1.Sürecin Genel Özellikleri 1.1 Bağlı Olduğu Süreç Grubu (SG) Kodu ve Adı Personel Süreç Grubu 1.2 Bağlı Olduğu Ana Sürecin (AS) Kodu ve Adı 1.4 Sürecin Kapsamı Mali İşlemler Ana Süreci Kırtasiye, Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil ve Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci Onay alınması Başlar Ödeme evrakının Muhasebe Müdürlüğüne Teslimi ile sona erer 1.5 Sürecin Amacı İhtiyaçların Giderilmesi 1.3 Sürecin (S) Kodu ve Adı Süreç Modeli Süreç Modelleme Rehberi 2. Diğer Süreç Özellikleri 2 Süreç Kaynakları Sürecin insan kaynaklarını gir. Sürecin ekipman ve donanım kaynaklarını gir. Sürecin yazılım kaynaklarını gir. 3 Girdi, Çıktı ve Adımlar Süreci başlatan olayları tanımla. Sürecin girdilerini tanımla. Sürecin çıktılarını tanımla. Sürecin ilişkili olduğu mevzuatı tanımla. Sürecin talimat ve prosedürlerini gir. Sürecin formlarını gir. Süreç aktivitelerini gir. Süreç İletişim Tablosu İletişim Akış Diyagramı 5 Sürecin İyileştirilmesi İçin Öneriler Sürecin iyileştirilmesi için öneri gir. 6 Formu Dolduranlar Bu formun doldurulmasında çalışanların bilgilerini gir. Bayburt Defterdarlığı Personel Müdürlüğü Kırtasiye,Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci İhiyaç Listesinin Belirlenmesi Ödenek Ödeneğin Olması Halinde İhiyaç Listesinin belirlenmesi 4734 S.Kamu İhale Kanunu Gereği 22/d Piyasa Araştırması Doğrudan Temin Usulüne Göre Onayın (Temsil Ağırlama Gideri İçin Harcama Talimatının) Defterdar Tarafından Onaylanması Harcama Yönetim Sistemi Malzemelerin Teslim alınması ile Faturaların Ödeme Emri Evrakı İle Tahakkauk ettirilmesi ve Defterdar Tarafından İmzalanması Tutanak ile Birlikte Muhasebe Müdürlüğüne Teslim edilmesi Onay,Harcama Talimatı,Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı,Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi Ödeme Emri Tutanak Ödeme Evrakının Dosyasına Kaldırılması ve İşlem Tamamlandı Murat ATAMER VHKİ Ersun URHAN Personel Müdür V. SG AS S Personel Süreç Grubu Mali İşlemler Ana Süreci Kırtasiye, Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil ve Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci 2.1.Sürecin İnsan Kaynakları (Unvanlar ve paralel insan kaynağı sayısı) No Görev Adı 1 Servis Görevlisi 2 Personel Müdürü 3 Defterdar Kaynak Miktarı 3 1 1 SG AS S Personel Süreç Grubu Mali İşlemler Ana Süreci Kırtasiye, Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil ve Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci 2.2.Sürecin Ekipman ve Donanım Kaynakları (Araç-gereç, alet, makine, tesis, binek veya ticari araçlar vb ve bilgisayar, yaz ıcı, tarayıcı, telefon, projeksiyon cihazı vb.) No Ekipman Adı 1 Bilgisayar 2 Yazıcı 3 Fotokopi Kaynak Miktarı 1 1 1 SG AS S Personel Süreç Grubu Mali İşlemler Ana Süreci Kırtasiye, Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil ve Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci 2.4.Sürecin Yazılım Kaynakları (Her türlü yazılım) No Yazılım Adı 1 Harcama Yönetim Sismemi SG AS S Personel Süreç Grubu Mali İşlemler Ana Süreci Kırtasiye, Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil ve Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci 3.1.Süreci Bașlatan Olaylar No Olay Tanımı 1 Malzeme İhtiyacının ortaya çıkması SG AS S Personel Süreç Grubu Mali İşlemler Ana Süreci Kırtasiye, Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil ve Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci 3.2.Sürecin Girdileri No Girdi Adı 1 Ödenek Anasayfa SG AS S Personel Süreç Grubu Mali İşlemler Ana Süreci Kırtasiye, Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil ve Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci 3.3.Sürecin Çıktıları No 1 Çıktı Adı Tutanak SG AS S Personel Süreç Grubu Mali İşlemler Ana Süreci Kırtasiye, Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil ve Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci 3.4.Sürecin İlișkili Olduğu Mevzuat No İlgili Mevzuat 1 4734 Sayılı Kanun İlgili Madde No 22/d Maddesi Anasayfa SG AS S Personel Süreç Grubu Mali İşlemler Ana Süreci Kırtasiye, Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil ve Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci 3.5.Süreçte Kullanılan Yazılı Talimat/Prosedür No Talimat/Prosedür 1 Personel Müdürlüğü İşlem Yönergesi Personel Süreç Grubu Mali İşlemler Ana Süreci Kırtasiye, Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil ve Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci SG AS S 3.6.Süreçte Kullanılan Form No 1 2 3 4 5 6 Form Adı Onay Harcama talimatı Piyasa araştırma tutanağı Muayene ve kabul komisyon tutanağı Taşınır işlem fişi Ödeme emri SG Personel Süreç Grubu AS Mali İşlemler Ana Süreci S Kırtasiye, Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil ve Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci Anasayfa 3.7.Sürecin Aktiviteleri No Aktivite Adı Aktivite Açıklaması Tekrar Sıklığı GerçekleștirenOnaylayan Danıșılan Aktarılan Kullanılan (Bilgi Verilen) Doküman Kullanılan Yazılım – Ekran Yetkinlik (En fazla 5 adet) (Talimat, Sorumlu Kişinin Almış Olması Gereken Eğitim(ler) Tedarikçi Marifetiyle? Prosedür, Form) 1 Harcama onayının alınması 2 Ödeme emri hazırlanması 4734 S.Kamu İhale Kanunu Gereği 22/d Piyasa Araştırması Doğrudan Temin Usulüne Göre Onayın (Temsil Ağırlama Gideri İçin Harcama Talimatının) Defterdar Tarafından Onaylanması Malzemelerin teslim alınması sonrası ödemeye esas olmak üzere ödeme belgesinin hazırlanması ve ödeme evrakının Defterdar tarafından imzalanması Servis Görevlisi Defterdar Her Seferinde Servis Görevlisi Her Seferinde Personel Müdürü - - - İhale Yönetimi Defterdar - - - İhale Yönetimi Sözleşme Hazırlama ve Yönetimi Hayır Sözleşme Hazırlama ve Yönetimi Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Murat ATAMER VHKİ Ersun URHAN Personel Müdür V. SG Personel Süreç Grubu AS Mali İşlemler Ana Süreci S Kırtasiye, Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil ve Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci Anasayfa 3.8. İletișim İlișkileri No Görev Adı Sosyal Yönetsel ve Mali 1 İşler Servis Görevlisi 2 Servis sorumlusu İletişim Akış Diyagramını Düzenle İletișimde Bulunduğu Görev Adı İletișim Șekli İletișim Yönü İletișim Sebebi Servis sorumlusu Yazılı Çift Yönlü Bilgi Verme Yönetici Yardımcısı Yazılı Tek Yönlü Bilgi Verme 3 Yönetici Yardımcısı 4 Yönetici Yönetici Yazılı Tek Yönlü Bilgi Verme Defterdar Yardımcısı Yazılı Tek Yönlü Bilgi Verme 5 Defterdar Yardımcı Yok Yazılı Tek Yönlü Onay Verme Kırtasiye,Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci İletișim Akıș Diyagramı Defterdar Yardımcısı Yönetici Yönetici Yardımcısı Servis Sorumlusu Servis Görevlisi Anasayfa SG Personel Süreç Grubu AS Anasayfa Mali İșlemler Ana Süreci S Kırtasiye, Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil ve A ğırlama Gider Ödemeleri Süreci 5.İyileștirme Önerileri 5.1 No 5.2 Mevcut Durumda Sürecin Gerçekleștirilmesinde Yașanan Sorun, Hata veya Olumsuzluk - - 5.3 5.4 5.5 5.6 İyileștirme Öneriniz (Nasıl uygulanacağını detaylı olarak açıklayanız.) İyileștirme Alanı İyileștirmenin Önerinizin Sağlayacağı Gerçekleștirilebilmesi Fayda İçin Gerekli Kaynaklar Önerinizin Tahmini Maliyeti - Sürecin İșleyiși - - - 5.7 SG Personel Süreç Grubu AS Anasayfa Mali İșlemler Ana Süreci S Kırtasiye, Temizlik Malzemesi Alımı ve Temsil ve Ağırlama Gider Ödemeleri Süreci 6.Formu Dolduranlar 6.1 No 6.2 Formu Dolduranın İsmi 1 Yusuf ÖZAY 6.3 Formu Dolduranın Telefonu 6.4 Formu Dolduranın E-mail Adresi 3182242630 [email protected] 6.5 6.6 Formu Dolduranın Birimi Formu Dolduranın Görevi/Unvanı Personel Sosyal Yön.ve Mali İșler Ser.Görevlisi/V.H.K.İ.