download

Matakuliah : S0812 – Aspek Hukum dan Manajemen Kontrak
Tahun
: 2008
Administrasi Kontrak
Pertemuan 08
ADMINISTRASI KONTRAK
Setelah proses pembentukan kontrak selesai menjadi dokumen kontrak
maka langkah berikutnya adalah mengelola eksekusi kontrak yg terdiri
dari aspek teknik dan administratif
• Mengelola Administrasi Kontrak terdiri dari kegiatan :
1. Mengkaji kelengkapan dokumen yang disyaratkan
2. Prosedur komunikasi, surat-menyurat, dan sistem arsip
3. Pengelolaan pembayaran
4. Change order dan back charge
5. Klaim
Bina Nusantara
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
Diantara dokumen yang penting adl
1. Surat2 tanda jaminan (bond) lelang, kinerja, peralatan, pembayaran, dan
subkontrak
2. Sertifikat Asuransi Builder All Risk, Transit dan Comprehensive General Liability
1. TANDA JAMINAN
Karena pentingnya faktor waktu dan biaya, maka pemilik ingin adanya jaminan yg
melindungi dari akibat2 y9 terjadi karena kontraktor tidak melanjutkan
pekerjaan/tidak melaksanakan pembayaran kpd subkontraktor/rekanan
•
MACAM JAMINAN :
– Jaminan LELANG (bid band)
– Jaminan KINERJA (performance bond)
– Jaminan PEMBAYARAN (payment bond)
– Jaminan SUBKONTRAKTOR (subcontractor bond)
Bina Nusantara
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
JAMINAN LELANG (bid bond)
• Tujuan jaminan lelang adl untuk melindungi pemilik dari kerugian
keuangan yg terjadi bila pemenang lelang mengundurkan diri
• Mekanismenya, peserta lelang diwajibkan menyerahkan tanda jaminan
berupa garansi bank kpd pemillik pd saat menyerahkan proposal
• Tanda jaminan tsb memberikan hak kpd pemilik untuk menarik sejumlah
dana yg ditentukan besarnya atas beban peserta lelang, bila oleh satu
dan lain sebab tidak bersedia menerima pekerjaan yg telah dimenangkan
• Tanda jaminan lelang tsb akan dikembailkan kpd masing2 peserta jika
proses lelang telah diakhiri dengan ditunjuknya pemenang
Bina Nusantara
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
JAMINAN KINERJA (performance (bond)
• Tujuan jaminan kinerja adl untuk melindungi pemilik thd kemungkinan
kontraktor tidak dapat memenuhi kewajiban seperti telah ditentukan
dlm kontrak,
mis : menghentikan pekerjaan karena kesulitan keuangan
• Dalam kasus ini pemilik berhak menarik dana yg dijaminkan dari badan
atau perusahaan penjamin untuk membayar pekerjaan yang dilakukan
oleh pihak ketiga atas prakarsa pemilik, melanjutkan pekerjaan yang
ditinggalkan oleh kontraktor
Bina Nusantara
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
JAMINAN PERALATAN
• Suatu jaminan atas berfungsinya peralatan yang telah terpasang di proyek
• Jaminan tsb dikenal sbg equipment guaranty yg diterbitkan oleh vendor atau
manufacturer yg meliputi jaminan material & mutu pengerjaan (workmanship),
umumnya berlaku selama 1 thn
• Dlm hal ini, kontraktor berkewajiban memperoleh surat pernyataan/ sertifikat jaminan
tsb, dan menyerahkan kpd pemilik pd saat proyek selesai
JAMINAN PEMBAYARAN (payment bond)
• Jaminan pembayaran dimaksudkan untuk melindungi subkontraktor dan rekanan, jika
kontraktor tidak melakukan pembayaran pada waktu dan jumlah yg telah dijanjikan
dalam kontrak antara mereka, sedang barang dan jasa telah diserahkan & dikerjakan
sesuai dengan ketentuan
Bina Nusantara
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
JAMINAN SUBKONTRAKTOR (subcontractor bond)
• Dlm hal ini, kontraktor untuk melindungi dirinya dalam masalah kerugian
keuangan yg diakibatkan oleh subkontraktor yg tidak dapat
melaksanakan pekerjaan sesuai dengan kontrak yg telah mereka setujui
2. SERTIFIKAT ASURANSI
• Dalam penyelenggaraan proyek adanya resiko yg dapat menimbulkan
kerusakan, kecelakaan, dan kerugian thd harta benda, keselamatan dll,
merupakan sumber kerugian.
• Oleh sebab itu baik pemilik maupun kontraktor harus melindungi diri
dengan berbagai macam asuransi
Bina Nusantara
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
Asuransi tsb terdiri dari :
• Asuransi yg melindungi harta benda dan liability proyek atau pemilik
• Asuransi yg melindungi kontraktor dad kehilangan, kerusakan dan klaim
serta liability selama operasi proyek
ASURANSI BUILDER ALL RISK
• Asuransi ini bertujuan melindungi dari kemungkinan adanya kerusakan yg
terjadi pada harta milik proyek
• Jumlah harga yg dihitung didasarkan atas jumlah biaya total proyek
dikurangi harga milik proyek yg dianggap tidak terkena kerusakan, mis:
harga tanah, desain engineering dll
• Umumnya pemilik menentukan pihak kontraktor atau pemilik sendiri yg
akan membeli asuransi in! sedangkan kontraktor membantu segi
administrasi
Bina Nusantara
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
ASURANSI TRANSIT
• Asuransi ini bertujuan untuk melindungi resiko kerusakan atau kehilangan hak milik
proyek - sewaktu dalam perjalanan (transit)
• Termasuk didalamnya adl asuransi barang atau muatan (cargo insurance) untuk
angkutan lewat laut maupun udara
• Proyek perlu mempunyai asuransi transit, yg jumlah harganya sama dengan harga
muatan
• Umumnya pemilik membeli asuransi transit sedangkan kontraktor utama memroses
dan mengajukan kpd pemilik bila timbul klaim
Disamping jenis asuransi tsb diatas masih ads asuransi jenis lain yaitu mis :
comprehensive general liability dan automobile liability
Bina Nusantara
SURAT MENYURAT & SISTEM ARSIP
• Suatu catatan dan arsip kontrak
umumnya dikelompokkan sesuai
dgn sistematika pengelolaan
kontrak yaitu :
– Masa pembentukan
– Masa eksekusi atau
pelaksanaan
– Korespondensi, Otorisasi, dan
Laporan Berkala
– Dokumentasi Keuangan
Bina Nusantara
MASA PERENCANAAN & PEMBENTUKAN
KONTRAK
Catatan dan arsip gol. ini terdiri dari butir2 :
– Perencanaan strategi & Jadwa! kontrak
– Prakuaiifikasi peserta lelang
– Kerangka acuan & garis baser lingkup
proyek
– Rancangan kontrak
– RFT atau dokumen lelang
– Dokumen proposal peserta lelang
– Hasil evaluasi proposal
– Catatan2 negosiasi & penentuan
pemenang
– Dokumen kontrak sell termasuk
adendum bile ada
– Letter of intent
SURAT MENYURAT & SISTEM ARSIP
MASA EKSEKUSI KONTRAK
Catatan dan arsip yg penting pd katagori
ini adl:
– Dokumen evaluasi status kemajuan
pekerjaan
– Invoice atau faktur dan catatan2 lain
untuk pembayaran berkala
– Pembayaran butir2 reimbursable Pengajuan change order
– Dokumentasi evaluasi & persetujuan
change order
– Pembayaran change order
– Dokumentasi pembayaran change
order
– Dokumentasi
pengajuan
serta
evaluasi klaim
– Pembayaran 8 sertifikasi asuransi
– Proses & hasil atau pertemuan audit
Bina Nusantara
KORESPONDENSI, OTORISASI, & LAPORAN
BERKALA
Mengatur berbagai hal mengenai surat
menyurat, serta format, alamat laporan
berkala kemajuan proyek (mingguan,
bulanan dll) dan sistem penyimpanan arsip
DOKUMENTASI KEUANGAN KHUSUSNYA DANA
PINJAMAN
– Dana untuk membiayai proyek sering
kali diperoleh dari pihak luar, seperti
bank atau lembaga keuangan lain.
– Cukup banyak pekerjaan administrasi yg
menyangkut masalah tsb, seperti
prosedur realisasi s/d pembayaran
kembali & laporan penutupan
MENGELOLA PEMBAYARAN
Untuk merumuskan suatu cara
pembayaran yg dianggap wajar, perlu
dimengerti keinginan masing2 pihak
yg berbeda yaitu :
– Pihak KONTRAKTOR tidak ingin
melakukan pre-financing pekerjaan
yg telah diserahkan kpdnya sesuai
kontrak (tanpa ada pengaturan
khusus mengenai masalah tsb,
seperti bunga dll)
– PEMILIK bermaksud membayar hanya
untuk pekerjaan yg telah - selesai
pada waktu ditagih, artinya
membayar sesuai kinerja
Bina Nusantara
DASAR PERHITUNGAN PEMBAYARAN
Dikenal beberapa cara pembayaran yg
didasarkan atas :
1. Biaya yg sesungguhnya telah
dikeluarkan
2. Kurun waktu tertentu secara
periodik
3. Kemajuan pekerjaan dan kinerja yg
telah dicapai :
4. Metode milestone
5. Metode milestone dan prosentase
penyelesaian
6. Pembayaran berdasarkan
perkiraan pengeluaran bulan yg
akan datang
MENGELOLA PEMBAYARAN
• BIAYA SESUNGGUHNYA TELAH
DIKELUARKAN
Pembayaran kpd kontraktor
diperhitungkan berdasarkan jumlah
dana yg telah dikeluarkan sampai
pada waktu tertentu (biasanya akhir
bulan)
• KURUN WAKTU TERTENTU : SECARA
PERIODIK
Pembayaran dibagi rata secara
periodik (mingguan, bulanan dll)
Bina Nusantara
• KEMAJUAN KINERJA PEKERJAAN
Pada kontrak lump-sum kontraktor
menagih pembayaran kpd pemilik
secara periodik umumnya bulanan yg
didasarkan kpd pekerjaan yg telah
terlaksana atau kinerja (performance)
• Untuk proyek E-MK (Engineering
Manufacturing Kontruksi) sering
digunakan milestone clan milestone
plus persentasi penyelesaian
MENGELOLA PEMBAYARAN
• RETENSI
Prosedur yg umum pada akhir
pelaksanaan kontrak lump-sum,
dimana pemilik menahan untuk
beberapa waktu sejumlah uang
pembayaran kepada kontraktor
berdasarkan kemajuan atau
prestasi pekerjaan kontraktor
Bina Nusantara
• PEMBAYARAN BERDASARKAN
PERKIRAAN PENGELUARAN BULAN YG
AKAN DATANG
Menurut cara ini, kontraktor membuat
perkiraan pengeluaran biaya untuk
lingkup kerja bulan yang akan datang
dan diajukan kepada pemilik
Bila ternyata terjadi selisih karena
pengeluaran ternyata dibawah
perkiraan, maka akan diperhitungkan
untuk pengajuan bulan berikutnya

Download Report