FMC - LIBUSOFT CICOM doo

STUDIJA SLUČAJA:
Financijsko upravljanje i kontrole u
gradovima OGULINU i VIROVITICI
siječanj, 2012.
PROBLEM:
• Gradovi nisu imali uspostavljen sustav Financijskog
upravljanja i kontrole (FMC), koji je po Zakonu o sustavu unutarnjih financijskih kontrola u javnom sektoru (NN 141/06), obveza svih korisnika proračuna.
CILJ:
• Uspostaviti sustav Financijskog upravljanja i kontrole.
• Provesti edukaciju svih djelatnika grada na prepoznavanju i formaliziranju poslovnih procesa i rizika.
• izvršiti uvođenje LC aplikacije, te obučiti djelatnike
za korištenje iste.
REZULTAT:
• Uspostavljen je sustav Financijskog upravljanja i
kontrole.
• Obučeni su svi djelatnici grada, te je izvršeno prepoznavanje i popis poslovnih procesa i rizika. • U tijeku je uvođenje LC aplikacije (LC305) i priprema
za operativno korištenje FMC sustava.
Primjena znanstvenih metoda u upravljanju organizacijskim sustavima imperativ je
njihovog uspjeha. To je jedan od najvažnijih
razloga što je u prilagodbi za ulazak Republike Hrvatske u Europsku uniju, zakonom
određeno da svi korisnici proračuna trebaju
uvesti, ovladati i koristiti sustav FMC1 (Financijsko Upravljanje i Kontrole).
KORISNIČKI PROBLEMI KOD
UVOĐENJA FMC SUSTAVA:
Iz samog naziva FMC, često se kod korisnika misli da se navedeni sustav isključivo
odnosi na procese (poslove) iz djelokruga
rada Financijskog odjela odnosno djelatnika
koji se bave financijskim poslovima.
Međutim temeljna svrha uvođenja i korištenja
FMC sustava je pomoć korisniku proračuna u
ostvarivanju njegove misije i postavljenih ciljeva. Pri tome se u prvom redu misli na:
• Zakonsko trošenje proračunskih sredstava,
• Osiguranje pouzdanih (točnih i pravovremenih) informacija za upravljanje
sustavom na svim razinama korisnika
proračuna,
1
Financial Management and Control
• Djelotvornost (odnos planiranih i ostvarenih učinaka) i Učinkovitost (omjer
između rezultata i sredstava korištenih
za njihovo ostvarenje),
• Zaštita imovine korisnika od bilo koje
vrste šteta (gubitaka, štete, zlouporabe),
• Neprekidnost i pravovremenost u
provedbi svih procesa (poslova),
• Jačanje odgovornosti za sve poslove
(procese) koji se provode kod korisnika
proračuna,
• Predviđanje i upravljanje s mogućim rizicima u provedbi procesa a time i na
rizike u ostvarivanju postavljenih ciljeva
• Kontinuiranu analizu sustava s ciljem
njegove optimizacije
Iz navedenog jasno proističe da svi
poslovi (procesi) koje obavljaju svi djelatnici korisnika proračuna neposredno
utiču na cjelokupnost ostvarenja MISIJE i
CILJEVA korisnika proračuna. Naime svi
procesi (poslovi) su međusobno povezani
u funkcionalnom, organizacijskom i financijskom pogledu.
Sama uspostava i korištenje FMC sustava
zahtjeva angažiranje određenog broja djelatnika za proučavanje metoda i tehnika koji
proizlaze iz znanstvenih dostignuća organizacijskih znanosti (metode i alati za analizu
poslovnih procesa) a koji bi im poslužio za
upoznavanje i rad s ostalim djelatnicima korisnika proračuna na uspostavi FMC sustava.
Objektivno to u praksi je teško provedivo zbog
njihovih dnevnih – operativnih poslova.
Najvažnija pozitivna činjenica je da
Gradonačelnici oba grada poznaju značaj, aktivno
sudjeluju i izravno vode uspostavu FMC sustava.
U procesu rada na uvođenju FMC sustava, izuzetna je suradnja u organizaciji i
zajedničkom radu s Pročelnicama Upravnih
odjela za financije i proračun i njihovim suradPoseban je problem u prepoznavanju rizika nicima određenim za koordinaciju rada sa
i njihovoj procjeni za vjerojatnosti nastanka i našim konzultantima.
učinka (šteti) koju bi mogli imati u provedbi
procesa a time i na ostvarenje postavljenih
KAKO SMO ZAJEDNO RADILI NA
ciljeva. Nedovoljna spoznaja o prednosti i koristi koje sustav FMC daje svim djelatnicima i
UVOĐENJU FMC SUSTAVA:
korisniku proračuna kao cjelini.
Ažuriranje s promjenama što je realnost u
Kroz dvadeset godina rada u informatičkoj
korištenju FMC sustava – otežava uvođenje i podršci JLP(R)S, stekli smo znanja i iskustva
neprekidnost u korištenju.
da možemo korisnicima pružiti profesionalnu
konzultantsku uslugu za analizu, uvođenje,
korištenje i održavanje FMC sustava.
SPECIFIČNOSTI KOD UVOĐENJA
U provedbi modeliranja poslovnih procFMC SUSTAVA U GRADOVIMA OGUesa izradili smo jedinstvenu i vrlo prihvatljivu
LINU I VIROVITICI :
metodologiju kod prepoznavanja poslovnih
procesa i njihovih rizika s najmanje mogućim
Za uvođenje i korištenje sustava FMC bila obvezama djelatnika. U tom najosjetljivijem
su potrebna određena interdisciplinarna znan- procesu (prepoznavanju procesa i njihovih
ja. Značenje pojmova i njihova korelacija, kao atributa) radili smo zajedno sa svim djelatnicišto su: misija, vizija, ciljevi, funkcije, procesi, ma u navedenim gradovima.
aktivnosti, postupci, rizici, kontrolne aktivnosti
Po prepoznavanju procesa – naši konzultanti
i dr. su elementi specifičnih znanja s kojima
su formirali FMC sustav kroz naše originalno
su svi zaposlenici trebali ovladati, kako bi
programsko (softversko) rješenje - aplikaciju.
uvođenje i korištenje FMC sustava bilo cjeloPo implementaciji programskog rješenja,
vito, opravdano i korisno.
provest ćemo zajedno s djelatnicima i voditeljiZbog svojih svakodnevnih operativnih posloma procjenu rizika (vjerojatnost nastanka i
va djelatnici nisu bili u mogućnosti sustavno
mogući učinak (štetu) kao i uspostavu kon(organizirano i zajedno) odvojiti dio vremena
trolnih aktivnosti.
za učenje i uspostavu FMC sustava.
Instalacijom programa i obukom za korištenje
Do sada u svom radu veći broj djelatnika
i ažuriranje, djelatnici će prepoznati koristi za
nije imao potrebu za analizu i upravljanje risvakog od njih i za gradsku upravu kao cjelinu.
zicima u provedbi osobnih i nadležnih procesa
(poslova). Posebno njihovu moguću procjenu s
aspekta vjerojatnosti nastanka i učinku – šteti
ŠTO SU GRADOVI DOBILI
koju mogu nanijeti postavljenim strategijskim
UVOĐENJEM I KORIŠTENJEM FMC
i operativnim ciljevima gradova.
U službenim materijalima (Naputku i
drugim oblicima upoznavanja) o FMC sustavu, djelatnici nisu mogli dovoljno prepoznati
prednosti i koristi koje sustav daje svakom
djelatniku i gradskoj upravi kao cjelini.
SUSTAVA U SURADNJI S NAMA :
1. Zajednički rad na FMC sustavu korisnika – pri tome sa svim djelatnicima
metodološki provodimo prepoznavanje i
opis procesa. Poslije čega mi uspostavljamo
jedinstven FMC sustav kroz bazu podataka
našeg programskog rješenja (aplikacije).
Na kraju provedemo obuku i predamo na
korištenje cjelovit FMC sustav.
2. Automatizirano (softversko) upravljanje i kontrole provedbe procesa (poslova):
•rokova provedbe
• vlasnika (odgovornog djelatnika) procesa
• djelatnika koji sudjeluju u provedbi procesa
•automatskog pregleda ili generiranja
postupka provedbe procesa (revizijski
trag) dijagram tijeka postupka
•zamjenjivosti u slučaju odsutnosti vlasnika i/ili sudionika u procesu
•automatizirana izrada dokumenata FMC
sustava (popis procesa, mapa poslovnih
procesa, registar rizika, revizijski trag)
za cjelinu korisnika ili po dijelovima (organizacijskim, osobnim i sl.).
3. Automatizirano (softversko) upravljanje s rizicima na svim razinama upravljanja i odlučivanja :
•Automatizirana podjela rizika po razinama upravljanja. Rizici s najvećom
vjerojatnosti nastanka i najvećom štetom
dodjeljuju se u nadležnost najvišoj
upravljačkoj razini. Pri tome su vidljive
tri razine upravljanja rizikom: najviša
upravljačka, srednja – upravljačka i
pojedinačna (vlasnika procesa).
•Automatizirano podsjećanje („opominjanje“) za kontrolne aktivnosti u preventivi nastajanja ili upravljanju s rizicima.
4. Optimizacija sustava:
•Mogućnost detaljne analize procesa i
aktivnosti u okviru procesa: vremena
provedbe, trajanja (periodike) odvijanja, a sve u cilju iznalaženja optimalnih
postupaka (financijskih, tehnoloških, organizacijskih).
•Brzog pronalaska nelogičnosti u sustavu
(ponavljajući procesi i aktivnosti na više
mjesta, nelogičnoj podijeli procesa i aktivnosti po djelatnicima).
• Brza prepoznatljivost tzv. „praznih“ hodova kod uvjetovanih procesa i lako prepoznavanje suvišnih (nepotrebnih) procesa
•Ravnomjernu opterećenost djelatnika
5. Postojanost i usavršavanje FMC sustava:
• Zbog stalne promjenjivosti – automatizirana su ažuriranja svih entiteta FMC sustava
(procesa, aktivnosti, dokumenata, vlasnika
i provoditelja procesa, rizika, kontrolnih
aktivnosti, revizijskog traga)
• Sustav se povijesno prati – postoje arhivirana stanja snimke procesa za određene
periode (proračunske godine). Što
omogućava usporednu analizu koristi i
doprinosa korištenjem FMC sustava.
• Suvremeno
programsko rješenje –
omogućuje stalnu dogradnju u cilju
povećanja efikasnosti i zadovoljstva korisnika u primjeni FMC sustava
6. Stalno istraživanje s ciljem dogradnje
i povećanja efikasnosti u primjeni FMC
sustava (povezivanje s izvješćima o fiskalnoj
odgovornosti i dr.)
7. Izrada prijedloga mogućih modela
bolje organizacije rada i korištenja resursa u
cilju povećanju efikasnosti rada i smanjenja
troškova funkcioniranja Gradova.
LIBUSOFT CICOM d.o.o.
Remetinečka cesta 7a, 10 020 ZAGREB
centrala: 01/ 65 99 555
fax: 01/ 65 99 511
mail adresa: [email protected]
______________________________________________
LIBUSOFT CICOM poslovnica u Osijeku - LC Slavonija
Šetalište kardinala Franje Šepera 12, 31 000 OSIJEK
telefon: 031/ 636 730
fax: 031/ 636 731
_____________________________________________
LIBUSOFT CICOM - Poslovni centar LC Dalmacija
Ulica slobode 46, 21 000 SPLIT
telefon: 021/ 314 264
fax: 021/ 322 449
______________________________________________
LIBUSOFT CICOM poslovnica u Novigradu - LC Istra
Put Murvi 15/I kat, 52 466 NOVIGRAD
telefon: 091/ 6599 570
www.spi.hr

Download Report