公立大学法人兵庫県立大学文書管理規程（目的）第１条この規程は、公立大学法人兵庫県立大学（以下、「法人」という。）の保有する文書等の管理に関して必要な事項を定めることにより、文書等の適正な管理を図り、もって事務の適正かつ迅速な処理を図ることを目的とする。（用語の定義）第２条この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。（１）文書等法人の役員、教員及び職員（以下「役職員」という。）が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真（これらを撮影したマイクロフィルムを含む。）並びに電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、法人の役職員が組織的に用いるものとして、法人が保有しているものをいう。ただし、大学広報、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売又は配布することを目的として発行されるものを除く。（２）電子文書等前号に規定する電磁的記録のうち、書式情報（文書、図面、写真及びスライド等の体裁に関する情報をいう。）又は音声若しくは映像を再生することにより人の知覚により認識することができる情報を含めて記録されているものをいう。（３）完結文書（４）未完結文書（５）部長事案の処理が完結した文書等をいう。完結文書以外の文書等をいう。公立大学法人兵庫県立大学組織規程（平成２５年公立大学法人兵庫県立大学規程第１号。（以下「組織規程」という。））第３条第２項に規定する部（以下「部」という。）の部長（文書等の管理の原則）第３条法人の役職員は、文書等を正確かつ迅速に取り扱うとともに、文書等を良好な状態で保存し、常にその所在を明らかにしておくこと等により、文書等を適正に管理しなければならない。（文書等の管理体制）第４条法人における文書等の管理が適正に行われるための指導及び監督を行うため、部に文書管理責任者を置き、部長をもってこれに充てる。２文書等の適正な管理を実施するため、部に文書取扱責任者、文書主任及び文書取扱者（以下「文書取扱責任者等」という。）を置く。３文書取扱責任者等の選任、職務等については、別に定める。（文書等の収受等）第５条法人の役職員は、受領した文書等について、別に定めるところにより、速やかに収受その他の処理をしなければならない。（文書等の作成）第６条法人の役職員は、事案の処理に当たって最終的な意思の決定を受ける場合においては、文書等を作成してこれを行わなければならない。２前項の規定にかかわらず、緊急に処理する必要がある事案、処理の内容が軽易な事案、その他やむを得ない理由がある事案については、文書等の作成を省略することができる。３前項の規定により緊急に処理する必要がある事案の処理について文書等の作成を省略したときは、事後に当該事案の処理に係る文書等を作成しなければならない。（文書等の分類等）第７条文書取扱責任者等は、毎年度当初に、別に定めるところにより、文書等の分類基準及び目録としての機能を備えたファイル基準表を作成しなければならない。２前項のファイル基準表は、情報公開条例（平成12年兵庫県条例第６号）第34条に規定する公文書の検索に必要な資料として整備するとともに、一般の利用に供するものとする。（完結文書の保存期間）第８条完結文書の保存期間は、別表に定める基準に基づき、部長が決定するものとする。２前項の保存期間の起算日は、当該文書等に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の初日とする。ただし、これにより難いものの起算日については、別に定める。３部長は、事務の遂行上の必要があるときは、第１項の保存期間を延長することができる。４法令に保存期間の定めのある完結文書については、前３項の規定にかかわらず、当該法令の定めるところによる。（文書等の保存）第９条完結文書は、それ以外のものと区別して、保存期間の起算日から１年間（保存期間が１年未満のものにあっては、当該保存期間が満了するまでの間）、主務課等の事務室において保存するものとする。２主務課等の事務室において常時使用する必要がある完結文書その他特別の理由がある完結文書は、保存期間の起算日から１年を経過した後も、引き続き主務課等の事務室において保存することができる。３部長は第１項または第２項の規定による保存が終了した完結文書を、文書取扱責任者に、書庫等所定の場所で、保存させなければならない。４未完結文書（事案の処理を完結するに至らなかったものを除く。）は、主務課等の事務室において適正に保存しておかなければならない。５電磁的記録の保存については、前項の規定にかかわらず、別に定めるところによる。６法人の役職員は、文書等を良好な状態で保存するために必要があるときは、当該文書等について、記録媒体を変換することができる。（文書等の廃棄）第10条部長は、保存期間が満了した完結文書を、別に定めるところにより、廃棄しなければならない。２部長は、保存期間満了前に完結文書を破棄しなければならない特別の理由が生じたときは、破棄しなければならない完結文書の名称、当該特別の理由及び廃棄しなければならない期日を記載した文書等により、事務局の局長の承認を得て、廃棄することができる。３事案の処理を完結するに至らなかった未完結文書については、適宜破棄することができる。（監査等に関する文書等の特例）第11条部長は、前条の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書等については、当該各号に定める期間が経過するまでの間、廃棄してはならない。（１）現に監査、検査等の対象となっているもの当該監査、検査等が終了するまでの間（２）現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの当該訴訟が終結するまでの間（３）現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間（４）情報公開条例第５条第１項に規定する公開請求があったもの同条例第10条第１項又は第２項に規定する公開決定又は非公開決定（同条例第11条第３項又は第12条第３項の規定により非公開決定があったものとみなされる場合を含む。）の日の翌日から起算して１年間（５）個人情報の保護に関する条例（平成８年兵庫県条例第24号）第14条第１項に規定する開示請求があったもの同条例第20条第１項又は第２項に規定する決定（第21条第３項又は第22条第３項の規定により不開示決定があったものとみなされる場合を含む。）の日の翌日から起算して１年間（６）前各号に掲げるもののほか、当該文書等について現に請求、争訟等の対象となっているもの当該請求、争訟等の処理に必要な期間（補則）第12条この規程に定めるもののほか、文書等の管理に関して必要な事項は、理事長が別に定める｡附則この規程は、平成２５年４月１日から施行する。別表（第８条関係）保存期間の区分３０年１０年左１欄の区分に属する文書等法人の業務運営に係る国、県その他公的機関に対する重要な申請又は届出に関するもの２法人の業務運営に係る基本的計画又は基本方針の決定に関するもの３定款に関する文書４諸規程に関する文書５法人の登記に関するもの６理事会、経営審議会、教育研究審議会に関する文書等で重要なもの７理事長の事務引継書８教職員の履歴書９教職員の任免、身分及び賞罰に関する文書等で重要なもの 10 变位、变勲及び褒章に関するもの 11 表彰に関する文書等で重要なもの 12 予算及び決算に関する文書等で特に重要なもの 13 契約に関する文書等で特に重要なもの 14 工事完了完成図面等で重要なもの 15 渉外、交渉及び合意に関する文書等で特に重要なもの 16 研究報告書、年報等の研究及び統計に関する文書等で特に重要なもの 17 法人の沿革に関する文書等で重要なもの 18 学籍簿 19 学生の入学、卒業及び修了の決定並びに学位の授与に関するもの 20 その他３０年保存を必要と認める文書等１重要な事業の計画及び実施に関する文書等２訴訟に関する文書等３表彰に関する文書等４予算及び決算に関する文書等で重要なもの５契約に関する文書等で重要なもの６大学運営交付金、補助金等に関する文書等で重要なもの７渉外及び交渉に関する文書等で重要なもの８研究報告書、年報等の研究及び統計に関する文書等で重要なもの９全学委員会に関するもの 10 学生の異動に関するもの 11 その他１０年保存を必要と認める文書等５年３年１年１理事会に関する文書等２経営審議会に関する文書等３教育研究審議会に関する文書等４事業の計画及び実施に関する文書等５通知、申請、届出等の文書等で重要なもの６教職員の任免、身分及び賞罰に関する文書等７非常勤職員及び臨時職員等の雇用等に関する文書等８表彰に関する文書等９予算及び決算に関する文書等 10 大学運営交付金、補助金等に関する文書等 11 研究報告書､年報等の研究及び統計に関する文書等 12 副理事長、理事及びこれに準ずる者の事務引継書 13 14 大学の授業又は試験に関する文書等その他５年保存を必要と認める文書等１２３４５６７８９１２３４５通知、申請、届出等の文書等教職員の給与に関する文書等旅行命令に関する文書等予算及び決算に関する文書等で軽易なもの契約に関する文書等監査及び検査に関する文書等復命書部長及びこれに準ずる者の事務引継書その他３年保存を必要と認める文書等通知、照会、回答等で軽易な文書等契約に関する文書等で軽易なもの復命書で軽易なもの軽易な帳簿その他１年保存を必要と認める文書等事務処理上必要その他の文書等で、１年以上の保存期間を要しないものな１年未満の期間備考右欄に掲げる文書等に該当する文書等であっても、当該文書等と内容を同じくする文書等（以下｢同一内容文書｣という。）が、左欄に掲げる保存期間において適正に保存される場合には、当該文書等の保存期間を、同一内容文書の保存期間より短期の区分の保存期間とすることができる。