IT 技術研究所　研究開発担当主任　牧野　恭子 < 不適切表現を発見しリスクを低減する，業務文書のチェックシステム > 企業活動においては，毎日大量の業務文書が作成され保管されています。これらの文書には，個人情報保護やコンプライアンス (法令遵守 )，社外からの信用維持の観点で，常にリスクがあります。リスク低減のために，日々の業務で作成・保管・活用される業務文書を早い段階でチェックし，リスクにつながる不適切な表現を発見・修正することが必要です。当社では，日々の業務ルーチンのなかで容易にリスクを低減できるように業務文書チェックシステムを開発し，クする作業もありますが，多くの場合，表記上のミスなどの定型的なチェック事項の確認に追われ，多大な時間を要してしまいます。　２．文書作成ツールのチェック機能では不十分このような定型的な事項のチェックは，ソフトウェアで行うことにより，労力と工数を削減し，チェック漏れを防ぐことができます。一般のワードプロセッサーや文書作成支援ツールにも，スペルチェックや簡単な文法チェックの機能を搭載したものがあり，これらの機能を利用して日本語の文章として間違いの少ない表現にすることはできます。しかし，・　文書の目的に即した表現が使われているか・　問題を生じるようなあいまいな部分が残っていないか・　求められる内容が記載されているか・　文書内の記載に内容的な不整合はないか・　社内で使用が禁じられている表現が使われていないかのような，業務知識を必要としたり，文書中の記述から内容を判断したりするチェックはできません。プロトタイプによる評価を行っています。１．文書内容のチェック作業は重労働企業経営は，様々なリスクに取り巻かれています。経済・社会環境リスク，災害リスクなどとともに，最近は個人情報保護やコンプライアンスに関するリスクも大きな話題となっています。求められている業務を正確に遂行し，個人情報保護やコンプライアンスに関するリスクを低減するには，業務の結果として作成・保管・活用される業務文書を正しく作成し，残していくことが重要です [1]。そのためには，日々の業務ルーチンのなかで業務文書の内容をチェックし，リスク要因となる記述があれば適切に修正することが必要です。３．業務文書チェックで不適切表現を排除上記のような，より高度な文書チェックを実現するため，当社は，業務文書の内容を関連法規，社内規程，業務ノウハウなどを基準としてチェックし，不適切な表現の指摘やリスク要因の抽出を行う業務文書チェックシステムを開発し，プロトタイプによる評価を実施しています。日々の活動で業務文書に潜むリスクには，例えば，次のものが挙げられます。・　開発仕様書の記述があいまいで，仕様が製造部門に誤解される・　報告書に注記なく独自略語を使用し，書き手と読み手で判断が異なる・　社外向け文書で誇大な性能評価や表記間違いを残し，クレームにつながる “不適切な表現” には，どの部署や業務でも不適切である “日本語として不適切” な表現から，部署や業務に固有の不適切表現まで多岐にわたります。ある部署や業務で問題にならない表現が，他の部署や業務では不適切である場合もあります。例えば，図 1 に示すように，システム仕様書作成では誤解を避ける目的からあいまいな表現を排除することがチェックポイントになりますが，社外通常はこのチェック作業は人手で実施されています。もちろん内容の本質的な部分についての記述可否をチェッ事業部Ａのシステム仕様書にとって不適切事業部Ａでは不適切例）未定義略語 ERM: Enterprise Risk Management 事業部Ｂでは不適切顧客Ｃでは不適切例）未定義略語 ERM: Enterprise Resource Management システム仕様書として不適切向けの案内文などでは表現のあいまい性よりも相手に失礼となる表現の有無が重要なチェックポイントとなります。・・・このような不適切表現をチェックする業務文書社外向け文書として不適切例１）あいまいな指示語（こそあど言葉）例２）長文（８０文字以上）日本語として不適切顧客Ｄでは不適切例１）社名の誤り例２）長文（６０文字以上）・・・例１）「てにをは」の誤り例２）誤字・脱字例３）文法上の誤り図 1．業務文書中の不適切表現 “不適切な表現” は，どの部署や業務でも不適切な表現である “日本語として不適切” と，部署や業務に固有の不適切表現で構成されます。 12 チェックシステムの処理概要は図 2 のとおりです。例えば，業務文書として，社外に送付する商品リリース案内を考えます。社外向け案内の場合，・　顧客向け文書として失礼な内容がある，あるいは失礼な表現をしている・　商品の性能などに関して誤解を招く表現をしているといった企業の信用失墜につながるリスク要因が「東芝ソリューションテクニカルニュース」2006年（冬季号）＜正しい文書を残す＞作成・修正担当者業務文書＜リスクに早期に対応する＞表記上の不備指摘リスク要因を抽出・通知経経営者業務文書チェック＜ルールの例＞・あいまい表現チェック・用語使用法チェック・内容整合性チェックルールの抽出４．開発仕様書，RCM などのリスク低減例当社は，上記のような業務文書チェックの応用として，様々な分野への適用についても研究開発を進めています。＜業務ノウハウ＞＜社内規程＞＜法律＞・会社法，下請法，日本版SOX法 … とも可能です。このような表現チェックを用いることで，リスクの少ない業務文書の作成を支援します。なお，発見したリスクが重大である場合は経営者に通知する機能を備えることも可能です。・ビジネスマネジメント基本規程・調達管理規程・研究開発基本規程 … ・契約書の書き方・仕様書・設計書の書き方・専門用語・社内用語知識・調達処理時の留意点 … 図 2．業務文書チェックシステムの処理概要法律・社内規程・業務ノウハウからチェックルールを抽出することにより，業務文書をチェックして，発見したリスクを文書作成者・経営者に通知します。潜む虞（おそれ）があります。そこで，業務ノウハウなどを基に，社外向け文書の不適切表現を判定するためのルールを整理し，システムへセットすることにより，社外のお客様へ提出する文書の表現のチェックを実現します。なお，基本的なチェックルールはシステム内に用意されているものから選ぶことができ，カスタマイズすべきルールについて表現を追加していくことでチェックルールを構築します。図 3 は，リスクになり得る表現を含む，社外向け商品リリース案内に対して業務文書チェックシステムを活用する例です。文書の記述内容を日本語処理技術で解析し，あらかじめ構築したチェックルールと照合することにより，文書中の不適切表現にアラームを表示させることができます。例えば，一般文書の日本語表現のチェックルールを設定することで漢字の” 等” に対して “ひらがな表現（など）が適切です。” （コメント [m3]）とアラームを表示させたり，文中の “コンプライアンスリスクを完全になくすことも可能です。” という表現に対して “完全になくす” という強い言葉が誇大表現になり得る（コメント [m7]）と表示したりするこ例えば，開発仕様書の内容にあいまいな部分がある場合，その仕様書に従って作成・納品される開発物の仕様が要求と違ってしまうリスクがあります。そのようなリスクを低減するため，当社社内で仕様書のあいまい記述チェックシステムを試作し，評価を行っています。日本版 SOX 法（注 1）の施行に向けて，各企業とも準備を急ピッチで進めている状況ですが，内部統制の有効性を示すために作成される RCM （Risk Control Matrix）においては，具体性の乏しい記載や整合性のない記載は認められません。そこで，大量に作成される RCM に対していくつかの観点で自動的にチェックできるチェックシステムを開発しています。文書中に，他の情報ソースから引用した数値情報（売上や費用などの金額，薬品や食品の成分量など）を記載する場合も多数あります。このような，誤記の影響が大きい情報について，文書中から抽出した結果を添付表やデータベースと比較して，誤記や添付ミスのリスクを指摘する技術開発も行っています。また，医療現場で作成されるレポートのチェック [2] など，様々な業種，業務，分野での業務文書チェックの適用を試みています。５．業務文書チェックの適用範囲拡大と製品化を目指す業務文書チェックは，上記のように，様々な分野で適用を試みています。今後は，更に多くの分野で活用できるソリューションに向けて開発を進め，容易に導入可能となるような製品化を目指します。（注 1）日本版 SOX 法：正式名称は「金融商品取引法」【特許】＊　本稿に記載の製品は，出願中の特許で保護されております。【参考文献】図 3．業務文書チェック結果例一般文書としての日本語表記のチェックのほか，ビジネスマナーのチェック，リスクにつながる性能評価表現のチェックなどに対応できます。「東芝ソリューションテクニカルニュース」2006年（冬季号） [1] 岩田誠司，“企業経営におけるコンプライアンスのための業務文書チェック”，東芝レビュー Vol.60 No.12，2005 年 12 月，（オンライン），入手先 <http://www.toshiba.co.jp/tech/review/2005/12/ 60_12pdf/f04.pdf> （参照　2006-11-30) [2] 牧野恭子，“医療分野向けテキストマイニング技術”，東芝レビュー Vol.60 No.9，2005 年 9 月，（オンライン） , 入手先 <http://www.toshiba.co.jp/tech/review/200 5/09/60_09pdf/rd03.pdf> （参照　2006-11-30)　13