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【運営事務局】

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 平成28年度第3回沖縄大交易会 運営事務局業務委託 質問に対する回答
番号
項 目
質問事項
回 答
1
過去の開催で、受託者側から企画提案して 受託者側から企画提案して実施した催事・コー
実施した催事・コーナーはありますか?
ナーはありませんが、沖縄大交易会に相応しい催
あれば、それはどのような内容ですか?
事等の企画がありましたらご提案ください。
2
本番前の「運営に関する会議」について、 会議の種類、実施の頻度、構成員数は、幹事会
会議の種類、実施の頻度、各会議の構成員 (年3回程度、約30名)と企画運営部会(年5回程
数などを教えていただきたい。
度、約15名)となります。
沖縄大交易会に係る企画、各種準備事務、制 「実績報告書を作成すること」とあるが、 1.「実績」報告書の作成は具体的には業務実施
実績報告書の詳細説明は「実施内容につい 作業の報告でよろしいです。
作物等作成等
て、実施作業の詳細内容を含めて報告書を 2. 報告書の形式は任意(図表や成果物でも代替
作成する」とある。
可能とし、必ずしも様式使用の必要がない)で、
1.「実績」報告書の作成は具体的には業務 報告義務は「必要に応じて」でよろしいです。
実施作業の報告でよいか。
3
2. 報告書の形式は任意(図表や成果物で
も代替可能とし、必ずしも様式使用の必要
がない)で、報告義務は「必要に応じて」
でよいか
4 会場の借上等に係る事務作業
参加者向け各種マニュアル・案内の作成と配
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布
6
7
8
9
当日会場装飾・レイアウト、視察エリアの設
置、必要機材の提案と手配
劇場棟の想定使用方・日数を教えてくださ ・劇場棟では、オープニングセレモニー及び参加
い。
者説明会を開催します。
・借用時間は、商談会初日の午前中(6:00~
調整が必要な当日の使用場所に「沖縄コン 12:00)の予定です。
ベンションセンター展示棟、会議棟、劇場
棟」とあるが、一方仕様書本紙2-(2-1)・劇場棟では、オープニングセレモニー及び参加
(1)-②(p.1)実施会場には「沖縄コンベン 者説明会を開催します。
ションセンター展示棟、会議棟」とある。 ・借用時間は、商談会初日の午前中(6:00~
劇場棟は使用予定か。
12:00)の予定です。
サプライヤーの参加募集要項及び申込書の サプライヤーの参加募集要項及び申込書の制
制作・印刷も含んでいるのでしょうか。
作、印刷、事前発送も含まれております。
バイヤー休憩スペースのベルデマントテン
トを活用することとあるが、192席ですと
席数が足りないことが想定されますが、他
の部屋も想定しているのでしょうか。
バイヤーの昼食の文言が無いが、必要無し
でよろしいですか。及び各スタッフの昼食
の文言がありませんので、必要無しでよろ
しいですか。
・バイヤー参加予定人数から座席数は足りる想定
です。なお、他の会議室等の使用は、予定してお
りません。
・バイヤーの昼食は必要です。提供形態、メ
ニュー及び価格等をご提案下さい。
・スタッフの食事等に関しても、提供形態、メ
ニュー及び価格等をご提案下さい。
サプライヤーブースのレイアウトは、想定 複数会場(展示棟と会議棟Aなど)に分かれた配
される220社分を1つの会場内に収める必要 置でも良いですが、その他に効果的な会場使用法
があるか。あるいは、複数会場(展示棟と について企画があればご提案下さい。
会議棟Aなど)に分かれた配置でもよい
か。
商談ブースへの電源(コンセント)は基礎仕 オプション受付で対応下さい。なお、オプショ
様で入っていないが、オプション受付で対 ンに関するメニュー及び価格等については、ご提
応か。
案下さい。
展示場受付は、すべてのカテゴリー(バイ
ヤー・サプライヤー・VIP・視察等)を西
口・東口両方に設置が必要ですか。
当日会場装飾・レイアウト、視察エリアの設
アンケート作成及び集計補助等の具体的な
置、必要機材の提案と手配
業務をご教示願います。
第2回沖縄大交易会で使用した展示棟中央
バナーの再利用は可能か。
・西口、東口双方にすべてのカテゴリーに対応で
きる受付を設置してください。
・アンケート作成業務はありませんが、当日のア
ンケート回収の補助業務があります。
再利用は可能です。
10
「全会場の様子が把握できるように」とあ 音声は必要ありません。
るが、音声は必要ですか。
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当日会場装飾・レイアウト、視察エリアの設
置、必要機材の提案と手配
「個別商談会の視察エリア」の機能と設備 視察エリアは、展示棟西口左側2階踊り場を予
は何ですか?
定しており、機能については視察来場者に対する
(個別商談会の展望場所?)
説明を目的に設置します。
また、設備については沖縄大交易会開催内容及
び会場マップ(展示パネルなど)をご提案くださ
い。
「商談会場の出入口に警備員を配置」とあ 配置計画及び業務形態等を含めてご提案くださ
るが、必ず制服警備員でなければならない い。
のでしょうか。
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「登壇者の日程調整」の具体的な業務内容
をご教示ください。
テープカットさえる方の人数をご教示くだ
さい。
14
第1回ではスクリーンを使った映像があっ
たと思いますが、具体的な仕様をご教示く
ださい。
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・登壇者の日程調整については、事務局主導のも
と行いますが、補助業務があります。
・テープカットされる方の人数は、17人程度(前
回実績)を予定。
・スクリーン使用の映像に関しては、演出上必要
とお考えの場合はご提案ください。
参加サプライヤーの事前調整業務とある
・歓迎レセプションに関するサプライヤー及びバ
当日会場全体運営業務、視察対応、オープニ が、マッチング事務局仕様書には「一元的 イヤーからの問い合わせについては、運営事務局
ングセレモニー、歓迎レセプションに係る業 なの窓口連絡業務」となっている。どちら にてご対応ください。
務
が対応するのでしょうか。
・マッチング事務局仕様書の「一元的に対応する
問い合わせ窓口」とは、商談マッチングプログラ
見積に反映する具体的な内容をご教示くだ ムの精度を高めるため、サプライヤー及びバイ
さい。
ヤーの問い合わせを一元化するものです。運営事
(司会・アトラクション・チラシ・POP・ 務局業務委託には該当しません。
翻訳費・ディレクター・アルバイト・胸章 ・見積の内容については、歓迎レセプションが効
等)
果的かつ円滑に行われる内容でご提案ください。
歓迎レセプションにかかる費用(会場費、 歓迎レセプションに係る会場費、料飲費につい
料飲費など)の委託者、受託者間での分担 ては、含まれておりません。
の詳細を教えていただきたい。
但し、当日の運営、進行に係る業務は委託費に
含まれております。
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最近の国際情勢により、国際イベントで
警備が強化される場合がありますが、
前回大会で沖縄県警より何か具体的な指導
はありましたか?
設備・人員等の追加の要請がありました
か?
語学サポーターの研修に使用する、会場は
産業支援センターは可能か?またその会場
費負担はどうなりますか。
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マッチング事務局内の仕様書にも同様の広 運営事務局並びにマッチング事務局双方にて沖
報活動の項目があるが、その違いを具体的 縄大交易会の広報活動を行って下さい。
にご教示ください。
17
当日の受付員、警備員、商談サポーター、語
学サポーター(通訳)等の手配
沖縄大交易会及び沖縄国際物流ハブ活用に関
する広報活動
沖縄県警からの指導や人員の要請等は、特にあ
りません。但し、要警護者の来場が見込まれる場
合は事務局にて対応します。
語学サポーターの研修に使用する会場について
は、利便性等を考慮してご提案ください。なお、
会場費負担は委託費用に含まれております。
過去の広報活動で活用された媒体は何です ・過去に新聞やテレビでパブリシティとして掲載
か?
及びニュース等で放映されたことはございます。
20
21 成果物(事業報告書等)の作成
成果物は公社へ納める30部の他に、公開用 原則、事業報告書を成果物としてご提出くださ
の抜粋版など、複数の種類を編集作成する い。
可能性はあるか。
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