Matakuliah Tahun : KETERAMPILAN INTERPERSONAL : 2009 POKOK BAHASAN Pertemuan 11 PERTEMUAN YANG EFEKTIF MEETING YANG EFEKTIF DIDALAM BISNIS • Meeting adalah bagian yang penting didalam dunia bisnis. Meeting terjadi diantar organisasi, antar anggota, atau antar organisasi yang berbeda,contohnya adalah antara pelanggan dan supplier • Manfaat Pertemuan 1.Pastikan keputusan lebih baik 2.Menguatkan norma organisasi 3.Memenuhi kebutuhan akan kebersamaan 4.Memastikan proyek di jalur yang benar Bina Nusantara University 3 Virtual meeting • Virtual meeting adalah dimana para anggotanya tidak berada pada tempat yang sama tetapi tetap berhubungan satu sama lainnya. • Virtual meeting biasanya dilakukan melalui: - Video conferences - Chat groups - Conferences phone calls - Via email - Project intranets and extranets Bina Nusantara University 4 Masalah dalam Pertemuan: 1. 2. Kurang persiapan dan perencanaan Tujuan pertemuan tidak diinformasikan secara jelas kepada para anggota • 4P agar meeting efektif : 1. 2. 3. 4. Tujuan meeting (purpose) Peserta (participants) Perencanaan (plan) Pelaksanaan (process) Bina Nusantara University 5 Pentingnya meeting : - Untuk memonitor perkembangan yang terjadi - Pertukaran informasi - Membuat keputusan - Memberikan sumber penghasilan - Memecahkan masalah Alasan utama kegagalan meeting : - Keluar dari subjek atau topik pembicaraan - Kurangnya agenda atau tujuan - Menghabiskan waktu terlalu lama - Kurangnya persiapan dan perencanaan Bina Nusantara University 6 Strategi Pertemuan Efektif I. Sebelum pertemuan – Pastikan tujuan – Tentukan siapa yang terlibat – Rencanakan agenda Bina Nusantara University 7 II. Selama pertemuan – Fokus pada proses – Proses pertemuan terdiri dari: pengantar, saat pertemuan berlangsung, hasil pertemuan, evaluasi Bina Nusantara University 8 III. Setelah pertemuan & antar pertemuan – Rangkumkan pokok materi & agenda pertemuan berikut – Kirimkan hasil pertemuan kepada para anggota – Pastikan peserta punya daftar telepon, email, fax, dll Bina Nusantara University 9 – Jika ada waktu bertemu pribadi dengan semua anggota – Buat kesimpulan – Kirim hasil pertemuan kepada anggota yang tak hadir – Buatlah sub-panitia pertemuan – Catat kemajuan pada chart Bina Nusantara University 10 Manfaat Meeting • • • • Membuat keputusan yang lebih baik Menguatkan norma organisasi Memenuhi kebutuhan akan kebersamaan Memastikan proyek di jalur yang benar Bina Nusantara University 11 Sikap didalam meeting • - Yang dianjurkan : Mendengarkan Tetap ditempat selama meeting berlangsung Memberi masukan atau solusi Membuat catatan Bertanya yang tidak jelas • - Yang tidak dianjurkan : Berbicara terlalu banyak Memberikan kritik Keluar dari meeting sebelum selesai Komplain Hanya diam saja Bina Nusantara University 12 4 type umum dari meeting : 1. 2. 3. 4. Information sharing => beberapa member berbagi informasi Information Dissemination => digunakan saat informasi penting perlu dibagikan pada member lain Problem solving/decision making => member-member berkumpul untuk memecahkan masalah atau membuat keputusan Symbolic/social => digunakan untuk merayakan spesial even atau membagikan penghargaan untuk pekerjaan yang telah dilakukan dengan baik Bina Nusantara University 13 Proses Meeting • • • • Pendahuluan atau tahap perkenalan Pembukaan meeting Menyelesaikan Ringkasan Penilaian dan ucapan penutup Bina Nusantara University 14
© Copyright 2024 Paperzz
