沖縄市新文書管理システム入替導入企画提案書等作成要領平成２８年１１月沖縄市役所総務部総務課１様式及び留意事項 ①企画提案書の表紙の表題は「沖縄市新文書管理システム入替導入に係る企画提案書」とし、提案者の企業名称と提案日を記載すること。 ②用紙はＡ４版で統一し、縦置き横書き（左綴じ）両面印刷で製本すること。ただし、図表等の表現の都合上、用紙の方向を一部変更したり、記述方向を一部縦としたりすることは差支えない。 ③文字のポイントは、原則として１１ポイント以上とし、見やすさ、分かりやすさを心がけること。また、頁番号を連番で記載すること。 ④提案見積書は、「（様式４）見積書」を使用し、代表者印を押印して提出すること。また、貴社指定の見積書を別添し、金額の合計は「（様式４）見積書」と同額となるよう作成し提出すること。（※賃貸借についてはリース料を含むこと） ⑤作成要領の記載項目ごとに対象とする提案を行い、当該項目内で完結すること。 ⑥使用する言語は日本語を原則とし、通貨単位は円に統一すること。 ⑦企画提案書に記載する内容は、全て本業務における実施義務事項として記載すること。なお、実施義務事項でなく、参考として記載が必要な場合には、【参考】と明示し混同する可能性を排除すること。 ⑧提案にあたっては、仕様書の要件について、すべてを満たすこと。 1 ２企画提案書（１）企画提案書記載項目以下に示す項目順番を遵守して提案内容等を記載すること。 ①提案するシステムの内容及び実績提案するシステムのパッケージ名、開発元（販売元）、基本性能、概要などを記載すること。また、提案するシステムの導入実績を記載すること。（自治体名、自治体導入実績数、稼働年月、システムバージョンなどを記載） ②文書管理システム入替導入作業に関する取り組み方これまでの導入実績と経験をもとに、新文書管理システム入替導入を行なうにあたり、特に留意すべき点や重点的に取り組むべき事項を記載すること。 ③ハードウェア及び周辺機器ハードウェア機器及び周辺機器について、機器構成の詳細を含めて具体的に記載すること。 ※機器構成一覧表等（任意様式）を作成し、各品名にメーカー指定の有無を記載すること。 ④ソフトウェアソフトウェアについて、機能仕様等の詳細を具体的に記載すること。また、本市仕様書の項目ごとに「○」「△」「×」のいずれかを記載したものを提出すること。 ※後述「３システム機能」参照 ⑤現行システムからのデータ移行の考え方データ移行手法、移行データの種類、過年度データへの対応、移行しないデータの保存方法及び閲覧方法について具体的に記載すること。また、効率的にデータ移行を進めるための手法やツール等を具体的に記載すること。 ⑥運用支援（システム稼働前）運用支援の手法について具体的に記載すること。 ※別紙「運用支援等評価基準」の項目は必須事項とする。 ⑦運用保守（システム稼働後）本稼働後のシステム運用サポートについて、具体的に記載すること。（運用サポートデスク設置など） ※別紙「運用支援等評価基準」の項目は必須事項とする。 ⑧情報セキュリティ情報セキュリティ対策の手法を具体的に記載すること。 ※別紙「運用支援等評価基準」の項目は必須事項とする。 2 ⑨作業体制以下の「作業体制及び作業方法」に基づき、具体的に記載すること。また、本業務に携わる従事者について、下記の項目を記載すること。【記載項目】氏名、所属、役職、経験年数、本業務における役割、本業務における関わり度合（「専任又は兼務」）【作業体制及び作業方法】作業体制１）本業務には作業責任者（マネージャー）を固定で配属させ、本市との総合窓口となり、受託事業者における作業進捗管理を行い、本業務に関わる作業従事者全てを統括するとともに、本契約に定める全ての交渉、作業及び成果物の管理を行うこと２）作業責任者は、本市の担当と綿密な調整が常時可能であり、過去３年間にわたり類似業務を経験し、当該の役割を担う上で必要な業務実績を有する者を配属すること３）作業責任者は、システム構築作業に際して、作業の全工程においての進捗管理と品質の検証を行い、成果物の適切な品質を維持すること４）作業従事者は、本システム構築作業に際し、情報セキュリティについての教育を受けていることを必須とし、予め機密保持誓約書を本市へ提出すること５）作業従事者は、本システム構築作業と類似した業務を担った実績のある経験者を優先的に配属すること６）作業スケジュールに遅延が発生した際には、作業従事者を増員する等のリカバリ体制を予め講じていること作業方法１）データ移行等の機密性の高い作業については、本市の庁舎内において作業を行うこと２）本業務に伴う作業を開始するに当たり、本市と受託事業者側の作業体制や作業方針、作業の進め方、ルール、スケジュール、作業体制を明確化するため、事前にそれらを記載した「作業実施計画書」及び「実施スケジュール」を作成・提出し、本市の了承を得たうえで作業を開始すること３）今回提案するシステムの機能について、提案内容をもとに、パッケージソフトウェアの利用を前提とした場合の業務処理フロー、詳細仕様分析を行い、本市と協議のうえ、「要件定義書（基本設計書及び詳細設計書）」を作成・提出し、本市の了承を得たうえで入替導入作業を開始すること４）入替導入作業期間中は、作業の進捗状況の確認、問題点の共有化及び解決策の検討を図り、本市と受託事業者が共通の問題意識を持って課題に対応するため、必要に応じて業務毎及び全体の会議を持つこと。５）会議の際は議事録を作成し、作成後は速やかに本市へ提出すること６）受託事業者が、本契約期間中に引き継ぎ等の関係で、旧システム事業者との連携が必要となる場合は、本市の承認を得て、相互に協調を保ち、作業の便宜と進捗を図ること。また、事業 3 者間で打ち合わせ等を行った場合、その内容は「会議議事録」として記録し、速やかに本市に報告すること。 ⑩作業管理方法作業プロセスにおける「１．システム要件定義の手順」、「２．作業進捗管理の方法」、「３．作業進捗遅延が発生した際のリカバリ方法」、「４．システム稼働検証の方法」を具体的に明記すること。 ⑪作業スケジュール作業スケジュールを工程ごとに分かりやすく記載すること。また、貴社と本市の作業内容（分担）を明確にして、重要ポイントとその説明をわかりやすく記載すること。特に、本市の作業負荷が大きくなるポイントについては作業の詳細も記載すること。 ⑫運用改善提案提案費用の範囲内で、実現可能な運用改善提案を記載すること。 4 ３システム機能（１）システム機能要件一覧表（本市様式）「沖縄市新文書管理システム業務資料」にある「５．システム機能要件一覧表」について、機能毎に対応の可否を対応可否欄に「○・△・×」のいずれかを記入して提出すること。また、機能を使用するための前提条件、その機能自体の制限事項等がある場合は、その内容を備考欄に簡潔に記入すること。 △を選択した場合は、備考欄に実現方法の具体的な内容を簡潔にわかりやすく記載すること。また、部分的に実現可能な場合は、実現可能な部分と不可能な部分を具体的に記載すること。【記入基準】基準回答パッケージ実装機・現在のパッケージ機能で実現可能 ○ 能シ・上記以外でパッケージに準ずる取扱いが可能な機能としてス実現可能提テ・パッケージの一体として操作できる代替機能で実現可能案ム額保内守対・代替機能で実現可能上記に準 ※具体的な方策を提案すること。ずる機能 ※システムを利用する職員に負荷がかからないようにする △ こと象・現在は機能を有していないが、運用開始時にはパッケージ機能で実現可能・１つの要件で求められている機能について、部分的に実現可能提案額外保守外実現不可機能追加費用発生機能・要件を実現できない。 × ・実現可能であるが、追加費用が発生する。（２）システム機能一覧（任意様式）提案するシステムがどのような機能を有しているかについて、任意の様式（各業務に応じて機能説明付き）にて機能一覧を提出すること。 5 ４帳票出力機能一覧及びサンプル帳票（任意様式）提案するシステムからどのような帳票が出力されるかについて、任意の様式（帳票の種類ごとに活用方法の説明があったほうが望ましい）にて機能一覧を提出すること。また、サンプル帳票についても 2 部提出すること。５データ出力機能一覧（任意様式）提案するシステムからどのようなデータが出力されるかについて、任意様式（データの種類ごとに活用方法等の説明があったほうが望ましい）にて機能一覧を提出すること。６見積書（本市様式及び任意様式）沖縄市新文書管理システム入替導入にあたり、必要となる費用について「様式４見積書」と「貴社様式による詳細見積書」を税込み価格で提出すること。なお、「貴社様式による詳細見積書」については、単価や数量が明確に分かるような詳細見積もりとすること。（一式等による見積もりとならないこと）（１）導入経費（システム構築業務委託）システムを導入して正常に稼動させるために必要な経費を見積もること。（２）賃貸借料システムの賃貸借料（６０ヵ月分）及びサーバの賃貸借料（60 ヵ月分）について見積もること。 ※ソフトウェア、ハードウェアともリース料率を含めること。（３）保守料（システム保守委託）仕様書に示す運用保守を考慮して、システムの正常な維持管理に努めるための経費（６０ヵ月分）を見積もること。 6 運用支援等評価基準別紙 ○運用支援（本システム稼働前）に関連する事項 № 要件事項 1 本システム本番稼動前及び稼働後にシステムの基本操作・運用に関する研修とシステム管理者向けの研修を行い、システム運用に必要なスキルアップを図ること。 2 本システムについて操作方法、トラブルなどについて迅速・適切に対応すること。（ヘルプデスクの設置） 3 操作・運用マニュアルを提供し、可能な限り本市職員の負担軽減を図ること ○運用保守（本システム稼働後）に関連する事項 № 要件事項 1 保守は下記の条件にて5年間実施すること。（平成２９年４月１日から平成３４年３月３１日まで予定） 2 保守対応は、原則、土日祝日を除く平日午前８時３０分から午後５時１５分までとする。ただし、緊急を要する場合は、双方で協議の上、可能な限り保守対応を行うものとする。 3 保守対応を実施する技術者等については、原則、沖縄県内に常時２名以上配属が可能であり、オンサイトサービスで対応すること。（簡易的な保守対応を除く） 4 本システムについての操作方法、トラブルなどについて、問い合わせ窓口を設置し、窓口を一本化すること。 5 本市からの保守対応依頼については、誠実かつ迅速に対応すること。 6 障害発生時や緊急を要する場合の原因究明（ログ解析含む）、緊急一時対応作業、復旧作業、改善防止策作業を行うこと。 7 本システムの障害予防策を講じること。 8 軽微な保守内容については、製品のバージョンアップ、帳票出力、データ出力、法改正対応等を保守の範囲として対応すること。 9 保守対応実施内容については、定期的に本市へ報告書を提出すること。 10 保守体制については、保守対応者や連絡先等が記載された体制図を本市へ提出し、内容に変更が生じる際には、原則、事前に本市の承認を得ること。 11 保守対応者は、本システムに精通している技術者とし、機密保持誓約書を提出すること。 12 保守対応の実施については、事前に本市の承認を得ること。 13 特に、運用開始時年度の月次処理や年次処理等（バッチ処理含む）の実施については、必要に応じてオンサイトサービスで支援対応すること。 14 システムは24時間365日利用可能な状態であること。 15 障害が発生した場合は、通常業務時間帯において、30分以内に障害対応へ着手すること。（例：現地での復旧作業、修正バッチでの対応等） 16 障害発生の原因調査を行い、必要とされる改善措置を含めて報告すること。 17 システムサポート窓口が県内に存在し、電話・メール等による質疑応答が可能なこと。 18 契約期間内は、ヘルプデスクを常駐する等、十分なサポートを講じること。 19 以下の運用保守業務を実施すること。 ①システムデータバックアップの実施 ②バックアップ媒体保管 ③定期の人事異動及び組織改正等に伴うデータセットアップの支援 ④ログファイル収集・分析・累積 ⑤障害検知・調査・分析及び障害復旧対応 20 本業務に係るハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク等すべて含めた上での保守体制が確立されており、障害等が発生した場合でも迅速な復旧に向けて対応が可能であること。 21 受託期間の満了時において、次期システムに移行する場合、必要となる全データ（テーブルからのCSVファイル、文書類の添付ファイル）の抽出を行うこと。 22 抽出データは、汎用的に利用できる形式（CSVファイル、テキスト等）で出力すること。 23 抽出データの内容が分かる説明資料を作成すること。 24 抽出データに関する問い合わせや打ち合わせに対応すること。 ○情報セキュリティに関連する事項 1 ウイルス対策ソフト（トレンドマイクロ　ウイルスバスター　corp11）が動作可能なシステムであり、サーバ及びクライアント端末のウイルス対策を本市のライセンスを利用して実施すること。 2 本システムに過度な負荷がかからないよう、安定稼働が実現できる機器構成であること。 3 サーバは、セキュリティと保守を鑑みて提供ベンダーまたは保守ベンダーから提供されたセキュリティパッチ及びバグ修正パッチがインストールされ、本システムが問題なく稼動できる最適の機種とすること。