国立大学法人千葉大学 公的研究費等の使用に関する「不正防止計画」 平成２７年１月 公的研究費等コンプライアンス室 １．目的 国立大学法人千葉大学（以下「本学」という。）における「公的研究費等の適正な取扱いに関する規程」第10条に基づき、公的研究費等の適正な運営・管理を行うため，具体的な活動を定めることを目的とする。 ２．用語の定義 ○公的研究費等 運営費交付金，奨学寄附金，補助金，委託費等を財源として本学の責任において管理すべきすべての経費をいう。 ○不正使用 公的研究費等を本来の用途以外の用途に使用すること、虚偽の請求により公的研究費等を使用すること、その他法令等に違反して公的研究費等を使用することをいう。 ３．不正防止計画 不正を発生させる要因に対し、主として事務部門等が行う対応策及び主として研究者が行う対応策を次のとおり定める。事務部門等と研究者は緊密に連携し、不正防止に努めるものとする。 区 分 責任体制 不正を発生させる要因 主として研究者が行う対応策 主として事務部門等が行う対応策 ・公的研究費等に関する運営・管理について、 ・規程等で最高管理責任者等やそれらの責任範囲・ 最終責任を負う者や実質的な責任を負う者な 権限を定め、ホームページで公開し学内外に周知す ど責任体制が明確でない。 る。 ・公的研究費等の使用ルールが十分に理解さ ・ハンドブック等を配布する事によりルールの周知徹 れていない。 底を図る。 ・ハンドブック等を熟知する。 主な担当事務 部門 財務課 第１節 機関内の責任体系の明確化 財務課 研究推進課 第２節 適正な運営・管理の基盤となる環境の整 備 (1)ルールの明確化 ③ ルールの全体像を体系化し、競争的資金等の 運営・管理に関わる全ての構成員に分かりやすい 形で周知する。 ③ ルールの周知に当たっては、研究者、事務職 員など、それぞれの職務に応じた視点から、分か りやすい形での周知に努める。 意識 ・コンプライアンスに対する関係者の意識が希 ・職員等に対し行動規範の周知徹底を図り，コンプラ ・ハンドブック等を利用したコンプライアンス教育 財務課 薄である。 イアンス意識の向上を促す。 研修会等へ参加し，誓約書を提出する。 各部局等事務 部 ・研究費が税金によってまかなわれていること ・職員から不正使用を行わない旨の誓約書を提出さ 職員課 に対しての意識が欠如している。 せる。 ・不適切な会計処理であっても，結果的に研 究のために使用していれば許されるという認識 ・不正使用を行った場合は，調査結果として氏名を公 の甘さがある。 表することを基本とし，学内規程に沿った処分を行 う。 意識 ・研究者が発注することのできる範囲が守られ ・研究者の発注することのできる範囲や発注権限に ていない場合や発注権限のない研究者が発 ついて規程等を研究者等に対してよく説明する。 注している可能性がある。 ・研究者は発注することのできる範囲や発注権 財務課 限のない研究者に発注させないよう規則等を遵 各部局等事務 守する。 部 各執行部署 意識 1 ガイドライン対応 第２節 適正な運営・管理の基盤となる環境の整 備 （３）関係者の意識向上 ① 競争的資金等の運営・管理に関わる全ての構 成員に、自らのどのような行為が不正に当たるの かをしっかりと理解させるため、コンプライアンス教 育（機関の不正対策に関する方針及びルール等） を実施する。 ③ これらの内容を遵守する義務があることを理解 させ、意識の浸透を図るために、競争的資金等の 運営・管理に関わる全ての構成員に対し、受講の 機会等に誓約書等の提出を求める。 （４）告発等の取扱い，調査及び懲戒に関する規程 の整備及び運用の透明化 ⑥ 機関は、調査の結果、不正を認定した場合は、 速やかに調査結果を公表する。 公表する内容は、少なくとも不正に関与した者の 氏名・所属、不正の内容、機関が公表時までに 行った措置の内容、調査委員の氏名・所属、調査 の方法・手順等が含まれているものとする。 ただし、合理的な理由がある場合は、不正に関与 した者の氏名・所属などを非公表とすることができ る。 第３節 不正を発生させる要因の把握と不正防止 計画の策定・実施 ①（ア）ルールと実態の乖離（発注権限のない研究 者が発注、例外処理の常態化など)。 第４節 研究費の適正な運営・管理活動 ⑤ ただし、研究の円滑かつ効率的な遂行等の観 点から、研究者による発注を認める場合は、一定 金額以下のものとするなど明確なルールを定めた 上で運用する。 その際、研究者本人に、第２節（２）の「実施上の 留意事項」④に示す権限と責任についてあらかじ め理解してもらうことが必要である。 区 分 不正を発生させる要因 （架空の納品・請求等） 主として研究者が行う対応策 主として事務部門等が行う対応策 ・虚偽の請求書類の授受ができないように検収セン ターのチェック体制の強化を図る。 ・物品等発注後速やかにWeb入力する。 ・ 業者との関係が密接になる取引慣行によ る癒着 ・研究費等説明会には積極的に参加する。 ・検収センター確認印もしくは教員等現場の人の印が ないものは納品の事実確認を行う。 ・納品の際は、必ず検収センターの確認を受け ・ 直接納品等、検収体制の不備 る。 ・業者に対して、不正使用に加担した場合には取引 ・ 職員の発注ルール等についての理解不足 停止になることを周知する。 ・疑問があったら相談窓口に相談する。 ・ 多忙により経費管理が不十分 主な担当事務 部門 各執行部署 財務課 各部局等事務 部 第３節 不正を発生させる要因の把握と不正防止 計画の策定・実施 ①（ス）個人依存度が高い、あるいは閉鎖的な職 場環境（特定個人に会計業務等が集中、特定部 署に長い在籍年数、上司の意向に逆らえないな ど）や、牽制が効きづらい研究環境（発注・検収業 務などを研究室内で処理、孤立した研究室など）。 第４節 研究費の適正な運営・管理活動 ③ 不正な取引は構成員と業者の関係が緊密な状 況で発生しがちであることに鑑み、癒着を防止す る対策を講じる。 このため、不正な取引に関与した業者への取引停 止等の処分方針を機関として定め、機関の不正対 策に関する方針及びルール等を含め、周知徹底 し、一定の取引実績（回数、金額等)や機関におけ るリスク要因・実効性等を考慮した上で誓約書等 の提出を求める。 ④ 発注・検収業務については、原則として、事務 部門が実施することとし、当事者以外によるチェッ クが有効に機能するシステムを構築・運営し、運用 する。 ・職員等に対する説明会を開き、公的研究費等の使 ・早期執行のため立替制度を活用する。 用に関する行動規範、各種ルールの周知・徹底を図 る。 ・物品等の検収マニュアル等を活用する。 物品購入 ・直接納品に対する対応方法の周知を図る。 ガイドライン対応 ・各公的研究費等の執行状況の把握に努める。 ・物品等の検収マニュアルを教員に配布するとともに ホームページに公開する。また、新任教員等の採用 時ガイダンス等で説明する。 ・補助金等の立替に関する取扱いを周知する。 ・ホームページ上に相談窓口等の案内を掲載し、利 用しやすくするよう努力する。 ・間接経費の有効活用により、人件費の確保を図る。 ・取引業者が研究者と必要以上に密接な関係 ・特定の業者との密な取引がないか注視するため，必 を持つことが癒着を生み，不正な取引に発展 要に応じて債務確認をするなど取引状況の確認を行 する。 う。 ・不正な取引を行った業者については，本学におけ る「取引停止等の取扱要項」に基づき取引停止等の 措置を講ずることにより他の業者へ注意喚起を行う。 ・不正使用防止に関するリーフレットを作成，配布す ることにより，どのような行為が不正使用に当たるかを 業者にも認識させる。 また，架空伝票の依頼があった場合は，直ちに本学 に通報することを要請する。 ・本学の取引業者に誓約書等の提出を求める。 財務課 執行部署 物品購入 2 第３節 不正を発生させる要因の把握と不正防止 計画の策定・実施 ①（カ）取引に対するチェックが不十分（事務部門 の取引記録の管理や業者の選定・情報の管理が 不十分）。 （キ）同一の研究室における、同一業者、同一品目 の多頻度取引、特定の研究室のみでしか取引実 績のない業者や特定の研究室との取引を新規に 開始した業者への発注の偏り。 第４節 研究費の適正な運営・管理活動 ③ 不正な取引は構成員と業者の関係が緊密な状 況で発生しがちであることに鑑み、癒着を防止す る対策を講じる。 このため、不正な取引に関与した業者への取引停 止等の処分方針を機関として定め、機関の不正対 策に関する方針及びルール等を含め、周知徹底 し、一定の取引実績（回数、金額等)や機関におけ るリスク要因・実効性等を考慮した上で誓約書等 の提出を求める。 ② 取引業者に求める誓約書等に盛り込むべき事 項を以下に示す。<誓約書等に盛り込むべき事項> ・機関の規則等を遵守し、不正に関与しないこと ・内部監査、その他調査等において、取引帳簿の 閲覧・提出等の要請に協力すること ・不正が認められた場合は、取引停止を含むいか なる処分を講じられても異議がないこと ・構成員から不正な行為の依頼等があった場合に は通報すること 区 分 不正を発生させる要因 （納品書・請求書等の書類の滞留） ・教員が納品書を長期間保管してしまい支払 時期を逸してしまう。 ・請求書が業者から教員に送付された場合 に、教員が請求書を長期間保管してしまい、 支払時期を逸してしまう。 （研究目的に沿わない物品の購入） ・予算の執行状況等の把握ができていない。 ・発注時にＷｅｂ発注入力していないものがあ る。 主として研究者が行う対応策 主として事務部門等が行う対応策 主な担当事務 部門 ・業者から納品書の提出があった場合は、速やかに ・業者からの納品書の提出があった場合は，速 財務課 契約担当に提出するよう教員に指導する。 やかに契約担当に提出する。 各部局等事務 部 ・業者に対して、請求書は必ず契約担当に提出させ ・業者から教員に請求書の送付があった場合 ることを徹底する。 は、速やかに契約担当に転送する。 なお、業者から教員に請求書の送付があった場合 は、速やかに契約担当に転送するよう教員に指導す る。 ・物品等発注後速やかにWeb入力する。 ・物品等の発注後、速やかにWeb入力することを徹底 する。 ・物品等の発注後、速やかにWeb入力し、予算管理 の徹底を図る。 ・研究計画に基づき，定期的に予算執行・取引状況 等の確認を行うとともに，必要に応じ改善を求める。 ・特に執行率の低い研究者に対してはヒアリングを行 うとともに，研究費の繰り越し，返還等の指導を行う。 ・Web入力し、予算執行状況を把握する。(発注 各部局等事務 時に予算区分を確定) 部 ・不明点は，学部事務・契約担当に事前に相談 する。 ・計画的な執行に努める。 物品購入 （予算制度） ・「繰越制度」を積極的に活用できることを周知する。 ・「繰越制度」の活用を図る。 ・予算単年度主義の弊害 3 外部資金受入 担当部署 各部局等事務 部 ガイドライン対応 第３節 不正を発生させる要因の把握と不正防止 計画の策定・実施 ①（エ）業者に対する未払い問題の発生。 第３節 不正を発生させる要因の把握と不正防止 計画の策定・実施 ①（ウ）予算執行の特定の時期への偏り。 第４節 研究費の適正な運営・管理活動 ① 予算の執行状況を検証し、実態と合ったものに なっているか確認する。予算執行が当初計画に比 較して著しく遅れている場合は、研究計画の遂行 に問題がないか確認し、問題があれば改善策を講 じる。 ② 発注段階で支出財源の特定を行い、予算執行 の状況を遅滞なく把握できるようにする。 ① 予算執行が年度末に集中するような場合は、 執行に何らかの問題がある可能性があることに留 意し、事務職員は必要に応じて研究者に対して執 行の遅れの理由を確認するとともに必要な場合は 改善を求める。 ③ 発注・検収業務を含む物品調達に係るチェック システムは、不正の防止と研究の円滑かつ効率 的な遂行を両立させるよう配慮する。 上記「機関に実施を要請する事項」⑤の取扱いと する場合であっても、事務部門の牽制が実質的に 機能する仕組みとして、発注に関し、定期的に予 算執行・取引状況・内容を検証（是正指導)するこ とが必要である。また、検収業務についても、上下 関係を有する同一研究室・グループ内での検収の 実施などは避け、発注者の影響を完全に排除した 実質的なチェックが行われるようにしなければなら ない。 第４節 研究費の適正な運営・管理活動 ⑦ 正当な理由により、研究費の執行が当初計画 より遅れる場合等においては、繰越制度の積極的 活用等、ルールそのものが内蔵する弾力性を利 用した対応を行う。 また、研究費を年度内に使い切れずに返還して も、その後の採択等に悪影響はないことを周知徹 底することも必要である。 区 分 不正を発生させる要因 主として研究者が行う対応策 主として事務部門等が行う対応策 ・換金性の高い物品（パソコン等）について適 ・財務会計システムからパソコンを抽出して事後検証 ・発注時にパソコンとわかるよう入力し，納品後 切に管理されていないと転売等のリスクが生じ を行う。 は適切に管理する。 物品の実在 る。 性 （実態のない作業・雇用等への支給や実態と ・雇用前に実施伺いを作成する。 異なる作業への支給） ・謝金に関しては、事務職員が、作業従事者と面談 ・雇用時の事務手続きが形骸化している。（謝 し、給与・謝金の支払いを受ける際の留意事項を作 成し配布する。 金の場合も含む） 謝金・給与 ・出勤表への押印が形骸化している。（謝金） 旅費 ・雇用前に雇用承諾書等関係書類をつけて決 裁を受け、謝金に関しては事前に実施計画の 決裁を受ける。 主な担当事務 部門 財務課 各部局等事務 部 第４節 研究費の適正な運営・管理活動 ⑩ 換金性の高い物品については、競争的資金等 で購入したことを明示するほか、物品の所在が分 かるよう記録することなどにより、適切に管理す る。 特に、パソコンについては適切に管理することが 望ましい。 各部局等事務 部 第３節 不正を発生させる要因の把握と不正防止 計画の策定・実施 ①（サ）非常勤雇用者の勤務状況確認等の雇用管 理が研究室任せ。 第４節 研究費の適正な運営・管理活動 ⑧ 非常勤雇用者の勤務状況確認等の雇用管理 については、原則として事務部門が実施する。 各部局等事務 部 各執行部署 財務課 第３節 不正を発生させる要因の把握と不正防止 計画の策定・実施 ①（シ）出張の事実確認等が行える手続が不十分 （二重払いのチェックや用務先への確認など)。 第４節 研究費の適正な運営・管理活動 ⑩ 研究者の出張計画の実行状況等を事務部門 で把握・確認できる体制とする。 ⑪ 研究者の出張計画の実行状況等の把握・確認 については、用務内容、訪問先、宿泊先、面談者 等が確認できる報告書等の提出を求め、重複受 給がないかなども含め、用務の目的や受給額の 適切性を確認し、必要に応じて照会や出張の事実 確認を行う。 ・実施計画に沿った業務の指示・監督をする。 ・勤務終了後または勤務月の月末に作業従事者本 ・出勤表の作業従事日の作業内容、作業時間 人が学部事務室等を訪れ出勤表を提出し，事務職員 を確認して押印するとともに、月末の出勤表の は勤務内容などのヒアリングを行い，勤務事実の確認 確認を自筆により署名する。 を行う。 ・日々の出勤表への確認欄には、研究代表者 ・作業従事者に出勤表の作業内容、作業時間、署名 が出張中等の場合は、その日に従事しているこ 欄を自筆で記入させ管理を徹底する。 とを確認できる者が押印し、補助業務の内容は 後日研究代表者が確認し、その横に押印する。 （事実と異なる旅行や研究目的に沿わない旅 ・関係書類を添付し、事前に旅行命令の決裁を受け ・出張の事前承認を受ける。（航空機の利用、 行等） る。 パック旅行の利用、レンタカー利用も事前に申し 出る。 ・旅行命令の手続きが形骸化している。 ・旅費計算書の経路と、出張者からの経路との確認を ・先方負担がある場合は、相手方の依頼書等を 行う。 添付する。経路等の詳細についても資料を添付 ・旅行内容が変更になった場合の旅行命令の する。） 変更手続きの形骸化 ・復命・旅行報告書の確認は、部局において確実に 行う。（復命・旅行報告書の内容には、用務先関係者 ・旅行事実の確認が不十分である。 や宿泊先など具体的に記載する。 ・復命・旅行報告書の内容には、用務先関係者 ・研究補助者については、研究代表者とは別な具体 や宿泊先など具体的に記載する。 的な事項を記載させる。 ・研究補助者については、研究代表者とは別な ・宿泊費を伴わない出張(自宅や友人宅)について 具体的な事項を記載する。 は、出張地への出張理由をより明確なものとし、宿泊 ・宿泊費を伴わない出張(自宅や友人宅)につい 場所を自己申告させる。 ては、出張地への出張理由をより明確なものと ・航空機利用による旅行には、領収書及び半券を添 し、宿泊場所を自己申告する。 付する。 ・パック旅行利用の場合は、領収書及びパック旅行の ・航空機利用による旅行には、領収書及び半券 内容がわかる資料を添付する。） を添付する。 ・必要に応じて事務部門による抽出調査を実施する。 ・パック旅行利用の場合は、領収書及びパック 旅行の内容がわかる資料を添付する。 ・旅費の日当（構成要素は昼食代が半分、目的地で ある地域内を巡回する場合の交通費等が半分）につ ・旅行中に先方から旅費を受け取ったら、旅行 いては、会議費支出等(昼食代等)をよく確認し、調整 終了後に申し出る。 すること。 ・旅行内容を変更したときは、関係書類を添付し て早急に旅行命令変更の手続きを行う。 4 ガイドライン対応 区 分 不正を発生させる要因 主として研究者が行う対応策 主として事務部門等が行う対応策 主な担当事務 部門 ・寄附金の取扱いを定めた規則等に基づかな ・職員個人宛て助成金等に関する取扱いを周知徹底 ・個人宛て助成金等を受けた場合は、学内の規 産学連携課 職員個人宛 い不適切な処理 する。 則等に基づき大学への寄付手続等を行う。 各部局等事務 て助成金等 部 の取扱い ・規則等の認識不足 ・採択された助成金等が，規則等に基づき適切に処 ・不明点は、各部局の事務部門を通じて必ず学 理されているか定期的に確認する。 術国際部産学連携課に相談する。 ・通報窓口が判りにくいため，不正が潜在化す ・通報窓口は，ホームページやハンドブック等を活用 る。 して周知徹底を図る。 ・モニタリング体制が不十分な恐れがある。 内部監査体 制の強化 ・内部監査部門（監査室）は、定期的及び必要に応じ て内部監査を実施する。特に、旅費や謝金について は、書面調査のみならず、関係者への聞き取り調査 を行うなど、実効性の高い監査を実施する。 第３節 不正を発生させる要因の把握と不正防止 計画の策定・実施 （ア）ルールと実態の乖離（発注権限のない研究者 が発注、例外処理の常態化など)。 財務課 第２節適正な運営・管理の基盤となる環境の整備 （４）告発等の取扱い，調査及び懲戒に関する規程 の整備及び運用の透明化 ① 機関内外からの告発等（機関内外からの不正 の疑いの指摘、本人からの申出など）を受け付け る窓口を設置する。 各部局等事務 部 財務課 第５節情報発信・共有化の推進 ① 競争的資金等の使用に関するルール等につい て、機関内外からの相談を受け付ける窓口を設置 する。 監査室 第６節 モニタリングの在り方 情報の伝達 ・外部資金ごとの使用ルール等について統一 ・経費の使用について疑義が生じたら契約課に設置 が図られていないため，誤った解釈で経費が した相談窓口に連絡することを徹底させる。 ・研究者を対象とした公的研究費等の取り扱いに関 情報の伝達 執行されるおそれがある。 する理解度チェックを実施する。 ・使用ルールの説明会を開催，関係者を出席させる。 ガイドライン対応 ・内部監査の手順書やチェックリスト等を作成し周知 することで、本学における監査内容を明確にするとと もに、内部監査の標準化・公平性を確保する。 ・内部監査講評事項を全学へ周知する。 ・内部監査部門（監査室）は、監事、会計監査人等と 連携し、効率的・効果的・多角的な監査を実施する。 ４．不正防止の具体的な計画及び報告 コンプライアンス推進責任者は不正防止の具体的な計画を定め実施するとともに実施状況について毎年度末に報告を行う。 ５．対応策のフォローアップ 本不正防止計画における対応策について、内部監査部門（監査室）と連携し、定期的及び必要に応じてその実施についてルールと実態の乖離がないかどうかも 含め検証に努めるとともに、必要に応じて見直しを行う。 ６．不正防止計画の見直し 本不正防止計画は、今後も継続して不正発生要因の把握とその検証に努めるとともに、文部科学省等からの情報提供や他の機関における対応等を参考にしつ つ、必要に応じて不断の見直しを行う。 5 財務課 第３節 不正を発生させる要因の把握と不正防止 計画の策定・実施 ④ 不正を発生させる要因に対する不正防止計画 は、優先的に取り組むべき事項を中心に、明確な ものとするとともに、モニタリングの結果やリスクが 顕在化したケースの状況等を活用し、定期的に見 直しを行うことが必要である。
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