重慶日本クラブ メールマガジン運用規則 第１章 総則 第１条 メールマガジン 役員から重慶日本クラブ（以下「本クラブ」）会員への連絡手段のひとつとして、メールマガジン 方式によるＥメールを活用することとする。 第２条 運用規則 メールマガジンは、本クラブ役員から情報発信することとするが、情報発信者による情報レベル、 情報の内容等を統一し、会員にとって誤解の無い有益な情報にする為に、「メールマガジン運用 規則（以下「本規則」）」を定める。 第２章 メールマガジンの種類 第３条 メールマガジンの種類 メールマガジンは、一定期間毎に発行する「定期マガジン」と、随時に発行する「不定期マガジン」 により構成する。 第４条 定期マガジン イベントの頻度に応じ、四半期に一回程度を目処に発行する。発行者と内容は以下の通りとす る。 （１）発行者 ・広報部 （２）内容 ・本クラブホームページの前回からの更新情報 ・新入会員、退会会員情報（該当会員からの承諾後） ・その他トピック 第５条 不定期マガジン 情報発信の必要な都度、随時に発行する。発行者と内容は以下の通りとする。 （１）発行者 ・役員（含む事務局長・部会長） （２）内容 ・緊急性の高い連絡事項等 ・イベント告知（定期マガジンに漏れたイベント） 1/3 第３章 発行手順 第６条 定期マガジン発行 広報部から広報担当副会長に報告もしくは付議を行い、担当副会長が重要と判断する事項 は、発行前に本クラブ役員会宛に事前報告若しくは付議を行う。 第７条 不定期マガジン発行 発行の必要性、及び内容の妥当性の検証の観点から、原則として二人以上の役員で検証し たものを発行することとする。但し、会員の生命や財産が脅かされる可能性がある場合、または、 緊急を要する場合は、手続きを経ることなく発行することを妨げない。 （１）会長からの発行 会長の指示に基づき、会長の指示する役員より発行することができるものとする。 （２）副会長からの発行 同一担当間で協議の上、必要と判断した内容について、会長へ事前報告の上、発行す る。内容の重要度に鑑み、発行前に本クラブ役員会宛に報告若しくは付議を行う。 （３）事務局長からの発行 会長へ事前報告の上、発行する。内容の重要度に鑑み、発行前に本クラブ役員会宛に 報告若しくは付議を行う。 （４）部会長からの発行 広報担当副会長に事前報告若しくは付議を行い、必要と判断した内容について発行す る。担当副会長が重要と判断する事項は、発行前に本クラブ役員会宛に報告若しくは 付議を行う。 第４章 メールマガジンシステムの管理 第８条 管理担当と職責 メールマガジンシステム（以下「メルマガシステム」）は、広報部にて管理を行う。 主な職責を以下の通りとする。 （１）メルマガシステムの候補を選定し、役員会に提案 （２）メルマガシステムの使用料支払い代行 （３）メルマガシステムのセットアップ及び情報の更新 （４）メルマガシステムの操作指導及び QA 対応 2/3 第９条 会員情報の利用 メルマガシステムの使用にあたり、以下の会員情報を使用する。 （１）会員のメールアドレス ；メール送信用として （２）会員の氏名 ；メール宛先用として （３）会員の勤務先会社名 ；メール宛先用として 上記情報は、別途定める「会員情報管理規程」に基づき、事務局が管理する会員情報から受 け取るものとする。 第 10 条 会員情報の管理 前条で定めた会員情報項目は、メルマガシステムを使用する全役員が取り扱うことができること から、全役員とも別途定める「会員情報保護規則」に基づき、会員情報の保護を行わなければ ならない。 第５章 附則 第 11 条 改廃 本規則の改廃は役員からの提起により、広報部長または広報担当副会長が起案の上で、本ク ラブ役員会に付議を行う。但し、軽微な改廃については広報担当副会長の決裁によるものとす る。 尚、本規則に定めの無い事項は、本クラブ定款に基づくものとする。 第 12 条 解釈 本規則の解釈については、本クラブ役員会が最終責任を負う。 第 13 条 発効 本規則は役員会決議日より発効する。 以 上 ２０１４年１０月 30 日制定 3/3
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