1/11 美メール (beauty e-mail) の書き方 富大 e サービス 2007 年 7 月 11 日 作成 （ 随時，改良していきます ） 2008 年 12 月 12 日 更新 ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ 目次 １ はじめに 1.1 電子メール 1.2 メールのルール 1.3 美メール（ beauty e-mail ） ２ メールの長所短所と注意点 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 「長所 ≒ 短所」 の矛盾したツール（道具） 長所の例 短所の例 「簡単に早く多くの人に」 → 「簡単に多くの人に迷惑をかける」 郵便とメールの違い例 メールは感情問題が発生しやすい 感情的メールへの対応 メールは簡単文章専用（と，わきまえる） 大切な用件は，メール送信後に電話などでフォロー ３ ネチケットを理解しておくこと ４ メールを書く前にすること 4.1 差出人（from）を氏名（フルネーム）にする 4.2 HTML 形式のメールは使わない ５ メールを書いている時に気をつけること 5.1 半角カタカナや記号（機種依存のもの）は使わない 5.2 件名（タイトル）は，本文の内容を簡単にまとめた文章を書く 5.3 5.4 5.5 5.6 最初に名乗ること。そして，挨拶をする １行の文字数を全角 35 文字（半角 70 文字）以内で，読みやすく改行する 本文には要件を書く 読みやすさ優先（１行目の１文字分空白有無など） 1 2/11 5.7 必要な部分だけ引用する 5.8 メールは送信者のもの。無闇に転用しない 5.9 最後に署名を書く ６ 送信ボタンを押す前に確認すること 6.1 6.2 6.3 6.4 添付ファイルを送る前に確認する メールを送る相手が合っているか確認する 件名や本文に，「誤字脱字」，「誤変換脱変換」がないか確認する 送信できたか確認する ７ おわりに ８ 関連ホームページのリンク ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ 本文 １ はじめに 1.1 電子メール ・電子メール （ electronic mail ； e-mail ，以下 「メール」 と略します） は， 電子 （インターネット等） を利用したメール （mail ； 郵便） です。 ・あくまでも郵便の一種ですから，私信 （私用の通信，内密の知らせ） であり， 受け取った人には秘密保持義務や著作権などの制限があります。 1.2 メールのルール ・メールは基本的には郵便ですが，独自のルール的慣習 （以下「ルールと略します」） があります。 ・手紙や葉書とは異なるルールがあり，手紙と同じような書き方をしていては， いけません。 ・メールには，メールの書き方があるのです！ 1.3 美メール（ beauty e-mail ） ・ここでは，そんなメールの書き方の中でも，パソコンのメールにおける（携帯電話 のケイタイ・メールは対象外です）基本的な書き方を紹介します。 ・美メール（ beauty e-mail ）は，富大eサービスが，メールの基本説明 として提供している資料の愛称です。 ・ここで紹介される書き方を守って，美しいメール（美メール）を書いてみましょう。 2 3/11 ２ メールの長所短所と注意点 2.1 「長所 ≒ 短所」 の矛盾したツール（道具） ・メールは，その 「長所 = 短所」 と言えるほど，問題が多く発生しやすい 特徴があり，その特徴を理解して十分な対策をすることが大切です。 2.2 長所の例 ・簡単に早く多くの人にも無料で送信できます。 2.3 短所の例 ・簡単故（ゆえ）に，手紙や葉書にはない欠点があります。 ・特に，十分考慮していないメール文章や，断片的情報による， 誤解や感情問題が発生しやすい特徴（短所）があります。 2.4 「簡単に早く多くの人に」 → 「簡単に多くの人に迷惑をかける」 ・一般的郵便（手紙や葉書）に比べて，「簡単に早く多くの人に」送信可能ですが， ウィルス感染などの危険性（リスク）も大きく，ウィルス対策などを十分にしていな いと，「簡単に多くの人に迷惑をかける」ことになります。 ・メールを始める前に、まずウィルス対策等を十分にしましょう。 2.5 郵便とメールの違い例 ・郵便（手紙や葉書）はアナログ的 ルールが確立しており，時間を掛けて十分考えながら書く傾向があります。 読む方にも，全文を読んでもらいやすく，真意を汲み取って頂けます。 ・メールはデジタル的 簡単に早く送信できるだけに，メール文章の考慮や相手への配慮が 足りなくなる傾向にあります。 読む方も，メールの全文を読まずに （ 印刷もしません ） ， パソコンの画面を見て、断片的に読み取る傾向があります。 送信者の真意が伝わりにくい特徴（短所）があることを理解しておきましょう。 2.6 メールは感情問題が発生しやすい ・特にＭＬ （ mailing list ； メーリング・リスト ； 特定の多人数のメールアドレス を登録したもの。一度に，登録してある多人数に送信できる。） など， 多人数間のメールのやりとりでは，感情問題が発生しやすいため， 後述のネチケットなど（３項の説明と８項のリンク）を十分に理解した上で， 良心的にメールを活用しましょう。 2.7 感情的メールへの対応 ・メールのルールを無視（無知・越脱）したメール （他人の中傷・不愉快な内容・挑 3 4/11 発的な言葉・他人メール文の無断転載転送など） を受け取った場合には， まず冷静になる， すぐに返信はしない， できるだけ相手にしない， 基本的には応じないようにしましょう。 ・あなたまで感情的になって，ルール違反をしているメールに返信をしていたら， あなたもルール違反の同罪になってしまいます。 2.8 メールは簡単文章専用（と，わきまえる） ・メールの長所を利用し，短所は別の方法でフォローしましょう。 2.9 大切な用件は，メール送信後に電話などでフォロー ・メールの限界を理解して，大切な用件では，メール送信後に電話でフォローした り，直接会って詳しく説明するようにしましょう。 ３ ネチケットを理解しておくこと ・ネチケット（ Netiquette ）とは，「ネットワークのエチケット」 の造語です。 ・インターネット特有のエチケットやマナーの事です。 ・「美メール」では，メールに関する基本的なことだけを紹介していますので， ネチケットについて，インターネットで検索してみることをお勧めします。 ・最終項の８項でネチケットなどの専用ホームページにリンクしていますので， 専用のホームページで学習して十分に理解しましょう。 ４ メールを書く前にすること ・ここでは，メールソフト（メールを作る道具）でメールを書く前に， 行っておく（設定する）ことを記述しました。 4.1 差出人（from）を氏名（フルネーム）にする ・メールソフトの設定画面の「名前」か「差出人」「from」のところで， 「富山太郎」や「Taro Toyama」など，氏名をフルネームで設定しましょう。 ・そうすると，メールを受け取った人は受信メールの一覧の画面で， そのメールを誰が発信したか一目で分かるようになります。 ・差出人（from）欄を設定しないとメールアドレスだけが表示されます。 これでは，誰からのメールなのか，さっぱり分かりません。 姓や名だけ，ニックネームなどは悪い例です。 ・差出人が分かれば，受け取った方も安心してメールを開けますよね。 [ 良い例 ] 富山太郎 メールアドレス 4 5/11 Taro Toyama メールアドレス [ 悪い例 ] 太郎 メールアドレス とみたろー メールアドレス 4.2 HTML 形式のメールは使わない ・メールには，テキスト形式とHTML形式があります。 この２つの形式は，それぞれに違った利点と欠点があります。 ・しかし，HTML形式の欠点には多くの人が嫌がる要素があるため， テキスト形式でメールを作ることが推奨されています。 ・相手が嫌な思いをしないように，メールソフトの設定画面で， メールの形式をテキスト形式に設定しておくと良いでしょう。 ５ メールを書いている時に気をつけること ・メールの内容は，送る相手や状況によって，変化します。 親しい人に堅苦しい内容のメールは送らないですよね。 ・しかし，「親しき仲にも礼儀あり」 です。 ・ここでは，親しい人に送るメールでも，気をつけることを紹介します。 5.1 半角カタカナや記号（機種依存のもの）は使わない ・半角カタカナは，受信側のコンピュータ環境によっては， 文字が変になってしまう （文字化け） ことがあるので使わないようにしましょう。 ・また，記号にも注意です！ ・●■※☆△のような普通のものは大丈夫ですが， 丸で囲った数字や株式会社マークなどの機種依存文字は， 受信側のコンピュータ環境によっては違う文字に変換されてしまうので， 使わないようにしましょう （もちろん件名にも）。 5.2 件名（タイトル）は，本文の内容を簡単にまとめた文章を書く ◎件名は必ず書きましょう。件名が書かれていないメールは，ほとんどの人が ウィルスやＳＰＡＭ対策のため，開かずに削除します。 （ 携帯電話からパソコンにメールを送信する場合にも当てはまります。 ） ・メールを開く（本文を見る）前に，「メールの内容」が 一目で分かるような件名にすることが望ましいです。 ・ここで気を付けることが２つ。 (1)１つは，長い件名です。 ・長い件名にすると，受信メールの一覧の画面では， 後の文章が途切れて読めなくなることがあります。 ・あまり長い件名にせず，短くまとめるようにすると良いでしょう。 5 6/11 (2)もう１つは，[Re: ] の使い方です。 ・相手から受け取ったメールを返信する時に， メールの件名の先頭に[Re: ]という文字が付きます。 ・１つぐらいなら許容されますが，重複して使わないようにしましょう。 ・受け取った側が，メールを開きたくなるような件名を書きたいですね。 [ 良い例 ] 「●●について提案します」 「火曜に持っていく物の確認」 [ 悪い例 ] 「提案」 「Re: Re: Re: Re: Re: 待ち合わせは火曜の１３時に」 5.3 最初に名乗ること。そして，挨拶をしましょう ・本文の一行目に姓名（フルネーム）で名乗りましょう。 ・姓名だけでは，相手が自分を特定できないと思う場合は， 自分の所属 （富山大学４年，●●会社事業部，呉羽在住，など）を 姓名の前に書くと，良いでしょう。 ・その後に簡単な挨拶を入れると，さらに良いです。 時候の挨拶のように，長々と書くのではなく， 一行程度の短い挨拶にしましょう。 [ 良い例 ] 富山大学４年の富山太郎です。 丁寧なお返事をありがとうございます。 火曜の待ち合わせは… [ 悪い例 ] 火曜の待ち合わせは… 5.4 １行の文字数を全角 35 文字以内（半角 70 文字以内）で，読みやすく改行する ・１行が長いと，とにかく読みにくくなります。 相手が読みやすくなるように，ちょうど良い文節で改行をしましょう。 ・１行の文字数は全角 35 文字以内（半角 70 文字以内）にすると良いでしょう。 なお，メールソフトの設定で１行の文字数を設定することもできます。 [ 良い例 ] 註：「メールの書き方（基本）」は，読みやすくなるよう努力しています。 [ 悪い例 ] １行が長いと，とにかく読みにくくなります。相手が読みやすくなるように，ちょうど良い 文節で改行をしましょう。１行の文字数は全角 35 文字（半角 70 文字）以内にすると良 いでしょう。なお，メールソフトの設定で一行文字数を設定できます。 6 7/11 5.5 本文には要件を書く ・メールソフトは，長文の閲覧には適していません。 できるだけ，要件を書くようにしましょう。 ・詳しい内容などは，印刷もしやすいテキストやワード文書にして， 添付ファイルとして送ることをお勧めします。 ・また，用件が複数ある場合は，用件ごとにメールを送るようにしましょう。 5.6 読みやすさ優先（１行目の１文字分空白有無など） ・手紙や書籍など日本語の文章では，１行目の最初の１文字分を空白に しますが，メールの場合は空白を使わない方が圧倒的に多いのが実情です。 ・メール文は画面で読むため，何よりも読みやすく工夫することが大切です。 ・長い文章が幾つも続く場合には，次の様に工夫しましょう。 (1)文章ごとに「１行目の最初の１文字分」 を空白にする。 (2)または次の文章との間に，１行の空白行を入れる。 (3)または数字などの項目ナンバーを使う。 例 １．○○の概要 ２．○○の個別問題 (1)・・・・・・ (2)・・・・・・ ３．○○の注意点 5.7 必要な部分だけ引用する ・返信などを行う時に，話題の元になったメールの本文の一部を利用する。 これが「引用」です。 ・「 > 」（引用符）のあとに，引用したい文章を書いて使います。 ・引用は，話題にしたい内容を元のメールと関連づけるために用います。 段落まるごとや，まして全文そのまま持ち出すのは無意味です。 ・引用したい内容の要点をうまく取り出して， 短く的確な引用をしたメールほど読みやすくなります。 [ 良い例 ] > 「 > 」（引用符） 「 > 」の記号以外を引用符として使う人もいます。 > 段落まるごとや，まして全文そのまま持ち出すのは無意味です。 最近，元になったメールの本文全文をまるごと最後に付記して送るのが メール返信の常識と勘違いしている人がたいへん多いそうです。 [ 悪い例 ] > 返信などを行う時に，話題の元になったメールの本文の一部を利用する。 > これが「引用」です。 > 「 > 」（引用符）のあとに，引用したい文章を書いて使います。 7 8/11 > > 引用は，話題にしたい内容を元のメールと関連づけるために用います。 > 段落まるごとや，まして全文そのまま持ち出すのは無意味です。 > 引用したい内容の要点をうまく取り出して， > 短く的確な引用をしたメールほど読みやすくなります。 「 > 」の記号以外を引用符として使う人もいます。 最近，元になったメールの本文全文をまるごと最後に付記して送るのが メール返信の常識と勘違いしている人がたいへん多いそうです。 5.8 メールは送信者のもの。無闇に転用しない ・他人の書いたメールは，書いた人のものです。 書いた人に断りなく，そのメールの中の文章を利用すると， 著作権法違反になります。 ・大げさに聞こえるかもしれませんが， パソコンを利用すると，「文章のコピー」という方法で， 簡単に著作権を侵害できます。 ・そのため，インターネット上では， 著作権は非常にデリケートな問題なのです。 ・ですから，もしも他人の書いたメールを転用したい場合は， 書いた人に，了解を得てから転用しましょう。 ・了解を得るときは，転用したい文章，転用の理由， 転用先（メールか，web サイトか）などを伝えましょう。 5.9 最後に署名を書く ・氏名・所属名・住所・電話番号・携帯番号・メールアドレスなどを 本文の最後に書きましょう。 ・署名はメールの基本的なマナーの一つです。 メールにおける名刺の代わりと言っても，過言ではないでしょう。 必ず書くように心がけましょう。 ・なお，メールソフトには，設定した署名を 自動的に新規のメールに挿入する機能があります。利用してみましょう。 [ 署名の例 ] ☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆ 富山大学工学部知能情報工学科４年 富山 太郎 （ハンドルネーム： TOMITA） 〒930-8555 富山市五幅３１９０ ＴＥＬ：090-5684-8101 ｅ－ｍａｉｌ：[email protected] ＵＲＬ：http://www. tomidaies.com ★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★ 8 9/11 ６ 送信ボタンを押す前に確認をしよう ・簡単に送れるメールだからこそ， 送信ボタンを押す前に，必ず確認をしましょう。 ・たとえ急いでいても，確認は大切です！ ・もし，間違ったメールを送ってしまったら， 相手に迷惑を掛けるだけでなく，訂正のメールを送る必要が生じます。 ・これでは，余計に時間が掛かってしまいます。 確認を怠らず，相手を思いやったメールを送りましょう。 6.1 添付ファイルを送る前に確認する ・ファイルを送る前に，以下の３つの点を確認しましょう。 (1)相手（メール受信側）は添付ファイルを受け取れるか？ ・相手のメール受信環境によっては， 添付ファイルの受信を拒否している場合があります。 (2)相手がそのファイルを読めるか？ ・特殊なファイルの場合，相手のコンピュータが， そのファイルを読めない場合があります。 ・一般的なファイル（doc,txt,jpgなど）の場合でも， 念のため，読めるか確認を取る方が良いでしょう。 (3)そのファイルの容量は大きすぎないか？ ・相手のメール受信環境によって， 受け取ることができるメールの容量が決まっています。 ・たとえば，ケーブルテレビ富山が提供するインターネットサービスでは， メールは最大５メガバイト(5MB)まで送受信可能ですが， １メガバイト（1MB）以下のメールにすることを推奨しています。 6.2 メールを送る相手が合っているか確認する ・良くあるミスが，送る相手を間違えてメールを送ってしまうミスです。 ・これは，本来送る相手にも迷惑を掛けますし， 間違えて送ってしまった人にも迷惑を掛けてしまいます。 ・送信先アドレスが正しいか，きちんと確認をしましょう。 6.3 件名や本文に，「誤字脱字」，「誤変換脱変換」がないか確認する (1)誤字脱字は，誤った文字を使ったり，文字が足りなかったりすることです。 ・パソコンでも，キーボードのキーの押し間違いや， 押し忘れにより，誤字脱字が発生します。 ・次に，「かきくけこ」の誤字脱字の例を紹介します。 [ 誤字の例 ] ローマ字変換の場合 「かきくｋｗこ」 「ぁぉぃぇｌｐ」 9 10/11 かな変換の場合 「かきくむこ」 「かきくけみ」 [ 脱字の例 ] ローマ字変換の場合 「あきくけこ」 「かｋくけこ」 かな変換の場合 「かきけこ」 「かくけこ」 ・「かきくけこ」の場合，このような誤字脱字になると考えられます。 ・どうして，このような事になるか分かりますか？ （ヒントは，キーボードにあります） (2)誤変換脱変換は，誤字脱字の変換版です。 誤った変換や，変換が足りないことを言います。 ・以下に，誤変換脱変換の例を紹介します。 [ 誤変換の例 ] ・「メールの書き方」 「メール野柿過多」 ・「ここで履き物を脱いでください」 「ここでは着物を脱いでください」 ・「大阪の経済波及効果」 「大阪の経済は急降下」 [ 脱変換の例 ] 「めーるのかきかた」 「ここではきものを脱いでください」 「大阪の経済はきゅうこうか」 ・誤変換脱変換は，文章を読みにくくします。 ・それだけでなく，意味の通る誤変換，２通りの解釈ができる脱変換は 自分の意図しない意味で伝わることがあります。 ・相手が気付いてくれれば良いのですが， 間違ったまま話が進んでいく可能性もあります。 ・そんなことにならないように，確認すると良いでしょう。 ・誤変換には以下のような例もあります。 [ 誤変換の例その２ ] ・「気が合う友達と，明日会う約束をした」（正） 「気が会う友達と，明日合う約束をした」（誤） ・これは，漢字の使い方が誤っている例です。 理解はしてもらえると思いますが，あまり良いとは言えないでしょう。 ・手紙にも言えることですが，メールは文章のみで意思の疎通を行います。 間違ったまま，相手に伝わらないように， “誤脱字変換”の確認を怠らないようにしましょう。 6.4 送信できたか確認する ・確認して，送信ボタンを押したとしても，ここで安心してはダメです。 念のため，受信ボタンを押すことをお勧めします。 10 11/11 ・なぜならば，今送ったメールが相手に届かず， 以下のような理由で戻ってくるかもしれないからです。 （大体は「Returned mail:～」のようなタイトルのメールが戻ってきます） ・メールアドレスの入力ミス → 【対処法】 メールアドレスを直して再送信 ・相手先のメールボックスが一杯である → 【対処法】 急ぎの用件ならば，電話をしましょう ・相手のメールサーバーに不具合がある → 【対処法】 電話をするか，時間を空けて再送しましょう ・添付ファイルの容量オーバー（容量が大き過ぎる） → 【対処法】 容量を少なくするか，添付をやめましょう ７ おわりに ・ビジネス，趣味，学業，雑談など，メールの利用方法は様々です。 ・その様々な利用方法それぞれに，ビジネスならビジネスメールの， 雑談なら雑談メールの書き方というものがあります。 ・「はじめに」でも言いましたが，ここで紹介した事は， どのようなメールであっても守って欲しい書き方です。 ・ここで紹介したことを守れば，あなたの書くメールは美しいメールとなって， あなたに益をもたらすでしょう。 ８ 関連ホームページのリンク ・以下に「リンク・転載・引用」が自由にできるホームページを紹介します。 ・ 検索サイト（Yahoo! Google など）で，「ネチケット」で検索すれば， 多くの情報を得る事ができます。活用してみましょう。 ★美メールの「リンク・転載・引用」は自由です。ただし，「リンク・転載・引用」をされ た場合には，富大 e サービス宛てメール連絡していただければ幸いです。 連絡先 ： [email protected] 8.1 (財)インターネット協会（前・電子ネットワーク協議会） の 「インターネットを利用するためのルール＆マナー集」 http://www.iajapan.org/rule/rule4general/ 8.2 ネチケット ホームページ http://www.cgh.ed.jp/netiquette/ 以上 11
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