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大阪広域水道企業団行政文書管理規程 (PDFファイル:102.7KB)

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大阪広域水道企業団行政文書管理規程
平 成 22年 12月 7 日
大阪広域水道企業団管理規程第2号
(趣旨)
第1条
この規程は、事務の適正かつ能率的な遂行を図り、及び行政文
書 の 公 開 等 の 制 度 の 円 滑 な 運 用 に 資 す る た め 、大 阪 広 域 水 道 企 業 団( 以
下「企業団」という。)における行政文書の管理に関し必要な事項を
定めるものとする。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 一 部 改 正 )
(定義)
第2条
この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号
に定めるところによる。
(1) 部
大 阪 広 域 水 道 企 業 団 水 道 企 業 条 例 ( 平 成 23年 大 阪 広 域 水 道 企
業団条例第2号)第4条に規定する経営管理部及び事業管理部(第
3号に規定する出先機関を除く。)をいう。
(2) 課
大 阪 広 域 水 道 企 業 団 処 務 規 程 ( 平 成 23年 大 阪 広 域 水 道 企 業 団
管理規程第4号。以下「処務規程」という。)第1条各号に規定す
る課をいう。
(3) 出 先 機 関
処務規程第2条第1号に規定する出先機関をいう。
(4) 行 政 文 書
大 阪 広 域 水 道 企 業 団 情 報 公 開 条 例 ( 平 成 23年 大 阪 広 域
水道企業団条例第4号)第2条第1項に規定する行政文書をいう。
(5) 電 子 文 書
大阪広域水道企業団情報公開条例第2条第1項に規定
する電磁的記録のうち、書式情報(文書、図画、写真及びスライド
等の体裁に関する情報をいう。)又は音声若しくは映像を再生する
ことにより人の知覚により認識することができる情報を含めて記録
されているものをいう。
(6) 保 管
第5条第1項に規定する文書管理者が、行政文書をその作
成 又 は 取 得 の 日 か ら 第 17条 第 2 項 に 規 定 す る 保 存 期 間 の 起 算 日 の 前
日までの期間(同条第1項ただし書の規定により保存期間を定めな
いこととされた行政文書にあっては、当該文書管理者が事務の遂行
上必要があると認める期間。以下「保管期間」という。)管理する
ことをいう。
(7) 保 存
第5条第1項に規定する文書管理者が、行政文書を保管期
間の経過した日から当該行政文書を管理する必要がなくなる日まで
の期間(以下「保存期間」という。)管理することをいう。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 一 部 改 正 )
(文書管理の基本)
第3条
事務は、原則として文書(図画、写真及びスライド等並びに電
磁的記録を含む。以下同じ。)により処理しなければならない。
2
行政文書は、事務能率の向上に役立つよう常に正確かつ迅速に取り
扱い、適正に管理しなければならない。
(総括文書管理者)
第4条
部に総括文書管理者を置き、部の長をもって充てる。
2
総括文書管理者は、部における行政文書の適正な管理及び行政文書
の管理改善に関する事務を総括する。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 追 加 )
(文書管理者)
第5条
課及び出先機関に文書管理者を置き、課にあっては課の長、出
先機関にあっては出先機関の長をもって充てる。
2
文書管理者は、部又は出先機関における行政文書の適正な管理に関
する事務を掌理する。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 旧 第 4 条 繰 下 ・ 一 部 改 正 )
(文書管理担当者)
第6条
課及び出先機関に文書管理担当者を置き、課の課長補佐又は出
先機関の課長等の職にあるもののうち文書管理者が指定する者をもっ
て充てる。
2
文書管理担当者は、文書管理者の指揮を受け、担任事務に係る行政
文書の適正な管理に関する事務を処理するものとする。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 追 加 )
(総括文書主任)
第7条
部に総括文書主任を置き、部の総務担当課長補佐をもって充て
る。
2
総括文書主任は、企業団における行政文書の管理改善に係る企画及
び調整を行う。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 追 加 )
(文書主任)
第8条
部及び出先機関に文書主任を置き、当該部又は出先機関の総務
担当主査をもって充てる。
2
文書主任は、部又は出先機関における行政文書の管理改善に関する
事務を掌理するとともに、文書管理者の指揮を受け、当該部又は出先
機関における行政文書の適正な管理に関する事務を処理する。
3
文書管理者は、前項に規定する行政文書の適正な管理に関する事務
の遂行上必要があると認めるときは、当該部又は出先機関の職員のう
ちから文書取扱者を指定し、当該文書取扱者に当該事務の一部を行わ
せることができる。
4
文書管理者は、前項の規定により文書取扱者を指定したときは、当
該 文 書 取 扱 者 の 職 名 及 び 氏 名 を 経 営 管 理 部 総 務 課 長( 以 下「 総 務 課 長 」
という。)に通知しなければならない。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 追 加 )
(行政文書の分類)
第9条
総 務 課 長 は 、 行 政 文 書 ( 第 17条 第 1 項 の 規 定 に よ り 保 存 期 間 が
定められた行政文書に限る。以下この条及び次条において同じ。)を
合理的かつ系統的に整理するために、事務及び事業の性質、内容等を
考慮した行政文書の分類表(以下「文書分類表」という。)を別に定
めるものとする。
2
文書分類表には、複数の段階による行政文書の分類の項目を設け、
当該項目ごとの記号(以下「文書分類記号」という。)を定めるもの
とする。
3 文 書 管 理 者 は 、第 1 項 の 規 定 に よ り 定 め ら れ た 文 書 分 類 表 に 基 づ き 、
行政文書を分類しなければならない。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 旧 第 5 条 繰 下 ・ 一 部 改 正 )
(行政文書の目録)
第 10条
文書管理者は、行政文書の検索に資するため、行政文書の文書
題名、文書分類記号、文書を特定するための番号及び保存期間を掲載
した目録を会計年度ごとに作成しなければならない。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 旧 第 6 条 繰 下 )
(行政文書の受領)
第 11条
文書が部に到達したときは、総務課長がこれを受領する。ただ
し、課に直接到達した場合にあっては、当該課の文書管理者が受領す
る。
2
前項の規定にかかわらず、文書が電気通信回線を通じて課に到達し
たときは、当該課の文書管理者が受領する。
3
文書が出先機関に到達したときは、当該出先機関の文書管理者がこ
れを受領する。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 旧 第 7 条 繰 下 ・ 一 部 改 正 )
(行政文書の収受)
第 12条
前条の規定により行政文書(電磁的記録にあっては、電子文書
に限る。)を受領した場合は、速やかに収受の手続を行わなければな
らない。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 旧 第 8 条 繰 下 )
(行政文書の作成)
第 13条
意思決定に当たっては文書(電磁的記録にあっては、電子文書
に限る。以下この条において同じ。)を作成して行うこと並びに事務
及び事業の実績について文書を作成することを原則とする。
2
前項の規定にかかわらず、意思決定と同時に文書を作成することが
困難な場合及び処理に係る事案が軽微なものである場合は、文書の作
成を要しないものとする。ただし、意思決定と同時に文書を作成する
こ と が 困 難 な 場 合 に あ っ て は 、事 後 に 文 書 を 作 成 し な け れ ば な ら な い 。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 旧 第 9 条 繰 下 )
(文書の発信者名)
第 14条
施 行 す る 文 書( 権 限 が 委 任 さ れ て い る 事 項 に 係 る も の を 除 く 。)
の発信者名は、企業団名又は企業長名を用いる。ただし、その性質及
び内容により企業団名又は企業長名により難い文書又は軽易な文書に
あっては、この限りでない。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 旧 第 10条 繰 下 ・ 一 部 改 正 )
(施行)
第 15条
文書管理者は、決裁の終わった行政文書で施行を要するものを
適正に処理しなければならない。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 旧 第 11条 繰 下 )
(行政文書の適正な保管及び保存)
第 16条
文書管理者は、適正に行政文書の保管又は保存をしなければな
らない。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 旧 第 12条 繰 下 )
(行政文書の保存期間)
第 17条
文書管理者は、別表に定める基準に従い、行政文書の保存期間
を定めるものとする。ただし、別表に掲げる行政文書以外の行政文書
であって、一時的かつ補助的な用途に用いるものについては、保存期
間を定めないことができる。
2
行政文書の保存期間の起算日は、当該行政文書に係る事案の処理が
完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 旧 第 13条 繰 下 )
(行政文書の廃棄)
第 18条
文書管理者は、前条第1項の規定により保存期間が定められた
行政文書について、当該保存期間が満了するときは、あらかじめ廃棄
の決定をしなければならない。ただし、特別の理由があると認めると
きは、この限りでない。
2
前項の規定により廃棄の決定をした行政文書で保存期間が満了した
ものは、速やかに処分しなければならない。
3
文書管理者は、前条第1項ただし書の規定により保存期間を定めな
いこととされた行政文書について、保管期間の経過後、速やかに処分
しなければならない。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 旧 第 14条 繰 下 )
(調査等)
第 19条
総務課長は、行政文書の管理を適正に行うため必要があると認
め る と き は 、課 及 び 出 先 機 関 に お け る 行 政 文 書 の 管 理 の 実 態 を 調 査 し 、
又は文書管理者に対し報告を求め、若しくは改善のための指示を行う
ことができる。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 旧 第 15条 繰 下 ・ 一 部 改 正 )
(細則)
第 20条
この規程に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事
項は、別に定める。
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 旧 第 16条 繰 下 )
附
則
(施行期日)
1
こ の 規 程 は 、 平 成 22年 12月 7 日 か ら 施 行 す る 。
(経過措置)
2
この規程の施行前に企業団において作成又は受領した行政文書につ
いては、この規程の定めにより作成又は受領したものとみなす。
附
則 ( 平 成 23年 管 理 規 程 第 6 号 )
こ の 規 程 は 、 平 成 23年 4 月 1 日 か ら 施 行 す る 。
別 表 ( 第 17条 関 係 )
( 平 23管 理 規 程 6 ・ 一 部 改 正 )
項
1
行政文書の区分
条例、規則、企業管理規程、訓令及び通達に関する起案
文書
諮問、答申、建議、報告及び意見具申の起案文書
保存
期間
長期
許可、認可、免許、承認、処分の取消し等の行政処分に
関 す る 起 案 文 書 で 法 律 関 係 が 10年 を 超 え る も の
企業長の事務引継書
叙位、叙勲、褒章及び表彰に関する起案文書
公有財産の取得、管理、処分等に関する起案文書
予算及び決算に関する行政文書で特に重要なもの
土地収用に関する起案文書
争訟に関する起案文書
起債に関する起案文書
統 計 調 査 に 関 す る 行 政 文 書( 集 計 結 果 に 係 る も の に 限 る 。)
し ゆ ん
竣工図等で重要な行政文書
2
企業団と特に関係の深い歴史的事実に関する資料
債 権 及 び 債 務 に 関 す る 行 政 文 書 で 10年 を 超 え て 保 存 を 要
するもの
企業団の事業運営の基本となる重要事項に関する行政文
書 で 10年 を 超 え て 保 存 を 要 す る も の
企業団議会に関する行政文書で重要なもの
事務及び事業の基本的な計画及び執行に関する起案文書
で重要なもの
許可、認可、免許、承認、処分の取消し等の行政処分に
関する起案文書で法律関係が5年を超えるもの
10年
国庫補助金に関する起案文書で重要なもの
消 滅 時 効 10年 の 法 律 関 係 に 関 す る 起 案 文 書
3
そ の 他 10年 保 存 を 要 す る 行 政 文 書
予算及び決算に関する起案文書で重要なもの
補助金及び出資金に関する起案文書(2の項に掲げるも
のを除く。)
許可、認可、免許、承認、処分の取消し等の行政処分に
関する起案文書で法律関係が3年を超えるもの
5年
行政指導に関する起案文書
事務の管理改善に関する起案文書
副企業長その他これらに準ずる者の事務引継書
消滅時効5年の法律関係に関する起案文書
4
その他5年保存を要する行政文書
事務及び事業の基本的な計画及び執行に関する起案文書
で軽易なもの
許可、認可、免許、承認、処分の取消し等の行政処分に
関する起案文書で法律関係が1年を超えるもの
3年
予算及び決算に関する起案文書で軽易なもの
企業団議会に関する起案文書(2の項に掲げるものを除
く。)
各種連絡会議に関する起案文書
報告、届出等に関する起案文書
統 計 調 査 に 関 す る 起 案 文 書( 集 計 結 果 に 係 る も の を 除 く 。)
陳情及び要望に関する起案文書
5
消滅時効1年から3年までの法律関係に関する起案文書
その他3年保存を要する行政文書
庶務に関する行政文書で重要なもの
2年
6
その他2年保存を要する行政文書
庶務に関する行政文書で軽易なもの
1年
各種照会、回答等の往復文書
各種帳票、伝票等
その他1年保存を要する行政文書
備考
1
2
3
「 起 案 文 書 」と は 、起 案 に よ り 意 思 決 定 を し た 行 政 文 書 を い う 。
「 長 期 」 と は 、 10年 を 超 え る 保 存 期 間 を い う 。
法令等に保存に関する期間の定めのある行政文書の保存期間に
ついては、当該法令等に定める期間によるものとする。
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