NECマグナスコミュニケーションズ導入事例キヤノンシステムアンドサポート株式会社様「FMC システム」 ※ 新電話システムとチームテーブル制により、オフィスレイアウト変更に伴う手間とコストを大幅に軽減 ※FMC：Fixed Mobile Convergence キヤノンシステムアンドサポート株式会社様（以下、キヤノンS＆S様）は、キヤノングループの販売会社として、お客様の高い生産性と快適なオフィス環境の創出のために、キヤノン製品を軸にしたさまざまなソリューションを提供されています。同社様では本社オフィスにフリーアドレスに近い「チームテーブル制」を導入するとともに、固定電話と携帯電話を融合した新たな電話システムを構築。これにより、組織改編や人事異動に伴って生じるオフィスレイアウトの見直しにかかる手間とコストの大幅な削減に成功しました。解決したい問題点人事異動時のデスク移動に伴う、手間とコストを削減するために東京・天王洲のキヤノンS＆ S様の本社には、内勤者を中心に約300名の社員の方々が仕事をされています。同社様では半期に一度、組織改編や人事異動があり、そのたびにオフィスのレイアウト変更に伴う電話の移設工事が発生し、その手間とコストが大きな負担になっていました。加えて、多くの社員の方々がデスクの引越し作業に忙殺され、業務効率の面でも支障が生じていました。チームテーブル制とは、社員一人ひとりが専用デスクを持つのではなく、各部課ごとに長テーブルを置き、社員はそこに座って仕事をするというスタイル。限られたスペースを有効利用できるうえ、PCや書類等の私物は個人に割り当てられたワゴンタイプの引き出しとロッカーに収納するため、人事異動等でデスクを移動する際にはワゴンだけ持って行けば簡単にデスクの引越しが完了します。そこで、本社オフィスが2010年年初に大幅なレイアウト変更をおこなったことを機に、電話システムを一新するとともに、「チームテーブル制」を導入されました。なお、同時に行った新電話システムについては、キヤノンS＆S様がお客様に提案している音声ソリューションにNECグループの電話システムを採用いただいていることかソリューションら、「自分たちで売るものは、まず自分でたち使ってみるべき」というキヤノンS＆S 様の方針もあり、弊社でシステムの構築を担当させていただくことになりました。キヤノンシステムアンドサポート株式会社総務部ファシリティ管理課課長小川正徳様固定電話と携帯電話を融合させることで、さまざまなメリットが今回の電話システムの最大のポイントは、本社オフィスにおける固定電話と携帯電話を融合させること。キヤノンS＆S様では社員一人に一台、PHSにも対応できる携帯電話を支給しており、その端末を有効活用し、PHS網で各部課の代表番号に掛かってきた外線にも対応できる、いわゆるFMCシステムを構築しました。（1）レイアウト変更に伴うコストが大幅にダウン外線着信を含め、すべての通話を個人の携帯端末で行うことから、固定電話は外線着信の鳴動用に各チームテーブルに一台を残すのみとしました。これにより、組織改編や人事異動でデスクを移動しなければならない場合でも、簡単なデータ変更を行うだけで、電話の移設工事は不要になりました。その結果、従来に較べ、デスク移動時の電話関係にかかるコストを約70％削減できたとのことです。（2）内線利用でランニングコストを削減新電話システムでは、本社オフィス内における社員同士の通話はもちろん、本社以外の営業所やグループ会社との通話も内線として利用できるようにしています。これにより、ランニングコストの低減にも貢献しています。導入効果レイアウト変更時の電話移設にかかるコストを大幅に削減できた。 PHS網と内線利用により、ランニングコストを削減できた。携帯端末の利用により、いつでもどこでも発着信でき、業務効率が向上した。（3）携帯端末利用で迅速な対応が可能に電話の発着信はすべて携帯端末で行うことから、社内のどこにいても通話ができるようになりました。そのため、たとえば契約書類等を閲覧しなければ回答できない問い合わせでも、折り返すことなく、携帯端末を持って契約書類を見に行き、その場で回答することなどが可能になり、業務効率や CSの向上にもつながっています。携帯端末を利用する今回の電話システムでは、着信時に受話器を取ればすぐ通話ができる従来の固定電話と異なり、代表電話を受ける際や取次ぎの際には手元の携帯端末のボタンを操作する必要があります。そこで新電話システムが稼働する前後には、弊社のスタッフが出向いてマニュアルの配付と説明会を行い、操作方法のレクチャーを行いました。今後の展望さらなる活用に向けて今回のプロジェクトでは、チームテーブル制と新電話システムの相乗効果により、とくに人事異動時のデスク移動に伴う電話移設工事の大幅なコストダウンと省力化を実現することができました。また、キヤノンS＆S様の東京の営業拠点の中核的な存在である東京支社でも、チームテーブル制と新電話システムを導入しており、同様の成果を上げています。チームテーブル制と新電話システムの導入にご尽力された総務部のお二人にお話をうかがいました。「本社オフィスのフロア変更に伴うスペースの有効利用を考えたのが、今回のきっかけでした。チームテーブルにし、役職者もそうでない社員も同じ机にしました。そして、携帯電話と固定電話のシステムもPHSに一本化しました。弊社ではグループを挙げて、“5S（整理・整頓・清潔・清掃・しつけ）”を推進しているのですが、デスクも電話もシンプルになり、5Sの実現に一役買っていますし、さらにそれがコストダウンにもつながっているということで満足しています」。（総務部ファシリティ管理課課長小川正徳様）「電話はビジネスの生命線なので、導入前は、電話の操作方法が変わることでお客様にご迷惑を掛けるのではないかという懸念もありました。しかし、実際に運用が始まってみると、トラブルやクレームはほとんどなく、順調に使えているようです。これも電話システムの変更に理解を示してくれた社員と、操作説明に何度も足を運んでくださったNECマグナスさんのおかげだと感謝しています。今後は他の営業拠点にも導入を広げていきたいと思っています」。（総務部ファシリティ管理課課長代理河原浩二様）また、弊社の電話システムの販売を推進されている、ITソリューション販売推進部の猪狩伸也副部長にもお話をうかがいました。「私たちは電話システムを販売する立場でもあるので、今回導入したことで、お客様に“我が社でも使っていて、こういうメリットが出ている”という具体的な提案ができるのが大きいですね。実際に使用したものを話すのと、理論だけで話すのでは説得力が違いますから。NECマグナスさんには、今後も電話システムの新しい活用法やノウハウ、さらに市場の動きなどを教えていただき、お互いに情報共有しながら、一緒にビジネスの幅を広げていけたらと思っています」。（ITソリューション販売推進部副部長猪狩伸也様）キヤノンシステムアンドサポート株式会社総務部ファシリティ管理課課長代理河原浩二様キヤノンシステムアンドサポート株式会社キヤノン製品の販売・サポートに加え、最新のビジネスソリューションを駆使して、ドキュメント管理、イントラネット構築、基幹業務システム、インターネット接続など、多彩な分野でお客様に最適なオフィス環境を提案しています。全都道府県に約200ヵ所の営業所を展開しており、営業・サービス・サポートの各スタッフが一体となって、コンサルティングから保守サービスまで、ワンストップでお客様のご要望にお応えしています。2010年には設立30周年を迎えました。 ■所在地：本社〒140-8650 東京都品川区東品川2-2-4 天王洲ファーストタワー ■ TEL：03-5479-7878 (代表) ■ URL：http://www.canon-sas.co.j p/ ■ 設立：1980年5月 ■ 事業内容：キヤノングループにて製造する機器・ソリューションならびに他社製システム機器類のコンサルティングセールスとオフィスのネットワーク構築およびサービス＆サポートキヤノンシステムアンドサポート株式会社 ITソリューション販売推進部副部長猪狩伸也様弊社の電話システムの販売を手掛けられているキヤノンS＆S様に、システムを導入いただけたことを大変嬉しく思っています。今後は、実際に運用しているからこそわかる優位点やご要望をご指摘いただきながら、二人三脚で電話システムのさらなる拡販を推進していきたいと考えています。 NECマグナスコミュニケーションズ株式会社〒108-0073 東京都港区三田一丁目4-28 三田国際ビルお問い合わせ TEL：03-3798-7078（ダイヤルイン） FAX：03-3798-7095 E-mail：[email protected] NECマグナスコミュニケーションズの情報がインターネットでご覧いただけます。＜ホームページ＞http://necmagnus.jp