Legalinvoice PA – Manuale Utente Versione 1.14 Data 10/11/2014 1 Sommario Sommario 2 Introduzione alle funzionalità 4 Requisiti Informazioni Introduttive Login Primo accesso 4 5 5 6 La barra degli strumenti 7 Formato campi 7 Impostazioni 8 Modifica della password 8 Gestione Azienda 8 Dati azienda 10 Recapiti 11 Stabile organizzazione 12 Iscrizione nel registro delle imprese 13 Rappresentante fiscale 13 Dati Utente 14 Inserisci fattura 15 Compilazione Manuale 15 Testata 16 Pagamento 21 Righe Fattura 22 Riferimenti 26 Spese e Contributi 32 Allegati 33 Importazione XML 34 Invio delle fatture 35 Le mie fatture 36 Lista fatture 36 Ricerca e Filtri 38 Azienda 38 Appendice 1. 40 Regole tecniche e riferimenti normativi 40 Riferimenti normativi 40 Il processo e gli stati 40 2 Legenda degli errori SDI 41 3 Introduzione alle funzionalità Il servizio web Legalinvoice PA InfoCert consente, attraverso una interfaccia Web, l’emissione di fatture verso la Pubblica Amministrazione secondo le specifiche dettate dalla normativa sulla fatturazione elettronica (Decreto 3 aprile 2013 n. 55). Per i clienti Legalinvoice PA, InfoCert si configura come intermediario e provvederà a firmare le fatture con una propria firma automatica-massiva, inviarle via PEC tramite un canale appositamente predisposto. Il servizio permette al Cliente: La composizione di una fattura mediante una interfaccia web, comprendente un sottoinsieme dei dati dettagliati dalle specifiche tecniche; Il monitoraggio dei messaggi di notifica inviati dal Sistema di Interscambio Sogei. Il servizio inoltre comprende: L’inoltro delle fatture composte al sistema di interscambio Sogei, la gestione del dialogo con lo stesso e il recupero delle ricevute di esito ed accettazione, secondo il processo descritto in Appendice 1; La conservazione sostitutiva, presso InfoCert, dei documenti inviati e delle ricevute del sistema di interscambio; La delega ad InfoCert della esecuzione del procedimento, che comporta anche l’apposizione delle firme previste dal procedimento effettuate tramite tecnologie di firma digitale; L’adempimento di quanto previsto dalla normativa relativamente alla sicurezza fisica e logica dell’archivio dei documenti conservati sostitutivamente e dell’intero procedimento di conservazione sostitutiva. Requisiti Legalinvoice PA è fruibile attraverso un browser web, senza richiesta di installazione di plugin o ActiveX. Sono supportati: IE dalla versione 10 in poi; Firefox dalla versione 15 in poi; Chrome dalla versione 15 in poi; Safari dalla versione 5 in poi; Opera dalla versione 12 in poi. Il servizio è basato su standard HTML e Javascript; sebbene possa essere fruibile anche da altre piattaforme e sistemi operativi, le combinazioni sopra elencate sono quelle testate e manutenute ad oggi da InfoCert. 4 Informazioni Introduttive Login Per accedere al servizio web Legalinvoice PA è necessario inserire le proprie credenziali di accesso (username e password). La schermata di login si presenta come mostrato in Figura 1. Figura 1 Nella schermata di accesso è mostrata una finestra che riporta: Le informazioni relative agli aggiornamenti rilasciati dal ministero; Le annotazioni sull’utilizzo dell’applicazione; Eventuali cambiamenti significativi dell’applicazione. Se viene effettuato l’accesso in Legalinvoice PA con delle credenziali utente non valide, l’accesso viene bloccato e viene segnalato un errore, come mostrato in Figura 2. In questi casi è consigliato verificare i dati inseriti perché potrebbero essere state usate le credenziali di accesso di altri servizi offerti da Infocert S.p.A. Figura 2 5 Primo accesso Al primo accesso in Legalinvoice PA l’utente è invitato ad inserire i dati di almeno una azienda Mittente(Cedente/Prestatore), cioè i dati dell’azienda che emetterà fatture verso la PA. Per questa ragione, dopo aver eseguito il primo accesso si presenterà la schermata mostrata in Figura 3, la notifica ha lo scopo di avvisare l’utente che non è stata ancora inserita nessuna azienda emittente. Figura 3 Dopo aver cliccato sul bottone ‘OK’ si visualizzerà la schermata principale mostrata in Figura 4. Figura 4 La scritta mostrata in Figura 5 e la notifica mostrata in Figura 3 saranno presenti, ad ogni accesso, fino a quando non si ultimerà l’inserimento di una azienda. Figura 5 NOTA: Nella schermata principale mostrata in Figura 4 non è presente il bottone “Inserisci Fattura”, perché non sarà possibile inserire nessuna fattura fino a quando non verrà caricata almeno una azienda. 6 La barra degli strumenti Dopo aver concluso l’inserimento dei dati dell’azienda la schermata principale si presenta come mostrato in Figura 6. Figura 6 La barra degli strumenti, mostrata in Figura 7, sarà sempre presente durante l’utilizzo dell’applicazione, per permette all’utente di accedere alle diverse funzionalità. Figura 7 I tasti presenti nella barra degli strumenti sono i seguenti: Impostazioni: permette di effettuare le operazioni di configurazione dell’azienda, modificare la password della propria utenza e visualizzare i dati dell’utente; Inserisci Fattura: avvia il wizard di inserimento manuale o l’importazione di una nuova fattura; Le mie Fatture: mostra l’elenco delle fatture da emettere o già emesse; Azienda: permette di modificare l’azienda su cui si opera, per Legalinvoice PA MultiAzienda. Formato campi Per ogni campo è prevista una verifica sulla correttezza del formato dei caratteri inseriti, secondo quanto previsto dal campo, un esempio è mostrato in Figura 8. Attenzione: non viene eseguita nessuna verifica sulla correttezza del dato inserito. Figura 8 7 Impostazioni Dal tasto Impostazioni è possibile, come mostrato in Figura 9: modificare la password scegliendo l’opzione “Cambio password”; inserire o modificare i dati di una azienda mittente scegliendo l’opzione “Gestione aziende”; visualizzare i dati dell’utente scegliendo l’opzione “Dati Utente”. Figura 9 Modifica della password Per modificare la password l’utente deve compilare i campi indicati nella Figura 10 e nella scelta della nuova password è necessario seguire le indicazioni evidenziate. Figura 10 Gestione Azienda La prima operazione da eseguire, dopo aver effettuato l’accesso all’applicazione Legalinvoice PA, è inserire i dati di almeno una delle aziende mittente, cioè una azienda per la quale si vuole effettuare il caricamento e l’invio di una fattura verso al PA. Le informazioni, relative all’azienda, saranno riportate nella sezione “Mittente” della fattura. La schermata per l’inserimento dei dati della azienda è mostrata nella Figura 11 e nella Figura 12. 8 Figura 11 Figura 12 Per inserire i dati di una azienda cliccare sul tasto “Nuova Azienda”, mostrato in Figura 13 e seguire le indicazioni descritte nei prossimi paragrafi. Figura 13 Per modificare i dati di una azienda già inserita, scegliere l’azienda da voler modificare dalla lista “Modifica Azienda”. A questo punto, verranno popolati i campi con i dati inseriti precedentemente e sarà quindi possibile effettuare le modifiche. Infine, per salvare quanto inserito cliccare il tasto “Salva”. L’azienda inizialmente viene creata in stato “INATTIVA”. Per attivare una azienda, dopo aver popolato tutti i campi obbligatori, è necessario caricare il contratto firmato della “RICHIESTA DI ATTIVAZIONE LEGALINVOICE PA PER IL CEDENTE PRESTATORE”. Fino a quando il contratto non sarà stato importato, l’azienda caricata risulterà “INATTIVA”. Il contratto sopra citato (La Richiesta di Attivazione Cedente/Prestatore) è parzialmente precompilato dall’applicazione ed è scaricabile utilizzando il tasto “Scarica Contratto”. Dopo aver scaricato il contratto è necessario inserire i dati del firmatario (il legale rappresentante o incaricato dal cedente/prestatore) e firmarlo in calce. Le operazioni da eseguire per caricare il contratto sono le seguenti: Scegliere il file firmato da caricare dalla propria postazione, cliccando sul tasto “Scegli”; Caricare il documento, cliccando sul tasto “Carica contratto”. 9 Dopo aver caricato il contratto l’azienda passerà automaticamente in stato “ATTIVA”. Fino a quanto l’azienda non viene attivata, non sarà possibile effettuare l’inserimento di fatture per quella azienda. Infatti, come si può notare, le aziende non attive non sono presenti nell’elenco delle aziende mittenti. Dati azienda Nella Figura 14 e nella Figura 15 sono mostrati i campi destinati alla descrizione dell’azienda. Le informazioni richieste sono necessarie ai fini dell’inserimento dell’azienda nel sistema. Figura 14 Figura 15 Nella Tabella 1 viene mostrato un elenco degli attributi richiesti per l’inserimento e per ognuno viene data una breve descrizione. In particolare, la colonna ‘Obbligatorio’ indica i campi che sono obbligatori ai fini dell’inserimento dell’azienda. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco, mentre i campi contrassegnati con un doppio asterisco sono obbligatori solo se si compila almeno uno dei dati della sezione di riferimento. ATTENZIONE: La partita Iva del cedente/prestatore (azienda mittente) viene considerato un campo obbligatorio dal sistema di interscambio e quindi non è possibile ometterlo o sostituirlo con un dato non corretto. Sappiamo, però, che esistono aziende senza partita iva che possono fatturare alle PA. Nei casi di aziende senza partita iva è possibile attuare le seguenti due opzioni: dal momento che le Onlus non sono obbligate ad avere partita IVA, esiste per loro la possibilità di richiedere rimborsi e/o pagamenti direttamente alla PA coinvolta, al di fuori del processo di fatturazione normato. E' ammessa la forma cartacea ma tale modalità deve essere accettata dalla PA; in caso la PA non accetti giustificativo cartaceo ed esiga la fatturazione elettronica, la Onlus è tenuta a dotarsi di Partita Iva oppure deve rinunciare al rapporto con la PA. Dettaglio Campi 10 Etichetta NOME BREVE DENOMINAZIONE Descrizione Descrizione ad uso interno dell’azienda, compare nell’elenco aziende sulla barra degli strumenti. Non viene riportato nella fattura inviata. Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente), da valorizzare in alternativa ai campi Nome e Cognome. NOME E COGNOME Nome e Cognome, da valorizzare in alternativa a Denominazione PARTITA IVA Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (PER l’Italia “IT” Maiuscolo) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA. Titolo onorifico TITOLO ONORIFICO ALBO DI APPARTENENZA NUMERO ISCRIZIONE ALBO CODICE FISCALE REGIME FISCALE CODICE EORI PROVINCIA ALBO DATA ISCRIZIONE ALBO NOME SEZIONALE PREDEFINITO PER FATTURE PA Obbligatorio SI SI (se non valorizzato il campo Nome e Cognome) SI (se non valorizzato il campo Denominazione) SI NO Nome dell'albo professionale NO Numero di iscrizione all'albo professionale NO Numero di Codice Fiscale Regime fiscale. Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile 2009. In vigore dal 1 luglio 2009 Sigla della provincia di competenza dell'albo professionale Data di iscrizione all'albo professionale SI SI NO Nome del sezionale che verrà riportato nelle fatture come valore predefinito, tipicamente il sezionale dedicato dal cliente per le fatture emesse verso la PA. La scelta di un sezionale dedicato garantisce una numerazione auto-consistente delle fatture presenti nell'applicazione e inviate in conservazione. NO NO NO Tabella 1 Recapiti Per ogni azienda è necessario indicare anche i recapiti, come mostrato nella Figura 16 e nella Figura 17. Figura 16 11 Figura 17 ATTENZIONE: Se l’azienda non è in possesso di un indirizzo PEC, nel campo “PEC” può essere inserito anche un indirizzo non PEC, perché il dato non è utilizzato ai fini applicativi. Ciò nonostante ci risulta che a partire dal 1° gennaio 2013 anche le imprese individuali, oltre ai professionisti e alle società, abbiano l’obbligo di dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC). Dettaglio Campi Etichetta Descrizione INDIRIZZO Indirizzo della sede del cedente o prestatore (nome della via, piazza etc.) N.CIVICO Numero civico riferito all'indirizzo (non indicare se già presente nel campo indirizzo) PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Comune CITTA Comune relativo alla sede del cedente/prestatore NAZIONE Codice della nazione CAP Codice Avviamento Postale TELEFONO Contatto telefonico fisso o mobile EMAIL Indirizzo di posta elettronica FAX Numero di fax PEC Indirizzo di posta elettronica certificata Obbligatorio SI NO NO SI SI SI NO SI NO SI Tabella 2 Stabile organizzazione Questa sezione è dedicata ai dati relativi allo stabile organizzazione e deve essere compilata solo nei casi in cui il cedente/prestatore è un soggetto non residente ed effettua la transazione oggetto del documento tramite l’organizzazione residente sul territorio nazionale. I campi mostrati nella Figura 18 si riferiscono alla stabile organizzazione in Italia. Figura 18 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione INDIRIZZO Indirizzo della sede del cedente o prestatore (nome della via, piazza etc.) N.CIVICO Numero civico riferito all'indirizzo (non indicare se già presente nel campo indirizzo) PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Comune CITTA Comune relativo alla sede del cedente/prestatore Obbligatorio SI NO NO SI 12 NAZIONE CAP Codice della nazione Codice Avviamento Postale SI SI Tabella 3 Iscrizione nel registro delle imprese Questa sezione è dedicata ai dati relativi all’iscrizione REA ed è obbligatoria solo nei casi in cui la società è iscritta nel registro delle imprese ai sensi dell'art. 2250 del codice civile. Figura 19 Figura 20 Dettaglio Campi Etichetta NUMERO ISCRIZIONE PROVINCIA UFFICIO REGISTRO IMPRESE NUMERO SOCI CAPITALE SOCIALE STATO LIQUIDAZIONE Descrizione Numero di iscrizione al registro delle imprese Sigla della provincia dell'Ufficio del registro delle imprese presso il quale è registrata la società Nei casi di società per azioni e a responsabilità limitata, il campo va valorizzato per indicare se vi è un socio unico oppure se vi sono più soci Nei soli casi di società di capitali (SpA, SApA, SRL), il campo va valorizzato per indicare il capitale sociale Indica se la Società si trova in stato di liquidazione oppure no Obbligatorio SI SI NO NO SI Tabella 4 Rappresentante fiscale Questa sezione è obbligatoria solo nei casi in cui il cedente/prestatore si avvalga di un rappresentante fiscale in Italia, ai sensi del DPR 633 del 1972 e successive modifiche ed integrazioni. Figura 21 Dettaglio Campi Etichetta DENOMINAZIONE Descrizione Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente), da valorizzare in alternativa ai campi Nome e Cognome. Obbligatorio SI (se non valorizzato il 13 NOME E COGNOME Nome e Cognome, da valorizzare in alternativa a Denominazione PARTITA IVA Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (PER l’Italia “IT” Maiuscolo) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA. Numero di Codice Fiscale, facoltativo. Nell’esempio il codice relativo ad una impresa individuale. Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile 2009. In vigore dal 1 luglio 2009 Titolo onorifico CODICE FISCALE CODICE EORI TITOLO ONORIFICO SESSO DATA DI NASCITA Sesso Data di nascita campo Nome e Cognome) SI (se non valorizzato il campo Denominazione) SI NO NO NO NO NO Tabella 5 Dati Utente In questa sezione è possibile visualizzare il conteggio delle: Aziende acquistate: rappresentano il numero di aziende comprate in fase di acquisto di Legalinvoice PA; Aziende create: rappresenta il numero di aziende configurate in Legalinvoice PA; Fatture acquistate: rappresenta il numero di fatture comprate in fase di acquisto di Legalinvoice PA Fatture utilizzate: rappresenta il numero di fatture già importate ma non ancora inviate; Fatture in transito: rappresenta il numero di fatture inviate al sistema di interscambio che non sono in stato ACCETTATO PA o SCADUTO DECORRENZA TERMINI; Fatture consumate: rappresenta il numero di fatture inviate al sistema di interscambio che sono in stato ACCETTATO PA o SCADUTO DECORRENZA TERMINI; Questa sezione permetterà quindi di essere sempre aggiornati sullo stato di utilizzo e di acquisto della propria utenza come mostrato in Figura 22. Figura 22 14 Inserisci fattura Cliccando sul tasto “Inserisci Fattura”, presente nella barra degli strumenti si può procedere all’inserimento di una nuova fattura, scegliendo tra: Compilazione manuale, come mostrato in Figura 23; Figura 23 Importazione di XML PA, come mostrato in Figura 24. Figura 24 Compilazione Manuale Dopo aver cliccato sul tasto “Compila”, sarà possibile iniziare l’inserimento manuale della fattura. Figura 25 Il Wizard di inserimento di una nuova fattura presenta sei sezioni, mostrate in Figura 25. È possibile passare da una sezione alla successiva utilizzando il tasto “Avanti”, presente alla fine di ogni pagina, oppure posizionarsi sulla sezione interessata cliccando sulla freccia corrispondente, ad esempio “Pagamento”. Nell’ultima sezione “Allegati” è presente il tasto “Fine” che permette di concludere le operazioni di inserimento. E’ possibile, inoltre, salvare i dati inseriti cliccando il tasto “Salva”, dopo aver salvato viene visualizzata la schermata mostrata in Figura 26. Figura 26 15 Nel wizard Testata sarà necessario compilare quattro campi obbligatori, prima di poter salvare la fattura inserita o procedere con l’inserimento di altri valori nelle sezioni successive. Nel caso in cui manchino i dati necessari per un inserimento parziale, l’utente verrà informato con un messaggio, come mostra la Figura 27. Figura 27 Una volta terminato l’inserimento di una fattura, o salvato quanto inserito, si potrà ricercare il documento utilizzando le informazioni descritte nel paragrafo: “Le mie fatture”. ATTENZIONE: se le informazioni inserite non sono sufficienti per l’invio della fattura, in ogni wizard, verrà mostrato il tasto “Non Inviabile” che permette di individuare i dati mancanti. Testata In questa sezione vanno inseriti i dati della Pubblica Amministrazione alla quale si vuole inviare la fattura e alcune informazioni introduttive sulla fattura, come mostra la Figura 28. Figura 28 NOTA: il campo mittente è precompilato con i dati dell’azienda, inseriti nella sezione “Gestione Azienda”, come mostrato nella Figura 29. 16 Figura 29 L’azienda che si sta utilizzando per l’inserimento è visualizzabile dalla barra degli strumenti, come evidenziato in Figura 30. Figura 30 Nel dettaglio andranno inseriti i dati relativi alla PA alla quale inviare la fattura, come mostrato in Figura 31. Figura 31 Dopo aver inserito il valore “Codice IPA”, per poter effettuare la verifica della correttezza del dato, è necessario inserire anche la “Data Documento”. Nel caso in cui il campo “Data Documento” non è popolato, cliccando sul tasto “Verifica”, compare la segnalazione mostrata in Figura 32. 17 Figura 32 Se invece il campo “Data Documento” è popolato è possibile effettuare la verifica del valore inserito nel campo “Codice IPA”. In fase di verifica possono verificarsi i seguenti casi: Il codice ipa è inesistente, quindi verrà inviato il messaggio mostrato in Figura 33. In questi casi l’utente è invitato a verificare il dato perché non risulta corretto. Le fatture inviate con un codice ipa errato vengono scartate dal sistema di interscambio. Figura 33 La data di avvio del servizio di fatturazione elettronica della PA legata al codice ipa inserito è successiva alla data del documento indicata dall’utente. Questo caso viene segnalato dal messaggio mostrato in Figura 34. I dati inseriti, in questo caso, non sono errati quindi se si decide di inviare la fattura, non verranno mostrate anomalie, ma in questi casi è opportuno effettuare una verifica del codice ipa utilizzato o contattare la PA destinataria. Figura 34 Il codice ipa inserito è corretto. In questo caso i dati relativi al destinatario, mostrati in Figura 31, vengono compilati automaticamente. ATTENZIONE: Per le Pubbliche Amministrazioni che non possiedono “Partita Iva”, l’applicazione permette di popolare il solo campo “Codice Fiscale”. Abbiamo riscontrato che il sistema di interscambio rifiuta le fatture 18 in cui il campo partita IVA è popolato con un dato non valido. Nel caso di destinatari con solo codice Fiscale, consigliamo quindi di non compilare il campo partita IVA. Andranno, inoltre, inseriti i valori relativi alla fattura, come mostrato in Figura 35. Figura 35 Nella Figura 35 sono mostrati anche i campi facoltativi: Importo Totale Documento Arrotondamento Causale ATTENZIONE: Questi campi se pur facoltativi, vengono utilizzati da alcune PA per individuare l’importo totale della fattura. Infine, possono essere inseriti i dati relativi agli eventuali sconti o maggiorazioni applicati sul totale documento, come mostrato in Figura 36. Per terminare l’inserimento di una riga è necessario cliccare sul tasto “Aggiungi”. E’, inoltre, possibile inserire più di una riga perché viene gestita la presenza di più sconti o più maggiorazioni a 'cascata'. Figura 36 Se il documento è stato emesso secondo modalità e termini stabiliti con decreto ministeriale ai sensi dell'articolo 73 del DPR 633/72, è necessario valorizzare il campo mostrato in Figura 37, Figura 37 ciò consente al cedente/prestatore l'emissione nello stesso anno di più documenti aventi stesso numero. Dettaglio Campi Etichetta TIPO DOCUMENTO NOME DOCUMENTO DATA DOCUMENTO VALUTA IMPORTO TOTALE DOCUMENTO ARROTONDAMENTO CAUSALE Descrizione Tipologia di documento Nome interno che potrà essere utilizzato per la ricerca della fattura nell’area “Le Mie Fatture” Data della fattura Codice della valuta utilizzata per l'indicazione degli importi Importo totale del documento al netto dell'eventuale sconto e comprensivo di imposta a debito del cessionario/committente Eventuale arrotondamento sul totale documento (ammette anche il segno negativo) Descrizione della causale del documento Obbligatorio SI NO SI SI NO NO NO 19 NUMERO SEQUENZIALE DOCUMENTO NUMERO DOCUMENTO SEZIONALE FATTURE PA RIFERIMENTO AMMINISTRAZIONE DENOMINAZIONE Numero progressivo della fattura SI Numero progressivo della fattura, viene compilato automaticamente legando insieme il valore indicato nel campo “Numero Sezionale Documento” e “Sezionale Fatture PA”. Se, nel campo “Sezionale Fatture PA”, non viene inserito nessun valore, il dato automaticamente caricato sarà relativo a quanto indicato nel campo “Numero sezionale Documento”. Nome del sezionale che verrà riportato nelle fatture come valore predefinito, tipicamente il sezionale dedicato dal cliente per le fatture emesse verso la PA. La scelta di un sezionale dedicato garantisce una numerazione auto-consistente delle fatture presenti nell'applicazione è inviate in conservazione. Codice identificativo del cedente/prestatore ai fini amministrativo-contabili Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente) SI NOME E COGNOME Nome e cognome della persona fisica CODICE IPA Codice dell'ufficio dell’amministrazione dello stato destinatario della fattura, definito all'amministrazione di appartenenza come riportato nella rubrica “Indice PA”. Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (IT, DE, ES...) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA. Numero di Codice Fiscale PARTITA IVA CODICE FISCALE INDIRIZZO N.CIVICO CITTA CAP PROVINCIA NAZIONE TITOLO ONORIFICO CODICE EORI TIPO SCONTO SCONTO% IMPORTO SCONTO Indirizzo della sede del cessionario/committente Numero civico della sede del cessionario/committente Città della sede del cessionario/committente Codice Avviamento Postale Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Città Codice della nazione Titolo onorifico Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile 2009. In vigore dal 1 luglio 2009 Da valorizzare nei soli casi di sconto, maggiorazione Eventuale sconto o maggiorazione applicati Importo dello sconto o della maggiorazione NO NO SI (se non valorizzato il campo Nome e Cognome) SI (se non valorizzato il campo Denominazione) SI SI (se non valorizzato il campo Codice Fiscale) SI (se non valorizzato il campo Partita IVA) SI NO SI SI NO SI NO NO NO NO NO Tabella 6 20 Pagamento In questa sezione è possibile inserite le informazioni circa il pagamento della fattura, come mostra la Figura 38. Figura 38 Nella Tabella 7 sono indicati i campi destinati ai dati del pagamento. Dettaglio Campi Etichetta CONDIZIONI MODALITA TITOLO QUIETANZANTE IMPORTO BENEFICIARIO NOME QUIETANZANTE COGNOME QUIETANZANTE CF QUIETANZANTE Descrizione Condizioni di pagamento Modalità di pagamento Titolo del quietanzante Importo relativo al pagamento Beneficiario del pagamento (utilizzabile se si intende indicare un beneficiario diverso dal cedente/prestatore) Nome del quietanzante Cognome del quietanzante Obbligatorio SI SI NO SI NO Codice fiscale del quietanzante NO NO NO Tabella 7 Nella Tabella 8 sono indicati i campi destinati al periodo di pagamento. Dettaglio Campi Etichetta DATA RIFERIMENTO GIORNI TERMINE DATA PAGAMENTO SCONTO PAGAMENTO ANTICIPATO DATA LIMITE PAGAMENTO ANTICIPATO PENALITA’ PAGAMENTI RITARDATI Descrizione Data dalla quale decorrono i termini di pagamento Termini di pagamento espressi in giorni a partire dalla data di riferimento di cui al campo Data riferimento Data di scadenza del pagamento da indicare nei casi in cui ha senso sulla base delle condizioni di pagamento previste Ammontare dello sconto per pagamento anticipato Obbligatorio NO NO Data limite stabilita per il pagamento anticipato NO Ammontare della penalità dovuta per pagamenti ritardati NO NO NO 21 DATA DECORRENZA PENALE CODICE PAGAMENTO Data di decorrenza della penale NO Codice per la riconciliazione degli incassi da parte del cedente/prestatore NO Tabella 8 I campi “IBAN” e “Codice Uff. Postale” sono necessari solo se la modalità scelta lo richiede, in caso contrario è possibile ometterli. Dettaglio Campi Etichetta ABI CAB CODICE UFF. POSTALE Descrizione Codice ABI Codice CAB Nei casi di modalità di pagamento in cui ha senso l'indicazione dell'ufficio postale ISTITUTO FINANZIARIO IBAN Nome dell'Istituto Finanziario International Bank Account Number (coordinata bancaria internazionale che consente di identificare, in maniera standard, il conto corrente del beneficiario) BIC Bank Identifier Code (codice che identifica la banca del beneficiario) Obbligatorio NO NO SI (se la modalità scelta lo prevede) NO SI (se la modalità scelta lo prevede) NO Tabella 9 Righe Fattura In questa sezione vanno inseriti i dettagli della fattura. Per ultimare l’inserimento di una riga bisogna cliccare sul tasto “Aggiungi Riga a Documento”. Nel caso in cui fossero presenti più righe, è possibile effettuare un caricamento multiplo, le operazioni di inserimento terminano sempre cliccando sul tasto “Aggiungi Riga a Documento”. Quando le operazioni di inserimento della riga saranno terminate, la riga inserita comparirà nella griglia posta in basso e si potrà continuare con l’inserimento, come mostrato in Figura 39. Figura 39 Per i campi “Tipo Riga” e “Tipo Sconto” il valore da inserire è scelto utilizzando il menu a tendina, ma non è necessario associare un valore a questi campi. 22 E’ possibile estendere le colonne della tabella mostrata in Figura 39 e dopo aver effettuato l’inserimento della riga, è possibile modificare, aggiungere o eliminare i dati inseriti cliccando sul campo da modificare. ATTENZIONE: Non viene effettuata nessuna operazione di calcolo nella seguente sezione (es. “Prezzo totale” non è automaticamente inserito moltiplicando il valore “Prezzo unitario” per “Quantità” di prodotti). Per evitare rifiuti da parte della PA, consigliamo all’utente una attenta verifica dei dati inseriti. Nel caso in cui la cessione/prestazione è soggetta a ritenuta di acconto è necessario valorizzare il campo mostrato in Figura 40. Figura 40 Dettaglio Campi Etichetta TIPO RIGA COD.ART. TIPO Descrizione Da valorizzare nei soli casi di sconto, premio, abbuono, spesa accessoria Indica la tipologia di codice articolo (TARIC, CPV, EAN, SSC) COD. ART. VALORE Indica il valore del codice articolo corrispondente alla tipologia riportata nel campo (COD.ART. TIPO) QUANTITA’ UOM PREZZO UNITARIO Numero di unità cedute / prestate Unità di misura riferita alla quantità Prezzo unitario del bene/servizio; nel caso di beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono, l'importo indicato rappresenta il "valore normale" Da valorizzare nei soli casi di sconto, maggiorazione Eventuale sconto o maggiorazione applicati Importo totale del bene/servizio (che tiene conto di eventuali sconti / maggiorazioni) IVA esclusa Importo dello sconto o della maggiorazione Aliquota (%) IVA applicata al bene/servizio Natura dell'operazione se non rientra tra quelle imponibili (il campo IVA% deve essere valorizzato a zero) Natura e qualità dell'oggetto della cessione/prestazione; può fare anche riferimento ad un precedente documento emesso a titolo di 'anticipo/acconto' Codice identificativo ai fini amministrativo-contabili TIPO SCONTO SCONTO% PREZZO TOTALE (IVA ESCLUSA) IMPORTO SCONTO IVA% NATURA ESENZIONE DESCRIZIONE RIFERIMENTO AMMINISTRAZIONE DATA INIZIO PERIODO DI RIFERIMENTO Data iniziale del periodo di riferimento cui si riferisce l'eventuale servizio prestato Obbligatorio NO NO (ma se viene inserito un dato diventa obbligatorio inserire anche COD.ART.VALORE) NO (ma se viene inserito un dato diventa obbligatorio inserire anche COD.ART. TIPO) NO NO SI NO NO SI NO SI NO SI NO NO 23 DATA FINE PERIODO DI RIFERIMENTO Data finale del periodo di riferimento cui si riferisce l'eventuale servizio prestato NO Tabella 10 E’ inoltre possibile inserire, con riferimento ad una linea di dettaglio, diverse tipologie di informazioni utili ai fini amministrativi, gestionali etc. Cliccando sul tasto “Altri Dati Gestionali” si apre la schermata mostrata in Figura 41, nella quale sono presenti ulteriori dati da poter aggiungere alla riga della fattura. Per ultimare l’inserimento dei dati è necessario cliccare sul tasto “Aggiungi”. Figura 41 Per terminare l’inserimento dei dati gestionali cliccare il tasto “OK”. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione TIPO DATO Codice che identifica la tipologia di informazione TESTO DI RIFERIMENTO NUMERO DI RIFERIMENTO DATA DI RIFERIMENTO Campo in cui inserire un valore alfanumerico riferito alla tipologia di informazione scelte nel campo “Tipo Dato” Campo in cui inserire un valore numerico riferito alla tipologia di informazione scelte nel campo “Tipo Dato” Campo in cui inserire una data riferita alla tipologia di informazione scelte nel campo “Tipo Dato” Obbligatorio SI(va popolato solo se si vuole inserire informazioni utili ai fini amministrativi, gestionali, etc) NO NO NO Tabella 11 E’ possibile effettuare l’inserimento di una riga anche in modalità avanzata cliccando sul tasto mostrato in Figura 42. Figura 42 24 Questa modalità permette in particolare di inserire valori multipli per i campi: Codice Articolo; Sconto/Maggiorazione; Dati Gestionale. Dopo aver scelto la modalità avanzata, comparirà la schermata mostrata in Figura 43 dove vengono elencate le righe già inserite. Non è possibile accedere a questa funzionalità se non è stata inserita nessuna riga. Figura 43 Questa visualizzazione permette di effettuare una modifica o eliminare la riga inserita come mostrato in Figura 44 e in Figura 45. Come mostrato in Figura 44, cliccando sulla freccia sarà possibile aggiungere ulteriori dati ai campi elencanti. Figura 44 Cliccando sul tasto Modifica compare la schermata mostrata in Figura 45. Figura 45 I valori richiesti in Figura 45 sono relativi esclusivamente alla riga e sono descritti in Tabella 10. 25 Cliccando sul tasto “Aggiungi riga” si visualizzerà la schermata mostrata in Figura 45 e sarà possibile inserire una nuova riga. Cliccando, invece, sulla freccia posta a destra di ogni riga, vengono elencati i campi mostrati in Figura 46. Figura 46 Se il valore indicato per i campi è 0, allora non sono stati popolati i dati del relativo campo. Mentre se il campo è popolato, una o più volte, viene mostrato sia il dato, sia il numero di volte inserito, e sarà possibile per ogni dato effettuare una eventuale cancellazione, come mostrato in Figura 47. Figura 47 Per tornare alla modalità semplice, bisogna cliccare sul tasto mostrato in Figura 48. Figura 48 Questa operazione cancellerà gli eventuali dati multipli inseriti per: Codice Articolo; Sconto/Maggiorazione; come segnalato nel massaggio mostrato in Figura 49. Figura 49 Riferimenti In questa sezione è possibile inserire eventuali riferimenti ad altri documenti, come mostra la Figura 50. 26 Figura 50 Nel campo “Norma Di Riferimento” va inserita la norma di riferimento, comunitaria o nazionale. Il campo è da valorizzare nei casi in cui il cessionario/committente è debitore di imposta in luogo del cedente/prestatore, o nei casi in cui sia tenuto ad emettere autofattura. E’ possibile estendere una specifica sezione cliccando sulla freccia posta a destra di ogni riga. Nessuna delle sezioni descritte di seguito è obbligatoria, ma se si ha bisogno di includere i dati di una delle sezioni, allora vanno compilati i campi segnalati come obbligatori per la specifica sezione. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco, mentre i campi contrassegnati con un doppio asterisco sono obbligatori solo se si compila almeno uno dei dati della sezione di riferimento. Descriviamo nel dettaglio le sezioni. DOCUMENTI CORRELATI In questa sezione è possibile inserire i dati del documento al quale è collegata la fattura che si sta inviando. In generale, queste informazioni sono segnalate dalla PA o sono in possesso dell’utente, essendo i dati del documento di riferimento della fattura (condiviso con la PA). Per ultimare l’inserimento dei dati bisogna cliccare sul tasto “Aggiungi”. Figura 51 NOTA: Per il pagamento della fattura, è necessario inserire i codici CUP e CIG se la fattura fa riferimento a Progetti di investimento o Gare; in tal caso è necessario richiedere tali codici alla Pubblica Amministrazione destinataria. Se uno dei due valori (CUP o CIG) non viene inserito, pur popolando il numero documento, durante l’invio della fattura, verrà presentata una schermata di avviso come quella mostrata in Figura 52. 27 Figura 52 Il messaggio, ricevuto prima dell’invio della fatture, serve a segnalate al cliente che uno dei due dati è mancante. Non è errato mandare una fattura senza uno dei due valori, ma se l’utente è in possesso dei dati è consigliabile inserirli, per evitare che la fattura venga scartata a causa del mancato inserimento. Dettaglio Campi Etichetta TIPO NUMERO DOCUMENTO DATA DOCUMENTO RIFERIMENTO LINEA FATTURA CODICE COMMESSA/CONVENZIONE NUMERO LINEA DOCUMENTO CODICE CUP CODICE CIG Descrizione Tipologia di documento a cui si fa riferimento Numero del documento Data del documento Linea di dettaglio della fattura a cui si fa riferimento (se il riferimento è all'intera fattura, non viene valorizzato) Codice della commessa o della convenzione Obbligatorio SI SI NO NO Identificativo della singola voce all'interno del documento (ad esempio, nel caso di ordine di acquisto, è il numero della linea dell'ordine di acquisto, oppure, nel caso di contratto, è il numero della linea del contratto, etc…) Codice gestito dal CIPE che caratterizza ogni progetto di investimento pubblico (Codice Unitario Progetto) Codice Identificativo della Gara NO NO NO NO Tabella 12 DATI SAL Questa sezione è da valorizzare nei casi di fattura per stato di avanzamento. 28 Figura 53 Dettaglio Campi Etichetta FASE DI AVANZAMENTO Descrizione Fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce Obbligatorio SI Tabella 13 DATI DDT Nei casi in cui sia presente un documento di trasporto collegato alla fattura che si sta inserendo, casi di fatturazione differita, vanno valorizzati i campi descritti nella tabella Tabella 14 e mostrati nella Figura 54. Questa sezione serve a comunicare i dati del documento con cui è stato consegnato il bene. I campi di questa sezione possono essere ripetuti se la fattura fa riferimento a più consegne e quindi a più documenti di trasporto. Figura 54 Dettaglio Campi Etichetta NUMERO DOCUMENTO DI TRASPORTO RIFERIMENTO LINEA FATTURA DATA DOCUMENTO DI TRASPORTO Descrizione Tipologia di documento a cui si fa riferimento Obbligatorio SI Numero del documento Data del documento NO SI Tabella 14 DATI TRASPORTO Questa sezione deve essere valorizzata nei casi di fattura "accompagnatoria" per inserire informazioni relative al trasporto, come mostrato nella Figura 55. 29 Figura 55 Dettaglio Campi Etichetta MEZZO DI TRASPORTO CAUSALE TRASPORTO NUMERO COLLI DESCRIZIONE COLLI UOM PESO LORDO PESO NETTO DATA/ORA RITIRO DATA/ORA CONSEGNA DATA INIZIO TRASPORTO TIPO RESA DENOMINAZIONE Descrizione Mezzo utilizzato per il trasporto Causale del trasporto Numero dei colli trasportati Descrizione (natura, qualità, aspetto …) relativa ai colli trasportati Unità di misura riferita al peso della merce Peso lordo della merce Peso netto della merce Data e ora del ritiro della merce Data e ora della consegna della merce Data di inizio del trasporto Obbligatorio NO NO NO NO Codifica del termine di resa espresso secondo lo standard ICC-Camera di Commercio Internazionale (Incoterms) Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente) NO NOME / COGNOME Nome e Cognome della persona fisica PARTITA IVA Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese ( IT, DE, ES …..) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA Numero di Codice Fiscale Titolo onorifico Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile 2009. In vigore dal 1 luglio 2009 CODICE FISCALE TITOLO ONORIFICO CODICE EORI NO NO NO NO NO SI (se non valorizzati i campi Nome e Cognome) SI (se non valorizzato il campo Denominazione) SI NO NO NO 30 LICENZA DI GUIDA INDIRIZZO N. CIVICO CITTA’ CAP PROVINCIA NAZIONE Numero identificativo della licenza di guida (es. numero patente) Indirizzo di resa (nome della via, piazza etc.) Numero civico riferito all'indirizzo di resa (non indicare se già presente nel campo Indirizzo) Comune ove ha sede l'indirizzo di resa Codice Avviamento Postale dell'indirizzo di resa Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Città Codice della nazione NO SI NO SI SI NO SI Tabella 15 FATTURA PRINCIPALE I valori della fattura principale sono da inserire nei casi di fatture per operazioni accessorie, emesse dagli ‘autotrasportatori’ per usufruire delle agevolazioni in materia di registrazione e pagamento IVA. In questi casi vanno popolati i campi mostrati nella Figura 56 e descritti nella Tabella 16. Figura 56 Dettaglio Campi Etichetta NUMERO FATTURA PRINCIPALE DATA FATTURA PRINCIPALE Descrizione Numero della fattura relativa al trasporto di beni, da indicare sulle fatture emesse dagli autotrasportatori per certificare le operazioni accessorie Data della fattura Obbligatorio SI SI Tabella 16 DATI VEICOLI In questa sezione è possibile inserire i dati relativi ai veicoli di cui all'art. 38, comma 4 del dl 331 del 1993. In questi casi vanno popolati i campi mostrati nella Figura 57 e descritti nella Tabella 17. Figura 57 Dettaglio Campi Etichetta PERCORSO TOTALE DATA PRIMA IMMATRICOLAZIONE/ISCRIZIONE PR Descrizione Totale chilometri percorsi, oppure totale ore navigate o volate Data di prima immatricolazione o di iscrizione nei pubblici registri Obbligatorio SI SI Tabella 17 31 Spese e Contributi In questa sezione vanno inserite le eventuali informazioni relative alle spese e ai contributi, come mostra la Figura 58. Figura 58 In particolare, per i valori relativi alla cassa previdenziale vanno compilati i campi mostrati in Figura 59. Per ultimare l’inserimento di una riga bisogna cliccare sul tasto “Aggiungi”. Nel caso in cui fosse necessario inserire più righe, è possibile effettuare un caricamento multiplo, le operazioni di inserimento terminano sempre cliccando sul tasto “Aggiungi”. Figura 59 ATTENZIONE: ai sensi dell’articolo 6 del DM 17 giugno 2014, in attesa dell’aggiornamento della attuale versione del tracciato FatturaPA, l’assoluzione dell’imposta di bollo può essere rappresentata in fattura inserendo nel campo “Numero Bollo” la stringa “DM-17-GIU-2014”. Infine, nella sezione “Dati Riepilogo” vengono riportate le righe della fattura caricare nella sezione “Righe Fattura”, come mostra la Figura 60. Se in tale area non sono mostrate le righe della fattura, allora è necessario verificare il corretto caricamento perché non è consentito inviare una fatture senza dettagli righe. Ricordiamo che per ultimare il caricamento di una riga è necessario cliccare il tasto “Aggiungi Riga a Documento”. Inoltre, in questa sezione è possibile inserire o modificare i dati presenti in ogni riga. In particolare è possibile inserire i dati relativi all’esigibilità iva scegliendo uno dei due valori ammessi: IVA ad esigibilità immediata IVA ad esigibilità differita Figura 60 32 Dettaglio Campi Etichetta TIPO CASSA ALIQUOTA CASSA IMPORTO CONTRIBUTO CONTRIBUTO CASSA SOGGETTO A RITENUTA IMPONIBILE PREVIDENZIALE NATURA ESENZIONE RIFERIMENTO AMMINISTRATIVO/CONTABILE NUMERO BOLLO IMPORTO BOLLO IVA% TIPO RITENUTA CAUSALE PAGAMENTO IMPORTO ALIQUOTA % ESIGIBILITA’ IVA Descrizione Tipologia cassa previdenziale di appartenenza Aliquota (%) del contributo, se previsto, per la cassa di appartenenza Importo del contributo per la cassa di appartenenza Indica se il contributo cassa è soggetto a ritenuta Obbligatorio SI SI Importo sul quale applicare il contributo cassa previdenziale Natura dell'operazione se non rientra tra quelle imponibili (il campo IVA% deve essere valorizzato a zero) Codice identificativo ai fini amministrativo-contabili NO Estremi della autorizzazione rilasciata dall’Ufficio delle Entrate per l’assolvimento in modo virtuale. Importo del bollo Aliquota (%) IVA applicata Tipologia della ritenuta Causale del pagamento (quella del modello 770) Importo della ritenuta Aliquota (%) della ritenuta Esigibilità IVA (immediata ai sensi dell'Art. 6 comma 5 del DPR 633 1972, oppure differita) SI SI NO NO NO SI SI SI SI SI SI NO Tabella 18 Allegati In questa sezione è possibile allegare un file alla fattura che si sta inviando, come mostrato in Figura 61. Le operazioni da eseguire per allegare un file alla fattura sono le seguenti: Scegliere il file da importare dalla propria postazione, cliccando sul tasto “Scegli”; Caricare il documento, cliccando sul tasto “Carica”. Quando il caricamento sarà completato si visualizzerà una riga nella tabella e sarà possibile eseguire le seguenti operazioni sul file importato: : tasto per effettuare il download del documento allegato; : tasto che permette all’utente di eliminare l’allegato inserito. Figura 61 33 Dettaglio Campi Etichetta DESCRIZIONE ALGORITMO DI COMPRESSIONE Descrizione Nome dell'allegato Algoritmo usato per comprimere l'attachment (ad es.: ZIP, RAR, …) Obbligatorio SI NO Tabella 19 Importazione XML Per effettuare il caricamento di una fattura è necessario che il documento sia in formato xml. Se il formato del file non è corretto compare l’errore mostrato in Figura 62. Figura 62 Le operazioni da eseguire per importare un file xml sono le seguenti: Scegliere il file da importare dalla propria postazione, cliccando sul tasto “Scegli”; Caricare il documento, cliccando sul tasto “Carica”. Durante le fasi di caricamento, viene effettuata la validazione del documento, per verificare che non contenga valori obbligatori mancanti. Se durante questa fase vengono individuati dati obbligatori mancanti, viene presentato un messaggio come mostrato nella Figura 63. Figura 63 Quando le operazioni di download saranno concluse si visualizzerà una schermata come quella mostrata in Figura 64 Figura 64 Le fatture importate non possono più essere modificate e quindi i valori vanno controllati prima di ultimare il caricamento. 34 Invio delle fatture Terminato l’inserimento di una fattura sarà possibile inviarla cliccando sul tasto Figura 65 come mostrato nella Figura 65 Come si può vedere dalla Figura 65 il tasto per l’invio non è attivo per tutte le righe, questo fa capire all’utente che ci sono fatture per le quali non sono stati compilati ancora tutti i campi obbligatori. E’ possibile conoscere i campi obbligatori, non ancora compilati, di una particolare fattura cliccando sul tasto . Comparirà una schermata come quella mostrata in Figura 66. Fino a quando i campi indicati non saranno popolati la fattura analizzata non potrà essere inviata. Figura 66 Dopo aver inviato la fattura comparirà il messaggio mostrato in Figura 67. Figura 67 E’ richiesta l’autorizzazione da parte dell’utente a procedere con le operazioni di firma e invio della fattura. 35 Le mie fatture Lista fatture Cliccando sul tasto “Le mie Fatture”, si accede all’elenco delle fatture, come mostra la Figura 68. È possibile ordinare le righe della tabella cliccando sull’etichetta della colonna, oppure estendere il campo della colonna spostandola con il mouse. Figura 68 È, inoltre, possibile effettuare le azioni descritte di seguito: : tasto per l’invio della fattura al Sistema di Interscambio che provvederà ad inviare la fattura alla PA destinataria; : tasto attivo solo per le fatture in stato (BOZZA, SCARTATO, SCARTATO_SDI o SCARTATO_PA). Permette di modificare i dati inseriti ed effettuare eventuali correzioni nel caso di fatture scartate. Dopo aver apportato le eventuali modifiche sulle fatture scartate, è necessario rieffettuare l’invio al fine di riprocessare la fattura scartata. Nella sezione “Legenda degli errori SDI” sono stati riportati i casi di errore riscontrabili; : tasto che permette di conoscere i valori mancanti al fine dell’invio. Cliccando sulla freccia si possono visualizzare anche le seguenti azioni: : tasto che permette di visualizzare l’anteprima della fattura inserita; : tasto che permette all’utente di eliminare la fattura inserita. E’ possibile eseguire questa operazione sono per le fatture per le quali l’emessione non è ancora andata a buon fine; : tasto per effettuare il download della fattura inserita. Il formato del documento scaricato sarà xml. E’ sempre possibile effettuare il download del documento; Nel caso in cui la fattura è stata emessa, sono visibili anche le seguenti azioni: : tasto che permette di conoscere il motivo per il quale la fattura è stata scartata. Questa azione sarà possibile solo se la fattura è in stato SCARTATO, SCARTATO_SDI, SCARTATO_PA; : tasto che permette di copiare la fattura inserita. : tasto per eseguire il tracking della fattura. Questa funzionalità permette di monitorare le fasi di lavorazione della fattura ed avere a disposizione più dati sulla fattura per eventuali ricerche sui sistemi forniti da SDI. Per esempio, nella Figura 69 la fattura risulta correttamente inviata e 36 accettata dalla PA quindi ha concluso tutte le fasi di lavorazione e viene riportata la data di lavorazione. Figura 69 Mentre, nella Figura 70 la fattura è stata scartata da SDI. Nella sezione inferiore viene mostrato il motivo dello scarto. In questo caso, la fattura non ha ancora concluso tutte le fasi di lavorazione, ma è necessario modificare quanto segnalato nel messaggio e procedere nuovamente all’invio. Figura 70 Nella visualizzazione delle fatture è possibile: Modificare il numero di fatture visualizzate per ogni pagina; Modificare la pagina visualizzata utilizzando le frecce; Conoscere il numero totale dei documenti presenti nella lista; Conoscere il numero totale dei documenti selezionati. 37 Figura 71 Ricerca e Filtri Nella sezione dedicata al tracciamento delle fatture, mostrata nella Figura 68, è possibile semplificare la ricerca utilizzando l’alberatura posta a sinistra, mostrata nella Figura 72. Figura 72 Le fatture vengono suddivise in due macro categorie: Da emettere: sono elencate in questa sezione le fatture importate nel sistema ma non ancora inviate al Sistema di Interscambio; Emesse: tutte le fatture inviate al Sistema di Interscambio. All’interno della sezione “Emesse” i dati sono raggruppati per: Anno; Mese. Alla destra di ogni campo viene visualizzato il numero di fatture presenti ed è possibile visionare solo le fatture interessate cliccando sul mese di appartenenza. E’, inoltre, possibile effettuare una ricerca puntuale della fattura cliccando sul riquadro evidenziato nella Figura 73. Figura 73 Le fatture sono ricercabili per: Numero Documento; Destinatario. Se si è interessati a visualizzare solo gli stati anomali di una determinata fattura bisogna scegliere l’opzione “Mostra solo Anomalie”. Azienda Cliccando sul tasto “Azienda”, presente nella barra degli strumenti si ha la possibilità di scegliere l’azienda per la quale si è interessati ad effettuare le operazioni di inserimento, come mostra la Figura 74. 38 Figura 74 E’ possibile modifica l’azienda mittente se si è nell’area inserimento. Inoltre, selezionando una delle aziende verranno mostrate solo le fatture emesse da quel mittente e non saranno visibili tutte le fatture inserite, cioè non verranno visualizzate le fatture degli altri mittenti. 39 Appendice 1. Regole tecniche e riferimenti normativi [1] Portale fattura PA http://www.fatturapa.gov.it/ [2] Tracciato tabellare formato fattura PA: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.0/Formato_FatturaPA_tabellare_1.0.pdf Riferimenti normativi [3] Decreto 3 aprile 2013, n. 55 http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2013/05/22/13G00097/sg [4] Circolare numero 1 del 31/03/2014 Ministero delle Finanze http://www.funzionepubblica.gov.it/media/1161809/2014_03_31_circolare_fe.pdf Il processo e gli stati Il processo di comunicazione della fattura prevede i seguenti stati, evidenziati nell’elenco fatture nella colonna “Stato”: Stato Descrizione IMPORTATO VALIDATO SCARTATO INOLTRATO_PEC ACCETTAZIONE AVVENUTA_CONSEGNA ERRORE_CONSEGNA SCARTATO_SDI ACCETTATO_SDI MANCATA_CONSEGNA ATTESTAZIONE_TRASMISSIONE_FATTURA ACCETTATO_PA SCARTATO_PA SCADUTO_DECORRENZA_TERMINI Correttamente importata da Legalinvoice PA Validata formalmente da Legalinvoice PA Scartata da Legalinvoice PA Spedita via PEC al SDI Accettazione del server PEC di origine Ricevuta da parte del server PEC del SDI Errore da parte del server PEC del SDI Scartata dal SDI Accettata dal SDI In ritardo di consegna alla PA Definitiva mancata consegna alla PA Accettata dalla PA Scartata dalla PA La PA non ha risposto entro 15gg dall’invio fattura Tabella 20 Gli stati possibili del documento sono rappresentati nel diagramma seguente, in sequenza temporale: FILE_NON_RECAPITABILE ACCETTATO_PA MANCATA_CONSEGNA SCARTATO_PA ACCETTATO_PA ACCETTATO_SDI ACCETTAZIONE – AVVENUTA CONSEGNA VALIDATOINOLTRATO_PEC IN IMPORTAZIONE IMPORTATO SCADUTO SCARTATO_PA SCARTATO_SDI ERRORE_CONSEGNA SCADUTO_DECORRENZA TERMINI SCARTATO Figura 75 40 Gli stati colorati in azzurro sono stati TRANSITORI, ovvero che rappresentano un passaggio del ciclo della fattura. Gli stati colorati in rosso e verde sono stati FINALI, il che significa che la fattura è giunta alla fine del suo ciclo; in particolare: Gli stati colorati in rosso rappresentano stati finali (oppure in attesa di modifica) ma con un segnale di anomalia. Analizziamo di seguito i casi riscontrabili: “ATTESTAZIONE_TRASMISSIONE_FATTURA” la fattura è considerata emessa; si consiglia di contattare il cliente Pubblica Amministrazione per verificarne i motivi. Nel caso di segnalazioni “SCARTATO”, “SCARTATO_SDI” o “SCARTATO_PA” la fattura non è considerata emessa, ed è nuovamente modificabile per l’emissione. Nel paragrafo “Legenda degli errori SDI” è riportato un elenco dei possibili casi di errore riscontrabili con un dettaglio sul campo da dover modifica per correggere l’errore. Vi ricordiamo che le fatture dopo essere state modificate vanno reinviate per poter essere rielaborate dal sistema; Nel caso “ERRORE CONSEGNA” contattare il supporto. Gli stati colorati in verde rappresentano stati finali non di anomalia, tipicamente non richiedono alcuna azione da parte del cliente. Lo stato “ACCETTATO_PA” significa che la PA Destinataria ha emesso una notifica di accettazione (facoltativa) entro i 15 gg previsti dalla norma. Lo stato “SCADUTO PER DECORRENZA TERMINI” significa che la PA Destinataria non ha risposto entro i 15 gg previsti. La fattura è comunque stata correttamente consegnata. Ulteriori dettagli sugli esiti e sul processo interno al Sistema di Interscambio possono essere consultati dal sito “fatturapa”, gestito dall’Agenzia delle Entrate e Sogei in: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/b-2.htm Legenda degli errori SDI Per agevolare la comprensione dei tipi di errore restituiti dal sistema di interscambio, è messo a disposizione dell’utente un documento (reperibile al link: http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/Elenco_Controlli_V1.1.pdf) che elenca e descrive le varie tipologie di errore. Di seguito vengono riportate alcune delle casistiche riscontrate: Codice 00002: Nome file duplicato, in questi casi la fattura viene scartata perché l’utente ha utilizzato un nome del file già usato. Questi errori avvengono quando l’utente utilizza nel campo “Id-Trasmittente” il proprio Codice Fiscale invece di inserire il Codice Fiscale di Infocert(07945211006). Infatti il nome del documento inviato ad SDI è creato a partire dal valore Id-Trasmittente inserendo un progressivo che rende unico il nome. Il progressivo utilizzato ha sempre lo stesso origine per diversi CF. Quindi se le fatture vengono scartate con questo errore, significa che l’utente ha probabilmente inviato già con un altro strumento, una fattura con lo stesso nome file. Codice 00301: IdFiscaleIVA del CedentePrestatore non valido, in questi casi significa che la PIVA del mittente non è valida; Codice 00302: CodiceFiscale del CedentePrestatore non valido, in questi casi significa che il CF del mittente non risulta valido; 41 Codice 00305: IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido, in questi casi significa che la PIVA del destinatario non risulta valida. Visto che il campo PIVA non è obbligatorio se presente il CF è possibile omettere questo dato; Codice 00306: CodiceFiscale del CessionarioCommittente non valido, in questi casi significa che il CF del destinatario non è valido; Codice 00311: CodiceDestinatario non valido, in questi casi significa che il CodiceIPA inserito non è corretto; Codice 00312: CodiceDestinatario non attivo, in questi casi significa che il CodiceIPA inserito non è ancora attivo (l’utente può verifica la data di attivazione dal sito: http://www.indicepa.gov.it/ricerca-altre-coduni/ricerca-altre-coduni-form01.php); Codice 00398: Codice Ufficio presente ed univocamente identificabile nell’anagrafica di riferimento, in presenza di CodiceDestinatario valorizzato con codice ufficio “Centrale”, questo messaggio di errore segnala all’utente che è stato utilizzato erroneamente il codiceIPA dell’ufficio centrale della PA mentre è attivo quello specifico della PA. Infine, il sistema di interscambio effettua una verifica di unicità della fattura al fine di intercettare un accidentale reinvio della stessa fattura. SdI controlla che la fattura che sta esaminando non sia stata già trasmessa ed elaborata; in quest’ottica, qualora i dati contenuti all’interno della fattura e relativi a: identificativo cedente/prestatore(mittente); tipologia documento; anno della data fattura; numero fattura; coincidano con quelli di una fattura precedentemente trasmessa e per la quale non sia stata inviata al soggetto trasmittente una notifica di scarto oppure di rifiuto da parte del destinatario Amministrazione o terzo ricevente), il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni: Codice 00404: Fattura duplicata Codice 00409: Fattura duplicata nel lotto 42
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