ワークフロー管理システム概要書平成１５年 7 月山梨県市町村総合事務組合１件名共同アウトソーシングシステム開発実証事業に関する調査研究の請負２目的電子申請受付システムを構築するにあたっては、単に申請書や通知書等の紙文書を電子化するだけにとどまらず、業務をオンラインで行うことのメリットを活かし、業務効率を向上する仕組みをシステム上に設けることが望ましいと考えられる。このための仕組みとして、現在、最適と考えられているのが、①ＥＡＩ技術によるフロントオフィスとバックオフィスとのシステム間連携と、②ワークフローシステムの導入である。本県では電子申請受付システムとあわせてこの②ワークフローシステムを導入することにより、効率的な業務支援の仕組みを開発・稼働検証することを目的として本事業に取り組むこととする。 ※ここでいうワークフローとは、人や各種関連システムなど業務にかかわる全てのもの（人／物）を対象に、電子化された申請書や通知書をあらかじめ決められた作業手順に従い集配信する（デリバリーする）方式のことを指す。３事業概要上記目的を踏まえ、本実証実験では、以下に示す「標準ワークフロー管理システム」を開発するとともに、その動作と効果を検証する実証実験を行うこととする。なお、実施にあたっては効率的な実証実験を行うため、テーマを同じくする他の県（福井県、岡山県）が実証実験の対象とする手続（パターン化した手続のうち、各県が重点研究するテーマに沿った手続）との役割分担に留意し、重点的に検証する機能・手続を選定して行う。（重点検証機能・手続は別紙のとおり）４調査研究方法４．１標準ワークフロー管理システムの開発標準ワークフロー管理システムは、電子申請受付システムと連携して動作し、申請書や通知書等のデリバリーをシステム間のインターフェースを介して行うシステムである。標準ワークフロー管理システムは、以下の仕組みを有すること。（１）ワークフロー情報管理アデフォルトワークフローパターンの容易な作成申請・届出業務の現状分析結果に基づき、各業務のワークフローを複数の汎用的なパターンに分類し、システムが理解できる形式で定義し、ワークフロー情報として保存できる仕組み。イワークフローの容易なメンテナンス 1 必要に応じてそれを容易に追加、変更、削除できる仕組み。ウ一時的なワークフローの変更イレギュラーな処理が必要な場合、オプション機能としてワークフローの一部変更を行政側担当者が、容易に行える仕組み。（２）ワークフロー実行管理ワークフロー情報管理において記述されたワークフロー情報に基づき、電子申請受付システムと連携して電子化された申請書や通知書等をシステム内に格納し、必要な部署又は後述する各種支援機能へのデリバリーを行いながら、ワークフローを実行し、業務を遂行するための仕組み。（３）ワークフロー支援機能群電子申請受付システムの持つ基本的な審査支援機能を補完するため、申請書類の進捗管理や添付書類等の管理、審査ナビゲート及び業務システム連携を行うための仕組み。 ※進捗管理とは、住民に対して処理の大まかな進み具合をステータス情報として保存したり、行政担当者が必要に応じて処理状況を追跡確認できる情報を管理するものである。標準ワークフロー管理システム通知機能（到達,審査開始要求など） (3)ワークフロー支援機能群文書連携（原本,決裁情報の連携）業務システム呼出（URL連携）電子申請受付システム受付ＬＧＷＡＮ業務システム連携（データ抽出）審査支援進達状況管理 DB 納付状況管理データ・ステータス連携Ｉ／Ｆ添付書類の現物管理手続き毎に必要なプロセス制御情報Ｉ／Ｆワークフローエンジン処理ナビゲート管理画面 (2)ワークフロー実行管理ワークフロー管理 (1)ワークフロー情報管理図１：標準ワークフロー管理システムのイメージ 2 県内市町村４．２複数パターンのワークフローサンプルによる実証実験地方公共団体において行われている申請・届出業務の中から、異なるワークフロー・パターンを持つ業務を１〜２業務抽出し、サンプル業務として標準ワークフロー管理システム上にワークフローを定義したうえで、電子申請に係るワークフロー管理の実験を行うこと。また、標準ワークフロー管理システムの導入により得られる業務効率化効果を検証するため、適切な方法を定めて調査を行うこと。なお、実験に用いる電子申請受付システムは、総務省「地方公共団体における申請・届出等手続に関する汎用受付システムの基本仕様（第二版）」（平成１５年３月）および「汎用受付システム構築の参考資料」（平成１５年３月）に則り構築し、標準ワークフロー管理システムと連携して動作すること。 ※実験環境として使用する電子申請受付システムは、山梨県と県内市町村が共同開発するシステムとする。 ※現時点で想定する業務は別紙のとおりであるが、本実証事業で検証するパターンは重点研究パターンであるＤ，Ｅを中心に実施する。 ※また、動作検証における参加自治体数は人口規模別に５〜６自治体程度抽出する。４．３他グループシステムとの連携本実証実験システムにおいては、４．２で記述した実証実験に加え、今回総務省の委託を受けて他の自治体が開発する次のシステムとの連携実験を行うこと。 ①電子申請受付システム（東京都） ②統合連携システム（北海道）連携する機能の詳細については、各システム開発業者の決定後に協議することとなるが、最低でも以下の連携を想定している。・北海道の統合連携システムを活用し、東京都の電子申請受付システムと３都道県において共通的な文書管理システム等の業務システムとの連携を行う。その際、山梨県が開発する標準ワークフロー管理システム上に定義したワークフローに従い、電子申請手続に関する一連の流れの実証実験を行う。 ※基本的には本県で開発する電子申請受付システムとの連携をメインとするが、一部ワークフロー情報については、総務省からのオーダーにより東京都の電子申請受付システムとの連携も想定されるため、どの機能についての連携が可能であるか具体的な提案をすること。４．４実験結果とりまとめ標準ワークフロー管理システムを用いた実験の結果をとりまとめ、実証実験報告書を作成すること。報告書においては、システムの動作についての検証、および業務効率化 3 効果についての調査・分析結果を示すこと。また、ワークフローシステムを導入することについての課題は、今後他の地方公共団体がワークフローシステムを導入する際の参考として活用できるよう、それらを整理して示すこと。５．システムの概要実証実験で開発する「標準ワークフロー管理システム」は、以下の機能を備えること。（１）システムインターフェースア電子申請受付システムインターフェース電子申請受付システムとのインターフェースを定義し、インターフェースを介して電子申請受付システムと連携し動作すること。イ県及び市町村向けインターフェースワークフローステータス及び添付データを取り出すことのできるインターフェースを定義すること。また、各自治体が利用する管理画面を作成すること。（２）ワークフロー情報管理アワークフロープロセス定義申請書の到達から通知書／公文書の発行までの事務処理において必要とされる、以下の一連の事務処理を組み合わせることによって、手続ごとのワークフローを定義できること。・到達状況確認・申請書内容確認・署名／証明書確認・納付状況確認（前納）・別送添付書類到達確認・受付（審査開始）・受理通知・業務審査・職権訂正・補正指示・納付情報通知（前納）・納付状況確認（後納）・通知書／公文書作成・起案／決裁・職責署名付与・進達・通知書／公文書発行 4 イワークフロー保存機能作成したワークフローパターン定義を、ワークフロー情報としてデータ保存できること。ウワークフロー追加・変更・削除機能作成済みのワークフローパターン定義を編集し、フローの追加、変更、削除ができること。（３）ワークフロー実行管理アワークフローエンジン電子申請受付システムと連携し、申請データの到達状況のチェック等を行うほか、各手続毎に関連づけられたワークフローパターンに基づき、各種ワークフロー支援機能群の呼び出しができること。イ処理ナビゲートワークフローエンジンと連携し、申請書等の審査において必要となる事務内容、審査情報を案内できること。（事務処理内容・順序、処理期限、参照すべきデータの所在情報など）（３）ワークフロー支援機能群ア処理開始通知機能ワークフローにおいて、以下の処理が行われる際には、処理の開始時において、処理を担当する職員に対してメール通知を行い滞りなく処理を行うよう促すこと。処理開始を行うタイミングについては以下のとおり。・新規到達又は補正指示の再申請到達時・進達、決裁など他の部署の担当者で処理された後の通知文作成などの事務処理再開時イ処理遅滞通知機能ワークフロー上の以下の処理について、予め定められた期間を超えて処理が遅滞した場合には、その処理を担当する職員に対してメール通知を行い、滞りなく処理を行うよう促すこと。・受付（審査開始）・業務審査・通知書／公文書発行また、行政側担当職員において、遅延が明らかとなった場合には、予め定められた期間内であっても、申請住民に対して遅延情報を通知できること。ウ文書連携機能申請データを文書管理（原本保存）システムへ原本として受け渡すインターフェースを備えること。また決裁が必要な文書（申請書の処理判断、通知書／公文書）については、文書管 5 理システム側から決裁済み情報を受け取り、ワークフローシステム経由で電子申請受付システム側に引き渡すインターフェースを備えること。 ※本機能については、基本的に標準ワークフロー管理システム側で定めるインターフェースを使用することとする。エ業務システム呼出機能職員が処理を行うに際して、必要に応じてＷｅｂ系業務システムの起動が簡単にできるよう、ＵＲＬ連携を行えること。オ業務システム連携機能電子申請受付システムから引き渡されたデータをワークフローシステム経由で業務システムへ配信できること。 ※本機能は電子申請受付システム側で管理している申請データを取得し、標準ワークフロー管理システム側で定めるインターフェースによりＥＡＩ等に配信するまでとする。カ進達状況管理機能進達が必要な手続について、以下の処理ができること。・電子申請受付からのデータ取得・進達書の管理・申請データの進達先への引き渡し・進達先への通知キ納付状況管理機能申請データ到達時から審査事務終了時まで、申請者側の手数料等の納付状況について管理できること。申請者側の納付手段についてはＭＰＮの場合は、電子申請受付システム側との連携し管理することとし、ＭＰＮ以外の納付手段（現金収納等）についても状況管理が行えること。ク添付書類の現物管理手続毎に必要な添付書類の到達状況や添付書類の確認状況の管理について、一元的に管理できること。 6 （注）上記５で記述した各機能うち、下表において △ 印を付している機能については、連携する電子申請受付システムの機能に依存する部分が多く、実装にあたっては各電子申請受付システム毎にカスタマイズが必要な機能である。従って、納品するプログラムソースに一定の制約が生じる場合がある。機能名システムインターフェースア.電子申請受付システムインターフェースイ.県及び市町村向けインターフェースワークフロー情報管理ア.ワークフロープロセス定義イ.ワークフロー保存機能ウ.ワークフロー追加・変更・削除機能ワークフロー実行管理ア.ワークフローエンジンイ.処理ナビゲートワークフロー支援機能群ア.処理開始通知機能イ.処理遅滞通知機能ウ.文書連携機能エ.業務システム呼出機能オ.業務システム連携機能カ.進達状況管理機能キ.納付状況管理機能ク.添付書類の現物管理 ※1 △ ◎ △ ◎ △ △ ◎ △ ◎ △ ◎ ◎ △ ６．成果品 ① 実証実験報告書５０部 ② ①の内容を記録した電子媒体５０部 ③ 実証実験システム一式（新規に開発したものについてはそのソースコードを含む） ④ システムに関する設計書及び操作マニュアル３部 ⑤ ④の内容を記録した電子媒体３部７．納入期限平成１６年３月１５日８．納入場所山梨県市町村総合事務組合 7 なお、成果品のうち、「５③」の実験用システムの納入場所、納入方法については、別途指示に従うこと。９．知的財産権等（総務省の契約書確定後差し替え予定） (1) 受託者は、本契約に関して総務省が開示した情報等及び契約履行過程で生じた納入成果物等に関する情報を本契約の目的以外に使用又は第三者に開示若しくは漏洩してはならないものとし、そのために必要な措置を講じること（公知の情報等は除く。）。ただし、当該情報等を本契約以外の目的に使用又は第三者に開示する必要がある場合は、事前に組合に承認を得ること。 (2) 本契約履行過程で生じた著作権法第 27 条及び 28 条に定める規定を含むすべての著作権及び本委託業務に付随して得られた設計書及びマニュアル（以下「委託事業付随成果」という。）は総務省に帰属し、総務省が独占的に使用するものとする。ただし、受託者は、本契約履行過程で生じた著作権又は委託事業付随成果を自ら使用し又は第三者をして使用させる場合は、総務省と別に定める使用契約を締結するものとする。 (3) 納入される成果物に第三者が権利を有する著作物（以下「既存著作物」という。）が含まれている場合は、総務省が特に使用を指示した場合を除き、当該著作物の使用に必要な費用の負担及び使用承諾契約に係る一切の手続を行うこと。この場合、受託者は当該契約等の内容について事前に主管課の承認を得ることとし、総務省は既存著作物について当該許諾条件の範囲内で使用するものとする。なお、本仕様書に基づく作業に関し、第三者との間に著作権に係る権利侵害の紛争等が生じた場合は、当該紛争の原因が専ら総務省の責めに帰す場合を除き、受託者の責任、負担において一切を処理すること。この場合、総務省は係る紛争等の事実を知ったときは、納入業者に通知し、必要な範囲で訴訟上の防衛を受託者に委ねる等の協力措置を講じるものとする。 (4) 本契約において生じた工業所有権の取扱いは、次によるものとする。なお、工業所有権が発生しない場合は、書面にてその旨を主管課へ報告すること。ア工業所有権の帰属（ア）工業所有権を受ける権利の対象となる発明又は考案(以下、「発明等」という。)が主として総務省の技術指導によったものであるときは、その工業所有権を受ける権利は総務省に帰属するものとする。（イ）前記(ア)以外の発明等は総務省、受託者の共有に属する。イ出願総務省及び受託者は、総務省、受託者の共有に帰属する発明等につき工業所有権の設定の出願をしようとするときは、相手方と別に定める共同出願契約を締結するものとする。 8 ウ工業所有権の実施（ア）受託者は、総務省、受託者の共有に帰属した工業所有権を実施しようとするときは、総務省と別に定める実施契約を締結するものとする。ただし、総務省は省の業務に供する目的の範囲内において、自ら実施若しくは使用又は第三者に実施若しくは使用させることができる。（イ）総務省及び受託者は、第三者に対し、共有持分を譲渡する場合は、事前に相手方と協議すること。エ第三者の工業所有権等の実施受託者は開発等に当たり、第三者の工業所有権又は委託事業付随成果を実施又は使用するときは､その実施又は使用に対する一切の責任を負うものとする。オ本仕様書に基づく作業及び納入成果物に関し、第三者との間に工業所有権に係る権利侵害の紛争等が生じた場合は、受託者の責任、負担において一切を処理すること。この場合、総務省は係る紛争等の事実を知ったときは、受託者に通知し、必要な範囲で訴訟上の防衛を受託者に委ねる等の協力措置を講じるものとする。１０．再委託本開発実証の一部を再委託する場合は、組合に協議のうえ、その承認を得ること。１１．再委託の際の成果物の所有権の帰属並びに知的所有権等の帰属の取扱（総務省契約書確定後差し替え予定）受託者が「９再委託」に規定するところにより再委託により本件開発実証業務を行う場合においては、成果品の所有権の帰属並びに知的所有権等の帰属の取扱については、再委託者から受託者に一旦帰属することなく、再委託者をして直接総務省に帰属させるものとすること。この場合においては、再委託者の履行確認は受託者の責任において行うものとすること。１２．その他詳細については、組合の指示によること。 9 別紙標準ワークフロー管理システム各機能の役割分担表凡例： ◎重点研究項目 ○通常研究項目当該機能の検証において実現機能山梨県実施する手続名身体障害者手帳の交付申請通知機能（到達、審査開始要求等） ○ 他は任意文書連携（原本、決裁情報の連携） ○ 任意業務システム呼出（ＵＲＬ連携） ○ 任意業務システム連携（データ抽出） ○ 任意進達状況管理 ◎ 身体障害者手帳の交付申請納付状況管理 ○ 印鑑登録証明書の交付請求身体障害者手帳の交付申請添付書類の現物管理 ◎ 業者登録申請身体障害者手帳の交付申請処理ナビゲート ○ ※この分担表は、本県における重点研究事項を示すものであるが、必要に応じて同テーマの各県との連携や調整を行うものとする。 10 業務パターン整理添付資料手数料本人確認進達対象業務名Ａ−１無し無し無し生涯学習申込み等Ａ−２無し無し有り給与支払い報告（総括表）等Ｂ−１無し有り無し犬の登録申請等Ｂ−２無し有り有り住民票の写し交付請求等Ｃ−１有り無し無し犬の死亡届等業者登録Ｃ−２有り無し有り職員採用試験受験申込等Ｄ−１有り有り無し印鑑証明登録証明書交付請求等Ｅ−１有り無し有り有り 11 身体障害者手帳の交付申請等