando sul tasto “Aggiungi”. La riga inserita comparirà nella griglia posta in basso e si potrà continuare con l’inserimento, come mostrato in Figura 28. Figura 28 Per i campi “Tipo Riga” e “Tipo Sconto” il valore da inserire è scelto utilizzando il menu a tendina, ma non è necessario associare un valore a questi campi. Dettaglio Campi Etichetta TIPO RIGA COD.ART. QUANTITA’ UOM PREZZO SCONTO% IMP.SCONTO IVA% NATURA DESCRIZIONE Descrizione Da valorizzare nei soli casi di sconto, premio, abbuono, spesa accessoria Eventuale codifica dell'articolo Numero di unità cedute / prestate Unità di misura riferita alla quantità Prezzo unitario del bene/servizio; nel caso di beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono, l'importo indicato rappresenta il "valore normale" Eventuale sconto o maggiorazione applicati Importo dello sconto o della maggiorazione Aliquota (%) IVA applicata al bene/servizio Natura dell'operazione se non rientra tra quelle imponibili (il campo IVA% deve essere valorizzato a zero) Natura e qualità dell'oggetto della cessione/prestazione; può fare anche riferimento ad un precedente documento emesso a titolo di 'anticipo/acconto' Obbligatorio NO SI NO NO SI NO NO SI NO SI Tabella 5 18 Riferimenti In questa sezione è possibile inserire eventuali riferimenti ad altri documenti, come mostra la Figura 29. Figura 29 Dettaglio Campi Etichetta TIPO NUMERO DATA CODICE CUP CODICE CIG Descrizione Tipologia di documento a cui si fa riferimento Numero del documento Data del documento Codice gestito dal CIPE che caratterizza ogni progetto di investimento pubblico (Codice Unitario Progetto) Codice Identificativo della Gara Obbligatorio SI SI NO NO NO Tabella 6 NOTA: Per il pagamento della fattura, è necessario inserire i codici CUP e CIG se la fattura fa riferimento a Progetti di investimento o Gare; in tal caso è necessario richiedere tali codici alla Pubblica Amministrazione destinataria. 19 Contributi In questa sezione vanno inserite le eventuali informazioni relative al contributo della cassa previdenziale, come mostra la Figura 30. Figura 30 Dettaglio Campi Etichetta CONTRIBUTO% IMPORTO SPESA IVA% Descrizione Importo del contributo per la cassa di appartenenza Importo del contributo per la cassa di appartenenza Aliquota (%) IVA applicata Obbligatorio SI NO SI Tabella 7 20 Invio delle fatture Terminato l’inserimento di una fattura sarà possibile inviarla cliccando sul tasto “Invia” Figura 31 Come si può vedere dalla Figura 31 non tutti i tasti di invio sono attivi, questo fa capire all’utente che non sono stati compilati tutti i campi obbligatori, fino a quando tali campi non saranno popolati la fattura non potrà essere inviata. Dopo aver inviato la fattura comparirà il messaggio mostrato in Figura 32. Figura 32 E’ richiesta l’autorizzazione da parte dell’utente a procedere con le operazioni di firma, marca e invio della fattura. 21 L’elenco fatture Lista fatture Cliccando sul tasto “Le mie Fatture”, si accede all’elenco delle fatture, come mostra la Figura 33. È possibile ordinare le righe della tabella mostrata con un semplice click sull’etichetta di colonna. Figura 33 È, inoltre, possibile effettuare due azioni:   Invio: invio della fattura al Sistema di Interscambio. Prima dell’invio al Sistema di Interscambio, Legalinvoice PA effettua dei controlli formali sui dati inseriti nella fattura al fine di prevenire eventuali rifiuti da parte del Sistema di Interscambio. Il tasto di invio resta disattivato fino a quanto i dati obbligatori non saranno stati tutti inseriti; Edit: in funzione dello stato della fattura, nel processo di invio, la stessa risulterà o meno modificabile dall’utente. Gli stati di una fattura sono descritti nella Tabella 8. Nella visualizzazione delle fatture è possibile:     Modificare il numero di fatture visualizzate per ogni pagina; Modificare la pagina visualizzata utilizzando le frecce; Conoscere il numero totale dei documenti presenti nella lista; Conoscere il numero totale dei documenti selezionati. Figura 34 22 Ricerca e Filtri Nella sezione dedicata al tracciamento delle fatture, mostrata nella Figura 33, è possibile semplificare la ricerca utilizzando l’alberatura posta a sinistra, mostrata nella Figura 35. Figura 35 Le fatture vengono suddivise in due macro categorie:   Da emettere: sono elencate in questa sezione le fatture importate nel sistema ma non ancora inviate al Sistema di Interscambio; Emesse: tutte le fatture inviate al Sistema di Interscambio. All’interno della sezione “Emesse” i dati sono raggruppati per:   Anno Mese Alla destra di ogni campo viene visualizzato il numero di fatture presenti ed è possibile visionare solo le fatture interessate cliccando sul mese di appartenenza. 23 Azienda Cliccando sul tasto “Azienda”, presente nella barra degli strumenti si ha la possibilità di scegliere l’azienda per la quale si è interessati ad effettuare le operazioni di inserimento, come mostra la Figura 36. Figura 36 24 Appendice 1. La fattura verso la PA Regole tecniche e riferimenti normativi [1] Portale fattura PA http://www.fatturapa.gov.it/ [2] Tracciato tabellare formato fattura PA: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.0/Formato_FatturaPA_tabellare_1.0.pdf Riferimenti normativi [4] Decreto 3 aprile 2013, n. 55 http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2013/05/22/13G00097/sg [5] Circolare numero 1 del 31/03/2014 Ministero delle Finanze http://www.funzionepubblica.gov.it/media/1161809/2014_03_31_circolare_fe.pdf 25 Il processo e gli stati Il processo di comunicazione della fattura prevede i seguenti stati, evidenziati nell’elenco fatture nella colonna “Stato”: Stato Descrizione IMPORTATO VALIDATO SCARTATO INOLTRATO_PEC ACCETTAZIONE AVVENUTA_CONSEGNA ERRORE_CONSEGNA SCARTATO_SDI ACCETTATO_SDI MANCATA_CONSEGNA FILE_NON_RECAPITABILE ACCETTATO_PA SCARTATO_PA SCADUTO_DECORRENZA_TERMINI Correttamente importata da Legalinvoice PA Validata formalmente da Legalinvoice PA Scartata da Legalinvoice PA Spedita via PEC al SDI Accettazione del server PEC di origine Ricevuta da parte del server PEC del SDI Errore da parte del server PEC del SDI Scartata dal SDI Accettata dal SDI In ritardo di consegna alla PA Definitiva mancata consegna alla PA Accettata dalla PA Scartata dalla PA La PA non ha risposto entro 15gg dall’invio fattura Tabella 8 Gli stati possibili del documento sono rappresentati nel diagramma seguente, in sequenza temporale: FILE_NON_RECAPITABILE ACCETTATO_PA MANCATA_CONSEGNA SCARTATO_PA ACCETTATO_PA ACCETTATO_SDI ACCETTAZIONE – AVVENUTA CONSEGNA VALIDATO‐ INOLTRATO_PEC IN IMPORTAZIONE ‐ IMPORTATO SCADUTO SCARTATO_PA SCARTATO_SDI ERRORE_CONSEGNA SCADUTO_DECORRENZA TERMINI SCARTATO Figura 37 Gli stati colorati in azzurro sono stati TRANSITORI, ovvero che rappresentano un passaggio del ciclo della fattura. Gli stati colorati in rosso e verde sono stati FINALI, il che significa che la fattura è giunta alla fine del suo ciclo; in particolare: Gli stati colorati in rosso rappresentano anomalie non recuperabili, nel caso di segnalazioni. “SCARTATO_PA” e “FILE_NON RECAPITABILE” l fattura è considerata emessa; si consiglia di contattare il cliente Pubblica Amministrazione per verificarne i motivi, potrebbe essere necessario riemettere la fattura. Nel caso di segnalazioni “SCARTATO”, “SCARTATO_SDI” la fattura non è considerata emessa, ed è nuovamente modificabile per l’emissione. Nel caso “ERRORE CONSEGNA” contattare il supporto. 26 Gli stati colorati in verde rappresentano stati finali non di anomalia, tipicamente non richiedono alcuna azione da parte del cliente. Lo stato “ACCETTATO” significa che la PA Destinataria ha emesso una notifica di accettazione (facoltativa) entro i 15 gg previsti dalla norma. Lo stato “SCADUTO” significa che la PA Destinataria non ha risposto entro i 15 gg previsti. La fattura è comunque stata correttamente consegnata. Ulteriori dettagli sugli esiti e sul processo interno al Sistema di Interscambio possono essere sul sito fatturapa, gestito da Agenzia delle Entrate e Sogei in: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/b‐2.htm [1] 27