別紙１えがお平成2 平成27年度「年度「愛顔つなぐえひめ国体つなぐえひめ国体」国体」合同配宿業務委託仕様書１委託業務の目的えがお平成29年に開催する愛顔つなぐえひめ国体の選手・監督、役員等大会参加者の宿泊施設の客室確保に努め、確保した宿泊施設を一元的に管理し、宿泊施設の割当を行うための体制を構築し、確実かつ効率的に宿泊施設を提供する。２委託期間契約締結の日から平成28年3月15日までとする。３委託業務の内容（１）配宿システムの基本設計等・開催年の宿泊申込、受付、宿舎決定、変更等を円滑に行うため、配宿システムを構築(基本設計を含む。)し、運用手順書を作成する。・配宿するための宿泊施設のデータベースを作成する。（２）宿泊施設実態調査(第２次)及び付帯調査の実施・平成24年度に会場地市町及び県で取りまとめた県内営業宿泊施設リスト及び平成26年度に実施した宿泊料金調査報告書等をもとに、下記作業を実施する。ア調査票作成から発送・回収・集計・結果分析及び調査結果の報告イ宿泊施設向け説明会の実施ウ食事非提供宿泊施設に対する代替措置の検討及び対策（３）第１次仮配宿の実施・基礎配宿計画(平成25年度に県及び会場地市町が実施)及び(2)、(4)を踏まえ、会場地市町のヒヤリングを実施して内容を精査した上で、日別、宿泊施設別に部屋割を行う第１次仮宿泊計画を作成する。（４）営業宿泊施設の客室確保・会場地が複数にわたる競技への対応等を踏まえて、旅行業者の提携宿泊施設に対する国体時の客室提供依頼や未提携宿泊施設に対する客室提供依頼、広域配宿対策を行い、客室確保を図る。（５）施設別適用宿泊料金(案)の設定・日本体育協会が決定した宿泊料金の範囲内で、各施設毎にそれぞれ適用し、各施設毎の宿泊料金(案)を設定する。（６）業務計画書の作成・受託者は、契約締結後速やかに、以下の事項を記載した業務計画書を提出する。ア業務工程表イ業務組織計画ウ連絡体制(緊急時含む) （７）会議運営支援・愛媛県実行委員会が開催する宿泊・衛生専門委員会及び宿泊業務担当者連絡会議等における資料作成や情報提供、会議録の作成等、必要な運営支援を行う。４成果品（１）提出物 ①配宿システムの基本設計等関係書類一式 5部 ②宿泊施設実態調査及び付帯調査等関係書類一式 70部 ③第1次仮配宿計画関係書類一式 70部 ④施設別適用宿泊料金（案）関係書類一式 70部 ※①～④の紙媒体での上記部数及び電子データ（ＣＤ―Ｒなどの電子媒体）一式（２）納期・中間報告として、①～④について、平成27年10月30日までに各5部及び電子データで提出すること。(②、③については、最終報告に近い精度の高いものとする。) ・最終報告として、①～④について、平成28年1月29日までに各1部及び電子データで提出すること。・成果品として、①～④について、Ａ4版で印刷製本したものを、平成28年2月29日までに提出すること。・ただし、受託者は委託者の求めに応じ、随時必要なデータ等を提出すること。（３）納入場所えがお愛顔つなぐえひめ国体・えひめ大会実行委員会事務局 (愛媛県えひめ国体推進局国体運営・施設課宿泊・衛生グループ) ５留意事項（１）受託者は、委託契約書及び仕様書に基づき、常に委託者と緊密な連絡をとりながら共同して業務をすすめること。（２）本仕様書に疑義が生じたとき又は本仕様書に定めのない事項については、受託者は速やかに委託者と協議し、その指示を受けること。（３）受託者は配宿システムに関する業務全般を実施するにあたり、個人情報保護の重要性を認識し個人の権利や利益を侵害することのないよう、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号)等を遵守して、個人情報を適正に取扱わなければならない。また、社内における委託業務に関する情報セキュリティ対策基準等を定めた要領等を提出すること。えがお（４）愛顔つなぐえひめ国体における同種の事務の実施者と連携を密にし、情報の共有化を図るとともに、合理的で効率的な業務の遂行に努めること。（５）受注者は、委託者から開示された秘密情報を秘密として保持し適正な管理に努めるとともに、事前に委託者の書面による承諾を得ることなく、第三者に開示又は漏洩してはならない。別紙２えがお平成 28、29 年度「愛年度「愛顔つなぐえひめ国体」合同配宿業務委託概要つなぐえひめ国体」合同配宿業務委託概要年度業務内容宿泊システムの設計修正、プログラム修正、運用手順書の修正第 2 次仮配宿の実施第 2 次仮配宿に基づく配宿シミュレーションの作成第 2 次仮配宿シミュレーションの分析、充足対策等の検討平成 28 年度営業宿泊施設の客室確保宿泊施設実態調査の補完調査(新規・追加・変更施設等) 宿泊意向調査の実施施設別適用宿泊料金の決定と営業宿泊施設との協定書の締結合同配宿本部(配宿センター)設置・運営(システム運用人員の配置等) 宿泊システムの運用最終仮配宿の実施、シミュレーション及び仮配宿計画表の作成(最終) 営業宿泊施設の客室確保宿泊施設実態調査の補完調査(新規・追加・変更施設等) 宿泊意向調査(最終)の実施平成 29 年度宿舎説明会の開催宿泊仮申込調査の実施本配宿業務(申込受付、宿泊申込書の作成・発送・受理・整理及び配宿調整、宿舎決定通知の発送、変更・取消処理、宿泊受け入れに関する調整及び問い合わせ対応) 宿泊実績等統計処理最終配宿実績に基づく負担額の確定、精算