FATTURA PA – FAQ Aggiornato al 27 giugno 2014 FAQ FatturaPA RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA) Il seguente documento riporta i quesiti emersi durante i corsi in videoconferenza del 6 e 9 giugno 2014, rivolto ai Partner e agli Utenti finali dei prodotti Passepartout. Le risposte presenti nel seguente documento, forniscono dettagli sull’utilizzo delle funzionalità implementate nell’applicazione, alla luce della normativa oggi disponibile e della sua interpretazione prevalente. GENERALI D: LA SCADENZA RELATIVA ALL’OBBLIGO FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO I COMUNI E LE SCUOLE È POSTICIPATA AL 31/03/15? R: Il MEF con Circolare n. 1 del 31/03/2014 ha fornito alcuni chiarimenti: DECORRENZA 6/6/2014 Pubbliche amministrazioni. Esempio: Ministeri Agenzia delle Entrate, delle Dogane e del Demanio; DECORRENZA 31/3/2015 Altre amministrazioni. Esempio: Regioni Province Istituzioni scolastiche (emanazioni del Ministero Istruzione); Comuni INAIL INPS Casse Nazionali Previdenza (notai, ingegneri, etc.) ASL CCIAA Consorzi interuniversitari di ricerca, etc. L’elenco completo degli enti tenuti all’obbligo di FatturaPA si trova in: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/normativa/f-1.htm . D: PER LA DECORRENZA DEL 31/03/15 NON HO L’OBBLIGO DELL'INVIO DA OGGI? R: Dal 6 giugno 2014 non è più possibile inviare fatture cartacee alla PA principali. Per le PA locali l’obbligo scatta dal 31/03/2015. D: UNA FATTURA CON DATA 31 MAGGIO VA EMESSA COL VECCHIO SISTEMA QUINDI IN FORMATO NON ELETTRONICO? R: L’Articolo 6, comma6 del DM 55/2013 riporta: “A decorrere dalle date di cui ai commi da 1 a 4, le amministrazioni in essi indicate non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica per il tramite del Sistema di interscambio e, trascorsi tre mesi da tali date, le stesse non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio delle fatture in formato elettronico.” Stando alla data indicata il documento poteva essere emesso in forma cartacea; tuttavia il comma di cui sopra fa supporre che l’Amministrazione per procedere al pagamento potrebbero richiedere comunque di inviare nuovamente la medesima fattura in forma elettronica. Si consiglia di richiedere delucidazioni all’Amministrazione in questione. 2  RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA) FAQ FatturaPA D: LA SCADENZA DEL 6 GIUGNO 2014 È RELATIVA ANCHE ALLE SCUOLE? LE SCUOLE PUBBLICHE RIENTRANO NELLA CASISTICA? R: Sì in quanto emanazioni del Ministero dell’Istruzione. L’Amministrazione è tenuta a dare comunicazione al fornitore sull’obbligo di utilizzare la fattura elettronica. D: LA SCADENZA DEL 6 GIUGNO 2014 È RELATIVA ANCHE ALLE ASL? R: L’obbligo scatta dal 31/03/2015. L’Amministrazione è tenuta a dare comunicazione al fornitore sull’obbligo di utilizzare la fattura elettronica. D: BISOGNA ESSERE REGISTRATI AL SITO FATTURA PA? R: Per effettuare verifiche file, consultazione normativa, visualizzazione file basta collegarsi al sito www.fatturapa.gov.it . Per inoltri come soggetti abilitati ai servizi Entratel-Fisconline ovviamente occorre avere i relativi requisiti. D: QUANDO PUÒ VERIFICARSI CHE L'EMITTENTE SIA DIVERSO DAL CEDENTE? R: Quando il cedente sceglie un terzo soggetto per l’emissione del documento. D: NEL CASO IN CUI SIA IL COMMERCIALISTA A REGISTRARE LE FATTURE PER CONTO DEL CLIENTE E A PROVVEDEDERE ALL'INVIO DEL FILE .XML? R: Significa che, come da accordi tra commercialista e cedente/prestatore, il commercialista è sia emittente che trasmittente. Quindi utilizzerà la sua firma digitale in quanto emittente. D: IL CLIENTE DI UN COMMERCIALISTA CHE VUOLE EMETTERE FATTURE PA, COSA DEVE AVERE COME REQUISITO MINIMO? R: Per l’emissione del file xml nelle tre modalità è necessario impostare alcuni campi e tabelle aziendali (si faccia riferimento alla documentazione di rilascio) e operare con qualsiasi tipo di utente (anche idesk azienda di Businesspass, ad esempio) per la creazione del file. Per la gestione ulteriore con Docuvision si veda le limitazioni indicate nella documentazione per i diversi tipi di utenti. D: SE UN CLIENTE EMETTE FATTURA ACCOMPAGNATORIA, PUÒ STAMPARE ANCHE IN FORMATO GRAFICO PER AVERE LA FIRMA DI CONSEGNA? O DEVE PASSARE AL BC? R: La fattura su carta non ha più nessuna valenza a nostro avviso, visto l’obbligo entrato in vigore dal 6 u.s. Si rimanda alla consultazione della normativa o ad accordi con la relativa amministrazione. D: C'È UN ELENCO DEGLI UFFICI AI QUALI INVIARE LA FATTURAPA? R: Consultare il sito http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php . D: ALL'INTERNO DI MEXAL NON È PREVISTO L'INSERIMENTO DELL'ELENCO DEI CODICI UFFICIO PA? R: No, l’elenco completo dei Codici Ufficio PA è disponibile sul sito www.indicepa.gov.it . D: LA GESTIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA È DISPONIBILE ANCHE SU SOLUTION? R: La creazione del file xml è disponibile anche in terminali di tipo Solution. La gestione dei dati di Docuvision non è invece prevista per il terminale Solution di Mexal (intesa come funzioni successive al salvataggio del file in Docuvision). Considerando che questa tipologia di terminale non stampa i fiscali, si è deciso che non gestisca funzioni che sono molto “vicine” al fiscale. D: A COSA SERVE LA FATTURA ELETTRONICA PDF? R: Abbiamo esclusivamente ricordato che i nostri prodotti gestiscono tranquillamente la fatturazione elettronica in formato pdf (esempio tra privati). In tal caso per l’inoltro con la firma digitale occorre avere Docuvision Workflow Digitale. RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA)  3 FAQ FatturaPA D: LE PREFETTURE E LE SCUOLE, CHE HANNO UN CODICE FISCALE DIVERSO DAL MINISTERO CUI FANNO RIFERIMENTO, RIENTRANO TRA LE PA OBBLIGATORIE DAL 6 GIUGNO 2014? R: Sì, si controlli l’ente all’interno del sito www.indicepa.gov.it. D: E LA FATTURA ELETTRONICA XML TRA SOGGETTI NON PA SI PUÒ ATTIVARE SEPPURE NON OBBLIGATORIO TALE FORMATO? R: Noi gestiamo il formato xml solo per clienti enti pubblici Pa. D: LE FATTURE PER LA PA DEVONO ESSERE SEMPRE ESCLUSE DI IVA? R: Quando l’utente le emetteva su carta l’iva era presente? L’assoggettamento Iva non è variato. D: I DDT FIRMATI COME LI TRASMETTO? R: La normativa non fa riferimento a DDT od ordini, ma solo alla successiva fattura. D: E SE ABBIAMO UNA DITTA IMPRESA E NON PROFESSIONISTA? R: Si veda lo schema sotto riportato che riassume cosa presente e disponibile nei vari prodotti e tipi di aziende. Impresa Mexal Professionista Impresa Businesspass Professionista Magazzino: Emissione/revisione documenti Emissione differita documenti Parcella: Emissione/revisione documenti Emissione differita documenti Magazzino: Emissione/revisione documenti Emissione differita documenti Contabilità – Parcellazione studio: Gestione notule/parcelle Generazione notule/parcelle Magazzino: Emiss./rev. documenti Emissione differita documenti D: QUINDI TUTTA LA PROCEDURA CON DOCUVISION LA POSSONO EFFETTUARE SOLO GLI INTERMEDIARI? IO AZIENDA CHE FACCIO TUTTO IN AUTONOMIA NON POSSO UTILIZZARLO? R: Tutta la procedura con Docuvision la può effettuare anche l’azienda se decide di eseguire tutto il ciclo del processo di conservazione. Le funzioni sono disponibili sia in Mexal che Businesspass. D: NOI POSSEDIAMO MEXAL LIVE MA NON CI COMPARE DOCUVISION. COME MAI? R: Docuvision è un modulo di Mexal e va attivato e configurato come descritto nel manuale oppure chiedendo supporto al vostro rivenditore. D: LE FATTURE ELETTRONICHE VANNO STAMPATE NORMALMENTE NEI REGISTRI IVA, O LA COMUNICAZIONE ANNUALE AD ENTRATEL SOSTITUISCE IL REGISTRO IVA? R: Le fatture elettroniche andranno riportate nei registri iva (un sezionale differente rispetto alla fatture gestite in cartaceo). La comunicazione annuale a Entratel è una cosa differente. Trattasi della comunicazione dell’impronta, ossia l’informazione di quali e quanti sono i documenti (esempio: fatture emesse per un totale di 100 fatture da data 06/06/14 a data 31/12/14) per i quali si effettuata l’archiviazione ottica sostitutiva incluso altre informazioni quali il nominativo del responsabile della conservazione, i suoi eventuali delegati, ecc. (si veda prot. N. 2010/143663 dell’Agenzia delle Entrate). D: PER CHI NON GESTISCE IL MAGAZZINO ED HA SOLO L'IDESK CONTABILE COME DEVE PROCEDERE PER L'INVIO DELLE FATTURAPA? R: Nella FatturaPA è obbligatorio indicare il blocco 2.2 <DatiBeniServizi> (blocco sempre obbligatorio contenente natura, qualità e quantità dei beni / servizi formanti oggetto dell'operazione). Quindi occorre disporre di anagrafica articoli o prestazioni, della modulistica documenti e delle funzioni di emissione documenti. Con i nostri prodotti è necessario avere almeno un terminale/idesk che gestisca il magazzino o il modulo parcellazione studio. 4  RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA) FAQ FatturaPA D: COSA È IL PROGRESSIVO UNIVOCO FILE E CHE VALORE METTERE? R: Da normativa il nome del file deve essere composto con tre informazioni: CODICE PAESE, identificativo univoco del trasmittente, PROGRESSIVO UNIVOCO DEL FILE. Questo rappresenta un codice progressivo assegnato dalla procedura alla creazione dei file xml. D: SIAMO UNA PA CHE UTILIZZA GESTIONALE PASSEPARTOUT QUINDI, OLTRE ALLA EMISSIONE DI FATTUREPA, DOVREMO RICEVERE DA MARZO 2015 FATTURE ELETTRONICHE. IL VOSTRO SOFTWARE CI SUPPORTERÀ? R: La gestione delle fattura pa implementata e gestita nei nostri prodotti è relativa al ciclo attivo e non è stato previsto alcun automatismo o funzione specifica per una pubblica amministrazione che riceve fatture in formato elettronico con il formato previsto da giugno prossimo. Nell'anagrafica del fornitore, oltre al parametro "Ente pubblico" S/N, è possibile indicare i campi "C.Ufficio PA" e "Fatt.PA" ma non è possibile creare e successivamente associare uno specifico sezionale marcato come Fattura PA all'anagrafica; questo determina l'assenza dei controlli attualmente previsti solo per le fatture di vendita ed esclusivamente nel ciclo attivo da magazzino. Si ricorda che proprio perché la gestione prevede la “creazione” del documento all’interno del gestionale i sezionali elettronici non sono utilizzabili in INSERIMENTO di una registrazione di primanota FE ma solo, eventualmente, in variazione. Vero è che, se si crea una causale guidata con un sezionale specifico (FR01 , sezionale 2 per le fatture della pubblica amministrazione) o si presta attenzione all'inserimento dello stesso in fase di registrazione di una fattura ricevuta (sostituire il sezionale 1 proposto con il 2), è possibile utilizzare un sezionale differente per tali soggetti. Docuvision consente di conservare documenti con caratteristiche di fatturaPa avendo l’accortezza, in fase di memorizzazione, di assegnare al documento tale proprietà. Qualunque nostra futura miglioria o implementazione comunque verrà effettuata nell’ottica del ciclo attivo. D: ESISTE UN TUTORIAL CHE SIMULA LA CREAZIONE E L'INVIO DELLA FATTURA PA? R: Su www.edupass.it potete rivedere sia il minicorso che la videoconferenza con il corso completo. D: DI CARTACEO NON CI SARÀ PIÙ NULLA? COME POTREMMO PROTOCOLLARE LE FATTURE? LA FATTURAPA SEGUIRÀ SEMPRE IL PROGRESSIVO DELLE FATTURE CLASSICHE? R: Il documento elettronico dovrebbe esistere solo in tale modalità. Nei nostri gestionali non abbiamo comunque tolto la possibilità di inviare su qualsiasi tipo di stampante il documento emesso da magazzino-parcellazione studio. Le fatture elettroniche devono avere numerazione distinta rispetto alle cartacee, con i nostri gestionali è necessario quindi utilizzare un differente registro-sezionale. OPERAZIONI PRELIMINARI D: ALL'INTERNO DELLE ANAGRAFICHE DEI CLIENTI , NEL CAMPO E-MAIL, DEVE ESSERE INDICATO L'INDIRIZZO UTILIZZATO PER LA PEC DELLO SDI? R: Noi lo sconsigliamo poiché l’indirizzo email per il cliente potrebbe essere utilizzato per altri scopi. D: CHI EMETTE LE FATTURE ALLA P.A HA GIÀ UN SEZIONALE DEDICATO; CONSIGLIATE DI FARNE UN ALTRO? R: La normativa specifica che il sezionale contenente fatture elettroniche deve essere distinto dal sezionale cartaceo. D: SE L'AZIENDA E' INDIVIDUALE È SEMPRE NECESSARIO RIPORTARE LA VOCE SOCIO UNICO? R: La nostra scelta è stata la seguente: se nell’anagrafica azienda è presente il numero REA noi riportiamo il blocco 1.2.4. In tale blocco i campi ufficio, numero e stato liquidazione sono obbligatori e quindi riportiamo sempre i relativi tag. Invece per capitale sociale e socio unico li riportiamo esclusivamente se l’utente li ha compilati in anagrafica azienda. Quindi è cura dell’utente conoscere e compilare correttamente la casistica che lo riguarda. RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA)  5 FAQ FatturaPA D: PRIMA DI FARE LA PRIMA FATTURA ASSOLUTA ALLA PA BISOGNA AVER SCELTO SE OPERARE COME AZIENDA O AFFIDARSI AD UN INTERMEDIARIO? R: A nostra opinione rispondiamo affermativamente ma crediamo ci sia anche la possibilità di variare modalità, nel tempo. Si rimanda alla consultazione della normativa. D: I CLIENTI GIÀ ESISTENTI DEVONO ESSERE REINSERITI CON LA NUOVA MODALITÀ, OVVERO CON IL CAMBIO DEL PRE-CODICE? R: Nelle anagrafiche dei clienti già presenti dovrete indicare il codice univoco ufficio, abilitarli alla gestione della fattura PA per quelli previsti dalla normativa, e impostare il sezionale iva. D PER QUANTO RIGUARDA LE FATTURE IN PDF È CORRETTO UTILIZZARE IL SEZIONALE CARTACEO? R: Se la fattura pdf la considerate elettronica (…si definisce “fattura elettronica” una fattura che, una volta provvista di riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente viene inviata in formato elettronico al destinatario, il quale la conserverà in modalità sostitutiva nel formato originale. In sostanza una fattura elettronica è un documento che nasce, viene trasmesso e verrà conservato sia dall’emittente che dal ricevente solo ed esclusivamente in formato digitale. Perché la fattura sia considerata elettronica dal ricevente deve inoltre necessariamente esistere un accordo tra emittente e destinatario.) allora in questo caso occorre utilizzare il sezionale iva elettronico differente quindi da un sezionale per fatture cartacee. D SE HO ENTRAMBI I SEZIONALI ATTIVI, LA MIA FATTURA N. 1 CARTACEA NON DEVE CORRISPONDERE ALLA FATTURA N. 1 DI QUELLA ELETTRONICA? R: No, saranno anche emesse a due soggetti-clienti differenti visto che per uno si continua la gestione cartacea e per l’altro si è emesso un documento elettronico in formato xml D SI POSSONO RAGGRUPPARE IN UNA UNICA VIDEATA TUTTE LE INFORMAZIONI INDISPENSABILI PER RENDERE OPERATIVA LA FATTURAZIONE PA? R: L’operazione per impostare i dati solitamente viene fatta a inizio gestione e raramente necessita di modifiche. Si è preferito riportare i nuovi campi, dove a nostra opinione, era più coerente visualizzarli (esempio: per ogni intermediario si possono fare invii quindi il relativo progressivo è presente nell’anagrafica intermediario, la natura dei codici iva esenti nella relativa tabella codici esenzioni, ecc.). GENERAZIONE DEL FILE FATTURAPA D: IL PROGRAMMA GENERA LE FATTURE PA ANCHE DA FATTURAZIONE DIFFERITA ? R: Sì, si veda anche lo specifico parametro di selezione appositamente implementato. D: IL NUMERATORE DEL SEZIONALE APPOSITO FATTURAPA E IL PROGRESSIVO UNIVOCO DEL FILE SONO CORRELATI TRA DI LORO? R: La nomenclatura del file prevede che l’ultima parte del nome file sia un progressivo alfanumerico relativo agli inoltri del soggetto trasmittente. Non coincide quindi con il numero del documento emesso. D: SE SI RIGENERA IL FILE IL NUMERO PROGRESSIVO UNIVOCO VA AVANTI? R: Sì è stata fatta tale scelta in quanto ci risulta che lo stesso progressivo alfanumerico possa essere utilizzato solo in caso di mancato inoltro. In tal caso non si rende quindi necessario creare un diverso file xml. D: SE SI EMETTE UNA FATTURAPA E SUCCESSIVAMENTE QUESTA VIENE VARIATA, IL FILE XML VIENE RETTIFICATO? R: Il file xml non si varia in automatico. Solo scegliendo nuovamente una stampante che prevede la creazione del file xml se ne ha uno nuovo a cui, la nostra procedura assegna un nuovo numero progressivo (ultima parte del nome file). È l’utente a decidere in quali casistiche scegliere di apportare variazioni al documento ricreando il file. 6  RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA) FAQ FatturaPA D: POSSO EMETTERE IL FILE XML IN TUTTI E TRE I TIPI DI FORMATO (DOCUVISION, FILE, EMAIL)? R: Sì ma ogni ristampa andrebbe a creare un nuovo file con una nuova nomenclatura (la sezione relativa alla parte alfanumerica del nome file viene aggiornata ad ogni creazione-stampa fattura). D: SE L'AZIENDA NON TIENE LA CONTABILITÀ, MA PORTA LE FATTURE AL COMMERCIALISTA PER LA REGISTRAZIONE, PER QUESTO TIPO DI FATTURE CHE SONO SOLO IN FORMATO XML, COME PUÒ DARE UNA COPIA CARTACEA AL COMMERCIALISTA? R: La stamperà su carta con altra modulistica, se vuole. Ovviamente non rappresenta la fattura originale. Oppure si inoltra copia del file xml. Le nostre procedure non limitano-controllano l’operatività dell’utente. D: NON POSSO FARE FATTURE ACCOMPAGNATORIE? DEVO FARE IL DDT E POI LA FATTURA ELETTRONICA? R: La norma non cita affatto i DDT. Parla solo di fatture e note di credito. Se la fattura accompagnatoria va consegnata al trasportatore (vettore, mittente, destinatario) non crediamo possa essere elettronica. Quindi si suppone che sia necessario fare i DDT cartacei a cui segue la fattura elettronica. D: SE PRIMA DI EMETTERE LA FATTURA PER UNA PA, SI CONSEGNA LA MERCE, SI FA UNA BC NORMALMENTE E POI IN FASE DI FATTURAZIONE LA SI EMETTE COME FATTURAPA? R: Sì. D: È NECESSARIO UTILIZZARE DUE MODELLI PER FD E FT? R: Sì, come da sempre nella nostra modulistica grafica. D: IN BASE A COSA LA PROCEDURA HA INDICATO FTE E NON FTA? R: In fase di emissione documento, per un cliente di tipo fattura pa, propone la prima sigla modulistica presente nell’azienda di tipologia xml. D: NELLE PROSSIME VERSIONI SARÀ POSSIBILE NEI PARAMETRI DEL MODULO STAMPARE IN AUTOMATICO LA FATTURA PA ANCHE IN UN ALTRO FORMATO (FT)? R: Stiamo valutando, al momento dovete eventualmente fare il contrario. FT che richiama il modulo che gestisce l’xml (esempio: FTE). D: NON POSSO MAI STAMPARE UNA FATTURA A VIDEO? VISUALIZZARLA NEL MODO TRADIZIONALE? R: Sì può fare scegliendo una modulistica tradizionale. D: QUANDO C'È UN AGGIORNAMENTO DEL MODULO DA PARTE DI PASSEPARTOUT, QUELLO DEL CLIENTE SI AGGIORNA IN AUTOMATICO O SI RENDE NECESSARIO SOVRASCRIVERE IL PRECEDENTE FORMATO DI MODULISTICA? R: Non aggiorniamo mai in automatico in quanto: - l’utente potrebbe averlo copiato con sigla differente; - l’utente o il rivenditore potrebbe aver personalizzato il modulo. D: SE IL FORMATO STANDARD VIENE MODIFICATO SI PUÒ RICHIEDERE UNA FUNZIONE DI AGGIORNAMENTO DI QUELLO COPIATO IN PRECEDENZA? O BISOGNA CANCELLARE IL PRECEDENTE E RICREARLO? R: Al momento bisogna scegliere se ricopiare dagli esempi lo standard con le nostre eventuali implementazioni e lì riportare le vostre personalizzazioni o tenere il vostro e riportare in queste le nostre eventuali implementazioni. D: L'EDITAZIONE DELLA MODULISTICA GRAFICA COME AVVIENE? R: Come per gli altri moduli utilizzando il pulsante Edita modulo [F7]. RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA)  7 FAQ FatturaPA D: SE HO L'INTERMEDIARIO DEVO MODIFICARE IL MODULO PER INSERIRE I DATI DELL'INTERMEDIARIO? R: Se per intermediario intende un soggetto diverso dal cedente/prestatore che emette il documento è necessario personalizzare la modulistica riportando le relative informazioni, se per intermediario intende il trasmittente questo viene gestito impostando i dati relativi in anagrafica azienda – dati aziendali – TRASMITTENTE FATTURA ELETTRONICA PA. D: PERCHÉ L' EVENTUALE MODULO PERSONALIZZATO DA MODIFICARE NEL CASO DI TERZO SOGGETTO NON È PREDISPOSTO DA PASSEPARTOUT? R: La gestione automatica al momento non è prevista, comunque se anche rilasciassimo due distinti moduli di esempio in tale casistica dovreste comunque personalizzarlo indicando i data anagrafici del soggetto in questione. D: ATTUALMENTE I MIEI CLIENTI SU ALCUNE FATTURE INDICANO IL NUMERO ORDINE DEL CLIENTE. IN MEXAL L'UNICO RIFERIMENTO ALL'ORDINE È IL NUMERO DELL'OC, COME RIPORTARE IL NUMERO ORDINE DEL CLIENTE? R: Personalizzare il modulo, inserendo ad esempio al posto de nr. dell’OC la variabile del numero del riferimento esterno (ovviamente l’utente dovrà ricordarsi di compilarlo sui documenti di tipo OC). D: IN ALCUNI CASI NELLA FATTURA VENIVANO INDICATI DIVERSE RIGHE DESCRITTIVE (DESCRIZIONE DI UNA LAVORAZIONE) E POI SI INDICAVA UN UNICA RIGA CON IL TOTALE. COME POSSONO ESSERE RIPORTATE NEL MODULO FATTURA PA LE RIGHE DESCRITTIVE? R: Non è fattibile riportare, per come è previsto il file xml, le righe gestite nei documenti come descrittive. D: IL NUMERO D'ACQUISTO INAIL È STATO AGGIUNTO NELLA MODULISTICA? R: La nostra modulistica riporta i dati richiesti obbligatori. Campi aggiuntivi domandati da alcune pubbliche amministrazioni rientrano nelle personalizzazioni che potete fare alla modulistica. D: SE DEVO AGGIUNGERE CAMPI PERSONALIZZATI RELATIVI AL CLIENTE, VENGONO RICONOSCIUTI DAL FOGLIO DI STILE? R: Per campi “personalizzati” intendiamo dei campi comunque previsti (anche se facoltativi) nel tracciato XML, quindi il foglio di stile non ha alcun problema a visualizzarli. Consigliamo di visionare la Rappresentazione tabellare del tracciato FatturaPa al link http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/normativa/f-2.htm. D: SE GESTISCO I LOTTI DEVO OGNI VOLTA ANDARE A PERSONALIZZARE IL MODULO XML OPPURE È PREVISTO NEL VOSTRO FORMATO L'IMMISSIONE DEI LOTTI? R: Nel tracciato xml non è previsto alcun campo specifico. Al momento si rimanda alla risposta precedente. D: A COSA POTREBBE SERVIRE LA PERSONALIZZAZIONE DI UN MODULO SE IL TRACCIATO È QUELLO PREDISPOSTO DAL MINISTERO ED È IN XML? R: Si vedano le risposte alle precedenti domande. D: IL CIG E CUP NON VENGONO RIPORTATI SE NON PASSANDO DA UN OC, PERCHÉ? R: Per come è strutturato il tracciato XML della fattura PA versione 1.0, il CIG e CUP possono essere inseriti in uno dei seguenti blocchi di dati: <DatiOrdineAcquisto>, <DatiContratto>, <DatiConvenzione>, <DatiRicezione>. CIG e CUP non possono essere inseriti come dati a sé stanti. Noi abbiamo deciso di prevedere nel formato solo il blocco <DatiOrdineAcquisto> (con all'interno anche CIG e CUP), in quanto il contratto, la convenzione e la ricezione non sono informazioni che al momento gestiamo. D: INSERENDO IL LINK AL FOGLIO DI STILE, DIRETTAMENTE IN MODULISTICA GRAFICA LO SDI SCARTEREBBE IL FILE? R: No ed abbiamo implementato la riga in questione nell’ultima versione. Ovviamente l’utente deve riportare il foglio di stile (recuperandolo dal sito www.fatturapa.gov.it) nella cartella dove visualizza-salva i file .xml. 8  RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA) FAQ FatturaPA D: SE DEVO CANCELLARE E RIEMETTERE UN DOCUMENTO, QUALI SONO I PASSAGGI? IL NOME DEL FILE CAMBIA? BISOGNA VARIARE IL CAMPO PROGRESSIVO FATTURA PA? R: La variazione del campo progressivo (ritornando indietro) può essere fatto solo in caso di stampe di prove mai inoltrate. Consigliamo quindi non effettuare questa prassi per casi differenti da questo. Per emettere nuovamente il documento si procede da “Emissione/revisione documento”-“Emissione differita”-“Gestione notule/parcelle” scegliendo una delle tre stampanti a disposizione. D: IN CASO DI ERRORE NEL FILE È SUFFICIENTE RISTAMPARE LA FATTURA IN DOCUVISION? R: Se è necessario inoltrare nuovamente (o previo invio si è verificato il file sul sito www.fatturapa.gov.it riscontrando dei campi mancanti) si procederà con la correzione o compilazione di tabelle e la ristampa del documento. A seconda delle modalità che usualmente utilizzerete, sceglierete una delle tre uscite stampanti gestite. D: QUANDO DA MAGAZZINO RISTAMPO UNA FATTURAPA SU FILE, MAGARI PERCHÉ HA DEGLI ERRORI, LA PROCEDURA GENERA UN NUOVO FILE CON UN NUOVO NOME (VARIANDO LA PARTE FINALE). E' UNA SCELTA DI PROGRAMMAZIONE O UN OBBLIGO NORMATIVO? CREARE UN ALTRO FILE (CON ALTRO NOME) POTREBBE GENERARE CONFUSIONE PERCHÉ AVRÒ NELLA STESSA CARTELLA (ES. C:\FATTURAPA\) DIVERSI FILE XML RELATIVI ALLA STESSA FATTURA. R: Potenzialmente tutti i file generati potrebbero già essere stati inviati allo SDI. Lo SDI non accetta due file con nome uguale se non nel solo caso di mancato recapito (si veda nel sito fatturapa.gov.it nel manuale contenente le tipologie di errori il caso di “Nome file duplicato”). Per questo si è scelto di assegnare sempre un nuovo progressivo. D: E’ POSSIBILE UNA VOLTA GENERATO IL FILE AVERE UNA VISUALIZZAZIONE GRAFICA TIPO QUELLA CARTACEA? COSA MANDO IN BANCA PER L'EVENTUALE ANTICIPO DELLA FATTURA? R: La fattura può essere anche stampata su carta tramite differente modulistica rispetto a quella che gestisce il solo file xml. D: HO L'ESIGENZA QUANDO INVIO LA FATTURA DI ALLEGARE ANCHE DELLE AUTORIZZAZIONI CONTROFIRMATE DAL CLIENTE. COME LE TRASFORMO NEL FORMATO PER PA? R: Non gestiamo al momento l’allegato. Da parte sua o di chi per lei si dovrebbe rendere necessario editare il file xml creato riportando nel blocco <Allegati> campo <Attachment> il file rappresentante l’allegato “trasformato” in forma binaria. La gestione di allegati sarà implementata in una delle prossime versioni. D: E’ POSSIBILE, DOPO AVER CREATO IL FILE PER LA TRASMISSIONE, CREARNE UNO IN PDF PER LA STAMPA CARTACEA? R: Al momento è possibile fare il contrario, prima una stampa pdf e poi il file .xml. D: E’ POSSIBILE INSERIRE LA NS. BANCA DI APPOGGIO SULLE FATTURE PA? ED EVENTUALMENTE SI PUÒ CAMBIARE BANCA OGNI MESE SE IL CLIENTE CE LO CHIEDE? R: Attualmente nel file xml non riportiamo alcuna informazione relativa ai pagamenti. In una prossima versione implementeremo l’inserimento delle informazioni di base dei pagamenti incluse, per alcune casistiche, quelle della banca presenti nell’anagrafica del cliente. D: L'ACQUISIZIONE DI UN DOCUMENTO ESTERNO SARÀ SOLO TRAMITE DOCUVISION O SI POTRÀ CONTINUARE AD ACQUISIRE ANCHE DA EMISSIONE/REVISIONE DOCUMENTI? R: La creazione di un nuovo documento dalla funzione Docuvision – Gestione documento equivale a svolgere la stessa operazione dalla funzione Emissione/revisione documenti del Magazzino utilizzando il pulsante Allegati Docuvision. D: POICHÉ LA NOSTRA AZIENDA NON EMETTE LE FATTURE TRAMITE PASSEPARTOUT, NON ESSENDO LEGATE AL MAGAZZINO, PER LA REGISTRAZIONE COME SI PUÒ PROCEDERE? R: Per la registrazione in primanota si procederà nell’usuale modo avendo l’accortezza di attivare un distinto registro rispetto a quello usato per le fatture cartacee emesse. Nei numeratori non si indichi “S” nella colonna “FattElett” perché questo serve per attivare automatismi gestiti dal magazzino e che implicherebbero, come conseguenza, l’impossibilità di inserire manualmente in primanota una registrazione FE su tale registro. RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA)  9 FAQ FatturaPA FIRMA DIGITALE D: È POSSIBILE FIRMARE UTILIZZANDO DIKE? R: Sì. La nostra integrazione nel modulo Docuvision prevede esclusivamente Dike, se le operazioni di firma-inoltro vengono effettuate esternamente dal nostro gestionale dovete scegliere un fornitore che gestisca firma digitale in grado di valorizzare il parametro “signing time”. D: SE EMETTO IL FILE .XML ED È L'INTERMEDIARIO CHE SI OCCUPA DEL RESTO, DEVO APPORRE IO LA FIRMA DIGITALE PRIMA DI DARLO ALL'INTERMEDIARIO OPPURE È L'INTERMEDIARIO CHE DEVE APPORRE LA SUA FIRMA DIGITALE? R: La firma digitale deve essere del soggetto emittente. E’ cura del cliente operare in tal modo. D: UTILIZZANDO IL SITO WWW.FATTURAPA.GOV.IT E QUINDI INVIANDO IL FILE TRAMITE FISCONLINE È NECESSARIO FIRMARE IL FILE? R: Il file deve essere firmato sempre. D: LA FIRMA ELETTRONICA CERTIFICATA È NECESSARIA CON L'INVIO PER PEC? R: La firma elettronica qualificata è sempre necessaria per la fattura elettronica in quanto è l’unico sistema per garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto. D: ALCUNI COMMERCIALISTI DICONO CHE L'INVIO VIA PEC ESCLUDE LA FIRMA È ESATTO? R: Si veda la risposta alla domanda precedente. D: HO DEI CLIENTI CON PROGRAMMA ARUBASIGN PER FIRMARE IL DOCUMENTO PER LA PA SI PUÒ COLLEGARE A DOCUVISION? R: Al momento l’integrazione è solo con Dike – Infocert. D: VIENE RICHIESTO L'INSERIMENTO DEL PIN PER OGNI FATTURA? R: Sì, al momento viene effettuata firma (e richiesta pin) singolarmente per ogni file. D: SPESSO MI CAPITA DI TRASFORMARE I DDT DI CONSEGNA IN FATTURE CON DATA CORRETTA MA MATERIALMENTE LE EMETTO NEL MESE SUCCESSIVO: SE LA FIRMA PORTA LA DATA DEL MESE SOLARE SUCCESSIVO SONO IRREGOLARI? R: Si veda quesito analogo posto alla Sogei e relativa risposta ricevuta: “E' ammissibile apporre la firma elettronica con riferimento temporale diverso dalla data documento? Esempio: fattura datata 30.04 ma firma con riferimento temporale 08.05. In alcuni casi sembra sia quasi inevitabile, ad esempio a seguito di una notifica di scarto e successiva ri-emissione del documento.” Risposta: “Si conferma che è ammissibile apporre la firma elettronica con riferimento temporale diverso dalla data documento. Il sistema di interscambio non esegue un controllo incrociato tra il riferimento temporale e la data di emissione, ma controlla solo la validità della firma.” D: COME SI CONCILIA LA FIRMA QUALIFICATA IN PRESENZA DI INTERMEDIARIO E DOCUVISION? STO PARLANDO DEL COMMERCIALISTA CHE SI PRESTA PER QUESTO ADEMPIMENTO. R: Fermo restando che si hanno due possibili firme: quella del soggetto emittente il documento e quella del Responsabile della Conservazione nel passaggio di conservazione documenti, la procedura non verifica in alcun modo quale soggetto-nominativo è abbinato alla firma che si appone al file (nel primo caso) o alle evidenze informatiche dei documenti conservati (nel secondo caso). D: QUALORA IO MI AVVALGA DI UN INTERMEDIARIO PER IL SERVIZIO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA, CHI DEVE FIRMARE DIGITALMENTE IL DOCUMENTO? R: Il quesito trova risposta nel cosiddetto 'Decreto IVA' (DPR 633/72, articolo 21, comma 1): “Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, o, ferma restando la sua responsabilità, assicura che la stessa sia emessa, per suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo”. 10  RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA) FAQ FatturaPA Pertanto se ci si avvale di un intermediario per l'emissione della fattura (emissione e non semplice trasmissione), sarà costui, in quanto soggetto emittente, a firmare digitalmente il documento, ma la responsabilità fiscale resta in capo al cedente prestatore. TRASMISSIONE DELLA FATTURA D: PER EFFETTUARE LA VERIFICA, IL FILE DEVE ESSERE GIÀ FIRMATO? OPPURE È SUFFICIENTE IL FILE XML NON FIRMATO? R: E’ sufficiente il file .xml. D: IN RELAZIONE AI 3 MESI FISSATI PER IL PAGAMENTO, SIGNIFICA CHE ANCORA PER 3 MESI POSSONO ESSERE INVIATE FATTURE CARTACEE? R: Dal 6 giugno 2014 non è più possibile inviare fatture cartacee alla PA principali. Per le PA locali l’obbligo scatta dal 31/03/2015. D: LA PEC È IL CANALE PIÙ SEMPLICE E CONSIGLIATO PER L'INVIO? R: Forse è il più conosciuto, sicuramente è l’unico per cui è prevista ad oggi un’integrazione in Docuvision. D: SE L'INVIO DELLA FATTURA ELETTRONICA VIENE FATTA TRAMITE PEC È OBBLIGATORIO USARE IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO? R: Il sistema di interscambio è obbligatorio in qualsiasi caso. Con la PEC l’indirizzo da utilizzare è [email protected] . D: MA SE IO USO LA PEC DEVO EFFETTUARE LA REGISTRAZIONE SU SDI? R: Accreditarsi su SDI è necessario solo per le modalità diverse da PEC e Portale Web FatturaPA. D: IL SOGGETTO OBBLIGATO AD AVERE UNA CASELLA PEC È SOLO L'EMITTENTE, REQUISITO RICHIESTO DALLA CAMERA DI COMMERCIO PER TUTTE LE AZIENDE, O ANCHE IL CLIENTE? R: La PEC è sicuramente richiesta per il trasmittente, se questo coincide con il soggetto emittente è scelta/opzione del soggetto fornitore della pubblica amministrazione . Ad ogni modo l’invio avviene tramite lo SDI che ha predisposto un indirizzo PEC. Si ricorda che può utilizzare anche gli altri canali di trasmissione. D: SE L'UTENTE È ABILITATO A ENTRATEL È OBBLIGATO A TRASMETTERE SOLO IN QUESTA MODALITÀ? R: Non ci risulta ma è compito dell’utente verificare questa opzione. D: E' LO SDI CHE PENSA AD INOLTRARE LA FATTURA ELETTRONICA AL CLIENTE? R: Sì è lo SDI che funge da snodo tra gli attori interessati dal processo. La FatturaPA va inviata esclusivamente attraverso il Sistema di Interscambio. D: MA ANCHE SE RISTAMPA LA FATTURA E L’ARCHIVIO IN DOCUVISION IL FILE VIENE SOSTITUITO CON UN NUOVO PROGRESSIVO? R: Sì. Chi utilizza Docuvision nel caso di fatture pa faccia attenzione a non ristampare il documento sempre su una stampante di tipo Docuvision ma con uscita PDF. Questo, nel caso di documento generato da MagazzinoParcellazione comporterebbe la perdita del precedente file xml salvato in Docuvision. D: DEVO PER FORZA USARE OUTLOOK – MAPI? R: L’inoltro con la posta elettronica tramite Docuvision ad oggi è gestito solo con Outlook tramite Mapi. RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA)  11 FAQ FatturaPA D: SE SELEZIONO PIÙ DOCUMENTI VERRÀ GENERATA UN'UNICA MAIL O UNA MAIL PER OGNI DOCUMENTO? R: Una mail per ogni documento. D: MA SE DEVO SPEDIRE 100 FATTURE DEVO FARLO UNA PER UNA? R: L’integrazione con Docuvision prevede che le fatture siano firmate e gestite singolarmente. La normativa prevede anche il caso di inoltro di un un unico file .zip contenente più fatture firmate singolarmente. Tale modalità non si può effettuare con Trasmissione documenti di Docuvision. D: DALLA DATA DI EMISSIONE DELLA FATTURA, QUANTO TEMPO SI HA PER L'INVIO DELLA STESSA? R: Nella normativa non si fa alcun riferimento a tale argomento. D: PER LA TRASMISSIONE DA MEXAL LE PROCEDURE SONO LE STESSE? R: Sì, abbiamo volutamente utilizzato per la prima parte del corso Mexal e poi Businesspass proprio perché le funzioni sono presenti ed analoghe in entrambi i prodotti. D: PER POTER FARE LA TRASMISSIONE TRAMITE ENTRATE O FISCONLINE, È NECESSARIO INSTALLARE IL NUOVO IDESK SPECIFICO PER LA TRASMISSIONE TELEMATICO? R: L’inoltro gestito internamente al gestionale è solo tramite il collegamento a posta di Outlook in Docuvision. Nell’altro caso l’utente si collegherà al sito www.fatturapa.gov.it. D: NELLA SLIDE, C'È SCRITTO CHE NON SERVE LA MARCA TEMPORALE PER LA FATTURA PA? R: Confermiamo, per l’inoltro del file allo SDI non è necessaria. La marca temporale serve solo in fase di archiviazione ottica sostitutiva. D: SIAMO IN POSSESSO DELLA FIRMA DIGITALE PER L'INVIO DEI MODELLI INTRA. POSSIAMO UTILIZZARE QUESTA FIRMA ANCHE PER L'INVIO DELLE FATTURE PA? R: Deve essere la firma digitale del soggetto emittente. Verificate se trattasi dello stesso nominativo. D: SE CREO UN FILE CON STAMPANTE DOCUVISION, POSSO SPEDIRE IL FILE CON LE CREDENZIALI ENTRATEL E POI POSSO CONTINUARE LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CON DOCUVISION O DEVO NECESSARIAMENTE FARE ANCHE L'INVIO TRAMITE EMAIL DI PASSEPARTOUT? R: Se effettua la conservazione sostitutiva con Docuvision a nostro avviso è da conservare il file firmato (quello che si inoltra allo SDI). Se lei memorizza il documento tramite la stampante Docuvision non ha ancora il file firmato. Se lo firma esternamente da Docuvision consigliamo di riportarlo in tale modulo solo in un momento successivo effettuando l’acquisizione dall’esterno (Disco). D: SE DOBBIAMO INVIARE FATTURE A UFFICI DIVERSI DI UNO STESSO MINISTERO? R: Attualmente per ogni anagrafica cliente è possibile associare un solo codice univoco ufficio PA. CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA D: IL DOCUVISION BASE È GIÀ COMPRESO NEL PROGRAMMA SENZA ACQUISTARE ALTRO? R: Sì, come sempre dovete scegliere la tipologia di database da utilizzare ed installarlo (si rimanda alla documentazione relativa ai database gestiti presente nel manuale del prodotto – NOZIONI GENERALI). D: COME MAI CI STAI SPIEGANDO DOCUVISION? SERVE PER L'ARCHIVIAZIONE? R: Come anticipato al meeting di fine marzo e indicato nella documentazione della 2014D e 2014E Docuvision può essere utilizzato per tali necessità. 12  RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA) FAQ FatturaPA D: L'ARCHIVIAZIONE È DISPONIBILE SOLO CON BUSINESSPASS? R: Se intende l’archiviazione ottica sostitutiva no. E’ disponibile con Docuvision presente sia in Businesspass che Mexal. Se il modulo è Docuvision base e non Workflow sarà limitata ai soli documenti di tipo Fattura PA. D: E' OBBLIGATORIA ANCHE LA STAMPA/CONSERVAZIONE CARTACEA DELLA FT PA? R: A dire il vero la normativa dice il contrario (si rimanda alla relativa consultazione). Occorre conservarle in modalità elettronica. D: NELLO SPECIFICO MEXAL COME E DOVE ESEGUE LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA? R: I nostri gestionali lo effettuano tramite Docuvision, l’utente previa consultazione della normativa e degli obblighi relativi a capo del Responsabile della Conservazione, deciderà se farla effettuare da terzi o meno. D: UNA FATTURAPA GENERATA IN FILE XML PUÒ ESSERE INSERITA SUCCESSIVAMENTE IN DOCUVISION PER L'ARCHIVIAZIONE? R: Sì. Si presume ciò avvenga quando il file xml viene creato esternamente ai gestionali Passepartout. D: CD/DVD O ANCHE HD PER LA CONSERVAZIONE? R: La normativa parla di supporti ottici. Il nostro programma non fa controlli. Si tenga conto che in caso di installazione live o Businesspass in fase di marcatura del volume tutti i relativi dati vengono spostati in una specifica cartella definita dall’utente tramite il pulsante Dir. Masteriz. D: SE INVIO IL FILE XML DA STAMPANTE DI TIPO "FILE" SONO COMUNQUE TENUTO ALL'ARCHIVIAZIONE DEL FILE STESSO IN DOCUVISION? R: Si è tenuti-obbligati ad effettuare l’archiviazione ottica sostitutiva. Se vuole, può utilizzare il nostro modulo Docuvision per la conservazione elettronica dei documenti e la conservazione. D: DEVE ESSERE CONSERVATA IN MODALITÀ SOSTITUTIVA SIA LA FATTURA CHE LA RICEVUTA DI CONSEGNA? PER FARE QUESTO DEVO INSERIRE IN DOCUVISION ANCHE LA RICEVUTA DI CONSEGNA? R: Ci risulta che debba essere conservata in modalità ottica sostitutiva anche la ricevuta di consegna. Se l’utente utilizza per tale conservazione Docuvision dovrà memorizzare un nuovo documento di Docuvision acquisendo il file ricevuto dall’esterno e – nel caso di modulo base – ricordandosi di associare il nominativo del cliente di tipo ente pubblico nel campo “Cliente/Fornitore” e rispondendo Sì alla richiesta di conferma che trattasi di un documento di tipologia Fattura PA. In caso contrario non saranno gestite le funzione di Firma e Marcatura di tali documenti dalla voce di menù Gestione archiviazione (nel caso di Docuvision base). Consigliamo di utilizzare una specifica nuova classe documento da creare tra quelle personalizzate. D: GESTIONE ARCHIVIAZIONE. QUINDI QUESTA È UN'ULTERIORE FIRMA RISPETTO A QUELLA FATTA PRIMA PER L'INVIO ALLO SDI? R: Sì è una firma differente che necessita anche della marcatura temporale fatta dal Responsabile della Conservazione. D: MA POSSO USARE DELLE CHIAVETTE INVECE DI DVD? R: Docuvision non fa alcun tipo di controllo. Una volta passato a stato Masterizzato il volume, la gestione dei relativi dati è demandata all’utente. D: LA COMUNICAZIONE OGNI QUANTO VA FATTA? R: La comunicazione dell’impronta va fatta annualmente. Si rimanda alla relativa normativa. D: MA IO POTRÒ ELIMINARE I VARI FILE DAL SERVER SOLO DOPO AVER FATTO L'INVIO DELLE IMPRONTE? R: I file devono essere conservati per tutto il periodo previsto da normativa (esempio: 10 anni o 5 anni a seconda della tipologia dei documenti di cui si fa l’archiviazione ottica); non è detto che siano su server (cd, dvd). RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA)  13 FAQ FatturaPA D: QUINDI L'ARCHIVIAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA PER LE FATTURE PA È OBBLIGATORIA? E IN 15 GIORNI? R: Sì, per tutte le fatture di tipo elettronico. D: IN RIFERIMENTO AL PROCESSO DI ARCHIVIAZIONE OTTICA SOST.VA DOPO LA CREAZIONE DEL VOLUME CONTENENTE LE FATTURE, QUESTO DEVE ESSERE NECESSARIAMENTE MASTERIZZATO SU DISCO, OPPURE PUÒ ESSERE CONSERVATO SU PC (FIRMATO E MARCATO TEMPORALMENTE) O ADDIRITTURA SU CLOUD (TIPO GOOGLE DRIVE)? IN QUESTO CASO DOCUVISION COME GESTIREBBE QUESTO FILE ? R: Una volta che i dati per Docuvision risultano masterizzati sono da gestire (e soprattutto) conservare in autonomia dell’utente. I comandi di visualizzazione dei dati proporranno l’indicazione di un lettore-cartella locale. Si faccia comunque attenzione a dove si fanno risiedere i dati (estero o Italia) e per quale tipologia di documenti si effettua l’archiviazione ottica sostitutiva. D: SE UN MIO CLIENTE EFFETTUA LA FATTURA PA PER CONTO SUO COME FACCIO AD IMPORTARE IN CONTABILITÀ TALE FATTURA? POSSO EFFETTUARE L'ARCHIVIAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA DEL FILE CREATO DAL CLIENTE? R: In merito all’importazione di dati in contabilità presumo sia la semplice registrazione in prima nota di fattura emessa. Verrà fatto come avveniva in passato in caso di fattura emessa e trasmessa in cartaceo, ricordiamo nuovamente l’accortezza di usare un differente sezionale. Può effettuare l’archiviazione ottica sostitutiva del file creato esternamente memorizzandolo in Docuvision e scegliendo come fonte di acquisizione “Disco” e la relativa cartella dove ha momentaneamente posizionato il file. D: DOPO TUTTA LA PROCEDURA SE VOLESSIMO ARCHIVIARE ANCHE UN CARTACEO PER CONSULTAZIONE, COME DEBBIAMO FARE? ED EVENTUALI ALLEGATI DA INVIARE CON LA FATTURA COME FARE? DAL SITO DI FATTURAPA POSSO STAMPARE LA VISUALIZZAZIONE DELLA FATTURA E TENERLA NEL FALDONE COME "ARCHIVIO CARTACEO" MIO O LA FATTURA LA POSSO STAMPARE COMUNQUE ANCHE NEL MODO CLASSICO TRAMITE MEXAL? R: Le fatture, richiamando una sigla documento associata a modulistica classica e non a modulistica che crea il file xml, possono essere inviate su qualsiasi tipologia di stampante. Ricordiamo comunque che fatture nate in modalità elettronica devono essere conservate in tale modalità. Per eventuali allegati da inviare con la fattura, questo deve essere fatto inserendoli all’interno del file xml in questione. Attualmente le nostre procedure non gestiscono l’inclusione nel file xml di allegati, nelle prossime versioni verrà rilasciata tale funzionalità. D: SE SI UTILIZZA LA VERSIONE STAMPANTE FILE LE FATTURE VANNO STAMPATE ANCHE SU CARTA PER L'ARCHIVIAZIONE? R: No. Ricordiamo che non bisogna conservare la fattura sul cartaceo. D: QUALI CARATTERISTICHE TECNICHE DEVE AVERE L'HARD DISK PER POTER GARANTIRE"NEL TEMPO" L'ARCHIVIAZIONE? R: Non vengono specificati i singoli requisiti tecnici che deve avere un sistema di conservazione. D: QUALI SONO I COMPITI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE? R: Il Responsabile della conservazione, svolge (eventualmente coadiuvato da un massimo di dieci delegati) i seguenti compiti: - fornisce le necessarie indicazioni sulla generazione e sulla gestione delle copie di sicurezza o backup (numero, frequenza, formato, priorità, test di restore, etichettatura, incarichi e responsabilità); - verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; - adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione (custodia fisica; policy procedurali per coloro che sono autorizzati a prelevare e usare i backup; protezione logica tramite crittografia); - definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale; 14  RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA) FAQ FatturaPA - verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti e provvede, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. Si rimanda comunque alla consultazione di tutta la normativa relativa (esempio: Delibera Cnipa 19.02.2004 nr. 11, D.M. 23.01.2004, ecc.). D: L’AZIENDA PUÒ PREDISPORRE LA COMUNICAZIONE DELL’IMPRONTA PER ENTRATEL (QUELLA ANNUALE FIRMO E MARCO) E POI FARLA INVIARE TRAMITE INTERMEDIARIO? R: Il protocollo n. 2010/143663 dispone che “Il soggetto interessato, il responsabile della conservazione ovvero il soggetto eventualmente delegato da quest’ultimo in base all’art 5, comma 2, della deliberazione del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA)1, del 19 febbraio 2004, n. 11, comunicano per via telematica all’Agenzia delle entrate, ai sensi dell’art. 5 del Decreto 23 gennaio 2004 concernente le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto, entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, l’impronta dell’archivio informatico – sul quale è stata apposta la firma digitale e la marca temporale – dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto della conservazione, nonché la marca temporale.” D: QUALI SVANTAGGI POTREBBERO ESSERCI NELL'ARCHIVIAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA IN CAPO ALL'AZIENDA? R: Sicuramente ci sono dei nuovi adempimenti-compiti da svolgere ma non ci si può esimere dalla conservazione ottica sostitutiva. Sta al soggetto decidere se eventualmente rivolgersi a terzi per la conservazione dei documenti. L’ art. 5 del D.M. 55/2013 indica che gli operatori economici possono avvalersi, attraverso accordi tra le parti, di intermediari sia per la trasmissione che per la conservazione e l’archiviazione della fattura elettronica mantenendo tuttavia inalterate le responsabilità fiscali dell’ente emittente la fattura. RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA)  15 WORLD TRADE CENTER – EDIFICIO A VIA CONSIGLIO DEI SESSANTA, 99 47891 DOGANA – REP. SAN MARINO TEL. 0549 978011 FAX 0549 978005 WWW.PASSEPARTOUT.NET [email protected]