「請求・支払処理」簡易マニュアル

「請求・支払処理」簡易マニュアル
Ver2.0 平成 26 年 10 月 05 日
KGK サポートセンター
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<< 目次 >>
請求処理
(1)請求の流れ
(2)請求処理の作業一覧
(3)請求処理のよくある質問 Q&A
(4)請求処理の注意事項
支払処理
(5)支払の流れ
(6)支払処理の作業一覧
(7)支払処理のよくある質問 Q&A
(8)支払処理の注意事項
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p. 2
請求処理
請求処理
: 請求先の締日ごとに、指定期間までの産業廃棄物データ、一般廃棄物データ、専ら物データ等の売上データと入金データを集計します。
これに、前回の請求額を繰越残として加算し、集計した売上・入金データとを集計して今回請求額を算出します。
(1)請求の流れ
受注情報の登録/修正
一般伝票の登録/修正
専ら伝票の登録/修正
その他伝票の登録/修正
入金伝票の登録/修正
請求締め処理
◎要データ修正
請求内容のチェック
◎チェック OK
支払代行会社の「承認・確定」の確認
請求書の印刷/郵送
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(2)請求処理の作業一覧
SEQ
1
作業項目
メニューのタブ
操作ボタン
作業期限
備考
受注情報(電子マニフェスト伝票) マニフェスト管理
「受注情報登録」
月 初 か ら 第 4 ・引渡日が月初~月末までのデータの修正、
の登録/修正
「電マニ単価・請求日修正」
営 業 日 の もれ追加、取消を実施する。
PM3:00 まで
・排出事業者からの電話連絡でミスの指摘が
あった場合も速やかに対応します。
・電子マニフェスト伝票に関しては単価/請
求日の修正はできますが、単価/請求日以外
の修正は、排出事業者に依頼してください。
一般伝票の登録/修正
専ら伝票の登録/修正
その他伝票の登録
入金伝票の登録
廃棄物管理
廃棄物管理
請求/支払管理
請求/支払管理
「一般廃棄物 登録」
・引渡日が月初~月末までのデータの修正、
「一般廃棄物 修正/照会」
もれ追加、取消を実施する。
「専ら物 登録」
・引渡日が月初~月末までのデータの修正、
「専ら物 修正/照会」
もれ追加、取消を実施する。
「その他伝票 登録(支払代
・車両チャーター代金(臨時便代金)
、トイレッ
行)」
トペーパーなどの商品の販売、清掃などの役務
「その他伝票 修正/照会(支払
提供といった品目の数量、単価、を登録、修正、
代行)」
もれ追加、取消します。
「入金伝票 登録(支払代行)」
・入金管理をしない場合は未登録でも問題あ
「入金伝票 修正/照会(支払代
りませんが、入金管理をする場合は、必須と
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行)」
なります。
・月末までの振込入金の確認し、その金額を
登録します。
【注意】KGK システムでの最初の請求に関し
ては、入金伝票の登録は必要ありません。
(シ
ステムでの前月の繰り越し残高を管理して
いないため)
2
請求締め処理
請求/支払管理
「請求締め処理(支払代行)」
月 初 か ら 第 4 ・各伝票の入力/修正等が完了したら、該当
営 業 日 の 月分の請求の締め処理を実行します。
PM3:00 まで
・支払代行会社(松本光春商店)が「承認」
する月初から第4営業日の PM3:00 までは、
何回でも請求締め処理が実行できます。
3
請求内容のチェック
請求/支払管理
「請求一覧表(支払代行)」
月 初 か ら 第 4 ・請求締め処理が終了したら、請求一覧表を
営 業 日 の ドリルダウンしながら請求の詳細内容を確認
PM3:00 まで
します。間違いがあれば、各伝票を修正、取
消しを実施し、再度請求締め処理を実行しま
す。
・各伝票の間違いがなくなるまで、これらの
作業を繰り返します。
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4
支払代行会社の「承認・確定」 請求/支払管理
「請求一覧表(支払代行)」
の確認
月 初 か ら 第 4 ・請求締め処理が完了し、月初から第4営業
営 業 日 の 日の PM3:00 以降に、支払代行会社(松本光春
PM3:00 以降
商店)が「承認」しますので、それを請求一
覧表で確認します。
「承認」されていない場合
は、請求書を発行しても「未承認」が印字さ
れ請求書は無効と見なされますので注意して
ください。
5
請求書の印刷/郵送
請求/支払管理
「合計請求書(支払代行)」
月 初 か ら 第 4 ・支払先単位(排出事業者)毎の請求書の印
「明細請求書(支払代行)」
営 業 日 の 刷/郵送をします。
PM3:00 以降
・原則、合計請求書のみ印刷/郵送でよい。
・郵送先は「株式会社松本光春商店 東京支
店」
・請求締め処理が完了し、月初から第4営業
日の PM3:00 以降に、請求一覧表で、支払代行
会社(松本光春商店)が「承認」されている
かを確認して、請求書を発行します。「承認」
がされていない場合は、請求書に「未承認」
が印字されますので、
「未承認」が印字されて
いない、
「認証」された請求書を郵送してくだ
さい。
※操作に関して、詳しくは「操作マニュアル」の請求・支払管理を参照してください。
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(3)請求処理のよくある質問 Q&A
Q-001
請求一覧の特定の請求先の請求金額が合わない。
A-001
・産業廃棄物データ、一般廃棄物データ、専ら物データ等の売上データと入金データの請求日、入金日が請求期間内に含まれているかチェックをします。
また、単価、数量の桁がまちがっていないかをチェックします。
Q-002
A-002
Q-003
特定の請求先が請求一覧、請求書が出力されない。
・請求額がゼロ円の場合は、出力されません。また、請求締め日の条件設定が間違っている可能性があります。
請求結果に誤差がある。
A-003
・端数処理は、切り捨て。 消費税計算は、切り捨てで、伝票単位の積み上げになりますので、当月の請求額に単純に消費税率を掛けたものと若干誤差がで
る場合があります。
Q-004
支払代行会社が承認・確定した後に、伝票の漏れや間違いを発覚し、伝票を訂正しようとしたが、伝票がロックされていて登録、訂正ができないがどうす
ればよいか?
A-004
・該当月の締め処理で支払代行会社が承認・確定した後は、伝票がロックされていて登録、訂正ができませんので、該当月の間違った分の調整を、翌月分
に請求締めに含まれるように各伝票を登録します。調整分を一括で「その他伝票」で前月調整分として伝票登録して請求締め処理を実施しても問題ありません。
Q-005
産業廃棄物伝票データ、一般廃棄物伝票データ、専ら物伝票データに登録できない品目、例えば、車両チャーター代金(臨時便代金)、トイレットペーパ
ーなどの商品の販売、清掃などの役務提供といった品目を請求するにはどうすればよいか?
A-005
・
「請求・支払管理」→「その他伝票」のでその品目の売上分を登録し、適正に請求できるようにします。
また、車両チャーター代金(臨時便代金)
、トイレットペーパーなどの商品の販売、清掃などの役務提供といった品目については、
「マスタ管理」→「商品マスタ」で
独自の商品を登録することができます。
Q-006
請求締め処理は、何回も「実行」できるのか?
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p. 7
A-006
・運用規定に基づき、支払代行会社が「承認確定」する月初から第4営業日の PM3:00 までは、何回でも請求締め処理は、
「実行」できます。
ただし、月初から第4営業日の PM3:00 以降は、請求締め処理はブロックされ実行できません。
Q-008
請求書に「未承認」と印字されるが、「未承認」の印字を消すにはどうすればよいか?
A-008
・月初から第4営業日の PM3:00 以降に、支払代行会社(松本光春商店)が「承認」します。
「承認」されていれば、請求書に「未承認」は印字され
ません。
「承認」されていない場合は、請求書を発行しても「未承認」が印字され請求書は無効と見なされますので注意してください。
「承認」されているかど
うかは、請求一覧表で確認します。
Q-009
請求書の発行は支払い代行者が「承認確定」をしないと出来ないのですか?
A-009
・支払代行会社が確定をしていなければ、合計/明細請求書を発行しても「未承認」という赤字で印字されます。支払代行会社が確定をしてなくて
も請求書の発行自体はできます。
ただし「未承認」が印字された請求書を支払代行会社に郵送しても、請求書は無効となりますので、注意してください。支払代行会社が確定をすれば、
「未承
認」は印字されません。
Q-010
A-010
請求に関してですが、毎月が小額の為、2 カ月毎の請求にしたい場合、どうすればよいか?
・基本的に、各伝票の請求日と引渡日は同一日です。しかし、少額で 2 ヶ月分をまとめたい場合は、請求日を変更することにより対応できます。
※事例:8 月の請求締めを実施しないで、8 月分の各伝票分を 9 月請求締め分に含ませたい場合
①伝票の引渡日が例えば8/25でも、請求日を、09/01にすれば、9月分の請求締めに含めることができます。
つまり、8 月分のすべての伝票の請求日を09/01にすれば、9 月の請求締め処理において自動的に 9 月の請求分に8月分の伝票分が加算されることにな
ります。
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Q-011
受注情報(電子マニフェスト)の単価、一般廃棄物、有価物、専ら物の各伝票の単価に誤りがあり、修正する場合はどうすればよいか?
A-011
・各伝票の単価が間違っているということは、委託契約書の契約単価が間違っているので、まず委託契約書の契約単価を修正します。
・すでに登録してしまった受注情報(電子マニフェスト)の単価、金額を修正する場合は、「請求/支払管理」→「電マニ単価・請求日修正」で単価を修
正します。
・有価物、一般廃棄物、専ら物の「単価」についてのみは修正はできません(単価以外の項目は修正できます)ので、間違った伝票を削除して新たに有価物、一般廃
棄物、専ら物の伝票を登録してください。
※有価物、一般廃棄物、専ら物の「単価」については、委託契約書から参照して各伝票にコピーしているので、委託契約書を修正しても自動的に反映されないような
仕組みになっていますので、この点をご注意お願いします。
Q-012
支払い代行者が「承認確定」をしていない請求書/合計請求書と支払書/合計支払書は、
「未承認」が印字されますが、未承認時点では仮の金額なのか?
A-012
・支払書及び合計支払書は、貴社が請求額、支払額を確認して問題なければ、
「未承認」が表示されていても数字は実質確定しています。数字が変わるケー
スとしては、ほとんどありませんが、まれに支払い代行者が4営業日のPM3:00の「確定承認」の前に排出事業者から修正の指摘があった場合は、修正し再度請
求/支払締めを実行しなければいけません。
「確定承認」された後は、該当月の各伝票はロックされ修正できなくなります。
Q-013
A-013
請求に関してですが、請求を忘れた場合、どうすればよいか?
・基本的に、各伝票の請求日と引渡日は同一日です。しかし、先月の伝票の請求日を変更することにより対応できます。
※事例:8 月の請求締めを忘れて、8 月分の各伝票分を 9 月請求締め分に含ませる場合
①伝票の引渡日が例えば8/25でも、請求日を、09/01にすれば、9月分の請求締めに含めることができます。
つまり、8 月分のすべての伝票の請求日を09/01にすれば、9 月の請求締め処理において自動的に 9 月の請求分に8月分の伝票分が加算されることにな
ります。
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p. 9
Q-014
各伝票を新規登録や修正/削除などをしても、請求一覧や請求書に金額等が反映されない場合、どうすればよいか?
A-014
・基本的に、請求書は自動的に出力されません、あくまでも該当月分の請求締め処理を実行しない限り出力されません。各伝票を新規登録や修正/削
除などをした場合は、必ず、再度該当月分の請求締め処理を実行すれば、金額等が反映されます。
Q-015
A-015
産廃税などの非課税対象の伝票を請求するにはどうすればよいか?
・まず、メニュ画面の「マスタ管理」→「商品マスタ」で「産廃税」という商品を登録することが必要です。商品を登録する時、
「課税方法」は必ず
「非課税」にして登録するように注意してください。
次に「その他の伝票」で「商品名」を「産廃税」を選択して登録することにより、非課税分として排出事業者に対して適正に請求されます。
Q-016
A-016
一般廃棄物の月極契約の場合は、請求するにはどうすればよいか?
・
(1)一般廃棄物の月極契約の場合は、
「一般廃棄物委託契約書」にまず、
「一般廃棄物 月極契約」という種類の品目選択し、その「運搬単価」に月極金
額を登録します。請求用のために必ず排出事業場別に一件登録してください。
また、数量報告用のために、日々運搬している品目を登録し、その品目の運搬単価はすべてゼロ円にします。必ず、排出事業場から排出される品目すべてを登録し
てください。
(2)日々の日次処理においては、一般廃棄物伝票の登録は、「数量」のみ入力し「運搬単価」はゼロ円で順次登録していきます。
月末に「一般廃棄物 月極契約」という種類の品目の月極金額分のみの 1 伝票を登録し請求金額が適正に算出される請求されます。
【注意】
「一般廃棄物 月極契約」の伝票登録は「その他伝票」は使用しません。あくまでも、一般廃棄物伝票で登録してください。
Q-017
A-017
産業廃棄物の月極契約の場合は、請求するにはどうすればよいか?
・
(1)産業廃棄物の月極契約の場合は、
「産業廃棄物委託契約書」にまず、
「産業廃棄物情報」タブの各明細の品目詳細情報の「月極契約の登録」を「する」
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p. 10
を選択すると自動的に「産業廃棄物の種類」が「産業廃棄物 月極契約」になりますので、その「運搬単価」に月極金額を登録します。請求用のために必ず排出事業
場別に一件登録してください。
また、数量報告用のために、日々運搬している品目を別途登録し、その品目の運搬単価はすべてゼロ円にします。必ず、排出事業場から排出される品目すべてを登
録してください。
(2)日々の日次処理においては、受注情報(マニフェスト伝票)の登録は、「数量」のみ入力し「運搬単価」はゼロ円で順次登録していきます。
月末に「産業廃棄物 月極契約」という種類の品目の月極金額分のみの 1 伝票を「その他伝票」で登録し請求金額が適正に算出される請求されます。
【注意】
「産業廃棄物 月極契約」の伝票登録は、必ず「その他伝票」は使用します。受注伝票で登録しないでください。
一般廃棄物伝票の月極契約の扱いと違うので注意してください。
Q-018
産業廃棄物で契約単価が「1 台あたり」という価格設定の場合(例えば車両費(○万円/台)
、処分費(×円/kg)のようなケース)、にはどのように対応
すればよいか?
A-018
・契約単価が「1 台あたり」という場合は、基本的に定期便ではなく車両チャーター代金(臨時便代金)と見なして通常の運搬・処分単価を適正に分離し
て対応します。
(1) まず、産廃委託契約書に次のように登録します。
① 車両費(○万円/台)は、チャーター代金と見なして、委託契約書には登録しません。
② 車両費は、
「商品マスタ」に「産廃 運搬車両代金」を登録して単位は「台」にしてください。
③ 処分費(×円/kg)は、そのまま委託契約書に登録してください。(運搬単価はゼロとなります)
(2)臨時便の車両チャーター代金(臨時便代金)の請求処理に関しては、メニュ画面の「請求管理タブ」→「その他伝票」の画面から登録します。
「その他の伝票」
の登録については、その都度登録でも、請求締め処理時にまとめて登録することはどちらでも問題ありません
(3)請求処理時のデータ登録方法
①受注情報は、請求月分を登録していくと思いますが、あくまでも処分費用の分しか反映されていません。
②そこで、請求月分のすでに登録されている受注情報の運搬した回数(受注情報の伝票枚数)を、「その他伝票」で登録して、車両費の分を反映させます。
「その他の伝票」を登録することにより、車両チャーター代金(臨時便代金)と運搬・処分費用が排出事業者に対して適正に請求されます。
入力事例 : (車両費(○万円/台)×運搬回数)
「マスタ管理」→「商品マスタ」で車両チャーター代金(臨時便代金)という商品を登録することが必要です。
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p. 11
(4)請求処理の注意事項
(1)4 日に支払代行会社が承認確定処理をする前に請求処理をしない場合は、翌月回しとなります。
(2)KGK においては、請求処理は必須となります。KGK から請求書を発行して、支払代行会社に郵送しない限り、支払は実行されませんので、注意してくださ
い。
(3)月初から第4営業日の PM3:00 以降に、支払代行会社(松本光春商店)が「承認」します。
「承認」されていない場合は、請求書を発行しても「未承
認」が印字され請求書は無効と見なされますので注意してください。
(4)作業日が、土日、祝日の場合は、翌営業日に順次シフトします。
(5)原則として、各データの入力、訂正は収集運搬事業者しかできません。排出事業者は一切データを登録、修正、削除はできない。(例外として電子マニフ
ェスト伝票に関しては、排出事業者は JWNET に関する項目のみは、修正、取消しできますが、JWNET と関係のない項目である単価、請求日などは修正できません)
(6)電子マニフェスト伝票の修正について
本来なら電子マニフェスト伝票は、排出事業者のみしか修正できないが、単価(金額)と請求日については、収集運搬事業者が実施する。この2項目は、JWN
ETとは関係ない項目なので、この 2 項目については、収集運搬事業者が修正可能となります。
(7)受注情報の確定(マニフェスト伝票)について
月末前後の受注情報を入力した場合、排出事業者の承認確定(受注情報から電子マニフェストへの確定)が遅れる可能性があるので、入力したもので、マニフェ
スト番号が発行されていなくても、引渡日が月末までの分は、請求に含めるようにします。
(8)確定後のデータの取り扱いについて
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p. 12
支払代行会社が、請求締め処理を実施した時点で、各伝票データは確定され、収集運搬事業者は各伝票データを修正できなくなります。
ただし、電子マニフェストデータに関しては、JWNETとの連動性の問題があるので、データ自体の修正、取消は、可能であるが、請求確定時点の請求履歴デ
ータは、変更されません。この点に関しては、請求確定時点の請求履歴と実際の電子マニフェストデータに相違がでます。
・電子マニフェストデータの取消や単価ミスによる金額の訂正については、翌月の請求時にその他伝票に訂正金額分の伝票を作成して翌月の請求分に反映させま
す。
(9)各伝票データの引渡日と請求日については、原則同じ日付ですが、請求確定後に入力もれなどが、発覚し、翌月に漏れた伝票を入力する場合に、引渡日は
変更できないため、請求日を翌月の日付にして翌月の請求分に含まれるようにします。
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支払処理
支払処理
: 支払先の締日ごとに、指定期間までの有価物データなどの仕入データと支払データを集計します。
これに、前回の支払額を繰越残として加算し、集計した仕入・支払データとを集計して今回請求額を算出します。
(1)支払の流れ
有価物伝票の登録/修正
支払伝票の登録/修正
支払締め処理
◎要データ修正
支払内容のチェック
◎チェック OK
収納代行会社の「承認・確定」の確認
支払書の印刷/郵送
KGK サポートセンター
p. 14
(2)支払処理の作業一覧
SEQ
1
作業項目
有価伝票の登録/修正
メニューのタブ
廃棄物管理
操作ボタン
作業期限
備考
「有価物 登録」
月 初 か ら 第 4 ・引渡日が月初~月末までのデータの修正、
「有価物 修正/照会」
営 業 日 の もれ追加、取消を実施する。
PM3:00 まで
支払伝票の登録
請求/支払管理
「支払伝票 登録(収納代行)」
・支払管理をしない場合は未登録でも問題あ
「支払伝票 修正/照会(収納代
りませんが、支払管理をする場合は、必須と
行)」
なります。
・月末までの振込金額を登録します。
【注意】KGK システムでの最初の支払に関し
ては、支払伝票の登録は必要ありません。
(シ
ステムでの前月の繰り越し残高を管理して
いないため)
2
支払締め処理
請求/支払管理
「支払締め処理(収納代行)」
月 初 か ら 第 4 ・各伝票の入力/修正等が完了したら、該当
営 業 日 の 月分の支払の締め処理を実行します。
PM3:00 まで
・収納代行会社(松本光春商店)が「承認」
する月初から第4営業日の PM3:00 までは、
何回でも支払締め処理が実行できます。
3
支払内容のチェック
請求/支払管理
「支払一覧表(収納代行)」
月 初 か ら 第 4 ・支払締め処理が終了したら、支払一覧表を
営 業 日 の ドリルダウンしながら支払の詳細内容を確認
PM3:00 まで
します。間違いがあれば、各伝票を修正、取
消しを実施し、再度支払締め処理を実行しま
KGK サポートセンター
p. 15
す。
・各伝票の間違いがなくなるまで、これらの
作業を繰り返します。
4
収納代行会社の「承認・確定」 請求/支払管理
「支払一覧表(収納代行)」
の確認
月 初 か ら 第 4 ・支払締め処理が完了し、月初から第4営業
営 業 日 の 日の PM3:00 以降に、収納代行会社(松本光春
PM3:00 以降
商店)が「承認」しますので、それを支払一
覧表で確認します。
「承認」されていない場合
は、支払書を発行しても「未承認」が印字さ
れ支払書は無効と見なされますので注意して
ください。
5
支払書の印刷/郵送
請求/支払管理
「合計支払書(収納代行)」
月 初 か ら 第 4 ・支払先単位(排出事業者)毎の支払書の印
「明細支払書(収納代行)」
営 業 日 の 刷/郵送をします。
PM3:00 以降
・原則、合計支払書のみ印刷/郵送でよい。
・郵送先は「株式会社松本光春商店 東京支
店」
・支払締め処理が完了し、月初から第4営業
日の PM3:00 以降に、請求一覧表で、収納代行
会社(松本光春商店)が「承認」されている
かを確認して、支払書を発行します。「承認」
がされていない場合は、請求書に「未承認」
が印字されますので、
「未承認」が印字されて
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p. 16
いない、
「認証」された支払書を郵送してくだ
さい。
※操作に関して、詳しくは「操作マニュアル」の請求・支払管理を参照してください。
KGK サポートセンター
p. 17
(3)支払処理のよくある質問 Q&A
Q-001
支払一覧の特定の支払先の支払金額が合わない。
A-001
・有価物データ等の仕入データと支払データの支払日、支払日が支払期間内に含まれているかチェックをします。
また、単価、数量の桁がまちがっていないかをチェックします。
Q-002
A-002
Q-003
特定の支払先の支払一覧、支払書が出力されない。
・支払額がゼロ円の場合は、出力されません。また、支払締め日の条件設定が間違っている可能性があります。
支払結果に誤差がある。
A-003
・端数処理は、切り捨て。 消費税計算は、切り捨てで、伝票単位の積み上げになりますので、当月の支払額に単純に消費税率を掛けたものと若干誤差がで
る場合があります。
Q-004
収納代行会社が承認・確定した後に、伝票の漏れや間違いを発覚し、伝票を訂正しようとしたが、伝票がロックされていて訂正ができないがどうすればよ
いか?
A-004
・該当月の締め処理で収納代行会社が承認・確定した後は、伝票がロックされていて登録、訂正ができませんので、該当月の間違った分の調整を、翌月分
に支払締めに含まれるように各伝票を登録します。
Q-006
支払締め処理は、何回も「実行」できるのか?
A-006
・運用規定に基づき、収納代行会社が「承認確定」する月初から第4営業日の PM3:00 までは、何回でも支払締め処理は、
「実行」できます。
ただし、月初から第4営業日の PM3:00 以降は、支払締め処理はブロックされ実行できません。
Q-007
有価伝票を新規登録や修正/削除などをしても、支払一覧や支払書に金額等が反映されない場合、どうすればよいか?
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p. 18
A-007
・基本的に、支払書は自動的に出力されません、あくまでも該当月分の支払締め処理を実行しない限り出力されません。有価伝票を新規登録や修正/
削除などをした場合は、必ず、再度該当月分の支払締め処理を実行すれば、金額等が反映されます。
(4)支払処理の注意事項
(1)4 日に収納代行会社が承認確定処理をする前に支払処理をしない場合は、翌月回しとなります。
(2)KGK においては、支払処理は必須となります。
(3)月初から第4営業日の PM3:00 以降に、収納代行会社(松本光春商店)が「承認」します。
「承認」されていない場合は、支払書を発行しても「未承
認」が印字され支払書は無効と見なされますので注意してください。
(4)作業日が、土日、祝日の場合は、翌営業日に順次シフトします。
(5)原則として、各データの入力、訂正は収集運搬事業者しかできません。排出事業者は一切データを登録、修正、削除はできません。
(6)確定後のデータの取り扱いについて
収納代行会社が、支払締め処理を実施した時点で、各伝票データは確定され、収集運搬事業者は各伝票データを修正できなくなります。
KGK サポートセンター
p. 19
(7)各伝票データの引渡日と支払日については、原則同じ日付ですが、支払確定後に入力もれなどが、発覚し、翌月に漏れた伝票を入力する場合に、引渡日は
変更できないため、支払日を翌月の日付にして翌月の支払分に含まれるようにします。
KGK サポートセンター
p. 20